Huishoudelijk reglement van het College van de Ombudsmannen voor de Pensioenen Tekst goedgekeurd door de Minister van Pensioenen 1. Definities Artikel 1.Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt bedoeld met : - het koninklijk besluit : het koninklijk besluit van 27 april 1997 tot instelling van een Ombudsdienst Pensioenen met toepassing van artikel 15, 5° van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en het vrijwaren van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, en bekrachtigd bij de wet van 12 december 1997 tot bekrachtiging van de koninklijke besluiten genomen met toepassing van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, en de wet van 26 juli 1996 strekkende tot realisatie van de budgettaire voorwaarden tot deelname van België aan de Europese Economische en Monetaire Unie; - de pensioendienst : alle organismen, behorende tot de openbare of de privaatrechterlijke sfeer, die wettelijke pensioenen beheren, toekennen of betalen en van wie de bevoegdheid zich uitstrekt over het gehele grondgebied; - de mandataris : de persoon die een volmacht heeft verkregen; - de Ombudsmannen : het College van de Ombudsmannen voor de Pensioenen en hun medewerkers. 2. Basisprincipes voor de behandeling van de klachten Art.2. Dit reglement legt de regels vast voor de behandeling van de klachten, ingediend bij de Ombudsmannen.

Art. 3.De Ombudsmannen maken over, in het kader van hun opdracht als tussenpersoon tussen de burger en de Administratie : - de vragen waarvoor zij onbevoegd zijn, naar de in die materie bevoegde ombudsman indien deze bestaat, zoniet naar de bevoegde administratie; - de vragen om hetzij algemene, hetzij specifieke inlichtingen inzake pensioenen, naar de betrokken pensioendienst; - de onontvankelijke klachten omdat zij niet het voorwerp hebben uitgemaakt van een voorafgaand contact voorzien in artikel 10 van dit reglement of omdat zij werden ingediend door een persoon die geen belanghebbende is zoals bepaald in artikel 4 van dit reglement, naar de bevoegde pensioendienst.

Art. 4.Iedere belanghebbende natuurlijke persoon of iedere mandataris die hem vertegenwoordigt, kan een klacht indienen bij de Ombudsmannen.

Onder belanghebbende wordt verstaan, de persoon die een pensioen geniet lastens één of meer wettelijke pensioenstelsels, die een aanvraag tot het bekomen van een pensioen lastens één van die stelsels heeft ingediend, of die een aanvraag om raming van zijn pensioenrechten bij de « Infodienst Pensioenen » heeft ingediend.

Art. 5.Wanneer een klacht wordt ingediend bij de Ombudsmannen, onderzoeken deze of de activiteiten en de werking van de pensioendiensten in overeenstemming zijn met de wetten en de reglementen en met de principes van behoorlijk bestuur en de billijkheid.

Art. 6.De klachten worden ingediend in de Nederlandse, de Franse of de Duitse taal. Indien de klager of zijn mandataris geen van de drie nationale talen machtig is, gebruiken de Ombudsmannen een andere taal, eventueel met behulp van een vertaler.

Art. 7.De klachten kunnen bij de Ombudsmannen op verschillende wijzen worden ingediend : 1. schriftelijk : - bij de Ombudsdienst Pensioenen, Simon Bolivarlaan 30, bus 5, te 1000 Brussel; - per fax op het nummer 02/208.31.43; - per e-mail op het adres van de Ombudsmannen Pensioenen : ombud.pen@skynet.be 2. mondeling : - op de zetel van de Ombudsmannen Pensioenen (zie hiervoor adres vermeld onder 1); - na telefonische afspraak op het nummer 02/208.31.31 (N) of 02/208.31.33 (F).

Art. 8.Een schriftelijke klacht en alle latere briefwisseling moet getekend zijn door de klager of zijn mandataris. Een mondelinge klacht wordt opgetekend door de Ombudsmannen. Ze wordt getekend door de klager of zijn mandataris, behalve in het geval dat de klager niet in staat is om te schrijven en er geen mandataris optreedt.

Art. 9.Elke klacht vermeldt duidelijk : 1. de identiteit van de klager, dit is zijn naam en voornaam, volledig adres, geboortedatum, en, indien mogelijk, een telefoon- of faxnummer of e-mail adres;2. desgevallend de identiteit van de mandataris van de klager;3. het voorwerp van de klacht, duidelijk en nauwkeurig omschreven;4. de voorafgaande contacten van de klager met de betrokken pensioendienst om genoegdoening te verkrijgen;5. de stappen die de klager ondernomen heeft in het kader van zijn klacht bij andere instanties dan de betrokken pensioendienst, en in het bijzonder de gerechtelijke en administratieve beroepen;6. het chronologisch verloop van de feiten.

Art. 10.De Ombudsmannen weigeren een klacht te behandelen wanneer : 1. deze kennelijk ongegrond is;2. de klager kennelijk ten aanzien van de betrokken pensioendienst geen stappen ondernam om genoegdoening te verkrijgen;3. de klacht in wezen dezelfde is als een eerder door de Ombudsmannen afgewezen klacht en ze geen nieuwe feiten bevat. Onder « stappen » moet verstaan worden, elke voorafgaandelijke en nuttige contactname door de belanghebbende.

