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| Koninklijk besluit houdende goedkeuring van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming 2016/679 (AVG) voor de notarissen, vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen | Arrêté royal portant approbation du Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) pour les notaires, établi par la Chambre nationale des notaires |
|---|---|
| FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE | SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE |
| 24 JULI 2021. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van de | 24 JUILLET 2021. - Arrêté royal portant approbation du Code de |
| Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 | conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 |
| houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot | précisant certaines modalités d'application du Règlement général sur |
| de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) | la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires, |
| 2016/679 (AVG) voor de notarissen, vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen | établi par la Chambre nationale des notaires |
| FILIP, Koning der Belgen, | PHILIPPE, Roi des Belges, |
| Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet. | A tous, présents et à venir, Salut. |
| Gelet op de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt, artikel 91, | Vu la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, |
| eerste lid, 1°, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999, en artikel 91, | l'article 91, alinéa 1er, 1°, inséré par la loi du 4 mai 1999, et |
| vierde lid, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999 en vernummerd bij de | l'article 91, alinéa 4, inséré par la loi du 4 mai 1999 et renuméroté |
| wet van 6 juli 2017; | par la loi du 6 juillet 2017 ; |
| Gelet op de beslissing nr. 04/2021 van de | Vu la décision n° 6/2021 de l`Autorité de protection des données, |
| Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 8 april 2021; | donnée le 24 mai 2021 ; |
| Op de voordracht van de Minister van Justitie, | Sur la proposition du Ministre de la Justice, |
| Hebben Wij besloten en besluiten Wij : | Nous avons arrêté et arrêtons : |
Artikel 1.De Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 |
Article 1er.Le Code de conduite de la Chambre nationale des notaires |
| januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met | du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du |
| betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening | |
| gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen, | Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) |
| vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen, die bij dit | pour les notaires, établi par la Chambre nationale des notaires et qui |
| besluit als bijlage is gevoegd, wordt goedgekeurd. | est annexé au présent arrêté, est approuvé. |
Art. 2.De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering |
Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé |
| van dit besluit. | de l'exécution du présent arrêté. |
| Gegeven te Brussel, 24 juli 2021. | Donné à Bruxelles, le 24 juillet 2021. |
| FILIP | PHILIPPE |
| Van Koningswege : | Par le Roi : |
| De Minister van Justitie, | Le Ministre de la Justice, |
| V. VAN QUICKENBORNE | V. VAN QUICKENBORNE |
| BIJLAGE BIJ HET KONINLIJK BESLUIT VAN 24 JULI 2021 HOUDENDE | ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 24 JUILLET 2021 PORTANT APPROBATION DU CODE |
| GOEDKEURING VAN DE GEDRAGSCODE VAN DE NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN | |
| VAN 28 JANUARI 2021 HOUDENDE VERDUIDELIJKING VAN BEPAALDE MODALITEITEN | DE CONDUITE DE LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES DU 28 JANVIER 2021 |
| MET BETREKKING TOT DE TOEPASSING VAN DE ALGEMENE VERORDENING | PRECISANT CERTAINES MODALITES D'APPLICATION DU REGLEMENT GENERAL SUR |
| GEGEVENSBESCHERMING (EU) 2016/679 (AVG) VOOR DE NOTARISSEN, | LA PROTECTION DES DONNEES (UE) 2016/679 (RGPD) POUR LES NOTAIRES, |
| VASTGESTELD DOOR DE NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN | ETABLI PAR LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES |
| NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN | CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES |
| Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 | Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier |
| houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot | 2021 précisant certaines modalités d'application du Règlement général |
| de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen | sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires |
| Houdende opheffing van de richtlijn aangenomen door de algemene | Abrogeant la directive adoptée par l'assemblée générale du 22 octobre |
| vergadering van 22 oktober 2015 met betrekking tot bepaalde | 2015 relative à certaines mesures à adopter par les notaires dans le |
| maatregelen te treffen door de notarissen in het kader van de | cadre des traitements de données à caractère personnel |
| verwerking van persoonsgegevens | |
| Goedgekeurd door de algemene vergadering van 28 januari 2021 | Adopté par l'assemblée générale du 28 janvier 2021 |
| Goedgekeurd door de Gegevensbeschermingsautoriteit op 24 mei 2021 | Approuvé par l'Autorité de protection des données le 24 mai 2021 |
| Zijnde een Reglement van de Nationale Kamer van notarissen in de zin | Etant un règlement de la Chambre nationale des notaires au sens de |
