Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction

Article 1er.Le Président du Comité de direction assure le bon fonctionnement du Comité et en fait respecter le règlement; par ailleurs, il ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'absence ou d'empêchement du Président, celui-ci désigne le membre du Comité qui le remplace.

Art. 2.Le Comité se réunit sur convocation du Président et ce au moins une fois par mois. Le Président convoque en outre le Comité soit d'initiative, soit à la demande d'au moins deux membres.

Art. 3.Le Président envoie aux membres la convocation accompagnée de l'ordre du jour et, le cas échéant, des documents concernant les points portés à l'ordre du jour.

Les convocations pour les réunions du Comité de direction doivent être en possession des membres au moins deux jours francs avant la réunion.

En cas d'absolue nécessité, le Président peut déroger à l'alinéa 2.

A partir de l'envoi de la convocation, tous les documents ou dossiers relatifs aux questions qui y sont inscrites sont tenus à la disposition des membres auprès du secrétaire.

Les réunions du Comité de direction ne sont pas publiques.

Le Comité de direction peut demander à certaines personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour, de participer, sans voix ni délibérative, ni consultative, à la totalité ou à une partie de la réunion et ceci à l'exclusion des délibérations concernant des dossiers individuels.

Art. 4.Le Président établit l'ordre du jour. Le membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, après réception de la convocation, le communique au Président avant la réunion.

Le membre du Comité de direction, qui ne peut participer à la réunion, peut communiquer par écrit ses remarques ou avis au Président, qui les porte à la connaissance des autres membres avant le début de la discussion sur les points visés.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'unanimité des membres présents.

Au cas où un ou plusieurs points figurant à l'ordre du jour ne peuvent pas être traités lors de la réunion du Comité de direction, ils sont inscrits à l'ordre du jour d'une prochaine réunion.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 5.Le Comité ne peut valablement délibérer que si la majorité des responsables des services opérationnels, en l'occurrence, le Président, les directeurs généraux et le directeur du service d'encadrement ICT, est présente. Si ce quorum n'est pas atteint, le Comité peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 6.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de parité des suffrages, la voix du Président est prépondérante.

Les décisions à portée individuelle sont prises au scrutin secret.

Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Comité.

Le Comité de direction peut désigner un ou plusieurs de ses membres pour assurer l'exécution de l'une de ses décisions.

Art. 7.Le Président désigne un secrétaire chargé de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Comité et de rédiger les procès-verbaux.

Art. 8.Le projet de procès-verbal est soumis à l'approbation des membres soit lors d'une réunion suivante, soit par procédure écrite.

En cas de remarque, l'approbation du procès-verbal est mise à l'ordre du jour de la plus prochaine séance.

Après approbation par les membres du Comité de direction, le procès-verbal est signé par le Président ou, en l'absence de ce dernier, par son remplaçant - en application de l'article 1er - ainsi que par le secrétaire, et est envoyé à tous les membres du Comité.

Sans préjudice de l'application de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration, et, dans le cadre des promotions dans le niveau 1, de l'article 26bis de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat, les procès-verbaux et leurs extraits sont confidentiels, sauf décision contraire du Comité de direction.

Le procès-verbal original est conservé par le secrétaire.

Les membres du Comité de direction ainsi que les instances de contrôle peuvent à tout moment consulter les archives auprès du secrétaire.

Art. 9.La convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents soumis aux délibérations du Comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 10.Le Président, les membres et toute personne associée aux activités du Comité de direction sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et les délibérations, ainsi que pour toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Art. 11.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Approuvé par le Comité de direction le 2 septembre 2009.

Le Président, Jan DEPREST