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Meertalige weergave van Omzendbrief van 09/02/2006
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Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en bewaartermijnen. - Duitse vertaling Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation. - Traduction allemande
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR
9 FEBRUARI 2006. - Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de 9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux
archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de
bewaartermijnen. - Duitse vertaling conservation. - Traduction allemande
De hierna volgende tekst is de Duitse vertaling van de omzendbrief PLP Le texte qui suit constitue la traduction en langue allemande de la
40 van de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justitie circulaire PLP 40 du Ministre de l'Intérieur et de la Ministre de la
van 9 februari 2006 betreffende de archieven van de Lokale Politie : Justice du 9 février 2006 relative aux archives de la Police locale :
archiefselectielijst en bewaartermijnen (Belgisch Staatsblad van 7 tableaux de tri et délais de conservation (Moniteur belge du 7 avril
april 2006), opgemaakt door de Centrale dienst voor Duitse vertaling 2006), établie par le Service central de traduction allemande auprès
bij het Adjunct-arrondissementscommissariaat in Malmedy. du Commissariat d'arrondissement adjoint à Malmedy.
FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST INNERES UND FÖDERALER ÖFFENTLICHER FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST INNERES UND FÖDERALER ÖFFENTLICHER
DIENST JUSTIZ DIENST JUSTIZ
9. FEBRUAR 2006 - Ministerielles Rundschreiben PLP 40 über das Archiv 9. FEBRUAR 2006 - Ministerielles Rundschreiben PLP 40 über das Archiv
der Lokalen Polizei: Aussonderungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen der Lokalen Polizei: Aussonderungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen
An die Herren Provinzgouverneure An die Herren Provinzgouverneure
An die Frau Gouverneurin des Verwaltungsbezirks Brüssel-Hauptstadt An die Frau Gouverneurin des Verwaltungsbezirks Brüssel-Hauptstadt
An die Frauen und Herren Bürgermeister An die Frauen und Herren Bürgermeister
Zur Information: Zur Information:
An den Herrn Generalkommissar der föderalen Polizei An den Herrn Generalkommissar der föderalen Polizei
An den Herrn Vorsitzenden des Ständigen Ausschusses für die Lokale An den Herrn Vorsitzenden des Ständigen Ausschusses für die Lokale
Polizei Polizei
An den Herrn Generaldirektor der Generaldirektion Sicherheits- und An den Herrn Generaldirektor der Generaldirektion Sicherheits- und
Vorbeugungspolitik Vorbeugungspolitik
An die Frauen und Herren Bezirkskommissare An die Frauen und Herren Bezirkskommissare
1. Einleitung 1. Einleitung
Die Veröffentlichung von Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van Die Veröffentlichung von Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van
Gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea Gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea
Archivistica Studia 7), Brüssel, Allgemeines Staatsarchiv, 1990, und Archivistica Studia 7), Brüssel, Allgemeines Staatsarchiv, 1990, und
insbesondere Kapitel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige insbesondere Kapitel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige
Ordehandhaving' [Öffentliche Sicherheit und innere Ordnung] (S. Ordehandhaving' [Öffentliche Sicherheit und innere Ordnung] (S.
20-32), wie sie vom damaligen Generalarchivar E. Persoons genehmigt 20-32), wie sie vom damaligen Generalarchivar E. Persoons genehmigt
und dann an die Gemeindeverwaltungen verteilt wurde, muss dringend und dann an die Gemeindeverwaltungen verteilt wurde, muss dringend
überarbeitet werden. überarbeitet werden.
