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Meertalige weergave van Besluit Van De Vlaamse Regering van 10/04/2020
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Besluit van de Vlaamse Regering houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens Arrêté du Gouvernement flamand portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel
VLAAMSE OVERHEID 10 APRIL 2020. - Besluit van de Vlaamse Regering houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens Rechtsgrond Dit besluit is gebaseerd op: AUTORITE FLAMANDE 10 AVRIL 2020. - Arrêté du Gouvernement flamand portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel Fondement juridique Le présent arrêté est fondé sur :
- het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische - le décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de
bestuurlijke gegevensverkeer, artikel 10/3, § 1. données administratives, l'article 10/3, § 1er.
Vormvereiste Formalités
De volgende vormvereiste is vervuld: La formalité suivante est remplie :
- De Inspectie van Financiën heeft advies gegeven op 19 maart 2020. Initiatiefnemer Dit besluit wordt voorgesteld door de minister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, ICT en Facilitair Management. Na beraadslaging, DE VLAAMSE REGERING BESLUIT:

Artikel 1.Het huishoudelijk reglement van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens dat is opgenomen in de bijlage die bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.De Vlaamse minister, bevoegd voor de ondersteuning van de Vlaamse Regering, is belast met de uitvoering van dit besluit.

 - L'Inspection des Finances a donné son avis le 19 mars 2020. Initiateur Le présent arrêté est proposé par le Ministre-président du Gouvernement flamand, Ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, des TIC et de la Gestion facilitaire. Après délibération, LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur de la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel qui est repris à l'annexe jointe au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le Ministre flamand ayant le soutien au Gouvernement flamand dans ses attributions, est chargé d'exécuter le présent arrêté.
Brussel, 10 april 2020. Bruxelles, le 10 avril 2020.
De minister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van Le Ministre-président du Gouvernement flamand, Ministre flamand des
Buitenlandse Zaken, Cultuur, ICT en Facilitair Management, Affaires étrangères, de la Culture, des TIC et de la Gestion facilitaire,
J. JAMBON J. JAMBON
Bijlage. Het huishoudelijk reglement, vermeld in artikel 1 Annexe. Le règlement d'ordre intérieur, visé à l'article 1er
TITEL I. - ALGEMENE BEPALINGEN TITRE Ier. - DISPOSITIONS GENERALES
Afdeling I. - De zetel van de Vlaamse toezichtcommissie Section Ire. - Siège de la Commission de contrôle flamande

Artikel 1.De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van

Article 1er.La Commission de contrôle flamande du traitement des
persoonsgegevens, hierna "de Toezichtcommissie" te noemen, heeft haar données à caractère personnel, à nommer ci-après « la Commission de
zetel in Brussel. contrôle », a son siège à Bruxelles.
Afdeling II. - De voorzitter van de Vlaamse toezichtcommissie Section II. - Le président de la Commission de contrôle flamande

Art. 2.De voorzitter waakt over de goede werking van de

Art. 2.Le président veille au bon fonctionnement de la Commission de
Toezichtcommissie. contrôle.
In de gevallen waarin de voorzitter van de Toezichtcommissie een Dans les cas où le président de la Commission de contrôle dispose d'un
vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft, handelt hij in overeenstemming pouvoir de représentation, il agit conformément à la décision prise
met de beslissing die werd genomen door de Toezichtcommissie. par la Commission de contrôle.
Indien noodzakelijk kan de Toezichtcommissie conform artikel 10/7, § Si nécessaire, la Commission de contrôle peut, conformément à
3, tweede lid, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het l'article 10/7, § 3, alinéa 2, du décret du 18 juillet 2008 relatif à
elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (hierna: "e-govdecreet"), l'échange électronique de données administratives (ci-après : Décret «
andere leden verzoeken om de voorzitter bij te staan wanneer deze de e-gov »), demander à d'autres membres d'assister le président lorsque
Toezichtcommissie vertegenwoordigt bij de Vlaamse Regering, het Vlaams celui-ci représente la Commission de contrôle auprès du Gouvernement
Parlement en de rechtbanken en rechtscolleges. flamand, du Parlement flamand et des tribunaux et juridictions.

Art. 3.De voorzitter roept de Toezichtcommissie samen en stelt de

Art. 3.Le président convoque la Commission de contrôle et fixe le
plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast. lieu, le jour et l'heure des réunions.
De voorzitter kan beslissen dat vergaderen en stemmen op afstand Le président peut décider que les réunions et le vote à distance sont
mogelijk is. possibles.
De voorzitter opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten. Le président ouvre et clôt les réunions. Il préside les débats.
De voorzitter roept ook de Toezichtcommissie samen telkens wanneer een Le président convoque également la Commission de contrôle chaque fois
lid daar om verzoekt. qu'un membre en fait la demande.

Art. 4.Bij verhindering van de voorzitter worden zijn bevoegdheden

Art. 4.En cas d'empêchement du président, ses compétences sont
uitgeoefend door een ander lid van de Toezichtcommissie, namelijk het exercées par un autre membre de la Commission de contrôle, notamment
effectief lid met de grootste anciënniteit bij de Toezichtcommissie le membre effectif ayant la plus grande ancienneté au sein de la
of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de oudste onder hen of, als Commission de contrôle, ou, à égalité d'ancienneté, par le plus âgé
er enkel plaatsvervangers aanwezig zijn, de plaatsvervanger met de d'entre eux ou, s'il n'y a que des suppléants, le suppléant ayant la
grootste anciënniteit bij de Toezichtcommissie of, bij gelijkheid van plus grande ancienneté au sein de la Commission de contrôle ou, à
anciënniteit, door de oudste onder hen. De plaatsvervangende égalité d'ancienneté, par le plus âgé d'entre eux. Le président
voorzitter heeft dezelfde bevoegdheden en verplichtingen. suppléant a les mêmes compétences et obligations.

