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Circulaire relative à la tutelle administrative sur les actes des ASBL communales dans le cadre de l'ordonnance du 5 juillet 2018 relative aux modes spécifiques de gestion communale et à la coopération intercommunale Mesdames et Messieurs, L' Il convient toutefois de faire une distinction entre les ASBL constituées avant et après l'entrée e(...) Omzendbrief met betrekking tot het administratief toezicht op de akten van de gemeentelijke vzw's in het kader van de ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten Mevrouw, De ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwe(...)
SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES Circulaire relative à la tutelle administrative sur les actes des ASBL communales dans le cadre de l'ordonnance du 5 juillet 2018 relative aux modes spécifiques de gestion communale et à la coopération intercommunale Mesdames et Messieurs, L'ordonnance du 5 juillet 2018 relative aux modes spécifiques de GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL Omzendbrief met betrekking tot het administratief toezicht op de akten van de gemeentelijke vzw's in het kader van de ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten Mevrouw, Mijnheer, De ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke
gestion communale et à la coopération intercommunale (MB 12 juillet bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten (B.S. 12 juli 2018)
2018) a défini le cadre juridique des d' ASBL (pluri)communales, et heeft een wettelijk kader gedefinieerd voor de (meer)gemeentelijke
fixé les règles de tutelle administrative y applicables selon le vzw's, alsook de regels betreffende het administratief toezicht erop
modèle en vigueur en la matière pour les communes. naar het voorbeeld van wat ter zake is vastgesteld voor de gemeenten.
Il convient toutefois de faire une distinction entre les ASBL Hierbij dient er echter een onderscheid gemaakt te worden tussen de
constituées avant et après l'entrée en vigueur de l'ordonnance vzw's die vóór en de vzw's die na de inwerkingtreding van voormelde
précitée, c'est-à-dire le 1er septembre 2018 : ordonnantie, zijnde 1 september 2018, zijn opgericht:
? Pour les ASBL créées avant l'entrée en vigueur, à savoir le 1er ? Voor de vzw's die vóór 1 september 2018 zijn opgericht, bepaalt
septembre 2018, l'article 100 de l'ordonnance prévoit ce qui suit : artikel 100 van de ordonnantie het volgende:
" § 1er. Les régies communales autonomes, les intercommunales " § 1. Autonome gemeentebedrijven en intercommunales die zijn
constituées avant la date d'entrée en vigueur de la présente opgericht vóór de datum van inwerkingtreding van deze ordonnantie
ordonnance doivent mettre leurs statuts en conformité avec la présente dienen hun statuten in overeenstemming te brengen met deze ordonnantie
ordonnance et se conformer aux autres obligations établies par la en zich te houden aan de overige verplichtingen die deze ordonnantie
présente ordonnance, dans un délai maximal de 27 mois à dater de oplegt, en dit binnen een maximale termijn van 27 maanden te rekenen
l'entrée en vigueur de la présente ordonnance. vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie.
§ 2. Les ASBL communales et pluricommunales constituées avant la date § 2. De gemeentelijke en meergemeentelijke vzw's die zijn opgericht
d'entrée en vigueur de la présente ordonnance doivent mettre leurs vóór de datum van inwerkingtreding van deze ordonnantie dienen hun
statuts en conformité avec la présente ordonnance et se conformer, statuten in overeenstemming te brengen met deze ordonnantie en zich,
sauf pour les obligations reprises à l'article 44 de cette ordonnance, behoudens de verplichtingen opgenomen in artikel 44 van deze
aux autres obligations établies par la présente ordonnance, dans un ordonnantie, te houden aan de overige verplichtingen die deze
délai maximal de 27 mois à dater de l'entrée en vigueur de la présente ordonnantie oplegt, binnen een maximale termijn van 27 maanden te
ordonnance. rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie.
§ 3. Les ASBL communales et pluricommunales constituées avant la date § 3. De gemeentelijke en meergemeentelijke vzw's die zijn opgericht
d'entrée en vigueur de la présente ordonnance doivent se conformer aux vóór de datum van inwerkingtreding van deze ordonnantie dienen zich te
obligations reprises à l'article 44, § 1er, alinéa 1er, de la présente houden aan de verplichtingen, opgenomen in artikel 44, § 1, eerste
ordonnance à partir du 49e mois à compter de l'entrée en vigueur de la lid, van deze ordonnantie, vanaf de 49e maand te rekenen vanaf de
présente ordonnance. inwerkingtreding van deze ordonnantie.
