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Meertalige weergave van Omzendbrief van 12/05/2015
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Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 Circulaire nr. 645. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016
FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC
OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION
12 MEI 2015. - Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale 12 MAI 2015. - Circulaire nr. 645. - Information relative au
monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel
in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016
Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de
overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut, de openbare programmation, aux organismes d'intérêt public, aux institutions
instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.
Mevrouw de Minister, Madame la Ministre,
Mijnheer de Minister, Monsieur le Ministre,
Mevrouw de Staatssecretaris, Madame la Secrétaire d'Etat,
Mijnheer de Staatssecretaris, Monsieur le Secrétaire d'Etat,
Mevrouw de Voorzitter, Madame la Présidente,
Mijnheer de Voorzitter, Monsieur le Président,
Mevrouw de Administrateur-generaal, Madame l'Administratrice générale,
Mijnheer de Administrateur-generaal, Monsieur l'Administrateur général,
1. Context 1. Contexte
In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des
Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie
personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque
% in elk van de jaren 2016 tot 2019. année de 2016 à 2019.
Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&CG
een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique
inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren. fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS).
Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het La présente circulaire contient des informations relatives au
risico op overschrijding van de kredieten in 2015 en 2016 en legt de monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015
personeelsenveloppes 2015 en 2016 vast. et 2016 et fixe les enveloppes de personnel 2015 et 2016.
2. Task Force 2. Task Force
Er wordt een Task Force opgericht voor de opvolging van de evolutie Une Task Force est instaurée pour suivre l'évolution des dépenses et
van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van des crédits de personnel et pour établir et valider la méthodologie en
de methodologie dienaangaande. la matière.
In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van Dans cette Task Force siègent des représentants du ministre de la
Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B. Fonction publique et du ministre du Budget ainsi que des SPF P&O et
3. Basisprincipes van een analyse van het risico B&CG. 3. Principes de base d'une analyse du risque
- De monitoring van het risico op overschrijding van de - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est
personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale.
elke federale entiteit. Dit proces moet auditeerbaar zijn. Ce processus doit pouvoir être audité.
- De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut
elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base
van het risico is berekend. desquelles le risque est calculé.
- Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque trois fois par an
conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten. conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges.
De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence janvier,
september. mai et septembre.
- De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données
individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene de paie individuelles et sur la détection des événements connus ou
evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement.
- Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est
toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de
evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de chaque décision générant un impact structurel sur les frais de
personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat.
verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le
afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service
dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven. avant de remettre un avis.
In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies" Dans la présente circulaire les termes « avis préalable » réfèrent aux
naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën, autorités de contrôle : inspecteur des Finances, commissaire du
regeringscommissaris van het budget (voor de OISZ), afgevaardigde van gouvernement du budget (pour les IPSS), délégué du ministre du Budget.
de minister van begroting.
Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de A défaut la demande de l'avis sera adressée au chef de corps de
korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde inspecteur l'inspection des Finances qui désignera l'inspecteur des Finances
van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen. compétent pour traiter la demande.
4. Overgangsbepaling inzake human resources-beslissingen 4. Disposition transitoire concernant les décisions en matière de
ressources humaines
In afwachting van de evaluatie van het risico op overschrijding op Dans l'attente de l'évaluation du risque de dépassement sur la base du
basis van de referentiemaand mei 2015 kunnen de entiteiten opgenomen mois de référence mai 2015, les entités reprises dans le tableau en
in de tabel in bijlage, na gunstig advies van de inspecteur van annexe peuvent, après un avis favorable de l'inspecteur des Finances,
Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget,
van begroting, HR-beslissingen uitvoeren in zoverre zij aantonen dat exécuter des décisions RH pour autant qu'elles démontrent que l'impact
de impact op de kredieten 2015 en 2016 niet meer dan 12 maanden sur les crédits 2015 et 2016 n'excèdent pas plus de 12 mois.
overschrijdt.
5. KPI's voor analyse van het risico 5. KPI pour l'analyse du risque
Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base
volgende basisindicatoren en KPI's : et KPI suivants :
Basisindicatoren : Indicateurs de base :
- het aantal VTE's per maand; - le nombre d'ETP par mois;
- de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden; - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois;
- het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden; - le nombre de départs définitifs sur 12 mois;
- de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs
definitieve vertrekken. définitifs.
KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten KPI 1 : exprime le rapport entre les charges totales corrigées des 12
van de laatste 12 maanden en het budget. derniers mois et le budget.
KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten KPI 1bis : exprime le rapport entre les charges totales calculées de
van het lopende jaar en het budget. l'année en cours et le budget.
KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget. KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget.
KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris
de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. l'impact des événements irréversibles, et le budget.
Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures.
De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI.
De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge
de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke. pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel.
KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les
operationele beslissingen. décisions opérationnelles.
KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises
beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. dans la marge décisionnelle disponible.
De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de
omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert. La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 644 qui définit
également les concepts de base.
6. Toepassingsgebied en implementatie 6. Champ d'application et implémentation
6.1. Toepassingsgebied 6.1. Champ d'application
De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du
monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage. monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe.
Het uitgangspunt bij de opmaak van deze lijst is de uitbreiding van Le principe de la confection de cette liste est l'extension du
het mechanisme van de enveloppe naar een zo groot mogelijk aantal mécanisme de l'enveloppe à un nombre maximal d'entités dans une
entiteiten in het perspectief van transparantie, autonomie en perspective de transparence, d'autonomie et de responsabilité du
verantwoordelijkheid van het management. management.
De indeling in groepen is als volgt : La répartition en groupes est la suivante :
- 1. de personeelsenveloppes : - 1. les enveloppes de personnel :
o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige o 1.1. les enveloppes pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des
loonkostgegevens beschikt données de paie complètes
o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale zekerheid o 1.2. les enveloppes des institutions publiques de sécurité sociale
- 2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico - 2. les services qui utilisent leur propre système d'évaluation du
hanteren : risque :
o 2.1. Defensie o 2.1. Défense
o 2.2. Politie o 2.2. Police
o 2.3. het personeel van Buitenlandse zaken dat niet tot de o 2.3. le personnel des Affaires étrangères qui ne relève pas de
personeelsenveloppe behoort l'enveloppe de personnel
- 3. de andere entiteiten. - 3. les autres entités.
De tabel geeft, per entiteit : Le tableau donne, par entité :
- de code van de entiteit; - le code de l'entité;
- de benaming van de entiteit; - la dénomination de l'entité;
- het aantal VTE's van de monitoring van het risico van januari 2015 - le nombre d'ETP du monitoring du risque de janvier 2015 à titre
ter informatie; d'information;
- de vastleggingslimiet 2015 (kolom 5); - la limite d'engagement 2015 (colonne 5);
- de vastleggingslimiet 2016 (kolom 6) : dit is de vastleggingslimiet - la limite d'engagement 2016 (colonne 6) : c'est la limite
2015 na toepassing van de besparing van 2 %. d'engagement 2015 après application de l'économie de 2%.
Voor de entiteiten waarvoor dit pertinent is omvatten de kolommen Pour les entités pour lesquelles c'est pertinent, les colonnes donnent
volgende informatie : l'information suivante :
- kolom 1 : de initiële kredieten 2015; - colonne 1 : les crédits initiaux 2015;
- kolom 2 : de amendementen in het kader van de regionalisering; - colonne 2 : les amendements dans le cadre de la régionalisation;
- kolom 3 : de beslissingen van de begrotingscontrole 2015; - colonne 3 : les décisions du contrôle budgétaire 2015;
- kolom 4 : het maximum trekkingsrecht 2015 en 2016 op de - colonne 4 : le droit de tirage maximal 2015 et 2016 sur la provision
interdepartementale provisie Optifed. interdépartementale Optifed.
6.2. Implementatie 6.2. Implémentation
6.2.1. De personeelsenveloppes 6.2.1. Les enveloppes de personnel
A. Vastlegging van de enveloppes A. Fixation des enveloppes
Aux limites d'engagement fixées pour les enveloppes reprises dans le
Aan de vastleggingslimieten die voor de enveloppes in punt 1 van de point 1 du tableau en annexe, peuvent être ajoutés les droits de
tabel in bijlage zijn vastgelegd, kunnen de trekkingsrechten op de
interdepartementale provisie worden toegevoegd om de betaling te tirage sur la provision interdépartementale pour couvrir le paiement
dekken van de achterstallen van de premies voor des arriérés des primes de développement des compétences sur base de
competentieontwikkeling op basis van de evaluatie van de door het l'évaluation des coûts observés par la plateforme Sepp.
Sepp-platform geobserveerde kosten.
Deze vastleggingslimiet kan, waar nodig, geactualiseerd worden op Cette limite d'engagement peut être, le cas échéant, mise à jour au
hetzelfde ritme als de monitoring van het risico. même rythme que le monitoring de risque.
B. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige B. Les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données
loonkostgegevens beschikt de paie complètes
De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de Les KPI 2 et 3 sont calculés via la plateforme Sepp sur la base des
gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe données communiquées par les enveloppes de personnel et les providers
providers. externes.
