13 JUNI 2003. - Besluit van de Vlaamse regering houdende uitvoering van het decreet van 4 april 2003 betreffende het sociaal-cultureel volwassenenwerk

De Vlaamse regering, Gelet op het decreet van 4 april 2003 betreffende het sociaal-cultureel volwassenenwerk;

Gelet op het advies van de Raad voor Volksontwikkeling en Cultuurspreiding, gegeven op 1 april 2003;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 28 mei 2003;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen door de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Overwegende dat het decreet van 4 april 2003 in werking treedt op 1 januari 2003 en het niet uitvoerbaar is zonder uitvoeringsbesluit;

Overwegende dat de regels met betrekking tot de volkshogescholen reeds ingaan drie maanden na de goedkeuring van het decreet;

Overwegende dat de regels met betrekking tot het beleidsplan en de aanvraag tot erkenning deel uitmaken van het uitvoeringsbesluit en de organisaties derhalve tot op heden in het ongewisse zijn omtrent de gevraagde manier van werken;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit : TITEL I. - Definities

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° het decreet : het decreet van 4 april 2003 betreffende het sociaal-cultureel volwassenenwerk;2° de minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur;3° de adviserende beroepscommissie : de adviserende beroepscommissie voor culturele aangelegenheden, bedoeld in artikel 15 van het decreet van 19 december 1997 houdende oprichting van een Raad voor Cultuur, een Raad voor de Kunsten, een Raad voor de Volksontwikkeling en Cultuurspreiding en van een adviserende beroepscommissie inzake culturele aangelegenheden;4° administratie : de entiteit in het ministerie die bevoegd is voor het sociaal-cultureel volwassenenwerk;5° beleidsperiode : de vierjaarlijkse periode, bedoeld in artikel 44, § 1, van het decreet.Uitzondering hierop vormt de eerste beleidsperiode die loopt van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2005, behalve voor de bewegingen waar de eerste beleidsperiode loopt van 1 januari 2005 tot en met 31 december 2009.

TITEL II. - De sociaal-culturele verenigingen HOOFDSTUK I. - De procedure voor erkenning Afdeling I. - De erkenning van nieuwe sociaal-culturele verenigingen

Art. 2.De minister kan een sociaal-culturele vereniging erkennen, die in de loop van de maand januari van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode een aangetekende schriftelijke aanvraag bij de administratie heeft ingediend of tegen ontvangstmelding een aanvraag aan de administratie heeft bezorgd. De aanvraag draagt de handtekening van de voorzitter en de secretaris.

Art. 3.§ 1. De aanvraag voor erkenning is alleen ontvankelijk als ze : 1° tijdig is ingediend;2° volledig is zoals bedoeld in artikel 4, § 1,van het decreet.De aanvraag moet dus minstens volgende documenten en gegevens bevatten : a) een kopie van de statuten van de vereniging zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;b) en overzicht van de samenstelling van de raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;c) een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering;d) een lijst met alle werkende afdelingen en groepen, alfabetisch per provincie gerangschikt;het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad wordt hierbij als een aparte provincie beschouwd; e) een beschrijving van de manier waarop de gegevens van de afdelingswerking verzameld en geregistreerd worden;deze gegevens hebben betrekking op de elementen, bepaald in artikel 11 en 12; f) een nota waaruit een democratische en zelfstandige werking blijkt en waaruit blijkt dat de vrijwilligers in het beheer en het beleid van de vereniging een bepalende inbreng hebben;g) een ondertekende verklaring van de voorzitter en secretaris van de vereniging waaruit blijkt dat de principes van het Europees Verdrag inzake de Rechten van de Mens onderschreven worden. § 2. De administratie brengt vóór 15 februari de aanvragende vereniging ervan op de hoogte of dat de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Als de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie nog zeven dagen de tijd om het dossier te vervolledigen. § 3. De administratie onderzoekt de aanvraag. Als dat nodig is voert ze een controle ter plaatse uit. Vóór 15 april brengt de administratie bij de minister advies uit over de aanvraag. § 4. De beslissing van de minister tot erkenning of het voornemen van niet-erkenning wordt vóór 15 mei met een gemotiveerde brief meegedeeld aan de vereniging. § 5. De aanvragende vereniging beschikt over vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de postdatum van de verzending van voormelde brief, om tegen het voornemen van niet-erkenning een gemotiveerd bezwaar aan te tekenen bij de adviserende beroepscommissie met een aangetekende brief aan de administratie. § 6. Een bezwaarschrift is onontvankelijk als het niet tijdig is ingediend. Als een bezwaarschrift onontvankelijk is, meldt de administratie dat binnen acht werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift aan de vereniging in kwestie. § 7. De administratie bezorgt het ontvankelijke bezwaarschrift, samen met het volledige administratieve dossier, binnen acht werkdagen na ontvangst aan de adviserende beroepscommissie. § 8. De adviserende beroepscommissie bezorgt haar advies aan de minister en aan de administratie uiterlijk negen weken na ontvangst van het bezwaarschrift en van het administratieve dossier. § 9. Binnen één maand nadat de minister het advies van de adviserende beroepscommissie heeft ontvangen, wordt de beslissing van de minister, door de administratie, aan de indiener van het bezwaarschrift meegedeeld met een aangetekende brief.

Bij ontstentenis van een advies van de adviserende beroepscommissie deelt de administratie de beslissing van de minister binnen twee maanden na het verstrijken van de termijn, bedoeld in § 8, met een aangetekende brief mee aan de indiener. § 10. De erkenning gaat in op 1 januari van het eerste jaar van de eerstvolgende beleidsperiode. Afdeling II. - De intrekking van de erkenning van sociaal-culturele

verenigingen

Art. 4.§ 1. Na onderzoek van het ingediende jaarverslag en financieel verslag zet de administratie, als de vereniging niet voldoet aan artikel 4, § 1, van het decreet, de procedure in tot intrekking van de erkenning. § 2. Het voornemen van de administratie om de procedure tot intrekking van de erkenning in te zetten, wordt met een gemotiveerde brief via een aangetekende zending aan de vereniging gezonden. § 3. De vereniging kan hiertegen een gemotiveerd bezwaar aantekenen bij de adviserende beroepscommissie met een aangetekende brief aan de administratie binnen vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de postdatum van de verzending van voormelde brief van de administratie. § 4. Een bezwaarschrift is onontvankelijk als het niet tijdig is ingediend. Als een bezwaarschrift onontvankelijk is, meldt de administratie dat binnen acht werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift aan de vereniging in kwestie. § 5. De administratie bezorgt het ontvankelijke bezwaarschrift, samen met het volledige administratieve dossier, binnen acht werkdagen na ontvangst aan de adviserende beroepscommissie. § 6. De adviserende beroepscommissie bezorgt haar advies aan de minister en aan de administratie uiterlijk negen weken na ontvangst van het bezwaarschrift en van het administratieve dossier. § 7. Binnen één maand nadat de minister het advies van de adviserende beroepscommissie heeft ontvangen, wordt de beslissing van de minister, door de administratie, aan de indiener van het bezwaarschrift meegedeeld met een aangetekende brief.

Bij ontstentenis van een advies van de adviserende beroepscommissie deelt de administratie de beslissing van de minister binnen twee maanden na het verstrijken van de termijn, bedoeld in § 6, met een aangetekende brief mee aan de indiener. § 8. De intrekking van de erkenning gaat in op 1 januari van het jaar volgende op de mededeling van de beslissing en betekent vanaf dat ogenblik het verlies van de jaarlijkse subsidie-enveloppe. HOOFDSTUK II. - De aanvraag tot subsidiëring Afdeling I. - Nieuwe sociaal-culturele verenigingen

Art. 5.§ 1. De overeenkomstig artikel 2 en 3 nieuwe sociaal-culturele vereniging, die de procedure van erkenning met vrucht doorliep, moet om een subsidie te verkrijgen in een voor haar eerste beleidsperiode een aanvraag indienen bij de administratie binnen drie maanden na de beslissing tot erkenning en, in geval van een beroepsprocedure bij de aanvraag tot erkenning, uiterlijk vóór 1 december van het jaar dat voorafgaat aan de beleidsperiode waarvoor subsidie gevraagd wordt.

De sociaal-culturele vereniging dient de aanvraag in met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding.

De aanvraag draagt de handtekening van de voorzitter en secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering. De aanvraag is vergezeld van de agenda en van een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd. § 2. De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie voor een beleidsperiode moet beantwoorden aan artikel 5 van het decreet. Naast de vereiste documenten die aantonen dat de vereniging voldoet aan de voorwaarden van voormeld artikel 5, bevat de aanvraag eveneens een beleidsplan dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58, en het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar. § 3. Het beleidsplan wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren. De vereniging bezorgt tevens een elektronische versie van het beleidsplan. § 4. De minister beslist over de subsidie-enveloppe vóór 31 december van het lopende jaar. Afdeling II. - Erkende sociaal-culturele verenigingen

Art. 6.§ 1. De erkende sociaal-culturele vereniging doet bij de administratie een aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie vóór 1 maart van het jaar dat voorafgaat aan de beleidsperiode waarvoor de subsidiëring gevraagd wordt.

De sociaal-culturele vereniging dient de aanvraag in met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding.

De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering. De aanvraag is vergezeld van de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd. § 2. De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie voor een beleidsperiode moet beantwoorden aan artikel 5 van het decreet. Naast de vereiste documenten die aantonen dat de vereniging voldoet aan de voorwaarden van voormeld artikel 5, bevat de aanvraag tevens een beleidsplan dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58. § 3. Het beleidsplan wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren. De vereniging bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het beleidsplan. § 4. De procedure voor de beoordeling loopt als volgt : 1° de administratie beheert het aanvraagdossier.Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten en legt het dossier voor aan de adviescommissie; 2° de adviescommissie geeft een inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling van het ingediende beleidsplan vóór 1 juni.De administratie zorgt ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie; 3° rekening houdend met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling van de adviescommissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van de financiële en beheersmatige aspecten;4° het voorontwerp van beslissing gaat samen met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling vóór 15 juni naar de aanvrager.Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend vóór 1 juli; 5° de adviescommissie behandelt vóór 15 september de verhaalschriften met betrekking tot de kwaliteits- en inhoudelijke aspecten.De administratie behandelt vóór 15 september de verhaalschriften met betrekking tot de financiële en beheersmatige aspecten en het geheel van voorontwerp van beslissing. Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie; 6° de administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister. § 5. Vóór 15 oktober van het lopende jaar beslist de minister, conform artikel 8, § 2, van het decreet, over de grootte van de subsidie-enveloppe van de aanvragende sociaal-culturele vereniging.

