| Comité sectoriel du Registre national Règlement d'ordre intérieur CHAPITRE I er . - Dispositions générales Article 1 er . Le siège du Comité sectoriel du Registre national, ci-après « le Comité », est établi à Bruxelles. Art. 2. Le président veille au bon fonctionnement du Comité. Art. 3. Le président convoque le (...) | Sectoraal Comité van het Rijksregister Huishoudelijk reglement HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen Artikel 1. Het Sectoraal comité van het Rijksregister, hierna het Comité genoemd, heeft zijn zetel te Brussel. Art. 2. De voorzitter waa Art. 3. De voorzitter roept het Comité samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergader(...) |
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| COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Comité sectoriel du Registre national Règlement d'ordre intérieur CHAPITRE Ier. - Dispositions générales
Article 1er.Le siège du Comité sectoriel du Registre national, ci-après « le Comité », est établi à Bruxelles. Art. 2.Le président veille au bon fonctionnement du Comité. Art. 3.Le président convoque le Comité et fixe le lieu, la date et l'heure des séances. Il ouvre et clôt celles-ci. Il dirige les débats. En l'absence du président, ses attributions sont exercées par un des autres membres effectifs de la Commission de la protection de la vie privée - ci-après « la Commission », à savoir le plus ancien ou, à ancienneté égale, le plus âgé d'entre eux. Ce suppléant a les mêmes pouvoirs et les mêmes obligations que le président. Art. 4.Sauf dans les cas jugés urgents par le président, les convocations sont envoyées aux membres au moins huit jours avant la séance. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance et sont assorties des documents indispensables. Si un membre effectif est empêché, il préviendra en temps utile son suppléant ainsi que l'administrateur placé à la tête du secrétariat de la Commission, qui transmettra sans délai les documents nécessaires au suppléant. Art. 5.Le président convoque le Comité si trois membres au moins en font la demande par courrier adressé au président ou de vive voix, lors d'une séance du Comité. Le motif de la convocation doit être précisé dans la demande. Le Comité se réunit dans les 15 jours suivant l'introduction de la demande, à moins que les auteurs de celle-ci acceptent le report de la réunion à une date ultérieure. Art. 6.Le président fixe l'ordre du jour. Les points inscrits à l'ordre du jour se répartissent en deux catégories, « A » et « B ». Ceux relevant de la catégorie « B » seront approuvés en séance sans autre forme de débat, sauf si une demande de mise en discussion (avec copie à l'administrateur) est transmise au président par un membre, au plus tard à 10 heures l'avant-dernier jour ouvrable précédant le jour de la séance concernée auquel cas les autres membres seront avertis par courriel le jour même, par le président ou l'administrateur. Les autres points, à savoir ceux classés dès le départ dans la catégorie « A » et ceux repris dans celle-ci à la requête d'un membre, seront toujours soumis pour discussion au Comité. Toute question ne figurant pas à l'ordre du jour ne peut être examinée qu'avec l'accord d'au moins la moitié des membres présents. Le membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour doit en faire la demande au président. Celui-ci inscrira le point en question à l'ordre du jour de la prochaine séance. Art. 7.Pour que les délibérations du Comité soient valables, la présence d'au moins deux membres issus de la Commission dont toujours le président ou son suppléant et d'au moins deux membres externes est requise. Si les membres issus de la Commission et les membres externes ne sont pas présents en nombre égal au moment de la délibération, la parité sera rétablie par l'abstention d'un ou de plusieurs des membres du groupe le plus nombreux à commencer par le moins ancien d'entre eux ou, à ancienneté égale, le plus jeune. Art. 8.Les séances du Comité donnent lieu à l'établissement d'un rapport de synthèse, qui est signé par le président et l'administrateur. Ce dernier est responsable de la conservation des pièces et de la délivrance des copies conformes des actes et procès-verbaux des séances du Comité. Les projets de rapport sont communiqués aux membres du Comité. Ils sont approuvés par le Comité lors de la séance suivante. Art. 9.Sans préjudice des dispositions de l'article 19, le président peut désigner un ou plusieurs rapporteurs dans le cadre de l'élaboration de chaque avis ou recommandation et du traitement de chaque plainte ou requête adressée au Comité. Il peut agir de même pour toute question à propos de laquelle il juge utile de le faire. Art. 10.Le président ou le rapporteur peut demander toutes les informations qu'il juge utiles à la partie requérante, au plaignant, à toute autorité et à tout responsable de traitement ainsi qu'à des tiers. Il peut les inviter à participer à une audition, ensemble ou séparément. Le président ou le rapporteur peut décider de se rendre sur place. Il rend compte de ses actes au Comité. Art. 11.Le rapporteur rédige un projet de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la décision, il faudra être attentif au cadre factuel et légal, en particulier au respect des principes applicables dans le cadre d'un traitement de données à caractère personnel et à l'impact de celui-ci sur la vie privée des personnes concernées. Si nécessaire, ces éléments seront repris dans le projet de décision. Art. 12.Le Comité se réunit et délibère collégialement. Le Comité se réunit à huis clos, sauf s'il décide expressément de rendre la séance publique. La discussion d'un dossier de la catégorie « A » est systématiquement introduite par le rapporteur, chaque membre ayant ensuite la possibilité de poser des questions et d'exprimer son point de vue, en particulier quant au projet de décision. Le président recherche la position commune susceptible d'être adoptée. Si nécessaire, il est procédé par vote. Le président soumet les différentes questions ainsi que les éventuelles alternatives au Comité, de manière à ce que chaque question ou position puisse faire l'objet d'une décision distincte. Les questions posées et les résultats des votes sont expressément mentionnés dans le procès-verbal de la réunion. La décision complète obtenue à l'issue de ces votes successifs est elle-même soumise à un vote global. Il faut obligatoirement procéder à un vote chaque fois qu'un membre en fait explicitement la demande. Le vote se déroule à main levée. Le Comité décide à la majorité des voix. S'il y a partage, la voix du président ou, en l'absence de celui-ci, celle de son suppléant, est prépondérante. Art. 13.