SERVICE PUBLIC DE WALLONIE

Règlement d'ordre intérieur de la Commission wallonne des Aînés 1 - Préparation des réunions Le secrétariat du Conseil et des Commissions (ci-après, le secrétariat) est chargé de la préparation des réunions.

Le secrétariat réceptionne les documents afférents aux réunions de la Commission, le cas échéant préparés par les services de la Direction générale opérationnelle en charge de l'Action sociale et de la Santé (ci-après, DG05).

Le secrétariat ne transmet une demande d'avis que lorsque celle-ci est complète.

Il l'adresse au président de la Commission (ou, lorsqu'il est empêché, au plus âgé des vice-présidents qui n'est pas empêché), avec une proposition d'ordre du jour.

Le président (ou lorsqu'il est empêché, le plus âgé des vice-présidents qui n'est pas empêché) arrête l'ordre du jour. 2 - Réunions de la Commission La date, l'heure et l'ordre du jour des séances sont fixés par le président (ou, lorsqu'il est empêché, par le plus âgé des vice-présidents qui n'est pas empêché).

Les réunions ont lieu au siège de la DG05, dans les locaux précisés dans la convocation.

Dans des cas exceptionnels, elle peut se réunir en tout autre lieu.

La Commission se réunit au moins six fois par an.

Au début de chaque année civile, la Commission fixe le calendrier des réunions ordinaires.

Au début de chaque séance, les membres signent la feuille de présence.

Les feuilles de présence ainsi complétées constituent la référence officielle pour l'octroi des jetons de présence et des frais de déplacement. 3 - Convocations La Commission est convoquée par le président (ou, lorsqu'il est empêché, par le plus âgé des vice-présidents qui n'est pas empêché).

Le président (ou, lorsqu'il est empêché, le plus âgé des vice-présidents qui n'est pas empêché) peut mandater le secrétariat afin de signer pour ordre la convocation aux réunions et les ordres du jour.

A la demande d'un tiers des membres, la Commission est également convoquée selon la procédure décrite à l'alinéa qui précède.

Les convocations aux séances contiennent le lieu, la date et l'heure de la réunion, et sont accompagnées de l'ordre du jour et des documents y afférents.

Elles sont adressées à chaque membre de la Commission au plus tard quatre jours ouvrés avant la date de la réunion. Le délai de quatre jours ouvrés peut être réduit en cas d'urgence.

Les convocations, l'ordre du jour et les dossiers y afférents sont transmis aux membres effectifs et aux membres suppléants sur support papier et/ou par courriel à l'adresse notifiée par les membres. 4 - Suppléances, absences et procurations.

Le membre effectif empêché d'assister à la réunion de la Commission en informe son suppléant.

Au cas où ni le membre effectif ni le membre suppléant ne peuvent assister à la réunion, le membre effectif en informe le secrétariat.

Il ne peut être donné aucune procuration.

Un membre suppléant ne peut siéger qu'en l'absence du membre effectif qu'il remplace.

Les membres suppléants disposent des mêmes documents afférents aux réunions de la Commission que les membres effectifs. Ces documents sont transmis aux membres suppléants concomitamment à leur transmission aux membres effectifs. 5 - Quorum de présence Le quorum de présence est fixé à la moitié des membres, soit huit.

Les réunions ne peuvent être tenues qu'en présence du président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, d'un des vice-présidents.

Lorsque le quorum de présence n'est pas rencontré, une nouvelle réunion peut être convoquée, dans les huit jours ouvrés au plus tard, et au moins vingt-quatre heures après la réunion où le quorum n'a pu être atteint, afin de délibérer sur le même ordre du jour.

En cas d'urgence dûment motivée, ce délai peut être réduit.

Lors d'une deuxième convocation, il peut être délibéré valablement quel que soit le nombre de présents. 6 - présidence des réunions A défaut de la présence du président, la réunion est présidée par le plus âgé des vice-présidents présent.

Le président de la séance ouvre et clos les débats.

Il attribue la parole aux membres dans l'ordre des demandes.

Il présente les points de l'ordre du jour et peut, le cas échéant, demander au représentant de la DG05 d'introduire un point de l'ordre du jour. 7 - Vote Seuls les points inscrits à l'ordre du jour joint à la convocation peuvent être valablement soumis à la délibération.

Toutefois, la Commission peut, à la majorité des deux tiers des membres présents, décider qu'une question urgente peut être mise à l'ordre du jour.

Les votes ont lieu à main levée et les décisions sont prises à la majorité simple, compte non tenu des abstentions. En cas de parité, la voix du président de séance est prépondérante.

A la demande d'un tiers des membres présents, il peut être procédé à un vote secret.

En ce cas, le secrétariat distribue un bulletin de vote à chaque membre.

Le président de la séance et deux membres procèdent au dépouillement.

Il peut être décidé par la Commission que certaines catégories de décisions se prennent par vote secret.

