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Meertalige weergave van Ministerieel Besluit van 18/12/2013
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Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in de adoptiediensten voor interlandelijke adoptie Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption pour l'adoption internationale
VLAAMSE OVERHEID AUTORITE FLAMANDE
Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Bien-Etre, Santé publique et Famille
18 DECEMBER 2013. - Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg 18 DECEMBRE 2013. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la
in de adoptiediensten voor interlandelijke adoptie qualité dans les services d'adoption pour l'adoption internationale
De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la
Gelet op het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van Famille, Vu le décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de
de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, artikel 6, § 1, artikel 7, § soins de santé et d'aide sociale, article 6, § 1er, article 7, § 1er,
1, artikel 11 en 14; articles 11 et 14 ;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 22 maart 2013 Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 mars 2013 relatif au droit
betreffende het inzagerecht en de bemiddeling bij interlandelijke de consultation et à la médiation en cas d'adoption internationale,
adoptie, artikel 36; article 36 ;
Gelet op het ministerieel besluit van 10 juni 2002 betreffende de Vu l'arrêté ministériel du 10 juin 2002 relatif à la gestion de la
kwaliteitszorg in de adoptiediensten die bemiddelen voor buitenlandse qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour
kinderen; l'adoption internationale ;
Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 14 Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le lundi 14 novembre
november 2011, 2011,
Besluit : Arrête :
HOOFDSTUK 1. - Kwaliteitshandboek CHAPITRE 1er. - Manuel de qualité
Afdeling 1. - Onderdelen van het kwaliteitshandboek Section 1er. - Eléments du manuel de qualité

Artikel 1.Elke adoptiedienst stelt een kwaliteitshandboek op dat

Article 1er.Chaque service d'adoption établit un manuel de qualité
bestaat uit de volgende drie onderdelen : qui se compose des trois parties suivantes :
1° kwaliteitsbeleid; 1° politique de qualité ;
2° kwaliteitsmanagementsysteem; 2° système de gestion de la qualité ;
3° zelfevaluatie. 3° auto-évaluation.
Afdeling 2. - Kwaliteitsbeleid Section 2. - Politique de qualité

Art. 2.Het onderdeel kwaliteitsbeleid, vermeld in artikel 1, 1°,

Art. 2.La partie politique de qualité visée à l'article 1er, 1°,
bevat de verklaring van het management over de missie, de visie en de contient une déclaration de gestion sur la mission, la vision et les
doelstellingen en strategieën met betrekking tot de dienstverlening objectifs et stratégies concernant les services qui consistent à
die bestaat uit informeren, bemiddelen en de eerste nazorg verstrekken fournir des informations, assurer la médiation et le premier suivi
als vermeld in artikel 15 van het decreet van de Vlaamse Regering van post-adoptif, telle que décrite à l'article 15 du décret du
20 januari 2012 houdende regeling van de interlandelijke adoptie van Gouvernement flamand du 20 janvier 2012 réglant l'adoption
kinderen. internationale d'enfants.
Afdeling 3. - Kwaliteitsmanagementsysteem Section 3. - Système de gestion de la qualité

Art. 3.Het onderdeel kwaliteitsmanagementsysteem, vermeld in artikel

Art. 3.La partie système de gestion de la qualité visée à l'article 1er,
1, 2°, behandelt de organisatorische structuur, de bevoegdheden, de verantwoordelijkheden, en de procedures en processen om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten en om het dienstverleningsproces te beheersen.

Art. 4.Elke adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten. Daarvoor beschrijft de adoptiedienst ten minste : 1° hoe de dienst zijn personele middelen inzet. Dat wordt ten minste geconcretiseerd in de manier waarop de adoptiedienst zijn teamleden en medewerkers evalueert en ondersteunt; 2° het systeem waarbij de documenten die relevant zijn voor de

 2°, traite de la structure organisationnelle, des compétences, des responsabilités et des procédures et processus visant une utilisation efficace et qualitative des moyens et la maîtrise des processus des services.

