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| Circulaire relative à l'engagement des contrats et marchés publics pluriannuels | Omzendbrief betreffende de vastlegging van de meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten |
|---|---|
| SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE |
| 29 JANVIER 2014. - Circulaire relative à l'engagement des contrats et | 29 JANUARI 2014. - Omzendbrief betreffende de vastlegging van de |
| marchés publics pluriannuels | meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten |
| Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de | Ter attentie van de federale overheidsdiensten, de programmatorische |
| programmation, à la Police fédérale et au Ministère de la Défense | overheidsdiensten, de Federale Politie en het Ministerie van Defensie |
| Madame la Ministre, | Mevrouw de Minister, |
| Monsieur le Ministre, | Mijnheer de Minister, |
| Madame la Secrétaire d'Etat, | Mevrouw de Staatssecretaris, |
| Monsieur le Secrétaire d'Etat, | Mijnheer de Staatssecretaris, |
| La présente circulaire fixe la manière dont les dossiers relatifs à | Deze omzendbrief geeft aan op welke wijze de dossiers die betrekking |
| des contrats ou à des marchés publics pluriannuels doivent être | hebben op meerjarige overeenkomsten of overheidsopdrachten in de |
| enregistrés dans la comptabilité générale et engagés dans la | algemene boekhouding geboekt en in de begrotingsboekhouding vastgelegd |
| comptabilité budgétaire. | moeten worden. |
| Compte tenu du volume que représentent ces types de contrats et | Rekening houdend met het volume van dergelijke overeenkomsten of |
| marchés publics pour certains départements, il est important de fixer | overheidsopdrachten voor sommige departementen, is het belangrijk een |
| une règle générale qui sera respectée uniformément par tous les | algemene regel vast te leggen die alle diensten van het algemeen |
| services de l'administration générale de l'Etat fédéral. | bestuur van de federale staat uniform zullen naleven. |
| Dans le cadre de la comptabilité budgétaire, la problématique se situe | In het kader van de begrotingsboekhouding situeert de problematiek |
| au niveau des crédits d'engagement. A côté de cela, dans le cadre de | zich op het niveau van de vastleggingskredieten. Daarnaast zijn in het |
| la comptabilité générale, et plus particulièrement des clôtures | kader van de algemene boekhouding en meer bepaald in het raam van de |
| périodiques, des enregistrements dans la classe 0 « droits et | periodieke afsluitingen, boekingen in klasse 0 "rechten en |
| engagements hors bilan » du Plan Comptable Général sont | verplichtingen buiten balans" gepast/verplicht. |
| opportuns/obligatoires. | |
| Contenu | Inhoud |
| 1. Base légale | 1. Wettelijke basis |
| 2. Principe | 2. Principe |
| 3. En pratique | 3. In de praktijk |
| 4. Traitement dans le système FEDCOM | 4. Behandeling in FEDCOM |
| 4.1. Cycle des dépenses | 4.1. Uitgavencyclus |
| 4.2. Clôture périodique | 4.2. Periodieke afsluiting |
| 5. Entrée en vigueur | 5. Inwerkingtreding |
| 1. Base légale | 1. Wettelijke basis |
| Loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la | Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de |
| comptabilité de l'Etat fédéral : | comptabiliteit van de federale Staat : |
| Art. 19 | Art. 19 |
| « Le budget comprend : | "De begroting bevat : |
| 1° en recettes, (...); | 1° wat de ontvangsten betreft, (...); |
| 2° en dépenses : a) les crédits d'engagement à concurrence desquels des sommes peuvent être engagées du chef d'obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire et, pour les obligations récurrentes, dont les effets s'étendent sur plusieurs années, à concurrence des sommes exigibles pendant l'année budgétaire; par obligations récurrentes, il y a lieu d'entendre celles telles que les traitements, pensions, abonnements ou loyers, dont les effets s'étendent sur plusieurs années et dont l'imputation sur l'année de leur naissance représenterait une charge sans lien économique avec celle-ci; | 2° wat de uitgaven betreft : a) de vastleggingskredieten ten belope waarvan bedragen kunnen worden vastgelegd uit hoofde van verbintenissen die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar en, voor de recurrente verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, ten belope van de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen; onder recurrente verbintenissen behoort te worden verstaan verbintenissen zoals wedden, pensioenen, abonnementen of huurgelden, die gespreid over verschillende jaren gevolgen hebben en waarvan de aanrekening op het jaar waarin ze ontstaan, een last zou zijn die daarmee geen economische band heeft; |