Les actes mentionnés à l'article 44, § 1er, sont soumis aux De in artikel 44, § 1, opgenomen akten zijn onderworpen aan de
obligations reprises à l'article 45 de cette ordonnance pendant la verplichtingen, opgenomen in artikel 45 van deze ordonnantie gedurende
période située entre la date où l'ASBL met ses statuts en conformité de periode tussen de datum waarop de vzw haar statuten in
avec cette ordonnance et se conforme aux autres obligations comme overeenstemming brengt met deze ordonnantie en zich houdt aan de
prévu au § 2 et le 49e mois à partir de l'entrée en vigueur de cette ordonnance." Concrètement, cela signifie que jusqu'au 1er septembre 2022, ces ASBL communales (ou pluricommunales) doivent envoyer à l'autorité de tutelle l'ensemble des décisions prises par leurs organes de gestion sous la forme d'une liste reprenant une description succincte de chaque décision. ? En revanche, les ASBL constituées après l'entrée en vigueur de l'ordonnance sont tenues de respecter toutes les obligations prévues par l'ordonnance. La présente circulaire s'adresse aux ASBL créées avant le 1er andere verplichtingen zoals bepaald in § 2 en de 49e maand te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie." Concreet wil dit dus zeggen dat deze (meer)gemeentelijke vzw's tot 1 september 2022 alle beslissingen van hun beslissingsorganen aan de toezichthoudende overheid moeten overmaken in de vorm van een lijst met een beknopte omschrijving van elke beslissing. ? De vzw's die zijn opgericht na de inwerkintreding van de ordonnantie dienen daarentegen te voldoen aan alle verplichtingen die in de ordonnantie is opgenomen. Deze omzendbrief is gericht tot de vzw's die vóór 1 september 2018
septembre 2018. Une circulaire distincte sera rédigée pour les ASBL zijn opgericht. Voor de vzw's die na deze datum worden opgericht, zal
créées après cette date. een aparte omzendbrief worden opgesteld.
1. ACTES A TRANSMETTRE 1. TOE TE ZENDEN AKTEN
1.1. Généralités 1.1. Algemeen
L'ordonnance du 5 juillet 2018 relative aux modes spécifiques de De ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke
gestion communale et à la coopération intercommunale prévoit un bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten voorziet in een
système en cascade pour l'envoi des actes : getrapt systeem voor de toezending van de akten:
1 un certain nombre d'actes doivent obligatoirement être envoyés in 1 een aantal akten moeten verplicht in extenso toegezonden worden
extenso (art. 44 de l'ordonnance). (art.44 ordonnantie).
Il s'agit des actes suivants: Het gaat om volgende akten:
1° les actes portant retrait ou justification d'un acte suspendu ; 1° de akten houdende intrekking of verantwoording van een geschorste akte;
2° les actes de l'assemblée générale ; 2° de akten van de algemene vergadering;
3° le contrat de gestion et ses modifications ; 3° de beheersovereenkomst en de wijzigingen daarvan;
4° les comptes annuels ; 4° de jaarrekeningen;
5° les statuts et les modifications aux statuts ; 5° de statuten en de wijzigingen van de statuten;
6° le choix de la procédure de passation et la fixation des conditions 6° de keuze van de procedure voor de gunning en de vaststelling van de
voorwaarden voor overheidsopdrachten voor werken, leveringen en
des marchés publics de travaux, de fournitures et de services pour les diensten met betrekking tot opdrachten met een bedrag dat exclusief
marchés dont le montant hors taxe sur la valeur ajoutée est égal ou belasting op de toegevoegde waarde gelijk is aan of hoger is dan
supérieur à 175.000 euros, ainsi que la sélection des 175.000 euro, alsook de selectie van inschrijvers, kandidaten of
soumissionnaires, candidats ou participants et l'attribution de ces deelnemers aan deze opdrachten en de toewijzing hiervan;
marchés ; 7° la fixation des conditions des concessions de travaux et de 7° de vaststelling van de voorwaarden voor concessies voor werken en
services, ainsi que la sélection des soumissionnaires ou candidats à diensten, alsook de selectie van inschrijvers of kandidaten voor deze
ces concessions et l'attribution de celles-ci ; concessies en de toewijzing hiervan;
8° les conventions ; 8° de overeenkomsten;
9° la conclusion d'emprunts ; 9° de afsluiting van leningen;
10° l'acquisition ou l'aliénation d'un droit de propriété ou de droits 10° de verwerving of vervreemding van een eigendomsrecht of van
réels relatifs à des biens immeubles. zakelijke rechten op onroerende goederen.
