Article 1er.Le Conseil scientifique, appelé ci-après le Conseil, se réunit sur l'initiative de son Président ou sur requête motivée d'au moins trois membres. Le Président fixe le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion en concertation avec le Directeur général qui siège d'office comme vice-Président du Conseil.

Art. 2.Le secrétaire remplit sa mission sous la responsabilité du Président, il se charge de toute la correspondance du Conseil, il communique la date et l'heure de la réunion par courriel, il rédige les procès-verbaux et est responsable des archives. En l'absence du secrétaire, le Président désigne un membre du Conseil pour le remplacer pendant la réunion.

Art. 3.La lettre de convocation, ainsi que l'ordre du jour et les documents relatifs aux points à discuter, sont adressés par le secrétaire aux membres au moins 5 jours ouvrables avant la date de la réunion. Les documents et l'ordre du jour peuvent être transmis par courriel. Une réunion exceptionnelle peut être convoquée sur demande écrite d'au moins trois membres.

Art. 4.De nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour qu'en cas d'unanimité des voix des membres présents.

Art. 5.Le Conseil ne peut se réunir valablement que si deux tiers des membres ayant droit de vote sont présents. Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre à condition de fournir soit par lettre, soit par courriel, une procuration adressée au Président.

Art. 6.Si le quorum n'est pas atteint, le Conseil peut délibérer valablement sur le même ordre du jour après une seconde convocation, quel que soit le nombre de membres.

Art. 7.Le Président assure le bon fonctionnement du Conseil. Il ouvre, dirige et clôture les débats et assure le suivi des dossiers.

Art. 8.Les avis et décisions sont pris par au moins une majorité des deux tiers des votes exprimés. Les avis et décisions sont motivés. Les abstentions ne sont pas prises en considération pour le calcul des voix. La voix du Président est prédominante en cas de partage des voix. Les raisons pour lesquelles les membres votent contre ou s'abstiennent sont annexées à l'avis ou à la décision. Les votes ont lieu à main levée, à moins qu'un membre ne demande le vote secret. Les votes secrets sont toujours d'usage lorsqu'une personne est en cause.

Art. 9.Les membres qui sont personnellement ou directement concernés par l'examen d'un point spécifique quittent la réunion, le temps de discuter de ce point et ne participent pas aux discussions qui y ont trait.

Art. 10.Lorsque des dossiers urgents doivent être traités et qu'il est impossible de se réunir rapidement, il sera fait appel à la procédure écrite. Le Conseil sera toutefois convoqué si de l'avis écrit ne se dégage pas une majorité des deux tiers des votes exprimés.

Art. 11.Un avant-projet de procès-verbal sera envoyé via courriel aux membres endéans les dix jours suivant la réunion. Les membres pourront envoyer leurs observations au Président endéans les cinq jours ouvrables suivant l'envoi du courriel. Le projet de procès-verbal adapté est envoyé le plus rapidement possible aux membres et fera l'objet d'une procédure d'approbation écrite (par courriel) endéans le mois calendrier après la réunion. Une copie du texte définitif signé par le Président, le vice-Président et le secrétaire est envoyée à tous les membres du Conseil.

Art. 12.Les extraits du registre des procès-verbaux sont signés par le secrétaire et portent le sceau de l'Institution.

Art. 13.Toute correspondance relative au Conseil est adressée au Président.

Art. 14.Le règlement d'ordre intérieur est disponible auprès du Président et du secrétaire. Chaque membre du Conseil en reçoit une copie et est supposé en avoir pris connaissance.

Art. 15.Les membres ainsi que toute personne qui a été concernée par les travaux du Conseil, sont tenus d'observer une stricte réserve quant au contenu des documents, aux débats et aux délibérations.

Art. 16.L'ordre du jour et les procès-verbaux sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents sur lesquels le Conseil délibère sont dressés dans la langue de leur auteur ou en anglais.

Art. 17.Les cas non prévus par le présent règlement sont votés à la majorité des deux tiers, abstentions non prises en compte, des membres présents ou représentés.

Art. 18.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa parution au Moniteur belge.

Art. 19.Le texte de ce règlement d'ordre intérieur a été approuvé par

Artikel 1.De Wetenschappelijk Raad, hierna de Raad genoemd, vergadert op initiatief van de Voorzitter of op de gemotiveerde vraag van minstens drie leden. De Voorzitter bepaalt de plaats, de dag, het uur en de agenda van de vergadering in overleg met de Algemeen Directeur die ambtshalve Ondervoorzitter is van de Raad.