Art. 7.§ 1. Voor de eerste beleidsperiode, die loopt van 1 januari 2004 tot 31 december 2005, dient de in artikel 4, § 4,van het decreet, bedoelde erkende sociaal-culturele vereniging, in afwijking van artikel 6, voor het bekomen van een subsidie, een aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie in vóór 15 november van het jaar dat voorafgaat aan die eerste beleidsperiode. Ze doet de aanvraag met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. De aanvraag draagt de handtekening van de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering. De aanvraag is vergezeld van de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd. § 2. Op verzoek van de verenigingen zal de adviescommissie een inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling uitspreken binnen vier maanden na de indiening van hun dossier. Die beoordeling is enkel indicatief. § 3. Naast voor het beleidsplan, bedoeld in artikel 6, § 2, zorgt de aanvragende vereniging voor een actualisering van het bestaande dossier door de volgende documenten te bezorgen : 1° een kopie van de statuten van de vereniging zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;2° een overzicht van de samenstelling van de raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;3° een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering;4° een nota waaruit een democratische en zelfstandige werking blijkt en waaruit blijkt dat de vrijwilligers in het beheer en het beleid van de vereniging een bepalende inbreng hebben;5° een ondertekende verklaring van de voorzitter en secretaris van de vereniging waaruit blijkt dat de principes van het Europees Verdrag inzake de Rechten van de Mens onderschreven worden. Afdeling III. - Startsubsidies

Art. 8.§ 1. De aanvraag voor het verkrijgen van een startsubsidie, zoals bedoeld in artikel 13 van het decreet, wordt bij de administratie ingediend vóór 1 juli van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode. De sociaal-culturele vereniging dient de aanvraag in met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris. § 2. De aanvraag moet vergezeld zijn van het jaarplan en de begroting voor het eerstvolgende kalenderjaar. § 3. De aanvraag voor een startsubsidie is alleen ontvankelijk als ze : 1° tijdig is ingediend;2° volledig is.De aanvraag bevat dus minstens de volgende documenten en gegevens : a) een kopie van de statuten van de vereniging zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;b) een overzicht van de samenstelling van de raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;c) een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering;d) een lijst met alle werkende afdelingen en groepen, alfabetisch per provincie gerangschikt;het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad wordt hierbij als een aparte provincie beschouwd; e) een nota waaruit een democratische en zelfstandige werking blijkt en waaruit blijkt dat de vrijwilligers in het beheer en het beleid van de vereniging een bepalende inbreng hebben;f) een ondertekende verklaring van de voorzitter en secretaris van de vereniging waaruit blijkt dat de principes van het Europees Verdrag inzake de Rechten van de Mens onderschreven worden. § 4. Als meer dan drie aanvragen ingediend worden in het jaar dat aan elke beleidsperiode voorafgaat, houdt de minister in zijn beslissing rekening met de situatie van elke vereniging met het oog op haar ontwikkeling naar een volwaardige vereniging. § 5. De minister neemt een beslissing vóór 15 oktober van het lopende jaar. Afdeling IV. - De verantwoordingsstukken

Art. 9.§ 1. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde sociaal-culturele vereniging vóór 15 november aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar. In het jaarverslag van het eerste jaar van de beleidsperiode en in de begroting en het jaarplan van het tweede jaar van de beleidsperiode wordt, vanaf de tweede beleidsperiode, duidelijk gemaakt op welke manier de organisatie zal omgaan met een eventuele daling of stijging van de subsidie-enveloppe.

Die documenten dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van doelstellingen en activiteiten. § 2. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde sociaal-culturele vereniging vóór 15 maart het financieel verslag en jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor ze subsidiëring verkreeg. Die documenten dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Verenigingen die werken zonder ondernemingsraad, bezorgen samen met de documenten, bedoeld in het eerste lid, een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden. Verenigingen die werken met een ondernemingsraad, bezorgen vóór 1 juli een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, standaardformulieren ter beschikking van de vereniging. Die standaardformulieren zijn tevens elektronisch ter beschikking van de verenigingen. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag van de vereniging is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een extern accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de vereniging in kwestie. § 5. De sociaal-culturele vereniging bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting.

Art. 10.§ 1. Op basis van het jaarverslag, het financieel verslag, het jaarplan en de begroting, onderzoekt de administratie jaarlijks of de sociaal-culturele vereniging voldoet aan artikel 5, 3° tot en met 5°, en artikel 45, § 2, van het decreet en of de sociaal-culturele vereniging aldus haar subsidie kan behouden. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als : 1° de vereniging niet binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode beschikt over een voltijds equivalent personeelslid;2° de vereniging weigert om op verzoek van de administratie, in de gevraagde vorm, alle nuttige en noodzakelijke gegevens te bezorgen met betrekking tot de werking;3° de vereniging nalaat in alle aspecten van de werking het Nederlands als voertaal te gebruiken;4° de vereniging geen jaarverslag of financieel verslag of jaarplan of begroting indient. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De vereniging wordt onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De vereniging in kwestie krijgt de mogelijkheid om binnen veertien dagen en met een aangetekende brief, haar standpunt mee te delen. Pas nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, zal de administratie een advies opstellen over de mogelijke sanctionering ervan.

De vereniging wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister over de stopzetting van de subsidies. § 4. Als de sociaal-culturele vereniging niet twee derde van het jaarlijkse subsidiebedrag besteedt aan de vergoeding van medewerkers overeenkomstig artikel 5, 3°, van het decreet, wordt de subsidie-enveloppe voor het jaar in kwestie verminderd in evenredigheid tot het l niet-bestede deel van het subsidiebedrag, overeenkomstig het voormelde artikel. Afdeling V. - Het registreren van gegevens

Art. 11.In het kader van het beleidsplan verzamelt en verwerkt de vereniging de nodige gegevens om haar doelstellingen en haar acties te kunnen formuleren en toetsen. Die gegevens hebben alleszins betrekking op de doelgroep die bereikt wordt, op de doelgroep die men wil bereiken en op de manier waarop men die doelgroep probeert te bereiken. Die gegevens geven tevens een inzicht in de organisatiestructuur van de gehele vereniging met inbegrip van het profiel van de vrijwilliger.

Art. 12.Per aangesloten afdeling of groep houdt het landelijke secretariaat van de vereniging een registratiesysteem bij over de gerealiseerde activiteiten per kalenderjaar evenals over de bestuurs- of beleidsvergaderingen die in een kalenderjaar hebben plaatsgevonden.

Die gegevens geven ook mee invulling aan de omgevingsanalyse die de vereniging in het kader van de opmaak van het beleidsplan van de eigen organisatie geacht wordt te geven.

Art. 13.De jaarverslagen geven ook een overzicht van de ontwikkeling van de gegevens, vermeld in artikel 11 en 12.

Art. 14.De minister kan, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, aanvullende richtlijnen geven voor het registreren van gegevens. HOOFDSTUK III. - De aanvullende subsidiëring van verenigingen van migranten

Art. 15.§ 1. Ter uitvoering van artikel 55, § 5 en § 6, van het decreet, bepaalt de minister welke activiteiten van kaderopleiding en welke thematische activiteiten in de eerste en de tweede beleidsperiode het voorwerp zullen zijn van de aanvullende subsidiëring. § 2. Bij de bepaling van de subsidiabele activiteiten houdt de minister rekening met de resultaten en bevindingen van wetenschappelijk onderzoek, evenals met de inbreng van het steunpunt voor sociaal-cultureel werk en van de migrantenverenigingen terzake. § 3. De voormelde activiteiten, die de ondersteuning van de werking van de lokale afdelingen en groepen beogen, worden door de verenigingen van migranten expliciet en gemotiveerd opgenomen in de jaarplannen. In het jaarplan worden de voormelde activiteiten concreet begroot, rekening houdend met de aanvulling op de subsidie-enveloppe zoals bepaald in artikel 55, § 5 en § 6, van het decreet. § 4. Vóór 14 december sluit de minister een overeenkomst met de vereniging. In die overeenkomst verbindt de vereniging zich er vrijwillig toe om gedurende het jaar dat volgt op het afsluiten van de overeenkomst, een voorafbepaalde prestatie te leveren, gebaseerd op het door de vereniging opgestelde jaarplan en tegen betaling door de Vlaamse Gemeenschap van een subsidiebedrag, zoals bepaald in artikel 54, § 3, en artikel 55, § 5, en § 6, van het decreet. In de overeenkomst wordt tevens het systeem bepaald waarmee op een overzichtelijke en efficiënte wijze gegevens worden geregistreerd en bezorgd aan de administratie.

Art. 16.De aanvullende subsidie wordt als volgt beschikbaar gesteld : 1° de subsidie wordt uitbetaald door middel van vier driemaandelijkse voorschotten van elk 22,5 percent van het subsidiebedrag;2° een saldo van 10 percent van de subsidie wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend.Dat moet blijken uit het financieel verslag, het jaarverslag en de vaststellingen naar aanleiding van de toepassing van artikel 42, § 2, van het decreet.

Art. 17.Voor het werkjaar 2003 wordt, bij wijze van overgang, voor de uitvoering van artikel 54, § 3, van het decreet de volgende regeling uitgeschreven in een reglement : 1° de vereniging van migranten bezorgt de administratie een visienota en een jaarplan met betrekking tot de besteding van de aanvullende subsidies bepaald in voormeld artikel;2° als voorwerp van de besteding komen in aanmerking : activiteiten van kadervorming, educatieve activiteiten evenals activiteiten die gericht zijn op cultuurspreiding;3° minstens de helft van de te besteden en van de bestede middelen heeft betrekking op de activiteiten van kadervorming. Titel III. - De sociaal-culturele bewegingen HOOFDSTUK I. - De aanvraag tot subsidiëring

Art. 18.De aanvraag tot subsidiëring gebeurt vóór 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan de beleidsperiode. De aanvraag gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding.

De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering. De aanvraag is vergezeld van de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd.

Het aanvraagdossier wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren.

