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| Omzendbrief nr. 669 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2019 en 2020 en de personeelsenveloppes 2019 en 2020 | Circulaire n° 669 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2019 et 2020 et aux enveloppes de personnel 2019 et 2020 |
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| FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING 20 FEBRUARI 2019. - Omzendbrief nr. 669 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2019 en 2020 en de personeelsenveloppes 2019 en 2020 Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, 1. Context | SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI 20 FEVRIER 2019. - Circulaire n° 669 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2019 et 2020 et aux enveloppes de personnel 2019 et 2020 Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte |
| De Ministerraad van 15 oktober 2014 heeft aan de FODs P&O en B&B, die | Le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a chargé les SPF P&O et |
| sedert 1 maart 2017 geïntegreerd zijn in de nieuwe FOD BOSA, de | B&Cg, intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser |
| opdracht gegeven een verplichte monitoring voor het gehele federaal | un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y |
| openbaar ambt (met inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de | compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). |
| OISZ) te organiseren. Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het | La présente circulaire donne des informations relatives au monitoring |
| risico op overschrijding van de kredieten in 2019 en 2020 en legt de | du risque de dépassement des crédits de personnel en 2019 et 2020 et |
| budgettaire personeelsenveloppes 2019 en hun prefiguratie voor 2020 | fixe les enveloppes budgétaires de personnel 2019 et leur |
| vast. | préfiguration pour 2020. |
| De principes vastgelegd in de omzendbrief nr. 659 worden gehandhaafd | Les principes établis dans la circulaire n° 659 sont maintenus et |
| en in deze omzendbrief hernomen. Zij worden aangevuld met volgende | repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures |
| specifieke maatregelen : | spécifiques suivantes : |
| - de monitoring van het risico wordt in 2019 tweemaal georganiseerd | - le monitoring du risque est organisé deux fois en 2019, à savoir une |
| nl. een eerste maal op basis van de gegevens van mei en een tweede | première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur |
| maal op basis van de gegevens van december. De monitoring van december | la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend |
| omvat tevens een rapportering over de realisaties van 2019; | également un rapport sur les réalisations en 2019; |
| - de entiteiten onderworpen aan de monitoring worden in groepen | - les entités soumises au monitoring sont regroupées dans des groupes |
| ingedeeld in functie van de producent van het monitoringrapport; | en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring; |
| - voor de personeelsenveloppes van de FODs en PODs worden de KPI's, | - pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont |
| zoals tot nu toe het geval was, geproduceerd op basis van het | calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la |
| Sepp-platform door het DG Rekrutering & Ontwikkeling van de FOD BOSA. | plate-forme Sepp par la DG Recrutement & Développement du SPF BOSA. Il |
| Het betreft de enveloppes primaire uitgaven (kredieten op de BA 11xx03 | s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits sur les BA 11xx03 et |
| en 11xx04) waarvoor het Sepp-platform over de volledige betaalgegevens | 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp dispose des données de |
| beschikt via Persopoint en Fedcom; | paie complètes via Fedcom et Persopoint; |
| - voor de administratieve openbare instellingen en de administratieve | - pour les organismes administratifs publics et services |
| diensten met boekhoudkundige autonomie worden de KPI's 1a en 1b | administratifs à comptabilité autonome les KPI 1a et 1b sont calculés |
| berekend door het DG Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA; | par la DG Budget et Evaluation de la Politique du SPF BOSA; |
| - de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Federale politie | - les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale |
| en Defensie staan zelf in voor de productie van het rapport van | et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du |
| monitoring van het risico; | rapport de monitoring du risque; |
| - de Taskforce ontvangt en coördineert de verschillende | - la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de |
| monitoringrapporten en verzekert hun toezending naar de betrokken actoren. | monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. |
| 2. Taskforce Personeelsmonitoring | 2. Task Force Monitoring de personnel |
| Bij de FOD BOSA wordt een Taskforce Personeelsmonitoring opgericht | Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, |
| waarin vertegenwoordigers van de Minister van Begroting, de Minister | dans laquelle siègent des représentants du Ministre du Budget, du |
| van Ambtenarenzaken en de FOD BOSA zetelen. | Ministre de la Fonction publique et du SPF BOSA. |
| Deze Taskforce is belast met de opvolging van de evolutie van de | Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des |
| personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de | crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la |
| methodologie dienaangaande. | matière. |
| Hij ontvangt en coördineert de verschillende rapporten van monitoring | Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du |
| van het risico en maakt ze ter informatie over aan : | risque et les communique pour information aux instances suivantes : |
| - de Ministerraad; | - le Conseil des Ministres; |