Le président de la séance peut, lorsqu'il le juge opportun, suspendre la délibération. En ce cas, il devra remettre à l'ordre du jour de la plus prochaine séance la question sur laquelle la Commission ne s'est pas prononcée.

Les réunions de la Commission ont lieu à huis clos.

La Commission peut entendre toute personne susceptible d'éclairer ses délibérations. Ces personnes se retirent l'audition terminée sauf à l'invitation de la Commission.

Les avis sont adoptés séance tenante et transmis soit au Ministre qui a l'Action sociale et la Santé dans ses attributions, soit au Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé dans les dix jours ouvrés.

Le contenu des délibérations et des documents est confidentiel. 8 - Approbation du procès-verbal Le procès-verbal comprend : - le nom des membres présents, absents ou excusés; - l'ordre du jour; - les votes ayant eu lieu; - les avis adoptés et les décisions prises.

Une note de la minorité, signée par ses auteurs à savoir au moins un cinquième des membres effectifs ou des membres suppléants remplaçant les effectifs, est éventuellement jointe au procès-verbal à leur demande.

Après la tenue de chaque réunion de la Commission, le secrétariat prépare, en concertation lorsqu'il y a lieu avec les services de la DG05, le projet de procès-verbal.

Ce projet est soumis à l'approbation de la Commission lors de sa réunion suivante.

Il est signé par le président de séance et par le secrétariat.

Si des remarques sont émises et adoptées, elles sont consignées dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle elles ont été formulées.

Sur la décision du président de séance, notamment lorsque le respect des délais visés au point 11 ci-après l'impose, le projet de procès-verbal est transmis aux membres sans délai après la tenue de la Commission.

Sauf autre délai approuvé dans le cadre des travaux, les membres disposent alors d'un délai de deux jours ouvrables pour formuler des observations écrites et motivées auprès du secrétariat à propos du projet de procès-verbal, délai au terme duquel le président de séance et le secrétariat les signent en l'absence d'observation.

S'il y a des observations écrites et motivées d'un ou plusieurs membres, et que ces observations ne peuvent être rencontrées par le président de séance ou le secrétariat, les parties du procès-verbal contestées sont soumises à la prochaine Commission. Le procès-verbal peut, pour ce qui concerne les autres points non contestés, être signé par le président de séance et le secrétariat.

La Commission peut, dans les cas d'urgence motivée, approuver séance tenante tout ou partie du procès-verbal rédigé en séance. 9 - Procédure écrite Sur décision du président (ou, lorsqu'il est empêché, du plus âgé des vice-présidents qui n'est pas empêché), en cas d'urgence ou dans des circonstances spécialement motivées, l'avis de la Commission peut être remis selon une procédure écrite entre les membres, nonobstant les règles qui précèdent.

La procédure écrite se fait sur la base d'un projet de procès-verbal comprenant : - l'ordre du jour; - les projets d'avis et de décisions.

Sauf délai spécifique mentionné lors de la transmission du projet de procès-verbal, les projets sont transmis aux membres qui disposent d'un délai de deux jours ouvrables pour formuler des observations écrites et motivées auprès du secrétariat à propos du projet de procès-verbal, délai au terme duquel le président et le secrétariat les signent en l'absence d'observation.

S'il y a des observations d'un ou plusieurs membres, et que ces observations ne peuvent être rencontrées par le président ou le secrétariat, les parties du procès-verbal contestées sont soumises à la prochaine Commission. Le procès-verbal peut, pour ce qui concerne les autres points non contestés, être signé par le président et le secrétariat. 10 - Conservation du procès-verbal et des documents afférents aux réunions Les procès-verbaux sont conservés au secrétariat, de même que les documents y afférents. 11 - Délai de remise des avis et transmission aux autorités Tant en ce qui concerne l'exercice des missions générales de la Commission (qui consistent à remettre des avis et/ou des rapports au Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé en ce qui concerne les missions de ce dernier, afin d'alimenter sa réflexion) que l'exercice des missions d'expertise (qui consistent à remettre, en adéquation par rapport aux orientations générales définies par le Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé, un avis technique au Gouvernement ou à la DG05 dans les matières qu'il détermine), la Commission donne son avis dans les trente-cinq jours, à partir de la date de transmission de l'ordre du jour aux membres.

Ce délai peut être ramené à dix jours ou, si la demande est particulièrement importante ou complexe, être prolongé par le Gouvernement ou la DG05, selon l'origine de la demande.

A défaut d'avis dans le délai imparti, il peut être passé outre.

Les avis résultants de l'exercice des missions générales sont transmis au Conseil wallon de l'action sociale et de la santé par le président de la Commission (ou, lorsque celui-ci est empêché, par un des vice-présidents).

Les avis particuliers sont transmis au Gouvernement et, pour information, au Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé par le président de la Commission (ou, lorsque celui-ci est empêché, par un des vice-présidents).