| b) les crédits de liquidation (...) » | b) de vereffeningskredieten (...)" |
| Art. 20 | Art. 20 |
| « Sont seuls imputés au budget d'une année déterminée : | "Op de begroting worden voor een bepaald jaar slechts aangerekend : |
| 1° en recettes : (...) | 1° als ontvangsten : (...) |
| 2° en dépenses : | 2° als uitgaven : |
| a) à charge des crédits d'engagement, les sommes qui sont engagées du | a) ten laste van de vastleggingskredieten, de bedragen die worden |
| vastgelegd uit hoofde van verbintenissen die ontstaan of worden | |
| chef d'obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire | gesloten tijdens het begrotingsjaar en, voor de recurrente |
| et, pour les obligations récurrentes, dont les effets s'étendent sur | verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, |
| plusieurs années, les sommes exigibles pendant l'année budgétaire; | de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen; |
| b) à charge des crédits de liquidation (...) » | b) ten laste van de vereffeningskredieten" |
| Art. 24 | Art. 24 |
| « L'approbation des contrats et marchés de travaux, de fournitures et | "De goedkeuring van de contracten en overeenkomsten voor werken, |
| de services ainsi que les arrêtés de collation de subventions ne | leveringen en diensten, alsook de besluiten tot toekenning van |
| peuvent être notifiés avant que ces contrats, marchés et arrêtés aient | subsidies mogen niet worden genotificeerd vooraleer deze contracten, |
| été imputés sur les crédits d'engagement. » | overeenkomsten en besluiten zijn aangerekend op de |
| vastleggingskredieten." | |
| Art. 25 | Art. 25 |
| "Met ingang van 1 november mogen de verbintenissen nodig om de | |
| « Les obligations nécessaires pour assurer le fonctionnement continu | ononderbroken werking van de diensten te verzekeren, worden aangegaan |
| des services peuvent être contractées à partir du 1er novembre, à | ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Het bedrag |
| charge des crédits de l'année budgétaire suivante, dans la limite du | van deze verbintenissen mag een derde van de goedgekeurde |
| tiers des crédits d'engagement votés pour les dépenses correspondantes | vastleggingskredieten voor de overeenkomstige uitgaven van het lopende |
| de l'année en cours. Les actes d'engagement stipulent que les | jaar niet overschrijden. De vastleggingsakten bepalen dat de |
| fournitures ne peuvent être livrées, ni les services prestés, avant | leveringen niet mogen geschieden en de diensten niet mogen worden |
| l'ouverture de l'année budgétaire. » | gepresteerd vóór de opening van het begrotingsjaar." |
| 2. Principe | 2. Principe |
| En principe les sommes afférentes à des obligations nées ou | In principe dienen de bedragen die betrekking hebben op verbintenissen |
| contractées au cours de l'année budgétaire doivent être engagées | die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar in dat jaar |
| pendant cette année (article 20). | vastgelegd te worden (artikel 20). |
| L'article 20, qui traite de la question de l'imputation budgétaire, | Artikel 20, dat de aanrekening op de begroting behandelt, moet worden |
| doit être interprété en lien étroit avec l'article 19 qui traite des | geïnterpreteerd in nauw verband met artikel 19 over de verbintenissen |
| obligations nées ou contractées qui revêtent un caractère récurrent et | die ontstaan of worden gesloten, die recurrent zijn en waarvan de |
| dont les effets se produisent sur plusieurs années. | gevolgen betrekking hebben op meerdere jaren. |
