Projectoproep in het kader van het fonds voor asiel, migratie en integratie 2014-2020 (AMIF) - AMIF - nr. 16 : open projectoproep vrijwillige terugkeer en re-integratie 1. INTRODUCTIE Het AMIF is een fonds dat de Europese Unie heeft ingesteld om bij te dragen tot het efficiënte beheer van de migratiestromen en tot de uitvoering, versterking en ontwikkeling van het gemeenschappelijk beleid inzake asiel, subsidiaire bescherming en tijdelijke bescherming, alsook het gemeenschappelijk immigratiebeleid, met volledige eerbiediging van de rechten en beginselen die in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie zijn verankerd (Verordening (EU) Nr.516/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot oprichting van het Fonds voor asiel, migratie en integratie, tot wijziging van Beschikking 2008/381/EG van de Raad en tot intrekking van Beschikkingen nr. 573/2007/EG en nr. 575/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad en Beschikking 2007/435/EG van de Raad).

Het AMIF loopt van 2014 tot 2020.

Eén van de doelstellingen van het fonds is de lidstaten van de Europese Unie in staat te stellen hun terugkeerproces te verbeteren.

Uit het fonds kunnen acties worden ondersteund die betrekking hebben op vrijwillige en gedwongen terugkeer.

De doelgroep omvat : A. onderdanen van derde landen die nog geen definitieve negatieve beslissing hebben ontvangen met betrekking tot hun verzoek om in een lidstaat te mogen verblijven, hun verzoek om een verblijfsvergunning en/of hun verzoek om internationale bescherming te genieten, en die ervoor kunnen kiezen gebruik te maken van de mogelijkheid om vrijwillig terug te keren;

B. onderdanen van derde landen die in een lidstaat een verblijfsrecht, verblijfsvergunning hebben en/of internationale bescherming genieten in de zin van Richtlijn 2011/95/EU, of tijdelijke bescherming genieten in de zin van Richtlijn 2001/55/EG, en die ervoor hebben gekozen gebruik te maken van de mogelijkheid om vrijwillig terug te keren;

C. onderdanen van derde landen die zich op het grondgebied van een lidstaat bevinden en niet of niet langer voldoen aan de voorwaarden voor toegang en/of verblijf in een lidstaat, onder meer de onderdanen van derde landen voor wie de verwijdering overeenkomstig artikel 9 en artikel 14, lid 1, van Richtlijn 2008/115/EG is uitgesteld.

De doelgroep staat beschreven in Artikel 11 van de Verordening 516/2014. 2. ALGEMEEN KADER De oprichtingsbeslissing van het AMIF (516/2014) legt het algemeen kader van dit fonds vast en bepaalt welk soort acties in aanmerking komen voor welke doelgroepen. De algemene bepalingen (Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing) bepalen welke financiële en andere richtlijnen de projectuitvoerders moeten respecteren.

De strategische doelstellingen van het AMIF zijn vastgelegd op Europees niveau. Elke lidstaat heeft deze doelstellingen vertaald naar nationale doelstellingen die zijn vastgelegd in een nationaal programma voor de hele periode. Het nationaal programma voor België is terug te vinden op de website van de Verantwoordelijke Autoriteit (www.amif-isf.be).

De FOD Binnenlandse Zaken heeft binnen België de rol van Verantwoordelijke Autoriteit (VA) voor het beheer van het AMIF. Fedasil is wettelijk verantwoordelijk voor de coördinatie van de vrijwillige terugkeer. Daarom wordt het luik `vrijwillige terugkeer' van het AMIF, dat hier wordt opengesteld, beheerd in nauwe onderlinge samenwerking tussen de FOD Binnenlandse Zaken en Fedasil. 3. PROJECTOPROEP 3.1. Budget Het beschikbare budget voor deze oproep bedraagt 600.000 EUR. De middelen kunnen besteed worden van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2017. 3.2. Actie en doelgroep Deze projectoproep zal projecten financieren in de kalenderjaren 2016 en 2017 die : de vrijwillige terugkeer van (uitgeprocedeerde) asielzoekers en vreemdelingen in irregulier verblijf (algemeen) in het algemeen ondersteunen, met aandacht voor het ontwikkelen van een aanpak om vrijwillige terugkeer te ondersteunen bij groepen (op basis van nationaliteit, kwetsbaarheid of individuele sociale situatie zoals medische problematiek) die minder frequent terugkeren.

Deze aanpak bestaat uit activiteiten in België (specifieke terugkeerbegeleiding, informatieactiviteiten, ...) en in de herkomstlanden, zoals het voorzien van ondersteuning of doorverwijzing naar projecten die de re-integratie kunnen versterken. 4. ALGEMENE BEPALINGEN De subsidies uit het AMIF zijn geen volledige, maar gedeeltelijke financiering (zgn.cofinanciering). Dit betekent dat elke kandidaat-projectuitvoerder zelf moet instaan voor het andere deel van de financiering. De financiering uit het fonds bedraagt maximaal 75 % van de effectief gerealiseerde, verifieerbare en subsidiabel geachte uitgaven. De beslissing over het toekennen van de maximale Europese financiering ligt bij de Stuurgroep, bestaande uit de vertegenwoordigers van de bevoegde ministers/staatssecretarissen en de Verantwoordelijke autoriteit. Alleen projecten die kunnen aantonen dat ze geen lucratief karakter hebben, komen in aanmerking voor een subsidie. Indien er inkomsten gerealiseerd worden, zullen deze in mindering worden gebracht van de Europese subsidie.

