Article 1er.Le Président du comité de direction (dénommé ci-après « le Président ») assure le bon fonctionnement du comité de direction (dénommé ci-après « le comité ») du Service public fédéral de programmation Politique scientifique (dénommé ci-après « SPP Politique scientifique »), fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats. En cas d'absence ou d'empêchement du Président à une réunion, celui-ci désigne le membre du comité qui le remplacera.

Art. 2.Les missions et la composition du comité sont reprises dans le tableau annexé au présent règlement.

Art. 3.Le comité se réunit sur convocation du Président au moins une fois par mois, sauf durant le mois d'août et le mois coïncidant avec les vacances de Pâques. En cas de nécessité, le Président peut convoquer le comité en réunion extraordinaire soit d'initiative, soit à la demande d'un tiers au moins de ses membres.

Art. 4.§ 1er. Le Président désigne un secrétaire de chaque rôle linguistique parmi les agents du SPP Politique scientifique : ils sont chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du comité, de rédiger les procès-verbaux et sont responsables des archives du comité. Ils n'ont pas voix délibérative. § 2. Par dérogation au § 1er, le Président peut désigner un secrétaire et un secrétaire adjoint de rôles linguistiques différents. Dans ce cas, le secrétaire est chargé des tâches énumérées au § 1er et le secrétaire adjoint l'assiste dans l'exercice de sa mission.

Art. 5.Le Président envoie aux membres la convocation aux réunions, en y indiquant le jour, la date, le lieu et l'heure de la réunion. A l'exception des cas urgents, les invitations écrites sont transmises aux membres au moins sept jours avant la réunion. Le comité peut se réunir au siège du SPP Politique scientifique ou dans un des établissements scientifiques fédéraux relevant du Ministre de la Politique scientifique. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour et des documents disponibles concernant les points à discuter. Le comité peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour. Cette disposition s'applique notamment, en vertu de l'article 7 de l'arrêté royal du 8 avril 2003 portant désignation d'un Haut Représentant pour les questions de politique spatiale, au Haut Représentant pour les matières décrites à l'article 2 du même arrêté royal. Le Haut Représentant ne dispose pas de voix délibérative.

Art. 6.Le Président établit l'ordre du jour. Le membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, après réception de la convocation, le communique au Président avant la réunion. Pendant la réunion, un nouveau point ne peut être ajouté à l'ordre du jour que moyennant l'accord des membres présents. A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 7.Le comité ne peut valablement délibérer que si deux tiers de ses membres sont présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, le comité peut, après une seconde convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. Un membre empêché peut se faire représenter, moyennant remise d'une procuration écrite. Aucun représentant ne peut être porteur de plus d'une procuration. Par dérogation à l'alinéa précédent, aucune procuration ne peut être remise pour l'examen d'une question individuelle en matière de personnel (promotion, procédure disciplinaire,...). Les représentants qui ne sont pas membres du comité de direction du chef de leur fonction ne peuvent pas participer aux délibérations et procédures de vote concernant ces dossiers. Par ailleurs, les procurations n'entreront pas en ligne de compte pour le calcul du quorum requis.

Art. 8.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante. Les membres qui le souhaitent peuvent déposer une note de minorité. Les votes ont lieu à main levée, sauf si au moins un membre demande un scrutin secret. Les décisions à portée individuelle sont prises au scrutin secret à la majorité simple. En cas de partage des suffrages, la proposition est rejetée.

Art. 9.Lorsque le comité de direction est saisi d'une proposition provisoire de peine disciplinaire, les membres qui sont intervenus dans la procédure ne peuvent délibérer, ni prendre part au vote sur la proposition définitive de peine.

Art. 10.Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions du comité, à propos desquelles ils ont un devoir de réserve. Les membres et toute personne impliquée dans les activités du comité sont tenus par la discrétion en ce qui concerne les débats et discussions. Les décisions du comité ont valeur exécutive dès leur approbation. Il est convenu à la fin de chaque réunion des décisions qui seront communiquées au personnel. Le Président assure cette diffusion par la voie qu'il juge la plus utile.

Art. 11.Un avant-projet de procès-verbal est envoyé aux membres par voie électronique dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. Dans les cinq jours ouvrables qui suivent cet envoi, les membres peuvent adresser leurs remarques au Président. Le projet de procès-verbal adapté est envoyé aux membres le plus rapidement possible et fait l'objet d'une procédure d'approbation à l'occasion de la réunion suivante. Un exemplaire du texte définitif, signé par le Président et les secrétaires, est envoyé à tous les membres du comité.

Art. 12.La convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents soumis aux délibérations du comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 13.Le Président adresse au Ministre de la Politique scientifique une copie de chaque procès-verbal approuvé ainsi que des documents annexes. Il lui fournit éventuellement toute précision utile concernant la portée des décisions prises.

Art. 14.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge. Il est communiqué au Ministre de la Politique scientifique et aux membres du personnel du SPP Politique scientifique. Version adaptée et approuvée par le comité de direction en sa séance

Artikel 1.De voorzitter van het directiecomité (hierna te noemen « de voorzitter ») is belast met de goede werking van het directiecomité (hierna te noemen « het comité) van de Programmatorische federale overheidsdienst Wetenschapsbeleid (hierna te noemen « POD Wetenschapsbeleid »), doet het reglement naleven, opent, leidt en sluit de besprekingen. Ingeval de voorzitter niet op een vergadering aanwezig kan zijn of verhinderd is, wijst hij het lid van het comité aan dat hem vervangt.