| - het College van voorzitters van de federale en programmatorische | - le Collège des présidents des services publics fédéraux et de |
| overheidsdiensten; | programmation; |
| - het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid; | - le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; |
| - het uitgebreid College van de instellingen van openbaar nut; | - le Collège étendu des organismes d'intérêt public; |
| - de Korpschef van de Inspectie van Financiën; | - le Chef de Corps de l'Inspection des Finances; |
| - de Commissaris-generaal van de Federale Politie; | - le Commissaire général de la Police fédérale; |
| - de Chef van Defensie. | - le Chef de la Défense. |
| 3. Basisprincipes van een analyse van het risico | 3. Principes de base d'une analyse du risque |
| - De monitoring van het risico op overschrijding van de | - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est |
| personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij | un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. |
| elke federale entiteit. | |
| - De Taskforce volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan elke | - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut |
| entiteit vragen hem de gegevens mee te delen waarop de analyse van het | demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base |
| risico is berekend. | desquelles le risque est calculé. |
| - Elke entiteit is verplicht, volgens een vastgelegd ritme, het risico | - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, |
| te evalueren conform de methodologie gedefinieerd in omzendbrief 670 | conformément à la méthodologie définie dans la circulaire 670 pour une |
| voor een betrouwbare projectie van de lasten. De evaluatie gebeurt op | projection fiable des charges. L'évaluation est réalisée sur la base |
| basis van de aangegeven referentiemaanden. | des mois de référence indiqués. |
| - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de | - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données |
| individuele betaalgegevens, eventueel geaggregeerd, en de detectie van | de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection |
| de gekende of voorziene evenementen die de individuele situatie van | des événements connus ou prévus qui modifient la situation |
| een betaling wijzigen. | individuelle d'un paiement. |
| - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt | - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est |
| toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te | strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de |
| evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de | chaque décision générant un impact structurel sur les frais de |
| personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te | personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. |
| verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de dienst geëvalueerd risico alvorens een advies over de HR-maatregelen te geven. - Elke HR-maatregel moet kaderen binnen de limieten van het personeelsplan, dat steeds door de bevoegde overheid moet goedgekeurd zijn. Het is op het ogenblik van elke uitvoering van het personeelsplan dat nagegaan wordt of er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn. Een personeelsplan moet dus niet noodzakelijk jaarlijks opgemaakt worden, maar enkel wanneer maatregelen overwogen worden die niet opgenomen zijn in het laatst goedgekeurd personeelsplan. 4. KPI's voor analyse van het risico | - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis sur les mesures RH. - Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le dernier plan approuvé. 4. KPI pour l'analyse du risque |
| Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van | Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base |
| volgende basisindicatoren en KPI's : | et KPI suivants : |
| Basisindicatoren : | Indicateurs de base : |
| - het aantal VTE's per maand; | - le nombre d'ETP par mois |
| - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden. | - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois. |
| Ter herinnering, zoals gedefinieerd in de omzendbrief 670, is het | Pour rappel, comme défini dans la circulaire 670, le nombre d'ETP est |
| aantal VTE's gelijk aan het betaald werkregime van een contract | |
| waarvoor tijdens de referentiemaand een recurrente wedde werd | égal au régime de travail payé d'un contrat pour lequel du traitement |
| vereffend. Hierbij moet er een onderscheid worden gemaakt tussen het | récurent a été liquidé pendant le mois de référence. A cet égard, il y |
| statuut (statutair, contractueel en mandaathouder) en de niveaus | a lieu de distinguer entre les statuts (statutaire, contractuel et |
| (mandaathouders en niveau A, B, C en D of geassimileerd). Het | manager) et les niveaux (mandataires et niveaux A, B, C et D ou |
| personeel dat niet volgens deze indeling kan gecategoriseerd worden, | assimilés). Le personnel qui ne peut être catégorisé selon cette |
| wordt in de rubriek « Andere" vermeld. | répartition, est mentionné dans une rubrique « Autres ». |
| KPI 1a : geeft de verhouding weer tussen de gerealiseerde totale lasten van de laatste 12 maanden en het budget. | KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 derniers mois et le budget. |
| KPI 1b : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten | KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de |
| van het lopende jaar en het budget. | l'année en cours et le budget. |
| KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget. | KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. |
| KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief | KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris |
| de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. | l'impact des événements irréversibles, et le budget. |
| Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. | Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. |