De geselecteerde projecten moeten zich richten naar de administratieve en financiële regels die van toepassing zijn op de federale programmatie en die voortvloeien uit zowel de Europese als de nationale wetgeving.

De opvolging van de uitvoering van de verschillende projecten door de Verantwoordelijke Autoriteit gebeurt op basis van de in het ministerieel besluit houdende toekenning van een toelage tot dekking van een deel van de kosten betreffende de verwezenlijking van projecten in het kader van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie vastgestelde bepalingen.

De Verantwoordelijke Autoriteit zal op regelmatige basis informele overlegmomenten met de projectuitvoerders organiseren.

Naast de Verantwoordelijke Autoriteit is ook Fedasil verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging van de activiteiten en resultaten van de projecten. Fedasil kan hiertoe bepaalde eigen formats en platforms ontwikkelen.

Elke projectuitvoerder moet alle registraties, facturen of gelijkwaardige documenten en relevante gegevens die verband houden met de gedeclareerde uitgaven, de door het project gegenereerde netto-inkomsten, en de activiteiten gerealiseerd in het kader van het project conform de voorschriften voor subsidiabiliteit en de bepalingen opgelegd in het ministerieel besluit houdende toekenning van een toelage tot dekking van een deel van de kosten betreffende de verwezenlijking van projecten in het kader van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie.

Elke projectuitvoerder maakt een eindverslag (narratief en financieel) op van het project aan de hand van een standaard formulier. Dit eindverslag geeft een totaal overzicht van de resultaten op het moment dat het project afloopt.

In het geval van een partnerschap met een andere projectindiener/organisatie blijft de organisatie die het project heeft ingediend de enige gesprekspartner van de Verantwoordelijke Autoriteit. Deze projectindiener coördineert het project en is verantwoordelijk voor het naleven van de rapportageverplichtingen. De partnerschap(pen) moet(en) het onderwerp zijn van een partnerschapsovereenkomst waarin nauwkeurig de samenwerkingsmodaliteiten worden vastgelegd. 5. VOORWAARDEN VOOR SUBSIDIABILITEIT 5.1. Subsidiabiliteit van de projectvoorstellen : Projectvoorstellen zijn subsidiabel indien : ? ze beantwoorden aan de inhoudelijke kenmerken zoals hierboven samengevat; ? de acties niet gesubsidieerd worden door een andere Europese financiering; ? ze een non-lucratief karakter hebben.

Projectvoorstellen zullen in aanmerking komen voor subsidies wanneer het totale projectbudget (AMIF-toelage + cofinanciering) minstens 100.000 EUR bedraagt op jaarbasis. 5.2. Subsidiabiliteit van de uitgaven De Belgische voorschriften voor de subsidiabiliteit van de uitgaven van de projecten gefinancierd onder AMIF en ISF zijn van toepassing op deze projectoproep. Deze subsidiabiliteitsregels zijn bijgevoegd aan deze projectoproep.

De Verantwoordelijke Autoriteit kan per projectoproep meer specifieke regels vaststellen. Voor deze oproep gelden volgende specifieke voorwaarden voor subsidiabiliteit : Periode : uitgaven zijn subsidiabel indien ze gedaan zijn tussen 1 januari 2016 en 31 december 2017.

Personeelskosten : enkel werkelijke kosten voor personeel van het project zijn subsidiabel Kosten voor conferenties en seminaries : enkel werkelijke kosten zijn subsidiabel Kosten gelinkt aan de doelgroep : enkel werkelijke kosten zijn subsidiabel Indirecte kosten : deze mogen maximum 7 % van de subsidiabele directe kosten of 15 % van de subsidiabele directe loonkosten bedragen. De projectuitvoerder moet in het projectvoorstel de keuze maken voor één van beide opties. 6. INDIENING VAN DE PROJECTVOORSTELLEN De projectvoorstellen worden ingediend aan de hand van een standaard aanvraagformulier.Dit formulier moet volledig ingevuld en ondertekend digitaal worden overgemaakt volgens de instructies beschikbaar op de website van de Verantwoordelijke Autoriteit (www.amif-isf.be).

Het projectvoorstel moet vergezeld zijn van de volgende bijlagen : ? Een document waaruit blijkt dat de nodige cofinanciering voorzien zal worden (verplicht volgens format te vinden op de website www.amif-isf.be). ? Een budget getekend en opgesteld aan de hand van de standaard budgetfiches (verplicht volgens format te vinden op de website www.amif-isf.be). ? De door beide partijen ondertekende partnerschapsverklaringen (indien het project wordt uitgevoerd in partnerschap met andere organisaties). ? Het meest recente jaarverslag van de organisatie. ? De meest recente jaarrekening van de organisatie (balans + resultatenrekening). ? De wettelijke statuten van de organisatie. ? BTW-attest waaruit blijkt dat de organisatie de BTW niet kan recupereren, afgeleverd door BTW kantoor. ? Het financieel identificatieformulier. ? Document dat aantoont dat de ondertekenaar van dit formulier hiertoe gemachtigd is door de hoger vermelde juridische vertegenwoordiger (indien de indiener/ondertekenaar niet de juridische vertegenwoordiger is).