De aanvragende organisatie bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het beleidsplan.

Art. 19.§ 1. In de aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie toont de organisatie aan dat ze beantwoordt aan artikel 15 van het decreet. § 2. De aanvraag bevat de volgende documenten : 1° een beleidsplan dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58;2° een kopie van de statuten zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en aan het Belgisch Staatsblad bezorgd zijn;3° een overzicht van de samenstelling van de Raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;4° een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering;5° een nota waarin aangetoond wordt dat gedurende minstens twee jaar een werking met landelijk karakter is ontplooid op het vlak van sensibilisatie, maatschappelijke actie en educatie rond het thema of cluster van nauw verwante thema's, waarvoor een aanvraag wordt ingediend;6° een nota waarin de statutaire doelstellingen rond één maatschappelijk relevant thema of cluster van nauw verwante thema's worden geëxpliciteerd;7° een nota waarin de organisatie aantoont dat ze in haar werking rekening houdt met principes van integrale kwaliteitszorg;8° een ondertekende verklaring van de voorzitter en secretaris van de vereniging waaruit blijkt dat de principes van het Europees Verdrag inzake de Rechten van de Mens onderschreven worden. Als de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie nog zeven dagen de tijd om het dossier te vervolledigen.

Art. 20.De diensten die op het ogenblik van de inwerkingtreding van het decreet gesubsidieerd zijn krachtens het decreet van 19 april 1995 houdende een subsidieregeling voor diensten voor sociaal-cultureel werk voor volwassenen en houdende een wijziging van het decreet van 2 januari 1976 tot erkenning en subsidiëring van de Nederlandstalige koepelorganisaties voor beleidsvoorbereidend overleg in de sector van het sociaal-cultureel werk voor volwassenen, zijn in hun aanvraagdossier vrijgesteld van de in artikel 19, § 2, 5°, vermelde voorwaarde. Dat geldt eveneens voor de sociaal-culturele vormingsinstellingen die een aanvraag tot subsidiëring als sociaal-culturele beweging indienen, overeenkomstig artikel 57 van het decreet.

Art. 21.§ 1. De procedure voor de beoordeling van de beleidsplannen verloopt voor de aanvragen, bedoeld in artikel 18, eerste lid, als volgt : 1° de administratie beheert het aanvraagdossier.Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten en legt het dossier voor aan de adviescommissie, met inbegrip van de documenten, vermeld in artikel 19, § 2; 2° de adviescommissie geeft een kwaliteits- en inhoudelijke beoordeling van het ingediende dossier vóór 1 april.De administratie zorgt ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie; 3° rekening houdend met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling van de commissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van de financiële en beheersmatige aspecten;4° het voorontwerp van beslissing gaat samen met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling vóór 1 mei naar de aanvrager.Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend vóór 15 mei; 5° de adviescommissie behandelt vóór 15 juni de verhaalschriften met betrekking tot de inhoudelijke en kwalitatieve aspecten.De administratie behandelt vóór 15 juni de verhaalschriften met betrekking tot de financiële en beheersmatige aspecten en het geheel van het voorontwerp van beslissing. Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie; 6° de administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister. § 2. Vóór 1 juli van het lopende jaar beslist de minister, conform artikel 18, § 3, van het decreet, over de grootte van de subsidie-enveloppe van de sociaal-culturele beweging.

De beslissing wordt voorafgegaan door de beslissing van de minister over de grootte van de subsidie-enveloppen van de organisaties die op grond van artikel 57, § 2, en artikel 61, § 3, van het decreet, in een afzonderlijke ronde beoordeeld werden. § 3. Vóór 15 november bezorgt de sociaal-culturele beweging aan de administratie zo nodig twee exemplaren van het geactualiseerde beleidsplan dat rekening houdt met de in § 2 bedoelde beslissing van de minister omtrent de grootte van de subsidie-enveloppe van de sociaal-culturele beweging. De sociaal-culturele beweging bezorgt zo nodig tevens een elektronische versie van het geactualiseerde beleidsplan aan de administratie. HOOFDSTUK II. - De verantwoordingsstukken

Art. 22.§ 1. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde sociaal-culturele beweging vóór 15 november aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van doelstellingen en activiteiten. § 2. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde sociaal-culturele beweging vóór 15 maart het financieel verslag en het jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor zij subsidiëring verkreeg.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, standaardformulieren ter beschikking van de sociaal-culturele beweging. Die standaardformulieren staan tevens elektronisch ter beschikking van de sociaal-culturele beweging. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag van de sociaal-culturele beweging is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de sociaal-culturele beweging in kwestie. § 5. De sociaal-culturele beweging bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting.

Art. 23.§ 1. Op basis van het jaarverslag, het financieel verslag, het jaarplan en de begroting, onderzoekt de administratie jaarlijks of de sociaal-culturele beweging voldoet aan artikel 15, 1°, 2°, 5°, 7°, 8° en 9°, van het decreet. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als de sociaal-culturele beweging : 1° niet binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode beschikt over een voltijds equivalent personeelslid;2° weigert om op verzoek van de administratie, in de gevraagde vorm, alle nuttige en noodzakelijke gegevens te bezorgen over de werking;3° geen jaarverslag of financiële afrekening of jaarplan of begroting indient. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De sociaal-culturele beweging wordt onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De beweging in kwestie krijgt de mogelijkheid om, binnen veertien dagen en met een aangetekende brief, haar standpunt mee te delen.

Nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, stelt de administratie een advies op over de mogelijke sanctionering ervan De beweging wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister over de stopzetting van de subsidies.

TITEL IV. - De sociaal-culturele vormingsinstellingen HOOFDSTUK I. - De volkshogescholen Afdeling I. - De procedure voor erkenning en intrekking van de

erkenning.

Art. 24.De regio's waarvoor een erkenning als volkshogeschool kan worden aangevraagd, zijn : 1° het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;2° de arrondissementen Antwerpen, Mechelen, Turnhout, Halle-Vilvoorde, Leuven, Aalst-Oudenaarde, Sint-Niklaas-Dendermonde, Gent-Eeklo, Brugge, Ieper-Veurne-Oostende, Kortrijk-Roeselare-Tielt;3° de provincie Limburg.

Art. 25.Binnen de drie maanden na de goedkeuring van dit besluit kan een volkshogeschool een aanvraag tot erkenning indienen. De volkshogeschool dient bij de administratie de aanvraag in met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris.

Art. 26.§ 1. De aanvraag voor erkenning is alleen ontvankelijk als ze : 1° tijdig is ingediend;2° volledig is zoals bedoeld in artikel 20, § 1, van het decreet.De aanvraag moet dus minstens de volgende documenten en gegevens bevatten : a) een kopie van de statuten van de vereniging zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;b) een overzicht van de samenstelling van de raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;c) een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering waarbij aangegeven wordt op welke wijze voldaan is aan de vereisten van artikel 20, § 1, 1°, van het decreet;d) een ondertekende verklaring van de voorzitter en secretaris van de volkshogeschool waaruit blijkt dat de principes van het Europees Verdrag inzake de Rechten van de Mens onderschreven worden;e) een nota waarbij het statutaire doel van de volkshogeschool geëxpliciteerd wordt in een verwijzing naar de verschillende opdrachten, vermeld in artikel 20, § 1, 2°, van het decreet. § 2. Uiterlijk vijftien kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag brengt de administratie de volkshogeschool op de hoogte van het feit dat de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Als de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie nog zeven dagen de tijd om het dossier te vervolledigen. § 3. De administratie onderzoekt de aanvraag. Indien nodig voert ze een controle ter plaatse uit. § 4. Binnen twee maanden na de mededeling betreffende de al dan niet ontvankelijkheid van de aanvraag, wordt met een gemotiveerde brief de erkenning of het voornemen van niet-erkenning meegedeeld aan de volkshogeschool. § 5. De aanvragende volkshogeschool beschikt over vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de postdatum van de verzending van voormelde brief van de administratie, om tegen het voornemen van niet-erkenning een gemotiveerd bezwaar aan te tekenen bij de adviserende beroepscommissie met een aangetekende brief aan de administratie. § 6. Een bezwaarschrift is onontvankelijk als het niet tijdig is ingediend. Als een bezwaarschrift onontvankelijk is, meldt de administratie dat binnen acht werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift aan de volkshogeschool in kwestie. § 7. De administratie bezorgt het ontvankelijke bezwaarschrift, samen met het volledige administratieve dossier, binnen acht werkdagen na ontvangst aan de adviserende beroepscommissie. § 8. De adviserende beroepscommissie bezorgt haar advies aan de minister en aan de administratie uiterlijk negen weken na ontvangst van het bezwaarschrift en van het administratieve dossier. § 9. Binnen één maand nadat de minister het advies van de adviserende beroepscommissie. heeft ontvangen, wordt de beslissing van de minister, door de administratie, aan de indiener van het bezwaarschrift meegedeeld met een aangetekende brief.

Bij ontstentenis van een advies van de adviserende beroepscommissie deelt de administratie de beslissing van de minister binnen twee maanden na het verstrijken van de termijn, bedoeld in § 8, met een aangetekende brief mee aan de indiener. § 10. De erkenning gaat in op 1 januari 2004.

Art. 27.Als voor een regio geen aanvraag tot erkenning als volkshogeschool wordt ingediend of als een aanvraag niet leidt tot de erkenning als volkshogeschool of ingeval van intrekking van de erkenning neemt de administratie de nodige initiatieven om alsnog tot de oprichting van een volkshogeschool te komen in de regio in kwestie.

De erkenning van de volkshogeschool gaat dan in op 1 januari van het jaar dat volgt op het ogenblik van de oprichting.

Niettegenstaande de intrekking van de erkenning blijft de subsidie behouden voor de volkshogeschool in kwestie, in afwachting van de oprichting en erkenning van een nieuwe volkshogeschool.

