Règlement d'ordre intérieur du conseil de direction de l'Institut d'Aéronomie spatiale de Belgique

Article 1er.Le conseil de direction se réunit au moins trois fois par an.

Art. 2.Le conseil de direction se réunit à l'initiative du président ou sur demande écrite d'au moins deux de ses membres, auquel cas la réunion du Conseil doit avoir lieu endéans un mois après réception de la demande. Toutes les communications par voie électronique font l'objet d'un accusé de réception de la part des tous les destinataires à l'intention de l'émetteur.

Art. 3.Le président fixe la date de la réunion et établit l'ordre du jour.

Un point inscrit à l'ordre du jour peut faire l'objet d'une note introductive succincte A la demande d'un membre, qui soumet à cet effet la note introductive, des points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour.

Les convocations émanent du président. Les documents à traiter sont annexés à la convocation et envoyés aux membres du conseil de direction. Les membres doivent être en possession de la convocation et des annexes au moins trois jours ouvrables avant la réunion.

Art. 4.Les membres du conseil de direction peuvent en tout temps consulter les archives de celui-ci et les pièces des dossiers administratifs pour autant que ces pièces se rapportent à un point de l'ordre du jour.

Art. 5.A l'initiative du président ou de la majorité des membres en fonction du conseil de direction, d'autres personnes peuvent être invitées à participer à la réunion en ce qui concerne la présentation de certains dossiers. Cette invitation et le ou les dossier(s) qui s'y rapportent sont mentionnés dans la convocation.

Moyennant avis favorable de la majorité des membres présents, elles peuvent participer aux délibérations - mais non au vote - du conseil de direction, et ceci à l'exclusion de celles concernant les dossiers visés à l'article 9.

Art. 6.Le président ouvre et clôture les séances, dirige les débats et les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions.

Le président examine si la condition visée à l'article 7 est remplie.

Art. 7.Le conseil de direction ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres en fonction est présente. Si ce quorum n'est pas atteint, le conseil de direction peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour si 3 membres au moins sont présents.

Art. 8.Les décisions du conseil de direction sont prises à la majorité des voix, les abstentions n'étant pas prises en compte. En cas de parité, la voix du président est prépondérante et les opinions minoritaires sont actées dans le procès-verbal.

Lorsque le conseil de direction est saisi d'une proposition provisoire de peine disciplinaire, les membres qui sont intervenus dans la procédure en prenant part aux poursuites ou en soutenant l'accusation et en formulant à ce titre la proposition provisoire de peine peuvent participer aux délibérations mais ne peuvent prendre part au vote sur la proposition définitive de peine.

Lorsque le conseil de direction est saisi d'un recours en matière d'évaluation, les membres qui sont intervenus à un titre quelconque dans la procédure d'évaluation de l'agent concerné ne peuvent prendre part au vote.

Quand le conseil de direction intervient à titre consultatif, les observations émises par ses membres sont consignées au procès-verbal et jointes à l'avis transmis aux autorités compétentes.

Art. 9.§ 1er. Toute décision individuelle prise à l'égard d'un agent a lieu au scrutin secret. § 2. Lorsque le conseil de direction est appelé à établir un classement des candidats en vue de conférer un ou plusieurs emplois par avancement de classe, par avancement barémique ou par changement de grade, il y a autant de scrutins qu'il y a d'emplois à pourvoir. § 3. Pour un emploi déterminé, la proposition du conseil de direction comprend au maximum cinq candidats. La présentation des candidats donne lieu à un vote séparé pour chacune des places.

En cas de parité de voix, un nouveau vote a lieu. Si, après celui-ci, les candidats restent classés ex aequo, la proposition à l'autorité investie du pouvoir de nomination se fait en respectant cet ex aequo.

Art. 10.Le secrétaire du conseil de direction est désigné par le conseil de direction sur proposition de son président.

Le secrétaire remplit sa mission sous l'autorité et la direction du président. S'il n'est pas membre du Conseil, il n'a pas voix délibérative.

Le secrétaire assure la gestion journalière du conseil de direction.

Il rédige les procès-verbaux des séances et transmet les avis et décisions du conseil de direction aux autorités compétentes, sous la signature du président. Il est responsable des archives du conseil de direction.

Art. 11.Un projet de procès-verbal de la réunion est transmis aux membres du conseil de direction.

En l'absence de remarque dans les dix jours ouvrables, le procès-verbal est considéré comme approuvé. En cas de remarque, le procès-verbal est soumis à l'approbation des membres lors de la réunion suivante. Le procès-verbal final est signé par tous les membres ayant assisté à la réunion.

Après approbation du procès-verbal final, une copie conforme de celui-ci est transmise aux membres du conseil de direction.

Art. 12.La convocation et le procès-verbal de chaque réunion sont rédigés dans les deux langues nationales.

Art. 13.Le président, les membres, le secrétaire et toute personne associée aux activités du conseil de direction sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et délibérations, ainsi que pour toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Art. 14.Le présent règlement d'ordre intérieur a été approuvé par le conseil de direction de l'Institut d'Aéronomie Spatiale de Belgique le 16 août 2012.

Il entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Le directeur général a.i.

Martine De Mazière