Art. 4.Chaque service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour assurer une utilisation efficace et qualitative des moyens. A cet effet, le service d'adoption décrit au moins les données suivantes : 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise au moins dans la façon dont le service d'adoption évalue et soutient ses membres ; 2° le système suivant lequel les documents pertinents pour le
werking, op een overzichtelijke wijze worden beheerd. Daarvoor zal de fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée. Pour ce faire, le
adoptiedienst : service d'adoption :
a) de bepalingen vastleggen volgens welke persoonsgebonden documenten a) fixe les conditions selon lesquelles des documents personnels sont
worden bijgehouden in overeenstemming met de geldende wetgeving over gérés conformément à la législation en vigueur en matière de secret
beroepsgeheim en privacy; professionnel et de confidentialité ;
b) beschrijven hoe de documenten die uitgegeven worden door b) décrit la manière dont les documents émis par des instances
instanties, extern aan de voorziening, en die van rechtstreeks belang externes à la structure, et qui sont d'importance directe pour le
zijn voor het functioneren van de adoptiedienst, in een overzichtelijk fonctionnement du service d'adoption, sont réunis dans un système bien
te raadplegen systeem bewaard worden; ordonné facile à consulter ;
c) beschrijven hoe de gebruikte standaarddocumenten bewaard worden. c) décrit la manière dont les documents standard utilisés sont
Het doel waarvoor de documenten gebruikt worden, is daarbij duidelijk conservés. Le but pour lequel les documents sont utilisés est, en
aangegeven. outre, clairement indiqué.

Art. 5.Elke adoptiedienst beschrijft :

Art. 5.Chaque service d'adoption décrit comment :
1° hoe de gebruikers geïnformeerd worden over het beleid en de 1° les usagers sont informés sur la politique et le fonctionnement
algemene werking van de voorziening; général de la structure ;
2° hoe de gebruikers worden onthaald; 2° les usagers sont accueillis ;
3° hoe afspraken gemaakt worden met de gebruikers over de 3° des accords sont conclus avec les usagers sur les services et
dienstverlening en hoe gemaakte afspraken tijdens de dienstverlening comment d'éventuelles modifications peuvent être apportées au cours
worden opgevolgd; des services ;
4° hoe de individuele gebruikersdossiers worden opgevolgd; 4° les dossiers d'usager individuels sont suivis ;
5° hoe de afronding van de dienstverlening wordt geregeld in overleg 5° la finalisation des services est réglée en accord avec l'usager et
met de gebruiker en hoe een eventuele doorverwijzing of overgang naar comment le suivi d'un éventuel renvoi ou un passage à une autre forme
een andere hulp- of dienstverleningsvorm verloopt, als die de services est assuré, si nécessaire ;
noodzakelijk blijkt;
6° hoe de klachtenprocedure aan de gebruiker bekendgemaakt wordt; 6° la procédure de plainte est notifiée à l'usager ;
7° hoe aan preventie van grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers wordt gedaan, hoe dat grensoverschrijdende gedrag gedetecteerd wordt en hoe er gepast op gereageerd wordt, met inbegrip van de registratie door de voorziening en de melding aan Kind en Gezin; 8° hoe de voorziening zorgt voor een verstaanbare communicatie tussen haar medewerkers en de gebruikers aan wie ze zorg en hulp verleent. De voorziening verduidelijkt welke ondersteuning en stimulansen geboden worden aan anderstalige medewerkers die zorg en hulp verlenen aan Nederlandstalige gebruikers, bij het verwerven van de kennis van het Nederlands. 7° la prévention d'un comportement illicite à l'égard des usagers est organisée, comment ce comportement illicite est détecté et décrit la manière appropriée d'y réagir, y compris l'enregistrement par la structure et la notification à Kind en Gezin ; 8° la structure assure une communication compréhensible entre ses collaborateurs et les usagers à qui le centre fournit de l'aide et des services. La structure clarifie quel appui et quels incitants sont offerts aux collaborateurs allophones qui fournissent de l'aide et des services à des usagers néerlandophones afin qu'ils puissent acquérir la connaissance du néerlandais.
In het eerste lid, 7°, wordt verstaan onder : A l'alinéa premier, 7°, on entend par :
1° grensoverschrijdend gedrag : elk misbruik dat de fysieke of 1° comportement illicite : tout abus qui porte atteinte à l'intégrité
psychische integriteit van een cliënt schendt in de relatie physique ou psychique d'un client dans la relation client-client ou
cliënt-cliënt of voorziening-cliënt; structure-client ;
2° Kind en Gezin : het intern verzelfstandigd agentschap met 2° Kind en Gezin : l'agence autonomisée interne dotée de la
rechtspersoonlijkheid, opgericht bij het decreet van 30 april 2004 tot personnalité juridique, créée par le décret du 30 avril 2004 portant
oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité
rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin. juridique Kind en Gezin.

