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Règlement d'ordre intérieur de la Commission d'avis sur les recours en matière d'action sociale et de santé 1. Préparation des réunions. Le secrétariat de la Commission (ci-après, le secrétariat) est chargé de la préparation des réunions en collaboration avec le président de la Commission.

Les recours sont réceptionnés par le secrétariat.

Si le recours a été introduit dans les formes et les délais requis, le secrétariat le transmet immédiatement au service compétent de l'administration qui a quinze jours ouvrables pour communiquer une note d'argumentation et les pièces utiles du dossier.

Le délai de trente-cinq jours visé à l'article 3, § 1er, 10° du décret-cadre du 6 novembre 2008 portant rationalisation de la fonction consultative pour les matières réglées en vertu de l'article 138 de la Constitution, court à partir de la date à laquelle le secrétariat est en possession d'une demande d'avis complète, c'est-à-dire lorsque le secrétariat est en possession de la note de l'administration ou en l'absence de note dans le délai imparti.

Les demandes d'avis complètes sont adressées au président (ou, lorsqu'il est empêché, au vice-président), avec une proposition d'ordre du jour. 2. Réunion de la Commission. La date, l'heure et l'ordre du jour des séances sont fixés par le président (ou, lorsqu'il est empêché, par le vice-président).

Les réunions ont lieu au siège de la DG05, dans les locaux précisés dans la convocation.

Dans des cas exceptionnels, elle peut se réunir en tout autre lieu.

La Commission se réunit, au besoin, les 1er et/ou 3e mardi de chaque mois. La réunion est confirmée par courrier électronique au moins dix jours avant la date fixée.

Au début de chaque année civile, la Commission fixe le calendrier des réunions ordinaires.

Au début de chaque séance, les membres signent la feuille de présence.

Les feuilles de présence ainsi complétées constituent la référence officielle pour l'octroi des jetons de présence et des frais de déplacement. 3. Convocation. La Commission est convoquée par courrier par le président (ou, lorsqu'il est empêché, par le vice-président). Le président (ou, lorsqu'il est empêché, le vice-président) peut mandater le secrétariat afin de signer pour ordre la convocation aux réunions et les ordres du jour.

A la demande d'un tiers des membres, la Commission est également convoquée selon la procédure décrite à l'alinéa qui précède.

Les convocations aux séances contiennent le lieu, la date et l'heure de la réunion, et sont accompagnées de l'ordre du jour et des documents y afférents.

Elles sont adressées à chaque membre effectif et suppléant de la Commission au plus tard quatre jours ouvrables avant la date de la réunion. Ce délai peut être réduit en cas d'urgence.

Les membres suppléants disposent des mêmes documents afférents aux réunions de la Commission que les membres effectifs. Ces documents sont transmis aux membres suppléants concomitamment à leur transmission aux membres effectifs.

Les convocations, l'ordre du jour et les dossiers y afférents sont transmis aux membres effectifs et aux membres suppléants sur support papier et/ou par courriel à l'adresse notifiée par les membres.

Par dérogation à l'alinéa précédent, les documents afférents à la réunion pourront également être mis à la disposition des membres de la Commission sur un serveur sécurisé. 4. Suppléances, absences et procurations. Le membre empêché d'assister à la réunion de la Commission en informe son suppléant ainsi que le secrétariat de la Commission dans les plus brefs délais.

Il ne peut être donné aucune procuration.

Un membre suppléant ne peut siéger qu'en l'absence du membre effectif qu'il remplace. 5. Quorum de présence. Seuls le président, le vice-président, les autres membres ou leurs suppléants ont voix délibérative.

La commission peut délibérer et voter valablement si au moins le président ou le vice-président et trois membres ou leurs suppléants, sont présents.

Les réunions ne peuvent être tenues qu'en présence du président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, du vice-président.

Lorsque le quorum de présence n'est pas rencontré, une nouvelle réunion peut être convoquée, dans les huit jours ouvrables au plus tard, et au plus tôt 24 heures après la réunion où le quorum n'a pu être atteint, afin de délibérer sur le même ordre du jour.

