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Meertalige weergave van Besluit Van De Vlaamse Regering van 10/05/2019
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Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten Arrêté du Gouvernement flamand réglant la gestion, la conservation et la destruction des documents administratifs
VLAAMSE OVERHEID AUTORITE FLAMANDE
10 MEI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het 10 MAI 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant la gestion, la
beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten conservation et la destruction des documents administratifs
DE VLAAMSE REGERING, LE GOUVERNEMENT FLAMAND,
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel III.81 tot Vu le décret de gouvernance du 7 décembre 2018,les articles III.81 à
en met III.84, en artikel III.86 tot en met III.89; III.84 et III.86 à III.89 ;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion
regeling van het archiefbeheer; des archives ;
Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de Vu l'accord du ministre flamand ayant le budget dans ses attributions,
begroting, gegeven op 12 maart 2019; donné le 12 mars 2019 ;
Gelet op advies 65.777/3 van de Raad van State, gegeven op 25 april Vu l'avis 65.777/3 du Conseil d'Etat, donné le 25 avril 2019, en
2019, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° des lois sur le
wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973; Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;
Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Sur la proposition de la ministre flamande de l'Administration
Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding; intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des
Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ;
Na beraadslaging, Après délibération,
Besluit : Arrête :
HOOFDSTUK 1. - Definities CHAPITRE 1er - Définitions

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder:

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par :
1° Agence de Gestion des Infrastructures : l'Agence de Gestion des
1° agentschap Facilitair Bedrijf: het agentschap Facilitair Bedrijf, Infrastructures (« agentschap Facilitair Bedrijf »), créée par
opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot l'arrêté du Gouvernement flamand du 11 juin 2004 portant création de
oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "agentschap l'agence autonomisée interne Agence de Gestion facilitaire ;
Facilitair Bedrijf";
2° bestemming: de definitieve bestemming, vermeld in artikel III.87, § 2° destination : la destination finale visée à l'article III.87, §
1, eerste lid, 3°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; 1er, alinéa 1er, 3° du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ;
3° bewaartermijn: de bewaartermijn, vermeld in artikel III.87, § 1, 3° délai de conservation : le délai de conservation visé à l'article
eerste lid, 2°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; III.87, § 1er, alinéa 1er, 2° du décret de gouvernance du 7 décembre
4° centrale register: het centrale register, vermeld in artikel 2018 ; 4° registre central : le registre central visé à l'article III.82, § 2
III.82, § 2, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ;
5° langetermijnbewaring: het beheren en bewaren van bestuursdocumenten 5° conservation à long terme : la gestion et la conservation des
gedurende een bepaalde termijn en ongeacht de bestemming; documents administratifs pendant un certain délai quelle que soit leur destination ;
6° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor de 6° ministre : le ministre flamand ayant la société de l'information,
informatiemaatschappij, het structureren, opslaan, uitwisselen en la structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de
ontsluiten van informatie en de infolijn; l'information et la « Infolijn » dans ses attributions ;
7° selectieregels: de selectieregels, vermeld in artikel III.87 van 7° règles de sélection : les règles de sélection visées à l'article
het Bestuursdecreet van 7 december 2018; III.87 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ;
8° verantwoordelijke: de verantwoordelijke, vermeld in artikel III.81, 8° personne responsable : la personne responsable visée à l'article
§ 2, tweede lid, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; III.81, § 2, alinéa 2 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ;
9° vervreemding: de overdracht van de bestuurlijke 9° aliénation : le transfert de la responsabilité administrative des
verantwoordelijkheid van bestuursdocumenten, vermeld in artikel III.83 documents administratifs, visé à l'article III.83 du décret de
van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. gouvernance du 7 décembre 2018.
HOOFDSTUK 2. - Zorg en beheer CHAPITRE 2. - Traitement et gestion
Afdeling 1. - Beheersregels Section 1re. - Règles de gestion

Art. 2.De verantwoordelijke legt minimaal beheersregels voor de

Art. 2.La personne responsable établit au moins des règles de gestion
volgende aspecten vast: pour les aspects suivants :
1° langetermijnbewaring; 1° la conservation à long terme ;
2° inventarisering en contextualisering; 2° l'inventaire et la mise en contexte ;
3° vernietiging van bestuursdocumenten; 3° la destruction de documents administratifs ;
4° verwerving en vervreemding; 4° l'acquisition et l'aliénation ;
5° toegang en raadpleging. 5° l'accès et la consultation.