Alle documenten dienen elektronisch te worden overgemaakt aan de Verantwoordelijke Autoriteit volgens de instructies beschikbaar op de website van de Verantwoordelijke Autoriteit (www.amif-isf.be).

De einddatum voor het indienen van de projecten is maandag 21/09/2015.

Dit wil zeggen dat projecten ten laatste om 23.59 uur elektronisch moeten zijn ingediend volgens de instructies van de Verantwoordelijke Autoriteit.

Laattijdig indienen van een aanvraag impliceert niet-ontvankelijkheid van de aanvraag. 7. SELECTIEPROCEDURE 7.1. Administratieve ontvankelijkheid In eerste instantie verifieert de Verantwoordelijke Autoriteit de administratieve ontvankelijkheid van de projectvoorstellen.

Indien bepaalde gebreken worden vastgesteld waarvan geoordeeld wordt dat ze kunnen worden geremedieerd zal de Verantwoordelijke Autoriteit de projectindiener hiervan op de hoogte brengen. De projectindiener heeft vervolgens 5 werkdagen de tijd om de geconstateerde gebreken te verhelpen.

De projectindieners waarvan de projecten ondanks de bovenstaande mogelijkheid tot remediëring om administratieve redenen worden verworpen, worden hiervan op de hoogte gebracht door de Verantwoordelijke Autoriteit door middel van een gemotiveerde beslissing per mail.

De projectindiener heeft vervolgens 5 werkdagen om tegen deze beslissing in verweer te gaan middels een gemotiveerd antwoord op de initiële beslissing. De Verantwoordelijke Autoriteit zal zich vervolgens binnen de 5 werkdagen hierop volgend definitief uitspreken.

Indien de projectindiener er niet in slaagt om binnen deze termijnen de nodige documenten in te dienen, kan het projectvoorstel onontvankelijk verklaard worden. 7.2. Inhoudelijk-financiële evaluatie De administratief ontvankelijke projecten worden vervolgens geanalyseerd op basis van de volgende criteria : ? De mate waarin het project bijdraagt aan de realisatie van het nationale programma ? Ervaring en deskundigheid van de projectindiener en de partnerorganisaties ? Intrinsieke kwaliteit van het project (alsook de context waarin en de probleemstelling op basis waarvan het project is ontwikkeld) ? De verspreiding van de projectresultaten ? De efficiëntie van het project (verhouding kosten/realisaties) ? Soliditeit van de voorgestelde begroting ? De mate er een objectieve en verifieerbare registratie van de doelgroep wordt uitgevoerd gedurende de gehele duur van het project.

Deze registratie moet toelaten om een duidelijk onderscheid te maken tussen de doelgroep van de organisatie en de doelgroep die specifiek is aan het project ? De mate waarin de doelgroep overeenstemt met de doelgroep van deze oproep ? De mate waarin het project te onderscheiden valt van de dagelijkse activiteiten van de organisatie ? De mate waarin het project bijdraagt tot de versterking van het programma van vrijwillige terugkeer en re-integratie ? De mate waarin het project de coherentie van het programma voor vrijwillige terugkeer en re-integratie erkent en versterkt Voor elk criterium zal een bepaalde quotatie worden toegekend.

De verschillende projectvoorstellen worden vervolgens, vergezeld van de resultaten van de inhoudelijke analyse, voorgelegd aan de Stuurgroep. De Stuurgroep kan beslissen een project te verwerpen, een project te weerhouden of een project te laten wijzigen.

In dit laatste geval zal de projectuitvoerder door de Verantwoordelijke Autoriteit geïnformeerd worden over de opmerkingen en voorstellen van de stuurgroep. De projectindiener heeft vervolgens 5 werkdagen de tijd om het project aan te passen en opnieuw bij de Verantwoordelijke Autoriteit in te dienen (volgens de modaliteiten hierboven uiteengezet).

De projectindieners wiens voorstel verworpen is, worden hiervan door de Verantwoordelijke Autoriteit op de hoogte gebracht door middel van een gemotiveerde schriftelijke beslissing die refereert aan de argumenten van de Stuurgroep.

De beslissing van de Stuurgroep zal voorgelegd worden aan de Inspectie van Financiën. Indien het advies positief is, kan de selectie worden geformaliseerd. 7.3. Officiële toekenning Gezien de vertraging bij de aanstelling van de FOD Binnenlandse Zaken als verantwoordelijke autoriteit voor het AMIF (procedures is lopende) is het noodzakelijk rekening te houden met volgende clausule : de officiële toekenning van een subsidie in het kader van het AMIF kan slechts gebeuren na de officiële aanduiding van de FOD Binnenlandse Zaken als Verantwoordelijke Autoriteit 8. IINFORMATIESESSIE Gedurende de periode tussen 7 en 18 september zal de Verantwoordelijke Autoriteit in samenwerking met Fedasil een informatiesessie organiseren voor alle geïnteresseerde kandidaat-projectuitvoerders. Deze informatiesessie gaat door in de lokalen van Fedasil in de grote vergaderzaal op de 3de verdieping.