2 tous les actes qui ne doivent pas obligatoirement être transmis, 2 alle akten die niet verplicht moeten toegezonden worden, moeten
doivent être transmis sous la forme d'une liste avec une description onder de vorm van een lijst met een beknopte omschrijving ter kennis
succincte (art. 45 de l'ordonnance) ; gebracht worden (art. 45 ordonnantie).
3° indépendamment des transmissions légales obligatoires, l'autorité 3° onafhankelijk van voormelde wettelijk verplichte toezendingen, is
de tutelle peut à tout moment, demander tout acte d'une ASBL de toezichthoudende overheid bevoegd om op elk ogenblik, elke akte van
communale, ainsi que toute information qu'elle juge utile. een gemeentelijke vzw op te vragen, alsook elke inlichting die zij
Comme indiqué ci-dessus, pour les ASBL (pluri)communales constituées nuttig acht. Zoals hiervoor werd vermeld wordt voor de (meer)gemeentelijke vzw's
avant l'entrée en vigueur de l'ordonnance, l'obligation de transmette die werden opgericht vóór de inwerkingtreding van de ordonnantie de
in extenso les actes visés au point 1° à l'autorité de tutelle est verplichting om de in punt 1° vermelde akten in extenso aan de
reportée au 1er septembre 2022. Ces actes doivent cependant être toezichthoudende overheid te bezorgen uitgesteld tot 1 september 2022.
repris jusqu'à cette date dans la liste reprenant une description Deze de akten moeten tot die datum echter wel worden opgenomen in de
succincte. lijst met een beknopte beschrijving.
1.2. Liste présentant une description succincte 1.2. Lijst met beknopte omschrijving
L'article 45 de l'ordonnance est libellé comme suit : Artikel 45 van de ordonnantie luidt als volgt:
"Les ASBL communales transmettent au Gouvernement la liste des actes "De gemeentelijke vzw's sturen de lijst met de door hun beheersorganen
pris par ses organes de gestion dans les vingt jours où ils ont été genomen akten binnen de twintig dagen nadat zij genomen zijn, door
pris. Cette liste comporte une description succincte de tous les actes naar de Regering. Die lijst bevat een beknopte omschrijving van alle
autres que ceux visés à l'article 44." akten, behalve die welke bedoeld zijn in artikel 44."
Conformément à cette disposition, l'autorité doit être informée des In uitvoering van deze bepaling moet de overheid op de hoogte gehouden
actes approuvés par l'ASBL communale, ce qui lui permet le cas échéant worden van de akten die de gemeentelijke vzw goedkeurt, waardoor zij
de procéder à un contrôle des actes. L'ASBL communale est en effet tenue de transmettre une liste présentant une description succincte de tous les actes approuvés par ses organes de gestion (plus précisément l'Assemblé générale et le Conseil d'administration) dans les vingt jours où ils ont été pris. Cela permet à l'autorité de tutelle d'avoir une vue d'ensemble des décisions prises. Il est donc essentiel que l'objet de la décision soit clairement indiqué sur la liste afin que l'autorité puisse immédiatement et précisément comprendre le sens de la décision. Jusqu'au 1er septembre 2022, tous les actes des organes décisionnels de l'ASBL doivent être repris sur la liste avec une description succincte. Cette liste des actes doit également être transmise à l'autorité de tutelle dans les vingt jours où ils ont été pris. 2. REGLES ET DELAIS DE TUTELLE Les actes des ASBL communales sont tous soumis à la tutelle générale à savoir la suspension et l'annulation. Pour rappel, un acte soumis à la tutelle générale est pleinement de mogelijkheid heeft eventueel een controle uit te oefenen op de akten. De gemeentelijke vzw moet namelijk een lijst doorsturen met een beknopte beschrijving van alle akten die haar beheersorganen (meer bepaald de Algemene vergadering en Raad van Bestuur) goedgekeurd hebben binnen de twintig dagen nadat die genomen zijn. Dit maakt het mogelijk voor de toezichthoudende overheid een overzicht te krijgen van de genomen beslissingen. Het is daarom van essentieel belang dat het onderwerp van de beslissing duidelijk op de lijst wordt vermeld, zodat de overheid onmiddellijk en nauwkeurig de betekenis van het besluit kan begrijpen. Tot 1 september 2022 moeten alle akten van de beslissingsorganen van de vzw worden opgenomen op de lijst met een beknopte beschrijving. Deze lijst met akten dient tevens binnen de twintig dagen nadat zij genomen zijn aan de toezichthoudende overheid te worden overgemaakt. 2. TOEZICHTSREGELS EN -TERMIJNEN De akten van de gemeentelijke vzw's zijn onderworpen aan het algemeen toezicht, zijnde schorsing en vernietiging. Ter herinnering: een akte die onderworpen is aan het algemeen toezicht
valable et peut être exécuté immédiatement, c.-à-d. sans attendre la is volledig geldig en kan onmiddellijk uitgevoerd worden, d.w.z.
