Règlement d'ordre intérieur du conseil de direction de l'Office national des vacances annuelles

Article 1er.Le conseil de direction de l'Office national des vacances annuelles comprend les titulaires de la fonction de management d'administrateur et d'administrateur général adjoint et les agents définitifs dotés de la classe A4 et de la classe A3 portant le titre de conseiller.

Art. 2.§ 1er. La présidence du conseil de direction est assurée par l'administrateur général ou, en son absence, par l'administrateur général adjoint. § 2. Lorsque le conseil de direction siège à titre d'instance d'appel pour une décision prise par la conférence d'évaluation, à laquelle l'administrateur général et l'administrateur général adjoint ont participé, l'administrateur général désigne parmi les membres du conseil de direction celui qui, dans ce cas, en assure la présidence.

Art. 3.Le conseil de direction est convoqué par le président ou sur demande écrite d'au moins quatre membres et en mentionnant l'objet du point à examiner. Il se réunit chaque fois qu'une séance s'avère nécessaire et au moins cinq fois par an.

Art. 4.Le président détermine l'ordre du jour. Il ouvre et clôture la séance, dirige les débats, veille au respect du règlement d'ordre intérieur et au bon déroulement de la réunion.

Art. 5.La convocation mentionne la date, l'heure et l'endroit de la réunion, ainsi que l'ordre du jour. S'il y a lieu, elle fait référence aux notes ou documents concernant les points à examiner. La convocation et les annexes éventuelles sont rédigées dans les deux langues nationales et sont envoyées aux membres au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion. Les membres du conseil de direction peuvent consulter au secrétariat du conseil les archives et les dossiers administratifs au sujet desquels ils doivent se prononcer.

Dans les cas considérés comme urgents, le délai de convocation peut être ramené à un jour ouvrable franc sous condition de motivation.

Des nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant unanimité des membres présents, hormis lorsqu'il s'agit d'une demande émanant du Comité de gestion. Le cas échéant, l'ordre du jour est complété au début de la réunion.

Les points sont examinés dans l'ordre figurant à l'ordre du jour, sauf lorsqu'au moins la moitié des membres présents marquent leur accord quant à sa modification.

Le membre de la direction empêché doit en informer immédiatement le président et préciser la raison de son empêchement. Le membre en question peut communiquer ses observations ou ses avis par écrit au président, au plus tard deux jours ouvrables avant la réunion, et le président les porte à son tour à la connaissance du Conseil au début de l'examen des dossiers concernés.

Art. 6.Le conseil de direction ne peut pas délibérer valablement si au moins la moitié des membres ne sont pas présents.

Si le quorum n'est pas atteint, le conseil peut délibérer valablement au sujet du même ordre du jour après une deuxième convocation, quel que soit le nombre de membres présents.

Les membres du conseil de direction personnellement concernés par un ou plusieurs points de l'ordre du jour sont tenus de quitter la séance lors de l'examen des points en question.

Art. 7.§ 1er. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; les abstentions ne sont pas comptabilisées. Les votes ont lieu à main levée. La voix du président est déterminante en cas de parité. § 2. Toute décision, prise par le conseil de direction vis-à-vis d'une personne, intervient au scrutin secret et à la majorité des voix. Les abstentions ne sont pas comptabilisées. En cas de parité de voix, il est procédé à un nouveau vote. Si la parité persiste, le conseil de direction adopte la proposition la plus favorable pour la personne concernée. § 3. Si le conseil de direction doit se prononcer sur le classement de candidats en vue d'une nomination par changement de grade ou d'une promotion par avancement de grade, il procède comme suit: a) après examen des titres, mérites et aptitudes, ainsi que du classement des candidats, les candidatures déclarées recevables sont retenues;b) les membres du conseil de direction votent pour le candidat qu'ils jugent le plus apte;c) il est procédé à un nombre de scrutins au moins équivalent au nombre d'emplois vacants;si plusieurs candidats postulent un même emploi, quatre candidats maximum sont présentés par scrutin secret ; les autres candidats sont classés selon les dispositions en vigueur pour le classement des fonctionnaires dont l'ancienneté est comparée; d) en cas de parité de voix, il est procédé à un nouveau scrutin pour départager les candidats classés ex aequo à l'issue d'un vote;e) si, à l'issue d'un deuxième tour de scrutin, les candidats restent classés ex aequo, la proposition est soumise à l'autorité disposant du pouvoir de nomination avec maintien de l'ex aequo en question. Le président procède au comptage des voix et il en communique immédiatement le résultat en séance. § 4. Les propositions sont notifiées aux agents qui remplissent les conditions requises pour occuper l'emploi en cause. L'agent qui s'estime lésé peut, dans les dix jours de la notification, introduire une réclamation devant l'autorité chargée des propositions. A l'expiration de ce délai, le conseil de direction examine les réclamations.

