Règlement du 19 mai 2008 relatif à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication 1. Considérant la place importante prise par les communications électroniques dans tous les secteurs d'activités, et les recommandations expresses du C.C.B.E. pour l'utilisation de ces technologies ainsi que les lignes directrices énoncées par lui sur la communication électronique et Internet; 2. Considérant que l'avocat doit être en mesure, dans l'exercice de sa profession, de répondre aux attentes du public avec efficacité, qualité et rapidité;3. Considérant que les communications électroniques entre l'avocat et les personnes avec lesquelles il correspond sont fondamentalement de même nature que les échanges épistolaires et téléphoniques;4. Considérant les lois du 10 juillet 2006 relative à la procédure par voie électronique et du 5 août 2006 modifiant certaines dispositions du code judiciaire en vue de la procédure par voie électronique;5. Considérant par ailleurs que les avocats peuvent faire de la publicité, quels qu'en soient la nature et le support (cf.le règlement de l'O.B.F.G. sur la publicité); 6. Considérant la possibilité pour les avocats de diffuser des informations juridiques à destination de la clientèle dans le respect de l'article 7 du règlement de l'O.B.F.G. sur la publicité; 7. Considérant l'article 4 de la loi du 11 mars 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/03/2003 pub. 17/03/2003 numac 2003011125 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information type loi prom. 11/03/2003 pub. 17/03/2003 numac 2003011126 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information visés à l'article 77 de la Constitution fermer (II) sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information (Moniteur belge du 17 mars 2003, p.12962), qui dispose que l'accès à l'activité d'un prestataire de services de la société de l'information et l'exercice de celle-ci ne sont soumis à aucune autorisation préalable, ni à aucune autre exigence ayant un effet équivalent, sans préjudice des régimes d'autorisation qui ne visent pas spécifiquement et exclusivement les services de la société de l'information; 8. Considérant le risque accru pour l'avocat de s'exposer à des conflits d'intérêts ou de violer le secret professionnel en raison du caractère souvent anonyme ou difficilement identifiable des échanges par la voie électronique;9. Considérant la loi du 13 janvier 2004 sur la prévention du blanchiment;10. Considérant la nature intuitu personae du contrat se nouant entre l'avocat et son client;11. Considérant que les avocats doivent se conformer en toutes circonstances à leurs devoirs de dignité et de probité;12. Considérant qu'il convient de réglementer l'usage des adresses électroniques, de la correspondance électronique, des sites internet, de la délivrance de services en ligne et de la participation à des forums de discussion, de manière à donner à tout avocat une synthèse des obligations légales régissant l'utilisation des technologies de l'information et de la communication, des impératifs visant à sécuriser ce mode communication et à le rendre compatible avec les règles fondamentales de la profession : secret professionnel, dignité et confraternité, notamment; 13. Considérant l'intérêt pour tout avocat de recourir aux technologies de l'information et de la communication et de prendre en considération les lignes directrices du C.C.B.E. sur la communication électronique et internet;

L'assemblée générale de l'O.B.F.G. adopte le règlement suivant :

Article 1er.L'adresse électronique 1.1.

Par adresse électronique, on entend toute suite de caractères alphanumériques utilisée pour l'identification d'un site Internet ou l'adresse de la correspondance électronique. 1.2.

Toute autre adresse de courrier électronique que celle mise à disposition des avocats par l'O.B.F.G. comprend le nom de l'avocat ou celui de l'association dont il fait partie ou toute autre dénomination, à l'exclusion de tout nom de domaine qui reproduit de manière non distinctive un terme générique évocateur de la profession d'avocat. 1.3.

L'avocat communique à son Ordre, sans retard, son ou ses adresses électroniques ainsi que les modifications qui y sont apportées.

Art. 2.La correspondance électronique 2.1.

L'avocat peut recourir à la correspondance électronique - au sens de tout envoi adressé à une ou plusieurs personnes déterminées - y compris pour le courrier non confidentiel. 2.2 La correspondance électronique des avocats comporte les mentions énoncées aux articles 4.4. ou 4.5. ci-après et ne peut comporter en outre que les mentions autorisées par le règlement du 18 juin 2003 sur la plaque professionnelle et le papier à lettre. 2.3.

