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| Protocolakkoord tussen de Federale Regering en de in artikel 128, 130, 135 en 138 van de Grondwet bedoelde overheden betreffende het beheer en de financiering van de applicatie voor het beheren van de erkenningen en de praktijkvergunningen van de gezondheidszorgbeoefenaars | Protocole d'accord conclu entre le Gouvernement fédéral et les autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de la Constitution, concernant la gestion et le financement de l'applicatif informatique de gestion des agréments et des autorisations de pratique des professionnels des soins de santé |
|---|---|
| FEDERALE OVERHEIDSDIENST VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE | SERVICE PUBLIC FEDERAL SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE |
| VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU | ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT |
| 19 OKTOBER 2015. - Protocolakkoord tussen de Federale Regering en de | 19 OCTOBRE 2015. - Protocole d'accord conclu entre le Gouvernement |
| in artikel 128, 130, 135 en 138 van de Grondwet bedoelde overheden | fédéral et les autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de |
| la Constitution, concernant la gestion et le financement de | |
| betreffende het beheer en de financiering van de applicatie (e-Cad) | l'applicatif informatique (e-Cad) de gestion des agréments et des |
| voor het beheren van de erkenningen en de praktijkvergunningen van de | autorisations de pratique des professionnels des soins de santé |
| gezondheidszorgbeoefenaars | |
| Gelet op de respectieve bevoegdheden waarover de Federale Staat en de | Vu les compétences respectives dont disposent l'Etat fédéral et les |
| in artikel 128, 128, 130, 135 en 138 van de Grondwet bedoelde | autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de la Constitution, |
| overheden, hierna de Gemeenschappen, genoemd, op het vlak van het | ci-après dénommées Communautés, sur le plan de la politique de santé; |
| gezondheidsbeleid beschikken; | |
| Gelet op de persoonsgebonden bevoegdheden inzake erkenning van de | Vu les compétences personnalisables en matière d'agrément des |
| gezondheidszorgbeoefenaars bedoeld in artikel 5 § 1; | professionnels de santé visée dans l'article 5 § 1; |
| Overwegende dat in het kader van de zesde Staatshervorming nieuwe | Considérant que la sixième réforme de l'Etat a transféré de nouvelles |
| bevoegdheden op het vlak van gezondheid (krachtens de Bijzondere wet | compétences en matière de santé (décrites dans la Loi spéciale du 6 |
| van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming) naar | janvier 2014 relative à la Sixième Réforme de l'Etat)vers les entités fédérées; |
| de deelstaten werden overgedragen; Overwegende dat bepaalde materies betreffende het gezondheidsbeleid | Considérant que certaines matières relatives à la politique de la |
| (krachtens de Bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de | santé (décrites dans la Loi spéciale du 6 janvier 2014 relative à la |
| Zesde Staatshervorming) onder de bevoegdheid van de federale overheid | Sixième Réforme de l'Etat) continuent à relever de la compétence de |
| blijven ressorteren; | l'Etat fédéral; |
| Overwegende dat uit dit overleg blijkt dat, gezien de einddatum van de | Considérant qu'il résulte de cette concertation, qu'au vu de la date |
| overgangsperiode, het technisch niet haalbaar is om een | de la fin de la période transitoire il n'est pas techniquement |
| samenwerkingsakkoord af te sluiten, en het raadzaam is om voor de | possible qu'un accord de coopération soit conclu et qu'il convient de |
| komende jaren als voorlopige oplossing over te gaan tot een | passer par la solution transitoire du protocole d'accord pour les |
| protocolakkoord; | prochaines années; |
| Overwegende dat e-Cad een informaticatoepassing is voor het beheren | Considérant que e-Cad est un applicatif informatique destiné à la |
| van de processen voor de uitreiking van de visa en de erkenningen van | |
| de gezondheidszorgbeoefenaars die voortvloeien uit de gecoördineerde | gestion des processus de délivrance des visas et des agréments des |
| wet van 10 mei 2015 betreffende de uitoefening van de | professionnels de santé découlant de la loi coordonnée du 10 mai 2015 |
| gezondheidszorgberoepen; | relative à l'exercice des professions des soins de santé; |
| Overwegende dat dit akkoord bedoeld is om te bepalen hoe het | Considérant que le présent accord vise à définir le mode de gestion et |
| onderhoud, de exploitatie en de ontwikkelingen van de door de | le mode de financement de la maintenance, de l'exploitation et des |
| ondertekenende partijen gebruikte informaticatoepassing e-Cad beheerd | développements de l'applicatif informatique e-Cad utilisé par les |
| en gefinancierd worden; | parties signataires; |
| Is er het volgende beslist : | Il est décidé ce qui suit : |
| 1. Algemeen | 1. Généralités |
| De ondertekenende partijen beslissen om na 31 december 2015 gebruik te | |
| maken van een unieke en gemeenschappelijke versie van de applicatie | Les parties signataires décident d'utiliser une version unique et |
| e-Cad, gehost door de FOD Volksgezondheid, Veiligheid en de | commune de l'applicatif e-Cad hébergée par le SPF Santé publique, |
| Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL). Indien een van de partijen | Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (SPF SPSCAE) après |
| beslist om niet langer gebruik te maken van de applicatie e-Cad, moet | le 31/12/2015. Si l'une des parties décide de quitter l'applicatif |
| een schriftelijke opzegging van 1 jaar worden voorgelegd aan de andere | e-Cad, un préavis par écrit de 1 an doit être soumis par écrit aux |