Art. 3.De beheersregels voor langetermijnbewaring, vermeld in artikel

Art. 3.Les règles de gestion pour la conservation à long terme, visée
2, 1°, zorgen er minstens voor dat: à l'article 2, 1° garantissent au moins :
1° er geen informatieverlies optreedt; 1° qu'il n'y a aucune perte d'information ;
2° de leesbaarheid van de bestuursdocumenten gegarandeerd blijft; 2° la lisibilité des documents administratifs ;
3° er geen wijzigingen aan de bestuursdocumenten kunnen gebeuren. 3° qu'aucune modification ne peut être apportée aux documents

Art. 4.De beheersregels voor inventarisering en contextualisering,

 administratifs.

Art. 4.Les règles de gestion pour l'inventaire et la mise en
vermeld in artikel 2, 2°, zorgen ervoor dat minstens de volgende contexte, visés à l'article 2, 2°, garantissent qu'au moins les
metagegevens gecapteerd worden: métadonnées suivantes sont saisies :
1° de naam van het bestuursdocument; 1° le nom du document administratif ;
2° de naam van het dossier waartoe het bestuursdocument behoort, als 2° le nom du dossier auquel le document administratif appartient, le
dat van toepassing is; cas échéant ;
3° de categorie van bestuursdocumenten waartoe het bestuursdocument 3° la catégorie des documents administratifs à laquelle le document
behoort; administratif appartient ;
4° de selectieregels die van toepassing zijn op het bestuursdocument; 4° les règles de sélection applicables au document administratif ;
5° de taak waaruit het bestuursdocument voortvloeit; 5° la tâche dont découle le document administratif ;
6° een aanduiding van de overheidsinstantie die de bestuurlijke 6° une indication de l'instance publique qui a la responsabilité
verantwoordelijkheid draagt over het bestuursdocument; administrative du document administratif ;
7° de technische gegevens van bestuursdocumenten die zich op een 7° les données techniques des documents administratifs conservés sur
elektronische drager bevinden; support électronique ;
8° een aanduiding van de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint 8° une indication de la date à partir de laquelle le délai de
te lopen. conservation prend cours.

Art. 5.De beheersregels voor vernietiging van bestuursdocumenten,

Art. 5.Les règles de gestion pour la destruction des documents
vermeld in artikel 2, 3°, van dit besluit, zorgen ervoor dat administratifs, visée à l'article 2, 3° du présent arrêté,
bestuursdocumenten vernietigd worden conform artikel III.89 van het garantissent que les documents administratifs sont détruits
Bestuursdecreet van 7 december 2018. conformément à l'article III.89 du décret de gouvernance du 7 décembre

Art. 6.De beheersregels voor verwerving en vervreemding, vermeld in

 2018.

Art. 6.Les règles de gestion pour l'acquisition et l'aliénation,
artikel 2, 4°, zorgen er minstens voor dat: visées à l'article 2, 4° garantissent au moins :
1° een overheidsinstantie die bestuursdocumenten ontvangt van een 1° qu'une instance publique qui reçoit des documents administratifs
andere overheidsinstantie, wordt geïnformeerd over de beheersregels d'une autre instance publique est informée des règles de gestion
die betrekking hebben op de langetermijnbewaring, de inventarisering relatives à la conservation à long terme, à l'inventaire et à la mise
en contextualisering, de vernietiging en de toegang en raadpleging van en contexte, à la destruction et à l'accès et à la consultation des
de overgedragen bestuursdocumenten; documents administratifs transférés ;
2° de historiek van de bestuursdocumenten gedocumenteerd is; 2° que l'historique des documents administratifs est documenté ;
3° duidelijk wordt aangegeven wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid 3° qu'il est clairement indiqué qui assume la responsabilité
draagt na verwerving of vervreemding van bestuursdocumenten. administrative après l'acquisition ou l'aliénation des documents
administratifs.

Art. 7.De beheersregels voor toegang en raadpleging, vermeld in

Art. 7.Les règles de gestion pour l'accès et la consultation, visés à
artikel 2, 5°, zorgen er minstens voor dat er: l'article 2, 5° garantissent au moins :
1° duidelijke afspraken zijn over het recht op toegang en raadpleging; 1° qu'il existe des accords clairs sur le droit d'accès et de consultation ;
2° een procedure is om na te gaan of de afspraken, vermeld in punt 1°, 2° qu'il existe une procédure pour vérifier si les accords visés au
worden nageleefd. point 1° sont respectés.
Afdeling 2. - Taken, deskundigheid en deontologische code van de Section 2. - Tâches, expertise et code déontologique de la personne
verantwoordelijke responsable

Art. 8.Om de taken, vermeld in artikel 2, te kunnen uitvoeren,

Art. 8.La personne responsable dispose d'une expertise suffisante
beschikt de verantwoordelijke over voldoende deskundigheid. De pour exécuter les tâches visées à l'article 2. Cette expertise, qu'il
deskundigheid heeft hij verworven door relevante opleiding of a acquise par le biais d'une formation ou d'une expérience
beroepservaring en betreft: professionnelle pertinentes, porte sur :
1° kennis van aspecten, vermeld in artikel 2; 1° la connaissance des aspects visés à l'article 2 ;
2° kennis van relevante regelgeving. 2° la connaissance de la législation pertinente.

