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Meertalige weergave van Omzendbrief van 25/02/2017
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Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2016 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2016 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale
GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES
25 FEBRUARI 2017. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de 25 FEVRIER 2017. - Circulaire relative à la clôture des comptes de
rekeningen voor het dienstjaar 2016 van de openbare centra voor l'exercice 2016 des centres publics d'action sociale de la Région de
maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Bruxelles-Capitale
Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de
maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale
Ter informatie : Pour information :
Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et
Schepenen, Echevins,
Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs,
Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux,
Dames en Heren Voorzitters, Mesdames et Messieurs les Présidents,
Dames en Heren Leden, Mesdames et Messieurs les Membres,
De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des
van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2016. comptes des CPAS pour l'exercice 2016.
Artikel 89, § 1 van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk L'article 89, § 1 de la loi organique prescrit que le conseil arrête
jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice
dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89, § 2, précédent. En application de l'article 89, § 2, modifié par
l'ordonnance du Collège Réuni de la Commission Communautaire Commune
gewijzigd bij ordonnantie van 8 oktober 2015, vóór 30 juni volgend op du 8 octobre 2015, ceux-ci doivent être soumis avant le 30 juin
het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan de suivant la clôture de l'exercice au conseil communal afin d'être
Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen. arrêtés définitivement. Ces documents sont transmis en même temps au
Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College Collège réuni. Les CPAS veilleront à respecter ces délais fixés par la
overgemaakt. De OCMW's zullen erover waken deze termijnen te loi. A ce sujet nous vous invitons à vous référer également à
respecteren. Hieromtrent verwijzen wij tevens naar artikel 88 § 2, van
dezelfde wet dat via de gewijzigde ordonnantie als volgt werd l'article 88, § 2 de la même loi qui, via l'ordonnance du 8 octobre
aangevuld : " Geen enkele begrotingswijziging kan na 1 juli worden 2015 susmentionnée a été complété de la manière suivante : "Aucune
aangenomen door de raad voor maatschappelijk welzijn indien de modification budgétaire ne peut être arrêtée par le conseil de
rekeningen van het vorige dienstjaar nog niet aan de toezichthoudende l'action sociale si les comptes du pénultième exercice n'ont pas été
overheden zijn overgemaakt". arrêtés définitivement par les autorités de tutelle."
Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Le règlement général sur la comptabilité des CPAS de la région de
Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission
van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en
het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de
afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77).
77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir
betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme
hernomen. décrit ci-dessous.
1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen 1. Approbation et transmission des documents et des annexes
Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents
te bevatten : suivants :
?De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. ?Les listes prévues par l'article 70 du règlement général.
? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2016, ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2016 complet, c'est-à-dire le
zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il
Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de
resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le
algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés.
opgevraagd worden.
? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique.
? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement
het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui
getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere
afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de
vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les
het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être
worden verantwoord in het advies van de technische groep. dûment justifiée dans l'avis du groupe technique.
? Indien van toepassing, de rekening 2016 van de instellingen met ? Le cas échéant, le compte 2016 des éventuels services et
afzonderlijk beheer; établissements à gestion distincte.
? De ratio's, de tabel van de financiering (zie bijlage 1) en de ? Les ratios, le tableau de financement (cf. annexe 1) et les
grafieken overeenkomstig het besluit van 3 juni 1999 van het Verenigd graphiques, en vertu de l'arrêté du 3 juin 1999 pris en exécution de
College tot vaststelling, ter uitvoering van artikel 74 van het l'article 74 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la
algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels Région de Bruxelles-Capitale, qui doivent être annexés au bilan
Hoofdstedelijk Gewest en die bij de totaalbalans moeten worden gevoegd global.
? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende ? Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds
exploitatie- en investeringsfondsen, en de wacht- en d'exploitation et d'investissement et des comptes d'attente et de
regularisatierekeningen (rekening n-3, rekening n-2, rekening n-1, régularisation (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin
toestand eind 2016) (zie bijlage 2) 2016) (cf. annexe 2)
? De hierbij gevoegde tabellen van de pensioenfondsen, te gebruiken in ? Les tableaux ci-joints des fonds de pensions à compléter en fonction
functie van de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw OCMW heeft du mode de gestion des pensions pour lequel votre CPAS a opté. (cf.
gekozen (zie bijlage 3 (tabel a, b of c)). annexe 3 (a, b ou c))
? De tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2016 (zie ? un tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31
bijlage 4) décembre 2016 (cf.annexe 4)
? Een exemplaar van de analytische rekening van uw rustoord voor ? Un exemplaire du compte analytique de la maison de repos pour
bejaarden (ROB) en van uw rust- en verzorgingstehuis (RVT). personnes âgées (MRPA) et de la maison de repos et de soins (MRS).
2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen 2. Directives d'élaboration des comptes
A. Budgettaire rekening A. Compte budgétaire
Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven : Droits constatés et engagements de dépenses.
? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer
algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen
van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées
dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et
december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te qu'il convient de reporter à l'exercice suivant avec la liste par
dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le
voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en
dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article
gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op 70 du règlement. Ces listes doivent être arrêtées par l'organe
15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante;
worden vastgesteld; ? De OCMW's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe ? Les CPAS appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la
boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la
en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op comptabilité des CPAS et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le
12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans
boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni
Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en
de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; matière d'intégration sociale;
? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les CPAS pourront
OCMW's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de effectuer des ajustements internes de crédits au service
exploitatiedienst tot 31 januari 2016 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2017 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce afin d'éviter des dépassements de crédit. ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat
resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen escompté (art. 100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de
om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce
regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. dans le cadre d'une saine gestion.
? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement ? Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général
gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het sur la comptabilité des CPAS précise qu'un engagement réserve tout ou
gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre
doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre
ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une sorte
aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des
facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à
specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. l'origine de l'engagement.
B. Balans- en resultatenrekening B. Bilan et Compte de Résultats
Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du
voor de bouwwerken de ABEX-index 750 van de maand mei 2016 van fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées
toepassing is (www.abex.be). suivant l'indice ABEX 750 du mois de mai 2016. (www.abex.be).
De herwaardering van de terreinen in de rekening 2016 dient gebaseerd La réévaluation des terrains au compte 2016 devrait se baser sur le
te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux,
hetzij 0,56% dat wordt berekend door het indexcijfer 2016 (1,7153) te soit 0,56% obtenue par le rapport du coefficient 2016 (1,7153) sur le
delen door het indexcijfer 2015 (1,7057), zoals gepubliceerd in het coefficient 2015 (1,7057) tels que publié au Moniteur belge de 28
Belgisch Staatsblad van respectievelijk 28 januari 2016 en 21 januari 2015. janvier 2016 et 21 janvier 2015 respectivement.
C. De wacht- en de regularisatierekeningen van de balans en de C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte
budgettaire rekening budgétaire
De wacht- en de regularisatierekeningen mogen, bij de definitieve A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation
afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent
thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose
is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen. avant l'arrêt des comptes annuels.
Daartoe verzoeken wij u de saldo's te vervolledigen in bijlage 2. Het A cette fin, nous vous prions de compléter les soldes dans l'annexe 2.
is uiterst belangrijk de saldo's van deze rekeningen te verantwoorden Il est primordial de justifier les soldes de ces comptes dans l'avis
in het advies van de technische groep onder de vorm van een lijst du groupe technique sous forme de relevé associé à leur justificatif.
geassocieerd met hun rechtvaardiging.
D. Toestand van de schuld van het OCMW op 31.12.2016 D. Situation de la dette du CPAS au 31.12.2016
De toestand van de schuld van het OCMW zoals deze voorkomt in de La situation de la dette du CPAS telle qu'elle apparaît au bilan doit
balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences
dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die peuvent exister avec la situation présentée par les organismes
de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand bancaires, le CPAS établira néanmoins la concordance entre la
van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van situation au bilan et la situation bancaire, et justifiera au moyen
de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. d'un tableau, les différences.
Daarnaast vindt u als bijlage 4 een in te vullen tabel over de stand En outre, vous trouverez en annexe 4 un tableau à compléter concernant
van uw leningen op 31 december 2016. l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2016.
De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen. Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires.