En cas d'urgence dûment motivée, ce délai peut être réduit.

Lors d'une deuxième convocation, il peut être délibéré valablement quel que soit le nombre de présents. 6. Présidence des réunions. A défaut de la présence du président, la réunion est présidée par le vice-président.

Le président de la séance ouvre et clos les débats. Il présente les points de l'ordre du jour.

Il attribue la parole aux membres dans l'ordre des demandes. 7. Vote. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour joints à la convocation peuvent être valablement soumis à la délibération.

Toutefois, la Commission peut, à la majorité des deux tiers des membres présents, décider qu'une question urgente peut être mise à l'ordre du jour.

Les votes ont lieu à main levée et les décisions sont prises à la majorité simple, compte non tenu des abstentions. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

A la demande d'un tiers des membres présents, il peut être procédé à un vote secret.

En ce cas, le secrétariat distribue un bulletin de vote à chaque membre.

Le président de la séance et deux membres procèdent au dépouillement.

Il peut également être décidé par la Commission que certaines catégories de décisions se prennent par vote secret.

Le président de la séance peut, lorsqu'il le juge opportun, suspendre la délibération. En ce cas, il devra remettre à l'ordre du jour de la plus prochaine séance la question sur laquelle la Commission ne s'est pas prononcée.

A l'exception des auditions prévues par la procédure relative aux recours, les réunions de la Commission ont lieu à huis clos. Les personnes auditionnées se retirent dès que l'audition est terminée.

Les débats de la Commission ne débutent qu'une fois les auditions relatives au dossier clôturées.

Le contenu des délibérations et des documents est strictement confidentiel. 8. Approbation du procès-verbal. Le procès-verbal comprend : - le nom des membres présents, absents ou excusés; - l'ordre du jour; - les votes ayant eu lieu; - les projets d'avis et les décisions prises.

Après la tenue de chaque réunion de la Commission, le secrétariat prépare le projet de procès-verbal.

Il est signé par le président de séance et par le secrétariat.

Ce projet est soumis à l'approbation de la Commission lors de sa réunion suivante.

Si des remarques sont émises et adoptées, elles sont consignées dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle elles ont été formulées.

Sur la décision du président de séance, notamment lorsque le respect des délais visés au point 11 ci-après l'impose, le projet de procès-verbal est transmis par voie électronique aux membres sans délai après la tenue de la Commission.

Sauf autre délai approuvé dans le cadre des travaux, les membres disposent alors d'un délai de deux jours ouvrables pour formuler des observations écrites et motivées auprès du secrétariat à propos du projet de procès-verbal, délai au terme duquel le président de séance et le secrétariat les signe en l'absence d'observation.

S'il y a des observations écrites et motivées d'un ou plusieurs membres, et que ces observations ne peuvent être rencontrées par le président ou le secrétariat, les parties du procès-verbal contestées sont soumises à la prochaine Commission. Le procès-verbal peut, pour ce qui concerne les autres points non contestés, être signé par le président de séance et le secrétariat.

La Commission peut, dans les cas d'urgence motivée, approuver séance tenante tout ou partie du procès-verbal rédigé en séance.

Les avis de la Commission, découlant des décisions prises par la Commission et consignées dans le procès-verbal de la réunion, sont élaborés par le secrétariat, en collaboration avec le président.

Le président signe les avis qui seront transmis. 9. Procédure écrite. Sur décision du président (ou, lorsqu'il est empêché, du vice-président), en cas d'urgence ou dans des circonstances spécialement motivées, l'avis de la Commission peut être remis selon une procédure écrite entre les membres, nonobstant les règles qui précèdent.

La procédure écrite se fait sur la base d'un projet de procès-verbal comprenant : - l'ordre du jour; - les projets d'avis et de décisions.

Sauf délai spécifique mentionné lors de la transmission du projet de procès-verbal, les projets sont transmis par voie électronique et, pour les membres qui en font la demande expresse, par voie postale, aux membres qui disposent d'un délai de quatre jours ouvrables pour formuler des observations écrites et motivées auprès du secrétariat à propos du projet de procès-verbal, délai au terme duquel le président et le secrétariat les signe.