Erstens sind die damals festgelegten Aufbewahrungsfristen nicht mehr Erstens sind die damals festgelegten Aufbewahrungsfristen nicht mehr
realistisch. Zweitens sind die Richtlinien von 1990 in einigen Punkten realistisch. Zweitens sind die Richtlinien von 1990 in einigen Punkten
unvollständig und ist die benutzte Terminologie nicht deutlich genug unvollständig und ist die benutzte Terminologie nicht deutlich genug
und folglich schwer anzuwenden. Korpschefs, Polizeikommissare und und folglich schwer anzuwenden. Korpschefs, Polizeikommissare und
Archivverantwortliche haben sich wiederholt darüber beklagt, dass Archivverantwortliche haben sich wiederholt darüber beklagt, dass
verschiedene Archivgutkategorien nicht in den Richtlinien verschiedene Archivgutkategorien nicht in den Richtlinien
berücksichtigt sind, dass die Richtlinien nicht mehr der Form und berücksichtigt sind, dass die Richtlinien nicht mehr der Form und
Struktur des heutigen Archivguts entsprechen (s. Kopplung früherer Struktur des heutigen Archivguts entsprechen (s. Kopplung früherer
Papierakten mit den verschiedenen Datenbanken), dass die anzuwendenden Papierakten mit den verschiedenen Datenbanken), dass die anzuwendenden
Aussonderungskriterien (insbesondere für Dokumente, die nach Aussonderungskriterien (insbesondere für Dokumente, die nach
Verstreichen der administrativen Aufbewahrungsfrist einer zusätzlichen Verstreichen der administrativen Aufbewahrungsfrist einer zusätzlichen
Aussonderung unterzogen werden müssen) gar nicht oder ungenügend in Aussonderung unterzogen werden müssen) gar nicht oder ungenügend in
der Liste enthalten sind, dass der Beginn der Aufbewahrungs- und der Liste enthalten sind, dass der Beginn der Aufbewahrungs- und
Vernichtungsfristen nicht immer deutlich in diesen Richtlinien Vernichtungsfristen nicht immer deutlich in diesen Richtlinien
bestimmt ist usw. Die Polizeireform (2001) hat nicht nur auf bestimmt ist usw. Die Polizeireform (2001) hat nicht nur auf
administrativ-organisatorischer Ebene zu Veränderungen geführt. administrativ-organisatorischer Ebene zu Veränderungen geführt.
Seither sind viele Arbeitsabläufe automatisiert worden (s. die Seither sind viele Arbeitsabläufe automatisiert worden (s. die
Einführung des ISLP, die digitale Aufbewahrung von Daten im IKB usw.) Einführung des ISLP, die digitale Aufbewahrung von Daten im IKB usw.)
oder sie erfordern schnellere Bearbeitungsverfahren, wie zum Beispiel oder sie erfordern schnellere Bearbeitungsverfahren, wie zum Beispiel
die autonome polizeiliche Bearbeitung oder die kommunalen die autonome polizeiliche Bearbeitung oder die kommunalen
Verwaltungssanktionen. Dies alles hat eine Überarbeitung dieser Verwaltungssanktionen. Dies alles hat eine Überarbeitung dieser
Richtlinien im Jahre 2005 erforderlich gemacht. Richtlinien im Jahre 2005 erforderlich gemacht.
Diese neuen Richtlinien werden allen Polizeizonen zur Verfügung Diese neuen Richtlinien werden allen Polizeizonen zur Verfügung
gestellt, nicht nur in gedruckter Form, sondern auch auf der Webseite gestellt, nicht nur in gedruckter Form, sondern auch auf der Webseite
der Direktion der Beziehungen mit der Lokalen Polizei (CGL). der Direktion der Beziehungen mit der Lokalen Polizei (CGL).
Damit auch der Bürger von den Regeln für die langfristige Aufbewahrung Damit auch der Bürger von den Regeln für die langfristige Aufbewahrung
und Zurverfügungstellung der Informationen Kenntnis nehmen kann, und Zurverfügungstellung der Informationen Kenntnis nehmen kann,
werden diese Richtlinien nach ausländischem Vorbild auf der Webseite werden diese Richtlinien nach ausländischem Vorbild auf der Webseite
der CGL und der Webseite des Allgemeinen Staatsarchivs abrufbar sein. der CGL und der Webseite des Allgemeinen Staatsarchivs abrufbar sein.
II. Ziele II. Ziele
Mit diesen neuen Richtlinien wird den Korpschefs und/oder ihren Mit diesen neuen Richtlinien wird den Korpschefs und/oder ihren
Archivverantwortlichen ein Instrument gegeben, das es ihnen Archivverantwortlichen ein Instrument gegeben, das es ihnen
ermöglichen soll, Dokumente, die für den Arbeitsablauf oder für die ermöglichen soll, Dokumente, die für den Arbeitsablauf oder für die
polizeiliche Untersuchung keinen Nutzen mehr haben, schneller und polizeiliche Untersuchung keinen Nutzen mehr haben, schneller und
innerhalb vernünftiger Fristen zu vernichten. innerhalb vernünftiger Fristen zu vernichten.