§ 1er. Si le bon fonctionnement du Comité le requiert ou si cela s'avère nécessaire en vue de respecter les délais légaux, le Comité peut décider, après discussion en séance, d'avoir recours à une procédure écrite pour poursuivre les délibérations relatives à un projet d'avis, de recommandation ou d'autorisation ainsi qu'à toute autre décision. Le président fait parvenir aux membres les projets adaptés conformément aux décisions prises en séance par le Comité. Il fixe le délai et les modalités de leur éventuelle réaction. Cette procédure a pour but de permettre aux membres de juger si le nouveau texte est conforme aux décisions prises en séance. En fonction des réactions reçues, le président procèdera à l'ultime adaptation du projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile. Si le projet peut être entièrement finalisé sans nouvel examen en séance, la date retenue sera celle de la dernière séance au cours de laquelle il a été examiné. § 2. Si le bon fonctionnement du Comité l'exige ou s'il y a urgence, le président peut décider qu'un projet de décision sera traité via une procédure écrite. Le président envoie le document en question aux membres et fixe le délai ainsi que les modalités de leur éventuelle réaction. Le délai précité ne peut pas être inférieur à 48 heures. En fonction des réactions reçues, le président procèdera à l'ultime adaptation du projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile. Selon le cas, la date attribuée à la décision approuvée par le Comité sera celle de la séance au cours de laquelle elle aura été discutée pour la dernière fois ou, en l'absence d'examen en séance, celle à |
COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Sectoraal Comité van het Rijksregister Huishoudelijk reglement HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1.Het Sectoraal comité van het Rijksregister, hierna het Comité genoemd, heeft zijn zetel te Brussel. Art. 2.De voorzitter waakt over de goede werking van het Comité. Art. 3.De voorzitter roept het Comité samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten. Bij afwezigheid van de voorzitter worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door een ander vast lid van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, hierna de Commissie, met de grootste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit van de commissieleden, door de oudste onder hen. Zijn vervanger heeft dan dezelfde bevoegdheden en verplichtingen. Art. 4.Behoudens spoedeisende gevallen, door de voorzitter te beoordelen, worden de oproepingen tenminste acht dagen voor de vergadering aan de leden verzonden. Zij bevatten de agenda van de vergadering, vergezeld van de nodige documenten. Het vast lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan tijdig zijn plaatsvervanger. Hij verwittigt eveneens de administrateur, hoofd van het secretariaat van de Commissie. De administrateur bezorgt onverwijld de nodige stukken aan de plaatsvervanger. Art. 5.De voorzitter roept het Comité bijeen wanneer tenminste drie leden erom verzoeken. Dit verzoek wordt gedaan, hetzij met een tot de voorzitter gericht schrijven, hetzij op een vergadering van het Comité. Het verzoek preciseert het voorwerp van de bijeen te roepen vergadering. De vergadering van het Comité wordt gehouden binnen de vijftien dagen na de indiening van het verzoek, tenzij de aanvragers instemmen met een latere datum. Art. 6.De voorzitter stelt de agenda vast. De agenda wordt opgedeeld in punten « A » en « B ». De aangelegenheden gerangschikt onder « B » worden ter zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, tenzij een lid de bespreking ervan heeft aangevraagd aan de voorzitter, met kopie aan de administrateur, ten laatste om 10 uur de 2e werkdag voorafgaand aan deze van de desbetreffende zitting. De voorzitter of de administrateur verwittigt de andere leden dezelfde dag per mail. De andere aangelegenheden, gerangschikt onder « A » en deze op verzoek van een lid aldus omgevormd, worden steeds ter bespreking voorgelegd. Een aangelegenheid die niet op de agenda is vermeld, kan alleen in behandeling worden genomen mits tenminste de helft van de aanwezige leden daarmee instemt. Het lid dat de inschrijving van een punt op de agenda wenst, dient hiervoor een aanvraag in bij de voorzitter. Deze zal het punt inschrijven op de agenda van de volgende vergadering. Art. 7.Het Comité beraadslaagt slechts dan op geldige wijze wanneer ten minste 2 leden van de Commissie onder wie steeds de voorzitter of diens plaatsvervanger, en 2 externe leden aanwezig zijn. Indien er op het ogenblik van de beraadslaging geen pariteit bestaat tussen de leden van de Commissie enerzijds en de externe leden anderzijds, wordt de pariteit hersteld door de onthouding van de leden in overtal, te beginnen bij het lid met de kleinste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de jongste onder hen. Art. 8.Over de vergaderingen van het Comité wordt een syntheseverslag opgesteld. Dit verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de administrateur. De administrateur is belast met de bewaring van de stukken en levert de voor eensluidende verklaarde afschriften af van de akten en verslagen van de vergaderingen van het Comité. De ontwerpen van verslag worden aan de leden van het Comité toegezonden. Zij worden op de eerstvolgende vergadering door het Comité goedgekeurd. Art. 9.Onverminderd het bepaalde in artikel 19 kan de voorzitter voor elk advies, elke aanbeveling, elke aan het Comité gerichte klacht of elk verzoek, of voor