Art. 9.De verantwoordelijke leeft een deontologische code na die is

Art. 9.La personne responsable se conforme à un code déontologique
vastgesteld door de overheidsinstantie. établi par l'instance publique.
HOOFDSTUK 3. - Het centrale register CHAPITRE 3. - Le registre central

Art. 10.Het agentschap Facilitair Bedrijf heeft de volgende taken met

Art. 10.L'Agence de Gestion des Infrastructures a les tâches
betrekking tot het centrale register: suivantes relatives au registre central :
1° het register beheren; 1° gérer le registre ;
2° richtlijnen uitvaardigen over het gebruik van het register. 2° publier des lignes directrices sur l'utilisation du registre.
Een overheidsinstantie, vermeld in artikel III.79, § 1, van het Une instance publique, visée à l'article III.79, § 1er du décret de
bestuursdecreet van 7 december 2018, kan afwijken van de verplichting gouvernance du 7 décembre 2018, peut déroger à l'obligation de
tot publicatie in het centrale register, vermeld in artikel III.82, § publication au registre central, visée à l'article III.82, §§ 2 et 3
2 en § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voorzover de du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, pour autant que
betreffende overheidsinstantie kan verantwoorden dat die publicatie l'instance publique concernée puisse justifier que cette publication
een aantoonbaar buitensporige inspanning vereist. Het agentschap exige un effort disproportionné démontrable. L'Agence de Gestion des
Facilitair Bedrijf stelt criteria vast om te bepalen of er een Infrastructures établit des critères permettant de déterminer s'il y a
aantoonbare buitensporige inspanning is. un effort disproportionné démontrable.
De richtlijnen, vermeld in het eerste lid, en de criteria, vermeld in Les lignes directrices, visées à l'alinéa 1er, et les critères visés à
het tweede lid, worden bekendgemaakt via de website van het agentschap l'alinéa 2 sont publiés via le site web de l'Agence de Gestion des
Facilitair Bedrijf. Infrastructures.
HOOFDSTUK 4. - Het depot CHAPITRE 4. - Le dépôt
Afdeling 1. - Algemene bepaling Section 1e. - Disposition générale

Art. 11.Dit hoofdstuk is niet van toepassing op lokale overheden.

Art. 11.Le présent chapitre ne s'applique pas aux autorités locales.
Afdeling 2. - Kwaliteitscriteria Section 2. - Critères de qualité

Art. 12.Het depot kan, afhankelijk van de drager van het

Art. 12.Le dépôt peut, selon le support du document administratif, la
bestuursdocument, de bestemming van het bestuursdocument en het al dan destination du document administratif et l'expiration ou non du délai
niet verstreken zijn van de bewaartermijn van het bestuursdocument, de conservation du document administratif, consister en différents
bestaan uit verschillende bewaarplaatsen. lieux de conservation.