| van artikel 91 van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt | l'article 91 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du |
| Aangenomen rekening houdend met: | notariat Adopté en considération : |
| - considerans 98 van de AVG, die organen die categorieën van de | - du considérant 98 du RGPD qui encourage les organismes représentant |
| verwerkingsverantwoordelijken vertegenwoordigen, aanmoedigt om binnen | une catégorie de responsables du traitement à élaborer des codes de |
| de grenzen van deze verordening gedragscodes op te stellen, rekening | conduite, dans les limites du règlement, en tenant compte du risque |
| houdend met de aan de verwerking verbonden risico's voor de rechten en | que le traitement peut engendrer pour les droits et libertés des |
| vrijheden van natuurlijke personen; | personnes physiques ; |
| - de richtlijnen 1/2019 voor gedragscodes en toezichthoudende organen | - des lignes directrices 1/2019 relatives aux codes de conduite et aux |
| in de zin van verordening (EU) 2016/679; | organismes de suivi au titre du règlement (UE) 2016/679 ; |
| - des attributions de la Chambre nationale des notaires attribuées en | |
| - de krachtens het artikel 91 van de wet van 16 maart 1803 op het | vertu de l'article 91 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation |
| notarisambt verleende bevoegdheden van de Nationale Kamer van | |
| notarissen om: | du notariat : |
| binnen de grenzen van haar bevoegdheid, alle leden van de genootschappen van notarissen van het Rijk te vertegenwoordigen ten aanzien van elke overheid of instelling; de algemene regels inzake deontologie vast te stellen en een algemeen reglementair kader vast te stellen waarbinnen de bevoegdheden van de genootschappen van notarissen uitgeoefend worden, alle geschikte maatregelen te nemen tot nakoming, binnen de grenzen en onder de voorwaarden die zij bepaalt, van de verplichtingen die uit de beroepsaansprakelijkheid van de notarissen voortvloeien, en aan de kamers van notarissen noodzakelijke of nuttige aanbevelingen te doen met het oog op de naleving van de tucht; | de représenter, dans les limites de ses attributions, tous les membres des compagnies des notaires du Royaume à l'égard de tout pouvoir et institution ; d'établir les règles générales de la déontologie et de définir un cadre règlementaire général pour l'exercice des compétences des compagnies des notaires, de prendre toutes mesures propres à faire face, dans les limites et conditions qu'elle détermine, aux obligations résultant de la responsabilité professionnelle des notaires, et d'adresser aux chambres des notaires les recommandations nécessaires ou utiles au respect de la discipline ; |
| - considerans 99 van de AVG en de voorafgaande raadpleging van de | - du considérant 99 du RGPD et de la consultation préalable des |
| verwerkingsverantwoordelijken, op 3 december 2020, op het | responsables du traitement, le 3 décembre 2020, lors du Comité de |
| Directiecomité van de Nationale Kamer van notarissen, samengesteld uit | direction de la Chambre nationale des notaires, composé de notaires |
| notarissen die elk Gewest van het land vertegenwoordigen; | représentant chaque Région du pays ; |
| - het feit dat het aantal potentieel betrokken personen - namelijk de | - du fait que le nombre de personnes potentiellement concernées - à |
| burgers betrokken bij een notarisdossier - het niet wenselijk maakt, | savoir les citoyens impliqués par un dossier notarial - rend |
| bij gebrek aan haalbaarheid, om over te gaan tot de voorafgaande | inopportun, par manque de faisabilité, de procéder à la consultation |
| raadpleging van de betrokken personen overeenkomstig considerans 99 | préalable des personnes concernées conformément au considérant 99 du |
| van de AVG. | RGPD. |
| DOELSTELLING | OBJECTIF |
| Deze gedragscode heeft tot doel alle notarissen van België te helpen | Le présent code de conduite a pour objectif d'aider l'ensemble des |
| met de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van hun | notaires de Belgique à effectuer les traitements de données à |
| activiteiten in overeenstemming met de vereisten van de AVG. De uit de | caractère personnel dans le cadre de leurs activités en conformité |
| AVG afkomstige begrippen die erin worden uitgewerkt, moeten | avec les exigences du RGPD. Les notions issues du RGPD qui y sont |
| geïnterpreteerd worden volgens de bepalingen van de AVG, de | développées doivent s'interpréter conformément aux dispositions du |
| richtlijnen aangenomen door het Europees Comité voor | RGPD, aux lignes directrices adoptées par le Comité européen de |
| gegevensbescherming en, in voorkomend geval, de aanbevelingen en | protection des données et, le cas échéant, aux recommandations et avis |
| adviezen aangenomen door de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit. | adoptés par l'Autorité de Protection des données compétente. Le code |
| De gedragscode vult de regels van de AVG aan en verduidelijkt ze door | de conduite complète et précise les règles du RGPD en les adaptant aux |
| ze aan te passen aan de bijzondere kenmerken van de notariële sector, | particularités du secteur notarial sans jamais qu'il ne remplace et ne |
| zonder dat hij de bepalingen van de AVG kan vervangen of daarvan kan afwijken. | déroge aux dispositions du RGPD. Les règles contenues dans le présent code de conduite sont |
| De regels vervat in deze gedragscode zijn dwingend voor de notarissen. | contraignantes pour les notaires. Le respect de celles-ci constitue |