elke aangelegenheid die hij nuttig oordeelt, één of meerdere verslaggevers aanwijzen. Art. 10.De voorzitter of de verslaggever kan aan de verzoekende partij, aan de klager, aan elke overheid, aan elke verantwoordelijke van een verwerking, of aan een derde, alle inlichtingen vragen die hij nodig oordeelt. Hij kan ze, gezamenlijk of afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor. De voorzitter of verslaggever kan beslissen ter plaatse te gaan. De voorzitter of de verslaggever brengt bij het Comité verslag uit van zijn handelingen. Art. 11.De verslaggever stelt een ontwerp van beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de voorbereiding van de besluitvorming zal aandacht worden geschonken aan het feitelijk en wettelijk kader, de toetsing aan de principes voor een verwerking van persoonsgegevens in het bijzonder en het impact op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen. Zo nodig zullen deze elementen in het voorstel van beslissing worden opgenomen. Art. 12.Het Comité vergadert en beraadslaagt als college. Het Comité vergadert met gesloten deuren tenzij het uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen. Elke bespreking van een dossier « A » wordt ingeleid door de verslaggever waarna elk lid vragen kan stellen en zijn standpunt, inzonderheid over het voorstel tot beslissing, kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan ingenomen worden. Zo nodig wordt overgegaan tot stemming. De voorzitter legt de verschillende vragen en eventuele alternatieven voor aan het Comité zodat over elk vraagpunt of standpunt afzonderlijk kan beslist worden. Het proces-verbaal van de vergadering vermeldt uitdrukkelijk de gestelde vragen en het resultaat van de stemming. Over het geheel van de door de stemming bereikte beslissing wordt globaal gestemd. De stemming is verplicht wanneer een lid dit uitdrukkelijk vraagt. De stemming gebeurt bij handopsteking. Het Comité beslist bij meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of bij diens afwezigheid, van zijn plaatsvervanger doorslaggevend. Art. 13.§ 1. Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité of voor de naleving van de wettelijke termijnen, kan het Comité, na bespreking ter zitting, beslissen de behandeling van de beraadslaging over de ontwerpen van adviezen, aanbevelingen, machtigingen en andere beslissingen verder te zetten volgens een schriftelijke procedure. De voorzitter verstuurt de ontwerpen aangepast volgens de beslissingen van het Comité ter zitting, aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. Deze procedure strekt ertoe zich uit te spreken over de conformiteit van de aanpassing aan de ter zitting genomen beslissing. Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot bijkomende agendering op een volgende nuttige zitting. Indien het ontwerp onverkort kan worden afgewerkt zonder bijkomende zitting, krijgt het de dagtekening van de laatste zitting waarop het werd behandeld. § 2 Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité en/of in dringende gevallen kan de voorzitter beslissen een ontwerp van besluitvorming via een schriftelijke procedure te laten behandelen. De voorzitter verstuurt het desbetreffende document aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. Deze termijn kan niet korter zijn dan 48 uur. Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot een agendering op een volgende nuttige zitting. De goedgekeurde beslissing van het Comité krijgt al naargelang het geval de dagtekening van de zitting waarop ze het laatst werd besproken en, indien het niet ter zitting is behandeld, waarop de |
| laquelle la version définitive du document aura été signée par le président. | voorzitter het document in definitieve versie zal hebben ondertekend. |
Art. 14.Outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, le |
Art. 14.Het Comité kan zijn adviezen, aanbevelingen, machtigingen en |
| Comité peut également donner une autre forme de publicité à ses avis, | beslissingen, naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving |
| recommandations autorisations et décisions. | ervan, ook op een andere wijze openbaar maken. |
| La publicité supplémentaire visée au précédent alinéa fait l'objet | De bijkomende openbaarmaking bedoeld in het vorige lid vormt het |
| d'une décision distincte. | voorwerp van een afzonderlijke beslissing. |
| Elle prend la forme d'une publication sur le site Web de la | De bekendmaking op de website van de Commissie gebeurt binnen de |
| Commission, dans une des rubriques réservées au Comité. Le Comité peut | rubrieken voorzien voor het Comité. Behoudens voor de adviezen en |
| exceptionnellement décider, de manière motivée et à condition qu'il ne | machtigingen, kan het Comité uitzonderlijk beslissen op met redenen |
| s'agisse pas d'un avis ou d'une autorisation, de ne pas publier une de | omklede wijze een beslissing niet op de website te plaatsen. |
| ses décisions sur le site Web. | |
Art. 15.§ 1er. Sans préjudice des tâches spécifiques qui lui sont |
Art. 15.§ 1. Onverminderd de bijzondere taken die in dit reglement |
| confiées par le présent règlement, le président est responsable de | aan de voorzitter worden opgedragen, is hij belast met de algemene |
| l'exécution générale des décisions du Comité. | uitvoering van de beslissingen van het Comité. |
| §.2. Le président a la faculté, pour des motifs d'ordre | § 2. Om redenen van organisatorische aard en met het oog op de goede |
| organisationnel et en vue d'assurer le bon fonctionnement du service, | werking van de dienst kan de voorzitter bepaalde uitvoerende en |
| de confier certaines tâches exécutives et préparatoires à un agent | voorbereidende taken opdragen aan een bevoegde ambtenaar van het |
| désigné à cet effet au sein du secrétariat de la Commission - lequel | secretariaat van de Commissie, dat instaat voor de ondersteuning van |
| secrétariat joue le rôle d'organe d'appui du Comité. | het Comité. |
| CHAPITRE II. - Dispositions particulières | HOOFDSTUK II. - Bijzondere bepalingen |
| Section Ire. - Avis émis en application des articles 5, 8 et 16 de la | Afdeling I. - Adviezen in toepassing van de artikelen 5, 8 en 16 van |
| loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes | de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de |
| physiques, ci-après "la loi" | natuurlijke personen, hierna de wet. |
Art. 16.Le président - ou le rapporteur - s'assure aussi rapidement |
Art. 16.Voor de behandeling van de aanvragen om advies, gaat de |
| que possible que toutes les informations indispensables en vue du | voorzitter of de verslaggever zo snel mogelijk na of alle voor het |
| traitement des demandes d'avis ont été transmises au Comité. | advies noodzakelijke gegevens aan het Comité zijn medegedeeld. |
| Le cas échéant, le président - ou le rapporteur - adresse à l'autorité | In voorkomend geval richt de voorzitter of de verslaggever zich tot de |
| concernée une liste détaillée des informations dont la communication | betrokken overheid met de vraag tot mededeling van de door hem te |
| lui apparaît nécessaire. | preciseren gegevens. |
Art. 17.Le caractère favorable ou défavorable de l'avis doit être |
Art. 17.Het advies vermeldt of het gunstig of ongunstig is, |
| explicitement mentionné dans la conclusion, cette mention étant le cas | |
| échéant précédée par celle des conditions auxquelles est soumise | desgevallend onder de vermelding van de voorwaarden waarvan deze |
| ladite conclusion. | conclusie afhankelijk is. |
| Section II. - Recommandations visées à l'article 16 de la loi | Afdeling II. - Aanbevelingen als bedoeld in artikel 16 van de wet. |
Art. 18.Des règles identiques à celles prévues à l'article 16 du |
Art. 18.Voor de behandeling van de aanvragen om aanbevelingen wordt |
| présent règlement seront appliquées en vue du traitement des demandes | gehandeld op dezelfde wijze als bepaald in artikel 16. |
| de recommandation. | |
| Section III. - Autorisations visées aux articles 5, 8 et 16 de la loi | Afdeling III. - Machtigingen als bedoeld in de artikelen 5, 8 en 16 van de wet. |
Art. 19.Les dossiers relatifs à des demandes d'autorisation sont |
Art. 19.De dossiers betreffende de aanvragen voor machtiging worden |
| préparés par le président du Comité, avec l'assistance de l'agent | voorbereid door de voorzitter van het Comité, bijgestaan door de |
| désigné à cet effet au sein du secrétariat de la Commission. | bevoegde ambtenaar van het secretariaat van de Commissie. |
| Le président s'assure aussi rapidement que possible que toutes les | Voor de behandeling ervan gaat de voorzitter zo snel mogelijk na of |
| informations indispensables en vue de l'éventuel octroi d'une | alle voor de machtiging noodzakelijke gegevens aan het Comité zijn |
| autorisation ont été transmises au Comité. Le cas échéant, il adresse | medegedeeld. In voorkomend geval richt de voorzitter zich tot de |
| à l'auteur de la demande une liste détaillée des informations dont la communication lui apparaît nécessaire. La procédure se déroule ensuite conformément aux prescriptions de l'article 31bis de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la « LVP »), notamment en ce qui concerne les délais à respecter.Section IV. - Informations et éclaircissements Art. 20.Le président répond à toutes les demandes adressées au Comité afin d'obtenir des informations de ce dernier ou de recueillir son point de vue sur une question déterminée. La réponse est donnée sur la base des informations dont le secrétariat dispose lors du traitement de la demande, sans préjudice de la faculté qu'a le Comité de statuer collégialement sur celle-ci. Le demandeur en est informé dans la réponse. Toutefois, le président peut à tout moment interrompre le traitement à son niveau et saisir formellement le Comité du dossier - auquel cas il en avertit le demandeur. Si la réponse est donnée après délibération du Comité réuni en séance, ce fait est explicitement mentionné. Section V. Traitement des plaintes et des litiges visés à l'article 16 de la loi Art. 21.§ 1er. Les personnes justifiant d'un intérêt peuvent introduire une plainte auprès du Comité. Cette plainte doit être datée et signée par son auteur. Si elle est envoyée par courriel, elle doit être revêtue d'une signature électronique. Dans le cas contraire, elle ne pourra être traitée qu'après réception d'une confirmation écrite et signée sur support papier. La plainte contient un exposé des faits. Elle doit inclure les indications nécessaires pour pouvoir identifier le traitement sur lequel elle porte. § 2. Tout courrier adressé au Comité qui ne répondrait pas aux exigences formelles énoncées dans le précédent paragraphe sera assimilé à une simple demande d'informations. La personne concernée en sera avertie. Le président peut inviter celle-ci à préciser sa demande. § 3. Si le courrier répond aux exigences de forme énoncées plus haut mais que sa lecture ne permet pas de conclure avec certitude qu'il s'agit à proprement parler d'une plainte, on examinera s'il est possible de donner une réponse satisfaisante et efficace au problème posé sans devoir suivre la procédure prévue pour le traitement des plaintes. Le président peut inviter la personne concernée à préciser sa demande. Il lui est également loisible de demander des éclaircissements au responsable du traitement auquel le courrier se rapporte. Art. 22.En principe, l'identité du plaignant n'est pas divulguée. Elle l'est toutefois si l'examen de la plainte le requiert et si le plaignant y a consenti, explicitement ou tacitement. Si l'examen de la plainte ne peut être mené à bien qu'en divulguant l'identité du plaignant mais que ce dernier n'y consent pas, la plainte est classée sans suite. Art. 23.Lors du traitement d'une plainte, l'attitude du Comité ou de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de régler à l'amiable le différend entre le responsable du traitement et le plaignant. Art. 24.Lors de la réception d'une plainte, le président examine si l'affaire ne peut pas être résolue par son entremise, sans qu'il faille la faire figurer à l'ordre du jour d'une séance. Toutefois, il est libre d'interrompre à tout moment sa tentative de médiation personnelle et de saisir formellement le Comité