Inschrijven voor deze informatiesessie kan via amif-isf@ibz.eu De precieze details zullen gecommuniceerd worden aan de personen die zich hebben ingeschreven.

Voor bijkomende vragen over de activiteiten die uitgevoerd worden in het kader van het Belgisch programma voor de vrijwillige terugkeer en re-integratie, kan u contact opnemen met de volgende persoon : Jo Matyn Tel. : 02-213 44 04 jo.matyn@fedasil.be Programmabeheerder Cel Vrijwillige Terugkeer Dienst Operationele Diensten Fedasil Kartuizersstraat 21 1000 Brussel www.fedasil.be

De voorschriften voor de subsidiabiliteit van de uitgaven van de projecten gefinancierd onder het federale beheer van AMIF en ISF HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.Verantwoordelijke Autoriteit : de FOD Binnenlandse Zaken, verantwoordelijk voor het goed beheer en de controle van de AMIF-ISF subsidies.

Eindbegunstigde : de organisatie die fungeert als projectuitvoerder of projectpromotor van een project en die de AMIF-ISF subsidies ontvangt.

Budget : het geheel van voorziene uitgaven en ontvangsten voor een bepaald project.

Ministerieel Besluit (MB) : een norm in het Belgisch recht die uitgaat van een individuele minister van de federale regering. In het kader van AMIF-ISF zal het MB alle modaliteiten, rechten en plichten vastleggen betreffende de subsidiëring.

Fonds : het AMIF (Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie) of het ISF (Fonds voor Interne Veiligheid) naargelang welk van toepassing is, tenzij anders vermeld.

Partner : een organisatie waarmee de eindbegunstigde samenwerkt op basis van een partnerschapsovereenkomst om een specifiek project te kunnen uitvoeren. HOOFDSTUK 2. - Algemene beginselen

Art. 2.§ 1. Door het Fonds gesteunde projecten worden niet gefinancierd uit andere bronnen die onder de begroting van de Europese Unie vallen. § 2. Door het Fonds gesteunde projecten worden medegefinancierd door openbare of particuliere bronnen. § 3. In principe financiert het Fonds alleen projecten en geen reguliere werking van organisaties.

Art. 3.§ 1. De gegeven subsidiabiliteitsvoorschriften zijn van toepassing zowel op de eindbegunstigden als op hun partners voor projecten die gefinancierd worden door het Fonds.

Art. 4.Zonder afbreuk te doen aan deze subsidiabiliteitsvoorschriften, zijn alle in België geldende wetten en reglementeringen van toepassing.

Art. 5.§ 1. Voor elke activiteit die door de eindbegunstigde wordt uitbesteed dient de nationale en/of Europese wetgeving inzake openbare aanbesteding van toepassing op de eindbegunstigde te worden gerespecteerd en dient er een contract te worden opgesteld ondertekend door eindbegunstigde en onderaannemer. § 2. Indien eindbegunstigden niet onderhevig zijn aan hun eigen nationale en/of Europese wetgeving dienen de grensbedragen vastgesteld in de Belgische wetgeving gevolgd te worden, behoudens op voorhand door de verantwoordelijke autoriteit aanvaarde motivatie. De eindbegunstigde dient hiervoor steeds schriftelijke instructies te vragen aan de verantwoordelijke autoriteit en deze op te volgen.

Art. 6.De verantwoordelijke autoriteit kan per projectoproep meer specifieke regels vaststellen.

Art. 7.Alle vermelde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. HOOFDSTUK 3. - Noodmaatregelen

Art. 8.In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen afwijkingen van de in deze beschikking omschreven subsidiabiliteitsvoorschriften worden toegestaan voor uitgaven die verband houden met noodmaatregelen, zoals bepaald in de verordeningen (EU 513/2014, EU 514/2014, EU 515/2014 en EU 516/2014), op voorwaarde dat zij worden opgenomen in het besluit van de Commissie waarbij noodmaatregelen worden goedgekeurd. HOOFDSTUK 4. - Ontvangsten en non-profitbeginsel

Art. 9.§ 1. De ontvangsten van het project kunnen bestaan uit : a) financiële bijdragen verleend door het Fonds;b) eigen bijdrage van de eindbegunstigde en zijn/haar partners;c) bijdrage van derden vanuit openbare of particuliere bronnen en;d) inkomsten die het project genereert. § 2. Onder "inkomsten" wordt verstaan : de door een project tijdens de bedoelde projectperiode ontvangen inkomsten uit verkoop, verhuring, dienstverlening, inschrijfgelden en alle andere vergelijkbare inkomsten. Alle bronnen van ontvangsten moeten in de rekeningen of belastingdocumenten van de eindbegunstigde worden opgenomen en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

Art. 10.Door toepassing van het non-profit beginsel mogen door het Fonds gesteunde projecten geen winstoogmerk hebben. De maximale bijdrage van het Fonds is het totaal van de aanvaarde subsidiabele kosten waarvan de bijdrage van derden en de gegenereerde inkomsten zijn afgetrokken (c en d van art. 9)

Art. 11.De maximale bijdrage van het Fonds zal gelijk zijn aan het laagste van volgende drie : A) Het bedrag van de Europese bijdrage opgenomen in het Ministerieel Besluit.