Art. 11.De Ombudsmannen kunnen weigeren een klacht te behandelen wanneer de identiteit van de klager niet gekend is.

De Ombudsmannen kunnen eveneens weigeren een klacht te behandelen wanneer de klacht betrekking heeft op feiten die zich meer dan een jaar voor het indienen van de klacht hebben voorgedaan.

Art. 12.De Ombudsmannen schorten het onderzoek van een klacht op wanneer omtrent de feiten een beroep bij de rechtbank of een administratief beroep werd ingesteld.

Art. 13.De klager heeft recht op : 1. gratis tussenkomst door de Ombudsmannen;2. een objectief en onpartijdig onderzoek van zijn klacht in alle onafhankelijkheid;3. informatie over de bevoegdheden en de werkwijze van de Ombudsmannen;4. een ontvangstmelding op de dag van ontvangst van zijn klacht;5. informatie over de beslissing van de Ombudsmannen om zijn klacht al dan niet te behandelen, en dit binnen de drie werkdagen na deze beslissing;6. de motivering van de eventuele weigering om zijn klacht te behandelen;7. de eventuele doorverwijzing van zijn klacht naar de vermoedelijke bevoegde instantie en de gelijktijdige kennisgeving ervan;8. informatie over de stand van het dossier in alle stadia van de behandeling;9. een beslissing over de gegrondheid van de klacht binnen een redelijke termijn, afhankelijk van de complexiteit van het dossier;10. informatie over het gevolg dat de pensioendienst geeft aan de aanbevelingen die de Ombudsmannen hebben geformuleerd in het kader van of naar aanleiding van zijn klacht;11. het respecteren van zijn persoonlijke levenssfeer.

Art. 14.De klager dient : 1. alle bijkomende inlichtingen te verschaffen op vraag van de Ombudsmannen.De Ombudsmannen maken een einde aan het onderzoek van een klacht wanneer de klager de inlichtingen niet verstrekt binnen de drie weken na de tweede herinnering van de brief met vragen om inlichtingen. De eerste herinnering wordt een maand na de brief met de vragen om inlichtingen verzonden. De tweede herinnering met vermelding van de tijdslimiet van drie weken ingaande op de datum van verzending van deze brief, wordt een maand na de eerste herinneringsbrief verzonden. 2. zich te onthouden, persoonlijk of via een mandataris, van iedere tussenkomst die parallel zou lopen met de tussenkomst van de Ombudsmannen.In geval van een dergelijke parallelle tussenkomst kunnen de Ombudsmannen een einde maken aan de behandeling van het dossier. 3. Onderzoeksprocedure Art.15. De onderzoeksprocedure van een dossier bestaat uit drie grote stadia die verschillende fases kunnen bevatten. Het onderzoek van een dossier betekent niet noodzakelijk dat iedere fase wordt doorlopen.

Gedurende die drie grote stadia is het dossier : - in afwachting met het oog op het inwinnen van aanvullende inlichtingen; - in onderzoek; - afgesloten.

Stadia in het onderzoek van een dossier A. Dossier in afwachting met het oog op het inwinnen van aanvullende inlichtingen.

Art. 16.Het betreft het stadium van afwachting gedurende dewelke de Ombudsmannen de behandeling nog niet hebben gestart maar het dossier nog steeds vervolledigen met het oog op het : 1. nagaan van hun bevoegdheid;2. onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht;3. beslissen tot onderzoek van het dossier;4. eventueel beslissen tot opschorting van het onderzoek van de klacht.

Art. 17.De Ombudsmannen gaan na of het voorwerp van de klacht binnen hun bevoegdheidsveld valt.

Art. 18.De klacht is onontvankelijk wanneer de klager of zijn mandataris geen « belanghebbende » is (zie artikel 4 van dit reglement), of wanneer de Ombudsmannen het onderzoek van de klacht weigeren (zie artikel 10 en 11 van dit reglement).

Art. 19.Indien op het einde van dit stadium en naargelang het geval, de Ombudsmannen vaststellen dat de klacht niet behoort tot hun bevoegdheid of dat zij onontvankelijk is, sluiten zij het dossier af, en gaan zij over naar het derde stadium.

In het andere geval, gaan zij over naar het tweede stadium, met name, het onderzoek van het dossier.

Art. 20.In de veronderstelling dat het dossier meerdere klachten bevat, maakt elke klacht het voorwerp uit van een gepaste behandeling conform deze bepalingen.

B. Dossier in onderzoek.

Art. 21.Het betreft het stadium gedurende hetwelke de Ombudsmannen de noodzakelijke informatie voor het onderzoek verzamelen door meer inlichtingen te vragen zowel aan de klager als aan de administratie.