| ondertekenende partijen vooraleer deze opzegging van kracht kan worden. | autres parties signataires avant que ce départ puisse être effectif. |
| De opzegperiode vangt aan op 1 januari van het jaar volgend op de | La période de préavis commence au 1er janvier de l'année suivant la |
| datum waarop de beslissing om niet langer gebruik te maken van de | date de la notification de la décision de quitter l'applicatif e-Cad. |
| applicatie e-Cad werd betekend. | |
| Alle ondertekenende partijen zijn medegebruiker van de applicatie | Toutes les parties signataires sont co-utilisateurs de l'applicatif |
| e-Cad en medeverantwoordelijk voor de goede werking ervan. | e-Cad et co-responsable de son bon fonctionnement. |
| Er moet een akkoord bereikt worden tussen de Duitstalige Gemeenschap | Un accord doit être conclu entre la communauté germanophone et une ou |
| en een of twee andere Gemeenschapen om de uitvoering van de applicatie | les deux autres communautés afin d'assurer la mise en oeuvre de |
| e-Cad op het grondgebied van de Duitstalige Gemeenschap te verzekeren. | l'application de l'e-Cad sur le territoire de la Communauté |
| Als een ondertekenende partij beslist om de unieke en | germanophone. |
| gemeenschappelijke versie van de applicatie e-CAD niet meer te | Si une partie signataire décide de ne plus utiliser la version unique |
| gebruiken, zal ze een volledige kopie van de applicatie e-CAD van de | et commune de l'applicatif e-Cad, elle recevra une copie de |
| FOD Volksgezondheid, Veiligheid en de Voedselketen en Leefmilieu (FOD | l'applicatif e-Cad du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne |
| VVVL) en de gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van haar | alimentaire et Environnement (SPF SPSCAE) et les données qui lui sont |
| bevoegdheden, verkrijgen. | nécessaires pour exercer ses compétences. |
| Naast de broncode en de databank worden ook de volgende gegevens | En plus du code source et de la base de données, les informations |
| doorgegeven : | suivantes sont également transmises : |
| - Volledige en actuele documentatie waaronder de functionele en | - Documentation complète et à jour comprenant l'analyse fonctionnelle |
| technische analyse, de software-architectuurdocumenten, het logisch | et technique, les documents d'architecture de l'applicatif, le modèle |
| datamodel, de testscenario's, de release notes, de | de données logiques, les scénarios de tests, les notes des release, le |
| installatiehandleiding en de scripts die de herinstallatie in detail | manuel d'installation et les scripts qui décrivent la réinstallation |
| beschrijven, en de testdata. | dans le détail, les données des tests. |
| - De evolutieve en correctieve wijzigingen moeten ook gedocumenteerd | - - Les changements suite aux évolutions et aux corrections doivent |
| worden. De broncode moet voldoende commentaar bevatten om de | être également documentés. Le code source doit contenir suffisamment |
| wijzigingen duidelijk aan te duiden en te link te leggen met | de commentaires pour indiquer clairement les changements et faire les |
| bovengenoemde documenten. Er moet ook een oplijsting zijn van alle | liens avec les documents précités. Une liste de toutes les différentes |
| verschillende versies en hun functionaliteiten en van de bug-fixes | versions et leurs fonctionnalités et les corrections des problèmes |
| sinds de initiële bouw van de applicatie. | rencontrés depuis la première construction de l'applicatif. |
| - De instellingen om in te loggen op de applicatie en een overzicht | - Les paramètres de connexion à l'applicatif et un aperçu des |
| van de veiligheidscertificaten die noodzakelijk zijn voor een goede | certificats de sécurité nécessaires à son bon fonctionnement; une |
| werking ervan; een beschrijving van de infrastructuur en van de nodige | description de l'infrastructure et des licences de logiciels |
| softwarelicenties; de ontwikkeltools en de kenmerken van de ontwikkel- | nécessaires; les outils de développement et les caractéristiques des |
| en exploitatieomgevingen. | |
| Indien bovenstaande elementen onvoldoende aanwezig zijn, krijgt de | environnements de développement et d'exploitation. |
| ondertekenende partij die een einde wil maken aan het gebruik van | Si les éléments ci-dessus sont insuffisants, la partie signataire |
| e-CAD tot maximaal 40 dagen kosteloze technische ondersteuning om die | désireuse de ne plus utiliser e-CAD, a droit jusqu'à 40 jours |
| informatie aan te vullen. | d'assistance technique gratuite pour compléter cette information. |
| De gegevens uit e-Cad voeden de "Federale databank van de beoefenaars | Les données manipulées dans l'applicatif e-Cad alimentent la « Banque |
| van de gezondheidszorgberoepen" (kadaster), gehost door de FOD VVVL. | de données fédérale des professionnels des soins de santé » (cadastre) |
| hébergée par le SPF SPSCAE. | |
| De databank CoBRHA op het e-Healthplatform wordt gevoed door de | La banque de données CoBRHA sur la plateforme e-Health est alimentée |
| voormelde federale databank van de gezondheidszorgberoepen. | par la banque de données fédérale des professions des soins de santé |
| Indien een van de ondertekenende partijen beslist om niet langer | précitée. Si une partie signataire décide de ne plus utiliser e-Cad, elle |
| gebruik te maken van e-Cad, verbindt zij zich ertoe om, in overleg met | s'engage à mettre en place en concertation avec les autres parties |
| de andere ondertekenende partijen, in haar informaticaomgeving een | signataires dans son environnement informatique un système permettant |
| systeem op te zetten dat het mogelijk maakt om de gegevens (gekoppeld | d'échanger les données (liées aux prestataires de soins) nécessaires |