De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e Les enveloppes de personnel fournissent chaque mois, au plus tard le
werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens : 15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, les données suivantes :
- de geactualiseerde definitieve OUT; - les OUT définitifs actualisés;
- de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE; - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE;
- de geactualiseerde eigen uitgaven, enkel voor de entiteiten die niet - les dépenses propres actualisées, uniquement pour les entités qui ne
geregistreerd zijn in Fedcom. sont pas enregistrées dans Fedcom.
De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de
van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec
met de dienst afsluit. le service.
De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een Le service peut disposer dans l'enveloppe de personnel d'une marge
beslissingsmarge voor : décisionnelle pour :
- des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont
- structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la
maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele
marge T+1; marge structurelle T+1 ;
- en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions
impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir
flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash
we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice
boekjaar en het volgende boekjaar. en cours et l'exercice suivant.
Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge Evaluation et utilisation de la marge décisionnelle
Om de beslissingen te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen : Pour évaluez la marge décisionnelle potentielle, le service suit les
étapes suivantes :
- Hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een - Il évalue les marges disponibles conformément au KPI 4 sur la base
model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd d'un modèle de rapport standard fourni par la plateforme Sepp et dans
en waarin hij : lequel :
o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en o il peut adapter l'évaluation des paramètres standard `dépenses
`natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van propres' et `évolution naturelle de la masse salariale' en fonction
de eigen beheersparameters; des paramètres de gestion propres ;
o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe; o il peut prévoir des corrections des charges pour l'enveloppe spécifiquement ;
o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde o il intègre l'impact évalué des décisions qui sont formellement en
beslissingen integreert. cours d'exécution.
- Hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij - Il évalue l'impact des décisions structurelles qu'il souhaite
wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en prévoir, sur la base des indicateurs de coût fournis et publiés par le
gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform SPF P&O, et les intègre dans le rapport conformément au KPI 5.
KPI 5. - Hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van - Il soumet le rapport à l'avis de l'inspecteur des Finances, du
Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget.
van begroting. - Hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te - Il exécute les décisions approuvées après les avoir communiquées au
hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en ministre compétent et aux ministres du Budget et de la Fonction
van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een publique via la Task Force. Il utilise pour ce faire un formulaire
standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke standard publié par le SPF P&O dans lequel un ID unique est donné à
beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting. - De dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting voorafgaandelijk is overlegd. - Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting is voorgelegd. - Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van chaque décision, faisant référence à l'avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget. - Le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget dans un rapport ad hoc dont le modèle a été convenu au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. - Une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget. - A défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique
Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le
hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception
ontvangst van het beroep. du recours.
C. De openbare instellingen van sociale zekerheid C. Les institutions publiques de sécurité sociale
De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks, Les institutions publiques de sécurité sociale fournissent chaque
ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de
aan de FOD P&O volgende gegevens in een formaat dat door de FOD P&O paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est
wordt gepubliceerd : publié par le SPF P&O :
- het aantal betaalde VTE's; - le nombre d'ETP payés;
- de totale lasten. - les charges totales.
Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen Compte tenu du fait que ces institutions disposent d'un système de
systeem van loongegevens beschikken zal de Task Force, in samenwerking données salariales propre, la Task Force, en collaboration avec le
met het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid, op collège des institutions publiques de sécurité sociale, réalisera à
korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken. court terme une évaluation transitoire des KPI 2 et 3.
Vanaf 2016 zal door de OISZ een monitoringsinstrument van de A partir de 2016, un instrument de monitoring des crédits de personnel
personeelskredieten worden toegepast waarvan de principes in de sera appliqué par les IPSS, dont les principes sont repris au contrat
bestuursovereenkomst worden opgenomen. De Task Force keurt samen met d'administration. La Task Force approuve, ensemble avec les ministres
de voogdijministers en het college van de OISZ, de methodologie goed de tutelle et le collège des IPSS, la méthodologie qui s'inspire des
die geïnspireerd op de principes van de Sepp methodologie en die principes de la méthodologie Sepp et qui doit être transparente et
transparant en auditeerbaar moet zijn. auditable.
Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing Durant cette période transitoire, les IPSS ne peuvent prendre aucune
nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu
regeringscommissaris van het budget op basis van een gemotiveerde l'accord du commissaire du gouvernement du budget sur la base d'une
aanvraag demande motivée.