Wir hoffen, mit der Einführung der neuen Aussonderungsrichtlinien und Wir hoffen, mit der Einführung der neuen Aussonderungsrichtlinien und
mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen vor allem die Archivmengen mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen vor allem die Archivmengen
in den lokalen Polizeizonen zu verringern und ganz allgemein zur in den lokalen Polizeizonen zu verringern und ganz allgemein zur
Verbesserung der Verwaltung des Archivs in den lokalen Polizeidiensten Verbesserung der Verwaltung des Archivs in den lokalen Polizeidiensten
beizutragen. beizutragen.
III. Aussonderungsrichtlinien III. Aussonderungsrichtlinien
Aussonderungsrichtlinien sind systematische Auflistungen aller Aussonderungsrichtlinien sind systematische Auflistungen aller
Archivgutkategorien, unabhängig von Form, Inhalt oder Struktur des Archivgutkategorien, unabhängig von Form, Inhalt oder Struktur des
Archivguts, das eine Einrichtung oder Organisation gebildet oder Archivguts, das eine Einrichtung oder Organisation gebildet oder
erhalten hat. Darin sind erstens seine endgültige Bestimmung (« erhalten hat. Darin sind erstens seine endgültige Bestimmung («
aufzubewahren » (eventuell nach einer zusätzlichen Aussonderung) oder aufzubewahren » (eventuell nach einer zusätzlichen Aussonderung) oder
« zu vernichten ») und zweitens die administrative « zu vernichten ») und zweitens die administrative
Mindestaufbewahrungsfrist vermerkt. In diesen Richtlinien steht vor Mindestaufbewahrungsfrist vermerkt. In diesen Richtlinien steht vor
jeder Kategorie ein Kode, der zusammengesetzt ist aus der Abkürzung jeder Kategorie ein Kode, der zusammengesetzt ist aus der Abkürzung
der Einrichtung, die das Archivgut gebildet hat, und einer laufenden der Einrichtung, die das Archivgut gebildet hat, und einer laufenden
Nummer, die aus drei Zahlen besteht, z.B. LP068, LP103, ..., wobei LP Nummer, die aus drei Zahlen besteht, z.B. LP068, LP103, ..., wobei LP
für 'Lokale Polizei' steht. für 'Lokale Polizei' steht.
Die in den Richtlinien erwähnten Aufbewahrungsfristen sind Die in den Richtlinien erwähnten Aufbewahrungsfristen sind
Mindestaufbewahrungsfristen. Dies ermöglicht dem Korpschef oder dem Mindestaufbewahrungsfristen. Dies ermöglicht dem Korpschef oder dem
Archivverantwortlichen, das Archivgut nach Ablauf der anwendbaren Archivverantwortlichen, das Archivgut nach Ablauf der anwendbaren
Fristen der in den Richtlinien vorgesehenen Endbestimmung zuzuführen. Fristen der in den Richtlinien vorgesehenen Endbestimmung zuzuführen.
Sollte er, aus welchem Grund auch immer, längere Aufbewahrungsfristen Sollte er, aus welchem Grund auch immer, längere Aufbewahrungsfristen
anwenden möchten, muss er berücksichtigen, dass erhöhte Kosten für die anwenden möchten, muss er berücksichtigen, dass erhöhte Kosten für die
Aufbewahrung des Archivguts (Kosten für die Einrichtung von Aufbewahrung des Archivguts (Kosten für die Einrichtung von
Archivräumen, Kosten für den Standortwechsel grosser Archivbestände Archivräumen, Kosten für den Standortwechsel grosser Archivbestände
usw.) gut zu begründen sind. Wichtige Investitionen in Gebäuden und usw.) gut zu begründen sind. Wichtige Investitionen in Gebäuden und
materieller Ausrüstung werden erst dann stattfinden, wenn der materieller Ausrüstung werden erst dann stattfinden, wenn der
Korpschef beziehungsweise Archivverantwortliche aufzeigen kann, dass Korpschef beziehungsweise Archivverantwortliche aufzeigen kann, dass
er alle erforderlichen Massnahmen getroffen hat, um das Volumen des er alle erforderlichen Massnahmen getroffen hat, um das Volumen des
Archivguts unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Archivguts unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen
Vorschriften und Richtlinien möglichst gering zu halten. Vorschriften und Richtlinien möglichst gering zu halten.