du dossier - auquel cas il en informe les parties. Art. 25.Avant d'aborder l'examen au fond, le Comité ou le président, selon le cas, vérifie la recevabilité de toute plainte adressée au Comité. La décision sur la recevabilité est portée à la connaissance du plaignant. Art. 26.Le président peut demander au plaignant toutes les informations qu'il juge utiles. Il peut se mettre en rapport avec le responsable du traitement faisant l'objet de la plainte, porter celle-ci à sa connaissance et lui réclamer toutes les informations et explications dont il estime avoir besoin pour se forger un avis en vue d'une médiation. Il peut également demander des renseignements à des tiers. Le responsable du traitement a le droit de compléter sa réponse en y incluant toutes les informations et explications qu'il juge indispensables à la bonne compréhension de l'affaire. Le président peut communiquer cette réponse au plaignant, afin que ce dernier ait la possibilité d'y réagir. Le cas échéant, il peut y ajouter un commentaire aidant à parvenir à une solution. Art. 27.S'il s'avère impossible de parvenir à une solution à l'issue de la procédure menée sous la houlette du président, celui-ci établit un rapport sur l'affaire. S'il estime qu'il n'y a pas lieu de poursuivre la médiation, le président rédige à l'intention des parties un projet d'avis motivé sur le bien-fondé de la plainte. Il peut assortir son projet de recommandations motivées à l'intention du responsable du traitement. Le président soumet le rapport ainsi que le projet d'avis et les éventuelles recommandations au Comité. Celui-ci prend connaissance du dossier lors de la prochaine séance utile et se prononce le cas échéant sur les suites à lui donner. Le président communique la décision finale du Comité aux parties. Le président peut également décider de soumettre le dossier au Comité pour examen complémentaire. Il en avertit les parties. Art. 28.Le Comité peut désigner un ou plusieurs de ses membres pour faire office de rapporteur et poser des actes d'instruction dans le cadre de l'examen d'une plainte. Excepté dans les cas où une procédure de médiation a déjà été menée à l'échelon de la présidence, le Comité porte la plainte à la connaissance du responsable du traitement concerné, après l'avoir déclarée recevable, conformément à l'article 25 du présent règlement. Dans l'intérêt de l'enquête, le Comité peut reporter cette notification au moment qu'il juge opportun. Le Comité - ou le rapporteur - peut demander tous les renseignements qu'il juge utiles au plaignant, au responsable du traitement et à des tiers. Le Comité peut imposer un délai pour la fourniture d'une réponse écrite et ordonner des mesures d'instruction complémentaires à chaque phase de la procédure. Le responsable du traitement a le droit de compléter sa réponse en y incluant toutes les informations et explications qu'il juge indispensables à la bonne compréhension de l'affaire. Sa réponse est communiquée au plaignant, qui a le droit d'y répliquer par écrit, dans le délai fixé par le Comité ou le rapporteur. Si un examen sur place se révèle nécessaire, il est effectué conformément aux dispositions de l'article 36 du présent règlement. Art. 29.Le Comité peut inviter le plaignant et le responsable du traitement concerné à une audition. Si les deux parties sont invitées, elles seront auditionnées ensemble ou séparément, selon ce que décidera le Comité. Art. 30.Le Comité peut déléguer un ou plusieurs de ses membres pour aider les parties à conclure un arrangement à l'amiable. En cas de réussite de la tentative de conciliation, le(s) membre(s) délégué(s) à cet effet par le Comité rédige(nt) un procès-verbal dans lequel est exposée la solution retenue. Le Comité prend acte de l'accord obtenu lors de la prochaine séance utile et se prononce le cas échéant quant aux suites. Art. 31.En cas d'échec manifeste de la tentative de conciliation menée suite au dépôt d'une plainte déclarée recevable, le Comité émet un avis motivé sur le bien-fondé de ladite plainte. Il peut assortir son avis de recommandations motivées destinées au responsable du traitement. Art. 32.Si le Comité décide qu'en plus de la notification imposée par ou en vertu de la loi, une autre forme de publicité sera donnée à sa décision, son avis ou ses recommandations, il prend une décision distincte en ce qui concerne l'éventuelle publication de l'identité des parties. Section VI. - Contrôle et inspection Art. 33.Pour l'application de la loi, on entend par « contrôle » l'opération consistant à vérifier que la réglementation relative à la protection de la vie privée est respectée dans le cadre d'un traitement déterminé portant sur des données enregistrées dans le Registre national, les registres de la population ou les registres diplomatiques et consulaires ainsi que dans le cadre de l'utilisation des cartes d'identité et d'autres documents d'identité. Pour l'application de la loi, on entend par « inspection » l'organisation d'un contrôle général visant à s'assurer que dans leur ensemble, les traitements auxquels la loi est applicable sont effectués dans le respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée. Un contrôle portant spécifiquement sur un traitement déterminé peut avoir lieu à l'occasion d'une inspection. Art. 34.La décision de procéder à un contrôle peut être prise suite à la réception d'une simple demande émanant d'un particulier ou d'une plainte; elle peut également être prise spontanément, suite à la constatation de certains faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel. Une inspection peut avoir pour origine certaines constatations spécifiques faites à l'occasion d'un contrôle, relativement au traitement de données à caractère personnel, des constats généraux se rapportant au traitement de données à caractère personnel ou une préoccupation générale; elle peut aussi être effectuée dans le cadre d'actions proactives et préventives ciblées menées par le Comité. Le contrôle et l'inspection peuvent être organisés sur la base d'une initiative nationale ou internationale. La décision de procéder à des contrôles spontanés est prise par le président. L'organisation d'une inspection est quant à elle le fruit d'une décision prise par le Comité, sur proposition du président. Art. 35.