| aan de zorgverleners) uit te wisselen die nodig zijn voor de werking van de verschillende administratieve processen van alle ondertekenende partijen. De andere ondertekenende partijen zullen de nodige maatregelen moeten treffen om zich te kunnen verbinden, om gegevens te kunnen sturen en om de gegevens afkomstig van het voornoemde systeem te kunnen ontvangen. Die laatste maatregelen vallen buiten de verantwoordelijkheid van de partij die beslist e-CAD niet langer te gebruiken. Dit systeem moet een zelfde kwaliteit van dienstverlening garanderen en de continuïteit in het procesbeheer van de verschillende ondertekenende partijen verzekeren. 2. Opvolging van een nieuwe ontwikkeling Er wordt een Stuurgroep van het e-Cad-project opgericht om de applicatie e-Cad te beheren. Elke ondertekenende partij beschikt binnen deze Stuurgroep over maximaal twee vertegenwoordigers en plaatsvervangers. De Stuurgroep zal minstens één keer per maand bijeenkomen. De Stuurgroep wordt voorgezeten door een coördinator. De coördinator bezorgt de agenda en de te behandelen documenten minstens 3 werkdagen vóór de vergaderingen, stelt een verslag op van elke vergadering van de Stuurgroep, afwisselend in het Nederlands en in het Frans, en bezorgt dit aan de vertegenwoordigers van de ondertekenende partijen. 2.1. Ontvangst van een ontwikkelingsaanvraag Alle aanvragen voor ontwikkeling of correctie van de applicatie e-Cad geformuleerd door een van de ondertekenende partijen moeten worden gericht aan de coördinator. De coördinator houdt een permanente inventaris bij van de aanvragen die in elektronisch formaat toegankelijk is voor alle ondertekenende partijen. Ontwikkelingen van gemeenschappelijke functionaliteiten voor alle ondertekenende partijen moeten gestimuleerd worden. Ontwikkelingen van specifieke functionaliteiten door een of meer van de ondertekenende partijen moeten mogelijk zijn. Zie punt 2.6 van dit protocol. | au fonctionnement des différents processus administratifs de toutes les parties signataires. Les autres parties signataires devront prendre les mesures nécessaires afin de pouvoir se connecter et d'envoyer des données et de réceptionner les données provenant du système précité. Ces dernières mesures ne relèvent pas de la responsabilité de la partie qui a décidé de cesser d'utiliser e-CAD. Ce système doit garantir une même qualité des services et doit assurer une continuité dans la gestion des processus des différentes parties signataires. 2. Suivi d'un nouveau développement Un Comité de pilotage du projet e-Cad est créé pour gérer l'applicatif e-Cad. Chaque partie signataire dispose de maximum deux représentants et suppléants au sein de ce Comité de pilotage. Le Comité de pilotage se réunira au minimum une fois par mois. Un coordinateur préside ce Comité de pilotage. Le coordinateur fournit l'agenda et les documents à traiter au minimum trois jours ouvrables avant la réunion et fait un compte-rendu de chaque réunion du Comité de pilotage alternativement en français ou néerlandais et le diffusera aux représentants des parties signataires. 2.1. Réception d'une demande de développement Toutes les demandes de développement ou de corrections de l'applicatif e-Cad formulées par une partie signataire doivent être adressées au coordinateur. Le coordinateur tient un inventaire permanent des demandes accessible sous format informatique par toutes les parties signataires. Les développements de fonctionnalités communes à tous les parties signataires seront à favoriser. Des développements de fonctionnalités spécifiques par une ou des parties signataires doivent être possibles. Voir point 2.6. de ce protocole. |
| 2.2. Analyse van een aanvraag | 2.2. Analyse d'une demande |
| De coördinator en de IT-projectleider bepalen de impact en de | Le coordinateur et le chef de projet informatique déterminent l'impact |
| coherentie van de aanvraag voor de ganse applicatie e-Cad en voor de | et la cohérence de la demande sur l'ensemble de l'applicatif e-Cad et |
| verschillende ondertekenende partijen. | sur les différentes parties signataires. |
| De IT-projectleider en zijn team evalueren : | Le chef de projet informatique et son équipe évaluent : |
| - de technishe haalbaarheid, rekening houdend met het feit dat de | - la faisabilité technique, en tenant compte que l'applicatif e-Cad |
| applicatie e-cad geëxploiteerd wordt als unieke versie, wat een aantal | est exploité en version unique, ce qui implique certaines contraintes |
| beperkingen qua instandhouding impliceert, | de maintenabilité, |
| - de vereiste middelen voor de ontwikkeling en een planning, | - les ressources nécessaires au développement ainsi qu'un planning, |
| - de impact op de exploitatiekosten of op de nodige investeringen in | - l'impact sur les coûts d'exploitation ou sur les investissements |
| materiaal. | nécessaires en matériel. |
| 2.3. Beslissing voorafgaand aan nieuwe ontwikkelingen | 2.3. Décision préalable aux nouveaux développements |
| De analyses worden vervolgens voorgelegd aan en besproken in | Les analyses sont ensuite présentées et discutées dans des groupes |
| functionele werkgroepen waartoe alle ondertekenende partijen | fonctionnels dans lesquels sont invités toutes les parties signataires |
| uitgenodigd zijn en worden ten slotte formeel goedgekeurd in de | et finalement validées au Comité de pilotage. |
| Stuurgroep. Indien de ontwikkeling een impact heeft op de andere ondertekenende | Si le développement a un impact sur les autres parties signataires, |
| partijen is hun voorafgaande instemming vereist. | leur accord préalable est nécessaire. |
| De verdeling van de financiering van de ontwikkelingen tussen de | La répartition du financement des développements, entre les parties |
| ondertekenende partijen wordt bepaald in de Stuurgroep. | signataires, des développements est défini au sein du Comité de pilotage. |
| 2.4. Planning van de ontwikkeling | 2.4. Planification du développement |