Art. 13.Ongeacht het type drager voldoen de bewaarplaatsen van het

Art. 13.Quel que soit le type de support, les lieux de conservation
depot aan de volgende kwaliteitscriteria: du dépôt répondent aux critères de qualité suivants :
1° bestuursdocumenten die opgenomen zijn in het depot, kunnen niet 1° les documents administratifs admis au dépôt ne peuvent plus être
meer gewijzigd worden; modifiés ;
2° er zijn maatregelen vastgesteld om ongeautoriseerde toegang te 2° des mesures, clairement définies et communiquées, sont en place
vermijden, die duidelijk vastgelegd en gecommuniceerd worden; pour empêcher tout accès non autorisé ;
3° er worden voldoende maatregelen voorzien om de integriteit en de 3° des mesures suffisantes sont prévues pour garantir l'intégrité et
authenticiteit van de bestuursdocumenten te garanderen; l'authenticité des documents administratifs ;
4° als bestuursdocumenten conform artikel III.89 van het 4° si des documents administratifs sont détruits dans le dépôt
Bestuursdecreet van 7 december 2018 vernietigd worden in het depot, conformément à l'article III.89 du décret de gouvernance du 7 décembre
wordt die vernietiging zo opgezet dat er geen gegevens gerecupereerd 2018, cette destruction est organisée de telle sorte qu'aucune donnée
kunnen worden en dat de metagegevens die verbonden zijn aan het ne puisse être récupérée et que les métadonnées associées au document
vernietigde bestuursdocument, niet vernietigd worden. administratif détruit ne soient pas détruites.
Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager Pour la conservation des documents administratifs qui se situent sur
bevinden en die administratief afgehandeld zijn, voldoen de un support analogique et qui sont clôturés sur le plan administratif,
bewaarplaatsen van het depot aan de volgende kwaliteitscriteria: les lieux de conservation du dépôt répondent aux critères de qualité
1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid; suivants : 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 1er ;
2° er zijn doelmatige middelen voor het vertragen en doven van brand 2° des moyens efficaces de ralentissement et d'extinction des
voorzien, waarbij rekening wordt gehouden met de aard, oppervlakte en incendies sont prévus, en tenant compte de la nature, de la superficie
inhoud van het depot; et du contenu du dépôt ;
3° de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden opgevolgd en 3° la température et l'humidité relative sont suivies et adaptées
bijgestuurd volgens de gangbare normen voor de inhoud van het depot; conformément aux normes courantes pour le contenu du dépôt ;
4° er is een bestrijdingsplan voor biologische contaminatie en 4° il existe un plan de lutte contre la contamination biologique et la
ongedierte aanwezig; vermine ;
5° er is voldoende inbraakpreventie, afgestemd op de aard, omvang en 5° un dispositif adéquat de prévention du cambriolage est en place,
inhoud van het depot. adapté à la nature, à la superficie et au contenu du dépôt.
Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager Pour la conservation de documents administratifs qui se situent sur un
bevinden en waarvan de bewaartermijn verstreken is en de bestemming support analogique, dont le délai de conservation a expiré et dont la
permanente bewaring is, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan de destination est la conservation permanente les lieux de conservation
volgende kwaliteitscriteria: du dépôt répondent aux critères de qualité suivants :
1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het tweede lid, met uitzondering 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 2, à l'exception du
van het kwaliteitscriterium, vermeld in het eerste lid, 4° ; critère de qualité visé à l'alinéa 1er, 4° ;
2° elke gebeurtenis die betrekking heeft op een bestuursdocument wordt 2° tout événement relatif à un document administratif est enregistré ;
geregistreerd; 3° de toegang tot de bewaarplaats is beperkt tot de depotbeheerder; 3° l'accès au lieu de conservation est limité au gestionnaire du dépôt ;
4° de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard worden, is ingericht 4° le local dans lequel les documents administratifs sont conservés
met opslagsystemen die specifiek daarvoor bedoeld zijn; est équipé de systèmes de stockage spécialement conçus à cet effet ;
5° er zijn geen ramen en invallend daglicht; 5° il n'y a ni fenêtres ni lumière du jour ;
6° er zijn voldoende inwendige en uitwendige scheidingsconstructies om 6° il y a suffisamment de structures de séparation internes et
uitbreiding van calamiteiten tegen te gaan; externes afin d'empêcher la propagation de calamités ;
7° er is minstens één aparte quarantaineruimte die duidelijk is 7° il y a au moins un local distinct de quarantaine, clairement séparé
afgescheiden van de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard worden. du local dans lequel les documents administratifs sont conservés.
Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een elektronische Pour la conservation de documents administratifs qui se situent sur un
drager bevinden, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan volgende support électronique, les lieux de conservation du dépôt répondent aux
kwaliteitscriteria: critères de qualité suivants :
1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid; 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 1er ;
2° de technische metagegevens worden bij overdracht aan het depot 2° les métadonnées techniques sont saisies et vérifiées lors du
gecapteerd en gecontroleerd; transfert au dépôt ;
3° het transformatiebeleid is gedocumenteerd; 3° la politique de transformation est documentée ;
4° het bestandsformaat van een elektronisch bestuursdocument wordt, 4° si la lisibilité du document administratif l'exige, le format de
als de leesbaarheid van het bestuursdocument dat vereist, fichier d'un document administratif électronique est transformé en un
getransformeerd naar een ander bestandsformaat; autre format de fichier ;
5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de 5° toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et
authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd. l'authenticité de la copie électronique est enregistrée.
Het depot beschikt over voldoende monitoringsmechanismen en adequate Le dépôt dispose de mécanismes de contrôle suffisants et d'appareils
meetapparatuur om de kwaliteitscriteria te kunnen waarborgen. de mesure adéquats pour pouvoir garantir les critères de qualité.
Afdeling 3. - Aanwijzing van het depot Section 3. - Désignation du dépôt

Art. 14.Het agentschap Facilitair Bedrijf is het depot in geval van

Art. 14.L'Agence de Gestion des Infrastructures est le dépôt en cas
een situatie als vermeld in artikel III.83, § 2, eerste lid, van het d'une situation telle que visée à l'article III.83, § 2, alinéa 1er du
Bestuursdecreet van 7 december 2018. décret de gouvernance du 7 décembre 2018.
Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13. Ce dépôt répond aux critères de qualité, visés à l'article 13.
De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt La procédure de transfert des documents administratifs est publiée sur
bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf. le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures.

