Article 1er.Le Conseil de Direction de Sciensano (ci-après « Conseil ») est composé du Directeur général et des directeurs scientifiques temporaires et/ou définitifs. Outre les membres précités, les directeurs des directions d'encadrement participent également aux réunions du Conseil. Il en est de même pour le secrétariat de la direction qui assure la rédaction des procès-verbaux des réunions et pour le chef de service chargé de la stratégie des services du directeur général et du soutien à la stratégie et positionnement externe. Ces membres additionnels ont une fonction purement consultative et ne disposent dès lors d'aucun droit de vote. Le Directeur général de Sciensano préside le Conseil, en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement d'ordre intérieur, ouvre, dirige et clôt les débats. En cas d'absence ou d'empêchement temporaire du Président du Conseil (ci-après « Président »), celui-ci désigne le membre du Conseil qui le remplace. Si le remplaçant désigné est lui-même absent ou empêché, les fonctions du Président sont exercées par le directeur scientifique dont l'ancienneté de grade, ou, le cas échéant, l'ancienneté de service est la plus élevée. En cas d'absence ou d'empêchement d'une durée de plus de six mois, le Président est remplacé par la personne désignée pour le remplacer, conformément à l'alinéa précédent, ou, en cas d'absence ou d'empêchement de cette dernière, par le directeur scientifique dont l'ancienneté de grade, ou, le cas échéant, l'ancienneté de service est la plus élevée, et ce, jusqu'à la désignation d'un nouveau directeur général pour Sciensano.

Art. 2.Le Conseil assiste le Directeur général dans la gestion journalière de Sciensano, formule tout avis utile relatif au bon fonctionnement de Sciensano et assure la coordination de l'ensemble des services et des activités de Sciensano.

Art. 3.Le Conseil se réunit, sur convocation du Président, au moins une fois par mois, sauf durant les mois de juillet et août. Le Président peut, en outre, convoquer les membres du Conseil en vue d'une réunion supplémentaire, soit d'initiative personnelle, soit à la demande écrite ou électronique d'au moins deux membres. Les membres s'engagent à assister autant que possible à chaque réunion du Conseil. Le membre qu'un motif impérieux empêche d'assister à la réunion, en informe le Président avant la réunion. Il ne peut se faire remplacer que par une personne désignée officiellement et temporairement à la même fonction, en remplacement du directeur scientifique absent.

Art. 4.Le Président désigne un secrétaire, et éventuellement un secrétaire adjoint de l'autre rôle linguistique, chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Conseil et de rédiger les procès- verbaux.

Art. 5.Le secrétaire et l'éventuel secrétaire adjoint préparent l'ordre du jour de chaque réunion, sur base des points proposés par le Président, et le communiquent aux membres du Conseil par l'intermédiaire du serveur spécialement réservé au Conseil. Le secrétaire et l'éventuel secrétaire adjoint veillent à y joindre les documents utiles relatifs aux points repris à l'ordre du jour au moins deux jours ouvrables avant la réunion. En outre, le secrétaire envoie, par voie électronique, la convocation à chaque réunion du Conseil aux membres du Conseil et ce, au moins deux jours ouvrables avant la date de réunion. Un document ne peut être distribué en séance plénière qu'à l'unanimité des membres votants présents. Le Conseil peut, à la demande d'un de ses membres et avec accord du Président ou de deux de ses membres, se faire assister par des personnes avec voix consultative qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point repris à l'ordre du jour. La présence de ces personnes sans voix délibérative est limitée au traitement du point pour lequel elles sont entendues, et elles ne participent, en aucun cas, aux délibérations ou aux votes sur des dossiers individuels.

Art. 6.Le Président entérine l'ordre du jour. Chaque membre peut demander, par écrit, jusqu'à un jour ouvrable avant la réunion, d'ajouter un point à l'ordre du jour. Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'accord de l'unanimité des membres votant présents. Aucun point de l'ordre du jour qui aurait une incidence sur la gestion de l'infrastructure, du budget, du personnel, de l'informatique ou de la sécurité et qui concerne spécifiquement une certaine direction d'encadrement ou une direction scientifique dont le membre est empêché, ne peut être ni maintenu ni ajouté, excepté en cas d'absence prolongée dudit membre. A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 7.Le Conseil ne peut valablement délibérer que si au moins le président (ou son remplaçant) et la moitié des membres ayant droit de vote sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. Toutefois, il ne peut en aucun cas être délibéré sur des points donnant lieu à une prise de décision à portée individuelle en matière de personnel, si le directeur scientifique ou le directeur d'encadrement lié à ce membre du personnel est absent du Conseil, sauf si le directeur concerné est absent pour une durée prolongée.