Art. 28.§ 1. Na onderzoek van het jaarverslag en het financieel verslag zet de administratie, als de volkshogeschool niet voldoet aan artikel 20, § 1, van het decreet, de procedure in tot intrekking van de erkenning. § 2. Het voornemen van de administratie om de procedure tot intrekking van de erkenning in te zetten, wordt met een gemotiveerde brief via een aangetekende zending aan de volkshogeschool gezonden. § 3. De volkshogeschool kan hiertegen een gemotiveerd bezwaar aantekenen bij de adviserende beroepscommissie met een aangetekende brief aan de administratie binnen vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de postdatum van de verzending van voormelde brief van de administratie. § 4. Een bezwaarschrift is onontvankelijk als het niet tijdig is ingediend. Als een bezwaarschrift niet ontvankelijk is, meldt de administratie dat binnen acht werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift. § 5. De administratie bezorgt het ontvankelijke bezwaarschrift, samen met het volledige administratieve dossier, binnen acht werkdagen na ontvangst aan de adviserende beroepscommissie. § 6. De adviserende beroepscommissie bezorgt haar advies aan de minister en aan de administratie uiterlijk negen weken na ontvangst van het bezwaarschrift en van het administratieve dossier. § 7. Binnen één maand nadat de minister het advies van de adviserende beroepscommissie heeft ontvangen, wordt de beslissing van de minister, door de administratie, aan de indiener van het bezwaarschrift meegedeeld met een aangetekende brief.

Bij ontstentenis van een advies van de adviserende beroepscommissie deelt de administratie de beslissing van de minister binnen twee maanden na het verstrijken van de termijn, bedoeld in § 6, met een aangetekende brief mee aan de indiener. § 8. De intrekking van de erkenning gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de mededeling van de beslissing. Afdeling II. - De aanvraag tot subsidiëring

Art. 29.§ 1. Om een subsidiëring als volkshogeschool te verkrijgen moet de volkshogeschool binnen vier maanden na de betekening van de beslissing tot erkenning een aanvraag tot subsidiëring indienen bij de administratie.

De aanvraag tot subsidiëring gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding en draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris van de volkshogeschool. De aanvraag is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering van de volkshogeschool. De aanvraag bevat een kopie van de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd. De aanvraag bevat de documenten die aantonen dat de volkshogeschool voldoet aan artikel 21 van het decreet en is eveneens vergezeld van een beleidsplan dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58.

Vanaf de tweede beleidsperiode dient de erkende volkshogeschool een aanvraag tot subsidiëring in tegen 15 november van het jaar dat voorafgaat aan de beleidsperiode. § 2. De minister beslist over de subsidie-enveloppe binnen twee maanden na de aanvraag tot subsidiëring, rekening houdend met artikel 22, § 1, van het decreet, waarbij de volkshogeschool Limburg voor de minimale subsidie-enveloppe wordt beschouwd als twee regio's, voorzover kan worden aangetoond dat er, naast de vestigingsplaats van de volkshogeschool, nog minstens één ander fysiek ankerpunt is. § 3. Als de beslissing omtrent de aanvraag tot subsidiëring, vanwege het uitputten van de beroepsprocedure of vanwege de noodzaak van de administratie om zelf het initiatief te nemen tot oprichting van een volkshogeschool, niet meer genomen kan worden in het jaar dat voorafgaat aan de eerste beleidsperiode, gaat de subsidiëring toch in op 1 januari van het jaar waarin de uiteindelijke beslissing genomen wordt. Afdeling III. - De verantwoordingsstukken

Art. 30.§ 1. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde volkshogeschool vóór 15 november aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van de doelstellingen en de activiteiten. § 2. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde volkshogeschool vóór 1 maart het financieel verslag en het jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor ze subsidiëring verkreeg.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk standaardformulieren ter beschikking van de volkshogeschool. Die standaardformulieren staan tevens elektronisch ter beschikking van de volkshogeschool. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag van de volkshogeschool is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de desbetreffende vereniging. § 5. De volkshogeschool bezorgt de administratie telkens vooraf voor het komende trimester een overzicht van de programma's die worden aangeboden evenals het bijbehorende promotiemateriaal. § 6. De volkshogeschool bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting.

Art. 31.§ 1. Op basis van het jaarverslag, het financieel verslag, het jaarplan en de begroting onderzoekt de administratie jaarlijks of de volkshogeschool voldoet aan artikel 21, § 1, 3° tot 5°, van het decreet. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als de volkshogeschool : 1° niet binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode beschikt over een professioneel team van educatieve medewerkers;2° weigert om op verzoek van de administratie, in de gevraagde vorm, alle nuttige en noodzakelijke gegevens te bezorgen over de werking;3° geen jaarverslag of financiële afrekening of jaarplan of begroting indient;4° nalaat in overleg te treden met de volkshogescholen uit de andere regio's;5° nalaat in overleg te treden met landelijke gespecialiseerde vormingsinstellingen. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De volkshogeschool wordt onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De volkshogeschool in kwestie krijgt de mogelijkheid om, binnen veertien dagen en met een aangetekende brief, haar standpunt mee te delen. Pas nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, zal de administratie een advies opstellen over een mogelijke sanctionering.

De volkshogeschool wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing terzake van de minister. De administratie neemt ten aanzien van de in gebreke blijvende volkshogeschool de nodige initiatieven om een werking volgens de decreetregels te realiseren. § 4. Als de volkshogeschool niet twee derde van het jaarlijkse subsidiebedrag besteedt aan de vergoeding van professionele medewerkers overeenkomstig artikel 22, § 2, van het decreet, wordt de subsidie-enveloppe voor het jaar in kwestie verminderd in evenredigheid tot het niet-bestede deel van het subsidiebedrag, conform voormeld artikel 22, § 2, van het decreet. Afdeling IV. - De ondersteuning van de werking

Art. 32.§ 1. Ter ondersteuning van de werking van de volkshogeschool en ter beoordeling van die werking gelden de volgende parameters en standaarden : 1° het publieksbereik;2° de mate waarin de volkshogeschool kansengroepen bereikt, of via het werken met multiplicatoren van betekenis is voor kansengroepen;3° de spreiding van het aanbod over de regio;4° de wijze van bekendmaking van het aanbod;5° de diversiteit van het aanbod;6° de maatschappelijke verantwoording van het aanbod;7° de beschikbare infrastructuur;8° de professionele uitbouw;9° de netwerkvorming;10° de samenwerking met de gespecialiseerde vormingsinstellingen;11° de eigen bijdrage aan het overleg met de volkshogescholen uit de andere regio's;12° de wijze waarop de volkshogeschool de culturele en gemeenschapsvormende functie invult;13° het aantal uren programma's. § 2. De bovenvermelde parameters en standaarden worden door de administratie gehanteerd bij de beoordeling van het beleidsplan op het ogenblik van het indienen ervan, ter gelegenheid van de evaluatie bepaald in artikel 42 van het decreet, en bij het onderzoek van de jaarverslagen en jaarplannen.

Art. 33.De adviescommissie, bedoeld in artikel 21, § 5, van het decreet, ondersteunt de werking van de volkshogescholen via een adviesverstrekking die gericht is op de mogelijke verbetering van de werking van de volkshogescholen. De administratie bezorgt de adviescommissie hiertoe de vereiste documenten : de beleidsplannen, de beoordeling van de beleidsplannen door de administratie, de jaarverslagen en jaarplannen, de financiële verslagen en begrotingen, evenals, eventueel, de resultaten van de evaluatie van de werking van de volkshogescholen door de administratie. HOOFDSTUK II. - De gespecialiseerde vormingsinstellingen Afdeling I. - Vanaf de tweede beleidsperiode

Art. 34.§ 1. De vormingsinstellingen, vermeld in artikel 23, § 3, van het decreet, en de vormingsinstellingen die al in de vorige beleidsperiode gesubsidieerd werden, kunnen vóór 1 november van het voorlaatste jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode, een aanvraag voor erkenning en subsidiëring indienen bij de administratie. De aanvraag gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. § 2. Het aanvraagdossier bevat de vereiste documenten en gegevens waardoor de sociaal-culturele vormingsinstelling aantoont dat ze voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 23, § 1 en § 2, van het decreet.

De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris van de sociaal-culturele vormingsinstelling. De aanvraag bevat de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd.

Het aanvraagdossier wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren. De sociaal-culturele vormingsinstelling bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het beleidsplan.

Art. 35.§ 1. De behandeling van het dossier van de aanvraag voor erkenning en subsidiëring verloopt met inachtneming van de hiernavolgende wijze van dossiervorming, procedures en termijnen. 1° De administratie controleert de tijdigheid en de volledigheid van het ingediende dossier.Uiterlijk vijftien kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag brengt de administratie de vormingsinstelling ervan op de hoogte of de aanvraag al dan niet volledig is. Als de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie nog zeven dagen de tijd om het dossier te vervolledigen; 2° Nadat het dossier tijdig en volledig werd bevonden en uiterlijk vóór eind december, bezorgt de administratie, met het oog op de beoordeling van de specialiteit van de sociaal-culturele vormingsinstelling, uit het ingediende dossier de hiernavolgende documenten aan de adviescommissie : a) een kopie van de statuten van de sociaal-culturele vormingsinstelling zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;b) de nota waarbij de sociaal-culturele vormingsinstelling haar doelstellingen op het vlak van educatie vanuit een thema of cluster van nauw verwante thema's expliciteert, waarbij ze haar visie op haar educatieve opdracht expliciteert en waarbij ze aantoont dat ze een autoriteit is in haar vakgebied.Dat laatste toont ze aan met haar opgebouwde expertise en knowhow en het ontwikkelde netwerk; c) het overzicht van de uren programma's die geleverd zijn in het jaar dat voorafgaat aan het indienen van de aanvraag voor erkenning en subsidiëring.3° De adviescommissie beoordeelt de specialiteit en bepaalt binnen de aanvragen van de sociaal-culturele vormingsinstellingen vermeld in artikel 23, § 3, van het decreet, zo nodig een rangorde.De adviescommissie beschikt hiervoor over twee maanden. 4° Een niet-tijdig ingediend of onvolledig dossier wordt door de administratie niet ter beoordeling van de specialiteit aan de adviescommissie voorgelegd.De administratie informeert de aanvrager hieromtrent met een brief uiterlijk vóór eind december. § 2. De aanvragende vormingsinstelling beschikt over vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de postdatum van de verzending van voormelde brief van de administratie, om tegen het voornemen om de aanvraag niet voor te leggen aan de adviescommissie een gemotiveerd bezwaar aan te tekenen bij de adviserende beroepscommissie met een aangetekende brief aan de administratie.

Een bezwaarschrift is onontvankelijk als het niet tijdig is ingediend.