Die Festlegung der Fristen erfolgte unter Berücksichtigung der Die Festlegung der Fristen erfolgte unter Berücksichtigung der
Erfahrungen verschiedener lokaler Polizeizonen, der Stellungnahme des Erfahrungen verschiedener lokaler Polizeizonen, der Stellungnahme des
Ständigen Ausschusses für die Lokale Polizei und der Stellungnahme des Ständigen Ausschusses für die Lokale Polizei und der Stellungnahme des
Kollegiums der Generalprokuratoren. Beide Instanzen haben die Kollegiums der Generalprokuratoren. Beide Instanzen haben die
Bestimmungen der Aussonderungsrichtlinien gebilligt. Bestimmungen der Aussonderungsrichtlinien gebilligt.
Diese Richtlinien sind in enger Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen Diese Richtlinien sind in enger Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen
Staatsarchiv und dem Staatsarchiv in den Provinzen sowie mit einigen Staatsarchiv und dem Staatsarchiv in den Provinzen sowie mit einigen
Gemeindearchiven und Vertretern verschiedener Polizeizonen erstellt Gemeindearchiven und Vertretern verschiedener Polizeizonen erstellt
worden. Im Rahmen der Ausführung des Archivgesetzes überwacht das worden. Im Rahmen der Ausführung des Archivgesetzes überwacht das
Staatsarchiv die Vernichtung der Dokumente, die von der lokalen Staatsarchiv die Vernichtung der Dokumente, die von der lokalen
Polizei aufbewahrt werden. Polizei aufbewahrt werden.
Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « aufzubewahren » Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « aufzubewahren »
erwähnt ist, sollte hinsichtlich der materiellen Pflege, der Anordnung erwähnt ist, sollte hinsichtlich der materiellen Pflege, der Anordnung
und der Zugänglichkeit bevorzugt behandelt werden. Wenn es für den und der Zugänglichkeit bevorzugt behandelt werden. Wenn es für den
betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach Ablauf betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach Ablauf
der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), kann es der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), kann es
beim Staatsarchiv hinterlegt werden (Archivgesetz vom 24. Juni 1955 beim Staatsarchiv hinterlegt werden (Archivgesetz vom 24. Juni 1955
(Belgisches Staatsblatt vom 12. August 1955), Art. 1 Absatz 4). Alle (Belgisches Staatsblatt vom 12. August 1955), Art. 1 Absatz 4). Alle
von der Polizeizone erzeugten Dokumente, die älter als 100 Jahre sind, von der Polizeizone erzeugten Dokumente, die älter als 100 Jahre sind,
müssen dem Staatsarchiv übergeben werden (Archivgesetz, Art. 1 Absatz müssen dem Staatsarchiv übergeben werden (Archivgesetz, Art. 1 Absatz
1), insofern sie zu den permanenten Dokumenten gehören, die für eine 1), insofern sie zu den permanenten Dokumenten gehören, die für eine
Aufbewahrung in Frage kommen (s. die Aussonderungsrichtlinien in den Aufbewahrung in Frage kommen (s. die Aussonderungsrichtlinien in den
Anlagen). Anlagen).
Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « zu vernichten » Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « zu vernichten »
erwähnt ist, erfordert keine Vorzugsbehandlung hinsichtlich der erwähnt ist, erfordert keine Vorzugsbehandlung hinsichtlich der
materiellen Pflege, der Anordnung und der Zugänglichkeit. Wenn es für materiellen Pflege, der Anordnung und der Zugänglichkeit. Wenn es für
den betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach den betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach
Ablauf der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), Ablauf der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist),
sollte es so bald wie möglich vernichtet werden. Die Vernichtung des sollte es so bald wie möglich vernichtet werden. Die Vernichtung des
Archivguts erfolgt durch oder mit Hilfe der Domänenverwaltung des Archivguts erfolgt durch oder mit Hilfe der Domänenverwaltung des
Finanzministeriums. Finanzministeriums.
Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « auszusondern » Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « auszusondern »
erwähnt ist, kann erst nach Ablauf der in den Richtlinien vermerkten erwähnt ist, kann erst nach Ablauf der in den Richtlinien vermerkten
Mindestaufbewahrungsfrist einer weiteren Aussonderung unterworfen Mindestaufbewahrungsfrist einer weiteren Aussonderung unterworfen
werden. werden.
Muss das Archivgut einer weiteren Aussonderung unterworfen werden, Muss das Archivgut einer weiteren Aussonderung unterworfen werden,
dann sind in den Aussonderungsrichtlinien auch die anzuwendenden dann sind in den Aussonderungsrichtlinien auch die anzuwendenden
Aussonderungskriterien erwähnt. Unter bestimmten Umständen ist und Aussonderungskriterien erwähnt. Unter bestimmten Umständen ist und
bleibt die Stellungnahme des lokalen Staatsarchivars erforderlich. bleibt die Stellungnahme des lokalen Staatsarchivars erforderlich.
Dies ist zum Beispiel der Fall für Serien von Dokumenten, deren Dies ist zum Beispiel der Fall für Serien von Dokumenten, deren
Archivierung je nach Polizeizone stark verschieden sein kann, oder für Archivierung je nach Polizeizone stark verschieden sein kann, oder für
Dokumente, die von anderen Polizeidiensten stammen. In diesem Fall ist Dokumente, die von anderen Polizeidiensten stammen. In diesem Fall ist
mit dem zuständigen Archivar Kontakt aufzunehmen. Die Adressen der mit dem zuständigen Archivar Kontakt aufzunehmen. Die Adressen der
verschiedenen Hinterlegungsstellen des Staatsarchivs sind unter der verschiedenen Hinterlegungsstellen des Staatsarchivs sind unter der
Internetadresse www.arch.be einsehbar: Internetadresse www.arch.be einsehbar:
- für die lokale Polizei der Region Brüssel-Hauptstadt: Staatsarchiv - für die lokale Polizei der Region Brüssel-Hauptstadt: Staatsarchiv
in Brüssel, in Brüssel,
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Nivelles: vorläufig - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Nivelles: vorläufig
Allgemeines Staatsarchiv in Brüssel, Allgemeines Staatsarchiv in Brüssel,
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Hasselt und Tongern: - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Hasselt und Tongern:
Staatsarchiv in Hasselt, Staatsarchiv in Hasselt,
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke der flämischen Provinzen, - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke der flämischen Provinzen,
mit Ausnahme der Bezirke Hasselt und Tongern: Staatsarchiv in Beveren, mit Ausnahme der Bezirke Hasselt und Tongern: Staatsarchiv in Beveren,
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Namur und Dinant: - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Namur und Dinant:
Staatsarchiv in Namur, Staatsarchiv in Namur,
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Mons und Charleroi: - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Mons und Charleroi:
Staatsarchiv in Mons, Staatsarchiv in Mons,
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Tournai: Staatsarchiv in - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Tournai: Staatsarchiv in
Tournai, Tournai,
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Lüttich, Huy und - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Lüttich, Huy und
Verviers: Staatsarchiv in Lüttich, Verviers: Staatsarchiv in Lüttich,
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Eupen: Staatsarchiv in - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Eupen: Staatsarchiv in
Eupen, Eupen,
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Arlon und Neufchâteau: - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Arlon und Neufchâteau:
Staatsarchiv in Arlon, Staatsarchiv in Arlon,
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Marche-en-Famenne: - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Marche-en-Famenne:
Staatsarchiv in Saint-Hubert. Staatsarchiv in Saint-Hubert.