Art. 5.Naast de bijzondere taken die in dit reglement aan de

Art. 5.Outre les tâches particulières que le présent règlement confie
voorzitter worden opgedragen, is hij belast met de algemene uitvoering van de beslissingen van de Toezichtcommissie. au président, il est chargé de l'exécution générale des décisions de
Om redenen van organisatorische aard en met het oog op de goede la Commission de contrôle.
werking kan de voorzitter bepaalde uitvoerende en voorbereidende taken Pour des raisons d'organisation et de bon fonctionnement, le président
die hem zijn toevertrouwd, opdragen aan het secretariaat dat zorgt peut confier certaines tâches d'exécution et de préparation qui lui
voor de ondersteuning van de Toezichtcommissie. sont confiées au secrétariat qui assure le soutien de la Commission de contrôle.

Art. 6.De Toezichtcommissie maakt jaarlijks een begroting en

Art. 6.La Commission de contrôle établit annuellement un budget et
boekhouding conform artikel 10/3, § 6, van het e-govdecreet. De une comptabilité conformément à l'article 10/3, § 6, du décret e-gov.
voorzitter stelt jaarlijks een ontwerp van begroting op en legt deze Le président établit chaque année un projet de budget et le soumet à
ter goedkeuring voor aan de Toezichtcommissie. De Toezichtcommissie l'approbation de la Commission de contrôle. La Commission de contrôle
rapporteert jaarlijks over de jaarrekening aan het Vlaams Parlement en établit annuellement un rapport sur les comptes annuels au Parlement
aan het Rekenhof. flamand et à la Cour des comptes.
Afdeling III. - Vergaderingen van de Vlaamse toezichtcommissie Section III. - Réunions de la Commission de contrôle flamande

Art. 7.§ 1. Aan de vergaderingen die niet plenair zijn, nemen de

Art. 7.§ 1er. Les membres effectifs et les suppléants qui remplacent
effectieve leden en de plaatsvervangers die een effectief lid vervangen deel. un membre effectif participent aux réunions qui ne sont pas plénières.
§ 2. Een effectief lid dat verhinderd is, wordt vervangen door een § 2. Un membre effectif qui est empêché, est remplacé par un
plaatsvervanger. suppléant.
Het effectieve lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan onmiddellijk Le membre effectif empêché en informe immédiatement le secrétariat
het secretariaat (contact@toezichtcommissie.be). Het secretariaat (contact@toezichtcommissie.be). Le secrétariat en informe
brengt vervolgens onmiddellijk een plaatsvervangend lid op de hoogte. immédiatement un membre suppléant.
Het effectieve lid dat verhinderd is, neemt desgewenst contact op met Le membre effectif empêché prend contact, s'il le souhaite, avec son
zijn plaatsvervanger om de vergadering van de Toezichtcommissie voor suppléant afin de préparer la réunion de la Commission de contrôle et
te bereiden en om na de vergadering terug te koppelen naar elkaar. de se regrouper après la réunion.
§ 3. De plaatsvervangende leden kunnen met raadgevende stem de § 3. Les membres suppléants peuvent assister avec voix consultative
vergaderingen bijwonen die niet plenair zijn. Zij ontvangen hiervoor aux réunions qui ne sont pas plénières. Ils ne reçoivent pas de jetons
geen presentiegeld. Als zij evenwel optreden als plaatsvervanger van de présence pour cela. Toutefois, lorsqu'ils agissent en tant que
een effectief lid, of als ze door de voorzitter gevraagd worden suppléants d'un membre effectif ou lorsqu'ils sont invités par le
aanwezig te zijn, ontvangen ze hiervoor een presentiegeld. Een président à être présents, ils reçoivent un jeton de présence. Un
effectief lid of plaatsvervangend lid dat een dossier krijgt membre effectif ou suppléant qui reçoit un dossier ou qui agit en tant
toegewezen of optreedt als vertegenwoordiger van de Toezichtcommissie, que représentant de la Commission de contrôle, reçoit un jeton de
ontvangt hiervoor een presentiegeld. présence pour cela.
§ 3. Minstens vier keer per jaar nodigt de voorzitter alle effectieve Au moins quatre fois par an, le président invite tous les membres
en alle plaatsvervangende leden samen uit. effectifs et tous les membres suppléants réunis.
§ 4. De voorzitter zet minstens eenmaal per jaar op een plenaire § 4. Au moins une fois par an, le président inscrit à l'ordre du jour
vergadering bevindingen inzake maatschappelijke, economische en d'une réunion plénière des conclusions sur les évolutions sociales,
technologische ontwikkelingen die een impact hebben op de bescherming économiques et technologiques ayant un impact sur la protection des
van persoonsgegevens op de agenda. Telkens wanneer er tussentijds een données à caractère personnel. Chaque fois qu'une évolution
bijzondere evolutie wordt waargenomen door de Toezichtcommissie zal de particulière est observée dans l'intervalle par la Commission de
voorzitter dit ook agenderen. contrôle, le président l'inscrit également à l'ordre du jour.
§ 5. De voorzitter kan externe deskundigen op de zittingen uitnodigen § 5. Le président peut inviter des experts externes aux séances pour
voor specifieke agendapunten. des points spécifiques de l'ordre du jour.

Art. 8.Behalve als de voorzitter oordeelt dat het een hoogdringend

Art. 8.Sauf si le président estime qu'il s'agit d'un cas d'urgence
geval is, worden de uitnodigingen ten minste vier kalenderdagen voor majeure, les convocations sont transmises aux membres par voie
de zitting elektronisch aan de leden bezorgd. Ze bevatten de agenda électronique au moins quatre jours calendrier avant la séance. Ils
van de vergadering en alle nodige documenten zijn erbij gevoegd. contiennent l'ordre du jour de la réunion et tous les documents
nécessaires y sont joints.

Art. 9.De voorzitter stelt de agenda vast.