| De naleving ervan is voor hen een verplichting en laat toe een | pour eux une obligation et permet de fournir un indice de conformité |
| indicatie te geven betreffende de overeenstemming met de regels die | aux règles applicables en matière de protection des données à |
| van toepassing zijn inzake bescherming van persoonsgegevens. Met deze | caractère personnel. Cet indice est pris en compte dans le cadre du |
| indicatie wordt rekening gehouden in het kader van het in artikel 5 | mécanisme de contrôle spécifié à l'article 5 du code de conduite. Le |
| van de gedragscode gespecificeerde toezichtmechanisme. Het | non-respect des règles du présent code de conduite est passible de |
| niet-naleven van de regels van deze gedragscode kan leiden tot | |
| sancties, onder andere disciplinaire maatregelen. | sanctions, notamment disciplinaires. |
| Daartoe neemt de Nationale Kamer van notarissen deze gedragscode aan, | A cette fin, la Chambre nationale des notaires adopte le présent code |
| die de toepassingsmodaliteiten verduidelijkt met betrekking tot: | de conduite qui précise les modalités d'application relatives : |
| - de verplichte aanwijzing van een functionaris voor | - à la désignation obligatoire d'un délégué à la protection des |
| gegevensbescherming (art. 1); | données (art. 1er) ; |
| - de maatregelen die getroffen moeten worden om de veiligheid van de | - aux mesures à adopter pour assurer la sécurité du traitement des |
| verwerking te verzekeren (art. 2); | données à caractère personnel (art. 2) ; |
| - de door de notaris te treffen maatregelen ten opzichte van zijn | - aux mesures à adopter par le notaire vis-à-vis de ses collaborateurs |
| medewerkers (art. 3); | (art. 3) ; |
| - het recht op informatie van de burgers (art. 4). | - au droit à l'information des citoyens (art. 4). |
| TOEPASSINGSGEBIED | CHAMP D'APPLICATION |
| Alle notarissen van België, verwerkingsverantwoordelijken, zijn | Tous les notaires de Belgique, responsables du traitement, sont soumis |
| onderworpen aan deze gedragscode, teneinde de | au présent code de conduite et ce, afin d'harmoniser les mesures de |
| gegevensbeschermingsmaatregelen die ze bij de vervulling van hun notariële taken treffen, te harmoniseren. De betrokkenen bij deze gedragscode zijn de burgers aangezien deze rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn in een notarieel dossier. De gedragscode betreft voornamelijk maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen van persoonsgegevens: - verzameling van de persoonsgegevens bij de betrokken personen, bij de authentieke bronnen, zoals het rijksregister of de kruispuntbank van de sociale zekerheid en bij de administraties; - opnemen van de persoonsgegevens in de authentieke aktes en in de overige documenten voorbereid door de notarissen; | protection des données qu'ils prennent dans le cadre de l'accomplissement de leurs missions de notaire. Les personnes concernées par le présent code de conduite sont les citoyens dès lors que ceux-ci sont directement ou indirectement impliqués par un dossier notarial. Le code de conduite concerne principalement mais de manière non exhaustive les traitements de données à caractère personnel suivants : - récolte des données à caractère personnel auprès des personnes concernées, auprès des sources authentiques, telles que le registre national ou la banque-carrefour de la sécurité sociale et auprès des administrations ; - insertion des données à caractère personnel dans les actes authentiques et dans les autres documents préparés par les notaires ; |
| - bewaring van de persoonsgegevens in de dossiers van de notarissen; | - conservation des données à caractère personnel dans les dossiers des |
| - overdracht van de persoonsgegevens naar de bevoegde administraties | notaires ; - transfert des données à caractère personnel vers les administrations |
| in het kader van de vervulling van de administratieve formaliteiten | autorisées dans le cadre de l'accomplissement des formalités |
| die vereist zijn door de bestaande wetgeving. | administratives requises par la législation en vigueur. |
| De verwerkte persoonsgegevens zijn onderworpen aan het beroepsgeheim | Les données à caractère personnel traitées sont soumises au secret |
| of aan de discretieplicht overeenkomstig de respectieve regels van het | professionnel ou au devoir de discrétion conformément aux règles |
| Strafwetboek en van de Deontologische Code van de Nationale Kamer van | respectives du Code pénal et du Code de déontologie de la Chambre |
| notarissen en vallen in het algemeen onder een of meer van de volgende | nationale des notaires et ressortent généralement de l'une ou de |
| categorieën: | plusieurs des catégories suivantes : |
| - identificatiegegevens; | - données d'identification ; |
| - gegevens met betrekking tot de bekwaamheid van de natuurlijke persoon; | - données relatives à la capacité des personnes physiques ; |
| - fiscale gegevens; | - données fiscales ; |
| - financiële gegevens; | - données financières ; |
| - familiale gegevens; | - données familiales ; |
| - sociale gegevens. | - données sociales. |
Artikel 1.Functionaris voor gegevensbescherming |
Article 1er.Délégué à la protection des données |
| § 1. Als overheidsinstantie in de zin van de AVG voor de verwerkingen | § 1er. Agissant en tant qu'autorité publique au sens du RGPD pour les |
| van persoonsgegevens die hij verricht met het oog op de uitvoering van | traitements de données à caractère personnel qu'il effectue pour |