| A ce sujet, dans l'exposé des motifs, on peut lire le commentaire | Hierover staat volgende commentaar in de memorie van toelichting met |
| suivant relatif à l'article 19 de la loi du 22 mai 2003 : | betrekking tot artikel 19 van de wet van 22 mei 2003 : |
| "Op te merken valt dat een correctie wordt aangebracht aan het | |
| « Il convient de noter qu'une modération est apportée au principe de | principe van de verplichte vastlegging van de vastgestelde rechten |
| l'engagement obligatoire des droits constatés pour les dépenses | inzake uitgaven ingeval de verbintenissen die ontstaan of worden |
| lorsque les obligations nées ou contractées revêtent un caractère | gesloten een recurrent karakter hebben en gevolgen sorteren over |
| récurrent et produisent des effets sur plusieurs années. A cette double condition, l'engagement pourra se limiter aux montants exigibles durant l'année budgétaire. Sont principalement visés en l'occurrence les traitements, les pensions, les abonnements et les sommes dues pour la location de biens et de services, pour lesquels l'engagement, au moment de la conclusion du contrat ou du fait générateur du droit, de l'ensemble des obligations qui en découlent entraînerait incontestablement l'imputation à la charge de l'année considérée de charges sans lien économique avec celle-ci (par exemple, s'il fallait, lors du recrutement d'un fonctionnaire, imputer l'ensemble de ses traitements jusqu'à la fin de sa carrière et, même, sa future pension). Sur proposition du Conseil d'Etat, le Gouvernement a apporté ces précisions sur ce que sont les obligations récurrentes dans la définition des crédits d'engagement. Il doit être clair que sont exclus de ce qui précède les cas, tels que les marchés publics, qui n'ont manifestement pas la qualité d'obligations récurrentes et pour lesquels l'engagement, dès l'origine, de la totalité des charges prévues reste requis. Le Gouvernement est cependant d'avis que la définition des crédits d'engagement, en tant que montants à concurrence desquels des sommes peuvent être engagées, doit être maintenue. D'une part, cette formulation met en évidence le caractère limitatif de cette sorte de crédit. D'autre part, les concepts de « naissance ou de création d'obligations » et d'« engagement » ne sont pas tautologiques. Il faut | verscheidene jaren. Onder die dubbele voorwaarde zal de vastlegging worden beperkt tot de bedragen die opeisbaar zijn tijdens het begrotingsjaar. Hierbij worden voornamelijk geviseerd, de wedden, de pensioenen, de abonnementen en de sommen die zijn verschuldigd voor de huur van goederen of diensten, waarvoor de vastlegging, op het ogenblik van het sluiten van het contract of het zich voordoen van het feit dat het recht doet ontstaan, van het geheel van de verbintenissen die eruit voortvloeien onbetwistbaar zou leiden tot de aanrekening ten laste van het betrokken jaar van lasten die geen economische band ermee hebben (bijvoorbeeld, indien men bij de aanwerving van een ambtenaar het geheel van zijn wedden tot op het einde van zijn loopbaan en zelfs zijn toekomstig pensioen zou aanrekenen)". Op voorstel van de Raad van State heeft de regering de voorgaande precisering over wat met recurrente verbintenissen wordt bedoeld in de voorgestelde definitie van vastleggingskredieten opgenomen. Het moet duidelijk zijn dat hiervan de gevallen moeten worden afgezonderd zoals de overheidsopdrachten, die klaarblijkelijk niet de aard van recurrente verbintenissen hebben en waarvoor de vastlegging, van bij het begin, van de totaliteit van de voorziene lasten is vereist. De regering is echter van oordeel dat de omschrijving van de vastleggingskredieten als de bedragen ten belope waarvan verbintenissen kunnen worden vastgelegd, moet worden gehandhaafd. Enerzijds, drukt die formulering het limitatieve karakter van die kredietsoort uit. Anderzijds, zijn de begrippen "ontstaan of sluiten van verbintenissen" en "vastleggen" niet tautologisch. Het geeft het onderscheid weer, dat ook in de huidige rijkscomptabele rechtsleer |
| faire la distinction, déjà présente dans la doctrine actuelle de la | wordt weerhouden, tussen de juridische en de boekhoudkundige |