| De ontwikkelingen van de applicatie worden onderverdeeld in "releases" | Les développements de l'applicatif sont répartis dans des « releases » |
| die gepland worden in de Stuurgroep. | planifiés au sein du Comité de pilotage. |
| De Stuurgroep zal de globale planning van de ontwikkelingen aanpassen | Le Comité de pilotage adaptera le planning global des développements |
| om zo nodig de nieuwe ontwikkelingen in te lassen. | pour insérer les nouveaux développements le cas échéant. |
| De Stuurgroep zal de data bepalen voor de acceptatietesten, de | Le Comité de pilotage déterminera les dates des tests d'acceptance, de |
| validatie en de releases. | la validation et de la mise en production des releases. |
| 2.5. Testen, validatie en ingebruikname | 2.5. Tests, validation et mise en production |
| Na elke ontwikkeling en vóór de applicatie ter beschikking wordt | Après chaque développement, l'équipe de projet ICT réalise des tests |
| gesteld van de ondertekenende partijen voert het ICT-projectteam | de l'applicatif, avant la mise à disposition aux parties signataires, |
| testen uit, op basis van een vooraf opgesteld en aangeleverd testplan, | |
| om na te gaan of de applicatie conform de functionele analyse is en of | basés sur un plan de test préalablement préparé et fourni, afin de |
| het geheel nog correct functioneert. | vérifier que l'applicatif est conforme à l'analyse fonctionnelle et si |
| Vervolgens zullen de ondertekenende partijen de business | l'ensemble de l'applicatif fonctionne toujours correctement. |
| acceptatietesten uitvoeren en een verslag van die testen bezorgen aan | Ensuite, les parties signataires réaliseront les tests d'acceptance |
| de coördinator. Na de testfase en het corrigeren van de knelpunten die | business et fourniront un rapport des tests au coordinateur. Après la |
| tijdens deze testfase aan het licht kwamen, zullen de ondertekenende | phase de test et la phase de correction des points bloquants décelés |
| partijen de ingebruikname van de applicatie valideren. | dans cette phase de test, les parties signataires valideront la mise |
| De Stuurgroep en de Stafdienst ICT zullen samen het moment bepalen | en production de l'applicatif. |
| waarop de nieuwe versie van de applicatie in gebruik zal worden | Le Comité de pilotage et le service d'encadrement ICT détermineront |
| genomen, ervoor zorgend dat er zo weinig mogelijk impact is op de | ensemble le moment pour mettre en production la nouvelle version de |
| continuïteit van de processen van de ondertekenende partijen. | l'applicatif, en essayant d'avoir le moins d'impact sur la continuité |
| des processus des parties signataires. | |
| 2.6. Specifieke ontwikkelingen | 2.6. Développements spécifiques |
| Voor ontwikkelingen die specifiek bedoeld zijn voor een van de | Pour des développements spécifiques à une partie prenante, une |
| betrokken partijen, kan een deelproject voor deze ontwikkeling worden | organisation en sous-projet pour ce développement peut être mise en |
| opgestart. Dit soort project wordt opgevolgd door een Projectgroep met | place. Ce type de projet est suivi par un groupe de projet comprenant |
| de ondertekenende partijen die bij dit project betrokken zijn. | la ou les parties signataires concernées par ce projet. |
| Op geregelde tijdstippen wordt hierover verslag uitgebracht aan de | Un rapportage régulier vers le Comité de pilotage de l'applicatif |
| Stuurgroep van de applicatie e-Cad. | e-Cad doit avoir lieu. |
| Indien het project een impact heeft op de andere ondertekenende | Si le projet a un impact sur les autres parties signataires |
| partijen (werking van de applicatie, planning van de | (fonctionnement de l'applicatif, planning des développements,...), les |
| ontwikkelingen,...), moeten de andere ondertekenende partijen | autres parties signataires doivent être consultés et doivent valider |
| geraadpleegd worden en moeten ze de ingebruikname en de wijzigingen | la mise en production et les modifications de la planification des |
| aan de planning van de ontwikkelingen valideren. | développements. |
| 3. Specifieke verantwoordelijkheden met betrekking tot de kwaliteit | 3. Responsabilités spécifiques concernant la qualité des |
| van de ontwikkelingen | développements |
| 3.1. Verantwoordelijkheid van de e-Cad-projectleider | 3.1. Responsabilité du chef de projet e-Cad |
| Beheer van het informaticateam en naleven van de vereisten | Gestion de l'équipe informatique et respecter les exigences |
| (requirements) bepaald door de Stuurgroep. | (requirements) définies par le Comité de pilotage. |
| 3.2. Verantwoordelijkheid van de Coördinator | 3.2. Responsabilité du Coordinateur |
| - Controleren van de coherentie van de ontwikkelingen. | - Vérification de la cohérence des développements. |
| - Verantwoordelijk voor de coördinatie van de business | - Assurer la coordination des tests d'acceptance business. Un test |
| acceptatietesten. Een Business acceptatietest is een validatie van de | d'acceptance business consiste en une validation du fonctionnement de |
| werking van de applicatie die na iedere nieuwe ontwikkeling gewijzigd | l'applicatif modifiée après tout nouveau développement. |
| wordt. 3.3. Verantwoordelijkheid van de e-Cad Stuurgroep (van de | 3.3. Responsabilité du Comité de pilotage e-Cad (des représentants de |
| vertegenwoordigers van alle ondertekenende partijen) : | toutes les parties signataires) : |
| - Eindverantwoordelijkheid over de applicatie e-CAD. | - Responsabilité finale de l'applicatif e-CAD. |
| - Goedkeuring van de inhoud van de releases. | - Approuver le contenu des releases. |
| - Controle van het feit of de projecten op koers liggen om de | - Contrôler si les projets sont sur la bonne voie pour atteindre les |