position de l'autorité de tutelle. Dans l'hypothèse ou une mesure de zonder het standpunt van de toezichthoudende overheid af te wachten.
tutelle interviendrait, il convient de préciser que la suspension a In het geval er een toezichtsmaatregel wordt genomen, dient te worden
pour effet de suspendre temporairement le caractère exécutoire de verduidelijkt dat bij schorsing de uitvoerbaarheid van de akte
l'acte alors que l'annulation fait disparaitre rétroactivement l'acte. tijdelijk geschorst, terwijl een vernietiging de vernietigende akte
met terugwerkende kracht doet verdwijnen.
2.1. Délai de tutelle pour des décisions de la liste 2.1. Toezichtstermijn voor beslissingen op de lijst
Les actes des ASBL communales repris sur la liste visée à l'article 45 De akten die vermeld staan op de lijst bedoeld in artikel 45 van de
de l'ordonnance peuvent être réclamés par l'autorité de tutelle dans ordonnantie kunnen door de toezichthoudende overheid gevorderd worden
binnen twintig dagen na ontvangst van de lijst. Indien een bepaalde
les vingt jours de la réception de la liste. Si un acte particulier a akte werd opgevraagd, beschikt de toezichthoudende overheid over een
été réclamé, l'autorité de tutelle dispose d'un délai de 20 jours à termijn van twintig dagen na ontvangst van de akte om de gevorderde
akte te schorsen of te vernietigen.
compter de la réception de l'acte pour suspendre ou annuler l'acte De akten van de gemeentelijke vzw's vermeld op de lijst bedoeld in
demandé. Les actes des ASBL communales repris sur la liste visée à l'article 45 artikel 45 kunnen niet meer geschorst of vernietigd worden indien de
ne sont plus susceptibles d'être suspendus ou annulés si l'autorité de toezichthoudende overheid deze akten niet binnen twintig dagen na
tutelle n'a pas réclamé ces actes, par lettre recommandée avec accusé ontvangst van de lijst heeft gevorderd bij aangetekend schrijven met
de réception, dans les vingt jours de la réception de la liste. ontvangstbewijs.
2.2. Suspension 2.2. Schorsing
Conformément à l'article 46 de l'ordonnance, l'autorité de tutelle peut suspendre l'exécution de l'acte par lequel une ASBL communale viole la loi ou ses statuts ou blesse l'intérêt général. Une fois l'exécution de la décision suspendue, l'ASBL dispose d'un délai de quarante jours pour justifier l'acte suspendu (c.-à-d. expliquer la raison pour laquelle l'ASBL considère que l'acte est valable ou conforme à l'intérêt général). A défaut de réaction dans ce délai de la part de l'ASBL, l'acte suspendu est nul de plein droit. La nullité est constatée dans une notification adressée à l'ASBL par Bruxelles Pouvoirs locaux. Dans la mesure où l'ASBL réagit suite à la suspension de son acte, la Overeenkomstig artikel 46 van de ordonnantie kan de toezichthoudende overheid de uitvoering schorsen van de akte waarbij een gemeentelijke vzw de wet of haar statuten overtreedt of het algemeen belang schaadt. Eenmaal de uitvoering van de beslissing geschorst werd, beschikt de vzw over een termijn van 40 dagen om te geschorste akte te rechtvaardigen (m.a.w. uitleggen waarom de vzw de akte als rechtsgeldig of in overeenstemming met het algemeen belang beschouwt). Bij gebreke aan een reactie binnen deze termijn door de vzw wordt de geschorste akte van rechtswege nietig. De nietigheid wordt vastgesteld in een notificatie gericht aan de vzw door Brussel Plaatselijke Besturen. Als de vzw reageert op de schorsing van haar akte wordt de schorsing
suspension est levée après l'expiration d'un délai de trente jours à opgeheven na het verstrijken van een termijn van dertig dagen vanaf de
compter de la réception de l'acte par lequel l'ASBL justifie l'acte ontvangst van de akte waarbij de vzw de geschorste akte verantwoord.
suspendu. Cela signifie donc que l'autorité de tutelle dispose d'un Dat betekent dat de toezichthoudende overheid beschikt over een
délai de trente jours à dater de la réception de l'acte pour annuler termijn van dertig dagen vanaf de ontvangst van de akte om de
la décision de maintien ou de justification. Ce délai peut être beslissing tot behoud of tot verantwoording te vernietigen. Deze
prorogé pour un délai de quinze jours. La décision de prorogation de termijn kan verlengd worden met een termijn van 15 dagen. De
délai doit être notifiée à l'ASBL avant l'expiration du délai initial beslissing om de termijn te verlengen moet betekend worden aan de vzw
de trente jours. vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn van dertig dagen.