B) De vermenigvuldiging van de totale subsidiabele kosten met het in het Ministerieel Besluit opgenomen maximale subsidiëringspercentage.

C) Het bedrag bekomen door toepassing van het non-profit beginsel beschreven in art. 10.

Art. 12.Inkomsten die tijdens de uitvoering van een project rechtstreeks door dat project worden gegenereerd en waarmee bij de goedkeuring van het project geen rekening is gehouden, worden ten laatste in het door de eindbegunstigde ingediende verzoek om eindbetaling van de subsidiabele uitgaven van het project in mindering gebracht. HOOFDSTUK 5. - Uitgaven

Art. 13.Uitgaven komen voor steun in aanmerking wanneer : a) zij door een eindbegunstigde zijn gedaan tussen 1 januari 2014 en 31 december 2022, en b) zij werkelijk door de aangewezen verantwoordelijke instantie zijn betaald tussen 1 januari 2014 en 30 juni 2023 Art.14. § 1. Onder uitgaven worden verstaan : betalingen en afschrijvingen die door de eindbegunstigde zijn verricht. § 2. De betalingen moeten plaatsvinden in de vorm van financiële verrichtingen. § 3. De afschrijvingen moeten niet plaatsvinden in de vorm van financiële verrichtingen.

Art. 15.Uitgaven die in betalingsverzoeken van de eindbegunstigde aan de verantwoordelijke autoriteit worden opgenomen, worden gestaafd door facturen of boekhoudkundige documenten met gelijkwaardige bewijskracht,

Art. 16.In afwijking van art. 14 en 15 dienen de in de betalingsverzoeken opgenomen kosten, die overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder b), c) en d) van de Verordening (EU) nr. 514/2014 zijn bepaald (vereenvoudigde kosten opties), niet gestaafd te worden door facturen of boekhoudkundige documenten met gelijkwaardige bewijskracht.

Art. 17.Uitgaven moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. In het bijzonder : - moeten zij worden opgenomen in de boekhoudbescheiden van de eindbegunstigde; - moeten zij worden vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de eindbegunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de eindbegunstigde; - moeten zij worden gedeclareerd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke sociale- en belastingwetgeving.

Art. 18.Indien van toepassing, bewaren eindbegunstigden gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die ontvangsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen.

Art. 19.De opslag en de verwerking van dergelijke gegevens moeten gebeuren volgens de nationale en/of regionale wetgeving inzake gegevensbescherming. HOOFDSTUK 6. - Territoriaal toepassingsgebied

Art. 20.De verantwoordelijke autoriteit kan bij elke projectoproep het territoriaal toepassingsgebied vaststellen. HOOFDSTUK 7. - Budget van een project

Art. 21.Het budget van een project wordt opgesteld volgens de template van de verantwoordelijke autoriteit, waarvan de categorieën van kosten de volgende zijn : Uitgaven 1. Directe kosten (DK) A.Personeelsuitgaven B. Reis - en verblijfskosten C. Verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten D. Onroerend goed E. Uitrusting F. Onderaanneming G. Conferenties en Seminaries H. Specifieke kosten ivm doelgroepen I. Overige kosten 2. Indirecte kosten (vast percentage van de DK, bepaald in het MB) = Totale subsidiabele kosten (TSK) Ontvangsten 1.Bijdrage van de EU 2. Bijdrage van de eindbegunstigde en de partners bij het project 3.Bijdrage van derden 4. Door het project gegenereerde inkomsten = Totale ontvangsten Totale subsidiabele kosten (TSK) = Totale ontvangsten (TO) Art.22. Het budget moet in evenwicht zijn : de totale geraamde subsidiabele kosten (TSK) moeten gelijk zijn aan de totale geraamde ontvangsten (TO).

Art. 23.Binnen het geraamde budget kunnen tijdens de uitvoering van het project overdrachten tussen de categorieën van subsidiabele kosten gedaan worden door de eindbegunstigde zelf zonder voorafgaandelijke toestemming van de verantwoordelijke autoriteit, onder de volgende voorwaarden : 1. deze aanpassing staat de uitvoering van het project niet in de weg en het totale budget wordt niet verhoogd, en 2.de verhoging overschrijdt het geraamde budget van de categorie die verhoogd wordt met maximaal 10 % of is lager dan 5.000 EUR (inclusief BTW).