| doelstellingen te bereiken (validatie voortgangsrapporten en beheren | objectifs (validation des rapports d'avancement et gestion des risques |
| van de risico's en issues). | et évènements). |
| - Goedkeuring van de goede werking van de applicatie na de fase van | - Valider le bon fonctionnement de l'applicatif après la phase de test |
| acceptatietesten door alle partners ingevolge een nieuwe ontwikkeling | d'acceptance de tous les partenaires suite à un nouveau développement |
| of een onderhoud in de applicatie. De toestemming geven voor het in | ou une maintenance dans l'applicatif. Il donne l'autorisation de mise |
| gebruik nemen van de nieuwe ontwikkelingen en overgaan tot de analyse, | en production des nouveaux développements. Il procède à l'analyse, le |
| de opvolging en het beheer van de risico's. | suivi et la gestion des risques. |
| - Keurt het einde en afsluiten van een release goed. | - Constate et approuve la fin d'un release. |
| 4. Service Level Agreement/huishoudelijk reglement, documentatie en | 4. Service Level Agreement/règlement d'ordre intérieur, Documentation |
| geschillenbeheer | et gestion des litiges |
| 4.1. Huishoudelijk reglement/Service Level Agreement | 4.1. Règlement d'ordre intérieur/Service Level Agreement |
| De Stafdienst ICT zal vóór 1 januari 2016 in overleg met het | Le Service d'encadrement ICT en concertation avec le Comité de |
| Stuurgroep een huishoudelijk reglement en een Service Level Agreement | pilotage rédigera un règlement d'ordre intérieur et Service Level |
| opstellen (met inachtneming van de voorschriften van dit | Agreement (respectant les prescriptions de ce protocole d'accord) |
| protocolakkoord) waarin volgende zaken worden omschreven : | avant le 1er janvier 2016 qui précisera : |
| - de gedetailleerde procedure voor het indienen van een aanvraag voor | - la procédure détaillée pour soumettre une demande d'un nouveau |
| een nieuwe ontwikkeling | développement |
| - de wijze waarop beslissingen worden genomen | - les modes de décisions |
| - de procedure voor het corrigeren van een knelpunt | - la procédure de correction d'un point bloquant |
| - de methode en de timing voor het uitvoeren van de tests en de validatie | - la méthode et le timing pour réaliser les tests et validation |
| - de kwaliteit van de dienstverlening | - la qualité des services |
| - het beheer van de exploitatieomgevingen van de applicatie e-Cad | - la gestion des environnements d'exploitation de l'applicatif e-Cad |
| - de manier van opvolging van het budget en de voortgang van de | - la mode de suivi du budget et de l'avancement des projets |
| projecten - de maandelijkse rapportering over de beschikbaarheid en performantie | - le rapport mensuel sur la disponibilité et les performances de |
| van de applicatie. | l'applicatif. |
| 4.2. Documentatie | 4.2. Documentation |
| Het IT-projectteam houdt de documentatie over de wijzigingen aan de | L'équipe de projet informatique tient à jour la documentation des |
| applicatie e-Cad bij en documenteert de broncode. | modifications de l'applicatif e-Cad et documente le code source. |
| Deze documentatie staat ter beschikking van de organisaties van de | Cette documentation est à disposition des organisations des parties |
| ondertekenende partijen in een gedeelde IT-bibliotheek. | signataires dans une librairie informatique partagée. |
| Een kopie van de laatste versie van de templates zal ook ter lezing | Une copie de la dernière version des templates sera aussi mise à |
| ter beschikking worden gesteld in een gedeelde IT-bibliotheek. | disposition en lecture dans une librairie informatique partagée. |
| 4.3. Beheer van de geschillen en meningsverschillen | 4.3. Gestion des litiges et désaccords |
| In geval van een meningsverschil of een geschil (over de planning, de | En cas de désaccord ou litige (sur le planning, les |
| ontwikkelingen,...) binnen de Stuurgroep, moet een bijeenkomst van de | développements,...) au sein du Comité de pilotage, une réunion entre |
| verantwoordelijken van de verschillende administraties van de | les responsables des différentes administrations des parties |
| ondertekenende partijen worden gepland om een oplossing te vinden. | signataires doit être prévue pour trouver une solution. |
| 5. Andere activiteiten van de coördinator | 5. Autres activités du coordinateur |
| De coördinator is verantwoordelijk voor de opleiding van nieuwe | Le coordinateur est responsable de la formation de nouveaux |
| gebruikers van de ondertekenende partijen (met uitzondering van de | utilisateurs des parties signataires (à l'exception des développements |
| specifieke ontwikkelingen bedoeld in punt 2.6. van dit protocol). | spécifiques visés par le point 2.6. de ce protocole). |
| De coördinator is verantwoordelijk voor de opleiding van de gebruikers | Le coordinateur est responsable de la formation des utilisateurs suite |
| ingevolge wijzigingen aan de applicatie e-Cad. | à des modifications de l'applicatif e-Cad. |
| De coördinator ondersteunt de ondertekenende partijen bij het beheren | Le coordinateur soutiendra les parties signataires dans la gestion du |
| van de wijzigingen indien die worden aangebracht aan de applicatie e-Cad. | changement lors des modifications de l'applicatif e-Cad. |
| Andere verantwoordelijkheden van de Coördinator : | Autres responsabilités du coordinateur : |
| - de coherentie van de ontwikkelingen controleren en het beschikbare | - contrôler la cohérence des développements, surveiller le budget |
| budget bewaken en hier regelmatig over rapporteren | disponible et faire un rapport régulier |
| - de opstartfase van projecten begeleiden en onder andere de | - soutenir la phase de démarrage des projets et entre autre contrôler |
| deliverables zoals projectcharters, scope documenten, enz. controleren | les délivrables comme une chartre de projet, un scope document,... |