Als een bezwaarschrift onontvankelijk is, meldt de administratie dat binnen acht werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift aan de vormingsinstelling in kwestie.

De administratie bezorgt het ontvankelijke bezwaarschrift, samen met het volledige administratieve dossier, binnen acht werkdagen na ontvangst aan de adviserende beroepscommissie.

De adviserende beroepscommissie bezorgt haar advies aan de minister en aan de administratie uiterlijk negen weken na ontvangst van het bezwaarschrift en van het administratieve dossier.

Binnen een maand nadat de minister het advies van de adviserende beroepscommissie heeft ontvangen, wordt de beslissing van de minister, door de administratie, aan de indiener van het bezwaarschrift meegedeeld met een aangetekende brief. Bij ontstentenis van een advies van de adviserende beroepscommissie deelt de administratie de beslissing van de minister binnen twee maanden na het verstrijken van de termijn, bedoeld in het vierde lid, met een aangetekende brief mee aan de indiener. § 3. Rekening houdend met het advies van de adviescommissie dat betrekking heeft op artikel 23, § 1, 2° en 3°, d, e, f, van het decreet, stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier behalve over het deel van het dossier dat betrekking heeft op de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling.

Het voorontwerp van beslissing gaat vóór 1 april naar de aanvragende organisatie. Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend vóór 15 april.

De adviescommissie behandelt vóór 1 mei de verhaalschriften die betrekking hebben op artikel 23, § 1, 2° en 3°, d, e, f, van het decreet. De administratie behandelt vóór 1 mei de verhaalschriften die betrekking hebben op artikel 23, § 1, 1°, 3°, a, b, c, 5°, 6°, 7° en 8° en § 2.Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie.

De administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het hele dossier aan de minister.

De minister beslist vóór 1 juni over het al dan niet gespecialiseerd zijn van de sociaal-culturele vormingsinstelling en over de erkenning als gespecialiseerde vormingsinstelling. De administratie deelt schriftelijk de beslissing van de minister mee aan de aanvrager. § 4. Het beleidsplan van de erkende gespecialiseerde vormingsinstelling wordt door de administratie uiterlijk vóór 15 juni van het lopende jaar voorgelegd aan de adviescommissie met het oog op de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling.

De procedure met betrekking tot de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling verloopt verder als volgt : 1° de administratie beheert het aanvraagdossier.Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten en legt het dossier voor aan de adviescommissie; 2° de adviescommissie geeft een inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling van het ingediende dossier vóór 1 augustus.De administratie zorgt ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie; 3° rekening houdend met de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling van de commissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van de financiële en beheersmatige aspecten;4° het voorontwerp van beslissing gaat samen met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling vóór 1 september naar de aanvrager.Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend vóór 15 september; 5° de adviescommissie behandelt vóór 1 november de verhaalschriften met betrekking tot de kwaliteits- en inhoudelijke aspecten.De administratie behandelt vóór 1 november de verhaalschriften met betrekking tot de financiële en beheersmatige aspecten en het geheel van voorontwerp van beslissing. Tijdens de verhaalprocedure krijgtt de aanvrager de mogelijkheid om het eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie; 6° de administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister;7° vóór 15 november van het lopende jaar beslist de minister over de subsidie-enveloppe van de vormingsinstelling.

Art. 36.Overeenkomstig artikel 24, § 6, van het decreet, is de vormingsinstelling die in de eerste beleidsperiode van de toepassing van dit decreet als gespecialiseerde vormingsinstelling werd gesubsidieerd, voor de tweede beleidsperiode vrijgesteld van de procedure ter beoordeling van de specialiteit, tenzij de vormingsinstelling wijzigingen aanbrengt in haar specialisme. Afdeling II. De eerste beleidsperiode

Art. 37.§ 1. De vormingsinstellingen vermeld in artikel 23, § 3, van het decreet, kunnen voor de eerste beleidsperiode, binnen drie maanden na goedkeuring van het decreet, een aanvraag tot subsidiëring indienen bij de administratie. De aanvraag gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. § 2. Het aanvraagdossier bevat de vereiste documenten en gegevens waardoor de sociaal-culturele vorminginstelling aantoont dat ze voldoet aan de voorwaarden vermeld in artikel 23, § 1 en § 2, van het decreet, met uitzondering van het beleidsplan dat pas ingediend moet worden vóór het verstrijken van de termijn voor het beoordelen van de specialiteit door de adviescommissie zoals vermeld in § 3, 3.

De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris van de sociaal-culturele vormingsinstelling.

Samen met het beleidsplan, dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58, wordt ook de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd, ingediend.

Het aanvraagdossier wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren. De sociaal-culturele vormingsinstelling bezorgt aan de administratie tevens een elektronische versie van het beleidsplan. § 3. De behandeling van de aanvraag tot subsidiëring verloopt voor de dossiervorming, de procedures en de termijnen, op dezelfde wijze als vermeld in artikel 35, § 1 tot en met § 3, met inachtneming evenwel van de hiernavolgende termijnen : 1° de administratie controleert de tijdigheid en de volledigheid van het ingediende dossier.Uiterlijk vijftien kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag brengt de administratie de vormingsinstelling ervan op de hoogte of de aanvraag al dan niet volledig is. Als de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie nog zeven dagen de tijd om het dossier te vervolledigen; 2° nadat het dossier tijdig en volledig werd bevonden en uiterlijk binnen twee maanden na indiening van het dossier bezorgt de administratie, met het oog op de beoordeling van de specialiteit van de sociaal-culturele vormingsinstelling, uit het ingediende dossier de hiernavolgende documenten aan de adviescommissie : a) een kopie van de statuten van de vormingsinstelling zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;b) een nota waarbij ze haar doelstellingen op het vlak van educatie vanuit een thema of cluster van nauw verwante thema's expliciteert, waarbij ze haar visie op haar educatieve opdracht expliciteert en waarbij ze aantoont dat ze een autoriteit is in haar vakgebied.Dat laatste toont zij aan met haar opgebouwde expertise en knowhow en het ontwikkelde netwerk; c) een overzicht van de uren programma's die geleverd zijn in het jaar dat voorafgaat aan de indiening van de aanvraag tot beoordeling van de specialiteit, waaruit blijkt dat de vormingsinstelling minstens 1000 uren programma's heeft;3° de adviescommissie beoordeelt de specialiteit en bepaalt zo nodig een rangorde.De adviescommissie beschikt hiertoe over zes weken; 4° een niet-tijdig ingediend of onvolledig dossier wordt door de administratie niet ter beoordeling van de specialiteit aan de adviescommissie voorgelegd.De administratie informeert de aanvrager hieromtrent schriftelijk uiterlijk binnen zes weken na het indienen van het dossier. De beroepsprocedure verloopt verder volgens de bepalingen van artikel 35, § 2; 5° rekening houdend met het advies van de adviescommissie dat betrekking heeft op artikel 23, § 1, 2° en 3°, d, e, f, van het decreet, stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier behalve over het deel van het dossier dat betrekking heeft op de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling;6° het voorontwerp van beslissing gaat binnen twee weken na de beoordeling van de aanvraag door de adviescommissie naar de aanvragende organisatie.Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend binnen twee weken na ontvangst van het voorontwerp;

De adviescommissie behandelt binnen twee weken de verhaalschriften die betrekking hebben op artikel 23, § 1, 2° en 3°, d, e, f, van het decreet. De administratie behandelt binnen twee weken de verhaalschriften die betrekking hebben op artikel 23, § 1, 1°, 3°, a, b, c, 5°, 6°, 7° en 8° en § 2. Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie. 7° de administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het hele dossier aan de minister; 8°de minister beslist vóór eind december over het al dan niet gespecialiseerd zijn van de sociaal-culturele vormingsinstelling en over het aantal subsidiabele uren programma's waarvoor de specialiteit van de vormingsinstelling geldt; 9° de administratie deelt de beslissing van de minister schriftelijk mee aan de aanvrager. De beslissing van de minister aangaande de specialiteit geldt eveneens voor de tweede beleidsperiode, behalve als de gespecialiseerde vormingsinstelling wijzigingen aanbrengt in haar specialisme.

Art. 38.Op verzoek van de gespecialiseerde vormingsinstelling zal de adviescommissie een inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling uitspreken binnen twee maanden na de expliciete vraag hiertoe. Het resultaat van de beoordeling is enkel indicatief.

Art. 39.§ 1. De vormingsinstellingen, vermeld in artikel 24, § 1, § 2 en § 3, van het decreet, kunnen voor de eerste beleidsperiode vóór 15 juli 2003 een aanvraag tot subsidiëring indienen bij de administratie.

De aanvraag gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. § 2. Het aanvraagdossier bevat de vereiste documenten en gegevens waardoor de sociaal-culturele vormingsinstelling aantoont dat zij voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 23, § 1 en § 2, van het decreet, met uitzondering van het beleidsplan dat pas ingediend moet worden vóór het verstrijken van de termijn voor het beoordelen van de specialiteit door de adviescommissie zoals vermeld in § 3, 3°.

De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris van de sociaal-culturele vormingsinstelling.

Samen met het beleidsplan, dat moet voldoen aan artikel 54 tot en met 58, worden ook de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd, ingediend.