E. Goedkeuring van de rekening 2016 en het begrotingscorrectief E. Approbation du Compte 2016 et le correctif budgétaire
Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient
werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat déjà prévues à l'article 106, § 3 de la loi organique, à savoir que
de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de "l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de
begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la
de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en
in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau
van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het
begrotingscorrectief van de rekening 2016 zal automatisch de in de correctif du compte 2016 corrigera donc automatiquement la dotation
begroting 2017 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen
de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door communale initialement prévue au budget 2017, dans les 40 jours de la
de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas
raad (cfr. artikel 89, § 2, van de organieke wet). d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2, de la loi organique).
3. Controle ter plaatse 3. Contrôle sur place
Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les
108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En
deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich vertu de ces dispositions, un ou plusieurs agents de notre direction
naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de
verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un
zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques
van deze controle te bespreken. de ce contrôle.
4. Toegekende waarborgen 4. Garanties octroyées
In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, en
instanties, overeenkomstig de nieuwe ordonnantie van 8 oktober 2015 vertu de l'ordonnance du 8 octobre 2015 insérant un article 89bis dans
waarbij een artikel 89bis werd toegevoegd in de organieke wet van 8
juli 1976 betreffende de OCMW 's van het Brussels Hoofdstedelijk la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action
Gewest, dient het OCMW elk jaar te rapporteren aan het Verenigd sociale, le centre doit faire rapport au Collège réuni sur les
College over de waarborgen die het OCMW aan derden heeft verleend en
de overgenomen schulden in het voorafgaande jaar, en dit uiterlijk garanties octroyées aux tiers et les reprises de dette durant l'année
tegen 30 juni. précédente, et ce pour le 30 juin au plus tard.
De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd. Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande.
5. Elektronische toezending 5. Transmission électronique
In dit verband en zoals u de voorgaande jaren werd gevraagd, nodig ik A ce sujet et comme il vous a été demandé pour les exercices
u uit de 2 generieke emailadressen financeslocales@gob.brussels en précédents, nous vous invitons à continuer à utiliser les 2 adresses
minerve@gob.brussels te gebruiken voor de elektronische toezending van mails génériques financeslocales@sprb.brussels et
de jaarrekeningen. Ik deel u tevens mee dat de papieren versie van uw rekening bij de minerve@sprb.brussels pour la transmission électronique de vos comptes annuels.
indiening ervan op de administratie voortaan zal geweigerd worden Je tiens à vous signaler que le compte papier lors de son dépôt à
indien zou blijken dat de elektronische versie van de budgettaire en l'administration ne sera dorénavant plus accepté si la version
de algemene rekening in xml formaat niet voorafgaandelijk op voormelde électronique du compte budgétaire et général au format xml n'a pas été
emailadressen zou zijn overgemaakt. envoyée préalablement aux adresses mails précitées.
De toezending van de bijlagen 1 tot 4 dienen uitsluitend op het Les annexes 1 à 4 doivent uniquement être transmises à l'adresse mail
generiek emailadres financeslocales@gob.brussels in Excel-vorm te
worden toegezonden en dit voorafgaand aan de indiening van de papieren financeslocales@sprb.brussels sous forme Excel et ce préalablement au
versie van de jaarrekening en haar bijlagen. dépôt de la version papier.
Deze bijlagen zullen u elektronisch worden overgemaakt tegelijkertijd Ces annexes vous seront envoyées par voie électronique en même temps
met de papieren versie van de huidige omzendbrief. que la transmission papier de la présente circulaire.
Met dank voor uw aandacht. En vous remerciant pour votre attention.
De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen, Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux
Pascal SMET personnes,
Céline FREMAULT Pascal SMET Céline FREMAULT
Uw contactpersonen op het nummer 02.800. : M. Léonard 32.78 - W. Vos interlocuteurs au 02.800. : - M. Léonard 32.78 - W. Marcoen 32.82
Marcoen 32.82 - A. Willems 33.01- Q. de Launois 32.98 - A. Biarent - A. Willems 33.01- Q. de Launois 32.98- A. Biarent 33.52 - P. Collée
33.52 - P. Collée 32.73 32.73
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
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