| - de planning van de releases en de planningen van de projecten binnen | - suivre le planning des releases et les plannings des projets |
| een release opvolgen | contenus dans un release |
| - de communicatie tussen de diverse actoren faciliteren | - faciliter la communication entre les divers acteurs |
| - ervoor zorgen dat de lessen die geleerd zijn en de oplossingen van | - assurer la réutilisation des leçons apprises et des solutions de |
| projecten die al gerealiseerd zijn, opnieuw gebruikt worden | projets déjà réalisés |
| - toezien op het gebruik van de overeengekomen normen en standaarden | - surveiller l'utilisation des normes et standards convenus |
| - de business analyse begeleiden en controleren, onder andere input | - guider et contrôler l'analyse business, entre autre fournir de |
| bij die analyse leveren | l'input à cette analyse |
| - de business acceptatietesten coördineren. | - coordonne les tests d'acceptance business. |
| De coördinator wordt aangeworven door de FOD VVVL en staat onder de | Le coordinateur est engagé par le SPF SPSCAE et est sous la |
| hiërarchische verantwoordelijkheid van de Directeur-generaal van het | responsabilité hiérarchique du Directeur Général de la Direction |
| Directoraat-generaal Gezondheidszorg. | Générale Soins de Santé. |
| De coördinator moet voldoende kunnen communiceren in het Nederlands en | Le coordinateur doit pouvoir communiquer suffisamment en néerlandais |
| in het Frans. | et en français. |
| 6. IT-team | 6. Equipe informatique |
| 6.1. Het informaticateam belast met de ontwikkeling van de applicatie | 6.1. L'équipe informatique en charge du développement de l'applicatif |
| e-Cad maakt deel uit van de Stafdienst ICT van de FOD VVVL. | e-Cad fait partie du Service d'encadrement ICT du SPF SPSCAE. |
| De samenstelling ervan zal variëren in functie van het aantal en de | Sa composition variera en fonction du volume et de la nature des |
| aard van de aanvragen voor ontwikkelingen (analist, ontwerper, | demandes de développements (analyste, architecte, développeur, chef de |
| ontwikkelaar, projectleider). | projet). |
| 6.2. De IT-projectleider : | 6.2. Le chef de projet informatique : |
| - is verantwoordelijk voor het afleveren van de afgesproken producten, met de afgesproken kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en voor de afgesproken kost - verzekert zich ervan dat de afgeleverde producten de verwachte baten zullen opleveren - bewaakt en controleert de voortgang van het project binnen de toleranties, zoals vastgelegd door het Stuurgroep - ziet erop toe dat alles rond risico's, kwaliteit en resultaten wordt geregistreerd en beheerst - stelt rapporten op over situaties die de vastgestelde toleranties kunnen bedreigen - stelt een afwijkingsplan op indien noodzakelijk. 6.3. De leden van het informaticateam die betrokken zijn bij het project vullen "timesheets" in die door de projectleider en de coördinator gebruikt zullen worden om ten minste maandelijks aan de ondertekenende partijen verslag uit te brengen over het aantal gepresteerde mandagen en ook voor elk project. Deze rapportering zal ook betrekking hebben op de verdeling van de mandagen tussen de ondertekenende partijen. | - est responsable de fournir les produits prédéfinis avec la qualité prédéfinie dans un temps et un coût prédéfini - s'assure que les produits livrés fourniront les bénéfices attendus - surveille et contrôle l'avancement du projet dans les tolérances définies par le Comité de pilotage - s'assure que tous les risques, la qualité et les résultats sont enregistrés et contrôlés - prépare des rapports lorsqu'une situation peut menacer les tolérances définies - propose un plan d'ajustement si nécessaire. 6.3. Les membres de l'équipe informatique impliqués dans le projet remplissent des « timesheets » qui seront utilisés par le chef de projet et le coordinateur pour faire un reporting au minimum mensuel en jours-hommes prestés auprès des parties signataires et pour chaque projet. Ce reporting portera également sur la répartition des jours-hommes entre les parties signataires. |
| 6.4. De stafdienst ICT stelt een maandelijkse rapportering voor over : | 6.4. Le service d'encadrement ICT propose un reporting mensuel sur : |
| - de onderhouds- en exploitatiebudgetten | - les budgets de maintenance et d'exploitation |
| - de ondervonden en opgeloste (IT-)problemen. | - les problèmes (informatiques) rencontrés et solutionnés. |
| 7. Helpdesk | 7. Helpdesk |
| Voor elke partneradministratie wordt een gebruikersaccount gecreëerd | Pour chaque administration partenaire, un compte utilisateur est créé |
| in het Service-Now-platform van de IT ServiceDesk van de FOD VVVL. | dans le Service-Now du ServiceDesk Informatique du SPF SPSCAE. |
| Service-Now is een platform voor het beheren van de IT-processen, de | Service-Now est une plateforme permettant la gestion des métiers IT, |
| incidenten en de aanvragen voor een tussenkomst vanwege de ambtenaren | des incidents et des demandes d'intervention provenant des |
| van de ondertekenende partijen die gebruik maken van de | fonctionnaires des parties signataires utilisant les outils |
| informaticatools. | informatiques. |
| Eén persoon in elke administratie zal de unieke verantwoordelijke zijn | Une personne dans chaque administration sera l'unique responsable de |
| voor het coderen van de vragen of aanvragen in Service-Now van de FOD | l'encodage des questions ou demandes dans le Service-Now du SPF |
| VVVL. Deze persoon zal kunnen beschikken over een back-up in geval van | SPSCAE. Cette personne pourra disposer d'un back-up en cas d'absence. |
| afwezigheid. Het informaticateam zal per mail of via Service-Now antwoorden. | L'équipe informatique répondra par email ou à travers le Service-Now. |
