Sciensano. - Règlement d'ordre intérieur du conseil scientifique Le présent règlement d'ordre intérieur est rédigé conformément aux dispositions des articles 12 et 13 de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano et de l' article 7 de l'arrêté royal du 28 mars 2018 portant exécution de la loi précitée, en ce qui concerne le siège social, la gestion et le fonctionnement, ainsi que l'adaptation de divers arrêtés concernant les prédécesseurs légaux de Sciensano.

Article 1er.Composition du Conseil scientifique Le conseil scientifique de Sciensano (ci-après « Conseil ») comprend au minimum six membres, désignés et révoqués par le conseil d'administration de Sciensano pour un terme de six ans, renouvelable.

Les membres du Conseil sont choisis, en dehors de Sciensano, parmi le monde de la recherche scientifique et représentent l'ensemble des missions de Sciensano de par leurs compétences. Plus spécifiquement, chaque membre représente les compétences spécifiques de l'un des directeurs scientifiques de Sciensano.

Lors de sa première réunion, le Conseil élit, à la majorité des voix, un Président et un Vice-Président parmi ses membres. Le Président et le Vice-Président sont de rôles linguistiques différents.

Parallèlement et selon les mêmes modalités, le Conseil désigne un Secrétaire en charge de la rédaction des procès-verbaux des réunions du Conseil.

Le Directeur général de Sciensano est automatiquement invité aux réunions du Conseil. Il y siège avec voix purement consultative.

Les personnes qui ne font pas partie du Conseil ne sont pas admises aux réunions, à l'exception du Directeur général de Sciensano et des autres personnes qui y sont personnellement invitées par le Président ou le Vice-Président.

Art. 2.Absence ou empêchement des Membres En cas d'absence ou d'empêchement temporaire, il n'est pas pourvu au remplacement du membre absent.

Les membres qui sont restés absents ou empêchés pendant au moins trois réunions successives du Conseil, peuvent être révoqués, par le Conseil d'administration de Sciensano, sur proposition du Président.

En cas d'empêchement définitif ou de décès d'un des membres du Conseil, le Conseil d'administration de Sciensano procède, dans les meilleurs délais, à la désignation d'un nouveau membre, choisi en dehors de Sciensano, parmi le monde de la recherche scientifique, qui représente l'ensemble des missions de Sciensano en raison de ses compétences et qui remplacera le membre définitivement empêché jusqu' au terme du mandat de ce dernier. A l'issue de ce premier mandat, le membre désigné pourra être désigné pour un nouveau terme de six ans (conformément à l'article 1er, alinéa 1).

Tout membre qui souhaite être révoqué doit communiquer sa demande de révocation, par écrit, au Président. Ce dernier en informe, sans délai, le Conseil d'administration de Sciensano.

Art. 3.Mission du Conseil Le conseil scientifique a pour mission de rendre un avis au conseil d'administration de Sciensano sur l'orientation des missions de Sciensano ainsi que sur l'accomplissement de celles-ci.

Art. 4.Comités d'experts S'il l'estime utile, le Conseil peut décider de s'adjoindre d'un ou plusieurs comités d'experts.

Le Directeur général de Sciensano fait obligatoirement partie des membres de chaque comité d'experts dont le Conseil décide de s'adjoindre.

Les membres de chaque comité d'experts sont choisis par le conseil d'administration de Sciensano parmi une double liste établie par le Directeur général et après proposition du Conseil. Parallèlement, le conseil d'administration de Sciensano désigne un membre du Conseil comme président du comité d'experts créé.

Ledit président a pour mission d'informer le Conseil de l'avancée des travaux du comité d'experts qu'il préside. Il est invité aux réunions du Conseil lorsqu'un point de l'ordre du jour concerne les compétences de son comité. Il participe aux délibérations du Conseil avec voix consultative.

Sauf s'il est mis anticipativement fin à leur mandat sur proposition du Président du Conseil au Conseil d'administration de Sciensano, les membres des comités d'experts créés sont désignés pour une durée maximale de six ans. Leur mandat prend toutefois automatiquement fin à l'expiration du mandat de six ans des membres du Conseil.

Sur proposition du Président du Conseil, il peut être mis fin au mandat d'un membre du comité d'expert qui est resté absent pendant trois réunions successives par le Conseil.