Art. 9.Le président fixe l'ordre du jour.
De agenda kan worden opgedeeld in punten A en B. De aangelegenheden L'ordre du jour peut être divisé en points A et B. Les matières sous B
onder B worden op de zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, sont adoptées en séance sans discussion complémentaire, à moins qu'un
tenzij een effectief lid of een plaatsvervangend lid dat een effectief membre effectif ou un membre suppléant qui remplace un membre effectif
lid vervangt, de bespreking ervan heeft aangevraagd bij de voorzitter n'en ait demandé la discussion auprès du président et du secrétariat
en bij het secretariaat (contact@toezichtcommissie.be) uiterlijk om 10 (contact@toezichtcommissie.be) au plus tard à 10 heures le jour
uur op de werkdag die voorafgaat aan de zitting. De voorzitter of het ouvrable qui précède la séance. Le président ou le secrétariat informe
secretariaat brengt de andere leden dezelfde dag per e-mail op de les autres membres par courrier électronique le même jour. Les autres
hoogte. De andere aangelegenheden, die gerangschikt zijn onder A, matières, classées sous A, sont toujours soumises à discussion.
worden altijd ter bespreking voorgelegd.
Het lid dat de inschrijving van een aangelegenheid op de agenda wil Le membre qui souhaite inscrire une question à l'ordre du jour
zetten, dient daartoe een aanvraag in bij de voorzitter en bij het introduit une demande à cet effet auprès du président et du
secretariaat (contact@toezichtcommissie.be), ten laatste om 10 uur op secrétariat (contact@toezichtcommissie.be), au plus tard à 10 heures
de donderdag van de week voor de zitting. le jeudi de la semaine précédant la séance.
De voorzitter kan, op eigen initiatief of op vraag van een aanwezig Le président peut, de sa propre initiative ou à la demande d'un membre
lid, agendapunten toevoegen op de zitting, tenzij een van de aanwezige présent, ajouter des points à l'ordre du jour de la séance, à moins
leden hiertegen een bezwaar uit. qu'un des membres présents ne formule une objection.

Art. 10.§ 1. De beraadslaging van de Toezichtcommissie is alleen

Art. 10.§ 1er. La délibération de la Commission de contrôle n'est
geldig als ten minste twee leden aanwezig zijn ("aanwezig" betekent in valable que si deux membres au moins sont présents (« présents »
dit reglement: hetzij door fysieke aanwezigheid, hetzij door deelname signifie dans le présent règlement : soit par une présence physique,
op afstand). soit par une participation à distance).
§ 2. Een lid, een plaatsvervangend lid of een waarnemer van de § 2. Tout membre, membre suppléant ou observateur de l'Autorité de
Gegevensbeschermingsautoriteit dat bij een agendapunt betrokken partij protection des données qui est partie intéressée à un point de l'ordre
is, deelt dat ten laatste bij aanvang van de vergadering mee. Het lid du jour le notifie au plus tard au début de la réunion. Le membre ou
of de waarnemer in kwestie mag niet aan de bespreking deelnemen en l'observateur concerné ne peut pas participer à la discussion et
verlaat de vergaderzaal. Als de voorzitter van oordeel is dat de quitte la salle de réunion. Si le président estime que les
kennis van het lid of de waarnemer vereist/nuttig is voor de connaissances du membre ou de l'observateur sont nécessaires/utiles à
beoordeling van het agendapunt, kan de voorzitter beslissen om het lid l'évaluation du point à l'ordre du jour, le président peut décider
of de waarnemer te horen. Het lid en de waarnemer kunnen weigeren om d'entendre le membre ou l'observateur. Le membre et l'observateur
gehoord te worden. Het lid onthoudt zich bij het innemen van een peuvent refuser d'être entendus. Le membre s'abstient de prendre
standpunt en bij een mogelijke stemming en verlaat daarvoor de zaal. position et en cas de vote possible et quitte la salle à cet effet.
Ook de waarnemer die betrokken partij is, verlaat de zaal bij de stemming. L'observateur qui est impliqué quitte également la salle lors du vote.

Art. 11.De Toezichtcommissie vergadert met gesloten deuren, tenzij ze

Art. 11.La Commission de contrôle se réunit à huis clos, à moins
uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen. qu'elle ne décide explicitement que la séance se déroule publiquement.
Afdeling IV. - Aanbevelingen, adviezen en beslissingen van de Vlaamse Section IV. - Recommandations, avis et décisions de la Commission de
toezichtcommissie contrôle flamande

Art. 12.Het secretariaat stelt een ontwerp van aanbeveling, advies of

Art. 12.Le secrétariat rédige un projet de recommandation, d'avis ou
beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la
voorbereiding van de besluitvorming, wordt aandacht geschonken aan het prise de décision, il est tenu compte du cadre factuel et
feitelijke en het wettelijke kader, in het bijzonder aan de toetsing réglementaire, en particulier de l'examen au regard des principes du
aan de principes voor de verwerking van persoonsgegevens en aan de traitement des données à caractère personnel et des risques qui en
daaraan verbonden risico's voor de rechten en vrijheden van de découlent pour les droits et libertés des personnes concernées. Le cas
betrokkenen. Zo nodig worden die elementen in het ontwerp opgenomen. échéant, ces éléments sont inclus dans le projet.

Art. 13.De Toezichtcommissie vergadert en beraadslaagt als college.

Art. 13.La Commission de contrôle se réunit et délibère en collège.
Elke bespreking van een bepaald dossier wordt ingeleid door het Toute discussion d'un certain dossier est introduite par le
secretariaat, waarna elk lid vragen kan stellen en zijn specifieke standpunt over het voorstel tot aanbeveling, advies of beslissing kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan worden ingenomen. De Toezichtcommissie beslist bij consensus. Als geen consensus wordt bereikt, wordt overgegaan tot stemming. De stemming gebeurt bij handopsteking. In voorkomend geval wordt eerst over elk aspect van een dossier afzonderlijk en vervolgens over het geheel gestemd. Bij de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of, als hij afwezig is, van de plaatsvervangende voorzitter, beslissend. Alleen de effectieve leden en de plaatsvervangende leden die een effectief lid vervangen, kunnen aan de stemming deelnemen wat secrétariat, après quoi chaque membre peut poser des questions et exprimer sa position spécifique sur la proposition de recommandation, d'avis ou de décision. Le président examine la position commune qui pourrait être adoptée. La Commission de contrôle statue par consensus. En l'absence de consensus, il est procédé au vote. Le vote a lieu à main levée. Le cas échéant, le vote porte d'abord sur chaque aspect d'un dossier et ensuite sur l'ensemble du dossier. Lors du calcul des voix, les abstentions ne sont pas prises en compte. En cas de partage des voix, la voix du président ou, en son absence, du président suppléant, est prépondérante. Seuls les membres effectifs et les membres suppléants qui remplacent un membre effectif peuvent participer au vote pour ce qui concerne les
individuele dossiers betreft. dossiers individuels.
Bij algemene dossiers zoals beleidsbeslissingen en algemene Dans les dossiers généraux tels que les décisions politiques et les
richtlijnen, stemmen alle aanwezige leden. directives générales, tous les membres présents votent.