Zodra het dossier volledig is, beslissen de Ombudsmannen op basis van de ingewonnen inlichtingen of de klacht al dan niet gegrond is.

Indien de klacht niet gegrond wordt geacht, sluiten de Ombudsmannen het dossier af, derde stadium.

Art. 22.Indien de klacht gegrond is, leggen de Ombudsmannen nieuwe contacten met het oog op : - het formuleren van een voorstel; - bemiddeling; - het doen van een officiële aanbeveling.

Art. 23.Het formuleren van een voorstel is de onderzoeksfase van een dossier tijdens dewelke de Ombudsmannen, zonder over te gaan tot een officiële aanbeveling in de zin van artikel 16, 3°, van het koninklijk besluit, de pensioendienst contacteren en hem voorstellen zijn beslissing of zijn werking te wijzigen.

Het contact heeft plaats met de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de bevoegde dienst wanneer er geen princiepkwestie aan de orde is noch een ernstige dysfunctie van de kant van de administratie of van één van de personeelsleden ervan wordt vastgesteld.

Anderzijds heeft het contact plaats met de leidend ambtenaar wanneer het een princiepkwestie betreft of een ernstige dysfunctie van de pensioendienst of van één van de personeelsleden ervan wordt vastgesteld.

Art. 24.De bemiddeling is de fase in de behandeling van een dossier tijdens dewelke de Ombudsmannen een bemiddeling tussen de partijen voorstellen, desgevallend uitvoeren. De bemiddeling verloopt op dubbele bilaterale basis en op de volgende wijze.

De Ombudsmannen stellen aan de klager het afgebakend voorwerp van de bemiddeling die zij willen voeren bij de leidend ambtenaar van de administratie voor akkoord voor.

Indien de klager met dit voorstel akkoord gaat, verbindt hij zich ertoe het resultaat van de bemiddeling te aanvaarden, welke de uitkomst ervan ook weze. Zijn dossier wordt in elk geval afgesloten na de bemiddeling.

De Ombudsmannen doen aan de leidend ambtenaar een voorstel tot bemiddeling, duidelijk afgelijnd naar de vorm. De bemiddeling wordt gevoerd over het afgebakend voorwerp dat aanvaard werd door de klager overeenkomstig alinea twee van dit artikel.

Bij het einde van deze procedure leggen de Ombudsmannen het resultaat van de bemiddeling schriftelijk vast. Het resultaat bindt de partijen na ondertekening.

Art. 25.De officiële aanbeveling is de fase in de behandeling van een dossier tijdens dewelke de Ombudsmannen, op basis van artikel 16, 3°, van het koninklijk besluit, de pensioendienst uitdrukkelijk uitnodigen om zijn beslissing of zijn werking te wijzigen.

In dit geval brengen zij de Minister die de pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft en de Minister verantwoordelijk voor die administratie ervan op de hoogte.

C. Afsluiting van het dossier.

Art. 26.Het gaat over het laatste stadium van het onderzoek van een klacht waarbij de Ombudsmannen besluiten dat : 1. de klacht onontvankelijk is;2. de klacht niet behoort tot hun bevoegdheid;3. het onderzoek van de klacht wordt opgeschort;4. de klacht niet gegrond is;5. de klacht gegrond is en dat het onderzoek werd beëindigd. Elk van deze beslissingen wordt omstandig gemotiveerd en meegedeeld aan de klager. 4. Evaluatie Art.27. Bij de afsluiting van een dossier gaan de Ombudsmannen over tot de evaluatie van de handelingen of de werking van de pensioendienst waartegen de klacht was ingediend.

Zij besluiten tot behoorlijk bestuur wanneer geen enkel element van de aangevochten handeling of werking een inbreuk inhoudt op de wetten en reglementen of op de principes van behoorlijk bestuur en de billijkheid.

Zij besluiten tot niet behoorlijk bestuur wanneer één of meer elementen van de aangevochten handeling of werking een inbreuk inhoudt op de wetten en reglementen of op de principes van behoorlijk bestuur of de billijkheid.

Zij spreken zich niet uit wanneer zij van mening zijn niet te beschikken over voldoende elementen voor een uitspraak, hetzij wanneer zij geconfronteerd worden met tegenstrijdige feitelijke gegevens waarover zij zich niet kunnen uitspreken, hetzij wanneer één of meerdere elementen in de aangevochten handeling of werking wijzen op inbreuken op de wetten en reglementen of op de principes van behoorlijk bestuur en de billijkheid maar wanneer tegelijkertijd dit niet behoorlijk bestuur voortvloeit, geheel of gedeeltelijk uit elementen die de klager zelf heeft veroorzaakt. 5. Inwerkingtreding Art.28. Dit reglement, vastgesteld door de Ombudsmannen en goedgekeurd door de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft, treedt in werking op 1 januari 2001.

Brussel, 27 november 2000.

De Ombudsmannen voor de Pensioenen, J.M. HANNESSE G. SCHUERMANS De Minister van Sociale Zaken en Pensioenen, F. VANDENBROUCKE