Het aanvraagdossier wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren. De sociaal-culturele vormingsinstelling bezorgt tevens aan de administratie een elektronische versie van het beleidsplan. § 3. De behandeling van de aanvraag tot subsidiëring verloopt voor de dossiervorming, de procedures en de termijnen, op dezelfde wijze als vermeld in artikel 35, § 1 tot en met § 3, met inachtneming evenwel van de hiernavolgende termijnen : 1° de administratie controleert de tijdigheid en de volledigheid van het ingediende dossier.Uiterlijk vijftien kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag brengt de administratie de vormingsinstelling ervan op de hoogte of de aanvraag al dan niet volledig is. Als de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie nog zeven dagen de tijd om het dossier te vervolledigen; 2° nadat het dossier tijdig en volledig werd bevonden en uiterlijk binnen twee maanden na indiening van het dossier bezorgt de administratie, met het oog op de beoordeling van de specialiteit van de sociaal-culturele vormingsinstelling, uit het ingediende dossier de hiernavolgende documenten aan de adviescommissie : a) een kopie van de statuten van de vormingsinstelling zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;b) een nota waarbij ze haar doelstellingen op het vlak van educatie vanuit een thema of cluster van nauw verwante thema's expliciteert, waarbij ze haar visie op haar educatieve opdracht expliciteert en waarbij ze aantoont dat ze een autoriteit is in haar vakgebied.Dat laatste toont ze aan met haar opgebouwde expertise en knowhow en het ontwikkelde netwerk; c) een overzicht van de programma's uit het ingediende jaarverslag 2001, die hiervoor in aanmerking komen;3° de adviescommissie beoordeelt binnen een termijn van zes weken de specialiteit;4° een niet-tijdig ingediend of onvolledig dossier wordt door de administratie niet ter beoordeling van de specialiteit aan de adviescommissie voorgelegd.De administratie informeert de aanvrager hieromtrent schriftelijk uiterlijk binnen zes weken na het indienen van het dossier. De beroepsprocedure verloopt verder volgens de bepalingen van artikel 35, § 2; 5° rekening houdend met het advies van de adviescommissie dat betrekking heeft op artikel 23, § 1, 2° en 3°, d, e, f, van het decreet, stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier behalve over het deel van het dossier dat betrekking heeft op de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling;6° het voorontwerp van beslissing gaat binnen twee weken na beoordeling van de aanvraag door de adviescommissie naar de aanvragende organisatie.Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend binnen twee weken na ontvangst van het voorontwerp.

De adviescommissie behandelt binnen twee weken de verhaalschriften die betrekking hebben op artikel 23, § 1, 2° en 3°, d, e, f, van het decreet. De administratie behandelt binnen twee weken de verhaalschriften die betrekking hebben op artikel 23, § 1, 1°, 3°, a, b, c, 5°, 6°, 7° en 8° en § 2 van het decreet. Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid geboden om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie; 7° de administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het hele dossier aan de minister;8° de minister beslist vóór eind december over het al dan niet gespecialiseerd zijn van de sociaal-culturele vormingsinstelling en over het aantal subsidiabele uren programma's waarvoor de specialiteit van de vormingsinstelling geldt;9° de administratie deelt de beslissing van de minister schriftelijk mee aan de aanvrager. De beslissing van de minister over de specialiteit geldt eveneens voor de tweede beleidsperiode, behalve als de gespecialiseerde vormingsinstelling wijzigingen aanbrengt in haar specialisme.

Art. 40.Op verzoek van de gespecialiseerde vormingsinstelling zal de adviescommissie een inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling uitspreken binnen twee maanden na de expliciete vraag hiertoe. Het resultaat van de beoordeling is enkel indicatief. Afdeling IV. - De verantwoordingsstukken

Art. 41.§ 1. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde gespecialiseerde vormingsinstelling vóór 15 november aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar. In het jaarverslag van het eerste jaar van de beleidsperiode en in de begroting en het jaarplan van het tweede jaar van de beleidsperiode wordt duidelijk gemaakt op welke manier de organisatie zal omgaan met een eventuele daling of stijging van de subsidie-enveloppe.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van de doelstellingen en de activiteiten.

De gespecialiseerde vormingsinstelling bezorgt het jaarplan en de begroting van het eerste jaar van een beleidsperiode binnen een maand na de beslissing van de minister. § 2. Jaarlijks bezorgt de gesubsidieerde gespecialiseerde vormingsinstelling vóór 1 maart het financieel verslag en het jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor zij subsidiëring verkreeg.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, standaardformulieren ter beschikking van de gespecialiseerde vormingsinstelling. Die standaardformulieren staan tevens elektronisch ter beschikking van de gespecialiseerde vormingsinstelling. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag van de gespecialiseerde vormingsinstelling is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de desbetreffende vereniging. § 5. De gespecialiseerde vormingsinstelling bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting. § 6. De gespecialiseerde vormingsinstelling bezorgt de administratie telkens vooraf voor het komende trimester een overzicht van de programma's die aangeboden worden evenals het bijbehorende promotiemateriaal.

Art. 42.§ 1. Op basis van het jaarverslag, het financieel verslag, het jaarplan en de begroting onderzoekt de administratie of de gespecialiseerde vormingsinstelling voldoet aan artikel 23, § 1, van het decreet. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als de gespecialiseerde vormingsinstelling : 1° niet beschikt over een voltijds equivalent personeelslid;2° weigert om op verzoek van de administratie, in de gevraagde vorm, alle nuttige en noodzakelijke gegevens te bezorgen over de werking;3° geen jaarverslag of financiële afrekening of jaarplan of begroting indient;4° geen landelijk karakter heeft;5° minder dan 1000 uren programma's presteert. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De gespecialiseerde vormingsinstelling wordt onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De gespecialiseerde vormingsinstelling krijgt, binnen veertien dagen en met een aangetekende brief, de mogelijkheid om haar standpunt mee te delen. Nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, stelt de administratie een advies op over de mogelijke sanctionering ervan.

De gespecialiseerde vormingsinstelling wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister over de stopzetting van de subsidies. § 4. Als de gespecialiseerde vormingsinstelling minder uren programma's presteert dan het aantal uren programma's dat ze op basis van de verhouding tussen de subsidie-enveloppe enerzijds en de decretaal bepaalde uurwaarde anderzijds verplicht is te presteren, wordt de subsidie-enveloppe voor het jaar in kwestie in evenredigheid verminderd met een bedrag dat overeenkomt met het product van het te weinig gepresteerde aantal uren en de decretaal bepaalde uurwaarde.

Hoofdstuk III. - De syndicale vormingsinstellingen

Art. 43.§ 1. De aanvraag tot subsidiëring moet gebeuren vóór 15 januari van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode.

De aanvraag wordt ingediend met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding. De aanvraag draagt de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris. De aanvraag bevat naast de documenten die aantonen dat de syndicale vormingsinstelling voldoet aan artikel 31 van het decreet, tevens een beleidsplan, dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58. § 2. Het beleidsplan wordt in twee exemplaren aan de administratie toegestuurd. De syndicale vormingsinstelling bezorgt tevens een elektronische versie van het beleidsplan aan de administratie. § 3. De procedure voor de beoordeling loopt als volgt : 1° de administratie beheert het aanvraagdossier.Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten en legt het dossier voor aan de adviescommissie; 2° de adviescommissie geeft een inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling van het ingediende dossier vóór 15 april.De administratie zorgt ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie; 3° rekening houdend met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling van de commissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van de financiële en beheersmatige aspecten;4° het voorontwerp van beslissing gaat samen met de inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling vóór 1 mei naar de aanvrager.Een mogelijk verhaal wordt bij de administratie ingediend vóór 15 mei; 5° de adviescommissie behandelt vóór 15 juni de verhaalschriften met betrekking tot de kwaliteits- en inhoudelijke aspecten.De administratie behandelt vóór 15 juni de verhaalschriften met betrekking tot de financiële en beheersmatige aspecten en het geheel van voorontwerp van beslissing. Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de administratie en de adviescommissie; 6° de administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister. § 4. Vóór 30 juni van het lopende jaar geeft de minister een beoordeling van het beleidsplan. § 5. Voor de eerste beleidsperiode dient de syndicale vormingsinstelling een dossier in met de aanvraag tot subsidiëring vóór 15 november van het jaar dat voorafgaat aan die beleidsperiode.

Vóór 31 december van hetzelfde jaar geeft de minister een beoordeling van het beleidsplan. Binnen vier maanden na het indienen van de aanvraag wordt het beleidsplan voor beoordeling voorgelegd aan de adviescommissie. Die beoordeling is enkel indicatief.

Art. 44.§ 1. Jaarlijks bezorgt de syndicale vormingsinstelling vóór 15 november aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke ze zijn goedgekeurd.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van doelstellingen en activiteiten. § 2. Jaarlijks bezorgt de syndicale vormingsinstelling vóór 1 maart het financieel verslag en het jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor ze subsidiëring verkreeg. Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, standaardformulieren ter beschikking. Die standaardformulieren staan tevens elektronisch ter beschikking van de organisaties. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag van de syndicale vormingsinstelling is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de desbetreffende vereniging. § 5. De syndicale vormingsinstelling bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting. § 6. De syndicale vormingsinstelling bezorgt de administratie telkens vooraf een trimestrieel overzicht van de programma's die aangeboden worden evenals het bijbehorende promotiemateriaal.

Art. 45.§ 1. Op grond van artikel 42, § 1, 2°en 3°, van het decreet, onderzoekt de administratie jaarlijks of de syndicale vormingsinstelling voldoet aan het decreet. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als de syndicale vormingsinstelling geen jaarverslag of financiële afrekening of jaarplan of begroting indient. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De syndicale vormingsinstelling wordt onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De syndicale vormingsinstelling krijgt de mogelijkheid om, binnen veertien dagen en met een aangetekende brief, haar standpunt mee te delen. Pas nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, zal de administratie een advies opstellen over de mogelijke sanctionering ervan.

De syndicale vormingsinstelling wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister over de stopzetting van de subsidies. § 4. Als de syndicale vormingsinstelling minder uren programma's presteert dan het aantal uren programma's dat zij op basis van de verhouding tussen de subsidie-enveloppe enerzijds en de decretaal bepaalde uurwaarde anderzijds verplicht is te presteren, wordt de subsidie-enveloppe voor het jaar in kwestie in evenredigheid verminderd met een bedrag dat overeenkomt met het product van het te weinig gepresteerde aantal uren en de decretaal bepaalde uurwaarde. § 5. Bij het ingaan van de volgende beleidsperiode is het vertrekpunt het subsidiebedrag zoals bepaald in artikel 31, § 3, van het decreet. HOOFDSTUK IV. - Vormingsinstellingen voor personen met een handicap en voor gedetineerden

Art. 46.§ 1. Vóór 15 juni van het jaar voorafgaand aan een beleidsperiode, kunnen de federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap evenals de vormingsinstelling voor gedetineerden een aanvraag tot subsidiëring indienen.

De aanvraag gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding.

De aanvraag is ondertekend door de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering.

De aanvraag is vergezeld van : 1°de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd; 2°een beleidsplan dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58.

De aanvraag bevat tevens de volgende documenten : 1° een kopie van de statuten zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en overgemaakt zijn aan het Belgisch Staatsblad ;2° een overzicht van de samenstelling van de raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;3° een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering. § 2. Het beleidsplan wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren.

De federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden bezorgen tevens een elektronische versie van het beleidsplan aan de administratie. § 3. Vóór 15 november van het lopende jaar beslist de minister over het al dan niet toekennen van een subsidie-enveloppe op basis van een gemotiveerd advies van de administratie. De administratie kan de aanvrager uitnodigen om het dossier mondeling te komen toelichten. § 4. Voor de eerste beleidsperiode wordt de aanvraag tot subsidiëring ingediend vóór 30 november van het jaar dat voorafgaat aan die beleidsperiode. De minister beslist vóór 31 december over de subsidie-enveloppe.

Art. 47.§ 1. Jaarlijks bezorgen de federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden vóór 1 december aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke ze zijn goedgekeurd.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van de doelstellingen en de activiteiten. § 2. Jaarlijks bezorgen de federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden vóór 1 maart het financieel verslag en het jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor zij subsidiëring verkregen.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, standaardformulieren ter beschikking. Die standaardformulieren staan tevens elektronisch ter beschikking van de organisaties. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de desbetreffende vereniging. § 5. De federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden bezorgen de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting. § 6. De federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden bezorgen de administratie vooraf een trimestrieel overzicht van de programma's die aangeboden worden evenals het bijbehorende promotiemateriaal.

Art. 48.§ 1. Op grond van artikel 42, § 1, 2°en 3°, van het decreet, onderzoekt de administratie jaarlijks of de federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden voldoen aan het decreet. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als ze geen jaarverslag of financiële afrekening of jaarplan of begroting indienen. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De federatie van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en de vormingsinstelling voor gedetineerden worden onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De federatie van vormingsinstellingen voor personen met een handicap of de vormingsinstelling voor gedetineerden krijgt de mogelijkheid om, binnen de veertien dagen en met een aangetekende brief, haar standpunt mee te delen. Pas nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, zal de administratie een advies opstellen over de mogelijke sanctionering ervan.

De federatie van vormingsinstellingen voor personen met een handicap of de vormingsinstelling voor gedetineerden wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister over de stopzetting van de subsidies.. § 4. Als een federatie van vormingsinstellingen voor personen met een handicap minder uren programma's presteert dan het aantal uren programma's dat zij op basis van de verhouding tussen de subsidie-enveloppe enerzijds en de decretaal bepaalde uurwaarde anderzijds verplicht is te presteren, wordt de subsidie-enveloppe voor het jaar in kwestie in evenredigheid verminderd met een bedrag dat overeenkomt met het product van het te weinig gepresteerde aantal uren en de decretaal bepaalde uurwaarde. § 5. Als een federatie van vormingsinstellingen voor personen met een handicap niet twee derde van het jaarlijkse subsidiebedrag besteedt aan de vergoeding van professionele medewerkers overeenkomstig artikel 33, § 3, van het decreet, wordt de jaarlijkse subsidie-enveloppe, conform artikel 33, § 3, van het decreet, voor het jaar in kwestie verminderd in evenredigheid tot het niet-bestede deel van het subsidiebedrag vermeld in artikel 33, § 1 en § 2 van het decreet.

Art. 49.De adviescommissie, bedoeld in artikel 33, § 6, en artikel 36, § 2, van het decreet, ondersteunt de werking van de federaties van vormingsinstellingen voor personen met een handicap en van de vormingsinstelling voor gedetineerden via een adviesverstrekking die gericht is op de mogelijke verbetering van de beleidsplannen van deze organisaties. De administratie bezorgt de adviescommissie hiertoe de vereiste documenten : 1° de beleidsplannen;2° de beoordeling van de beleidsplannen door de administratie;3° de jaarverslagen en het jaarplannen;4° de financiële verslagen en de begrotingen;5° zo nodig, de resultaten van de evaluatie van de werking van deze organisaties door de administratie. HOOFDSTUK V. - Federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap

Art. 50.§ 1. Vóór 15 juni van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode, kan de federatie van diensten voor personen met een handicap een aanvraag tot subsidiëring indienen.

De aanvraag gebeurt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding.

De aanvraag is ondertekend door de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van het beleidsplan door de algemene vergadering.

De aanvraag is vergezeld van : 1° de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke het beleidsplan is goedgekeurd;2° een beleidsplan dat voldoet aan artikel 54 tot en met 58.Het beleidsplan is opgemaakt in overleg met de ledenverenigingen, beoogt afstemming van het aanbod en geeft aan wie voor welke activiteiten in de subsidieaanvraag betrokken is.

De aanvraag bevat tevens de volgende documenten : 1° een kopie van de statuten van de vereniging zonder winstoogmerk zoals die op het ogenblik van de aanvraag van kracht zijn en bezorgd zijn aan het Belgisch Staatsblad ;2° een overzicht van de samenstelling van de raad van beheer op het ogenblik van de aanvraag zoals dat bezorgd is aan het Belgisch Staatsblad ;3° een overzicht van de samenstelling van de algemene vergadering. § 2. Het beleidsplan wordt naar de administratie gestuurd in twee exemplaren.

De federatie van diensten voor personen met een handicap bezorgt aan de administratie tevens een elektronische versie van het beleidsplan. § 3. Vóór 15 november van het lopende jaar beslist de minister over het al dan niet toekennen van een subsidie-enveloppe op basis van een gemotiveerd advies van de administratie. De administratie kan de aanvrager uitnodigen om het dossier mondeling te komen toelichten. § 4. Voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap loopt de eerste beleidsperiode van 1 januari 2005 tot en met 31 december 2009.

Art. 51.§ 1. De federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap, bedoeld in artikel 61, § 6, van het decreet : 1° heeft naast een culturele en een gemeenschapsvormende functie in hoofdzaak een educatieve functie;2° heeft als doel, via de niet-formele educatie, een sociaal-culturele werking te ontplooien voor personen met een handicap en hun omgeving, op basis van een sociaal-culturele methodiek en zij ontwikkelt educatieve programma's en aanvullende activiteiten die hiermee verband houden op het vlak van sensibilisatie, begeleiding en maatschappelijke activering;3° heeft een werking met landelijk karakter. § 2. Elke vereniging zonder winstoogmerk die aangesloten is bij de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap is verplicht om jaarlijks 250 uren programma's aan te bieden aan de doelgroep en de omgeving.

Het programma-aanbod : 1° wordt gebracht via een open aanbod en in de autonome levenssfeer van de deelnemer;2° kan, ten belope van vijfentwintig percent van het te presteren aantal uren programma's, zich richten tot de begeleiders van de doelgroep uit de non-profitsector, de culturele sector uitgezonderd. Dat aanbod voor de begeleiders van de doelgroep wordt verantwoord vanuit het beleidsplan en vanuit de strategische en operationele doelstellingen. § 3. In het beleidsplan wordt geëxpliciteerd en verantwoord welke aanvullende activiteiten worden gerealiseerd. § 4. Minstens twee derde van de subsidie-enveloppe wordt besteed aan personeelsuitgaven.

Art. 52.§ 1. Jaarlijks bezorgen de federaties van vormingsdiensten voor personen met een handicap vóór 1 december aan de administratie het jaarplan en de begroting voor het volgende kalenderjaar.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris.

Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke ze zijn goedgekeurd.

Het jaarplan geeft een actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave van doelstellingen en activiteiten. § 2. Jaarlijks bezorgt de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap vóór 1 maart het financieel verslag en het jaarverslag van het voorbije kalenderjaar, waarvoor zij subsidiëring verkregen.

Die documenten, bedoeld in het eerste lid, dragen de handtekening van de voorzitter en penningmeester of secretaris. Ze zijn vergezeld van een uittreksel uit de notulen en de agenda van de bijeenkomst van de algemene vergadering tijdens dewelke de documenten goedgekeurd werden.

Het jaarverslag geeft een toetsing van de in het jaarplan vooropgestelde werking in termen van behaalde realisaties. § 3. Voor de opmaak van de begroting en van het financieel verslag stelt de administratie, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, standaardformulieren ter beschikking. Die standaardformulieren staan tevens elektronisch ter beschikking van de organisaties. § 4. Het jaarlijkse financieel verslag is vergezeld van een balanssituatie, evenals van het verificatieverslag opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de desbetreffende vereniging. § 5. De federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap bezorgt de administratie tevens een elektronische versie van het jaarverslag, het jaarplan, het financieel verslag en de begroting. § 6. De federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap bezorgt aan de administratie vooraf een trimestrieel overzicht van de programma's die aangeboden worden evenals het bijbehorende promotiemateriaal.

Art. 53.§ 1. Op grond van artikel 42, § 1, 2°en 3°, van het decreet, onderzoekt de administratie jaarlijks of de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap voldoet aan het decreet. § 2. De minister kan beslissen tot stopzetting van de subsidiëring als de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap geen jaarverslag of financiële afrekening of jaarplan of begroting indient. § 3. De stopzetting van de subsidiëring gaat in op 1 januari van het kalenderjaar dat volgt op de vaststelling van de feiten die aanleiding geven tot de beslissing. De federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap wordt onmiddellijk na de vaststelling van de feiten met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de feiten.

De federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap in kwestie krijgt de mogelijkheid om, binnen veertien dagen en met een aangetekende brief, om haar standpunt mee te delen. Pas nadat die mogelijkheid effectief werd geboden, zal de administratie een advies opstellen over de mogelijke sanctionering ervan.

De federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap wordt binnen een maand met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister over de stopzetting van de subsidies.

TITEL V. - Gemeenschappelijke bepalingen HOOFDSTUK I. - Het beleidsplan

Art. 54.Het beleidsplan is een document waarin de sociaal-culturele organisatie haar toekomstige beleid inzake sociaal-cultureel volwassenenwerk duidelijk maakt voor zichzelf, voor de overheid en voor de buitenwereld. Het omvat de missie van de organisatie, de omgevingsanalyse, datgene wat ze op het ogenblik van de opmaak van het beleidsplan doet, datgene wat ze in de volgende beleidsperiode wil bereiken, alsook de wijze waarop ze dit wil realiseren. Het beleidsplan maakt expliciet duidelijk hoe het beleid inzake sociaal-cultureel volwassenenwerk zich inhoudelijk en financieel verhoudt tot eventuele andere activiteiten binnen de organisatie.

