FEDERALE OVERHEIDSDIENST INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE

Huishoudelijk reglement van het Directiecomité

Artikel 1.De Voorzitter van het Directiecomité staat in voor de goede werking van het Comité, doet het reglement naleven, opent, leidt en besluit de besprekingen.

Ingeval de Voorzitter afwezig of verhinderd is, duidt hij het lid van het Comité aan dat hem vervangt.

Art. 2.Het Comité vergadert op uitnodiging van de Voorzitter ten minste eenmaal per maand. Bovendien roept de Voorzitter het Comité bij elkaar op eigen initiatief of op aanvraag van ten minste twee leden.

Art. 3.De Voorzitter stuurt de uitnodiging aan de leden samen met de agenda en desgevallend met de bescheiden betreffende de te bespreken agendapunten.

De uitnodigingen voor de vergaderingen van het Directiecomité dienen ten minste twee volle dagen vóór de vergaderingen in het bezit van de leden te zijn.

Wanneer het absoluut noodzakelijk is, kan de Voorzitter afwijken van het tweede lid.

Eens de uitnodiging verzonden is, worden alle bescheiden of dossiers betreffende de erin opgenomen aangelegenheden bij de secretaris ter beschikking van de leden gehouden.

De vergaderingen van het Directiecomité zijn niet openbaar.

Het Directiecomité kan aan bepaalde personen, die het Comité door hun deskundigheid nuttige uitleg over een punt van de agenda kunnen verschaffen, vragen om, zonder beslissende noch raadgevende stem, aan de volledige vergadering of een deel ervan deel te nemen, met uitzondering van de beraadslagingen over individuele dossiers.

Art. 4.De Voorzitter stelt de agenda op. Het lid dat, na het ontvangen van de uitnodiging, een punt aan de agenda wenst toe te voegen, deelt dit vóór de vergadering mee aan de Voorzitter.

Het lid van het Directiecomité dat de vergaderingen niet kan bijwonen, kan zijn opmerkingen of adviezen schriftelijk meedelen aan de Voorzitter, die ze ter kennis van de andere leden brengt vooraleer de discussie van de bedoelde aangelegenheden aan te vatten.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij eenparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Wanneer een of meer punten van de agenda niet tijdens de vergadering van het Directiecomité behandeld kunnen worden, worden ze op de agenda van een volgende vergadering ingeschreven.

Op gemotiveerde aanvraag van een lid, kan de Voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Art. 5.Het Comité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van de verantwoordelijken van de operationele diensten, namelijk de Voorzitter, de directeurs-generaal en de directeur van de stafdienst ICT, aanwezig is. Indien dat quorum niet bereikt wordt, kan het Comité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 6.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. In geval van pariteit der stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

De beslissingen over individuele personen worden genomen bij geheime stemming.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen het Comité, collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Het Directiecomité kan een of meerdere van zijn leden aanstellen om de uitvoering van een van zijn beslissingen te verzekeren.

Art. 7.De Voorzitter duidt een secretaris aan, die belast wordt met de voorbereiding van de vergaderingen, het akteren van de beraadslagingen van het Comité en het opstellen van de notulen.

Art. 8.De ontwerpnotulen worden, hetzij in een volgende vergadering, hetzij in een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan de leden voorgelegd.

In geval van opmerkingen, wordt de goedkeuring van de notulen aan de agenda van de eerstvolgende vergadering toegevoegd.

Na goedkeuring door de leden van het Directiecomité worden de notulen ondertekend door de Voorzitter en, bij afwezigheid hiervan, door zijn vervanger met toepassing van Artikel 1, alsook door de secretaris, en worden ze verzonden naar alle leden van het Comité.

Onverminderd de toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en, in het raam van de bevorderingen in niveau 1, van artikel 26bis van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het Rijkspersoneel, hebben de notulen en hun uittreksels een vertrouwelijk karakter, behoudens tegengestelde beslissing vanwege het Directiecomité.

De originele versie van de notulen wordt bewaard door de secretaris.

De leden van het Directiecomité alsook de controlerende instanties kunnen bij de secretaris steeds de archieven raadplegen.

Art. 9.De uitnodiging, de agenda en de notulen worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De bescheiden die aan de beraadslagingen van het Comité worden voorgelegd zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 10.De Voorzitter, de leden en iedere persoon die betrokken is bij de werkzaamheden van het Directiecomité zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, beraadslagingen en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Art. 11.Het huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Goedgekeurd door het Directiecomité op 2 september 2009.

De Voorzitter, Jan DEPREST