| comptabilité publique, entre engagement juridique et engagement | vastlegging. In het licht van de mogelijkheid tot het aangaan van |
| comptable. Cette distinction n'est pas sans importance, vu la | verbintenissen vóór het begin van het begrotingsjaar in het belang van |
| possibilité de naissance d'obligation avant le début de l'année | de continuïteit van de openbare dienst (cf. artikel 25) is dit |
| budgétaire dans l'intérêt de la continuité du service public (article 25). » | onderscheid niet zonder belang. |
| 3. En pratique | 3. In de praktijk |
| 1. La règle générale est la suivante : l'engagement budgétaire d'un | 1. De algemene regel luidt als volgt : de budgettaire vastlegging van |
| marché public pluriannuel, qu'il soit à prix global (c'est-à-dire | een meerjarige overheidsopdracht tegen een globale prijs (d.w.z. |
| celui dans lequel un prix forfaitaire couvre l'ensemble des | waarbij een forfaitaire prijs het geheel van diensten dekt die de |
| prestations faisant l'objet du marché ou qui comporte uniquement des | opdracht behelst of die enkel posten met een forfaitaire prijs bevat) |
| postes à forfait) ou à bordereau de prix (c'est-à-dire celui dans | of met prijslijst (d.w.z. waarbij alleen de eenheidsprijzen van de |
| lequel seuls les prix unitaires des prestations sont forfaitaires; le | prestaties forfaitair zijn en de prijs berekend wordt door de |
| prix à payer est obtenu en appliquant les prix unitaires aux quantités | eenheidsprijzen te vermenigvuldigen met de hoeveelheden uitgevoerde |
| de prestations effectuées) ou mixte (c'est-à-dire celui dont les prix | prestaties) of met gemengde prijzen (d.w.z. waarbij de prijzen |
| sont fixés suivant les deux modes dont il est question précédemment) | vastgelegd worden volgens de twee hiervoor beschreven methodes), |
| se fait sur la base de la durée de l'engagement juridique. En d'autres | gebeurt op basis van de duur van de juridische verbintenis. Met andere |
| termes, l'engagement se fait pour la valeur (c'est-à-dire quantités x | woorden, de vastlegging gebeurt voor de waarde (d.w.z. hoeveelheden x |
| prix unitaires) de l'intégralité du marché au cours de l'année pendant | eenheidsprijzen) van de volledige opdracht tijdens het jaar waarin de |
| laquelle l'engagement juridique est notifié. Pour les marchés à bordereau de prix, l'engagement juridique naît toutefois lors de chaque passation d'une commande individuelle dans le cadre de ce marché. Chaque commande individuelle fait l'objet d'un engagement. En effet, la quantité commandée n'est connue que lors de la commande individuelle. Afin de ne pas hypothéquer les crédits budgétaires départementaux des années budgétaires ultérieures, les SPF, SPP, départements engageront, préalablement à toute notification d'un marché correspondant à une obligation récurrente d'un principe nouveau, les crédits pour une année budgétaire pleine. | juridische verbintenis wordt genotificeerd. Bij de opdrachten met prijslijst ontstaat de juridische verbintenis echter bij het plaatsen van een individuele bestelling betreffende deze opdracht. Voor elke individuele bestelling gebeurt een vastlegging. Immers, enkel bij de individuele bestelling is de bestelhoeveelheid gekend. Om de begrotingskredieten voor latere begrotingsjaren van de departementen niet te bezwaren, zullen de FOD's, POD's en departementen, voorafgaand aan elke notificatie van een overheidsopdracht die overeenkomt met een weerkerende verplichting van een nieuw principe, de kredieten vastleggen voor een volledig begrotingsjaar. |
| 2. Bien qu'ils s'agissent de marchés publics pluriannuels avec clause | 2. Hoewel het gaat om meerjarige overheidsopdrachten met een |
| de résiliation, l'engagement budgétaire des marchés publics de | opzeggingsclausule, moet de budgettaire vastlegging van de |
| fournitures de bureau et de services suivants : nettoyage, | overheidsopdrachten voor de levering van kantoorbenodigdheden en van |
| gardiennage, maintenance, téléphonie doit se faire de manière annuelle | volgende diensten : schoonmaak, bewaking, onderhoud, telefonie |
| car ce type de dépenses rentre dans la catégorie des dépenses | jaarlijks gebeuren. Immers, dit type uitgaven behoort tot de categorie |