Art. 15.Voor analoge bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn

Art. 15.Pour les documents administratifs analogiques dont le délai
verstreken is en de definitieve bestemming permanente bewaring is, is de conservation a expiré et dont la destination finale est la
het agentschap Facilitair Bedrijf het depot. conservation permanente, le dépôt est l'Agence de Gestion des
Infrastructures.
Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13, Ce dépôt répond aux critères de qualité, visés à l'article 13, alinéas
derde en vijfde lid. 3 et 5.
De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt La procédure de transfert des documents administratifs est publiée sur
bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf. le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures.

Art. 16.§ 1. Voor analoge bestuursdocumenten die administratief

Art. 16.§ 1er. Pour les documents administratifs analogiques qui sont
afgehandeld zijn, zijn de instanties van de Vlaamse administratie het clôturés sur le plan administratif, les instances de l'administration
depot voor de bestuursdocumenten waarover ze de bestuurlijke flamande sont le dépôt des documents administratifs dont ils ont la
verantwoordelijkheid dragen. responsabilité administrative.
§ 2. Voor overheidsinstanties die opgenomen zijn in de lijst die de § 2. A partir du 1er janvier 2023, l'Agence de Gestion des
minister vaststelt, is het agentschap Facilitair Bedrijf vanaf 1 Infrastructures sera le dépôt des documents administratifs analogiques
januari 2023 het depot voor analoge bestuursdocumenten die qui sont clôturés sur le plan administratif pour les instances
administratief afgehandeld zijn. Deze lijst zal aan de Vlaamse publiques qui figurent sur la liste établie par le ministre. Cette
Regering worden voorgelegd. liste sera soumise au Gouvernement flamand.
De overheidsinstanties die opgenomen worden in de lijst, vermeld in Les instances publiques figurant sur la liste visée à l'alinéa 1er
het eerste lid, zijn gehuisvest in een gebouw dat onder beheer staat exercent leurs activités dans un bâtiment géré par l'Agence de Gestion
van het agentschap Facilitair Bedrijf. des Infrastructures.
§ 3. Het depot, vermeld in paragraaf 1, voldoet aan de § 3. Le dépôt visé au paragraphe 1er répond aux critères de qualité,
kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13, eerste en vijfde lid. Dat visés à l'article 13, alinéas 1er et 5. Ce dépôt publie en interne la
depot maakt de procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten procédure de transfert des documents administratifs.
intern bekend. Het depot, vermeld in paragraaf 2, voldoet aan de kwaliteitscriteria, Le dépôt visé au paragraphe 2 répond aux critères de qualité, visés à
vermeld in artikel 13, tweede en vijfde lid. Dat depot maakt de l'article 13, alinéas 2 et 5. Ce dépôt publie la procédure de
procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten bekend op de transfert des documents administratifs sur le site web de l'Agence de
website van het agentschap Facilitair Bedrijf. Gestion des Infrastructures.
HOOFDSTUK 5. - Ondersteuning CHAPITRE 5. - Encadrement

Art. 17.Het agentschap Facilitair Bedrijf voert de taken uit, vermeld

Art. 17.L'Agence de Gestion des Infrastructures exécute les tâches
in artikel III.86, eerste lid, van het Bestuursdecreet van 7 december visées à l'article III.86, alinéa 1er du décret de gouvernance du 7
2018. décembre 2018.
HOOFDSTUK 6. - Selectiecommissies CHAPITRE 6. - Commissions de sélection
Afdeling 1. - Oprichting en samenstelling Section 1re. - Création et composition

Art. 18.Er wordt een selectiecommissie opgericht voor de

Art. 18.Il est créé une commission de sélection pour les instances
overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, 1°, 2°, 3° en 4°, publiques, visées à l'article III.79, § 1er, 1°, 2°, 3° et 4°, du
van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Die selectiecommissie décret de gouvernance du 7 décembre 2018. Cette commission de
wordt de selectiecommissie Vlaamse overheid genoemd. sélection est dénommée commission de sélection Autorité flamande.
De selectiecommissie Vlaamse overheid heeft de volgende taken: La commission de sélection Autorité flamande est chargée des tâches
1° selectieregels opstellen en actualiseren voor categorieën van suivantes : 1° établir et mettre à jour les règles de sélection pour les
bestuursdocumenten die betrekking hebben op algemene taken en catégories de documents administratifs relatifs aux tâches et
activiteiten; activités générales ;
2° de selectieregels goedkeuren die door de overheidsinstanties zijn 2° approuver les règles de sélection établies par les instances
opgesteld; publiques ;
3° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten 3° autoriser la destruction des documents administratifs pour lesquels
waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a encore été
bekendgemaakt zijn als vermeld in artikel III.89, § 3, van het publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret précité ;
voormelde decreet; 4° advies geven aan overheidsinstanties over de opmaak van 4° conseiller les instances publiques sur l'établissement des règles
selectieregels. de sélection.