§ 1er. A l'occasion d'un contrôle ou d'une inspection, le président peut faire remplir une feuille de renseignements par le responsable du traitement et lui demander toutes les explications complémentaires susceptibles de l'aider à appréhender la manière dont le traitement est effectué. Il peut également demander des informations à des tiers. Le responsable du traitement a le droit de fournir en sus toutes les précisions qu'il juge nécessaires. S'il faut procéder à un examen sur place, celui-ci est effectué conformément aux dispositions de l'article 36. § 2. Lors de l'exécution d'une mission de contrôle ou d'inspection, l'attitude du Comité ou de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de parvenir à un arrangement à l'amiable entre le responsable du traitement et les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées. Si le contrôle est effectué suite au dépôt d'une plainte, il faudra se conformer aux règles légales spécifiques et aux dispositions du présent règlement applicables en la matière. § 3. Sans préjudice des dispositions du précédent paragraphe, le Comité - ou le président agissant au nom de ce dernier - peut décider, suite à un contrôle, d'adresser des recommandations au responsable du traitement. Avant qu'une recommandation ne soit adressée à un responsable de traitement déterminé, ce dernier se voit offrir la possibilité de faire connaître son point de vue par écrit, dans le délai fixé par le président. Le comité ou le président, selon le cas, peut décider d'entendre le responsable du traitement. S'il s'avère impossible de parvenir à un règlement amiable, le président peut décider d'adresser des recommandations au responsable de traitement concerné ou de porter l'affaire devant le Comité. Quelle que soit la solution retenue, il peut à tout moment inscrire le dossier à l'ordre du jour d'une séance. Il en informe le responsable du traitement. § 4. Si certaines constatations faites à l'occasion d'une mission d'inspection, par le Comité, son président ou un de ses membres, au sujet d'un responsable de traitement, donnent lieu à un contrôle visant spécifiquement ce dernier, les dispositions du précédent paragraphe seront appliquées. Section VII. - Examens sur place Art. 36.Si le Comité constate qu'un examen sur place est nécessaire, il sollicite à cet effet le concours de la Commission, à laquelle il propose ses services en tant qu'expert. Le président rédige un rapport sur l'état d'avancement du dossier, rapport dans lequel il peut demander l'exécution de certaines vérifications. Une fois que la Commission lui a communiqué son compte rendu, le Comité poursuit l'examen du dossier conformément à la réglementation applicable et aux prescriptions du présent règlement, en s'appuyant sur les constatations faites à l'occasion de l'examen sur place. Section VIII. - Saisie de la Commission prévue à l'article 31bis de la LVP et à l'article 12 de l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée Art. 37.Si le président du Comité décide de suspendre l'examen d'un dossier pour le soumettre à la Commission ou de demander à cette dernière de réexaminer un dossier au sujet duquel le Comité a déjà rendu sa décision, il communique sans délai à la Commission tous les documents utiles et rédige un compte-rendu circonstancié des délibérations du Comité. Il se charge également d'informer le demandeur de ce transfert. Art. 38.Dans le cas d'une simple suspension de l'examen du dossier, le Comité reprend la procédure conformément aux prescriptions de la loi et du présent règlement dès que la Commission lui a communiqué son point de vue ou que le délai légal prévu à cet effet est arrivé à expiration. CHAPITRE III. - Dispositions finales Art. 39.Le présent règlement d'ordre intérieur est soumis pour approbation à la Commission. Une fois approuvé par celle-ci, il sera publié au Moniteur belge et sur le site Web de la Commission. Il sera communiqué à quiconque en fera la demande. Art. 40.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge. |
betrokken aanvrager met de vraag tot mededeling van de door hem te preciseren gegevens. Vervolgens geschiedt de procedure overeenkomstig de voorschriften en de termijnen bepaald in artikel 31bis van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP).Afdeling IV. - Informatie en inlichtingen. Art. 20.De voorzitter beantwoordt alle vragen om inlichtingen of om een standpunt, gericht aan het Comité. Het antwoord wordt gegeven op basis van de inlichtingen en de gegevens waarover het secretariaat voor de behandeling van het verzoek beschikt en dit onverminderd de bevoegdheid van het Comité om daarover als collegiaal orgaan een uitspraak te doen. De verzoeker wordt daarover in het antwoord in kennis gesteld. De voorzitter kan echter te allen tijde de behandeling op zijn niveau afbreken en het dossier formeel ter zitting brengen. Hij brengt daarover de verzoeker op de hoogte. Wanneer het antwoord wordt gegeven na een beraadslaging van het Comité ter zitting, wordt dit uitdrukkelijk vermeld. Afdeling V. Klachten en geschillenbehandeling als bedoeld in artikel 16 van de wet. Art. 21.