Chaque comité d'experts se réunit à la demande du Président ou du Vice-Président du Conseil ou à sa propre initiative. Il a pour mission de rendre un avis dans les matières scientifiques qui relèvent de sa compétence.

Le comité d'experts ne peut recevoir aucune compétence en matière de nomination, de désignation ou de gestion du personnel de Sciensano.

Art. 5.Déroulement et convocation des réunions Chaque fois que le Président ou le Vice-Président l'estime nécessaire et dans les cas repris ci-après, le Président convoque le Conseil : - avis et approbation annuelle du rapport des activités scientifiques et des prestations de service ; - avis et approbation annuelle du portfolio de projets et d'activités ; - avis sur les plans stratégiques et opérationnels ; - restructuration significative; - à la demande de deux membres externes du Conseil ;

L'ordre du jour de la réunion est fixé, de commun accord, par le Président et le Vice-président du Conseil.

Après avoir fixé l'ordre du jour, une date est fixée par le Président après concertation avec le Vice-président et les autres membres du Conseil.

L'invitation à la réunion mentionne l'ordre du jour et, pour chaque point repris à l'ordre du jour, les documents utiles seront joints.

Lesdits documents doivent être transmis aux membres cinq jours ouvrables au moins avant la tenue de la réunion.

La mise de nouveaux points à l'ordre du jour est seulement possible moyennant l'approbation unanime des membres présents au Conseil.

La réunion est organisée au siège social de Sciensano à Bruxelles.

Art. 6.Délibérations, quorum et votes Le Président ouvre et clôt les séances; il dirige les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions.

En cas d'absence ou d'empêchement du Président, le Vice-Président assure la présidence. En cas d'absence ou d'empêchement du Vice-Président, le membre le plus âgé assure la présidence.

Le Conseil peut valablement délibérer pour autant qu'au moins la moitié des membres soient présents.

Le Président constate si le quorum est atteint pour délibérer valablement.

Les décisions du Conseil sont prises par consensus. Si un consensus entre les membres présents ne peut être atteint, le Président procédera à un vote nominatif. Dans ce cas, les points de vue minoritaires sont repris dans le rapport, pour autant qu'ils émanent d'au moins 2 membres. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

Un scrutin secret est possible à la demande du Président, du Vice-Président où à la demande d'au moins 50 % des membres présents.

Lors d'un scrutin secret, le résultat du vote est toujours repris dans l'avis.

Chaque membre du Conseil a droit de vote et dispose d'une voix.

Les décisions du Conseil engagent tous les membres, y compris les membres absents.

Le Président et les membres et toute personne impliquée dans les travaux du Conseil sont tenus au secret des débats, des délibérations et de toute information dont ils ont pris connaissance dans l'exercice de leur mission.

Art. 7.Rédaction et approbation du procès-verbal Un projet de procès-verbal de la réunion est envoyé, par courrier électronique, à l'ensemble des membres du Conseil, par le Secrétaire dans les 10 jours ouvrables qui suivent la réunion.

Ceux-ci disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer, par courrier électronique, leurs remarques et/ou leur approbation du procès-verbal.

En absence de réaction dans ce délai, le procès-verbal est considéré comme ayant été approuvé.

Le procès-verbal définitif est signé par le Président et le Vice-Président. Une copie signée de celui-ci est ensuite envoyée à tous les membres du Conseil.

Le procès-verbal de la réunion est rédigé alternativement en français ou en néerlandais.

Art. 8.Consultation écrite du Conseil En cas de demande d'un avis urgent, la consultation du Conseil peut se réaliser par courrier électronique ou par conference call.

Dans les cas d'urgence, le Président, le Vice-Président ou le Secrétaire soumet, par courrier, une proposition d'avis, par courrier électronique, aux membres du Conseil, accompagnée des documents utiles et nécessaires.

Les membres du Conseil disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer, par courrier électronique, leurs remarques et/ou leur approbation sur la proposition reçue. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est réputée approuvée.

Sur base des remarques communiquées, le secrétaire dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport d'avis définitif et le transmet pour signature au Président et Vice-Président.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres du Conseil.

Le résultat de la consultation écrite est rédigé alternativement en français ou en néerlandais.

Bruxelles, le 11 juin 2019.

Geert Leroux-Roels, Président ad intérim du Conseil scientifique,