| De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. | L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. |
| De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor | Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge |
| de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke. | pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. |
| KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de | KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les |
| operationele beslissingen. | décisions opérationnelles. |
| KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene | KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises |
| beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. | dans la marge décisionnelle disponible. |
| De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de | |
| omzendbrief 670 die ook de basisconcepten definieert. | La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 670 qui définit |
| également les concepts de base. | |
| 5. Ritme en timing van de monitoring van het risico in 2019 | 2. Rythme et timing du monitoring du risque en 2019 |
| 5.1. Ritme van de monitoring | 5.1. Rythme du monitoring |
| Op basis van de betaalgegevens van 2019, wordt het risico op | Sur base des données de paiements de 2019, le risque de dépassement |
| overschrijding van de personeelskredieten tweemaal geëvalueerd nl. | des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : |
| - een eerste maal op basis van de gegevens van mei 2019 waarbij het | - une première fois sur la base des données de mai 2019 évaluant le |
| risico wordt geëvalueerd voor T en T+1 | risque pour T et T + 1 |
| - een tweede maal op basis van de gegevens van december 2019 waarbij | - une seconde fois sur la base des données de décembre 2019 où le |
| het risico wordt geëvalueerd voor T+1 en T+2 op basis van het initieel | risque est évalué pour T + 1 et T+2 sur la base du budget initial |
| budget 2020. Het jaar wordt afgesloten met een rapport over de | 2020. L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en |
| realisaties van 2019. | 2019. |
| 5.2. Timing van de rapportering | 5.2. Timing du rapportage |
| De Taskforce Personeelsmonitoring consolideert de rapporten van | La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de |
| monitoring van het risico op volgende data : | monitoring du risque aux dates suivantes : |
| - voor het rapport op basis van de gegevens van mei 2019 : op 8 juli | - pour le rapport sur la base des données de mai 2019 : le 8 juillet |
| 2019, | 2019, |
| - voor het rapport op basis van de gegevens van december 2019, | - pour le rapport sur la base des données de décembre 2019, y compris |
| inclusief het rapport over de realisaties : op 13 maart 2020. | le rapport sur les réalisations : le 13 mars 2020 . |
| Opdat de Task Force dit tijdschema zou kunnen respecteren, stuurt elke | En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque |
| groep gedefinieerd in het toepassingsgebied, zijn rapport van | groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de |
| monitoring van het risico aan de Task Force, ten laatste op : | monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : |
| - 5 juli 2019 voor de monitoring van mei 2019, | - 5 juillet 2019 pour le monitoring de mai 2019, |
| - 6 maart 2020 voor de monitoring van december 2019, inclusief het | - 6 mars 2020 pour le monitoring de décembre 2019, y compris le |
| rapport over de realisaties. | rapport de réalisations. |
| 6. Toepassingsgebied en implementatie in 2019 | 6. Champ d'application et implémentation en 2019 |
| 6.1. Toepassingsgebied | 6.1. Champ d'application |
| De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale | Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du |
| monitoring van het risico, evenals hun budgettaire | monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe |
| personeelsenveloppe, zijn opgenomen in de tabel in bijlage. | avec leur enveloppe budgétaire de personnel. |
| Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig : | L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : |
| - het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de | - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits |
| corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit | et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène |
| ondubbelzinnig gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. De enveloppes | sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes |
| vermeld in de tabel in bijlage zijn in deze zin te interpreteren; | renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce |
| - het is ook een beheersmechanisme dat het management toelaat zijn | sens; - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au |
| HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire | management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible |
| perimeter te benutten volgens de principes van autonomie, | dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de |
| transparantie en verantwoordelijkheid. | transparence et de responsabilité. |
| De entiteiten zijn ingedeeld in volgende groepen : | La répartition des entités en groupes est la suivante : |
| - de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs | 1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP |
| - de administratieve openbare instellingen en de administratieve | 2. les organismes administratifs publics et les services |
| diensten met boekhoudkundige autonomie | administratifs à comptabilité autonome |
| - de openbare instellingen van sociale zekerheid | 3. les institutions publiques de sécurité sociale |
| - de Federale politie | 4. la Police fédérale |
| - de Defensie. | 5. la Défense. |
| De tabel geeft per entiteit : | Le tableau donne par entité : |
| - de code van de entiteit | - le code de l'entité |
| - de benaming van de entiteit | - la dénomination de l'entité |