Art. 14.§ 1. Als het noodzakelijk is voor de goede werking van de

Art. 14.§ 1er. Lorsque cela est nécessaire au bon fonctionnement de
Toezichtcommissie of voor de naleving van de termijnen, kan de la Commission de contrôle ou au respect des délais, la Commission de
Toezichtcommissie, na overleg tussen de leden, beslissen de contrôle peut, après consultation entre les membres, décider de
beraadslaging over de ontwerpen van adviezen, aanbevelingen, en poursuivre la délibération sur les projets d'avis, de recommandations
beslissingen voort te zetten volgens een schriftelijke procedure. et de décisions par procédure écrite.
Wanneer dit beslist werd op de zitting, of wanneer er nieuwe elementen Lorsque cela a été décidé en séance, ou lorsque de nouveaux éléments
in een dossier opduiken na de zitting maar voor de ondertekening van apparaissent dans un dossier après la séance mais avant la signature
een beslissing, stuurt het secretariaat aangepaste ontwerpbeslissingen d'une décision, le secrétariat envoie des projets de décision adaptés
elektronisch naar de effectieve en plaatsvervangende leden, met een par voie électronique aux membres effectifs et suppléants, avec une
vraag naar verificatie en/of bijkomende opmerkingen. Bij deze vraag demande de vérification et/ou des remarques complémentaires. A cette
vermeldt het secretariaat tevens de termijn en de nadere bepalingen demande, le secrétariat mentionne également le délai et les modalités
voor de eventuele reactie van de leden. De termijn kan niet korter de la réaction éventuelle des membres. Le délai ne peut être inférieur
zijn dan 48 uur en bevat, tenzij bijzondere motivatie, een weekend. De leden reageren binnen de aangegeven termijn. Een lid kan wegens bijzondere omstandigheden uitdrukkelijk verzoeken om tegen een later bepaald tijdstip te reageren. Leden die niet reageren binnen de aangegeven termijn of binnen de verlengde termijn, waar ze uitdrukkelijk om verzocht hebben, worden verondersteld akkoord te gaan met ontwerp zoals het hen werd bezorgd. Op basis van de reacties die worden ingestuurd, past het secretariaat in overleg met de voorzitter het ontwerp aan, of beslist de voorzitter tot bijkomende agendering ervan op een volgende nuttige zitting. Als het ontwerp onverkort kan worden afgewerkt zonder bijkomende zitting, krijgt het de datum van de laatste zitting waarop het werd behandeld. à 48 heures et comprend, sauf motivation particulière, un week-end. Les membres répondent dans le délai imparti. Un membre peut, en raison de circonstances particulières, demander expressément à répondre à une date ultérieure. Les membres qui ne réagissent pas dans le délai indiqué ou dans le délai prolongé, qu'ils ont expressément demandé, sont supposés être d'accord avec le projet tel qu'il leur a été transmis. Sur la base des réactions qui sont transmises, le secrétariat, en concertation avec le président, adapte le projet ou décide de l'inscrire à un ordre du jour supplémentaire lors d'une prochaine séance utile. Si le projet peut être finalisé intégralement sans séance supplémentaire, il est reporté à la date de la dernière séance à laquelle il a été examiné.
§ 2. Als dat noodzakelijk is voor de goede werking van de § 2. Si cela est nécessaire au bon fonctionnement de la Commission de
Toezichtcommissie en bij hoogdringendheid, kan de voorzitter via een contrôle et en cas d'urgence, le président peut prendre une décision,
schriftelijke procedure een besluit nemen, een advies verlenen of een émettre un avis ou émettre une recommandation par procédure écrite.
aanbeveling uitbrengen.
De voorzitter of het secretariaat stuurt het ontwerpdocument in Le président ou le secrétariat envoie le projet de document en
kwestie elektronisch naar de effectieve en plaatsvervangende leden en question par voie électronique aux membres effectifs et suppléants et
bepaalt de termijn en de nadere bepalingen voor de eventuele reactie fixe le délai et les modalités de réaction éventuelle des membres
van de effectieve leden. Die termijn kan niet korter zijn dan 48 uur en bevat, tenzij bijzondere motivatie, een weekend. De effectieve leden reageren binnen de aangegeven termijn. Een effectief lid kan wegens bijzondere omstandigheden uitdrukkelijk verzoeken om tegen een later bepaald tijdstip te reageren. Effectieve leden die niet reageren binnen de door de aangegeven termijn of binnen de verlengde termijn, waar ze uitdrukkelijk om verzocht hebben, worden verondersteld akkoord te gaan met het ontwerp zoals het hen werd bezorgd. Op basis van de reacties die door de effectieve leden werden ingestuurd, past het secretariaat in overleg met de voorzitter het ontwerp aan of beslist de voorzitter tot de agendering ervan op een volgende nuttige zitting. Het goedgekeurde ontwerp van de Toezichtcommissie krijgt, naargelang van het geval, de datum van de zitting waarop dit het laatst werd besproken of, als het ontwerp niet op de zitting is behandeld, de datum waarop de voorzitter de definitieve versie van het document ondertekent. effectifs. Ce délai ne peut être inférieur à 48 heures et comprend, sauf motivation particulière, un week-end. Les membres effectifs répondent dans le délai imparti. Un membre effectif peut, en raison de circonstances particulières, demander expressément à réagir à une date ultérieure. Les membres effectifs qui ne réagissent pas dans le délai indiqué ou dans le délai prolongé, qu'ils ont expressément demandé, sont supposés être d'accord avec le projet tel qu'il leur a été transmis. Sur la base des réactions qui sont transmises par les membres effectifs, le secrétariat adapte, en concertation avec le président, le projet ou le président décide de l'inscrire à l'ordre du jour lors d'une prochaine séance utile. Le projet approuvé de la Commission de contrôle reçoit, selon le cas, la date de la séance à laquelle il a été examiné en dernier lieu ou, si le projet n'a pas été examiné en séance, la date à laquelle le président signe la version définitive du document.