Indien niet wordt voldaan aan één van de bovenvermelde voorwaarden moet de toestemming van de verantwoordelijke autoriteit voorafgaandelijk gevraagd worden via een wijzigingsfiche. HOOFDSTUK 8. - Subsidiabele directe kosten

Art. 24.De subsidiabele directe kosten van het project zijn kosten die, gelet op de onder hoofdstuk 2 vermelde algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden, identificeerbaar zijn als specifieke kosten die direct verband houden met de uitvoering van het project.

Een uitzondering op dit principe kan toegestaan worden door de verantwoordelijke autoriteit, indien aan deze een gemotiveerde vraag werd voorgelegd door de eindbegunstigde . Directe kosten worden opgenomen in het geraamde totale budget van het project.

Art. 25.§ 1. De werkelijke kosten voor personeel van het project, met inbegrip van de eigenlijke salarissen, sociale zekerheidsbijdragen en andere statutaire of wettelijke en reglementaire kosten, zijn subsidiabel mits deze kosten het gebruikelijke loonbeleid van de eindbegunstigde weerspiegelen. § 2. Personeelskosten kunnen eveneens subsidiabel zijn wanneer zij berekend worden aan de hand van standaardschalen van eenheidskosten of een vooraf bepaald forfait per eenheid. § 3. De verantwoordelijke autoriteit bepaalt bij elke projectoproep welke van bovenstaande optie(s) toegepast mogen worden en met welke modaliteiten § 4. Personeelskosten worden nader gedetailleerd in het budget waarbij de functies en het aantal personeelsleden, bij voorkeur bij naam, worden vermeld.

Art. 26.§ 1. Reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel als directe kosten voor het personeel dat ten laste wordt gelegd van het project, en voor andere personen die deelnemen aan de activiteiten van het project en die voor de uitvoering van het project noodzakelijk moeten reizen. § 2. Reis- en verblijfkosten in het kader van seminaries en conferenties door de eindbegunstigde of haar partner(s) georganiseerd, dienen te worden gecatalogeerd onder de rubriek `conferenties en seminaries'. § 3. Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk gemaakte kosten. De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van vervoer (2de klasse voor openbaar vervoer en economy class voor vliegtuigreizen), tenzij een uitzondering wordt toegestaan door de verantwoordelijke autoriteit. Vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer gezien de plaats van bestemming gerechtvaardigd en gemotiveerd is. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een ander vervoersmiddel (zoals wagen of fiets), dient de kost te worden bewezen op basis van de vigerende regelgeving (nationaal of binnen de organisatie) of kan deze vergoed worden op basis van de kosten voor openbaar vervoer. § 4. 1. Verblijfkosten komen in aanmerking op grond van reële kosten.

Indien de vigerende regelgeving binnen de organisatie die het project uitvoert, het gebruik van dag en/of nachtvergoedingen voorziet mag die toegepast worden. 2. De kosten dienen te worden bewezen op basis van de vigerende regelgeving binnen de organisatie die het project uitvoert, maar wanneer er wordt geopteerd voor een dagvergoeding dan dient de persoon die de vergoeding ontvangt minstens te staven dat hij/zij ter plaatse was.In het geval van een nachtvergoeding dient hij/zij minstens te staven dat hij/zij die nacht ter plaatse verbleef. 3. De verantwoordelijke autoriteit kan evenwel bij een projectoproep een bepaling vastleggen omtrent de manier van verantwoording van de verblijfkosten.Bepalingen in een projectoproep genieten steeds voorrang. 4. Als maximale vergoeding gelden de tarieven vastgesteld in het Ministerieel besluit houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, dat jaarlijks wordt gepubliceerd.Voor verblijfsvergoedingen van toepassing op verblijf in België is het maximale tarief geldig zoals vastgesteld volgens de Europese Commissie . Personen die deelnemen aan activiteiten van het project worden gelijkgesteld aan categorie 1 van dit Ministerieel Besluit. Een uitzondering hierop vormen de personen dewelke gehuisvest zijn in het land waar de activiteit plaatsvindt; zij worden gelijkgesteld aan categorie 2 van dit Ministerieel Besluit.

Art. 27.§ 1. De kosten van verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten zijn subsidiabel op voorwaarde dat zij identificeerbaar en direct noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van het project. § 2. Deze kosten dienen begroot te worden in het budget, de eindbeslissing over de subsidiabiliteit van deze kosten komt toe aan de verantwoordelijke autoriteit.

Art. 28.Zowel bij de aankoop als bij de bouw of de renovatie en de huur dient onroerend goed te beantwoorden aan de technische kenmerken die noodzakelijk zijn voor het project en aan de geldende normen en standaarden.