Les membres qui n'ont pas formulé d'observations à la demande sont considérés comme s'étant abstenu.

S'il y a des observations d'un ou plusieurs membres, et que ces observations ne peuvent être rencontrées par le président ou le secrétariat, les parties du procès-verbal contestées sont soumises à la prochaine Commission. Le procès-verbal peut, pour ce qui concerne les autres points non contestés, être signé par le président et le secrétariat. 10. Conservation du procès-verbal et des documents afférents aux réunions. Les procès-verbaux sont conservés au secrétariat, de même que les documents afférents. 11. Délai de remise des avis et transmission aux autorités. La Commission donne son avis dans les trente-cinq jours, à partir de la date de transmission de l'ordre du jour aux membres.

Ce délai peut être ramené à dix jours ou, si la demande est particulièrement importante ou complexe, être prolongé par le Gouvernement, selon l'origine de la demande.

Le président apprécie avec le secrétariat de l'importance ou de la complexité de la demande d'avis et introduit, le cas échéant, une demande de prolongation du délai auprès du Gouvernement.

A défaut d'avis dans le délai imparti, il peut être passé outre.

La Commission d'avis sur les recours rend son avis motivé à la DG05 ou à l'AWIPH. L'avis motivé de la Commission d'avis sur les recours est notifié à la partie requérante dans les quinze jours après que l'avis a été rendu. 12. Démission des membres. Est réputé démissionnaire, sur décision de la Commission, le membre : - qui a été absent de manière non justifiée à plus de trois réunions consécutives auxquelles il a été régulièrement convoqué; - qui a été absent sans raison médicale à plus de la moitié des réunions tenues au cours des douze derniers mois auxquelles il a été régulièrement convoqué; - qui ne respecte pas le caractère confidentiel des délibérations ou des documents, lorsqu'un tel caractère confidentiel est reconnu conformément aux dispositions de nature légale ou réglementaire, en ce compris celles qui résultent du présent règlement d'ordre intérieur; - qui marque une hostilité ou est membre d'un organisme ou d'une association qui marque une hostilité vis-à-vis des principes de la démocratie tels qu'énoncés par la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales, par la Constitution, par la loi du 30 juillet 1981Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/1981 pub. 20/05/2009 numac 2009000343 source service public federal interieur Loi tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme ou la xénophobie. - Coordination officieuse en langue allemande fermer tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme et la xénophobie ou par la loi du 23 mars 1995 tendant à réprimer la négation, la minimisation, la justification ou l'approbation du génocide commis par le régime national socialiste allemand pendant la seconde guerre mondiale.

Le président de la Commission informe le secrétariat sous les plus brefs délais de la décision prise par la Commission de réputer démissionnaire un membre. 13. Prévention des conflits d'intérêt. Il est interdit à tout membre de délibérer sur des objets pour lesquels il a un intérêt direct ou indirect, patrimonial ou personnel ainsi que pour des dossiers pour lesquels il serait intervenu de manière directe ou indirecte et à quelque titre que ce soit.

Au cas où la réalité d'un intérêt dans le chef d'un membre est contestée, la Commission en délibère hors de la présence de ce membre et procède au vote.

En cas de parité des voix, la décision appartient au président de séance. 14. Devoir de réserve. Il est fait référence à l'article 458 du Code pénal en ce qui concerne les travaux de la Commission d'avis sur les recours.

Les membres de la Commission sont tenus à un devoir général de réserve dans l'exercice de leur mission, quant aux débats et votes de la Commission.

La plus stricte confidentialité sera observée quant aux dossiers concernant des personnes physiques et/ou des institutions. 15. Rapport annuel. La Commission remet au Gouvernement et au Parlement wallon un rapport d'activités pour la fin du mois de septembre de l'année qui suit celle à laquelle il se rapporte.

Ce rapport est rendu consultable sur le site internet de la DG05. 16. Divers. Toute question d'ordre intérieur non prévue au présent règlement sera tranchée au cas par cas et pour ledit cas, à la majorité des voix.