Art. 2.De opdrachten en de samenstelling van het comité zijn opgenomen in de tabel die bij dit reglement is gevoegd.

Art. 3.Het comité vergadert op uitnodiging van de voorzitter ten minste eenmaal per maand, behalve in de maand augustus en in de maand waarin de paasvakantie valt. Zo nodig kan de voorzitter het comité in buitengewone vergadering bijeenroepen, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van minstens een derde van zijn leden.

Art. 4.§ 1. De voorzitter wijst een secretaris van elke taalrol aan onder de personeelsleden van de POD Wetenschapsbeleid : zij zijn belast met het voorbereiden van de vergaderingen, het optekenen van de beraadslagingen van het comité, het opstellen van de notulen en zijn verantwoordelijk voor het archief van het comité. Zij zijn niet stemgerechtigd. § 2. In afwijking van § 1, kan de voorzitter een secretaris en een adjunct-secretaris van een verschillende taalrol aanwijzen. In dat geval wordt de secretaris belast met de in § 1 opgesomde taken en staat de adjunct-secretaris hem bij in de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 5.De voorzitter bezorgt de leden de uitnodiging voor de vergaderingen waarop dag, datum, plaats en uur van de vergadering worden vermeld. Behalve in uitzonderlijke gevallen, worden de schriftelijke uitnodigingen minstens zeven dagen vóór de vergadering aan de leden gestuurd. Het comité kan bijeenkomen in de POD Wetenschapsbeleid of in een van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister van Wetenschapsbeleid. Bij de uitnodiging worden de agenda en de beschikbare documenten betreffende de te bespreken punten gevoegd. Het comité kan zich laten bijstaan door personen die, gelet op hun specifieke kundigheden, het op nuttige wijze kunnen inlichten over een agendapunt. Die bepaling is, krachtens artikel 7 van het koninklijk besluit van 8 april 2003 tot aanwijzing van een Hoge vertegenwoordiger voor de vraagstukken inzake ruimtevaartbeleid inzonderheid van toepassing op de Hoge vertegenwoordiger voor de materies omschreven in artikel 2 van hetzelfde koninklijk besluit. De Hoge vertegenwoordiger is niet stemgerechtigd.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda op. Het lid dat een punt wenst toe te voegen aan de agenda, na ontvangst van de uitnodiging, deelt dat vóór de vergadering mee aan de voorzitter. Tijdens de vergadering kan pas een nieuw punt aan de agenda worden toegevoegd met instemming van de aanwezige leden. Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de voorzitter beslissen het onderzoek van een of meerdere punten te verdagen.

Art. 7.Het comité kan slechts geldig beraadslagen als twee derde van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Als het quorum niet bereikt wordt, kan het comité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden. Een lid dat verhinderd is kan zich laten vertegenwoordigen tegen afgifte van een schriftelijke volmacht. Geen enkele vertegenwoordiger mag over meer dan één volmacht beschikken. In afwijking van het vorige lid, kan geen volmacht worden verleend voor de behandeling van individuele personeelsaangelegenheden (bevorderingen, tuchtprocedures,...). Vertegenwoordigers die niet uit hoofde van hun functie de hoedanigheid hebben van lid van het directiecomité kunnen niet deelnemen aan de beraadslagingen en stemprocedures inzake die dossiers. Volmachten worden bovendien niet meegeteld voor de berekening van het vereiste quorum.

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij gebreke daarvan, bij een tweederdemeerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter. De leden die dat wensen kunnen een minderheidsnota indienen. De stemmingen hebben plaats bij handopsteking, behalve indien minstens een lid een geheime stemming vraagt. De beslissingen over individuele personen worden bij geheime stemming bij gewone meerderheid genomen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel verworpen.

Art. 9.Wanneer aan het directiecomité een voorlopig voorgestelde tuchtstraf wordt voorgelegd, mogen de leden die in de procedure zijn tussenbeide gekomen niet beraadslagen, noch deelnemen aan de stemming over de definitief voorgestelde straf.

Art. 10.Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen van het comité, ten aanzien waarvan zij een discretieplicht hebben, collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen. De leden en iedereen die deelneemt aan de activiteiten van het comité zijn tot geheimhouding verplicht wat betreft de gedachtewisselingen en besprekingen. De beslissingen van het comité zijn uitvoerbaar zodra zij zijn goedgekeurd. Op het einde van elke vergadering wordt afgesproken welke beslissingen aan het personeel worden meegedeeld. De voorzitter zorgt daarvoor langs de weg die hem het best lijkt.

Art. 11.Een voorontwerp van notulen wordt binnen vijf werkdagen na de vergadering via e-mail aan de leden gestuurd. De leden kunnen binnen vijf werkdagen na die toezending hun opmerkingen aan de voorzitter sturen. Het ontwerp van aangepaste notulen wordt zo vlug mogelijk aan de leden gestuurd en is het voorwerp van een goedkeuringsprocedure tijdens de volgende vergadering. Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de voorzitter en de secretarissen, wordt aan alle leden van het comité gestuurd.

Art. 12.De uitnodiging, de agenda en de notulen worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De documenten waarover het comité beraadslaagt, zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 13.De voorzitter stuurt aan de Minister van Wetenschapsbeleid een kopie van de goedgekeurde notulen alsook van de bijbehorende documenten. Hij verstrekt hem zo nodig elke nuttige toelichting in verband met de draagwijdte van de genomen beslissingen.

Art. 14.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. Het wordt meegedeeld aan de Minister van Wetenschapsbeleid en aan de personeelsleden van de POD Wetenschapsbeleid. Aangepaste versie die door het directiecomité wordt goedgekeurd in