Art. 19.Dit artikel is niet van toepassing op de bestuursdocumenten

Art. 19.Le présent article ne s'applique pas aux documents
die de lokale overheden met uitzondering van de intergemeentelijke administratifs détenus par les autorités locales, à l'exception des
samenwerkingsverbanden bezitten, als de bevoegde selectiecommissie partenariats intercommunaux, si la commission de sélection compétente
beslist heeft dat die bestuursdocumenten geen nut meer hebben voor de a décidé que ces documents administratifs ne sont plus utiles à
administratie, of als ze betrekking hebben op federale aangelegenheden. l'administration, ou s'ils concernent des matières fédérales.
Voor de lokale overheden worden de volgende selectiecommissies Les commissions de sélection suivantes sont créées pour les autorités
opgericht: locales :
1° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheden, vermeld in 1° une commission de sélection, compétente pour les autorités locales,
artikel I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h), van het Bestuursdecreet visées à l'article I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h) du décret de
van 7 december 2018, en voor de lokale overheid, vermeld in artikel gouvernance du 7 décembre 2018, et pour l'autorité locale, visée à
I.3, 5°, i), van het voormelde decreet als die opgericht zijn door een l'article I.3, 5°, i) du décret précité, si elles sont créées par une
gemeente. Die selectiecommissie wordt de selectiecommissie gemeenten commune. Cette commission de sélection est dénommée commission de
genoemd; sélection communes ;
2° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in 2° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale,
artikel I.3, 5°, c), van het voormelde decreet, en voor de lokale visée à l'article I.3, 5°, c) du décret précité, et pour l'autorité
overheid, vermeld in artikel I.3, 5°, i), van het voormelde decreet, locale, visée à l'article I.3, 5°, i) du décret précité, si elles sont
als die opgericht zijn door een provincie. Die selectiecommissie wordt créées par une province. Cette commission de sélection est dénommée
de selectiecommissie provincies genoemd; commission de sélection provinces ;
3° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in 3° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale,
artikel I.3, 5°, j), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie visée à l'article I.3, 5°, j) du décret précité. Cette commission de
wordt de selectiecommissie polders en wateringen genoemd; sélection est dénommée commission de sélection polders et wateringues
4° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in ; 4° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale,
artikel I.3, 5°, k), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie visée à l'article I.3, 5°, k) du décret précité. Cette commission de
wordt de selectiecommissie besturen van de erediensten genoemd. sélection est dénommée commission de sélection administrations des
De selectiecommissies, vermeld in het eerste lid, hebben de volgende cultes. Les commissions de sélection, visées à l'alinéa 1er, ont les tâches
taken: suivantes :
1° selectieregels opstellen, actualiseren of goedkeuren overeenkomstig 1° établir, mettre à jour et approuver les règles de sélection
artikel III.88, § 1, van het voormelde decreet; conformément à l'article III.88, § 1er du décret précité ;
2° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten 2° autoriser la destruction des documents administratifs des
van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvoor nog geen partenariats intercommunaux pour lesquels aucune règle de sélection ou
selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als liste de sélection valable n'a encore été publiée conformément à
vermeld in artikel III.89, § 3, van het voormelde decreet. l'article III.89, § 3 du décret précité.

Art. 20.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, zijn

Art. 20.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19,
samengesteld uit minimaal vier en maximaal tien leden. sont composées d'au minimum quatre et d'au maximum dix membres.
De leden voldoen aan de volgende voorwaarden: Les membres satisfont aux conditions suivantes :
1° een aantoonbare expertise bezitten met betrekking tot het beheren, 1° posséder une expertise démontrable dans la gestion, la conservation
bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten; et la destruction de documents administratifs ;
2° vertrouwd zijn met de werking van de overheidsinstanties waarvoor 2° connaître le fonctionnement des instances publiques pour lesquelles
hun respectievelijke selectiecommissie bevoegd is. leur commission de sélection respective est compétente.