L'avocat dispose, pour le traitement de sa correspondance électronique, d'une adresse électronique individuelle sur une installation dont l'équipement et la configuration sont conformes aux standards de sécurité et de pérennité généralement adoptés par les professionnels ainsi que d'une assistance compétente pour la maintenance du (ou des) serveur(s) de courrier électronique. 2.4.

La correspondance électronique est traitée et archivée dans sa forme électronique originale avec le même soin et la même diligence que la correspondance épistolaire ou télécopiée. 2.5.

La correspondance électronique de l'avocat n'est pas le vecteur de publicité au profit de tiers. 2.6.

Si l'avocat fait usage de clés de chiffrement, il archive ses clés de chiffrement. Lorsqu'un avocat succède dans une même affaire à un confrère, celui-ci lui transmet immédiatement par un courrier électronique chiffré avec la clé de ce confrère ou, à défaut, par une autre voie sécurisée, toutes les correspondances déchiffrées utiles à la poursuite de la cause. Il agit avec le même soin dans l'hypothèse où il transmet le dossier au client. 2.7.

La correspondance électronique de l'avocat est signée au moyen d'une signature électronique. 2.8.

Dans l'hypothèse où, pour des raisons techniques, un avocat ne peut lire une correspondance électronique en tout ou partie, il demande, sans retard, un exemplaire imprimé à l'avocat qui la lui a envoyée.

Dès lors que, sans retard, l'exemplaire imprimé est communiqué au destinataire, le premier envoi est pris en considération pour les effets juridiques y attachés, sauf si l'application de cette règle conduit le destinataire de bonne foi à être en défaut à la date de réception de l'exemplaire imprimé. 2.9.

L'avocat configure son serveur de courrier électronique pour qu'il accuse automatiquement réception, lorsqu'un tel accusé est requis par l'expéditeur de toute correspondance électronique qui parvient dans sa boite de courrier électronique et établisse la date et l'heure de sa réception.

A défaut de pareil accusé de réception automatique, il adresse sans retard un accusé de réception à l'expéditeur. 2.10.

L'avocat veille au bon réglage des horloges du (des) serveur(s) et dispositifs auxquels il a recours pour toute communication électronique et qu'il contrôle.

Art. 3.Les sites Internet 3.1.

Dans le respect des règles déontologiques, dont le règlement sur la publicité, l'avocat peut ouvrir au public un site Internet. 3.2.

Le site Internet d'un avocat est le prolongement de son cabinet. 3.3.

Les informations fournies au public sur le site Internet de l'avocat sont exactes et tenues à jour au sens de la loi du 2 août 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 02/08/2002 pub. 20/11/2002 numac 2002009820 source service public federal justice Loi relative à la publicité trompeuse et à la publicité comparative, aux clauses abusives et aux contrats à distance en ce qui concerne les professions libérales fermer relative à la publicité trompeuse et à la publicité comparative, aux clauses abusives et aux contrats à distance en ce qui concerne les professions libérales, chapitre II. 3.4.

L'avocat ne peut faire figurer sur son site Internet ni lien renvoyant à tout site qui porterait atteinte à son indépendance ou à sa dignité, ni publicité au profit de tiers.

Art. 4.Les services en ligne 4.1.

Par service en ligne, il faut entendre « tout service presté habituellement contre rémunération, à distance, par voie électronique et à la demande individuelle d'un destinataire du service ». 4.2.

La prestation de services en ligne est autorisée. 4.3.

L'avocat veille notamment au respect des règles suivantes : a) Identification de l'interlocuteur Lorsqu'un avocat est interrogé ou sollicité en ligne, il identifie son ou ses interlocuteurs et se fait délivrer par celui-ci ou ceux-ci les informations requises dans la mesure nécessaire à la prévention des conflits d'intérêts ainsi qu'au respect du secret professionnel et de la loi du 11 janvier 1993Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/01/1993 pub. 29/07/2013 numac 2013000488 source service public federal interieur Loi relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 11/01/1993 pub. 27/06/2012 numac 2012000391 source service public federal interieur Loi relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Pour satisfaire à cette dernière obligation, lorsque l'interlocuteur s'identifie au moyen d'une carte d'identité électronique, l'avocat extrait les données de celles-ci au moyen du logiciel officiel et les conserve dans le format « propriétaire ». b) Identification de l'avocat L'avocat qui preste des services en ligne est toujours identifiable.c) Consultations en ligne La délivrance automatisée de consultations en ligne n'est autorisée que pour répondre à la demande d'un client déterminé, pour satisfaire des besoins spécifiques.d) Interdiction de la rétrocession d'honoraires L'avocat ne rétrocède pas d'honoraires à un intermédiaire pour la prestation de services en ligne.Seule une participation dans les frais de gestion de ses services est autorisée, et ce pour autant qu'elle ne soit pas liée à la nature de l'intervention de l'avocat. 4.4.

L'avocat assure un accès facile, direct et permanent pour les destinataires de ses services en ligne ainsi que les autorités visées par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, aux informations préalables prescrites par cette loi et au moins aux informations suivantes : a) son nom et, le cas échéant, celui de l'association dont il est membre;b) l'adresse de son cabinet;c) ses coordonnées, y compris son adresse de courrier électronique, permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement et efficacement avec lui; d) s'il échet, son numéro d'immatriculation à la B.C.E. ou celui de l'association dont il est membre; e) le ou les Ordres professionnels auxquels il est inscrit;f) son ou ses titres professionnels et les Etats dans lesquels ils ont été octroyés;g) une référence aux règles déontologiques, ainsi qu'aux moyens d'y avoir accès en privilégiant une URL (adresse du site web); h) s'il échet, son numéro d'identification T.V.A.; i) les codes de conduite auxquels il est soumis ainsi que les informations relatives à la façon dont ces codes peuvent être consultés par la voie électronique. 4.5.

Le courrier électronique de l'avocat peut ne comporter que les mentions de ses nom, prénom, qualité et adresse électronique ainsi que les mentions énoncées au 4.4. d., e. et h. ci-avant, s'il échet, s'il renvoie par un lien électronique à un site professionnel (le sien, celui de l'association ou du groupement dont il fait partie ou celui de l'O.B.F.G. (www.avocat.be) ou de son Ordre) qui contient les autres mentions énoncées au paragraphe 4.4 ci-avant. 4.6.

L'avocat informe son interlocuteur, conformément au règlement du 27 novembre 2004 relatif à l'information à fournir par l'avocat à ses clients en matière d'honoraires, de frais et débours, sur le prix de sa prestation et précise les taxes et les frais éventuels d'exécution. 4.7.

L'avocat communique les informations mentionnées ci-après, formulées de manière claire et compréhensible : a) s'il y a lieu, les langues proposées pour la conclusion du contrat;b) les différentes étapes techniques à suivre pour conclure le contrat;c) les moyens techniques pour identifier et corriger des erreurs commises dans la saisie des données avant que la commande ne soit passée;d) si le contrat, une fois conclu, est archivé ou non par l'avocat et, dans la première hypothèse, qu'il est accessible. 4.8.

L'avocat communique également les autres informations requises par la loi précitée du 2 août 2002, chapitre IV, et par la loi du 11 mars 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/03/2003 pub. 17/03/2003 numac 2003011125 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information type loi prom. 11/03/2003 pub. 17/03/2003 numac 2003011126 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information visés à l'article 77 de la Constitution fermer (II) sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information, chapitre III.

Art. 5.Forum de discussion électronique ou tout autre cénacle virtuel public L'avocat ne délivre aucun service, ni consultation ni avis personnalisés sur un forum de discussion électronique ou tout autre cénacle virtuel public.

Art. 6.Disposition abrogatoire Le présent règlement abroge le règlement de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone du 21 octobre 2002 relatif aux techniques de l'information et de la communication.

Art. 7.Entrée en vigueur Le présent règlement entrera en vigueur le 1er septembre 2009.