Art. 29.§ 1. Wanneer de aankoop van onroerend goed noodzakelijk is voor de uitvoering van het project en er een duidelijk verband bestaat met de doelstellingen ervan, is de aankoop van onroerend goed, dat wil zeggen reeds opgetrokken gebouwen of de bouw van onroerend goed, subsidiabel, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden : a) er moet een bewijs worden afgegeven door een onafhankelijke gekwalificeerde taxateur of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan waaruit blijkt dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt. Bovendien verklaart dit bewijs ofwel dat het onroerend goed in overeenstemming is met de nationale voorschriften, ofwel geeft het de punten aan die niet conform zijn en waarvan de rectificatie door de eindbegunstigde is gepland in het kader van het project; b) het onroerend goed mag niet met een subsidie van de Europese Unie zijn aangekocht vóór aanvang van het project;c) het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor het doel van het project;alleen het deel van de aankoop van het onroerend goed dat daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt, is subsidiabel; d) alleen het deel van de afschrijvingen dat overeenstemt met de duur van het gebruik en met de mate waarin zij daadwerkelijk voor het project worden gebruikt, is subsidiabel;de afschrijvingen worden lineair berekend volgens nationale boekhoudvoorschriften. e) mits grondige motivatie kan de volledige of gedeeltelijke aankoopkost worden aanvaard na goedkeuring en volgens de voorwaarden opgesteld door de Verantwoordelijke Autoriteit. § 2. Mits is voldaan aan de voorwaarde van punt c) in § 1 zijn de volledige kosten van de herinrichting, modernisering of renovatie van gebouwen subsidiabel tot een maximumbedrag van 100.000 EUR per gebouw, tenzij anders bepaald door de verantwoordelijke autoriteit in de projectoproep. Boven deze drempel is § 1 d) van toepassing.

Art. 30.De huur van onroerend goed komt voor Europese subsidie in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de huur en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden : a) het onroerend goed mag niet zijn aangekocht via een subsidie van de Europese Unie; het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van het project; zo niet, zijn alleen de kosten die betrekking hebben op het voor het project gebruikte deel van het onroerend goed subsidiabel.

Art. 31.§ 1. De kosten die betrekking hebben op de aanschaf van uitrusting zijn alleen subsidiabel indien zij duidelijk identificeerbaar zijn en direct noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project. De technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van het project en met de geldende normen en standaarden. § 2. De keuze tussen leasing, huur of koop moet in principe altijd zijn gebaseerd op de goedkoopste optie. Mits de eindbegunstigde kan motiveren waarom de goedkoopste optie niet de meest geschikte was, dan kan hierop door de verantwoordelijke autoriteit een uitzondering worden toegestaan. Indien leasing of huur niet mogelijk is wegens de duur van het project, de snelle waardevermindering of andere redenen, kunnen aankoopkosten in aanmerking komen. De beslissing hierover komt toe aan de verantwoordelijke autoriteit.

Art. 32.Uitgaven in verband met huur- en leasingverrichtingen zijn subsidiabel afhankelijk van de in het land waar het contract werd afgesloten vastgestelde voorschriften, praktijken en de duur van de huur of de leasing voor het project.

Art. 33.§ 1. Aankoopkosten van uitrusting aangekocht tijdens de levensduur van het project, zijn enkel subsidiabel op basis van afschrijvingen, tenzij ze voldoen aan de voorwaarden onder § 2. § 2. De volledige of gedeeltelijke aankoopkosten kunnen subsidiabel zijn : - indien zij minder dan 20.000 EUR (per aangekocht item) bedragen en de aankoop ten laatste 3 maanden voor het einde van het project heeft plaatsgevonden, of - indien een motivatie voor het aanvaarden van de volledige of gedeeltelijke aankoopkost voorafgaandelijk door de verantwoordelijke autoriteit wordt goedgekeurd. § 3. Wanneer materieel wordt aangekocht tijdens de levensduur van het project, moet in het budget worden gespecificeerd of de volledige kosten zijn opgenomen, of alleen dat deel van de afschrijvingen van het materieel dat overeenstemt met de duur van het gebruik voor het project en met de mate waarin het daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt. De afschrijvingen worden berekend overeenkomstig de geldende nationale voorschriften. § 4 Materieel dat vóór de aanvang van het project werd aangekocht, maar dat wordt gebruikt voor het project, is subsidiabel op grond van afschrijvingen voor de duur van het gebruik voor het project en in de mate waarin het daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt. Deze kosten zijn echter niet subsidiabel wanneer de aankoopkost van het materieel oorspronkelijk werd gefinancierd via een subsidie van de Europese Unie.

Art. 34.§ 1. Een onderaannemer is een contracterende derde partij die in opdracht van de eindbegunstigde een welbepaald onderdeel van het project uitvoert tegen een vastgestelde prijs. § 2. Uitgaven betreffende onderaannemingscontracten zijn subsidiabel, behalve : a) onderaannemingscontracten waardoor de kosten van het project worden verhoogd zonder dat er een significante meerwaarde aan wordt toegevoegd;b) onderaannemingscontracten met tussenpersonen of consultants waarin het te betalen bedrag is uitgedrukt als een percentage van de totale kostprijs van het project, tenzij de gegrondheid van een dergelijke betalingswijze door de eindbegunstigde wordt bewezen aan de hand van de daadwerkelijke meerwaarde van het verrichte werk of de verleende diensten voor het project. § 3. De onderaannemers moeten de betrokken audit- en controleorganen alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming uitgevoerde activiteiten verschaffen. § 4 De eindbegunstigde blijft verantwoordelijk voor de uitvoer van het gehele project en blijft het enige contactpunt voor de verantwoordelijke autoriteit.