| récurrentes qui déroge à la règle générale de l'engagement budgétaire | van de recurrente uitgaven die afwijkt van de algemene regel van de |
| sur la base de la durée de l'engagement juridique. Par conséquent, la | budgettaire vastlegging gebeurt op basis van de duur van de juridische |
| règle de budgétisation sera l'engagement annuel fondé sur la prévision | verbintenis. Bijgevolg zal de budgetteringsregel de jaarlijkse |
| de consommation. | |
| Outre les traitements, les pensions et autres allocations, les | vastlegging zijn, gebaseerd op het verwachte verbruik. |
| dépenses récurrentes sont des dépenses pour achats de biens et | Recurrente uitgaven omvatten naast de wedden, de pensioenen en andere |
| services qui présentent un caractère récurrent annuel. Ce caractère | toelagen, uitgaven voor de aankoop van goederen en diensten die |
| récurrent doit être considéré sur base de la nature du service. Cette | jaarlijks recurrent zijn. Dit recurrente karakter moet beschouwd |
| exception au principe doit être interprétée de manière restrictive. | worden op basis van de aard van de dienst. Deze uitzondering op de |
| Par dépenses récurrentes sont visés, sans que cette liste soit | regel moet restrictief geïnterpreteerd worden. Met recurrente uitgaven |
| exhaustive, les frais de télécommunication, de réparation et entretien | worden bedoeld, en deze lijst is niet exhaustief, de kosten voor |
| de bâtiments n'entraînant pas d'augmentation de valeur, nettoyage de | telecommunicatie, herstel en onderhoud van gebouwen die niet tot een |
| bâtiments, de vitres par des entreprises spécialisées, les frais de | waardestijging leiden, het schoonmaken van gebouwen en van ramen door |
| combustible, électricité, gaz et eau, frais de surveillance, les | gespecialiseerde bedrijven, de kosten voor verwarming, elektriciteit, |
| services postaux, les assurances, l'hébergement de sites web et la | gas en water, de bewakingskosten, verzendingskosten, verzekeringen, |
| location de serveurs informatiques. | hosting van websites en de huur van servers. |
| Sont notamment exclus comme dépenses récurrentes, les dépenses | Zijn onder meer uitgesloten als recurrente uitgaven : de uitgaven met |
| relatives à toute étude, toute étude ou dépenses préparatoires à un | betrekking tot enigerlei onderzoek, alle onderzoek of uitgaven ter |
| investissement, les améliorations majeures - travaux de rénovation, de reconstruction ou d'agrandissement - débordant largement le cadre de ce qui est nécessaire pour simplement maintenir les actifs fixes en bon état de fonctionnement ainsi que les coûts accessoires, le remplacement de matériel informatique. Les coûts d'entretien afférents aux investissements informatiques (p. ex. les licences informatiques) sont considérés comme des frais de fonctionnement récurrents. Une seule exception est prévue dans ce cas : lorsque le contrat initial se rapporte au premier achat et inclut également le coût de l'entretien pour le nombre d'années prévu contractuellement. 3. Quid des marchés publics pluriannuels qui prévoient soit une clause de reconduction à l'issue d'une durée définie (article 37, § 2 de la | voorbereiding van een investering, de grotere verbeteringswerken - renovatie-, heroprichtings- of uitbreidingswerken - die ruim buiten het kader valt van wat nodig is om de vaste activa in goede staat te behouden, evenals de bijkomende kosten, de vervanging van informaticamateriaal. De onderhoudskosten die te maken hebben met investeringen in informatica (bijvoorbeeld informaticalicenties) worden als recurrente werkingskosten beschouwd. Hierop wordt één uitzondering gemaakt met name in geval, en alleen in dat geval, het aanvankelijke contract betrekking heeft op de eerste aankoop, waarbij ook de onderhoudskost gepland is voor het aantal jaren zoals bepaald in de overeenkomst. 3. Wat met meerjarige overheidsopdrachten die ofwel in een verlengingsclausule na afloop van een bepaalde looptijd voorzien |
| loi du 15 juin 2006; par exemple : 3 ans + 1 an de reconduction) soit | (artikel 37, § 2 van de wet van 15 juni 2006; bijvoorbeeld 3 jaar + 1 |