| De stafdienst ICT zal zo spoedig mogelijk (best effort) de vragen | Le Service d'encadrement ICT répondra aux questions ou trouvera une |
| beantwoorden of een oplossing vinden. De Stafdienst ICT is | solution dans les meilleurs délais possibles (best effort). Le Service |
| operationeel tussen 8 uur en 17 uuur van maandag tot vrijdag. | d'encadrement ICT est actif entre 8 heures et 17 heures du lundi au vendredi. |
| 8. Financiering | 8. Financement |
| De ondertekenende partijen dragen bij tot de financiering van de | Les entités signataires participent au financement de l'exploitation, |
| exploitatie, het onderhoud en de nieuwe ontwikkelingen van de | de la maintenance et des développements de l'applicatif e-Cad selon |
| applicatie e-Cad volgens de onderstaande modaliteiten : | les modalités suivantes : |
| 8.1. Coördinator | 8.1. Coordinateur |
| De FOD VVVL neemt de kosten verbonden aan de coördinator voor zijn | Le SPF SPSCAE assume les coûts liés au coordinateur. |
| rekening. 8.2. Onderhouds- en exploitatiekosten | 8.2. Frais de maintenance et d'exploitation |
| De verwachte kosten verbonden aan het onderhoud en de exploitatie van | Les coûts liés à la maintenance et l'exploitation de l'applicatif |
| de applicatie e-Cad voor 2016 bedragen 177 000 en worden verdeeld | e-Cad attendus pour 2016 sont de 177 000 et sont répartis entre les |
| onder de ondertekenende partijen volgens onderstaande verdeelsleutel : | parties signataires selon la clé de répartition suivante : |
| Federale Regering 1/3 | Gouvernement fédéral 1/3 |
| Vlaamse Gemeenschap 1/3 | Communauté flamande 1/3 |
| Franse Gemeenschap 1/3. | Communauté française 1/3. |
| 8.3. Ontwikkelingskosten | 8.3. Frais de développements |
| De geraamde kosten voor 2016 die nodig zijn voor de ontwikkelingen van | Les coûts estimés pour 2016 nécessaires aux développements de |
| de apllicatie bedragen 573.000 euro en worden verdeeld onder de | l'applicatif sont de 573 000 euros et sont répartis entre les parties |
| ondertekenende partijen volgens onderstaande verdeelsleutel : | signataires selon la clé de répartition suivante : |
| Federale Regering 1/3 | Gouvernement fédéral 1/3 |
| Vlaamse Gemeenschap 1/3 | Communauté flamande 1/3 |
| Franse Gemeenschap 1/3. | Communauté française 1/3. |
| Indien een bijkomend budget vereist is in de loop van dat jaar, dan | Si un budget supplémentaire est nécessaire en cours d'année, une |
| zal er een voorstel tot budgetaanpassing aan de Stuurgroep worden | proposition d'ajustement budgétaire sera soumise par le Comité de |
| voorgelegd. | pilotage. |
| De verdeling van de financiering van de specifieke ontwikkelingen | La répartition du financement des développements spécifiques cités au |
| vermeld in punt 2.6. van dit protocol wordt per geval bepaald door het | point 2.6. de ce protocole est définie par le Comité de pilotage au |
| Stuurgroep : | cas par cas : |
| - ofwel een financiering door het budget voor gemeenschappelijke | - soit financement par le budget de développements communs |
| ontwikkelingen; | |
| - ofwel een financiering door een budget dat ter beschikking wordt | - soit financement par un budget de la ou les administration(s) |
| gesteld door de administratie(s) betrokken bij die specifieke | concernées par ces développements spécifiques. |
| ontwikkelingen. | |
| 8.4. Financiering na 2016 | 8.4. Financement après 2016 |
| De Federale Overheid moet de Gemeenschappen, de coördinator en het | Le Fédéral doit informer en temps utiles les Communautés, le |
| informaticateam te gelegener tijd op de hoogte brengen van de geplande | coordinateur et l'équipe informatique, des modifications légales |
| wettelijke wijzigingen voor het komende jaar (X+1) die een impact | prévues pour l'année suivante (X+1) qui auront un impact sur |
| zullen hebben op de applicatie e-Cad met het oog op het budgetteren | l'applicatif e-Cad en vue de budgétiser les développements nécessaires |
| l'année suivante (X+1). | |
| van de ontwikkelingen die het daaropvolgende jaar (X+1) nodig zullen | Chaque année X avant avril, le service d'encadrement ICT du SPF SPSCAE |
| zijn. Elk jaar X vóór april, zullen de stafdienst ICT van de FOD VVVL en de | et le coordinateur en concertation avec les parties signataires au |
| coördinator, in overleg met de ondertekenende partijen binnen het | sein du Comité de pilotage détermineront les coûts nécessaires de |
| Stuurgroep bepalen welke de nodige ontwikkelings- en Onderhouds- en | maintenance et d'exploitation et de développement pour l'année |
| exploitatiekosten zijn voor het komende jaar (X+1). | suivante (X+1). |
| Voor de ontwikkelings- en Onderhouds- en exploitatiekosten zal de | La répartition des coûts estimés pour chaque année respectera la clé |
| verdeling van de geraamde kosten voor elk jaar gebaseerd zijn op de | de répartition précitée pour les frais de développements et les frais |
| voormelde verdeelsleutel : | de maintenance et d'exploitation : |
| Federale Regering 1/3 | Gouvernement fédéral 1/3 |
| Vlaamse Gemeenschap 1/3 | Communauté flamande 1/3 |
| Franse Gemeenschap 1/3. | Communauté française 1/3. |
| Indien een bijkomend budget vereist is in de loop van dat jaar, dan | Si un budget supplémentaire est nécessaire en cours d'année, une |
| zal er een voorstel tot budgetaanpassing aan de Stuurgroep worden | proposition d'ajustement budgétaire sera soumise par le Comité de |
| voorgelegd. | pilotage. |
| De verdeling van de financiering van de specifieke ontwikkelingen | La répartition du financement des développements spécifiques cités au |
| vermeld in punt 2.6. van dit protocol wordt per geval bepaald door de | point 2.6. de ce protocole est définie par le Comité de pilotage au |
| Stuurgroep : | cas par cas : |