Art. 8.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Le vote se fera à main levée, mais si au moins un membre votant en fait la demande, le vote sera secret. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante. Tous les membres sont tenus d'exécuter collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Conseil.

Art. 9.Le projet de procès-verbal est envoyé par voie électronique à tous les membres du Conseil au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. Si aucune remarque écrite n'est adressée au Président dans les cinq jours ouvrables qui suivent cet envoi, le procès-verbal est considéré comme approuvé. En cas de remarque d'un des membres, le procès-verbal est adapté après avis du Président. Les procès-verbaux qui sont repris comme étant confidentiels sont traités comme tel par les membres du Conseil. La version définitive est mise à disposition des membres sur le serveur du Conseil. Un exemplaire du texte définitif, signé par le Président et le secrétaire, est conservé par le secrétaire.

Art. 10.Un communiqué avec les décisions les plus importantes du Conseil est mis à disposition des membres du personnel de Sciensano, en français et en néerlandais dans les dix jours ouvrables suivant l'approbation du rapport par le Conseil.

Art. 11.La convocation, l'ordre du jour et les documents soumis aux délibérations du Conseil peuvent être rédigés en anglais, français ou néerlandais. Le procès-verbal est rédigé en français ou en néerlandais à l'exception des points qui concernent un membre du personnel en particulier, ceux-ci sont toujours rédigés dans le rôle linguistique du membre du personnel concerné.

Art. 12.Des documents envoyés par courrier électronique sont équivalents aux documents sur papier. Approuvé par le Conseil de direction en sa séance du 21/09/2020.

Artikel 1.De Directieraad van Sciensano (hierna "Raad" genoemd) is samengesteld uit de Algemeen directeur en de tijdelijke en/of definitieve wetenschappelijke directeurs. Naast de voornoemde leden wonen tevens de directeurs van de stafdirecties de vergaderingen van de Raad bij. Dit geldt ook voor het directiesecretariaat, dat instaat voor de notulen, en voor het diensthoofd belast met de strategie van de diensten van de algemeen directeur en met de ondersteuning van de strategie en externe positionering. Deze bijkomende leden hebben een louter raadgevende functie en hebben dus geen stemrecht. De Algemeen directeur van Sciensano zit de Raad voor en staat in voor de goede werking ervan; hij zorgt er ook voor dat het huishoudelijk reglement wordt nageleefd en hij opent, leidt en sluit de besprekingen. Wanneer de Voorzitter van de Raad (hierna "Voorzitter" genoemd) tijdelijk afwezig of verhinderd is, duidt hij het lid van de Raad aan dat hem vervangt. Wanneer de aangewezen plaatsvervanger zelf afwezig of verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door de wetenschappelijk directeur met de hoogste graadanciënniteit of, in voorkomend geval, met de hoogste dienstanciënniteit. Wanneer de Voorzitter langer dan zes maanden afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door de persoon die is aangewezen om hem, overeenkomstig de voorgaande alinea, te vervangen, of, wanneer laatstgenoemde afwezig of verhinderd is, door de wetenschappelijk directeur met de hoogste graadanciënniteit of, in voorkomend geval, met de hoogste dienstanciënniteit, en dit totdat een nieuwe algemeen directeur voor Sciensano is benoemd.

Art. 2.De Raad staat de Algemeen directeur bij in het dagelijks beheer van Sciensano, en formuleert elk nuttig advies met betrekking tot de goede werking van Sciensano en verzekert de coördinatie van al de diensten en activiteiten van Sciensano.

Art. 3.De Raad vergadert op uitnodiging van de Voorzitter ten minste éénmaal per maand, behalve in de maanden juli en augustus. Bovendien kan de Voorzitter op eigen initiatief of op schriftelijke of elektronische aanvraag van minstens twee leden de Raad voor een bijkomende vergadering samenroepen. De leden verbinden er zich toe voor zover het mogelijk is elke vergadering van de Raad bij te wonen. Het lid dat om dwingende redenen verhinderd is om de vergadering bij te wonen, brengt de Voorzitter hiervan op de hoogte vóór de vergadering. Het lid mag zich alleen laten vervangen door een persoon die officieel en tijdelijk voor dezelfde functie is aangewezen, ter vervanging van de afwezige wetenschappelijk directeur.