| la répétition de travaux ou de services nouveaux similaires conformes | jaar verlenging) ofwel in de herhaling van soortgelijke werken of |
| au projet de base (article 26 § 1, 2°, b) de la loi du 15 juin 2006) ? | diensten overeenkomstig het eerste ontwerp (artikel 26 § 1, 2°, b) van |
| Dans ce cas, la durée de l'engagement juridique n'incluant pas la ou | de wet van 15 juni 2006)? In dat geval, waarbij de looptijd van de |
| les éventuelles reconductions ou la répétition de marchés similaires, | juridische verbintenis de eventuele verlenging(en) of de herhaling van |
| le montant à engager correspond à la durée minimale hors reconduction | soortgelijke opdrachten niet inhoudt, komt het bedrag dat moet worden |
| ou hors répétition. Cela découle de l'application de la règle | vastgelegd overeen met de minimale looptijd zonder verlenging of |
| générale. La ou les reconductions et les répétitions donnent lieu à | zonder herhaling. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel. |
| des engagements budgétaires complémentaires. | Verlenging(en) of herhaling(en) leiden tot bijkomende vastleggingen in de begroting. |
| 4. Quid des marchés publics à tranchesul (article 37, § 1 de la loi du | 4. Wat met overheidsopdrachten in schijven (artikel 37, § 1 van de wet |
| 15 juin 2006). Il s'agit d'un marché fractionné en une ou plusieurs tranches fermes et une ou plusieurs tranches conditionnelles. Dans ce cas, lors de l'attribution du marché, le montant à engager correspond à la tranche ferme. Chaque tranche conditionnelle donne ensuite lieu à un engagement budgétaire complémentaire. Cela découle de l'application de la règle générale. 5. Quid des marchés à bordereau de prix sans seuil minimum et maximum. Il s'agit d'un marché public qui concerne des prestation d'un usage | van 15 juni 2006)? Het gaat om een opdracht die is opgedeeld in een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten. In dat geval komt bij de toekenning van de opdracht het bedrag dat moet worden vastgelegd, overeen met het vaste gedeelte. Elk voorwaardelijk gedeelte moet vervolgens bijkomend worden vastgelegd in de begroting. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel. 5. Wat met opdrachten met prijslijst zonder minimum noch maximum drempel? Het gaat om een overheidsopdracht met betrekking tot prestaties voor |
| courant pour lesquelles le métré récapitulatif (travaux) ou | courant gebruik, waarbij de samenvattende opmeting (werken) of de |
| l'inventaire (fournitures ou services) se limite à fixer les prix | inventaris (leveringen of diensten) beperkt is tot het vastleggen van |
| unitaires; l'obligation d' exécuter une prestation ou d' effectuer une | eenheidsprijzen. De verplichting voor de opdrachtnemer om een dienst |
| fourniture résultant pour l'adjudicataire de l'émission par le pouvoir | te leveren of een levering uit te voeren vloeit voort uit |
| adjudicateur de bons de commande successifs au fur et à mesure des | opeenvolgende bestelbons die de aanbestedende overheid uitschrijft |
| besoins de celui-ci. Dans ce cas, ces marchés ne comportant pas | naargelang van haar behoeften. Aangezien deze opdrachten geen vaste |
| d'engagement juridique ferme de dépense et leur attribution | juridische verbintenis tot uitgave inhouden en de toekenning ervan dus |
| n'entraînant donc pas de consommation de crédits d'engagement, le | niet tot het verbruik van vastleggingkredieten leidt, komt het vast te |
| montant ferme à engager correspond au montant total de chaque bon de | leggen vaste bedrag overeen met het totaalbedrag van elke bestelbon |
| commande qui constitue un marché distinct. Cela découle de | die een aparte opdracht vormt. Dit volgt uit de toepassing van de |
| l'application de la règle générale pour les marchés publics à | algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst |
| bordereau de prix. 6. Quid des marchés à bordereau de prix avec seuil minimum et/ou | 6. Wat met opdrachten met prijslijst met een minimum en/of een maximum |
| maximum. | drempel? |
| Par rapport à l'hypothèse précédente, l'autorité fixe dans le cahier | Tegenover de vorige veronderstelling legt de overheid in het bestek |