§ 1.De personen die van een belang doen blijken, kunnen bij het Comité klacht indienen. De klacht dient door de klager ondertekend en gedateerd te worden. Wanneer de klacht bij elektronisch bericht wordt verstuurd dient zij een elektronische handtekening te bevatten. Is dit niet geval dan zal de klacht slechts kunnen worden behandeld na een schriftelijke en ondertekende bevestiging op papieren drager. De klacht bevat een uiteenzetting van de feiten. Zij moet de nodige aanwijzingen bevatten die toelaten de verwerking, voorwerp van de klacht, identificeren. § 2. Wanneer een persoon een schrijven richt tot het Comité dat niet aan de vormelijke vereisten van de kwalificatie voldoet als gesteld in de voorgaande paragraaf, wordt zijn schrijven enkel beschouwd als een verzoek om inlichtingen. De betrokkene wordt hierover op de hoogte gebracht. De voorzitter kan aan de betrokken persoon vragen zijn verzoek te preciseren. § 3. Wanneer het schrijven voldoet aan de vormelijke vereisten van de kwalificatie doch eruit niet duidelijk kan worden opgemaakt of het om een eigenlijke klacht gaat, wordt onderzocht in welke mate aan het gestelde probleem geen bevredigend en afdoend gevolg kan worden gegeven zonder dat een formele behandeling in overeenstemming met de klachtprocedure dient te worden aangevat. De voorzitter kan aan de betrokken persoon vragen zijn verzoek te preciseren. Hij kan eveneens inlichtingen vragen aan de verantwoordelijke van de verwerking waarop het schrijven betrekking heeft. Art. 22.De identiteit van de klager wordt in beginsel niet bekendgemaakt. De identiteit wordt echter bekendgemaakt indien de bekendmaking vereist is voor het onderzoek van de klacht en indien de klager daarmee uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft ingestemd. Indien de bekendmaking van de identiteit van de klager vereist is voor het onderzoek van de klacht, doch de klager met de bekendmaking niet instemt, wordt de klacht zonder gevolg gerangschikt. Art. 23.Bij de behandeling van een klacht stellen het Comité of zijn voorzitter zich te allen tijde op vanuit een zorg om een minnelijke regeling tot stand te brengen tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de klager. Art. 24.De voorzitter kan bij gelegenheid van een klacht, nagaan in welke mate de zaak niet door zijn bemiddeling tot een oplossing kan komen zonder dat ze ter zitting dient te worden gebracht. De voorzitter kan echter te allen tijde de bemiddeling op zijn niveau afbreken en het dossier formeel ter zitting brengen. Hij brengt daarover de partijen op de hoogte. Art. 25.Alvorens de behandeling ten gronde aan te vangen onderzoekt, al naargelang het geval, het Comité of de voorzitter de ontvankelijkheid van de aan het Comité gerichte klachten. De beslissing over ontvankelijkheid wordt aan de klager ter kennis gebracht. Art. 26.De voorzitter kan aan de klager alle inlichtingen vragen die hij nuttig oordeelt. Hij kan zich in verbinding stellen met de verantwoordelijke voor de verwerking waarop de klacht betrekking heeft, hem op de hoogte brengen van de klacht en hem alle inlichtingen en uitleg vragen die hij nodig acht om zijn standpunt met het oog op bemiddeling te kunnen bepalen. Hij kan ook aan derden inlichtingen vragen. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft het recht zijn antwoord te verduidelijken met alle bijkomende informatie en toelichting die hij nodig acht. De voorzitter kan dit antwoord mededelen aan de klager om hem de mogelijkheid te bieden te reageren. Hij kan daarbij eventueel toelichting verstrekken om te komen tot een oplossing. Art. 27.Wanneer na verloop van de procedure op het niveau van de voorzitter geen oplossing mogelijk is gebleken, maakt de voorzitter een verslag op over de zaak. Indien de voorzitter meent dat er geen reden is tot voortzetting van de bemiddeling stelt hij ter attentie van de partijen een met redenen omkleed voorstel van advies op over de gegrondheid van de klacht. Hij kan zijn voorstel doen vergezeld gaan van met redenen omklede aanbevelingen aan de verantwoordelijke voor de verwerking. De voorzitter legt het verslag met het voorstel van advies en de eventuele aanbevelingen voor aan het Comité. Het Comité neemt, in voorkomend geval op de eerstvolgende nuttige zitting, kennis van de zaak en beslist desgevallend over het vervolg. De voorzitter brengt de eindbeslissing van het Comité ter kennis van de partijen. De voorzitter kan ook beslissen het dossier voor verdere behandeling aan het Comité voor te leggen. Hij brengt daarover de partijen op de hoogte. Art. 28.Voor het onderzoek van een klacht kan het Comité een of meerdere leden aanstellen tot verslaggever en het stellen van onderzoeksdaden. Behalve in geval dat de klacht al het voorwerp heeft uitgemaakt van een bemiddelingsprocedure op het niveau van de voorzitter, brengt het Comité, nadat het in overeenstemming met artikel 25 de klacht ontvankelijk heeft verklaard, de verantwoordelijke voor de verwerking waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. Het kan, in het belang van het onderzoek, deze kennisgeving verdagen tot het ogenblik dat ze geschikt acht. Het Comité of de verslaggever kan alle nuttige inlichtingen vragen aan de klager, de verantwoordelijke voor de verwerking en aan derden. Het kan een termijn opleggen voor het verstrekken van een schriftelijk antwoord. Het kan in elke stand van de procedure aanvullende onderzoeksmaatregelen bevelen. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft het recht zijn antwoord te verduidelijken met alle bijkomende informatie en toelichting die hij nodig acht. Het antwoord wordt aan de klager medegedeeld. Deze heeft het recht om, binnen een door het Comité of de verslaggever bepaalde termijn, schriftelijk een wederantwoord in te dienen. Wanneer een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is, wordt gehandeld in overeenstemming met de bepalingen van artikel 36. Art. 29.Het Comité kan beslissen de klager en de betrokken verantwoordelijke voor de verwerking uit te nodigen voor een verhoor. Zo beiden uitgenodigd worden, gebeurt het verhoor afzonderlijk of gezamenlijk volgens de beslissing van het Comité. Art. 30.Het Comité kan met het oog op het bereiken van een minnelijke schikking tussen de partijen een of meerdere leden afvaardigen om deze te bewerkstelligen. Zo een minnelijke schikking wordt bereikt, stellen de afgevaardigde leden een proces-verbaal op, waarin de bereikte oplossing wordt uiteengezet. Het Comité neemt, in voorkomend geval op de eerstvolgende nuttige zitting, akte van het bereikte akkoord en beslist desgevallend over het vervolg. Art. 31.Zo met betrekking tot een ontvankelijk verklaarde klacht geen minnelijke schikking wordt bereikt, geeft het Comité een met redenen omkleed advies over de gegrondheid van de klacht. Het kan zijn advies doen vergezeld gaan van met redenen omklede aanbevelingen aan de verantwoordelijke voor de verwerking. Art. 32.Indien het Comité beslist dat zijn beslissing, advies