Die Lebensdauer des Archivguts ist abhängig von den mit seiner Die Lebensdauer des Archivguts ist abhängig von den mit seiner
Entstehung, Bearbeitung, Lagerung und Aufbewahrung verbundenen Entstehung, Bearbeitung, Lagerung und Aufbewahrung verbundenen
Interessen. Bestimmte Informationen sind nur vorübergehend von Interessen. Bestimmte Informationen sind nur vorübergehend von
Interesse, andere Informationen sind für das Überdauern und die Interesse, andere Informationen sind für das Überdauern und die
Organisation der Verfahrensweisen von grundlegender Bedeutung oder Organisation der Verfahrensweisen von grundlegender Bedeutung oder
haben neben ihrer Beweiskraft einen historischen Wert. Bei der haben neben ihrer Beweiskraft einen historischen Wert. Bei der
Bestimmung der Mindestaufbewahrungsfristen wurde Rechnung getragen mit Bestimmung der Mindestaufbewahrungsfristen wurde Rechnung getragen mit
der Bedeutung, die Dokumente für die Verfahrensweisen bei der lokalen der Bedeutung, die Dokumente für die Verfahrensweisen bei der lokalen
Polizei (u.a. Bereiche 'Personal' und 'Finanzielle und materielle Polizei (u.a. Bereiche 'Personal' und 'Finanzielle und materielle
Verwaltung') haben, mit dem rechtlichen Wert der Dokumente im Rahmen Verwaltung') haben, mit dem rechtlichen Wert der Dokumente im Rahmen
der polizeilichen Untersuchung, den Richtlinien des zuständigen der polizeilichen Untersuchung, den Richtlinien des zuständigen
Prokurators sowie mit den Rechten des recht- und beweissuchenden Prokurators sowie mit den Rechten des recht- und beweissuchenden
Bürgers. Bürgers.
Die Aufbewahrungsfristen in Bezug auf verwandte Dokumente (z.B. Die Aufbewahrungsfristen in Bezug auf verwandte Dokumente (z.B.
Personalakten oder Akten über verwaltungspolizeiliche Aufträge) wurden Personalakten oder Akten über verwaltungspolizeiliche Aufträge) wurden
so weit wie möglich vereinheitlicht. Die Unterschiede in den Fristen, so weit wie möglich vereinheitlicht. Die Unterschiede in den Fristen,
die manchmal in den Listen der « verwandten Einrichtungen » die manchmal in den Listen der « verwandten Einrichtungen »
festgestellt werden können, lassen sich durch bestimmte abweichende festgestellt werden können, lassen sich durch bestimmte abweichende
Verwaltungstraditionen und durch das Volumen der Archivbildung in den Verwaltungstraditionen und durch das Volumen der Archivbildung in den
jeweiligen Diensten erklären. jeweiligen Diensten erklären.
Die in den Richtlinien erwähnten Aussonderungskriterien und Die in den Richtlinien erwähnten Aussonderungskriterien und
Aufbewahrungsfristen beziehen sich auf jedes Archivgut, unabhängig von Aufbewahrungsfristen beziehen sich auf jedes Archivgut, unabhängig von
Form, Inhalt oder Struktur. Einige Register sind im Laufe der Form, Inhalt oder Struktur. Einige Register sind im Laufe der
vergangenen Jahrzehnte nicht mehr benutzt worden. Sie wurden durch vergangenen Jahrzehnte nicht mehr benutzt worden. Sie wurden durch
manuelle Karteisysteme oder später durch elektronische Dateisysteme manuelle Karteisysteme oder später durch elektronische Dateisysteme
(automatisierte Datenbanken) ersetzt. Zudem wurden die Informationen (automatisierte Datenbanken) ersetzt. Zudem wurden die Informationen
manchmal auf anderen Trägern als Papier gespeichert. Dieser Tatsache manchmal auf anderen Trägern als Papier gespeichert. Dieser Tatsache
wurde bei der Erstellung dieser Richtlinien im Rahmen des Möglichen wurde bei der Erstellung dieser Richtlinien im Rahmen des Möglichen
Rechnung getragen. Rechnung getragen.
IV. Fortschreibung der Aussonderungsrichtlinien IV. Fortschreibung der Aussonderungsrichtlinien
Reformen auf verfahrensrechtlicher, organisatorischer oder technischer Reformen auf verfahrensrechtlicher, organisatorischer oder technischer
Ebene liessen bei den Polizeidiensten neue Informationsflüsse Ebene liessen bei den Polizeidiensten neue Informationsflüsse
entstehen und haben sich stark auf die Informationsverwaltung und die entstehen und haben sich stark auf die Informationsverwaltung und die
Archivbildung ausgewirkt. Bei jeder organisatorischen Reform oder Archivbildung ausgewirkt. Bei jeder organisatorischen Reform oder
jeder Änderung administrativer und gerichtlicher Verfahren sollten die jeder Änderung administrativer und gerichtlicher Verfahren sollten die
Folgen für die Informationsverwaltung (Entstehung, Verarbeitung und Folgen für die Informationsverwaltung (Entstehung, Verarbeitung und
Lagerung) berücksichtigt werden. Lagerung) berücksichtigt werden.