Art. 6.De adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden

Art. 6.Le service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour
voor het beheersen van het dienstverleningsproces. Daarvoor beschrijft contrôler les processus des services. A cet effet, le service
de adoptiedienst ten minste : d'adoption décrit au moins les données suivantes :
1° hoe bij de bemiddeling voor buitenlandse kinderen : 1° comment, dans le cadre de la médiation pour enfants étrangers :
a) de juridische en sociaal-psychologische adopteerbaarheid van het a) l'adoptabilité juridique et socio-psychologique de l'enfant est
kind wordt nagegaan; vérifiée ;
b) het kind gemotiveerd aan een bepaalde kandidaat-adoptant wordt b) l'enfant est confié de manière motivée à un candidat adoptant ;
toegewezen; c) de kandidaat-adoptant op de komst van het kind wordt voorbereid; c) le candidat adoptant est préparé à l'arrivée de l'enfant ;
d) de voortgang van de individuele adoptiedossiers begeleid wordt; d) le suivi des dossiers d'adoption individuels est assuré ;
e) een adoptiesamenwerking aangegaan wordt met buitenlandse kanalen e) une coopération en matière d'adoption est engagée avec les canaux
die goedgekeurd zijn door het Vlaams Centrum voor Adoptie; étrangers approuvés par le « Vlaams Centrum voor Adoptie » (Centre
flamand de l'Adoption) ;
f) de adoptie opgevolgd wordt op de wijze die in de voorschriften en f) le suivi de l'adoption est réalisé comme prévu par les instructions
wettelijke bepalingen van de staat van herkomst is opgenomen; et dispositions légales de l'Etat d'origine ;
g) de aankomst van het kind in België bij het Vlaams Centrum voor g) le « Vlaams Centrum voor Adoptie » est informé de l'arrivée de
Adoptie gemeld wordt; l'enfant en Belgique ;
h) in de voorbereidingsfase voor gestructureerde verkenningssessies h) des sessions d'exploration structurées sont prévues pour les
voor de kandidaat-adoptanten gezorgd wordt en op vraag van de adoptants dans la phase de préparation et, à la demande du candidat
kandidaat-adoptanten een schriftelijk verslag van die sessies aan het adoptant, un rapport écrit de ces sessions est transmis au « Vlaams
Vlaams Centrum voor Adoptie bezorgd wordt; Centrum voor Adoptie » ;
i) voorstellen voor mogelijke adoptiesamenwerking bij het Vlaams i) des propositions de coopération possible en matière d'adoption sont
Centrum voor Adoptie aangebracht worden; formulées à l'attention du « Vlaams Centrum voor Adoptie » ;
j) de adoptiewerking periodiek geëvalueerd wordt en daarover aan het j) les activités d'adoption sont évaluées périodiquement et rapportées
Vlaams Centrum voor Adoptie gerapporteerd wordt; au « Vlaams Centrum voor Adoptie ».
2° hoe gedurende de informatiesessie en in samenspraak met het 2° comment, au cours de la session d'information et en concertation
Steunpunt Adoptie de kandidaat-adoptanten geïnformeerd worden over de avec le « Steunpunt Adoptie » (Point d'appui à l'Adoption), les
herkomstlanden waarmee een lopende adoptiesamenwerking bestaat; candidats adoptants sont informés sur les pays d'origine avec lesquels
il existe une coopération d'adoption en cours ;
3° hoe binnen het verstrekken van eerste nazorg de adoptant en het 3° comment, en matière de premier suivi post-adoptif, l'adoptant et
geadopteerde kind worden bijgestaan na aankomst van de geadopteerde in l'enfant adopté sont assistés après l'arrivée de l'adopté dans la
het gezin, hun nazorg wordt verleend gedurende de eerste fase van famille, comment le suivi est assuré pendant la première phase
hechting en integratie, en de adoptant van de bestaande nazorg voor d'attachement et d'intégration et comment l'adoptant est mis au
adopties op de hoogte wordt gebracht; courant de l'existence du suivi post-adoptif ;
4° hoe een schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld met elke 4° comment un contrat écrit est établi avec chaque candidat adoptant ;
kandidaat-adoptant; 5° hoe van ieder adoptiedossier een kopie aan de Vlaamse 5° comment une copie de chaque dossier d'adoption est transmise au
adoptieambtenaar bezorgd wordt. fonctionnaire flamand à l'adoption.
Afdeling 4. - Zelfevaluatie Section 4. - Auto-évaluation