| zijn activiteiten en als rechtspersoon die gemachtigd is om toegang te | l'accomplissement de ses activités et en tant que personne juridique |
| hebben tot de authentieke bronnen, wijst de notaris een functionaris | autorisée à accéder aux sources authentiques, le notaire désigne un |
| voor gegevensbescherming aan die, gelet op de specificiteit van de | délégué à la protection des données qui dispose, eu égard aux |
| sector, over gespecialiseerde kennis beschikt van het recht en van de | spécificités du secteur, des connaissances spécialisées du droit et |
| praktijken inzake gegevensbescherming. | des pratiques en matière de protection des données. |
| § 2. De notaris gaat bij de functionaris voor gegevensbescherming die | § 2. Le notaire prend conseil auprès du délégué à la protection des |
| hij aangewezen heeft te rade, om erop toe te zien dat de | données qu'il a désigné afin de s'assurer que les modalités |
| toepassingsmodaliteiten van de gedragscode nageleefd worden. | d'application précisées dans le code de conduite sont respectées. |
| Toelichting | Commentaire |
| Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van afdeling 4 | Le présent article est pris en application de la section 4 (Délégué à |
| (Functionaris voor gegevensbescherming) van hoofdstuk IV | la protection des données) du chapitre IV (Responsable du traitement |
| (Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker) van de AVG. | et sous-traitant) du RGPD. |
Art. 2.Door de notaris te treffen maatregelen om de veiligheid van de |
Art. 2.Mesures à adopter par le notaire pour assurer la sécurité des |
| verwerking van persoonsgegevens te verzekeren | traitements de données à caractère personnel |
| § 1. De notaris neemt de volgende veiligheidsmaatregelen: | § 1er. Le notaire prend les mesures de sécurité suivantes : |
| - hij identificeert de dragers die de persoonsgegevens bevatten, zoals | - il identifie les supports contenant les données à caractère |
| interne en externe servers en Cloud-systemen; | personnel tels que les serveurs internes et externes et les systèmes |
| - hij identificeert de lokalen waarin de dragers die persoonsgegevens | Cloud ; - il identifie les locaux où sont placés les supports de données à |
| bevatten geplaatst zijn en beperkt de toegang ertoe enkel tot bevoegde | caractère personnel et il limite l'accès à ceux-ci aux seules |
| personen; | personnes autorisées ; |
| - hij voorziet de plaatsing van een airconditioning- en | - il prévoit la mise en place d'un système de climatisation et de |
| ventilatiesysteem in het serverlokaal, een beveiligde kast (rack) en | ventilation dans la salle des serveurs, une armoire sécurisée (rack) |
| een noodstroomvoeding; | et une alimentation électrique de secours ; |
| - hij voorziet de beveiligde vernietiging van de papieren documenten | - il prévoit la destruction sécurisée des documents papiers contenant |
| die persoonsgegevens bevatten door een versnipperaar te gebruiken of | des données à caractère personnel en utilisant une déchiqueteuse ou en |
| door beroep te doen op een firma gespecialiseerd in de vernietiging | faisant appel à une société spécialisée dans la destruction de |
| van documenten; | documents ; |
| - hij voorziet de beveiligde vernietiging van het computermateriaal | - il prévoit la destruction sécurisée du matériel informatique en |
| door een certificaat van vernietiging te vragen aan de firma die | demandant un certificat de destruction à la société en charge de |
| hiermee belast is; | celle-ci ; |
| - hij bepaalt de manier waarop de interne medewerkers van het kantoor | - il définit la manière dont les collaborateurs internes de l'étude |
| werden ingelicht over hun verplichtingen inzake geheimhouding - zoals | ont été informés de leurs obligations en matière de confidentialité - |
| die voortvloeien uit de regels van het beroepsgeheim en van de | telles que découlant des règles du secret professionnel et du devoir |
| discretieplicht vastgesteld respectievelijk door het Strafwetboek en | de discrétion prévues respectivement par le Code pénal et par le Code |
| door de Deontologische Code van de Nationale Kamer van notarissen - en | de déontologie de la Chambre nationale des notaires - et de protection |
| gegevensbescherming: bijvoorbeeld door middel van het arbeidsreglement; | des données : par le biais du règlement de travail par exemple ; |
| - hij bepaalt de door het kantoor getroffen maatregelen inzake fysieke | - il définit les mesures de sécurité physique et environnementale |
| en omgevingsbeveiliging, zoals, en niet gelimiteerd tot, de toegang | adoptées par l'étude telles que, de manière non exhaustive, l'accès |
| met badge of met beveiligde sleutels, de plaatsing van camera's, het | avec badge ou avec des clés sécurisées, l'installation de caméras, |
| bestaan van een inbraak- en/of brandalarm, de aanwezigheid van | l'existence d'une alarme intrusion et/ou incendie, la présence |
| brandblussers en rookmelders, de effectieve scheiding tussen de | d'extincteurs et de détecteurs de fumée, la séparation effective entre |
| kantoren en de lokalen die bestemd zijn om de betrokkenen te ontvangen; | les bureaux et les locaux destinés à recevoir les personnes concernées |
| - hij voorziet de aanwezigheid van een firewall en antivirusprogramma | ; - il prévoit la présence d'un pare-feu et d'anti-virus ainsi que la |
| alsook het beheer van de veiligheidsupdates op de desktops, servers en | gestion des mises à jour de sécurité sur les postes, serveurs et |
| apparatuur; | équipements ; |