Art. 15.Van de vergaderingen van de Toezichtcommissie wordt een

Art. 15.Les réunions de la Commission de contrôle font l'objet d'un
syntheseverslag opgesteld. Dat verslag wordt ondertekend door de voorzitter en een personeelslid van het secretariaat van de Toezichtcommissie. Het secretariaat is belast met de bewaring van de stukken. Het ontwerp van verslag wordt elektronisch ter beschikking gesteld aan de effectieve en plaatsvervangende leden. De leden die op de vergadering aanwezig waren, kunnen opmerkingen geven over het ontwerp van verslag. Alle leden kunnen reageren op de inhoud van het verslag. Het verslag wordt op de eerstvolgende vergadering door de Toezichtcommissie goedgekeurd. Het goedgekeurde verslag wordt elektronisch aan de effectieve en plaatsvervangende leden bezorgd.

Art. 16.Als de Toezichtcommissie een aanbeveling of advies formuleert of een beslissing neemt, wordt de neerslag daarvan door de voorzitter ondertekend. De Toezichtcommissie kan vragen dat ze binnen een redelijke termijn, die ze zelf bepaalt, op de hoogte wordt gebracht van het gevolg dat aan haar aanbeveling, advies of beslissing is gegeven.

 rapport de synthèse. Ce rapport est signé par le président et un membre du personnel du secrétariat de la Commission de contrôle. Le secrétariat est chargé de la conservation des documents. Le projet de rapport est mis à la disposition des membres effectifs et suppléants par voie électronique. Les membres présents à la réunion peuvent formuler des observations sur le projet de rapport. Tous les membres peuvent réagir au contenu du rapport. Le rapport est approuvé par la Commission de contrôle lors de sa prochaine réunion. Le rapport approuvé est transmis par voie électronique aux membres effectifs et suppléants.

Art. 16.Lorsque la Commission de contrôle formule une recommandation, un avis ou prend une décision, le président en signe le compte-rendu. La Commission de contrôle peut demander à être informée, dans un délai raisonnable qu'elle détermine elle-même, de la suite donnée à sa recommandation, à son avis ou à sa décision.

Art. 17.De Toezichtcommissie maakt haar aanbevelingen, adviezen en

Art. 17.La commission de contrôle publie ses recommandations, avis et
beslissingen bekend op haar website décisions sur son site web
(https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie). (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie).
De Toezichtcommissie kan beslissen de beslissingen, adviezen en La Commission de contrôle peut décider de rendre publiques les
aanbevelingen ook op een andere wijze openbaar te maken. Die décisions, avis et recommandations par d'autres moyens. Cette
bijkomende openbaarmaking vormt het voorwerp van een afzonderlijke publicité supplémentaire fait l'objet d'une décision distincte de la
beslissing van de Toezichtcommissie. Commission de contrôle.
Afdeling V. - Vertrouwelijkheid Section V. - Confidentialité

Art. 18.De effectieve en plaatsvervangende leden van de

Art. 18.Les membres effectifs et suppléants de la Commission de
Toezichtcommissie, de personeelsleden van het secretariaat van de contrôle, les membres du personnel du secrétariat de la Commission de
Toezichtcommissie en de externe deskundigen aan wie om medewerking is contrôle et les experts externes auxquels une coopération a été
verzocht, zijn verplicht het vertrouwelijke karakter te bewaren van de demandée sont tenus de préserver la confidentialité des faits, des
feiten, de handelingen of de inlichtingen waarvan zij uit hoofde van actes ou des informations dont ils ont connaissance en raison de leurs
hun functie op de hoogte zijn. fonctions.
TITEL II. - BIJZONDERE BEPALINGEN TITRE II. - DISPOSITIONS PARTICULIERES
Afdeling I. - Adviezen Section Ire. - Avis

Art. 19.De dossiers over de adviesvragen worden voorbereid door een

Art. 19.Les dossiers relatifs aux demandes d'avis sont préparés par
personeelslid van het secretariaat van de Toezichtcommissie. Voor de un membre du personnel du secrétariat de la Commission de contrôle.
behandeling ervan gaat het secretariaat zo snel mogelijk na of alle Pour leur traitement, le secrétariat vérifie dans les meilleurs délais
gegevens die noodzakelijk zijn voor het advies, aan de si toutes les données nécessaires à l'avis ont été communiquées à la
Toezichtcommissie zijn meegedeeld. In voorkomend geval richt het Commission de contrôle. Le cas échéant, le secrétariat s'adresse au
secretariaat zich tot de betrokken adviesvrager met het verzoek om de demandeur d'avis concerné en lui demandant de communiquer les données
door hem te preciseren gegevens mee te delen. Als de aanvraag door het qu'il précise. Si la demande est jugée complète par le secrétariat, la
secretariaat volledig wordt geacht, beslist de Toezichtcommissie Commission de contrôle statue sur la demande d'avis dans les trente
binnen dertig dagen over de adviesaanvraag. Zij kan ook beslissen dat jours. Elle peut également décider qu'un dossier n'est pas encore
een dossier nog niet in staat is en dat het secretariaat bijkomende complet et que le secrétariat doit recueillir des informations
informatie moet inwinnen of een hoorzitting nodig is. complémentaires ou qu'une audition est nécessaire.
Afdeling II. - Onderzoek, inspecties en verificaties Section II. - Examen, inspections et vérifications