Il est important de relever que la suspension de l'exécution de la Belangrijk hierbij is dat de schorsing van de uitvoering van de
décision subsiste également après la justification. Elle n'est levée beslissing ook na de rechtvaardiging blijft voortduren. Ze is slechts
qu'après une délai de trente jours à compter de la réception par opgeheven na een termijn van dertig dagen vanaf de ontvangst door de
l'autorité de tutelle de la décision de justification de l'ASBL. toezichthoudende overheid van de rechtvaardigingsbeslissing van de vzw.
2.3. Annulation 2.3. Vernietiging
En vertu de l'article 47 de l'ordonnance, l'autorité de tutelle peut Krachtens artikel 47 van de ordonnantie kan de toezichthoudende
également annuler directement un acte par lequel une ASBL communale overheid tevens rechtstreeks een akte vernietigen waarmee een
viole la loi ou les statuts ou blesse l'intérêt général. gemeentelijke vzw de wet of de statuten overtreedt of het algemeen
belang schaadt.
Comme mentionné ci-dessus, le délai d'annulation est de trente jours à Zoals hiervoor vermeld is de vernietigingstermijn twintig dagen vanaf
partir de la réception de l'acte. de ontvangst van de akte.
2.4. Point de départ du délai de tutelle 2.4. Start toezichtstermijn
L'article 20 de l'ordonnance précise que le délai débute le lendemain Artikel 20 van de ordonnantie bepaalt dat de termijn start op de dag
du jour de la réception de l'acte de l'ASBL. Le jour de l'échéance est na de ontvangst van de akte van de vzw. De dag waarop de termijn
compté dans le délai. verstrijkt, wordt meegerekend.
Dans les délais de tutelle précités, l'autorité de tutelle doit non Binnen de voormelde toezichtstermijnen dient de toezichthoudende
seulement prendre la décision d'annulation ou de suspension, mais en overheid niet enkel het vernietigings- of schorsingsbesluit te nemen,
outre la décision doit être notifiée à l'ASBL dans ces délais, et ce, sous peine de nullité de la décision. het besluit dient tevens binnen deze termijn aan de vzw betekend te
Une décision est notifiée dans les délais si la date de dépôt au worden, en dit op straffe van nietigheid van het besluit.
bureau de poste tombe dans les délais. La réception de la décision par Een besluit wordt binnen de termijn betekend indien de datum van
l'ASBL peut donc avoir lieu après l'échéance. afgifte op het postkantoor binnen de termijn valt. De ontvangst van
Lorsque le jour de l'échéance est un samedi, un dimanche ou un jour het besluit door de vzw kan derhalve na de termijn gebeuren.
férié, l'échéance est reportée au jour ouvrable suivant. On entend par De termijn die vervalt op een zaterdag, een zondag of een feestdag
jours fériés, les jours suivants : le 1er janvier, le lundi de Pâques, wordt verlengd tot de daaropvolgende werkdag. Onder feestdagen wordt
le 1er mai, l'Ascension, le lundi de Pentecôte, le 21 juillet, le 15 verstaan: 1 januari, Paasmaandag, 1 mei, Hemelvaart, Pinkstermaandag,
août, les 1er, 2, 11 et 15 novembre, les 25 et 26 décembre, ainsi que 21 juli, 15 augustus, 1, 2, 11 en 15 november, 25 en 26 december,
les jours déterminés par ordonnance ou par arrêté du Gouvernement. alsook de dagen die bij ordonnantie of besluit van de Regering worden vastgesteld.
3. MODE D'ENVOI 3. WIJZE VAN VERZENDING
Compte tenu des circonstances actuelles, qui limitent pour l'instant Gezien de huidige omstandigheden waardoor de toegankelijkheid van de
l'accessibilité aux bureaux de l'administration, il est préférable de kantoren van de administratie op dit moment is beperkt, wordt de
privilégier la transmission électronique. Les actes parviennent ainsi voorkeur gegeven aan de elektronische verzending. Op deze manier komen
plus rapidement à l'autorité de tutelle et le flux de communication de akten immers sneller bij de toezichthoudende overheid terecht en
papier est réduit. wordt de papieren communicatiestroom verminderd.