Die Aussonderungsrichtlinien werden daher alle fünf Jahre Die Aussonderungsrichtlinien werden daher alle fünf Jahre
überarbeitet. überarbeitet.
Die konkrete Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien wird von einer Die konkrete Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien wird von einer
Arbeitsgruppe Polizeiarchiv vorbereitet, deren Zusammensetzung und Arbeitsgruppe Polizeiarchiv vorbereitet, deren Zusammensetzung und
Aufgaben im Laufe des Jahres 2006 bestimmt werden. Aufgaben im Laufe des Jahres 2006 bestimmt werden.
Auf der Grundlage der dem Staatsarchiv oder der CGL zugestellten Auf der Grundlage der dem Staatsarchiv oder der CGL zugestellten
Vorschläge der Zonen wird geprüft, für welche Aspekte der Vorschläge der Zonen wird geprüft, für welche Aspekte der
Informations- und Archivverwaltung dringende Massnahmen wünschenswert Informations- und Archivverwaltung dringende Massnahmen wünschenswert
sind (beispielsweise dringende Anpassung der Aussonderungsrichtlinien) sind (beispielsweise dringende Anpassung der Aussonderungsrichtlinien)
und für welche Angelegenheiten nicht so dringend eingeschritten werden und für welche Angelegenheiten nicht so dringend eingeschritten werden
muss. Letztere Angelegenheiten werden auf die Tagesordnung der muss. Letztere Angelegenheiten werden auf die Tagesordnung der
Versammlung gesetzt, bei der man sich mit der fünfjährlichen Versammlung gesetzt, bei der man sich mit der fünfjährlichen
Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien befassen wird. Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien befassen wird.
In Bezug auf die Aussonderung des elektronischen Archivguts stellt In Bezug auf die Aussonderung des elektronischen Archivguts stellt
sich eine besondere Schwierigkeit. Elektronisches Archivgut unterliegt sich eine besondere Schwierigkeit. Elektronisches Archivgut unterliegt
wie Archivgut aus Papier dem Archivgesetz. Wie für Papierdokumente ist wie Archivgut aus Papier dem Archivgesetz. Wie für Papierdokumente ist
es wichtig, dass man festlegen kann, welche digitalen Dokumente zu es wichtig, dass man festlegen kann, welche digitalen Dokumente zu
einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden können (und welche einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden können (und welche
(Aufbewahrungs-)Fristen verantwortbar sind) und welche Dokumente zu (Aufbewahrungs-)Fristen verantwortbar sind) und welche Dokumente zu
einem bestimmten Zeitpunkt dem Staatsarchiv übergeben werden müssen. einem bestimmten Zeitpunkt dem Staatsarchiv übergeben werden müssen.
Wenn digitales Archivgut übergeben werden muss oder erst nach zehn Wenn digitales Archivgut übergeben werden muss oder erst nach zehn
Jahren vernichtet werden darf (zum Beispiel bei Buchführungsdaten), Jahren vernichtet werden darf (zum Beispiel bei Buchführungsdaten),
dann sind die Anforderungen an ihre Lebensdauer viel höher, als wenn dann sind die Anforderungen an ihre Lebensdauer viel höher, als wenn
es bereits nach einem oder zwei Monaten entfernt werden kann. In den es bereits nach einem oder zwei Monaten entfernt werden kann. In den
künftigen Aussonderungsrichtlinien muss die Verwaltung des digitalen künftigen Aussonderungsrichtlinien muss die Verwaltung des digitalen
Archivguts mehr berücksichtigt werden. Archivguts mehr berücksichtigt werden.
V. Anwendung der Richtlinien V. Anwendung der Richtlinien
Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen sind mit der Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen sind mit der
Anwendung dieser Richtlinien beauftragt. Anwendung dieser Richtlinien beauftragt.
Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen, die aufgrund der Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen, die aufgrund der
geltenden Richtlinien Archivgut vernichten möchten, müssen vorher eine geltenden Richtlinien Archivgut vernichten möchten, müssen vorher eine
schriftliche Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters schriftliche Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters
erhalten. erhalten.
