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| Omzendbrief betreffende de afsluiting van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2007 | Circulaire relative à la clôture des comptes communaux de l'exercice 2007 |
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| MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST | MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE |
| 24 JANUARI 2008. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de | 24 JANVIER 2008. - Circulaire relative à la clôture des comptes |
| gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2007 | communaux de l'exercice 2007 |
| Dames en Heren Burgemeesters, | Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, |
| Dames en Heren Schepenen, | Mesdames et Messieurs les Echevins, |
| Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de | La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des |
| gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2007. | comptes communaux pour l'exercice 2007. |
| Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen | L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la |
| reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de | comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de |
| afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot 79). | l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79). |
| Sinds 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk | Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale |
| Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene | ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles |
| regels van het voornoemde koninklijk besluit. | générales de l'arrêté royal déjà cité. |
| Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : | De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : |
| A. Begrotingsrekening | A. Compte budgetaire |
| A.1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen : | A.1. Droits constatés, engagements et imputations : |
| De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari | La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février |
| 2008 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt | 2008 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en |
| document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2007. Dit geldt | bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2007. |
| eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst | Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le |
| Financiën; de bedragen van de vastgestelde rechten dienen overeen te | Service Public Fédéral des Finances; les montants des droits constatés |
| stemmen met deze vermeld op regel 6 (opbrengst toegekend aan de | seront identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la |
| gemeente) van het document 173X. | commune) du document 173X. |
| De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen | Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de |
| van artikel 46 van het A.R.G.C. | l'article 46 du R.G.C.C. |
| Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het | Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C. tout sera mis |
| werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen | en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de |
| en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2007. | tous les décomptes afférents à l'exercice 2007. |
| Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en | Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits |
| overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - | engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices. |
| gegrond is. Ik herinner eraan dat in artikel 57 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde schuldvorderingen, vooreerst door deze als dubieuze vorderingen in de boeken op te nemen en vervolgens door de juiste onwaarden te boeken. De vorige jaren werd immers vastgesteld dat in de balansen nog | Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. De même, il y a lieu d'opérer un « nettoyage » des créances non-recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs adéquates. En effet, lors des précédents contrôles, il a été constaté que des |
| schuldvorderingen voorkomen die dateren van meer dan 25 jaar geleden. Ik wens het belang van deze verrichtingen te beklemtonen, daar het begrotingsresultaat van de rekening gebaseerd is op de netto vastgestelde rechten en de vastleggingen. Onnodig overgedragen vastleggingen beïnvloeden het resultaat immers negatief, terwijl vastgestelde rechten die naar alle verwachtingen niet meer geïnd kunnen worden, een fictieve positieve invloed hebben, en dit niet enkel op het begrotingsresultaat maar ook op de resultatenrekening. Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze | créances datant depuis plus de 25 ans étaient encore reprises dans les bilans. J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent favorablement mais de manière fictive le résultat budgétaire mais également celui du compte de résultats. En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de |
| uitgave stipt nageleefd wordt. | l'annualité de cette dépense. |
| A.2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : | A.2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T : |
| De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het | Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du |
| formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen | formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par |
| goedgekeurd door de gemeenteraad. Interne overboekingen die tijdens | le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les |
| het dienstjaar verricht werden tussen begrotingsartikelen die dezelfde | |
| tot dezelfde functie en economische groep behoren, elk beperkt tot de | glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles |
| eerste drie cijfers (art. 10 ARGC), moeten niet langer in deze | budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art 10 |
| wijzigingen opgenomen worden. Deze wijzigingen worden van kracht op 31 | RGCC), chacun de ceux-ci étant limité aux trois premiers chiffres; |
| december 2007 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de | elles prendront valeur au 31 décembre 2007 et emporteront dès lors |
| begrotingsrekening 2007 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad. | leur intégration au compte budgétaire 2007 dès leur vote par le conseil communal. |
| Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de | Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses |
| gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 16 en 73 van | du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et |
| het A.R.G.C. | 73 du R.G.C.C. |
| Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt | Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera |
| echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via overboekingen en de inschrijving van de onwaarden. Overboekingen van het overschot naar de reservefondsen die tijdens het jaar aangelegd worden, dienen eveneens aangerekend te worden. De overboeking als uitgave leidt immers tot een daling van het gecumuleerde resultaat; het is dan ook logisch dat het reservefonds voor het overeenstemmende bedrag gecrediteerd wordt. Het is echter zo dat enkel via een aanrekening in de algemene boekhouding tot uiting komt. Daarom is het van essentieel belang dat de overboeking volledig aangerekend wordt, zodat de balans de werkelijke reserves weergeeft. In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd | toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs. Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves. Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi |
| verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 | par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. |
| van het A.R.G.C. | |
| Wijzigingen van ontvangsten komen niet aan bod in dit document. | Ce document ne reprendra pas de modification de recettes. |
| A.3. Resultaat van de dienstjaren | A.3. Le résultat des exercices |
| Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig | Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera |
| batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd | constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du |
| en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december | résultat comptable arrêté au 31 décembre 2007. |
| 2007. De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is | Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite |
| voorgeschreven door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke | par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 |
| Regering van 20 oktober 2005 waarbij de voorstelling van de begroting | octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la |
| van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt | Région de Bruxelles-Capitale. |
| vastgelegd. In de de kolom met betrekking tot de begrotingskredieten moeten de | La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les |
| kredieten vermeld worden als aangepast door de wijzigingen, met | crédits tels que modifiés par les modifications y compris les |
| inbegrip van de aanpassingen verricht in het kader van artikel 10 van | ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement |
| het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit. | général de la Comptabilité communale. |
| B. Balans, resultatenrekening en bijlage | B. Bilan, compte de resultats et annexe |
| B.1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de | B.1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur |
| herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 654-index van de maand mei | les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 654 du mois de |
| 2007. | mai 2007. |
| B.2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire | |
| B.2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli | et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 |
| 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd | |
| werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2007 uitgegaan | juillet 1994, leur réévaluation au compte 2007 sera basée sur le |
| worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van | coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, |
| de kadastrale inkomens, zijnde 1,8 %, berekend als de verhouding | soit 1,8 % obtenu par le rapport du coefficient 2007 (1.4532) sur le |
| tussen de coëfficiënt 2007 (1,4532) en de coëfficiënt 2006 (1,4276) | |
| zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 26 januari 2006 en | coefficient 2006 (1,4276) tels que publiés au Moniteur belge des 26 |
| 25 janauri 2007. | janvier 2006 et 25 janvier 2007. |
| B.3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, | B.3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de |
| resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de | résultats), il convient de communiquer les balances des comptes |
| bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke | généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre |
| bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling | 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des |
| en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het | communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il |
| analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden | est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été |
| eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak | mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la |
| van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de | disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les |
| boekhoudkundige documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (BS van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen. B.4. Werken in uitvoering Er moet op toegezien worden dat de rekeningen « werken in uitvoering » en « aankopen in uitvoering » met betrekking tot voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden. Dit leidt tot een fictieve verbetering van de resultatenrekening en geeft een vertekend beeld van de balans. B.5. Regularisatie- en wachtrekeningen Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans. B.6. Situatie van de gemeenteschuld : Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. C. Nazicht van de rekeningen Bij de afsluiting van de rekeningen is het onontbeerlijk de juistheid van de boekhouding te controleren. Het Gewest stelt daarvoor een programma voor het opstellen van de jaarrekeningen, « Publicount », ter beschikking van de gemeenten. Dit programma kan gedownload worden op de website van de Federatie van de Ontvangers : www.ro19.be . In geval van problemen, kan u Mevr. Meulemans contacteren op het nummer 02.774.60.72. D. Overzending en informatiedrager De overzending van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, resultatenrekening) in zijn authentieke vorm, in vijf tweetalige exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden, blijft steeds verplicht. De wettelijke bijlage en de in punt B3 vermelde documenten kunnen bijgevoegd worden in drie exemplaren. Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding. De Minister-President, | documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991). B.4. Travaux en cours. Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes « travaux en cours » et « achats en cours » relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le compte de résultats et fausse la lecture du bilan. B.5. Comptes de régularisation et d'attente A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan. B.6. Situation de la dette communale. Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes financiers. C. Vérification des comptes Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel d'élaboration des comptes annuels « Publicount » à disposition des communes. Le progiciel est disponible en téléchargement sur le site internet de la Fédération des Receveurs : www.ro19.be. En cas de difficulté, vous pouvez contacter Mme Meulemans au 02.774.60.72. D. Transmission et support La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en cinq exemplaires bilingues et signés par les autorités communales compétentes, reste toujours obligatoire. L'annexe légale, et les documents repris au point B3 pourront être joints en trois exemplaires. Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable. Le Ministre-Président, |
| Ch. PICQUE | Ch. PICQUE |