D. Pilootproces D. Processus pilote
De enveloppes kunnen contact opnemen met de FOD P&O om een evaluatie Les enveloppes peuvent prendre contact avec le SPF P&O pour réaliser
van de beslissingsmarge op basis van een pilootproces op te maken une évaluation de la marge décisionnelle sur la base d'un processus
zonder de referentiegegevens van mei 2015 af te wachten. pilote sans attendre les données de référence de mai 2015.
6.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem 6.2.2. Entités disposant de leur propre système d'évaluation
De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te Les entités concernées bénéficient d'une période transitoire pour
kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem. pouvoir évoluer vers un système d'évaluation commun.
Defensie Défense
De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in Les entités de la Défense reprises au point 2.1. du tableau en annexe
bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois
volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le
in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. format qui est publié par le SPF P&O.
Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale Vu le fait que la Défense mène sa politique de ressources humaines
enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep onder toezicht van de Task Force : dans le cadre d'une enveloppe globale Défense, un groupe de travail,
- de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen; sous la surveillance de la Task Force, se chargera de :
- de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI - définir le périmètre des entités à monitorer;
2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie. Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. Politie De entiteiten van de Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp. Durant cette période transitoire, la Défense ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. Police Les entités de la Police reprises au point 2.2. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O.
in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. Etant donné que la Police mène sa politique de ressources humaines
Gezien de Politie zijn HR-beleid voert binnen een vastleggingslimiet dans le cadre d'une limite d'engagement en matière de charges de
inzake personeelslasten, zal een werkgroep onder toezicht van de Task personnel, un groupe de travail, sous la surveillance de la Task
Force : Force, se chargera de :
- de te monitoren entiteiten vastleggen; - déterminer les entités à monitorer;
- de basis van een methodologie voor de productie van de KPI 2 en KPI - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et
3 uitwerken gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie; KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp;
- de specifieke personeelsstromen isoleren. - isoler les flux de personnel spécifiques.
Tijdens deze overgangsperiode kan de Politie geen enkele HR-beslissing Durant cette période transitoire, la Police ne peut prendre aucune
nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu
inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée.
Personeel van de FOD Buitenlandse Zaken dat niet onder de Personnel du SPF Affaires étrangères qui ne relève pas de l'enveloppe
personeelsenveloppe valt de personnel
De entiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken opgenomen in punt 2.3. van Les entités du SPF Affaires étrangères reprises au point 2.3. du
de tabel in bijlage, leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour
van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre
betaalde VTE's in het format dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O.
Een werkgroep samengesteld door de FOD Buitenlandse Zaken zal, in Un groupe de travail composé par le SPF Affaires étrangères réalisera,
samenwerking met de Task Force, voor de diplomaten en het Agentschap en collaboration avec la Task Force, à court terme une évaluation
voor Buitenlandse Handel op korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken. transitoire des KPI 2 et 3 pour les diplomates et l'Agence du Commerce
In tweede instantie zal deze werkgroep een methodologie uitwerken voor Extérieur. Ce groupe de travail élaborera ensuite une méthodologie pour la
de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la
Sepp-methodologie. méthodologie Sepp.
Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle
en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les
voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie
loonkostgegevens beschikt. Zij gebruikt een rapport ad hoc complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec
voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën. l'inspecteur des Finances.
Gelet op de specificiteit van het personeel dat lokaal wordt Vu la spécificité du personnel engagé localement, le groupe de travail
aangeworven zal voornoemde werkgroep een voorstel ter validatie aan de susmentionné soumettra pour validation à la Task Force une proposition
Task Force voorleggen om het risico op overschrijding efficiënt te pour évaluer efficacement le risque de dépassement . En attendant
evalueren. In afwachting van dit voorstel en zijn validatie kan geen cette proposition et son approbation, aucune décision RH augmentant
enkele HR-beslissing genomen worden die de personeelslasten verhoogt les charges de personnel ne peut être prise sans avoir obtenu l'accord
dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée.
gemotiveerde aanvraag.
6.2.3. Andere entiteiten 6.2.3. Autres entités
De entiteiten opgenomen in punt 3.1. van de tabel in bijlage, leveren Les entités reprises au point 3.1. du tableau en annexe fournissent
maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois
betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est
door de FOD P&O wordt gepubliceerd : publié par le SPF P&O :
- het aantal VTE's; - le nombre d'ETP;
- de totale lasten. - les charges totales.
Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie Elles calculent elles-mêmes leurs KPI 2 et KPI 3 sur la base d'une
die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die méthodologie qui repose sur les principes de la méthodologie Sepp et
voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de qui a été validée par l'inspecteur des Finances, le commissaire du
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. Elles communiquent
begroting. Zij delen de door de Inspecteur, de regeringscommissaris of au SPF P&O les KPI validés par l'inspecteur des Finances, le
de afgevaardigde van de minister van begroting gevalideerde KPI's mee commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget.
aan de FOD P&O. Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle
en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les
voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie
loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec
voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting délégué du ministre du Budget.
Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de Cependant, elles ne rapportent à l'inspecteur des Finances, au
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du Budget
nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari qu'après avoir communiqué au SPF P&O le nombre d'ETP payés et les
2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld. charges totales depuis janvier 2014.
6.3. Verplichtingen van de externe providers 6.3. Obligations des providers externes
De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde Les providers mentionnés ci-après fournissent les données demandées en
gegevens binnen de gestelde termijn. respectant le timing précisé.
De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de Le SPF B&CG, service Assistance à l'élaboration du Budget, fournit et
budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice
en na elke aanpassing van de begrotings. et après chaque adaptation budgétaire.
De FOD B&B, Federal Accoutant levert tweemaal per maand, ten laatste Le SPF B&CG, Federal Accoutant, fournit deux fois par mois, au plus
de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e
van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB
12.XX.99 : 12.XX.48, AB 12.XX.99 :
o het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; o la consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL;
o het vereffeningskrediet per BA, jaar; o le crédit de liquidation par AB, année;
o het vastleggingskrediet per BA, jaar; o le crédit d'engagement par AB, année;
o het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. o la consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL.
De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de Le SCDF fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les
analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP. données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP.
De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon Le SPF P&O, service IFA fournit, par service public et pour chaque
ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken personne inscrite à au moins une formation certifiée, la ou les dates
spocdatum/data via de bron ITMA. spoc concernées via la source ITMA.
De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de
van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec
afsluit met elke betrokken provider. chaque provider concerné.
7. Rapport van monitoring van het risico 7. Rapport de monitoring du risque
De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1, Les données consolidées concernant les indicateurs de base et les KPI
2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar 1, 2 et 3 sont communiquées par le SPF P&O à chaque service et aux
de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du
afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een ministre du Budget concernés et intégrées dans un rapport qu'il
rapport dat hij overmaakt aan de Task Force. transmet à la Task Force.
Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan : Après validation par la Task Force, le rapport est communiqué aux
- de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het instances suivantes : - le ministre de la Fonction publique et le ministre du Budget qui le
voorleggen aan de Ministerraad; soumettent au Conseil des ministres ;
- het college van voorzitters van de federale en programmatorische - le collège des présidents des services publics fédéraux et de
overheidsdiensten ; programmation ;
- het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en - le collège des institutions publiques de sécurité sociale et leurs
hun bevoegde Ministers; Ministres compétents ;
- de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut; - les fonctionnaires dirigeants des organismes d'intérêt public ;
- de korpschef van de inspectie van Financiën. - le chef de corps de l'inspection des Finances.
Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de En fin d'exercice et au plus tard préalablement au monitoring de
monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force janvier de l'exercice suivant, une analyse du rapport
een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire middelen (KPI réalisations/moyens budgétaires (KPI 1bis) est effectuée pour toutes
1bis) voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een overschrijding les entités par la Task Force. Les entités pour lesquelles un
is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren. De Task Force dépassement a été observé devront en tous cas le documenter. La Task
zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de Ministerraad. Force fera rapport au Conseil des ministres des cas de dépassement.
8. Nieuwe maatregel van bevriezing 8. Nouvelle mesure de gel
De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après
van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou
de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des
HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui
die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas
geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. d'une gestion insuffisante du risque par le service.
9. Opheffing van omzendbrieven 9. Abrogation de circulaires
Volgende omzendbrieven worden opgeheven : Les circulaires suivantes sont abrogées :
- de omzendbrief nr. 602 van 14 april 2010 met informatie inzake de - la circulaire n° 602 du 14 avril 2010 portant sur les informations
monitoring van het personeel en de personeelskredieten, gewijzigd door relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel,
de omzendbrieven nr. 602bis van 10 december 2010, nr. 602ter van 13 modifiée par les circulaires n° 602bis du 10 décembre 2010, n° 602ter
februari 2012 en nr. 602quater van 20 juli 2012; du 13 février 2012 et n° 602quater du 20 juillet 2012;
- de omzendbrief van 18 december 2014 met maatregelen aangaande de - la circulaire du 18 décembre 2014 contenant des mesures en matière
federale personeelsmonitoring. de monitoring du personnel fédéral.
De Minister van Begroting, Le Ministre du Budget,
H. JAMAR H. JAMAR
De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique,
S. VANDEPUT S. VANDEPUT
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
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