| - hij bepaalt de logische regels inzake zijn toegangen en de toegangen | - il définit les règles logiques de ses accès et des accès de ses |
| van zijn medewerkers tot de gegevens van de authentieke bronnen via de | collaborateurs aux données des sources authentiques via la carte eID |
| eID-kaart of via de eNot-kaart, en de manier waarop deze toegangen | ou via la carte eNot, et la manière dont ces accès sont tracés ; |
| getraceerd worden; | |
| - hij voorziet de regelmatige controle van de back-ups door zijn | - il prévoit le contrôle régulier des backups par son fournisseur |
| informaticaleverancier teneinde het onherstelbaar verlies van gegevens | informatique afin d'éviter la perte irréparable de données en cas de |
| in geval van een totale of gedeeltelijke crash te vermijden. | catastrophe totale ou partielle. |
| § 2. Deze maatregelen moeten worden opgenomen in een schriftelijk | § 2. Ces mesures doivent figurer dans une politique écrite de sécurité |
| beleid inzake de informatieveiligheid waarvan het personeel van het | de l'information connue et accessible du/par le personnel de l'étude |
| notariskantoor alsook eventuele verwerkers van dat kantoor op de | notariale ainsi que des éventuels sous-traitants de cette étude. Le |
| hoogte zijn en waartoe ze toegang hebben. In voorkomend geval maakt de | notaire utilise, le cas échéant, le modèle de politique de sécurité de |
| notaris gebruik van het beleidsmodel inzake informatieveiligheid dat | |
| voor alle notarissen beschikbaar is op het beveiligde portaal van het | l'information disponible pour tous les notaires sur le portail |
| eNotariaat. | sécurisé de l'eNotariat. |
| § 3. Wanneer een notaris beroep doet op een verwerker van | § 3. Lorsqu'un notaire fait appel à un sous-traitant de données à |
| persoonsgegevens, zorgt hij ervoor dat deze voldoende garanties biedt | caractère personnel, il s'assure que celui-ci présente des garanties |
| om een adequate gegevensbescherming voor de sector te waarborgen en | suffisantes pour assurer une protection des données adéquate au |
| sluit met hem een contract dat aan de eisen van de AVG voldoet, met | secteur et conclut avec celui-ci un contrat qui répond aux exigences |
| name wat betreft de waarborgen inzake gegevensbescherming. Teneinde | du RGPD notamment en ce qu'il décrit les garanties de protection des |
| aan die verplichtingen te voldoen, volgt de notaris de in deze | données. Afin de répondre à ces obligations, le notaire suit la |
| paragraaf beschreven procedure en maakt hij in voorkomend geval | procédure décrite dans le présent paragraphe et utilise, le cas |
| gebruik van het modelcontract van verwerking van persoonsgegevens dat | échéant, le modèle de contrat de sous-traitance de données à caractère |
| beschikbaar is voor al de notarissen op het beveiligde portaal van het | personnel disponible pour tous les notaires sur le portail sécurisé de |
| eNotariaat. | l'eNotariat. |
| De notaris is ervan bewust dat de onderstaande leveranciers verwerkers | Le notaire est conscient que les fournisseurs listés ci-après sont des |
| zijn in de zin van de AVG: | sous-traitants au sens du RGPD : |
| - de leverancier van de software voor dossierbeheer; | - le fournisseur du logiciel de gestion des dossiers ; |
| - de leverancier van de software voor boekhoudkundig beheer; | - le fournisseur du logiciel de gestion de la comptabilité ; |
| - de leverancier van de "business intelligence" software bestemd om de | - le fournisseur du logiciel de « business intelligence » destiné à |
| organisatie en het beheer van het kantoor te verbeteren; | améliorer l'organisation et la gestion de l'étude ; |
| - de leverancier van de back-up; | - le fournisseur du backup ; |
| - de beheerder van het informaticapark. | - le gestionnaire du parc informatique. |
| Derhalve verzekert de notaris zich ervan dat in het contract of in een | Dès lors, le notaire s'assure qu'il soit précisé dans le contrat ou |
| ander geschrift, afhankelijk van de geleverde dienst, het volgende | dans un autre écrit en fonction du service fourni : |
| gepreciseerd wordt: - dat de geback-upte persoonsgegevens met behulp van een | - que les données à caractère personnel backupées sont protégées par |
| versleutelings- of encryptietechniek beschermd worden; | la technique du chiffrement ou de l'encryptage ; |
| - de juiste plaats(en) waar de persoonsgegevens en hun drager bewaard | - le ou les lieu(x) de conservation exacte(s) des données à caractère |
| worden; | personnel et leur support ; |
| - de manier waarop de persoonsgegevensdragers beveiligd zijn: | - la manière dont les supports de données à caractère personnel sont |
| serverlokaal met airconditioning en ventilatie, toegang beperkt tot | sécurisés : salle des serveurs climatisée et ventilée, accès limité |
| bevoegde personen, beveiligde kast (rack) en noodstroomvoeding; | aux seules personnes autorisées, armoire sécurisée (rack) et |
| alimentation électrique de secours ; | |
| - de aanwezigheid van een firewall en een antivirusprogramma alsook | - la présence d'un pare-feu et d'anti-virus ainsi que la gestion des |
