Huishoudelijk reglement van de directieraad van het Instituut voor veteranen - Nationaal instituut voor oorlogsinvaliden, oud-strijders en oorlogsinvaliden (Goedgekeurd in vergadering van 16 december 2005)

Artikel 1.De administrateur-generaal zit de Directieraad voor. De adjunct-administrateur-generaal is er de ondervoorzitter van en vervangt hem wanneer hij afwezig of verhinderd is.

Art. 2.De Directieraad vergadert ten minste viermaal per jaar.

Bovendien vergadert hij telkens als de voorzitter of ten minste twee stemgerechtigde leden dit vragen en dit binnen twintig werkdagen.

Het lid dat om een dwingende reden verhinderd is de vergadering bij te wonen, deelt dit onmiddellijk aan de voorzitter mee.

Art. 3.De vergaderingen van de Directieraad worden, behalve in behoorlijk gemotiveerde noodgevallen, schriftelijk en tegen ontvangstbewijs samengeroepen, in voorkomend geval bij aangetekend schrijven, ten minste vijf werkdagen vóór de vastgestelde datum.

De oproeping duidt de agenda aan en bevat ook de documenten inzake de te bespreken punten. In voorkomend geval vermeldt de oproepingsbrief de naam van de persoon bij wie de stukken van de administratieve dossiers kunnen geraadpleegd worden en waarover de leden zich moeten uitspreken.

De leden van de Raad kunnen te allen tijde op het secretariaat het archief van de Raad raadplegen.

Art. 4.De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter vastgelegd; de punten opgeworpen door de leden die de vergadering hebben aangevraagd moeten erop voorkomen.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda toegevoegd worden als de meerderheid van de aanwezige leden het daarmee eens is; ze mogen echter niet toegevoegd worden als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is.

Op met redenen omkleed verzoek van een lid kan het onderzoek van één of meerdere punten die op de agenda voorkomen verschoven worden naar de volgende vergadering mits het akkoord verkregen wordt van de meerderheid van de aanwezige leden.

Art. 5.Op voordracht van de voorzitter of van de meerderheid der aanwezige leden kunnen andere personen uitgenodigd worden als technici teneinde bepaalde punten op de agenda toe te lichten.

De aanwezigheid van de technici op de vergadering wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord.

Inzake beoordeling of evaluatie en tuchtstraffen kan de Directieraad beslissen de betrokken personeelsleden op te roepen om voor de Raad te verschijnen, zelfs indien deze niet gevraagd hebben om gehoord te worden. Deze personeelsleden mogen zich laten bijstaan door een persoon naar eigen keuze.

Art. 6.De voorzitter wijst de secretaris van de Directieraad aan en de adjunct-secretaris die van een andere taalrol moet zijn.

Bij gebrek aan een secretaris wijst de voorzitter een andere ambtenaar aan die de functie zal waarnemen.

De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter; hij is verantwoordelijk voor het archief van de Raad.

Art. 7.De Directieraad beraadslaagt slechts geldig wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden en ten minste de helft van de stemgerechtigde leden per taalrol aanwezig zijn.

Nochtans, indien de Raad reeds éénmaal werd bijeengeroepen zonder dat één dezer quota's werd bereikt, kan hij, na een tweede oproeping, over die onderwerpen geldig beraadslagen, welke voor de tweede maal op de agenda voorkomen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De tweede uitnodiging zal volgens de beschikkingen voorzien voor de gewone oproeping uitgevoerd worden. Er zal in vermeld worden dat de Directieraad voor de tweede maal wordt bijeengeroepen om over de agenda te beraadslagen. De oproeping zal de tekst van voornoemde alinea aanhalen.

De Directieraad beslist bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen, onthoudingen worden niet bijgeteld. Bij staking van stemmen, behalve geheime stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.

Op verzoek van één of meerdere leden en mits het akkoord wordt verkregen van de meerderheid van de leden kan elk punt dat ingeschreven is op de agenda het voorwerp uitmaken van geheime stemming.

Geheime stemming is verplicht voor elk voorstel van : - individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid; - rangschikking van kandidaten; - die moet opgemaakt worden na algemene bespreking.

Bij staking van stemmen, in geval van geheime stemming, is het voorstel verworpen en andere voorstellen kunnen ter geheime stemming worden voorgelegd.

Art. 8.Het ontwerp van de notulen van de vergaderingen van de Directieraad wordt gelijktijdig tegen ontvangstbewijs, in voorkomend geval bij aangetekend schrijven, aan alle leden overgemaakt binnen vijftien werkdagen volgend op de datum van de vergadering. Zij beschikken over een termijn van vijf werkdagen, te beginnen vanaf de dag die volgt op de datum van de overhandiging of verzending om hun eventuele opmerkingen schriftelijk aan de voorzitter mede te delen.

De aangepaste tekst van de notulen wordt binnen tien werkdagen aan alle leden van de Raad, tegen ontvangstbewijs, ter hand gesteld en in voorkomend geval, per aangetekende zending toegezonden. Deze tekst is definitief indien binnen een termijn van vijf werkdagen geen enkele nieuwe opmerking wordt gemaakt. In het tegengestelde geval wordt de definitieve tekst op de volgende vergadering van de Raad goedgekeurd.

Als de goede werking van de dienst dit vereist kan de Raad evenwel bij meerderheid van de aanwezige leden beslissen om een versnelde procedure toe te passen voor één of meerdere punten van de notulen, zoals bijvoorbeeld mondelinge goedkeuring na afloop zelf van de bespreking van het of van de desbetreffende punten.

De definitieve tekst van de notulen wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend, en wordt aan alle leden tegen ontvangstbewijs betekend, in voorkomend geval aangetekend verzonden, indien deze, eventueel aangepast, verschilt van het ontwerp.

Art. 9.De documenten en beraadslagingen van de Directieraad zijn vertrouwelijk; allen die er bij het uitoefenen van hun functie kennis van krijgen zijn tot geheimhouding verplicht.

Art. 10.Dit huishoudelijk reglement werd door de Directieraad aangenomen in zijn vergadering van 16 december 2005.