Art. 2.De secretaris vervult zijn opdracht onder de verantwoordelijkheid van de Voorzitter, hij verzekert al de correspondentie van de Raad, kondigt de datum en het uur van de bijeenkomst via mail aan, stelt de verslagen op en is verantwoordelijk voor het archief. Bij afwezigheid van de secretaris wijst de Voorzitter een lid aan om hem te vervangen tijdens de vergadering.

Art. 3.De oproepingsbrief wordt, samen met de agenda en de stukken betreffende de te bespreken punten, ten minste 5 kalenderdagen vóór de datum van vergadering door de secretaris aan de leden toegezonden. De stukken en de dagorde kunnen via e-mail verzonden worden. Een bijzondere vergadering kan samengeroepen worden op schriftelijke vraag van minstens drie leden.

Art. 4.Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd met eenparigheid van stemmen van de aanwezige leden.

Art. 5.De Raad kan slechts geldig vergaderen indien twee derde van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Een verhinderd lid kan mits het bezorgen van een procuratie gericht aan de Voorzitter, hetzij per brief, hetzij via e-mail, zich door een ander lid laten vertegenwoordigen

Art. 6.Indien het quorum niet wordt bereikt kan de Raad geldig vergaderen over dezelfde dagorde na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 7.De Voorzitter verzekert de goede werking van de Raad. Hij opent, leidt en sluit de besprekingen en verzekert de opvolging van de dossiers.

Art. 8.De adviezen en beslissingen worden genomen bij tenminste tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. De adviezen en beslissingen worden gemotiveerd. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter. De redenen waarom leden tegen stemmen of zich onthouden worden aan het advies of de beslissing toegevoegd. De stemmingen hebben plaats door handopsteking, tenzij ten minste één lid de geheime stemming vraagt. Geheime stemmingen zijn altijd van toepassing wanneer die betrekking hebben op personen.

Art. 9.De leden die persoonlijk of direct betrokken zijn bij de behandeling van een specifiek punt verlaten de vergadering tijdens de bespreking van dit punt en nemen geen deel aan de bespreking die hierop betrekking heeft.

Art. 10.Indien bij onmogelijkheid van snel vergaderen dringende dossiers moeten afgehandeld worden, zal een beroep gedaan worden op een schriftelijke procedure. Wanneer dit schriftelijk advies niet leidt tot een tweederde meerderheid zal de Raad toch samengeroepen moeten.

Art. 11.Een voorontwerp van notulen wordt binnen tien werkdagen na de vergadering via e-mail aan de leden gestuurd. De leden kunnen binnen vijf werkdagen na deze toezending hun opmerkingen aan de Voorzitter sturen. Het ontwerp van aangepaste notulen wordt zo vlug mogelijk aan de leden gestuurd en is het voorwerp van een schriftelijke goedkeuringsprocedure (per e-mail) binnen 1 kalendermaand na de vergadering. Een afschrift van de definitieve tekst, ondertekend door de Voorzitter, door de Ondervoorzitter en de secretaris, wordt aan alle leden van de Raad gestuurd.

Art. 12.De uittreksels uit het notulenregister worden door de secretaris ondertekend en dragen de stempel van de Instelling.

Art. 13.Alle briefwisseling in verband met de Raad wordt aan de Voorzitter gericht.

Art. 14.Het huishoudelijk reglement is beschikbaar bij de Voorzitter en bij de secretaris. Elk lid van de Raad wordt verondersteld hiervan kennis te hebben genomen en krijgt er een afschrift.

Art. 15.De leden en iedere persoon die betrokken werd met de werkzaamheden van de Raad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de inhoud van de stukken, de debatten en beraadslagingen.

Art. 16.De agenda en de verslagen van de Raad worden in het Frans en het Nederlands opgesteld. De documenten waarover de Raad beraadslaagt, zijn opgesteld in de taal van hun auteur of in het Engels.

Art. 17.De gevallen niet voorzien in dit reglement worden met een twee derde meerderheid, de onthoudingen niet meegerekend, van de aanwezige of vertegenwoordigde leden gestemd.

Art. 18.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 19.De tekst van dit huishoudelijk reglement werd door de