| het beheer van de veiligheidsupdates op de desktops, servers en apparatuur; - de vernietiging of de beveiligde overdracht van de persoonsgegevens op het einde van het contract; - dat de toegang op afstand, in het kader van de verstrekking van een ondersteuningsdienst, tot de desktop van een gebruiker, de voorafgaande toestemming vergt van die gebruiker; - dat de toegang op afstand tot het netwerk van het notariskantoor afhankelijk kan zijn van de voorafgaandelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke (de notaris) of dat die toegang beperkt kan zijn tot de verstrekking van een aantal specifieke ondersteuningsdiensten vermeld in het contract (bijv. bijwerking van een software, onderhoud); - dat de toegang tot het netwerk ter plaatse op het notariskantoor enkel kan plaatsvinden in de aanwezigheid van een lid van het kantoor (notaris of medewerker). | mises à jour de sécurité sur les serveurs, postes de travail et équipements ; - la destruction ou le transfert sécurisé des données à caractère personnel à la fin du contrat ; - que l'accès à distance au poste d'un utilisateur, dans le cadre de la fourniture d'un service de support, nécessite son accord préalable ; - que l'accès à distance au réseau de l'étude notariale peut être conditionné à l'accord préalable du responsable du traitement (le notaire) ou limité à la fourniture de certains services de support particuliers identifiés dans le contrat (p. ex. mise à jour d'un logiciel, maintenance) ; - que l'accès au réseau sur place, en l'étude notariale, ne peut être effectué qu'en présence d'un membre de l'étude (notaire ou collaborateur). |
| Toelichting | Commentaire |
| Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van artikel 28 | Le présent article est pris en application de l'article 28 |
| (Verwerker) en van artikel 32 (Beveiliging van de verwerking) van | (Sous-traitant) et de l'article 32 (Sécurité du traitement) du |
| hoofdstuk IV (Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker) van de AVG. | chapitre IV (Responsable du Traitement et sous-traitant) du RGPD. |
Art. 3.Door de notaris te treffen maatregelen ten opzichte van zijn |
Art. 3.Mesures à adopter par le notaire vis-à-vis de ses |
| medewerkers | collaborateurs |
| § 1. Overeenkomstig de behoeften van de sector, geeft de notaris aan | § 1er. Conformément aux besoins du secteur, le notaire donne à ses |
| zijn interne en externe medewerkers instructies met betrekking tot de | collaborateurs internes et externes des instructions relatives à la |
| bescherming van de persoonsgegevens en het gebruik van het | protection des données à caractère personnel et à l'usage du matériel |
| informaticamateriaal dat tot hun beschikking wordt gesteld. In | informatique mis à leur disposition. Le notaire utilise, le cas |
| voorkomend geval maakt de notaris gebruik van het model van | échéant, les instructions du modèle de règlement de travail disponible |
| arbeidsreglement dat beschikbaar is voor al de notarissen op het | pour tous les notaires sur le portail sécurisé de l'eNotariat. |
| beveiligde portaal van het eNotariaat. | La forme dans laquelle les instructions sont imposées aux |
| De vorm waarin de instructies aan de medewerkers worden opgelegd, | collaborateurs est laissée au libre choix du notaire. Les instructions |
| wordt overgelaten aan de vrije keuze van de notaris. De instructies | peuvent être reprises dans le règlement de travail, dans ses annexes |
| kunnen opgenomen worden in het arbeidsreglement, in zijn bijlagen of | ou dans un document distinct soumis à la signature des collaborateurs |
| in een afzonderlijk document dat door de medewerkers ondertekend moet | ou encore en annexe d'un contrat de sous-traitance avec les |
| worden of nog als bijlage van een verwerkersovereenkomst met externe | collaborateurs externes si les instructions leur sont applicables. |
| medewerkers wanneer de instructies op hen van toepassing zijn. | |
| § 2. De in § 1 bedoelde instructies voorzien minstens : | § 2. Les instructions visées au § 1er prévoient au moins : |
| - dat de toegang tot de gegevens enkel is toegelaten in omstandigheden | - que les accès aux données ne sont autorisés que dans les |
| waarin dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beroepstaken van | circonstances où cela s'avère indispensable à l'exercice des missions |
| de medewerker; | professionnelles du collaborateur ; |
| - dat de gegevens enkel gebruikt, gekopieerd of in enige vorm | - que les données ne peuvent être utilisées, copiées, reproduites sous |
| gereproduceerd mogen worden en enkel aan anderen medegedeeld mogen | aucune forme et ne peuvent être communiquées à autrui que lorsque cela |
| worden wanneer dat strikt noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van | s'avère strictement nécessaire à la réalisation des missions |
| de beroepstaken van de medewerker; | professionnelles du collaborateur ; |
| - dat er in geval van twijfel bijkomende bijzonderheden worden | - qu'en cas de doute, des précisions supplémentaires sont demandées |
| gevraagd bij de notaris; | auprès du notaire ; |
| - de vertrouwelijkheid van de verwerkte persoonsgegevens en met name | - la confidentialité des données à caractère personnel traitées et |
| van het rijksregisternummer, de gegevens van het rijksregister, van de | notamment du numéro de Registre national, des données du Registre |
| kruispuntbank van de sociale zekerheid, van het kadaster, van de door | national, de la banque-carrefour de la sécurité sociale, du cadastre, |
| de notariële instellingen beheerde registers en van alle andere | des registres gérés par les institutions notariales et de toutes |
| regionale of federale officiële bronnen van persoonsgegevens; | autres sources officielles de données à caractère personnel régionales |
| - dat elke toegang tot officiële bronnen getraceerd wordt en door de | ou fédérales ; - que tout accès vers les sources authentiques est tracé et doit |