Art. 55.In het door de algemene vergadering van de organisatie goedgekeurde beleidsplan wordt verduidelijkt welke stappen gezet werden om het beleidsplan te ontwikkelen en welke groepen en personen, zowel intern als extern, bij de opstelling van het beleidsplan betrokken werden.

Art. 56.§ 1. Het beleidsplan vertrekt vanuit een situatieschets, vergezeld van een sterkte-zwakteanalyse en formuleert de missie, de algemene en concrete doelstellingen, de geplande acties, alsook de effecten die men wil bereiken en de middelen die hiervoor worden ingezet. Er wordt een beoogd resultaat aangegeven met aanduiding van een of meer resultaatsindicatoren, evenals de manier waarop men de bereikte resultaten zal evalueren ten opzichte van de vooropgestelde doelstellingen. § 2. In het beleidsplan expliciteert de organisatie hoe ze zich binnen haar toekomstige werking verhoudt ten overstaan van de door het decreet en het uitvoeringsbesluit voorgeschreven parameters of beoordelingselementen. § 3. De minister kan, na advies van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk, vooraf een model van structuur van beleidsplan bepalen. § 4. De toepassing van principes van integrale kwaliteitszorg in de werking van de organisatie maakt in de dossiervorming als dusdanig geen deel uit van het beleidsplan maar is het voorwerp van een afzonderlijk document waarin de organisatie duidelijk maakt hoe ze werk maakt van die principes van kwaliteitszorg.

Art. 57.§ 1.De beoordeling van het beleidsplan door de administratie betreft de formele aspecten, evenals een beoordeling van de haalbaarheid ervan. § 2. De formele aspecten hebben betrekking op : 1° het tijdig indienen van de in het decreet opgesomde stukken;2° de volledigheid van de voormelde stukken, waarbij de volgende aspecten worden onderzocht : a) de aanwezigheid van de formulering van de missie van de organisatie;b) de aanwezigheid van de resultaten van de sterkte-zwakteanalyse;c) de aanwezigheid van de formulering van doelstellingen voorzien van de vereiste indicatoren en normen;d) de aanwezigheid van de formulering hoe het personeel wordt ingezet ter realisatie van het beleidsplan;e) het aan bod komen van de in het decreet aangegeven parameters of beoordelingselementen;f) de overeenstemming van het financieel plan met de decreetvoorschriften. § 3. Met betrekking tot de haalbaarheid van het beleidsplan gaat de administratie na of de vooropgestelde doelen met het vastgestelde personeelskader en de vastgestelde financiële middelen gerealiseerd kunnen worden.

Art. 58.§ 1. De beoordeling van het beleidsplan door de adviescommissie betreft de kwaliteit evenals de inhoud van het beleidsplan. § 2. De beoordeling van de kwaliteit van het beleidsplan impliceert het onderzoeken van de volgende aspecten : a) de overeenstemming van de missie van de organisatie met de decreetopdrachten;b) de overeenstemming van de motivering en formulering van de beleidsuitdagingen met de beschrijving van de omgevingsfactoren en de beschrijving van de structuur en de werking van de organisatie;c) de overeenstemming van de algemene doelstellingen met de missie van de organisatie, de beleidsuitdagingen, de decreetopdrachten en de wijze waarop de organisatie werk maakt van de decretale parameters of beoordelingselementen;d) het afgeleid zijn van de concrete doelstellingen uit de algemene doelstellingen;e) het voldoende relevant zijn van de vermelde indicatoren voor de geformuleerde doelstellingen en de haalbaarheid van de vooropgestelde normen. § 3. De beoordeling van de inhoud van het beleidsplan impliceert, mede rekening houdend met de in het decreet vermelde parameters of beoordelingselementen, het onderzoeken van de volgende aspecten : a) het uitdagend en ambitieus zijn van de vooropgestelde normen;b) het mobiliseren van mensen en middelen met het oog op de in het decreet vermelde parameters of beoordelingselementen;c) de relevantie van de uitdaging en ambitie van het beleidsplan als geheel wat betreft de decreetopdrachten voor de volgende beleidsperiode. HOOFDSTUK II. - De evaluatie

Art. 59.Bij het verrichten van de evaluatie, bedoeld in artikel 42 van het decreet, zal de administratie bij de beoordeling van de uitwerking van het beleidsplan van de organisatie alleszins de volgende elementen in aanmerking nemen : 1° de realisatie van de doelstellingen uit het door de minister goedgekeurde beleidsplan : a) de realisatie van de algemene en concrete doelstellingen zoals vooropgesteld in het beleidsplan;. De organisatie toont dit aan op basis van de resultaatsindicatoren; b) de concrete acties die de organisatie ondernam en onderneemt met het oog op het optimaal realiseren van de algemene en concrete doelstellingen;c) de resultaten van de verbeteracties;d) de voldoende inzet van personele en financiële middelen zoals aangegeven in het beleidsplan;2° de overeenstemming van de werking van de organisatie met principes van integrale kwaliteitszorg : a) de aanwezigheid van een interne evaluatie of doorlichting;b) de aanwezigheid van elementen van kwaliteitszorg;c) de aanwezigheid van systematische verbeteracties;3° de kwalitatieve beoordeling van de werking van de organisatie tijdens het bezoek ter plaatse, wat inhoudt : a) de overeenstemming van de ingediende jaarplannen en jaarbegrotingen met het goedgekeurde beleidsplan, het financieel plan en het personeelsplan;b) de overeenstemming van de ingediende jaarverslagen en financiële verslagen met de ingediende jaarplannen en jaarbegrotingen;c) de aanwezigheid van een gemotiveerde verantwoording voor en informatie over relevante afwijkingen en aanpassingen;d) de overeenstemming van resultaten met doelstellingen en actieplannen;e) de zorg voor evaluatie.

Art. 60.§ 1. Binnen twee maanden na de uitvoering van de evaluatie wordt de organisatie met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de bevindingen van de administratie, zoals bepaald in artikel 43 van het decreet.

Hierbij nodigt ze de organisatie uit om haar eventuele bezwaren kenbaar te maken. De administratie bepaalt na indiening van dit bezwaarschrift haar standpunt en deelt dat aan de organisatie mee. Als de organisatie niet akkoord gaat met het standpunt van de administratie, kan ze bezwaar indienen bij de minister. § 2. Uiterlijk één jaar vanaf de datum van de voormelde aangetekende brief moet de organisatie, bij negatieve evaluatie, aantonen dat ze aan de opmerkingen tegemoet komt. § 3. Als ze binnen de in § 2 bedoelde periode niet tegemoetkomt aan de gesignaleerde opmerkingen, kan de minister binnen twee maanden beslissen tot de stopzetting van de subsidiëring op 1 januari van het jaar dat volgt op de beslissing. HOOFDSTUK III. - De adviescommissie

Art. 61.§ 1. Er worden drie afzonderlijke adviescommissies opgericht : een adviescommissie voor de behandeling van de dossiers van de sociaal-culturele verenigingen, een adviescommissie voor de behandeling van de dossiers van de sociaal-culturele bewegingen en een adviescommissie voor de behandeling van de dossiers van de sociaal-culturele vormingsinstellingen. § 2. Voor de samenstelling van een adviescommissie stelt de administratie een lijst op met achttien namen. Uit die lijst benoemt de Vlaamse regering telkens een voorzitter, een ondervoorzitter en maximaal zeven leden.

Art. 62.Onder voorzitterschap van een door de Vlaamse regering aan te duiden deskundige worden de voorzitters en ondervoorzitters van de respectievelijke adviescommissies samengebracht voor een overleg met volgende doeleinden : 1° het waken over een kwaliteitsvolle organisatie van de interne werking van de adviescommissies;2° het formuleren van beleidsgericht advies op basis van de inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling en -advisering in de adviescommissies.

Art. 63.§ 1. De raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk wordt vooraf uitgenodigd om een advies uit te brengen in verband met het profiel van de leden van de adviescommissies. § 2. Lidmaatschap van de adviescommissie is niet combineerbaar met lidmaatschap van de raad die bevoegd is voor de adviesverstrekking in de sector van het sociaal-cultureel volwassenenwerk. Evenmin kunnen bestuursleden of personeelsleden van een organisatie die op basis van dit decreet een beroep wil doen op subsidies, deel uitmaken van de betreffende adviescommissie. Lidmaatschap van de adviescommissie is evenmin combineerbaar met een politiek mandaat. § 3. Een eerste lidmaatschap loopt tot eind 2009. Bij elke beleidsperiode wordt minstens de helft van de leden vervangen. § 4. De minister kan na advies van de adviescommissie in de volgende gevallen ambtshalve een einde stellen aan een mandaat : 1° als de mandaathouder driemaal na elkaar zonder voorafgaande kennisgeving de vergaderingen van de adviescommissie niet bijwoont;2° als de mandaathouder activiteiten verricht of functies vervult die onverenigbaar zijn met het mandaat of die een strijdigheid van belangen tot gevolg hebben.

Art. 64.§ 1. De adviescommissie kan de organisatie uitnodigen om het dossier mondeling te komen toelichten. § 2. De adviescommissie stelt onmiddellijk na haar samenstelling een huishoudelijk reglement op waarin ze haar werking regelt. Na goedkeuring door de minister wordt het reglement van toepassing.

Art. 65.§ 1. De adviescommissie wordt bijgestaan door de administratie. § 2. De zetel van de adviescommissie is gevestigd in de lokalen van de administratie. § 3. Het secretariaat van de adviescommissie wordt waargenomen door een ambtenaar van de administratie. De werkingskosten van de adviescommissie en van het secretariaat worden aangerekend op de begroting van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.

Art. 66.§ 1. De leden van de adviescommissie worden geacht, vooraf aan de bijeenkomsten, alle aanvraagdossiers te hebben onderzocht en elk aanvraagdossier individueel te hebben beoordeeld. § 2. De vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de adviescommissie bedraagt, op voorwaarde dat ze aanwezig zijn op de bijeenkomsten, met inbegrip van de behandeling van de eventuele verhaalschriften, 25 euro per aanvraagdossier, de reiskosten uitgezonderd.

TITEL VI. - Slotbepalingen

Art. 67.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van de datum van goedkeuring.

Art. 68.De Vlaamse minister, bevoegd voor de Cultuur, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 13 juni 2003.

De minister-president van de Vlaamse regering, B. SOMERS De Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken, P. VAN GREMBERGEN