| - ofwel een financiering door het budget voor gemeenschappelijke | - soit financement par le budget de développements communs |
| ontwikkelingen; | |
| - ofwel een financiering door een budget dat ter beschikking wordt | - soit financement par un budget de la ou les administration(s) |
| gesteld door de administratie(s) betrokken bij die specifieke | concernées par ces développements spécifiques. |
| ontwikkelingen. | |
| 8.5. Financieringmechanisme (nog te verifiëren door Budget) | 8.5. Mécanisme de financement (encore à vérifier par le budget) |
| De door de Stuurgroep geraamde bedragen zullen worden opgenomen in de | Les montants estimés par le Comité de pilotage seront inscrits dans |
| budgetvoorstellen van de FOD VVVL bij de opmaak van de begroting in | les propositions du budget du SPF SPSCAE lors de la confection du |
| april van het jaar X dat voorafgaat aan de verwezenlijking van de | budget en avril de l'année X qui précède la réalisation des |
| ontwikkelingen. | développements. |
| De Stafdiensten B&Bc en ICT van de FOD VVVL zullen een analytische | Les services d'encadrement B&Cg et ICT du SPF SPSCAE tiendront à jour |
| boekhouding bijhouden. | une comptabilité analytique. |
| Bij het begin van het jaar X+1, stuurt de FOD VVVL een factuur naar de | Au début de l'année X+1, le SPF SPSCAE envoie une facture à la |
| Vlaamse Gemeenschap en Franse Gemeenschap om hen te verzoeken de vaste | Communauté française et la Communauté flamande afin de les inviter à |
| kosten en de ontwikkelingskosten voor de eerste 6 maanden te betalen. | régler les frais fixes et les frais de développement des 6 premiers |
| Vervolgens zal de FOD VVVL een factuur in juni en september naar de | mois. Par la suite, le SPF SPSCAE enverra une facture en juin et en |
| Vlaamse Gemeenschap en de Franse Gemeenschap sturen om hen te | septembre à la Communauté française et la Communauté flamande afin de |
| verzoeken de kosten voor telkens 3 maanden te betalen. Er zal pas | les inviter à régler les frais pour chaque 3 mois. Le développement ne |
| gestart worden met de ontwikkeling na ontvangst van de verschuldigde bedragen. | commencera qu'après réception des recettes. |
| Indien de initieel voorziene kredieten voor e-CAD ingeschreven in de | Si les crédits initiaux prévus pour e-CAD inscrits dans le budget du |
| begroting van de FOD VVVL ontoereikend zijn, zal een budgettaire | SPF SPSCAE ne sont pas suffisants, un ajustement budgétaire sera à |
| herschikking overwogen moeten worden. Een aanpassing van de begroting | |
| gebeurt over het algemeen in februari van elk jaar en de goedgekeurde | envisager. Un ajustement du budget est réalisé en général en février |
| kredieten worden ter beschikking gesteld van de FOD VVVL na de | de chaque année et les crédits acceptés sont mis à disposition du SPF |
| stemming over de aanpassingswet door de Kamer en na ondertekening van | SPSCAE après le vote de la loi d'ajustement par la Chambre et après |
| de wet door de Koning (normaliter begin juli). | signature de la loi par le Roi (normalement début juillet). |
| Indien de initieel voorziene kredieten voor e-CAD ingeschreven in de | Si les crédits initiaux prévus pour e-CAD inscrits dans le budget du |
| begroting van de FOD VVVL niet volledig worden aangewend ingevolge een | SPF SPSCAE ne sont pas utilisés entièrement suite à une décision du |
| beslissing van het Stuurgroep (bijvoorbeeld om bepaalde ontwikkelingen | Comité de pilotage (par exemple, de ne pas mettre en oeuvre certains |
| niet uit te voeren), zal voor dit niet aangewende krediet, geen | développements), la facture à concurrence de ce crédit non utilisé ne |
| factuur naar de Vlaamse Gemeenschap en de Franse Gemeenschap verstuurd worden. | sera pas envoyée à la Communauté française et la Communauté flamande. |
| 9. Bescherming van de privacy en aansprakelijkheid voor de verwerking | 9. Protection de la vie privée et responsabilité du traitement des |
| van de gegevens | données |
| De Stuurgroep zal toezien op de naleving van de wetgeving betreffende | Le Comité de pilotage veillera au respect de la législation concernant |
| de bescherming van de privacy en de verwerking van persoonsgegevens. | la protection de la vie privée et sur le traitement des données personnelles. |
| Opgemaakt te Brussel, op 19 oktober 2015, in 6 originele exemplaren. | Réalisé à Bruxelles, le 19 octobre 2015 en 6 exemplaires originaux. |
| Voor de Federale Staat : | Pour l'Etat fédéral : |
| De Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, | La Ministre des Affaires Sociales et de la Santé publique, |
| Mevr. M. DE BLOCK | Mme M. DE BLOCK |
| Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest : | Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest : |
| De Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, | De Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, |
| J. VANDEURZEN | J. VANDEURZEN |
| Pour la Communauté française : | Pour la Communauté française : |
| Le Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles, | Le Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles, |
| R. DEMOTTE | R. DEMOTTE |
| La Vice-Présidente du Gouvernement de la Fédération | La Vice-Présidente du Gouvernement de la Fédération |
| Wallonie-Bruxelles, Ministre de l'Education, de la Culture et de | Wallonie-Bruxelles, Ministre de l'Education, de la Culture et de |
| l'Enfance, | l'Enfance, |
| Mme J. MILQUET | Mme J. MILQUET |
| Für die Deutschsprachige Gemeinschaft: | Für die Deutschsprachige Gemeinschaft: |
| Pour la Communauté germanophone : | Pour la Communauté germanophone : |
| Der Minister der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Familie, | Der Minister der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Familie, |
| Gesundheit und Soziales, | Gesundheit und Soziales, |
| A. ANTONIADIS | A. ANTONIADIS |