Art. 20.Bij delegatie van de Toezichtcommissie door dit reglement,

Art. 20.En cas de délégation de la Commission de contrôle par le
kan de voorzitter of een door de voorzitter aangewezen lid of biais du présent règlement, le président ou un membre désigné par le
personeelslid van het secretariaat, aan een verzoekende partij, aan président ou un membre du personnel du secrétariat peut demander à une
elke instantie, aan elke verantwoordelijke van een verwerking of, in partie requérante, à toute instance, à tout responsable d'un examen
zoverre dit kan binnen de decretaal vastgelegde bevoegdheden van de ou, dans la mesure où cela peut relever des compétences de la
Toezichtcommissie valt, aan een derde alle inlichtingen vragen en Commission de contrôle fixées par le décret, à un tiers toute
verificaties doen die hij nodig acht. Hij kan hen, samen of information et vérification qu'il juge nécessaires. Il peut les
afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor. inviter, ensemble ou séparément, à une audition.
De voorzitter of een door de voorzitter aangewezen lid kan beslissen Le président ou un membre désigné par le président peut décider de se
ter plaatse te gaan. rendre sur place.

Art. 21.De Toezichtcommissie kan beslissen om naar aanleiding van elk

Art. 21.Le Comité de contrôle peut décider de procéder à une
dossier dat bij haar aanhangig werd gemaakt of ambtshalve een inspection sur la base de tout dossier qui lui est soumis ou de sa
inspectie uit te voeren. propre initiative.
In het kader van inspectiedossiers wijst de voorzitter een effectief Dans le cadre des dossiers d'inspection, le président désigne un
lid of een lid dat aangesteld is als plaatsvervanger aan om het membre effectif ou un membre désigné comme suppléant pour traiter le
dossier of meerdere dossiers te behandelen. Het lid wordt hierdoor dossier ou plusieurs dossiers. Le membre est ainsi autorisé à demander
gemachtigd om aan de verzoekende partij, aan elke overheid, aan elke à la partie requérante, à chaque autorité, à chaque responsable du
verwerkingsverantwoordelijke of aan een derde alle inlichtingen vragen traitement ou à un tiers toutes les informations qu'il estime
die hij nodig acht, in zoverre dit kan binnen de decretaal vastgelegde nécessaires, dans la mesure où cela peut être fait dans le cadre des
bevoegdheden van de Toezichtcommissie. Het lid kan hen, samen of compétences de la Commission de contrôle fixées par le décret.
afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor. Le membre peut les inviter, ensemble ou séparément, à une audition.
De voorzitter en het aangewezen lid kunnen zich ter plaatse laten Le président et le membre désigné peuvent se faire assister sur place
bijstaan door andere leden, het secretariaat en externe deskundigen. par d'autres membres, par le secrétariat et par des experts externes.
De voorzitter of het aangewezen lid maakt een verslag van zijn Le président ou le membre désigné fait rapport de ses constatations et
bevindingen en brengt mondeling verslag uit bij de Toezichtcommissie. fait rapport oralement à la Commission de contrôle.
In afwijking van artikel 7, kan een lid dat wordt aangeduid om een Par dérogation à l'article 7, un membre désigné pour traiter un
inspectiedossier te behandelen, niet deelnemen aan de bespreking van dossier d'inspection ne peut pas participer à la discussion des
de eventueel op te leggen maatregelen. In dat geval kan een mesures à imposer éventuellement. Dans ce cas, un suppléant peut
plaatsvervanger deelnemen aan de bespreking en beslissen over het participer à la discussion et décider du point correspondant de
overeenstemmende agendapunt op de vergadering. l'ordre du jour de la réunion.

Art. 22.Als de Toezichtcommissie verificaties verricht als vermeld in

Art. 22.Lorsque la Commission de contrôle effectue des vérifications
artikel 10/5 van het e-govdecreet, wordt de procedure gehanteerd, telles que visées à l'article 10/5 du décret e-gov, la procédure visée
vermeld in artikel 20 en 21. aux articles 20 et 21 est appliquée.
Afdeling III. - Klachtenbehandeling Section III. - Traitement des plaintes

Art. 23.De Toezichtcommissie behandelt enkel de klachten die een

Art. 23.La Commission de contrôle traite uniquement les plaintes
betrokkene heeft ingediend met het klachtenformulier dat gepubliceerd déposées par une personne concernée au moyen du formulaire de plainte
is op haar website publié sur son site web
(https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure) (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure)
als klacht conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna à titre de plainte conformément au Règlement général sur la protection
de AVG te noemen). des données (ci-après dénommé RGPD).
https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure
Het secretariaat onderzoekt de conformiteit van de klacht met de Le secrétariat examine la conformité de la plainte aux exigences du
vereisten van het e-govdecreet en van dit huishoudelijk reglement, en décret e-gov et du présent règlement d'ordre intérieur et envoie un
stuurt een ontvangstbevestiging naar de klager. Bij delegatie van de accusé de réception au plaignant. En cas de délégation de la
Toezichtcommissie door dit reglement licht het secretariaat de klager Commission de contrôle par le présent règlement, le secrétariat
in als de klacht niet conform is met deze vereisten, en verwijst zo informe le plaignant si la plainte n'est pas conforme à ces exigences
mogelijk door naar de juiste toezichthoudende autoriteit. et renvoie, si possible, à l'autorité de contrôle appropriée.
Bij delegatie van de Toezichtcommissie door dit reglement beslist de En cas de délégation de la Commission de contrôle par le présent
Voorzitter of een verzoek of klacht meteen zonder gevolg zal worden règlement, le Président décide si une demande ou plainte sera classée
geklasseerd. sans suite.
De klager wordt door het secretariaat binnen de drie maanden na de Le secrétariat informe le plaignant de l'état d'avancement du dossier
ontvangst van een conforme klacht in kennis gesteld van de voortgang dans les trois mois suivant la réception d'une plainte conforme.
van het dossier.