Art. 35.Uitgaven gedaan door de eindbegunstigde of partners (inclusief uitgaven voor deelnemers) voor de organisatie van conferenties en seminaries komen in aanmerking als subsidiabele kosten. De regels beschreven onder art.26 "reis-en verblijfkosten" zijn eveneens van toepassing op deze categorie.

Art. 36.§ 1. Kosten gelinkt aan de doelgroep kunnen subsidiabel zijn op volgende 2 manieren : a) Optie reële kosten : onder AMIF (Verordening (EU) nr.516/2014 ) zijn door de eindbegunstigde voor de doelgroepen gedane aankopen en door de eindbegunstigde verrichte terugbetalingen van door de doelgroepen gemaakte kosten in het kader van bijstand subsidiabel onder de volgende voorwaarden : - de eindbegunstigde bewaart de nodige informatie en bewijsstukken tot bewijs van het feit dat de personen die die bijstand krijgen, overeenstemmen met de bedoelde doelgroep van de Verordening (EU) nr. 516/2014; - de eindbegunstigde bewaart de bewijsstukken van de geleverde bijstand (zoals facturen en ontvangstbewijzen) tot bewijs van het feit dat de personen deze bijstand hebben gekregen. b) Optie standaardkosten : subsidiabel zijn de voor de doelgroep gedane kosten op basis van vooraf vastgestelde standaardkosten zoals voorzien in art 18.1.b van verordening EU nr. 514/2014. § 2. Het is aan de verantwoordelijke autoriteit om in de projectoproep te bepalen welke methode(s) word(en)t toegepast en met welke modaliteiten. § 3. Kosten ( i.e. kleine geldelijke stimulansen die worden verstrekt als extra bijstand) gemaakt om de deelname te verzekeren van de doelgroep aan bepaalde activiteiten (bv. een opleidingscursus, niet-begeleide minderjarigen die uitgenodigd worden om deel te nemen aan een onderzoek), zijn subsidiabel, mits voorafgaandelijke motivatie en goedkeuring door de verantwoordelijke autoriteit. Het maximum totaalbedrag is beperkt tot 25.000 euro per project. De eindbegunstigde houdt een lijst bij van de personen (die handtekenen voor betaling), de tijd en plaats van betaling en zorgt voor een degelijke follow-up om elke dubbele financiering of elk misbruik van middelen te vermijden.

Art. 37.§ 1. Kosten die nodig zijn om aan de vereisten in verband met EU-medefinanciering te voldoen, zoals publiciteit, transparantie, evaluatie van het project, externe audit, bankgaranties, vertaalkosten enz., zijn subsidiabel als directe kosten. § 2. Kosten voor juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise zijn subsidiabel voor zover ze duidelijk identificeerbaar en direct toewijsbaar zijn aan het project HOOFDSTUK 9. - Subsidiabele indirecte kosten

Art. 38.De subsidiabele indirecte kosten van het project zijn de kosten die, met inachtneming van de subsidiabiliteitsvoorwaarden als beschreven in hoofdstuk 8. niet kunnen worden aangewezen als specifieke kosten van het project die rechtstreeks verband houden met de uitvoering ervan.

Art. 39.§ 1. Bij wijze van uitzondering op hoofdstuk 8, en de artikels 13 en 15, kunnen de indirecte kosten voor de uitvoering van het project voor subsidiëring in aanmerking komen op basis van een forfaitair bedrag, uitgedrukt als een percentage van het totaalbedrag van de subsidiabele directe kosten. § 2. De regelgeving omtrent de toegelaten maximale indirecte kosten wordt per projectoproep door de verantwoordelijke autoriteit vastgelegd, waarbij de absolute maxima 7 % van de subsidiabele directe kosten of 15 % van de subsidiabele directe loonkosten bedragen. HOOFDSTUK 1 0. - niet-subsidiabele uitgaven

Art. 40.De volgende uitgaven zijn niet subsidiabel : a) belasting over de toegevoegde waarde (BTW), tenzij deze door de eindbegunstigde niet terugvorderbaar is krachtens het nationale recht inzake BTW.b) debetrente;c) de aankoop van onbebouwde grond;d) de aankoop van bebouwde grond, zelfs wanneer de grond noodzakelijk is voor de uitvoering van het project, wanneer dat bedrag meer dan 10 % van de totale subsidiabele uitgaven van het betrokken project uitmaakt;e) kapitaalopbrengsten, schulden en kosten van schulden, rente op schulden, commissies voor het wisselen van geld en wisselkoersverliezen, voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen of schulden, verschuldigde rente, dubieuze vorderingen, boetes, financiële sancties, gerechtskosten en buitensporige of roekeloze uitgaven;f) uitsluitend voor de personeelsleden van het project bestemde kosten voor ontspanning;kosten bij sociale evenementen in verband met het project zijn toegestaan binnen redelijke grenzen; g) kosten die reeds door de eindbegunstigde zijn gedeclareerd en in aanmerking genomen in het kader van een ander project of een ander werkprogramma, gesubsidieerd door de Europese Unie; h) bijdragen in natura.