Pour l'envoi de la liste avec une description succincte, l'ordonnance Voor de verzending van de lijst met beknopte omschrijving zegt de
ne dit rien sur la méthode de signature ou d'envoi. La liste peut être ordonnantie niets over de wijze van het ondertekenen noch het
envoyée à l'adresse e-mail: pouvoirs-locaux@sprb.brussels. Les actes versturen ervan. De lijst kan opgestuurd worden via het e-mailadres
qui sont demandés par l'autorité de tutelle ainsi que toutes les informations qui sont utiles pour l'exercice de la tutelle peuvent également être envoyés à cette adresse. Je vous saurais gré de transmettre à l'administration l'adresse mail (de préférence une adresse générique) de votre ASBL afin de pouvoir vous adresser les notifications en matière de tutelle. Votre adresse générique sera utilement configurée afin de délivrer de manière automatique un accusé de réception. Si une transmission électronique s'avère impossible, les actes ou la liste peuvent être envoyés, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par porteur, contre remise d'un récépissé à l'adresse suivante: Service public régional de Bruxelles Bruxelles Pouvoirs Locaux (BPL) - 23e étage plaatselijke-besturen@gob.brussels. Ook de door de toezichthoudende overheid opgevraagde akten en alle informatie die dienstig is voor het uitoefenen van het toezicht kunnen naar dit adres gestuurd worden. Ik zou u tevens willen vragen de administratie een e-mailadres (bij voorkeur generiek adres) van uw vzw te bezorgen teneinde kennisgevingen te kunnen versturen. Uw generiek adres wordt automatisch geconfigureerd om een ontvangstbewijs te kunnen geven. Ingeval een elektronische verzending onmogelijk blijkt, kunnen de akten of de lijst, hetzij bij ter post aangetekende brief met ontvangstmelding, hetzij per bode, tegen afgifte van een ontvangstbewijs worden verzonden naar volgend adres: Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Brussel Plaatselijke Besturen (BPB) - 23ste verdieping
Place Saint-Lazare 2 Sint-Lazarusplein 2
1035 Brussel 1035 Brussel
4. DEMANDE D'INFORMATIONS 4. VRAAG OM INLICHTINGEN
Conformément à l'article 23 de l'ordonnance (mutatis mutandis applicable aux ASBL communales), l'autorité de tutelle administrative peut demander aux ASBL communales de leur transmettre toute information, donnée ou renseignement utile et même les recueillir sur place. L'autorité de tutelle peut donc non seulement demander à prendre connaissance de tous les actes des ASBL communales, elle peut également exiger de lui transmettre toute information qui est utile à l'exercice de la tutelle, voire procéder à une inspection sur place. Elle peut également demander les informations nécessaires à l'établissement de statistiques au niveau régional. L'objectif est de pouvoir disposer d'informations complètes et fiables aux fins de répondre aux besoins de suivi administratif, ainsi qu'aux besoins statistiques et documentaires. 5. MODALITES PRATIQUES RELATIVES A L'ENVOI Comme mentionné ci-dessus (point 3), la transmission des listes sur papier reste possible, mais la transmission électronique est privilégiée. Pour garantir un traitement optimal des actes soumis à la tutelle, les exigences formelles suivantes doivent être respectées. 5.1. Préparation des documents à transmettre Krachtens artikel 23 van de ordonnantie (mutatis mutandis toepasbaar op de gemeentelijke vzw's) kan de toezichthoudende overheid de gemeentelijke vzw's verzoeken haar alle informatie, gegevens en inlichtingen toe te sturen die dienstig zijn en deze zelfs ter plaatse inwinnen. De toezichthoudende overheid kan dus niet alleen alle akten van gemeentelijke vzw's opvragen, ze kan tevens- verzoeken om alle informatie die dienstig is voor het uitoefenen van het toezicht of zelfs overgaan tot een inspectie ter plaatse. Ze kan ook gegevens vorderen die nodig zijn voor het opmaken van statistieken op gewestelijk niveau. Het doel is om over volledige en betrouwbare informatie te kunnen beschikken teneinde te kunnen beantwoorden aan de behoeften van administratieve opvolging, alsook aan de statistische en documentaire behoeften. 5. PRAKTISCHE MODALITEITEN IVM VERZENDING Zoals hiervoor reeds werd vermeld, blijft de verzending van de lijst in papieren formaat mogelijk, maar draagt de elektronische verzending de voorkeur. Om een optimale behandeling van de akten, die aan toezicht onderworpen zijn, te garanderen, dienen volgende vormvereisten in acht te worden genomen. 5.1. Voorbereiding van de te versturen documenten
5.1.1. Format 5.1.1. Formaat
a) Comme mentionné ci-dessus, la préférence est donnée à la a) Zoals hiervoor reeds werd vermeld, wordt de voorkeur gegeven aan de
transmission électronique. Les documents envoyés par voie électronique elektronische verzending. De documenten die via elektronische wijze
sont déposés au format PDF. worden overgemaakt in pdf-formaat.