| - de voorlopige kredieten 2019 : het betreft de kredieten BC 2018 | - les crédits provisoires 2019 : il s'agit des crédits CB 2018 publiés |
| gepubliceerd in de omzendbrief 663bis voor de groepen 1, 4 et 5 (kolom 1) | dans la circulaire 663bis pour les groupes 1, 4 et 5 (colonne1) |
| - het budget 2019 zonder nieuwe initiatieven voor de groepen 2 en 3 | - le budget 2019 sans nouvelles initiatives pour les groupes 2 et 3 |
| (kolom 1) | (colonne1) |
| - de afwijkingen op de voorlopige kredieten voor 2019 die gedekt zijn | - les dérogations aux crédits provisoires pour 2019, couvertes par les |
| door de vereiste regelgevende bepalingen of door beslissingen die de | dispositions réglementaires requises ou par des décisions notifiées |
| Ministerraad vóór 21 december 2018 heeft genotificeerd (kolom 2) | par le conseil des ministres avant le 21 décembre 2018 (colonne 2) |
| - provisie strijd tegen het terrorisme 2019 (kolom 3) | - provision lutte contre le terrorisme 2019 (colonne 3) |
| - provisie strategische acties 2019 (kolom 4) | - provision actions stratégiques 2019 (colonne 4) |
| - de vastleggingslimiet 2019 (kolom 5= kolom 1 + kolom 2 + kolom 3 + | - la limite d'engagement 2019 (colonne 5 = colonne 1+ colonne 2+ |
| kolom 4) | colonne 3+ colonne 4). |
| - andere beslissingen 2020 (kolom 6) | - autres décisions 2020 (colonne 6) |
| - provisie strijd tegen het terrorisme 2020 (kolom 7) | - provision lutte contre le terrorisme 2020 (colonne 7); |
| - provisie strategische acties 2020 (kolom 8) | - provision actions stratégiques 2020 (colonne 8) |
| - de vastleggingslimiet 2020 (kolom 9 = kolom 5 + kolom 6 + kolom 7 + | - la limite d'engagement 2020 (colonne 9 = colonne 5 + colonne 6 + |
| kolom 8). Dit is een prefiguratie van de kredieten 2020. | colonne 7 + colonne 8). Il s'agit d'une préfiguration des crédits |
| De vastleggingslimieten kunnen, waar nodig, geactualiseerd worden op | 2020. Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au |
| hetzelfde ritme als de monitoring van het risico in de KPI 4. | même rythme que le monitoring de risque dans le KPI 4. |
| 6.2. Implementatie | 6.2. Implémentation |
| 6.2.1. Groep 1 : de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs | 6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, worden de basisindicatoren | Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, |
| en de KPI's 1a, 1b, 2 en 3 berekend via het Sepp-platform op basis van | 1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des |
| de gegevens meegedeeld door de FODs/PODs die verantwoordelijk zijn | données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de |
| voor de personeelsenveloppes opgenomen in groep 1 en door de providers | personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au |
| vermeld in punt 6.3. | point 6.3 |
| De personeelsenveloppes leveren volgende gegevens : | Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : |
| - de geactualiseerde definitieve OUT, | - les OUT définitifs actualisés, |
| - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE, | - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE, |
| - de actualisatie van de geldigheidsdata van de premies voor | - la mise à jour des dates de validité des primes de développement des |
| competentieontwikkeling. | compétences. |
| De FOD Buitenlandse Zaken levert bovendien voor de entiteit | Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité |
| 14.02_Uitgezonden personeel, volgende gegevens in het formaat | 14.02_Personnelexpatrié, les données suivantes dans un format défini |
| vastgelegd door het Sepp-team : | par l'équipe Sepp : |
| - de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald | - les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par |
| zijn door Persopoint en identificeert hierin het deel dat betrekking | Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes |
| heeft op het personeel van de diplomatieke posten; | diplomatiques; |
| - de lijst van het personeel Expert van crisisbeheer per RRN en per maand; | - la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois; |
| - de toekomstige diplomatieke postbewegingen. | - les futurs mouvements de postes diplomatiques. |
| Het Sepp-team Informeert bij elke monitoring de diensten | L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services |
| voorafgaandelijk over de planning van de inzameling en verwerking van | du planning de la collecte et du traitement des données et du |
| de gegevens en over het proces van consolidatie van de | processus de consolidation des résultats du monitoring. |
| monitoringresultaten. | Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les |
| Het produceert op basis van het Sepp-platform opeenvolgend volgende | rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de |
| rapporten in functie van de voortgang van het consolidatieproces : | consolidation : |
| - een monitoringrapport voor elke enveloppe dat ter validatie aan de | - un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour |
| dienst wordt voorgelegd; | validation au service; |
| - per dienst, een syntheserapport van de gevalideerde resultaten dat | - par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au |
| aan de voorzitter van de FOD/POD en aan de bij de dienst | |
| geaccrediteerde inspecteur van Financiën wordt verstuurd; | président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès |
| - een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van | du service; - un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du |
| het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, dat overgemaakt wordt | risque, y compris l'évolution des ETP, transmis à la Task Force selon |
| aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | le calendrier fixé au point 5.2. |
| 6.2.1. Groep 2 : de administratieve openbare instellingen en de | 6.2.2. Groupe 2 : les organismes administratifs publics et les |
| administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie | services administratifs à comptabilité autonome |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, berekent het DG Begroting en | Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la |
| Beleidsevaluatie van de FOD BOSA de KPI's 1a en 1b op basis van de | Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données |
| gegevens meegedeeld door de betrokken diensten. | fournies par les services concernés. |
| De entiteiten bezorgen daartoe maandelijks, ten laatste de 15e dag van | Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le |
| de maand (M), aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie, via de | 15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, |
| applicatie e-BMC : | via l'application e-BMC : |
| - de gegevens inzake uitvoering van het budget en met name van het | - les données d'exécution du budget, et notamment du budget de |
| personeelsbudget, van het lopende jaar tot de maand M-1 (code 11 van | personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1 (code 11 de la |
| de economische classificatie), | classification économique), |
| - hun budget en met name hun personeelsbudget opdat het zou | - leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il |
| corresponderen met het gestemd initieel budget, met de genomen | corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le |
| beslissingen van de Ministerraad na de begrotingscontrole of in het | Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre |
| kader van specifieke aanpassingen. | d'ajustements spécifiques. |
| Les entités qui ne sont pas payées par PersoPoint, transmettent aussi | |
| Parallel hiermee delen de entiteiten die niet door PersoPoint betaald | en parallèle à la DG Budget et Evaluation de la Politique l'évolution |
| worden ook de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden, volgens | du nombre d'ETP sur 12 mois en distinguant statuts et niveaux. |
| statuut en niveau, mee aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie. | La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats |
| Het DG Begroting en Beleidsevaluatie deelt de resultaten van de KPI 1a | des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au |
| en 1b mee aan elke dienst en aan de inspecteur van Financiën, de | commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du budget |
| regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting | |
| geaccrediteerd bij de betrokken dienst. | accrédité auprès du service concerné. |
| Het maakt een globaal syntheserapport van de resultaten van de | Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du |
| monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, over | monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, à la Task Force |
| aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | selon le calendrier fixé au point 5.2. |
| 6.2.3. Groep 3 : de Openbare instellingen van sociale zekerheid | 6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale |
| De Openbare instellingen van sociale zekerheid hebben in 2016 een | Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 |
| eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de | une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie |
| Sepp-methodologie. | Sepp. |
| Voorafgaand aan de monitoring definiëren ze, in overleg met de | Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec |
| les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de | |
| betrokken regeringscommissarissen van begroting, een modelrapport van | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
| monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
| en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes |
| standaardrapport voor alle enveloppes opgenomen in de groep 3. | reprises dans le groupe 3. |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert elke instelling, | Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de |
| op basis van de methodologie van de OISZ, het risico op overschrijding | la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de |
| van de personeelskredieten voor haar enveloppe en legt haar rapport | personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au |
| ter validatie voor aan de regeringscommissaris van begroting | commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de |
| geaccrediteerd bij de instelling. | l'institution. |
| Het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid maakt | Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à |
| een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van | la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de |
| het risico van alle instellingen integreert, inclusief de evolutie van | synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque, y |
| de VTE's, over aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | compris l'évolution des ETP, de toutes les institutions. |
| 6.2.4. Groep 4 : de Federale politie | 6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale |
| De Federale politie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, | La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, |
| geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie. | inspirée des principes de la méthodologie Sepp. |
| Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de | Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec |
| inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een | l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de |
| modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
| de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
| rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van de | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de |
| Federale politie opgenomen in de groep 4. | la Police fédérale reprises dans le groupe 4. |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert de Federale | Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de |