Art. 4.De Voorzitter duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast worden met de voorbereiding van de vergaderingen, het akte nemen van de beraadslagingen van de Raad en het opstellen van de notulen.

Art. 5.De secretaris en de eventuele adjunct-secretaris bereiden op basis van de punten aangebracht door de Voorzitter een dagorde voor en delen deze mee aan de leden van de Raad via de speciaal voor de Raad bestemde server. De secretaris en de eventuele adjunct-secretaris zorgen ervoor dat alle nuttige documenten met betrekking tot de agendapunten ten minste twee werkdagen vóór de vergadering worden bijgevoegd. Bovendien stuurt de secretaris de uitnodiging, ten minste twee werkdagen vóór de datum van elke vergadering, via elektronische weg naar de leden van de Raad. Enkel bij éénparigheid van de aanwezige stemgerechtigde leden kan een document tijdens de zitting worden uitgedeeld. De Raad kan, op vraag van één van zijn leden en mits akkoord van de Voorzitter of twee van zijn leden, zich laten bijstaan door personen met raadgevende stem die, omwille van hun bijzondere bevoegdheden, nuttige inlichtingen kunnen geven over een punt van de agenda. De aanwezigheid van deze personen zonder beslissende stem wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord en in geen geval nemen zij deel aan de beraadslagingen of stemming over individuele dossiers.

Art. 6.De Voorzitter bekrachtigt de agenda. Elk lid kan, tot één werkdag voor de vergadering, schriftelijk vragen om een punt aan de agenda toe te voegen. Tijdens de vergadering kunnen enkel bij éénparigheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd. Geen enkel punt van de dagorde dat invloed kan hebben op het beheer van de infrastructuur, de begroting, het personeel, de informatica of de veiligheid en dat specifiek betrekking heeft op een bepaalde stafdirectie of wetenschappelijke directie, waarvan het lid verhinderd is, mag behouden noch toegevoegd worden, behalve in geval van langdurige afwezigheid van dit lid. Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de Voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Art. 7.De Raad kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de Voorzitter (of zijn plaatsvervanger) en de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien dit quorum niet bereikt wordt, kan de Raad, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden. Nochtans kan in geen geval over punten beraadslaagd worden die aanleiding geven tot het nemen van individuele beslissingen inzake personeelszaken, als de wetenschappelijk directeur of de stafdirecteur verbonden aan dat personeelslid de Raad niet bijwoont, tenzij de betrokken directeur gedurende langere tijd afwezig is.

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. De stemming wordt uitgebracht via handopsteking, maar indien ten minste één stemgerechtigd lid erom verzoekt, is de stemming geheim. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen de Raad, collegiaal en loyaal uit te voeren.

Art. 9.Het ontwerp van de notulen wordt elektronisch aan alle leden van de Raad toegezonden ten laatste binnen vijf werkdagen na de vergadering. Indien geen enkele schriftelijke opmerking aan de Voorzitter wordt toegestuurd binnen vijf werkdagen die op deze toezending volgen, worden de notulen als aanvaard beschouwd. In geval van opmerkingen van een van de leden, wordt het verslag aangepast na advies van de Voorzitter. De notulen die als vertrouwelijk worden aangeduid, moeten dienovereenkomstig te worden behandeld door de leden van de Raad. De definitieve versie wordt ter beschikking gesteld van de leden op de server van de Raad. Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, wordt bewaard door de secretaris.

Art. 10.Een communiqué met de belangrijkste beslissingen van de Raad wordt in het Nederlands en in het Frans ter beschikking gesteld van de personeelsleden van Sciensano, binnen de tien werkdagen na de goedkeuring van het verslag door de Raad.

Art. 11.De uitnodiging, de agenda en de documenten die voor beraadslaging aan de Raad worden voorgelegd kunnen opgesteld worden in het Nederlands, het Frans of het Engels. De notulen worden in het Nederlands of het Frans opgemaakt met uitzondering van de punten die één bepaald personeelslid betreffen, deze worden steeds opgesteld in de taalrol van het betrokken personeelslid.

Art. 12.Documenten verzonden per elektronische post zijn evenwaardig aan verzendingen op papier. Goedgekeurd door de Directieraad tijdens zijn zitting van 21/09/2020 .