b) En ce qui concerne les envois papier, dans la mesure où les b) Wat de papieren verzendingen betreft, in de mate dat de ontvangen
documents reçus seront dématérialisés, un seul exemplaire suffit documenten zullen worden gedematerialiseerd, volstaat altijd een enkel
toujours. En outre, la dématérialisation implique que le papier doit exemplaar. De dematerisalisering impliceert trouwens dat het papier
être scanné. Afin de faciliter ce processus, il est demandé de ne pas door de scanner moet worden gehaald. Om dat proces te vergemakkelijken
utiliser d'agrafes ou de ne pas relier les documents. La transmission wordt er gevraagd geen nietjes te gebruiken of documenten in te
à l'autorité de tutelle doit se faire de préférence sur des pages binden. De verzending naar de toezichthoudende overheid moet bij
séparées. Les pages des gros documents doivent être numérotées. voorkeur plaatsvinden op losse bladzijden. De bladzijden van grote
documenten dienen te worden genummerd.
5.1.2. Métadonnées 5.1.2. Metagegevens
Chaque document reçu par BPL est conservé avec toutes les métadonnées Ieder document dat door BPB wordt ontvangen, wordt bewaard met alle
pertinentes. Les métadonnées sont collectées de différentes manières metagegevens ter zake. De metagegevens worden op een verschillende
selon le mode de transmission. manier verzameld naargelang de verzendingswijze.
Les métadonnées des documents envoyés par voie électronique sont De metagegevens van de documenten die elektronisch zijn opgestuurd,
enregistrées dans un fichier XML. Le système de gestion des documents worden in een xml-file opgeslagen. Het documentenbeheersysteem van BPB
de BPL peut collecter les informations nécessaires de manière kan de nodige inlichtingen op een geautomatiseerde wijze ervan
automatisée. verzamelen.
En ce qui concerne les transmissions papier, je précise que les Wat betreft de papieren verzendingen wil ik u erop wijzen dat de
informations relatives au type de délibération envoyée seront inlichtingen betreffende het type van verzonden beraadslaging zullen
collectées par scanning et reconnaissance de texte. verzameld worden bij het scannen en tekstherkenning.
La récupération des métadonnées présuppose l'utilisation de balises. Het recupereren van metagegevens veronderstelt het gebruik van tags.
Le système de balises est utilisé avec succès par les communes et les Het systeem van tags wordt met succes gebruikt door de gemeenten en
CPAS. Vous trouverez en annexe, au titre d'exemple, une liste ocmw's. In bijlage vindt u een voorbeeld van een lijst die is
configurée comme expliqué ci-dessous. geconfigureerd zoals hierna wordt uitgelegd.
Le signe utilisé par Bruxelles Pouvoirs locaux est le dièse #. De door Brussel Plaatselijke Besturen gebruikte tag is het hekje #.
5.2. Références sur la liste avec une description succincte 5.2. De referenties
Chaque liste doit être identifié dans le coin supérieur droit au moyen Elke lijst dient geïdentificeerd te worden in de rechter bovenhoek aan
d'une référence composée comme suit : de hand van een referentie die als volgt is samengesteld:
1° Le signe # (dièse) doit être mis avant et après la référence ce qui 1° Het teken # ("hekje") dient aangebracht te worden voor en na de
permet au scanner de repérer la référence et de la saisir referentie. Zo kan de scanner de referentie herkennen en automatisch
automatiquement. Sur un clavier azerty, ce signe se trouve sur la même invoeren. Op een azertytoetsenbord bevindt dit teken zich op dezelfde
touche que le chiffre 3. toets als het cijfer 3.
2° La référence commence par le code d'identification de votre 2° De referentie begint met de identificatiecode van uw instelling
institution (dans le document en annexe). (zie document in bijlage).
3° Une barre oblique (/) ("slash") comme signe de séparation 3° Een schuine streep (/) ("slash") als scheidingsteken
4° La date de la décision dans le format suivant : JJ.MM.AAAA 4° De datum van de beslissing in volgend formaat: DD.MM.JJJJ
Comme vous pouvez le voir, un point doit être utilisé comme signe de Zoals u kan vaststellen moet een punt gebruikt worden als
séparation entre le jour et le mois, ainsi qu'entre le mois et l'année. scheidingsteken tussen dag en maand, alsook tussen maand en jaar.