Art. 24.De Toezichtcommissie mandateert de voorzitter bij wege van dit reglement om te beslissen of een inspectie als vermeld in afdeling II van deze titel vereist is voor de behandeling van de klacht. Na het onderzoek door het secretariaat of na de inspectie, vermeld in afdeling II van deze titel, agendeert de voorzitter de klacht. De Toezichtcommissie mandateert de voorzitter bij wege van dit reglement om te beslissen of de klager of de instantie uitgenodigd wordt voor een verhoor op een zitting.

Art. 25.De klager wordt door het secretariaat in kennis gesteld van het resultaat van de klacht.

Art. 24.La Commission de contrôle mandate le Président par le biais du présent règlement pour décider si une inspection telle que visée à la section II du présent titre est requise pour le traitement de la plainte. Après examen par le secrétariat ou après l'inspection visée à la section II du présent titre, le président inscrit la plainte à l'ordre du jour. La Commission de contrôle mandate le Président par le biais du présent règlement pour décider si le plaignant ou l'instance est invité à une audience.

Art. 25.Le secrétariat informe le plaignant du résultat de la plainte.
Afdeling IV. - Corrigerende maatregelen als vermeld in artikel 58 AVG Section IV. - Mesures correctives visées à l'article 58 du RGPD

Art. 26.De Toezichtcommissie mandateert de Voorzitter bij wege van dit reglement om te beslissen over eenvoudige dossiers naar aanleiding van meldingen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die geen collegiale bespreking vereisen, of om die te agenderen als B-dossier. In het eerste geval brengt de voorzitter twee maal per jaar verslag uit aan de leden.

Art. 27.Als de Toezichtcommissie van oordeel is dat er voldoende elementen zijn om corrigerende maatregelen op te leggen, dan brengt de voorzitter de betreffende instantie daarvan op de hoogte. De voorzitter of het secretariaat nodigt de instantie uit om binnen 10 werkdagen schriftelijk haar recht van verdediging uit te oefenen. Als de instantie niet reageert binnen deze termijn of afziet van haar recht op verdediging, wordt de beslissing definitief. Als de Toezichtcommissie na kennisname van het tijdig bezorgde schriftelijke verweer, nog steeds van oordeel is dat de bepalingen van de AVG geschonden zijn, legt ze de gepaste corrigerende maatregelen op. Als er een lid werd aangewezen om een inspectie te verrichten, neemt dit lid geen deel aan de bespreking op de zitting in verband met het

Art. 26.La Commission de contrôle mandate le Président, par le biais du présent règlement, pour statuer sur des dossiers simples à l'occasion de signalements d'une violation de données à caractère personnel qui ne nécessitent pas de discussion collégiale, ou pour les inscrire à l'ordre du jour en tant que dossier B. Dans le premier cas, le président fait rapport aux membres deux fois par an.

Art. 27.Si la Commission de contrôle estime qu'il existe des éléments suffisants pour imposer des mesures correctives, le président en informe l'instance concernée. Le président ou le secrétariat invite l'instance à exercer ses droits de la défense par écrit dans un délai de dix jours ouvrables. Si l'instance ne réagit pas dans ce délai ou renonce à son droit de la défense, la décision devient définitive. Si, après avoir pris connaissance de la défense écrite présentée en temps utile, la Commission de contrôle estime toujours que les dispositions du RGPD ont été violées, elle impose les mesures correctives appropriées. Lorsqu'un membre a été désigné pour effectuer une inspection, ce membre ne participe pas à la discussion à l'audience concernant
opleggen van de maatregel die verband houdt met de inspectie. l'imposition de la mesure relative à l'inspection.
Afdeling V. - Informatie en inlichtingen Section V. - Informations et renseignements

Art. 28.Het secretariaat beantwoordt ieder verzoek om inlichtingen of

Art. 28.Le secrétariat répond à toute demande d'information ou de
om een zienswijze dat gericht is aan de Toezichtcommissie. Het point de vue adressée à la Commission de contrôle. La réponse est
antwoord wordt gegeven op basis van de inlichtingen en de gegevens donnée sur la base des informations et des données dont dispose le
waarover het secretariaat voor de behandeling van het verzoek secrétariat pour le traitement de la demande, sans préjudice de la
beschikt, onverminderd de bevoegdheid van de Toezichtcommissie om compétence de la Commission de contrôle pour statuer en tant qu'organe
daarover als collegiaal orgaan een uitspraak te doen. De voorzitter collégial. Le président peut décider d'inscrire formellement la
kan beslissen om het verzoek formeel op de zitting van de demande à la session de la Commission de contrôle. Si la réponse est
Toezichtcommissie te brengen. Als het antwoord wordt gegeven na een
beraadslaging van de Toezichtcommissie op de zitting, wordt dat donnée après une délibération de la Commission de contrôle à la
uitdrukkelijk vermeld. séance, il en est fait mention expressément.
Afdeling VI. - De relatie met de GBA en andere toezichthouders Section VI. - La relation avec l'APD et les autres autorités de

Art. 29.Als de voorzitter oordeelt dat een verzoek om inlichtingen,

 contrôle

Art. 29.Si le président estime qu'une demande d'information, de point
een zienswijze, een advies of een machtiging mogelijk niet tot de de vue, d'avis ou d'autorisation ne peut pas relever de la compétence
bevoegdheid van de Toezichtcommissie behoort, maar tot de bevoegdheid de la Commission de contrôle mais de celle de la compétence de
van de federale Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of een andere l'Autorité fédérale de protection des données (APD) ou d'un autre
toezichthouder, is de voorzitter door de Toezichtcommissie contrôleur, le président est mandaté par la Commission de contrôle par
gemandateerd bij wege van dit reglement om te beslissen om het verzoek le biais du présent règlement pour décider de transmettre la demande à
voor verder gevolg te bezorgen aan de GBA of aan een andere l'APD ou à un autre contrôleur pour suite, et d'en informer le
toezichthouder, en de verzoeker daarvan op de hoogte brengen met de demandeur, en indiquant sa motivation. Le président communique
motivering ervan. De voorzitter deelt halfjaarlijks een kort overzicht
van deze overdrachten mee aan de effectieve en plaatsvervangende leden semestriellement un bref aperçu de ces transferts aux membres
van de Toezichtcommissie. effectifs et suppléants de la Commission de contrôle.