of aanbevelingen, naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving ervan, ook op een andere wijze openbaar gemaakt wordt, beslist het afzonderlijk over het al dan niet openbaar maken van de identiteit van de partijen. Afdeling VI. - Controle en inspectie. Art. 33.Voor de toepassing van de wet wordt verstaan onder controle, het nagaan van de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in hoofde een bepaalde verwerking van gegevens van het rijksregister, de bevolkingsregisters, de diplomatieke en de consulaire registers en het gebruik van de identiteitskaarten en andere identiteitsdocumenten. Voor de toepassing van de wet wordt verstaan onder inspectie, het organiseren van een algemene verificatie over de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen die onder het toepassingsgebied van de wet vallen. Bij gelegenheid van een inspectie kan een specifieke controle ten overstaan van een welbepaalde verwerking plaatsvinden. Art. 34.Tot controle kan worden overgegaan naar aanleiding van een eenvoudig verzoek van een persoon, van een klacht, dan wel spontaan naar aanleiding van een bepaalde vaststelling met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Tot inspectie kan worden overgegaan naar aanleiding van bepaalde specifieke vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens bij gelegenheid van een controle, vanuit bepaalde algemene vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, vanuit een algemene bezorgdheid, dan wel op basis van gerichte proactieve en preventieacties door het Comité. Controle en inspectie kunnen worden georganiseerd op basis van een nationaal dan wel een internationaal initiatief. De beslissing tot het verrichten van spontane controleacties worden genomen door de voorzitter. Het organiseren van een inspectie wordt op voorstel van de voorzitter beslist door het Comité. Art. 35.§ 1. De voorzitter kan bij gelegenheid van een controle of van een inspectie de verantwoordelijke voor de verwerking een inlichtingenblad laten invullen en alle bijkomende vragen om uitleg stellen die nuttig kunnen zijn om zich een beeld te vormen over de wijze van verwerking. Hij kan ook aan derden inlichtingen vragen. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft het recht alle bijkomende informatie en toelichting te verstrekken die hij nodig acht. Wanneer een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is, wordt gehandeld in overeenstemming met de bepalingen van artikel 36. § 2. Bij de uitoefening van een opdracht van controle of inspectie stellen het Comité of zijn voorzitter zich te allen tijde op vanuit een bekommernis om een minnelijke regeling tot stand te brengen tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de betrokken personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer de controle het gevolg is van een klacht wordt verder gehandeld in overeenstemming met de bijzondere wettelijke regelgeving en dit reglement, dienaangaande. § 3. Onverminderd het bepaalde in de vorige paragraaf kan het Comité of de voorzitter namens het Comité, naar aanleiding van een controle, aan de verantwoordelijke voor de verwerking aanbevelingen richten. Alvorens een aanbeveling te richten tot een bepaalde verantwoordelijke voor de verwerking, wordt aan deze de gelegenheid geboden om binnen de termijn bepaald door de voorzitter, schriftelijk zijn standpunt te doen kennen. Al naar gelang het geval kan het Comité of de voorzitter beslissen de verantwoordelijke te horen. Wanneer geen minnelijke regeling tot stand kan worden gebracht, kan de voorzitter beslissen aanbevelingen te richten tot de betrokken verantwoordelijke voor de verwerking, dan wel de zaak voor het Comité te brengen. In elk geval kan de voorzitter echter te allen tijde het dossier ter zitting brengen. Hij brengt de verantwoordelijke voor de verwerking daarvan op de hoogte. § 4. Wanneer naar aanleiding van een inspectieopdracht het Comité, de voorzitter of een lid van het Comité in hoofde van een verantwoordelijke voor de verwerking bepaalde vaststellingen doen die aanleiding geven tot een specifieke controle, wordt verder gehandeld in overeenstemming met het bepaalde in de vorige paragraaf. Afdeling VII. - Onderzoeken ter plaatse. Art. 36.Wanneer het Comité tot de bevinding komt dat een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is doet het een beroep op de medewerking van Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden. De voorzitter maakt een verslag op van de stand van het dossier, waarbij hij kan vragen om bepaalde onderzoeksdaden te stellen. Na verslaggeving door de Commissie, wordt de behandeling ervan verder gezet op basis van de bevindingen van de Commissie en in overeenstemming met de regelgeving en van dit reglement. Afdeling VIII. - Het vatten van de Commissie als bedoeld in artikel 31bis van de WVP en in artikel 12 van het Koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale Comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Art. 37.Wanneer een dossier dat in behandeling is bij het Comité door de voorzitter wordt voorgelegd aan de Commissie of wanneer de voorzitter de beslissing van het Comité alsnog aan deze wenst voor te leggen, bezorgt hij onverwijld alle nuttige stukken aan de Commissie. Hij stelt een omstandig verslag op over de beraadslaging binnen het Comité. De voorzitter brengt de indiener van het dossier eveneens op de hoogte van deze overdracht. Art. 38.Wanneer de behandeling van het dossier is opgeschort en het Comité het standpunt van de Commissie ontvangt of bij ontbreken ervan binnen de door de wet voorgeschreven termijn, herneemt het Comité de procedure in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en deze van dit reglement. HOOFDSTUK III. - Slotbepalingen Art. 39.Dit huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Commissie. Na goedkeuring door de Commissie wordt het bekend gemaakt in het Belgisch Staatsblad en op de website van het Commissie. Het wordt medegedeeld aan eenieder die erom verzoekt. Art. 40.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekend gemaakt. |
| Bruxelles, le 20 juin 2007. | Brussel, 20 juni 2007. |