| medewerker gerechtvaardigd moet kunnen worden, meer bepaald tegenover | pouvoir être justifié par le collaborateur, notamment auprès de la |
| de betrokken persoon, voor het goed beheer van een dossier van het | personne concernée, pour la bonne gestion d'un dossier de l'étude ; |
| notariskantoor; - dat geen enkel gegeven van de officiële bronnen ter plaatse (op de | - qu'aucune donnée des sources officielles n'est conservée en local |
| harde schijf van de computer) bewaard wordt, tenzij dit strikt | (sur le disque dur de l'ordinateur) sauf si cela s'avère strictement |
| noodzakelijk blijkt voor het vervullen van de beroepstaak; | nécessaire à l'accomplissement de la mission professionnelle ; |
| - dat geen enkel gegeven van de officiële bronnen opgeslagen wordt op | - qu'aucune donnée des sources officielles n'est enregistrée sur un |
| een mobiele drager (USB-stick, laptop, tablet, enz.), tenzij dit | support mobile (clé USB, PC portable, tablette, etc.), sauf si cela |
| strikt noodzakelijk blijkt voor het vervullen van de beroepstaak; | s'avère strictement nécessaire à l'accomplissement de la mission |
| professionnelle ; | |
| - de gebruiksmodaliteiten inzake de persoonlijke chipkaarten | - les modalités d'utilisation des cartes à puce personnelles (carte |
| (eID-kaart en eNot-kaart): | eID et carte eNot): |
| o verboden gebruik door derden; | o interdiction d'usage par un tiers ; |
| o persoonlijke code; | o code personnel ; |
| o verplichting om onmiddellijk de notaris op de hoogte te brengen in | o information obligatoire et immédiate du notaire en cas de perte ; |
| geval van verlies; o bewaring op een beveiligde plaats; | o conservation dans un endroit sécurisé ; |
| - de regels met betrekking tot het gebruik van e-mails en internet. | - les règles d'utilisation de la messagerie électronique et de l'internet. |
| Toelichting | Commentaire |
| Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van artikel 29 | Le présent article est pris en application de l'article 29 (Traitement |
| (Verwerking onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de | effectué sous l'autorité du responsable du traitement ou du |
| verwerker) van hoofdstuk IV (Verwerkingsverantwoordelijke en | sous-traitant) du chapitre IV (Responsable du Traitement et |
| verwerker) van de AVG. | sous-traitant) du RGPD. |
Art. 4.Recht op informatie |
Art. 4.Droit à l'information |
| § 1. De notaris verstrekt aan de personen op wie de verwerkingen van | § 1er. Le notaire fournit aux personnes concernées par les traitements |
| persoonsgegevens betrekking hebben een gemakkelijke toegang tot alle | de données à caractère personnel un accès facile à toutes les |
| informatie die nodig is om een behoorlijke en transparante verwerking | informations nécessaires pour garantir un traitement loyal et |
| te waarborgen, en dit uiterlijk op het tijdstip waarop de | transparent et ce, au plus tard au moment où les données à caractère |
| persoonsgegevens worden verkregen. | personnel sont obtenues. |
| § 2. De informatie wordt proactief verstrekt, door een beleid inzake | § 2. L'information est fournie de manière proactive, par la remise |
| de bescherming van persoonsgegevens persoonlijk over te maken, wanneer | d'une politique de protection des données à caractère personnel en |
| een dossier wordt opgestart en/of via elektronische weg, bijvoorbeeld | mains propres à l'occasion de l'ouverture d'un dossier et/ou par voie |
| via een hyperlink, die zichtbaar is voor de betrokken persoon, | électronique, par exemple via un lien hypertexte, visible pour la |
| opgenomen in de e-mail-handtekening van de notaris en van zijn | personne concernée, repris dans la signature de l'e-mail du notaire et |
| medewerkers. In voorkomend geval maakt de notaris gebruik van het | de ses collaborateurs. Le notaire utilise, le cas échéant, le modèle |
| beleidsmodel inzake de bescherming van persoonsgegevens dat | de politique de protection des données à caractère personnel |
| beschikbaar is voor alle notarissen op het beveiligde portaal van het | disponible pour tous les notaires sur le portail sécurisé de |
| eNotariaat. | l'eNotariat. |
| In ieder geval moet de betrokkene altijd informatie kunnen vragen bij | En toute hypothèse, la personne concernée doit toujours pouvoir |
| de notaris over de verwerkingen van zijn persoonsgegevens. | demander les informations relatives aux traitements de ses données à |
| caractère personnel auprès du notaire. | |
| § 3. Wegens het groot aantal betrokkenen, is de publicatie van een | § 3. La publication d'une politique de protection des données à |
| beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens op de website van de | caractère personnel sur le site internet du notaire, du fait du grand |
| notaris een aanvullende gegevensbeschermingsmaatregel die als passend | nombre de personnes concernées, est une mesure de protection des |
| wordt geacht, met name ten opzichte van personen die betrokken zijn | données complémentaire jugée appropriée, notamment à l'égard des |
| bij de afgesloten dossiers van het kantoor. Het gebruik van een | personnes concernées par les dossiers clôturés de l'étude. Le recours |
| illustratie of van beeldmateriaal vormt ook een nuttige aanvulling op | à une illustration ou à un support visuel complète également utilement |
| de gekozen methode door de notaris om de informatie te verstrekken. | le ou le(s) mode(s) de fourniture de l'information choisi par le notaire. |
| Toelichting | Commentaire |
| Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van de afdelingen 1 | Le présent article est pris en application des sections 1 |
| (Transparantie en regelingen) en 2 (Informatie en toegang tot | (Transparence et modalités) et 2 (Information et accès aux données à |
| persoonsgegevens) van hoofdstuk III (Rechten van de betrokkene) van de | caractère personnel) du chapitre III (Droits de la personne concernée) |
| AVG. | du RGPD. |
Art. 5.Controlemechanismen |
Art. 5.Mécanisme de contrôle |
| § 1. De gedragscode valt onder het toezicht van de kamers van | § 1er. Le code de conduite est soumis au contrôle des chambres des |
| notarissen in het kader van de driejaarlijkse kwaliteitscontrole die | notaires dans le cadre du contrôle de qualité trisannuel effectué par |
| zij in de notariskantoren verrichten. | ces dernières dans les études. |
| De kamers van notarissen zijn de tuchtorganen van het notarisberoep. | Les chambres des notaires sont les organes disciplinaires de la profession notariale. |
| De kwaliteitscontrole wordt georganiseerd overeenkomstig het totaal | Le contrôle de qualité est organisé conformément au critère de qualité |
| kwaliteitscriterium bedoeld in artikel 6 van de Deontologische Code | total visé à l'article 6 du Code de déontologie de la Chambre |
| van de Nationale Kamer van notarissen. | nationale des notaires. |
| De kwaliteitscontrole wordt geregeld door een reglement van de | Le contrôle de qualité est organisé par un règlement de la Chambre |
| Nationale Kamer van notarissen en heeft betrekking op het goed beheer | nationale des notaires et porte sur la bonne gestion des dossiers des |
| van de dossiers van de notariskantoren, het naleven van de regels met | études, le respect des règles relatives à la lutte contre le |
| betrekking tot de bestrijding van het witwassen van geld en het | blanchiment de capitaux et le respect des mesures à prendre en matière |
| naleven van de te treffen maatregelen inzake bescherming van de | de protection des données à caractère personnel. Lorsque le contrôle |
| persoonsgegevens. Wanneer uit de kwaliteitscontrole blijkt dat de | de qualité laisse apparaître que le notaire ne respecte pas les |
| notaris de verplichtingen van deze gedragscode niet naleeft kunnen de | obligations du présent code de conduite, les chambres des notaires |
| kamers van notarissen ondersteunings- en toezichtsmaatregelen en de | peuvent prendre des mesures de support et d'encadrement et des |
| notaris sancties opleggen. Een ondersteunings- en toezichtsmaatregel | sanctions à l'égard du notaire. Une mesure de support et d'encadrement |
| bestaat erin tijd te geven aan de notaris om zich aan te passen en een | consiste à laisser au notaire un temps de mise en conformité et à |
| aanvullende controle te voorzien op zijn kosten. De sancties worden | prévoir un contrôle supplémentaire, à ses frais. Les sanctions sont |
| genomen in een tweede fase. Het gaat om disciplinaire sancties | prises dans un second temps. Il s'agit des sanctions disciplinaires |
| voorzien door de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt. | prévues par la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat. |
| De controle die voorzien is door deze gedragscode vervangt niet de | Le contrôle prévu par le présent code de conduite ne remplace celui |
| controle die de Gegevensbeschermingsautoriteit kan uitvoeren. | qui peut être réalisé par l'Autorité de protection des données. |
| § 2. De notaris mag aan de controleur van de kamer van notarissen de | § 2. Le notaire peut remettre au contrôleur de la chambre des notaires |
| verslagen overmaken die zijn functionaris voor gegevensbescherming | les rapports réalisés par son délégué à la protection des données dans |
| opgemaakt heeft in het kader van zijn wettelijke controleopdracht, om | le cadre de sa mission légale de contrôle afin de démontrer le respect |
| aan te tonen dat de regels vervat in de gedragscode nageleefd werden. | des règles spécifiées par le code de conduite. La chambre des notaires |
| De kamer van notarissen houdt hiermee rekening in haar evaluatie. | en tient compte dans son évaluation. |
Art. 6.Wijzigingsprocedure |
Art. 6.Procédure de modification |
| Elke wijziging aan de gedragscode wordt ter raadpleging voorgelegd aan | Toute modification du code de conduite est soumise à la consultation |
| de verwerkingsverantwoordelijken op het Directiecomité van de | des responsables du traitement lors du Comité de direction de la |
| Nationale Kamer van notarissen, en vervolgens aan de goedkeuring van | Chambre nationale des notaires et ensuite à l'approbation de |
| de algemene vergadering en de Gegevensbeschermingsautoriteit. | l'assemblée générale et de l'Autorité de protection des données. |
| Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 24 juli 2021 houdende | Vu pour être annexé à Notre arrêté du 24 juillet 2021 portant |
| goedkeuring van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen | approbation du Code de conduite de la Chambre nationale des notaires |
| van 28 januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten | du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du |
| met betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening | |
| gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen, | Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) |
| vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen. | pour les notaires, établi par la Chambre nationale des notaires. |
| FILIP | PHILIPPE |
| Van Koningswege : | Par le Roi : |
| De Minister van Justitie | Le Ministre de la Justice, |
| V. VAN QUICKENBORNE | V. VAN QUICKENBORNE |