Art. 30.Als een dossier dat in behandeling is bij de

Art. 30.Lorsqu'un dossier en cours d'examen auprès de la Commission
Toezichtcommissie wordt voorgelegd aan GBA of een andere de contrôle est soumis à l'APD ou à un autre contrôleur, le président
toezichthouder, bezorgt de voorzitter onmiddellijk alle nuttige transmet immédiatement tous les documents utiles à l'APD ou à une
stukken aan de GBA of een andere toezichthouder. Hij stelt een verslag autre autorité de contrôle. Il établit un rapport relatif à la
op over de beraadslaging binnen de Toezichtcommissie. De voorzitter délibération au sein de la Commission de contrôle. Le président
brengt de indiener van het dossier en eventueel ook de andere leden op informe l'auteur du dossier et éventuellement également les autres
de hoogte van de overdracht. membres du transfert.

Art. 31.De Toezichtcommissie kan in elke aangelegenheid die tot haar

Art. 31.Dans toute matière relevant de sa compétence, la Commission
bevoegdheid behoort, initiatieven nemen tot het opzetten van de contrôle peut prendre des initiatives pour mettre en place des
samenwerkingen, langdurig of projectmatig, met de GBA of andere collaborations, de longue durée ou de projet, avec l'APD ou d'autres
toezichthouders. Daarbij worden afspraken inzake de confidentiële autorités de contrôle. Dans ce cadre, des accords sont conclus
behandeling van de dossiers gemaakt. concernant le traitement confidentiel des dossiers.
Afdeling VII. - Activiteitenverslag als vermeld in artikel 10/3, § 7, Section VII. - Rapport d'activités tel que visé à l'article 10/3, § 7,
van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische du décret du 18 juillet relatif à l'échange électronique de données
bestuurlijke gegevensverkeer administratives

Art. 32.Overeenkomstig artikel 59 van de AVG wordt door de Vlaamse

Art. 32.Conformément à l'article 59 du RGPD, un rapport d'activités
toezichtcommissie een activiteitenverslag met inbegrip van comprenant des recommandations pour l'application du RGPD est établi
aanbevelingen voor de toepassing van de AVG opgesteld en bezorgd aan par la Commission de contrôle flamande et envoyé au Gouvernement
de Vlaamse Regering, de Europese Commissie, het Europees Comité voor flamand, à la Commission européenne, au Comité européen de protection
gegevensbescherming en de federale Gegevensbeschermingsautoriteit. des données et à l'Autorité fédérale de protection des données.
Afdeling VIII. - Lijst gegevensbeschermingseffectbeoordeling Section VIII. - Liste de traitements nécessitant une évaluation de
l'impact sur la protection des données

Art. 33.Binnen het jaar na de samenstelling stelt de

Art. 33.Dans l'année suivant sa composition, la Commission de
Toezichtcommissie een eerste ontwerplijst vast van de verwerkingen die contrôle adopte un premier projet de liste des traitements qui
een effectbeoordeling met betrekking tot de gegevensbescherming vereisen. nécessitent une évaluation de l'impact sur la protection des données.
Ten laatste één maand voorafgaand legt de voorzitter daartoe een Au plus tard un mois avant cette date, le président soumet une
voorstel voor aan de Toezichtcommissie die aanvullingen of wijzigingen proposition à cet effet à la Commission de contrôle qui peut émettre
kan adviseren. un avis sur des compléments ou des modifications.
De Toezichtcommissie stelt de definitieve lijst vast en publiceert La Commission de contrôle établit la liste définitive et la publie sur
deze op haar website. son site web.

Art. 34.De voorzitter evalueert uit eigen beweging of op verzoek van

Art. 34.Le président évalue, de sa propre initiative ou à la demande
één of meerdere leden minstens halfjaarlijks of de lijst moet worden d'un ou de plusieurs membres, au moins tous les six mois si la liste
aangepast en dient, als de lijst moet worden aangepast, een voorstel doit être adaptée et, si c'est le cas, il soumet une proposition de
voor de wijziging en aanvulling in. modification et de complément.
TITEL III. - SLOTBEPALINGEN TITRE III. - DISPOSITIONS FINALES

Art. 35.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag

Art. 35.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le
waarop het door de Toezichtcommissie wordt beslist. Het wordt na de jour de sa décision par la Commission de contrôle. Il est publié sur
goedkeuring door de Vlaamse Regering op de website van de le site web de la Commission de contrôle et au Moniteur belge après
Toezichtcommissie en in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt. son approbation par le Gouvernement flamand.

Art. 36.Het huishoudelijk reglement wordt jaarlijks geëvalueerd en de

Art. 36.Le règlement d'ordre intérieur est évalué annuellement et le
voorzitter kan uit eigen beweging of op verzoek van ten minste twee président peut, de sa propre initiative ou à la demande d'au moins
leden een voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement aan deux membres, soumettre une proposition d'adaptation du règlement
de Toezichtcommissie voorleggen op één van de plenaire vergaderingen. d'ordre intérieur à la Commission de contrôle lors d'une des séances
Gezien om gevoegd te worden bij het besluit van de Vlaamse Regering plénières.
van 10 april 2020 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk Vu pour être joint à l'arrêté du Gouvernement flamand du 10 avril 2020
reglement van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van portant approbation du Règlement d'ordre intérieur de la Commission de
persoonsgegevens. contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel.
Brussel, 10 april 2020. Bruxelles, le 10 avril 2020.
De minister-president van de Vlaamse Regering, Le Ministre-Président du Gouvernement flamand,
J. JAMBON J. JAMBON
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