5° Une barre oblique (/) ("slash") comme signe de séparation 5° Een schuine streep (/) ("slash") als scheidingsteken
6° Le code reflétant le niveau de l'organe de décision de votre 6° De code die het niveau van het beslissingsorgaan van uw instelling
institution. weergeeft.
Ce code se compose de la lettre majuscule A ou B. Deze code bestaat uit de hoofdletter A of B.
Dans le tableau ci-dessous, vous pouvez vérifier quelle lettre doit
être utilisée en fonction de l'organe.
A A
Assemblée générale Assemblée générale
A A
Algemene vergadering Algemene vergadering
B B
Conseil d'administration Conseil d'administration
B B
Raad van Bestuur Raad van Bestuur
7° Une barre oblique (/) ("slash") comme signe de séparation 7° Een schuine streep (/) ("slash") als scheidingsteken
8° Le numéro 9999. 8° Het nummer 9999.
Exemple : la liste des décisions prises le 30 mars 2021, inscrites à Voorbeeld: de lijst van beslissingen genomen op 30 maart 2021,
l'ordre du jour du conseil d'administration de l'asbl référencée sous ingeschreven op de agenda van de Raad van Bestuur van de vzw met de
le numéro 1122 sera identifiée comme suit : code 1122 zal volgende referentie bevatten:
#1122/30.03.2021/B/9999# #1122/30.03.2021/B/9999#
La liste mentionnera chaque point de l'ordre du jour. Chaque point
fera l'objet d'une référence construite de la même manière que Elk agendapunt moet op de lijst worden opgenomen. Elk punt wordt op
ci-dessus, le numéro 9999 sera remplacé par l'ordre du jour en quatre dezelfde wijze als hierboven vermeld aangeduid, het nummer 9999 wordt
positions qui commencent par autant de zéro que nécessaire. Chaque vervangen door de agenda in vier posities, die beginnen met zoveel
référence est suivie de l'objet du point également entouré de dièses nullen als nodig. Elke verwijzing wordt gevolgd door het onderwerp van
(#). A titre d'exemple, une liste ancienne d'une commune est jointe à het punt gevolgd door een hekje(#). In bijlage vindt u als voorbeeld
la présente. een oude lijst van een gemeente.
Comme cette construction doit être reconnue par un outil informatique, Omdat deze constructie bedoeld is om door een computerhulpmiddel te
il est important de l'écrire de manière reconnaissable. La police worden herkend, is het belangrijk om deze op een herkenbare manier te
utilisée est donc du type Arial ou Times New Roman, taille minimum 10 et noir. Les signes qui imitent l'écriture liée ou le filigrane ne peuvent pas être utilisés. En outre, un espacement suffisant entre les lignes doit être utilisé. Le logiciel de reconnaissance de texte ne peut pas fonctionner sans espaces. 5.3. Conclusion En résumé, pour votre correspondance avec Bruxelles Pouvoirs locaux, il vous est demandé : 1. dans la mesure du possible, de procéder via transmission électronique ; 2. en cas d'envoi papier, de ne pas envoyer des documents en plusieurs exemplaires ; 3. en cas d'envoi papier, de ne pas utiliser d'agrafes ou d'autres obstacles à l'utilisation du scanner pour les transmissions dans ce format ; 4. en cas d'envoi papier, d'utiliser des formats d'impression lisibles par les outils informatiques. Je vous remercie pour votre bonne et fructueuse coopération. Le Ministre chargé des Pouvoirs locaux, B. CLERFAYT schrijven. Het gebruikte lettertype is dus van het type Arial of Times New Roman, minimumgrootte 10 en zwart. Tekens die gekoppeld schrijven of watermerk afdrukken nabootsen, kunnen niet worden gebruikt. Bovendien wordt voldoende regelafstand gebruikt. Zonder spaties kan de tekstherkenningssoftware niet werken. 5.3. Besluit Samengevat wordt u verzocht in uw correspondentie met Brussel Plaatselijke Besturen: 1. in de mate van het mogelijke over te gaan tot de elektronische verzending; 2. in geval van papieren verzending: geen documenten in meerdere exemplaren te verzenden; 3. in geval van papieren verzending: geen gebruik te maken van nietjes of andere obstakels voor de invoer van de scanner voor verzendingen van dit formaat; 4. in geval van papieren verzending: drukformaten te gebruiken die leesbaar zijn voor informaticatools. Ik dank ieder van u voor de goede en vruchtbare samenwerking. De Minister belast met Plaatselijke Besturen, B. CLERFAYT
Pour la consultation du tableau, voir image Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
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