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Meertalige weergave van Besluit Van De Vlaamse Regering van 18/01/2019
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Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques
VLAAMSE OVERHEID 18 JANUARI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën DE VLAAMSE REGERING, AUTORITE FLAMANDE 18 JANVIER 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques LE GOUVERNEMENT FLAMAND,
Gelet op het bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel II.25; Vu le décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'article II.25 ;
Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 20 november 2018; Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 20 novembre 2018 ;
Gelet op de adviesaanvraag binnen dertig dagen, die op 11 december Vu la demande d'avis dans un délai de trente jours adressée le 11
2018 bij de Raad van State is ingediend, met toepassing van artikel décembre 2018 au Conseil d'Etat en application de l'article 84, § 1er,
84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973; alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;
Overwegende dat het advies niet is meegedeeld binnen die termijn en de Considérant que l'avis n'a pas été communiqué endéans ce délai et que
adviesaanvraag op 10 januari 2019 van de rol werd afgevoerd; la demande d'avis a été rayée du rôle le 10 janvier 2019 ;
Gelet op artikel 84, § 4, tweede lid, van de wetten op de Raad van Vu l'article 84, § 4, alinéa 2, des lois sur le Conseil d'Etat,
State, gecoördineerd op 12 januari 1973; coordonnées le 12 janvier 1973 ;
Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Administration
Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding; intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des
Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ;
Na beraadslaging, Après délibération,
Besluit : Arrête :

Artikel 1.De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het

Article 1er.L'instance publique visée à l'article II.18 du décret de
bestuursdecreet van 7 december 2018, legt de werkwijze voor de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la procédure de remplacement des
vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën documents administratifs analogiques par des copies électroniques visé
als vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie de
vast per categorie van bestuursdocumenten. documents administratifs.
Het is mogelijk om één werkwijze vast te stellen voor verschillende Il est possible d'établir une procédure unique pour différentes
categorieën van bestuursdocumenten. catégories de documents administratifs.
De werkwijze voor de voormelde vervanging leidt ertoe dat de La procédure du remplacement susmentionné garantit que la copie
elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van électronique est une représentation complète et fidèle du document
het analoge bestuursdocument. administratif analogique.
De werkwijze voldoet aan de eigen organisatiebeheersing. La procédure est conforme à la maîtrise de la propre organisation.

Art. 2.De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat:

Art. 2.La procédure visée à l'article 1er comprend :
1° een vastlegging van de technische specificaties van de 1° une définition des spécifications techniques de la copie
elektronische kopie; électronique ;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging; 2° une feuille de route concernant l'exécution du remplacement ;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van 3° une indication de la période de validité pendant laquelle la
kracht is. procédure est en vigueur.
Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende La feuille de route, visée à l'alinéa premier, 2°, comprend les
stappen: éléments suivants :
1° de registratie van de volgende metagegevens: 1° l'enregistrement des méta-données suivantes :
a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van a) le nom de la catégorie des documents administratifs et, le cas
toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel
bestuursdocument behoort; se rapporte ;
b) de naam van het individuele bestuursdocument; b) le nom du document administratif individuel ;
c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of c) la date à laquelle le document administratif analogique a été
ontvangen; établi ou reçu ;
d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt; d) la date à laquelle la copie électronique a été réalisée ;
2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van 2° un contrôle de l'exactitude des méta-données, de la lisibilité de
de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie la copie électronique et de l'exactitude et de l'exhaustivité de la
volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument; copie électronique par rapport au document administratif analogique ;
3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen 3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été
zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging kan pas remplacés par une copie électronique. Cette destruction ne peut avoir
plaatsvinden als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°. lieu que si les conditions mentionnées au point 2° sont remplies.

Art. 3.De elektronische kopieën worden bewaard zodat:

Art. 3.Les copies électroniques sont conservées pour garantir :
1° er geen informatieverlies optreedt; 1° l'absence de perte d'information;
2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft; 2° la lisibilité à long terme ;
3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden; 3° l'impossibilité de réaliser des modifications ;
4° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de 4° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur
authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd. l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique.
De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode La procédure visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la
en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën. même période et de la même manière que les copies électroniques.

Art. 4.Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging

Art. 4.Les documents administratifs ne seront pas remplacés, si le
als de drager: support :
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft; 1° fournit des renseignements contextuels essentiels sur le document
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of administratif ; 2° possède une signification actuelle, sociale, historique,
maatschappelijke betekenis heeft; religieuse, politique ou sociale particulière ;
3° museale waarde heeft. 3° a une valeur muséale.

Art. 5.De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij,

Art. 5.Le Ministre flamand ayant la société de l'information, la
structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de
het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en l'information ainsi que la Infolijn dans ses attributions, est chargé
de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit. de l'exécution du présent arrêté.
Brussel, 18 januari 2019. Bruxelles, 18 janvier 2019.
De minister-president van de Vlaamse Regering, Le Ministre-Président du Gouvernement flamand,
G. BOURGEOIS G. BOURGEOIS
De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion
Gelijke Kansen en Armoedebestrijding, civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté,
L. HOMANS L. HOMANS
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