Art. 21.De minister benoemt en ontslaat de leden van de

Art. 21.Le ministre nomme et révoque les membres de la commission de
selectiecommissie, vermeld in artikel 18 en 19. De benoeming en het sélection, visée aux articles 18 et 19. La nomination et la révocation
ontslag worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering. sont communiquées au Gouvernement flamand.
De minister wijst onder de leden de voorzitter en de vicevoorzitter Le ministre désigne parmi les membres le président et le
aan. vice-président.
De leden worden benoemd voor een periode van vijf jaar. De benoeming Les membres sont nommés pour une période de cinq ans. La nomination
kan altijd opnieuw vernieuwd worden met een periode van vijf jaar. peut toujours être renouvelée pour une période de cinq ans.
Afdeling 2. - Werking Section 2. - Fonctionnement

Art. 22.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19,

Art. 22.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19,
vergaderen na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter se réunissent sur convocation du président ou, lorsque le président
verhinderd is, na bijeenroeping door de vicevoorzitter. est empêché, du vice-président.
De voormelde selectiecommissie kan selectieregels alleen goedkeuren en La commission de sélection précitée ne peut approuver les règles de
kan alleen beslissingen nemen bij de aanwezigheid van minimaal twee sélection et statuer qu'en présence d'au moins deux tiers de ses
derde van het aantal leden. membres.
De voormelde selectiecommissies streven consensus na. Als geen Les commissions de sélection précitées cherchent à atteindre un
consensus wordt bereikt, kunnen de selectiecommissies selectieregels consensus. En l'absence de consensus, les commissions de sélection
goedkeuren en beslissingen nemen bij tweederdemeerderheid van de peuvent approuver les règles de sélection et statuer à la majorité des
aanwezigen. deux tiers des membres présents.

Art. 23.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, kunnen

Art. 23.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19,
voor het vervullen van hun taken een beroep doen op deskundigen. peuvent faire appel à des experts pour l'accomplissement de leurs
De voormelde selectiecommissies kunnen interne werkgroepen oprichten. tâches. Les commissions de sélection précitées peuvent créer des groupes de
travail internes.

Art. 24.Elke selectiecommissie als vermeld in artikel 18 en 19,

Art. 24.Chaque commission de sélection telle que visée aux articles
bepaalt haar interne werkwijze, met behoud van de toepassing van 18 et 19 détermine son mode de fonctionnement interne, sans préjudice
artikel 22 en 23. Ze kan die vastleggen in een huishoudelijk de l'application des articles 22 et 23. Elle peut le fixer dans un
reglement. règlement d'ordre intérieur.
Afdeling 3. - Vergoedingen Section 3. - Indemnités

Art. 25.Les membres des commissions de sélection, visées aux articles

Art. 25.De leden van de selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en

 18 et 19, ont droit à une indemnité de parcours et de repas
19, kunnen aanspraak maken op een reis- en maaltijdvergoeding conform
het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006. conformément au statut du personnel flamand du 13 janvier 2006.
De vergoedingen worden uitbetaald op basis van de goedgekeurde Les indemnités sont payées sur la base des rapports approuvés et des
verslagen en de daarin opgenomen gegevens over de fysieke données y reprises concernant les présences physiques.
aanwezigheden.
HOOFDSTUK 7. - Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge CHAPITRE 7. - Etablissement, approbation, mise à jour et cohérence
consistentie van selectieregels mutuelle des règles de sélection

Art. 26.Het sjabloon voor de opmaak van selectieregels bevat:

Art. 26.Le modèle pour l'établissement des règles de sélection
1° de naam en de omschrijving van de categorie van bestuursdocumenten contient : 1° le nom et la description de la catégorie de documents
waarop de selectieregel betrekking heeft, vermeld in artikel III.87, § administratifs à laquelle se rapporte la règle de sélection, visés à
1, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; l'article III.87, § 1er, 1°, du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ;
2° de bewaartermijn en bijbehorende verantwoording; 2° le délai de conservation et la justification correspondante ;
3° de bestemming en bijbehorende verantwoording; 3° la destination et la justification correspondante ;
4° een aanduiding van de taak waaruit de categorie van 4° une indication de la tâche dont découle la catégorie de documents
bestuursdocumenten voortvloeit; administratifs ;
5° een aanduiding van de overheidsinstantie waarvoor die selectieregel 5° une indication de l'instance publique pour laquelle la règle de
van toepassing is. sélection est en vigueur.
Het sjabloon wordt beheerd en vastgelegd door het agentschap Le modèle est géré et établi par l'Agence de Gestion des
Facilitair Bedrijf. Infrastructures.

Art. 27.Een selectieregel wordt goedgekeurd door de bevoegde

Art. 27.Les règles de sélection sont approuvées par la commission de
selectiecommissie. sélection compétente.
Goedgekeurde selectieregels worden binnen tien dagen na hun Les règles de sélection approuvées sont publiées dans le registre
goedkeuring gepubliceerd in het centrale register, waarna ze central dans les dix jours suivant leur approbation, après quoi elles
uitwerking hebben. prennent effet.