| politie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding | sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel |
| van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de | pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation |
| rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën. | à l'inspecteur des Finances. |
| Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de | Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, |
| monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief | un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring |
| de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het | du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. |
| tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | |
| 6.2.5. Groep 5 : Defensie | 6.2.5. Groupe 5 : la Défense |
| Defensie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd | La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des |
| op de principes van de Sepp-methodologie. | principes de la méthodologie Sepp. |
| Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de | Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec |
| inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een | l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de |
| modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
| de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
| rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de |
| Defensie opgenomen in groep 5. | la Défense reprises au groupe 5. |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert Defensie, op basis | Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa |
| van haar methodologie, het risico op overschrijding van de | méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour |
| personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten | chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à |
| ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën. | l'inspecteur des Finances. |
| Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de | Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, |
| monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief | un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring |
| de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het | du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. |
| tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | |
| 6.2.6. De beslissingsmarge binnen een personeelsenveloppe gebruikt als | 6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé |
| beheersmechanisme | comme mécanisme de gestion |
| De diensten die behoren tot de groep 1 gebruiken hun | Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de |
| personeelsenveloppe als een beheersmechanisme. Zij kunnen op die | personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une |
| manier beschikken over een beslissingsmarge voor : | marge décisionnelle pour : - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont |
| - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 | l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la |
| maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele | |
| marge T+1; | marge structurelle T+1; |
| - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de | - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions |
| impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash | dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir |
| flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen | être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash |
| we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende | flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice |
| boekjaar en het volgende boekjaar. | en cours et l'exercice suivant. |
| Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende | Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les |
| stappen : | étapes suivantes : |
| - hij berekent de KPI 4 zodat hij de beschikbare marges kan evalueren. | - il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges |
| Daartoe neemt hij het KPI 3-resultaat van de laatste monitoring van | disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier |
| het risico als uitgangspunt, dat hij desgevallend corrigeert en | monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en |
| aanpast in functie van de eigen beheersparameters, | fonction des paramètres de gestion propres, |
| voorbeelden : | exemples : |
| o toegekende bijkomende kredieten of provisies, | o des crédits supplémentaires ou provisions qui ont été accordés, |
| o nieuwe uitgaven of risicofactoren die in rekening moeten worden gebracht, | o des dépenses nouvelles ou facteurs de risques à prendre en compte, |
| o gerealiseerde of onomkeerbare personeelsbewegingen (IN en OUT) die | o des mouvements de personnel (IN et OUT) réalisés ou irréversibles |
| niet in de laatste monitoring van het risico voorzien waren, | qui n'étaient pas prévus dans le dernier monitoring de risque, |
| o een raming van de toekomstige vertrekken voor zover de dienst kan | o une estimation des départs futurs, pour autant que le service puisse |
| aantonen dat deze ramingen realistisch zijn en dat in een regelmatige | prouver que ces estimations sont réalistes et qu'un suivi régulier |
| opvolging wordt voorzien; | soit mis en place; |
| - hij voegt de impact van de reeds door de inspecteur van Financiën | - il ajoute l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur |
| goedgekeurde beslissingen toe. Is de KPI 4-marge positief dan is er | des Finances. Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives |
| ruimte voor nieuwe initiatieven; | peuvent être prises; |
| - hij identificeert de nieuwe structurele beslissingen die hij wenst | - il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite |
| te voorzien en verifieert of ze verenigbaar zijn met de strategische | prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision |
| visie die in het goedgekeurde personeelsplan is weergegeven. Voor de | stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer |
| raming van de impact van deze beslissingen stelt het Sepp-team een | l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue |
| catalogus ter beschikking die de geïndexeerde standaardkosten voor de | de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la |
| federale loopbaan en enkele specifieke loopbanen bevat; | carrière fédérale et quelques carrières spécifiques; |
| - hij berekent een KPI 5 zodat hij de haalbaarheid van de voorziene | - il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles |
| nieuwe beslissingen kan evalueren. Daartoe verrekent hij de impact van | décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions |
| deze beslissingen in de KPI 4 marge; | dans la marge KPI 4; |
| - hij legt het finale KPI 5 rapport voor advies voor aan de inspecteur | - il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des |
| van Financiën; | Finances; |
| - in het belang van een transparante opvolging deelt hij alle door de | - pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire |
| inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen aangaande | |
| structurele wervingen, bevorderingen en overgangen mee via het | standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de |
| standaardformulier dat het Sepp-team ter beschikking stelt, aan de | recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par |
| Taskforce op volgend e-mailadres tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. Het | l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse |
| Sepp-team zal een unieke ID geven aan elke beslissing zodat haar | tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. L'équipe SEPP attribuera un ID unique |
| uitvoering gemakkelijk kan opgevolgd worden; | à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur exécution; |
| - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit; | - il exécute les décisions approuvées; |
| - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. | - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. |
| vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij | les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) |
| wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan | il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de |
| de inspecteur van Financiën; | l'inspecteur des Finances; |
| - een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel | - une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en |
| worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze | oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été |
| niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën | soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; |
| is voorgelegd; | |
| - bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, | - à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un |
| kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van Begroting en de | recours peut être introduit auprès du Ministre du Budget et du |
| Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich hierover gezamenlijk | Ministre de la Fonction publique. Ceux-ci se prononcent conjointement |
| uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na ontvangst van het | sur le recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la |
| beroep. | réception du recours. |
| 6.3. Verplichtingen van de providers van gegevens | 6.3. Obligations des providers de données |
| De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde | Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les |
| gegevens binnen de gestelde termijn aan het Sepp-team : | données demandées en respectant le timing précisé : |
| Het DG Begroting en Beleidsevaluatie levert en valideert de | La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les |
| budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar | moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après |
| en na elke begrotingsaanpassing. | chaque ajustement budgétaire. |
| Het DG Federale Accountant en Procurement levert tweemaal per maand, | La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au |
| ten laatste de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de | plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le |
| 15e werkdag van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA 12.XX.99 : - Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; - Het vereffeningskrediet per BA, jaar; - Het vastleggingskrediet per BA, jaar; - Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. Het DG Sociaal Secretariaat PersoPoint levert ten laatste de laatste dag van elke maand de analytische betaalgegevens zodat het loonmodel Sepp kan worden gevoed vanuit de SLR4 of de nieuwe loonmotor. 7. Maatregel van bevriezing De Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken kunnen, na advies van de betrokken inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting of afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit die de toegekende budgettaire perimeter zou overschreden hebben en/of in het geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. De Minister van Begroting en van Ambtenarenzaken, S. WILMES | 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB 12.XX.48, AB 12.XX.99 : - La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL; - Le crédit de liquidation par AB, année; - Le crédit d'engagement par AB, année; - La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les données analytiques de paie permettant de nourrir le modèle salarial Sepp à partir du SLR4 ou du nouveau moteur de paie. 7. Mesure de gel Les Ministres du Budget et de la Fonction publique pourront, après avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du risque par le service. La Ministre du Budget et de la Fonction publique, S. WILMES |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |