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Rechterlijke Orde Huishoudelijk en procedurereglement van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom De Raadgevende Commissie, Gelet op artikel Gelet op het bij Beschikking (M(2014)14) van het Benelux Comité van Ministers d.d. 10 november 2014(...) Ordre judiciaire Règlement d'ordre intérieur et de procédure de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle La Commission co Vu l'article 6, alinéa 5, du Protocole additionnel au Traité relatif à l'institution et au statut d(...)
FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE Rechterlijke Orde Huishoudelijk en procedurereglement van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom De Raadgevende Commissie, Gelet op artikel 6, lid 5, van het Aanvullend Protocol bij het Verdrag betreffende de instelling en het statuut van een Benelux-Gerechtshof inzake de rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (merken en tekeningen of modellen) (hierna: Aanvullend Protocol). Gelet op het bij Beschikking (M(2014)14) van het Benelux Comité van Ministers d.d. 10 november 2014 vastgestelde Reglement voor de benoeming van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake de rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (merken en tekeningen of modellen). Gelet op Beschikking (M(2015)1) van het Benelux Comité van Ministers d.d. 27 maart 2015 tot benoeming van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake de rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (merken en tekeningen of modellen). Heeft het volgende huishoudelijk en procedurereglement vastgesteld en heeft de eer dit ter goedkeuring aan het Comité van Ministers te onderwerpen : HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Zetel De Raadgevende Commissie heeft haar administratieve zetel ter plaatse waar het Bureau is gevestigd.

Artikel 2.Besluitvorming 1. De Raadgevende Commissie kan slechts op rechtsgeldige wijze beslissingen nemen indien de voorzitter of zijn plaatsvervanger en de leden of hun plaatsvervangers aanwezig zijn. 2. De beslissingen worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen. Stemonthouding is niet toegestaan. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 3.Secretaris 1. De secretaris is werkzaam voor het Bureau. Hij wordt door de voorzitter benoemd en is verantwoordelijk voor : a. de ontvangst en verzending van alle mededelingen en stukken door dit reglement voorzien en het verschaffen van een afschrift daarvan aan de andere partij in de procedure; b. de oproeping van de Raadgevende Commissie; c. het opstellen van het proces-verbaal van de zitting;

SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE Ordre judiciaire Règlement d'ordre intérieur et de procédure de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle La Commission consultative Vu l'article 6, alinéa 5, du Protocole additionnel au Traité relatif à l'institution et au statut d'une Cour de Justice Benelux concernant la protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle (marques et dessins ou modèles) (ci-après : Protocole additionnel). Vu le Règlement relatif à la nomination de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle (marques et dessins ou modèles), arrêté par la Décision (M(2014)14) du Comité de Ministres Benelux du 10 novembre 2014. Vu la Décision (M(2015)1) du Comité de Ministres Benelux du 27 mars 2015 portant nomination de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle (marques et dessins ou modèles). A arrêté le présent règlement d'ordre intérieur et de procédure et a l'honneur de le soumettre à l'approbation du Comité de Ministres : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Siège La Commission consultative a son siège administratif fixé au lieu où se trouve établi l'Office.

Article 2.Délibérations 1. La Commission consultative ne peut prendre valablement des décisions que si le président ou son suppléant et les membres ou leurs suppléants sont présents. 2. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. L'abstention n'est pas autorisée. A égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Article 3.Secrétaire 1. Le secrétaire travaille pour l'Office. Il est nommé par le président et est responsable : a. de la réception et de l'envoi de toutes les communications et pièces prévues par le présent règlement et de la délivrance d'une copie de celles-ci à l'autre partie dans la procédure; b. de la convocation de la Commission consultative; c. de la rédaction du procès-verbal de l'audience;

d. het beheer van het proceduredossier en de verzorging van de d. de la gestion du dossier de procédure et de son accessibilité aux
toegankelijkheid daarvan voor partijen; parties;
e. de bewaring van de archieven en de documenten van de Raadgevende e. de la conservation des archives et des documents de la Commission
Commissie en de verzorging van de toegankelijkheid daarvan voor de consultative et de leur accessibilité au président et aux membres;
voorzitter en de leden;
f. alle andere taken die hem in het kader van het goede functioneren f. de toutes les autres tâches qui lui sont assignées par le président
van de Raadgevende Commissie door de voorzitter worden opgedragen. dans le cadre du bon fonctionnement de la Commission consultative.
1. De in lid 1, sub a, bedoelde mededelingen en stukken die betrekking 1. Les communications et pièces visées à l'alinéa 1er, sous a, qui
hebben op een procedure voor de Raadgevende Commissie worden per portent sur une procédure devant la Commission consultative, sont
aangetekende post aan partijen gezonden. Verzending per aangetekende envoyées aux parties par envoi recommandé à la poste. L'envoi
post kan vervangen worden door terhandstelling of een andere wijze van recommandé à la poste peut être remplacé par remise en main propre ou
verzending, mits de betrokken partij de ontvangst ervan bevestigt. un autre mode d'expédition, pourvu que la partie concernée en accuse
1. De secretaris is verantwoording verschuldigd aan de voorzitter. réception. 1. Le secrétaire rend compte au président.
2. De voorzitter kan een plaatsvervangend secretaris benoemen. 2. Le président peut nommer un secrétaire suppléant.

Artikel 4.Taakvervulling en geheimhouding

Article 4.Accomplissement de la mission et secret

De voorzitter, de leden, de secretaris en hun plaatsvervangers zijn Le président, les membres, le secrétaire et leurs suppléants sont
verplicht hun taak naar eer en geweten en nauwgezet te vervullen en tenus de remplir leur mission en honneur et conscience et avec
alles wat hen uit hoofde van hun taak over een zaak voor de exactitude et de garder le secret dans l'accomplissement de leur
Raadgevende Commissie bekend wordt geheim te houden. mission sur tout ce qui est porté à leur connaissance sur une affaire
devant la Commission consultative.
HOOFDSTUK 2. - De procedure CHAPITRE 2. - La procédure

Artikel 5.Inleiding door het gezag

Article 5.Saisine par l'autorité

1. Indien het gezag dat de aangevallen beslissing heeft genomen of 1. Si l'autorité qui a pris ou qui est considérée avoir pris la
geacht wordt te hebben genomen van oordeel is dat het intern beroep décision contestée estime que le recours interne de l'agent doit être
van het personeelslid niet of niet volledig moet worden toegewezen, rejeté totalement ou partiellement, elle saisit la Commission
maakt het de zaak middels een verzoekschrift om advies over aan de consultative d'une demande d'avis dans un délai d'un mois à compter de
Raadgevende Commissie, binnen een termijn van een maand te rekenen van
de datum van ontvangst van het intern beroep. la date de réception du recours interne.
2. Bij het verzoekschrift om advies wordt een administratief dossier 2. La demande d'avis est accompagnée d'un dossier administratif
gevoegd, houdende: comprenant :
- de aangevochten beslissing of administratieve handeling en het bewijs van de kennisgeving daarvan; - in voorkomend geval de stukken waarop de aangevochten beslissing steunt; - het intern beroep en het bewijs van de kennisgeving daarvan; - in voorkomend geval de stukken ingediend door het personeelslid tot staving van zijn intern beroep; - een inventarisblad waarop de stukken worden vermeld die zich in het administratief dossier bevinden. 1. De secretaris stelt partijen ervan in kennis dat het verzoekschrift is ingediend. 2. Uiterlijk binnen een termijn van een maand, te rekenen vanaf de in lid 3 bedoelde kennisgeving, is het betrokken gezag gehouden een memorie in te dienen die de rechtvaardigingsgronden van het door hem ingenomen standpunt bevat.

Artikel 6.Inleiding door het personeelslid 1. Indien het gezag verzuimt de Raadgevende Commissie om advies te vragen binnen de in artikel 5, lid 1, voorziene termijn, kan binnen een maand na het verstrijken van deze termijn het personeelslid zelf om advies vragen. Dit gebeurt middels een schriftelijk verzoek gericht aan de voorzitter, waarbij een afschrift van het intern beroep wordt gevoegd.

- la décision ou l'acte administratif contesté et la preuve de sa notification; - le cas échéant les pièces fondant la décision contestée; - le recours interne et la preuve de sa communication; - le cas échéant, les pièces produites par l'agent à l'appui de son recours interne; - un inventaire désignant les pièces du dossier administratif. 1. Le secrétaire communique aux parties le dépôt de la requête. 2. Dans un délai d'un mois à compter de la communication visée à l'alinéa 3, l'autorité est tenue de déposer un mémoire contenant les moyens de justification de son point de vue.

Article 6.Saisine par l'agent 1. Si l'autorité néglige de saisir pour avis la Commission consultative dans le délai prévu à l'article 5, alinéa 1er, l'agent peut demander lui-même un avis dans le délai d'un mois à partir de l'expiration de ce délai, moyennant une requête écrite adressée au président en y joignant une copie du recours interne.

2. Wanneer de zaak op deze wijze is ingeleid, stelt de secretaris het 2. Lorsque l'affaire est introduite par cette voie, le secrétaire
in artikel 5, lid 2, bedoelde administratief dossier samen. Zo nodig établit le dossier administratif prévu à l'article 5, alinéa 2. Au
vraagt de voorzitter de benodigde stukken op bij het gezag, dat besoin le président demande les pièces requises auprès de l'autorité,
gehouden is deze binnen vijftien dagen te verstrekken. qui est tenue de les fournir dans les quinze jours.
3. De zaak verloopt verder overeenkomstig artikel 5, lid 3 en 4. 3. L'affaire suit alors son cours conformément à l'article 5, alinéas 3 et 4.

Artikel 7.Maatregelen van procedure

Article 7.Mesures de procédure

1. Indien de voorzitter daartoe gronden aanwezig acht, kan hij 1. Si le président estime qu'il y a lieu de le faire, il peut inviter
partijen uitnodigen om aanvullende argumenten of stukken in te dienen les parties à produire des arguments ou des pièces complémentaires ou
of informatie te verschaffen. à fournir des informations.
2. De voorzitter doet, zowel vóór als op de zitting, elk onderzoek, 2. Le président fait exécuter, soit d'office, soit à la demande d'une
met inbegrip van deskundigenonderzoeken, al of niet op verzoek van partie, aussi bien avant l'audience que pendant celle-ci, toute
partijen, uitvoeren dat hij nodig acht. De hieraan verbonden kosten investigation, y compris les expertises qu'il juge nécessaires. Les
worden, voor zover nodig, begroot door de voorzitter en worden frais y afférents sont taxés, pour autant que de besoin, par le
beschouwd als werkingskosten in de zin van artikel 18. président et sont considérés comme des frais de fonctionnement au sens de l'article 18.
3. Iedere persoon kan door de Raadgevende Commissie worden opgeroepen 3. La Commission consultative peut convoquer toute personne pour être
om als getuige gehoord te worden. entendue comme témoin.
4. De verklaringen van de getuigen worden opgenomen in een 4. Les déclarations des témoins sont actées dans un procès-verbal
proces-verbaal dat zij ondertekenen en dat mede-ondertekend wordt door qu'ils signent et qui est contresigné par le président et le
de voorzitter en de secretaris. secrétaire.
5. De voorzitter wijst de getuigen en de deskundigen erop dat zij in 5. Le président rend les témoins et les experts attentifs à leur
eer en geweten verplicht zijn de gehele waarheid en niets dan de devoir de dire en honneur et conscience toute la vérité et rien que la
waarheid te zeggen en hun opdracht nauwgezet en eerlijk te vervullen. vérité et de s'acquitter de leur mission avec exactitude et probité.

Artikel 8.Schriftelijke procedure

Article 8.Procédure écrite

De voorzitter kan, met instemming van partijen, besluiten om geen Le président peut, avec le consentement des parties, décider de ne pas
zitting te houden en de besluitvorming volgens een schriftelijke tenir d'audience et de faire procéder aux délibérations par la
procedure te laten verlopen. procédure écrite.

Artikel 9.Oproep voor de zitting 1. Indien een zitting wordt gehouden, worden plaats, dag en uur ervan vastgesteld door de voorzitter, in overleg met de secretaris en de leden. 2. De leden van de Raadgevende Commissie worden schriftelijk voor de zitting opgeroepen tenminste vijftien dagen op voorhand. Wanneer een lid verhinderd is, wordt diens plaatsvervanger opgeroepen. Wanneer ook de plaatsvervanger verhinderd is, wordt hiervan akte genomen in het proces-verbaal van de zitting en zetelt en beraadslaagt de Raadgevende Commissie, in afwijking van artikel 2, rechtsgeldig met de ter zitting aanwezige leden. 3. Partijen worden tenminste vijftien dagen tevoren door de secretaris ter zitting opgeroepen. De oproep vermeldt datum en uur van de

Article 9.Convocation à l'audience 1. Si une audience est tenue, le lieu, le jour et l'heure sont fixés par le président, en concertation avec le secrétaire et les membres. 2. Les membres de la Commission consultative sont convoqués par écrit à l'audience au moins quinze jours à l'avance. Lorsqu'un membre est empêché, son suppléant est convoqué. Lorsque le suppléant est également empêché, il en est pris acte dans le procès-verbal de l'audience et la Commission consultative siège et délibère valablement avec les membres présents à l'audience, par dérogation à l'article 2. 3. Les parties sont convoquées à l'audience par le secrétaire au moins quinze jours à l'avance. La convocation porte la date et l'heure de

zitting. l'audience.

Artikel 10.De zitting

Article 10.L'audience

1. De zitting wordt gehouden met gesloten deuren. 1. L'audience se tient à huis clos.
2. De voorzitter draagt zorg voor de goede gang van de procedure. 2. Le président veille à la bonne marche de la procédure.
3. De plaatsvervangend voorzitter kan de zittingen van de Commissie 3. Le président suppléant peut assister aux réunions de la Commission
bijwonen; hij bezit in die hoedanigheid adviserende bevoegdheid. consultative; il possède en cette qualité une compétence consultative.
4. Nadat partijen en in voorkomend geval de getuigen en deskundigen 4. Les parties et, le cas échéant, les témoins et experts entendus,
gehoord zijn, worden de debatten gesloten. les débats sont clos.
5. De voorzitter kan besluiten de debatten op een nieuwe zitting te 5. Le président peut décider de la réouverture des débats à une
heropenen en aanvullende onderzoeken bevelen. nouvelle audience et ordonner des investigations.

Artikel 11.Het advies

Article 11.L'avis

1. Direct na de zitting, dan wel indien overeenkomstig artikel 8 is 1. Aussitôt après l'audience ou dans les meilleurs délais, s'il a été
besloten om geen zitting te houden zo spoedig mogelijk, beraadslagen décidé de ne pas tenir d'audience conformément à l'article 8, le
de voorzitter en de leden die daarbij aanwezig waren en nemen een président et les membres présents délibèrent et prennent une décision
besluit over het uit te brengen advies. sur l'avis à émettre.
2. Het advies van de Raadgevende Commissie wordt op schrift gesteld en 2. L'avis de la Commission consultative est consigné par écrit et
ondertekend door de voorzitter. Het wordt door de secretaris aan signé par le président. Il est communiqué aux parties par le
partijen overgemaakt. secrétaire.

Artikel 12.Het proceduredossier

Article 12.Le dossier de procédure

1. Voor elke zaak wordt door de secretaris een proceduredossier 1. Le secrétaire constitue pour chaque affaire un dossier de procédure
aangelegd. Dit bevat alle stukken die op de zaak betrekking hebben en met name: qui comprend toutes les pièces relatives à l'affaire et notamment :
- het verzoekschrift om advies; - la demande d'avis;
- het administratief dossier; - le dossier administratif;
- de memorie van het gezag; - le mémoire de l'autorité;
- in voorkomend geval, het verzoekschrift tot het bekomen van - le cas échéant, la requête en vue de l'obtention de l'assistance
kosteloze rechtsbijstand, alsmede de desbetreffende beslissing van de voorzitter; judiciaire gratuite ainsi que la décision y relative du président;
- de eventueel door partijen ter zitting overgelegde pleitnota's of - les notes de plaidoirie éventuelles déposées par les parties à
schriftelijk uitgewisselde argumenten; l'audience ou les arguments échangés par écrit;
- in voorkomend geval, het proces-verbaal als bedoeld in artikel 7, - le cas échéant, le procès-verbal prévu à l'article 7, alinéa 4, et
lid 4, en het verslag van de deskundige; le rapport de l'expert;
- het advies; - l'avis;
- het proces-verbaal van de zitting, bevattende de verrichtingen eigen - le procès-verbal de l'audience comprenant les actes propres à la
aan de zaak; cause;
- de bij dit reglement voorziene kennisgevingen; - les communications prévues par le présent règlement;
- een inventarisblad waarop de stukken worden vermeld die zich in het - un inventaire désignant les pièces versées au dossier de procédure.
proceduredossier bevinden.
2. In geval van beroep wordt een afschrift van het proceduredossier 2. En cas de recours, une copie du dossier de procédure est
door de secretaris aan het Benelux-Gerechtshof overgemaakt. communiquée par le secrétaire à la Cour de Justice Benelux.
HOOFDSTUK 3. -Vertegenwoordiging CHAPITRE 3. - Représentation

Artikel 13.Vertegenwoordiging van partijen

Article 13.Représentation des parties

1. Op de vertegenwoordiging van de Organisatie en het personeelslid
zijn de artikelen 3 en 4 van het Aanvullend Protocol van 1. Les articles 3 et 4 du Protocole additionnel sont applicables à la
overeenkomstige toepassing. représentation de l'Organisation et de l'agent.
2. Wanneer een partij, ofschoon regelmatig opgeroepen, niet ter 2. Lorsqu'une partie bien que régulièrement convoquée, ne comparaît
zitting is verschenen, noch iemand voor haar, kan de Raadgevende pas à l'audience, ni personne pour elle, la Commission consultative
Commissie desalniettemin de zaak behandelen en advies uitbrengen. peut néanmoins examiner l 'affaire et émettre un avis.

Artikel 14.Kosteloze rechtsbijstand

Article 14.Assistance judiciaire gratuite

1. Het personeelslid kan kosteloze rechtsbijstand krijgen als hiertoe 1. L'agent peut bénéficier de l'assistance judiciaire gratuite lorsque
ernstige redenen bestaan. Hij dient hiertoe een verzoek aan de des motifs graves le justifient. Il doit adresser à cet effet une
voorzitter te richten, die hierover schriftelijk beslist. requête au président, qui statue par écrit sur cette requête.
2. De kosteloze rechtsbijstand houdt in bijstand van een door de 2. L'assistance judiciaire gratuite comprend l'assistance d'un conseil
voorzitter aangewezen raadsman wiens staat van kosten en erelonen na désigné par le président dont l'état des débours et honoraires après
taxatie door de voorzitter overeenkomstig artikel 18 als taxation par le président est supporté par l'Office au titre de frais
werkingskosten van de Raadgevende Commissie ten laste komen van het de fonctionnement de la Commission consultative, conformément à
Bureau. l'article 18.
HOOFDSTUK 4. - Taalgebruik CHAPITRE 4. - Emploi des langues

Artikel 15.Proceduretaal en vertaling

Article 15.Langue de la procédure et traduction

1. Artikel 18 van het Aanvullend Protocol is van overeenkomstige 1. L'article 18 du Protocole additionnel est applicable à la procédure
toepassing op de procedure voor de Raadgevende Commissie, met dien devant la Commission consultative, étant entendu que la langue dans
verstande dat de taal waarin het personeelslid zijn intern beroep laquelle l'agent a introduit son recours interne est déterminante pour
heeft ingesteld bepalend is voor de proceduretaal. la langue de la procédure.
2. Vertaling van stukken en van het gesproken woord vindt, in opdracht 2. La traduction des pièces et des déclarations verbales a lieu, sur
van de voorzitter, plaats door de zorg van het Bureau. ordre du président, par les soins de l'Office.
3. Het advies wordt in de proceduretaal gesteld. 3. L'avis est rédigé dans la langue de la procédure.
HOOFDSTUK 5. - Wraking en verschoning CHAPITRE 5. - Récusation et excuse

Artikel 16.Wraking

Article 16.Récusation

1. Een lid van de Raadgevende Commissie kan door partijen worden 1. Tout membre de la Commission consultative peut être récusé par les
gewraakt indien er gegronde redenen bestaan om zijn onafhankelijkheid parties s'il y a des raisons fondées de mettre en doute son
en onpartijdigheid in twijfel te trekken. indépendance et son impartialité.
2. Hij die een wraking wil voordragen, moet dit doen ten laatste vóór 2. Celui qui veut récuser doit le faire avant la clôture des débats,
het sluiten der debatten, bedoeld in artikel 10, lid 4, door middel visée à l'article 10, alinéa 4, par la voie d'une requête motivée sur
van een gemotiveerd verzoek, waarover de Raadgevende Commissie laquelle la Commission consultative statue immédiatement après avoir
onmiddellijk beslist na het betrokken lid te hebben gehoord. Dit lid entendu le membre concerné. Ce membre ne participe pas à la
neemt aan de beraadslaging en de stemming ter zake geen deel. délibération et au vote afférents à la récusation.
3. In geval de wraking gegrond wordt bevonden, wordt het 3. Si la récusation est admise, le membre suppléant est convoqué. Si
plaatsvervangende lid opgeroepen. Indien ook deze geen zitting kan ce dernier est également empêché de siéger, il est fait application de
nemen vindt artikel 9, lid 2, toepassing. l'article 9, alinéa 2.

Artikel 17.Verschoning

Article 17.Abstention

Ieder lid dat weet dat er een reden van wraking tegen hem bestaat, Tout membre qui sait qu'il existe contre lui un motif de récusation
moet daarvan mededeling doen aan de Raadgevende Commissie, die alsdan doit le déclarer à la Commission consultative qui décidera s'il doit
beslist of hij zich van de zaak moet onthouden. s'abstenir.
HOOFDSTUK 6. - Slotbepalingen

Artikel 18.Werkingskosten De werkingskosten en vergoedingen van de leden van de Raadgevende Commissie komen ten laste van het Bureau.

Artikel 19.Overtreding van vormvoorschriften In geval van overtreding van enig voorschrift van dit Reglement beslist de Raadgevende Commissie van geval tot geval wat daarvan de gevolgen zijn. Aldus vastgesteld door de voorzitter, in afstemming met de plaatsvervangend voorzitter, de leden en plaatsvervangend leden, op 24 april 2015, in de Nederlandse en de Franse taal, zijnde beide teksten gelijkelijk authentiek. En goedgekeurd door het Comité van Ministers op 1 juni 2015. De voorzitter,

CHAPITRE 6. - Dispositions finales

Article 18.Frais de fonctionnement Les frais de fonctionnement et les indemnités des membres de la Commission consultative sont supportés par l'Office.

Article 19.Inobservation des prescriptions de forme La Commission consultative détermine, cas par cas, les conséquences de l'inobservation d'une prescription de ce règlement. Ainsi arrêté par le président, en accord avec le président suppléant, les membres et les membres suppléants, le 24 avril 2015, en langues française et néerlandaise, les deux textes faisant également foi. Et approuvé par le Comité de Ministres le 1er juin 2015. Le président,

Willem van den Brink Willem van den Brink
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