Art. 28.§ 1. De selectiecommissies zijn verantwoordelijk voor de

Art. 28.§ 1er. Les commissions de sélection sont responsables de la
onderlinge consistentie van de selectieregels. cohérence entre les règles de sélection.
Als dat noodzakelijk is voor de onderlinge consistentie, kunnen de Si nécessaire pour des raisons de cohérence, les présidents des
voorzitters van de selectiecommissies samen vergaderen. commissions de sélection peuvent se réunir.
§ 2. Selectieregels zijn onderling consistent als er geen tegenspraak § 2. Les règles de sélection sont mutuellement cohérentes lorsqu'il
is tussen: n'y a pas de contradiction entre :
1° de verschillende selectieregels die een selectiecommissie heeft 1° les différentes règles de sélection approuvées ou établies par une
goedgekeurd of opgesteld; commission de sélection ;
2° de selectieregels die door de verschillende selectiecommissies zijn 2° les règles de sélection approuvées ou établies par les différentes
goedgekeurd of opgesteld. commissions de sélection.
HOOFDSTUK 8. - Vernietigen van bestuursdocumenten CHAPITRE 8. - Destruction des documents administratifs

Art. 29.Om bestuursdocumenten te vernietigen waarvoor geen

Art. 29.Afin de détruire des documents administratifs pour lesquels
aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a été
selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret de gouvernance
vermeld in artikel III.89, § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december du 7 décembre 2018, l'instance publique introduit une demande de
2018, dient de overheidsinstantie een gemotiveerde destruction motivée auprès de la commission de sélection compétente,
vernietigingsaanvraag in bij de bevoegde selectiecommissie, vermeld in
artikel 18 en 19 van dit besluit. visée aux articles 18 et 19 du présent arrêté.
Het agentschap Facilitair Bedrijf stelt een sjabloon voor de L'Agence de Gestion des Infrastructures fournit un modèle de demande
gemotiveerde vernietigingsaanvraag ter beschikking. de destruction motivée.

Art. 30.De selectiecommissie bezorgt de overheidsinstantie binnen

Art. 30.La commission de sélection transmet à l'instance publique,
twintig dagen een goedkeuring of gemotiveerde weigering van de dans un délai de vingt jours, son approbation ou son refus motivé de
vernietigingsaanvraag. la demande de destruction.

Art. 31.De gedateerde verklaring van vernietiging, vermeld in artikel

Art. 31.La déclaration datée de destruction, visée à l'article
III.89, § 4, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, bevat: III.89, § 4 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, comprend :
1° een betekenisvolle naam en omschrijving van de vernietigde 1° un nom et une description significatifs des documents
bestuursdocumenten; administratifs détruits ;
2° een verwijzing naar de selectieregel zoals goedgekeurd door de 2° une référence à la règle de sélection approuvée par la commission
bevoegde selectiecommissie of de goedkeuring van de selectiecommissie, de sélection compétente ou à l'approbation de la commission de
vermeld in artikel 30 van dit besluit; sélection, visée à l'article 30 du présent arrêté ;
3° de datum waarop de vernietiging is uitgevoerd. 3° la date de destruction.
De gedateerde verklaring van vernietiging wordt op verzoek van een Lorsqu'un citoyen en fait la demande, la déclaration de destruction
burger bekendgemaakt. datée est rendue publique.
HOOFDSTUK 9. - Slotbepalingen CHAPITRE 9. - Dispositions finales

Art. 32.Het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot

Art. 32.L'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la
regeling van het archiefbeheer, gewijzigd bij de besluiten van de gestion des archives, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand
Vlaamse Regering van 27 februari 2015, 13 maart 2015, 2 oktober 2015, des 27 février 2015, 13 mars 2015, 2 octobre 2015, 28 avril 2017, 2
28 april 2017, 2 juni 2017, 10 november 2017, wordt opgeheven. juin 2017 et 10 novembre 2017, est abrogé.

Art. 33.De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij,

Art. 33.Le ministre flamand ayant la société de l'information, la
het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de
de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit. l'information et la « Infolijn » dans ses attributions, est chargé de
l'exécution du présent arrêté.
Brussel, 10 mei 2019. Bruxelles, le 10 mai 2019.
De minister-president van de Vlaamse Regering, Le Ministre-Président du Gouvernement flamand,
G. BOURGEOIS G. BOURGEOIS
De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion
Gelijke Kansen en Armoedebestrijding, civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté,
L. HOMANS L. HOMANS
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