Falls in den Aussonderungsrichtlinien bei einer Archivgutkategorie der Falls in den Aussonderungsrichtlinien bei einer Archivgutkategorie der
Vermerk « zu vernichten » steht und falls die administrative Vermerk « zu vernichten » steht und falls die administrative
Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann die betreffende lokale Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann die betreffende lokale
Polizeizone erst nach vorheriger schriftlicher Benachrichtigung des Polizeizone erst nach vorheriger schriftlicher Benachrichtigung des
Staatsarchivs und der zuständigen Staatsanwaltschaft (mit Angabe der Staatsarchivs und der zuständigen Staatsanwaltschaft (mit Angabe der
Art der Dokumente und der äussersten Aufbewahrungstermine, die für Art der Dokumente und der äussersten Aufbewahrungstermine, die für
jede Zone anders sein können) die tatsächliche Vernichtung vornehmen. jede Zone anders sein können) die tatsächliche Vernichtung vornehmen.
Dieser Bericht muss den vorerwähnten Instanzen mindestens dreissig Dieser Bericht muss den vorerwähnten Instanzen mindestens dreissig
Werktage vor der tatsächlichen Vernichtung der Dokumente übermittelt Werktage vor der tatsächlichen Vernichtung der Dokumente übermittelt
werden. Wenn das Staatsarchiv und die zuständige Staatsanwaltschaft werden. Wenn das Staatsarchiv und die zuständige Staatsanwaltschaft
nicht binnen zehn Werktagen auf die Notifizierung eingehen, wird von nicht binnen zehn Werktagen auf die Notifizierung eingehen, wird von
einer stillschweigenden Zustimmung zu der Vernichtung ausgegangen. Für einer stillschweigenden Zustimmung zu der Vernichtung ausgegangen. Für
die Vernichtung von Dokumenten, die nicht in den die Vernichtung von Dokumenten, die nicht in den
Aussonderungsrichtlinien erwähnt sind, ist immer eine schriftliche Aussonderungsrichtlinien erwähnt sind, ist immer eine schriftliche
Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters erforderlich. Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters erforderlich.
Die Anwendung dieser Aussonderungsrichtlinien beginnt am 1. Februar Die Anwendung dieser Aussonderungsrichtlinien beginnt am 1. Februar
2006. 2006.
Schliesslich möchten wir durch die Unterzeichnung des vorliegenden Schliesslich möchten wir durch die Unterzeichnung des vorliegenden
Rundschreibens unterstreichen, wie wichtig ein gut verwaltetes Rundschreibens unterstreichen, wie wichtig ein gut verwaltetes
historisches Erbe der lokalen Polizei ist. Mit diesem Rundschreiben historisches Erbe der lokalen Polizei ist. Mit diesem Rundschreiben
werden ebenfalls die Modalitäten der Archivierung der Polizeidokumente werden ebenfalls die Modalitäten der Archivierung der Polizeidokumente
aus Papier geregelt. (Richtlinien in Bezug auf andere Träger werden aus Papier geregelt. (Richtlinien in Bezug auf andere Träger werden
später folgen.) Deshalb drängen wir auch darauf, dass die lokale später folgen.) Deshalb drängen wir auch darauf, dass die lokale
Polizei gemeinsam mit dem für diese Materie zuständigen Staatsarchiv Polizei gemeinsam mit dem für diese Materie zuständigen Staatsarchiv
die diesbezüglich erforderlichen Initiativen ergreift. Das Allgemeine die diesbezüglich erforderlichen Initiativen ergreift. Das Allgemeine
Staatsarchiv, unter der Leitung des Generalarchivars, Herrn Karel Staatsarchiv, unter der Leitung des Generalarchivars, Herrn Karel
VELLE, steht Ihnen hierfür zur Verfügung. VELLE, steht Ihnen hierfür zur Verfügung.
Brüssel, den 9. Februar 2006 Brüssel, den 9. Februar 2006
Der Vizepremierminister und Minister des Innern Der Vizepremierminister und Minister des Innern
P. DEWAEL P. DEWAEL
Die Vizepremierministerin und Ministerin der Justiz Die Vizepremierministerin und Ministerin der Justiz
Frau L. ONKELINX Frau L. ONKELINX
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