S'il estime par scrutin secret qu'une réclamation contient des éléments susceptibles d'être retenus, le conseil de direction réexamine en fonction de ces éléments la situation du réclamant, de même que celle des autres agents ayant vocation à l'emploi, selon la procédure prévue aux §§ 2 et 3 du présent article.

Art. 8.Lorsqu'il s'agit de délibérer sur des candidatures, la moitié dont question à l'alinéa 1er de l'article 6 se calcule sur l'ensemble des membres, déduction faite des membres candidats.

Lorsqu'il s'agit de délibérer en matière disciplinaire, le membre du conseil de direction qui à formulé la proposition de sanction, ne peut prendre part aux délibérations et au vote sur la proposition définitive de sanction; il quitte momentanément la séance. La moitié dont question à l'alinéa 1er de l'article 6 se calcule en ce cas sur l'ensemble des membres, déduction faite du membre qui a formulé a proposition

Art. 9.§ 1er. Le secrétariat du conseil de direction est assuré par deux agents, désignés par le conseil de direction. En cas d'absence de ces agents, le président désigne un membre du conseil de direction en tant que secrétaire. La même disposition s'applique lorsque les deux agents sont personnellement concernés par un ou plusieurs points figurant à l'ordre du jour. § 2. Le secrétariat exerce sa mission sous l'autorité et la direction du président. Il envoie les convocations relatives aux réunions, avec l'ordre du jour, qu'il rédige en concertation avec le président, les notes ou documents éventuels qui s'y rapportent, et qui sont établis par les services concernés. Il rédige également les procès-verbaux des réunions et communique les avis et décisions aux instances compétentes, sous la signature du président. Il est responsable des archives du Conseil. § 3. Les procès-verbaux sont signés par le président et les secrétaires et ils sont transmis à tous les membres. Ils sont approuvés si aucune observation écrite ne parvient au secrétariat dans les quatre jours ouvrables qui suivent son envoi. Lorsqu'une observation est formulée, les parties contestées des procès-verbaux sont examinées et soumises pour approbation lors de la séance suivante.

Art. 10.Les réunions ne sont pas publiques. Les discussions et les documents relatifs aux points figurant à l'ordre du jour sont confidentiels. Les membres sont tenus à la discrétion en ce qui concerne les documents et leur contenu, les discussions et les votes.

Dans des situations exceptionnelles, et uniquement pour l'examen de points spécifiques, le président peut, avec l'accord du conseil de direction, faire appel à toute personne qui, en raison de sa spécialisation ou de sa compétence technique, peut fournir des informations complémentaires au conseil de direction, afin de permettre aux membres de prendre des décisions ou de formuler des avis en connaissance de cause.

Toute personne associée aux activités du conseil de direction est liée par le secret en ce qui concerne les débats et délibérations, ainsi que toute information dont elle aurait eu connaissance dans l'exercice de sa mission.

Art. 11.Le conseil statue en séance sur les cas non prévus par le présent règlement.

Art. 12.Le règlement d'ordre intérieur du conseil de direction du 6 juillet 2004 est abrogé.

Art. 13.Le présent règlement d'ordre intérieur, approuvé par le conseil de direction en séance du 23 août 2005, entre en vigueur à partir de la même date que l'arrêté ministériel portant composition du conseil de direction de l'Office national des vacances annuelles, à savoir le 1er décembre 2004. Il sera publié au Moniteur belge.