Les avis d'initiative de la Commission sont transmis au Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé. Ce dernier est tenu de rapporter au Gouvernement l'avis d'initiative, éventuellement complété par son propre avis. 12 - Représentation du Gouvernement, de l'administration et experts extérieurs Sont invités permanents aux réunions les membres du Gouvernement, ou leurs délégués, ainsi que les membres de la DG05 concernés par les points fixés à l'ordre du jour. Ils assistent avec voix consultative aux réunions.

Une représentation du Service concerné de la DG05 est en tous cas assurée lorsque le président en formule la demande auprès de celle-ci.

Dans l'exercice de ses missions, la Commission, à l'initiative de son Président, peut faire appel à des experts extérieurs.

Le secrétariat participe à chaque réunion de la Commission. 13 - Bureau et groupe de travail La Commission peut créer des groupes de travail pour la préparation d'un avis déterminé.

Le président et/ou les vice-présidents peuvent assister de plein droit à tout groupe de travail et les présider.

Les groupes de travail ont une mission restreinte définie par la Commission.

Après accomplissement de sa mission, le groupe de travail est dissout par la Commission.

Le bureau de la Commission wallonne des Aînés est composé du président, des vice-présidents et d'un membre effectif de la Commission choisi par celle-ci.

Le bureau ne dispose pas d'une capacité décisionnelle propre; il est chargé de préparer les réunions de la Commission et, le cas échéant des groupes de travail.

Sauf le remboursement des frais de déplacement, aucune autre indemnité ou rémunération n'est accordée pour les participations à une réunion d'un groupe de travail ou du Bureau. 14 - Démission des membres Est réputé démissionnaire, sur décision de la Commission, le membre : - qui a été absent de manière non justifiée à plus de trois réunions consécutives auxquelles il a été régulièrement convoqué; - qui a été absent sans raison médicale à plus de la moitié des réunions tenues au cours des douze derniers mois auxquelles il a été régulièrement convoqué; - qui ne respecte pas le caractère confidentiel des délibérations ou des documents, lorsqu'un tel caractère confidentiel est reconnu conformément aux dispositions de nature légale ou réglementaire, en ce compris celles qui résultent du présent règlement d'ordre intérieur; - qui marque une hostilité ou est membre d'un organisme ou d'une association qui marque une hostilité vis-à-vis des principes de la démocratie tels qu'énoncés par la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales, par la Constitution, par la loi du 30 juillet 1981Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/1981 pub. 20/05/2009 numac 2009000343 source service public federal interieur Loi tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme ou la xénophobie. - Coordination officieuse en langue allemande fermer tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme et la xénophobie ou par la loi du 23 mars 1995 tendant à réprimer la négation, la minimisation, la justification ou l'approbation du génocide commis par le régime national socialiste allemand pendant la seconde guerre mondiale.

Le président de la Commission informe le secrétariat sous les plus brefs délais de la décision prise par la Commission de réputer démissionnaire un membre.

Il est mis fin d'office au mandat d'un membre d'une Commission lorsque l'intéressé cesse de représenter l'autorité ou l'association qui a proposé sa candidature ou perd la qualité en vertu de laquelle il a été désigné. Le secrétariat, dès qu'il a connaissance de cette cessation de représentation, le signifie à l'intéressé, au président de la Commission et au Gouvernement wallon. 15 - Prévention des conflits d'intérêt Il est interdit à tout membre de délibérer sur des objets pour lesquels il a un intérêt direct ou indirect, patrimonial ou personnel.

N'est pas considéré comme intérêt personnel ou indirect le fait de représenter les intérêts de l'entité qui a proposé ou désigné le membre au sein de la Commission.

Au cas où la réalité d'un intérêt dans le chef d'un membre est contestée, la Commission en délibère hors de la présence de ce membre et procède au vote.

En cas de parité des voix, la décision appartient au Président de séance. 16 - Devoir de réserve Les membres du Conseil, les experts ainsi que toute personne participant aux réunions de la Commission ou d'un groupe de travail sont tenus à un devoir général de réserve dans l'exercice de leur mission, quant aux débats et votes de la Commission.

La plus stricte confidentialité sera observée quant aux dossiers concernant des personnes physiques et/ou des institutions. 17 - Rapport annuel La Commission remet un rapport d'activités au Conseil wallon de l'action sociale et de la santé le 30 avril de chaque année.

Le rapport annuel reprend en annexe la liste des présences des membres de la Commission, leur absence excusée éventuelle ou leur absence.

Il est transmis au Ministre qui a l'Action sociale et la Santé dans ses attributions et au Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé.

Ce rapport est rendu consultable sur le site internet de la DG05. 18 - Divers Toute question d'ordre intérieur non prévue au présent règlement sera tranchée au cas par cas et pour ledit cas, à la majorité des voix.