Art. 7.In het onderdeel zelfevaluatie, vermeld in artikel 1, 3°,

Art. 7.La partie auto-évaluation visée à l'article 1er, 3°, reprend
worden minstens de volgende aspecten opgenomen : au moins les éléments suivants :
1° hoe de voorziening op systematische wijze gegevens verzamelt en 1° comment, de manière systématique, la structure collecte et
registreert over de kwaliteit van de dienstverlening en over de enregistre des données sur la qualité des soins et la satisfaction des
gebruikerstevredenheid. Daarbij gaat de adoptiedienst minstens na of usagers ; de plus, le service d'adoption vérifie au moins si les
de beschreven dienstverleningsprocessen zijn verlopen zoals werd processus des services se sont déroulés comme prévu ;
vooropgesteld; 2° hoe de voorziening de gegevens, vermeld in punt 1°, aanwendt om 2° comment la structure utilise les données visées au point 1° pour
kwaliteitsdoelstellingen te formuleren; formuler des objectifs de qualité ;
3° welk stappenplan met tijdspad de voorziening vooropstelt om de 3° la feuille de route, avec calendrier, que la structure établit pour
doelstellingen, vermeld in punt 2°, te bereiken; atteindre les objectifs visés au point 2° ;
4° hoe en met welke frequentie de voorziening evalueert of de 4° comment et à quelle fréquence la structure évalue si les objectifs
doelstellingen, vermeld in punt 2°, bereikt zijn; visés au point 2° ont été atteints ;
5° welke stappen de voorziening onderneemt als die doelstellingen niet 5° les démarches que la structure entreprend si les objectifs ne sont
bereikt zijn. pas atteints.
HOOFDSTUK 2. - Slotbepalingen CHAPITRE 2. - Dispositions finales

Art. 8.De voorziening voldoet aan alle bepalingen van dit besluit

Art. 8.La structure satisfait à toutes les dispositions de cet arrêté
binnen zes maanden na de inwerkingtreding van dit besluit. dans les six mois suivant l'entrée en vigueur de cet arrêté.

Art. 9.Het ministerieel besluit van 10 juni 2002 betreffende de

Art. 9.L'arrêté ministériel du 10 juin 2002 relatif à la gestion de
kwaliteitszorg in de adoptiediensten die bemiddelen voor buitenlandse la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour
kinderen wordt opgeheven. l'adoption internationale est abrogé.

Art. 10.De volgende regelgevende teksten treden in werking op de

Art. 10.Les textes réglementaires suivants entrent en vigueur le
eerste dag van de maand die volgt op het verstrijken van een termijn premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de dix jours,
van tien dagen, die ingaat op de dag na de bekendmaking van dit qui prend cours le jour suivant la publication de cet arrêté au
besluit in het Belgisch Staatsblad : Moniteur belge :
1° het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de 1° le décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de
gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, wat betreft de adoptiediensten soins de santé et d'aide sociale, en ce qui concerne les services
voor interlandelijke adoptie; d'adoption pour l'adoption internationale ;
2° dit besluit. 2° cet arrêté.
Brussel, 18 december 2013. Bruxelles, le 18 décembre 2013.
De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille ;
J. VANDEURZEN J. VANDEURZEN
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