| spécial des charges un montant total minimal auquel elle s'engage, | een minimum totaalbedrag vast waartoe ze zich verbindt, voor alle |
| pour l'ensemble des commandes en tenant compte de la durée de validité | bestellingen samen en rekening houdend met de geldigheidsduur van de |
| du marché, et/ou une limite maximale pour le montant total des | opdracht; en/of daarbij legt ze ook een maximum limiet vast voor het |
| commandes, au-dessus de laquelle l'entrepreneur, le fournisseur ou le | totaalbedrag van de bestellingen; boven dat bedrag heeft de aannemer, |
| prestataires de services aura le droit de refuser les travaux, les | de leverancier of de dienstverlener het recht de werken, de leveringen |
| fournitures ou les services. Dans ce cas, comme pour le cas précédent, | of de dienstverlening te weigeren. Net als in het vorige geval komt |
| le montant à engager correspond au montant total de chaque bon de | het vast te leggen bedrag overeen met het totaal van elke bestelbon. |
| commande. Cela découle de l'application de la règle générale pour les | Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor |
| marchés publics à bordereau de prix. Mais la fixation d'un seuil | overheidsopdrachten met prijslijst. Maar het vastleggen van een |
| minimum n'entraîne pas budgétairement la consommation de crédits | minimum drempel leidt budgettair niet tot het verbruik van het |
| d'engagement à hauteur de ce seuil minimum (voir articles 80 § 5 et | vastleggingkrediet ten bedrage van deze minimum drempel (zie de |
| 117 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles | artikels 80, § 5 en 117 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 |
| générales d'exécution des marchés publics et des concessions de | tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de |
| travaux publics), exception faite de la dernière année du contrat | overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). Er |
| wordt een uitzondering gemaakt voor het laatste jaar van de | |
| pendant laquelle l'engagement minimum doit correspondre à la quantité | overeenkomst, waarbij de minimale vastlegging moet overeenkomen met de |
| minimale moins les engagements pris antérieurement. | minimale hoeveelheid, met aftrek van de vroeger genomen vastleggingen. |
| 7. Quid des accords-cadres (article 3, 15° de la loi du 15 juin 2006). | 7. Wat met de raamovereenkomsten (artikel 3, 15° van de wet van 15 juni 2006)? |
| Il s'agit d'un accord entre un pouvoir adjudicateur et un ou plusieurs | Het gaat om een overeenkomst tussen een aanbestedende overheid en één |
| entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services, ayant pour | of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel |
| objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours | gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen |
| d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas | opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en |
| échéant, les quantités envisagées. Il s'agit d'une enveloppe - un cadre - qui ne porte en aucun cas sur l'exécution proprement dite d'un marché public. L'accord-cadre doit être vu comme une phase précédant un marché public. Dans ce cas, l'accord-cadre ne comporte pas en lui-même d'engagement juridique susceptible de donner lieu à consommation de crédits d'engagement. Par contre, les marchés subséquents passés en application d'un accord-cadre donnent lieu à consommation de crédits d'engagement dans les mêmes conditions que les autres marchés susvisés. Cela découle de l'application de la règle générale pour les marchés publics à bordereau de prix. | eventueel de beoogde hoeveelheden. Het gaat om een enveloppe - een raam - die in geen geval slaat op de eigenlijke uitvoering van een overheidsopdracht. Moet de raamovereenkomst beschouwd worden als een aan een overheidsopdracht voorafgaand stadium? In dat geval bevat de raamovereenkomst op zich geen juridische verbintenis die aanleiding kan geven tot het verbruik van vastleggingskredieten. Latere opdrachten afgesloten volgens een raamovereenkomst daarentegen geven aanleiding tot het verbruik van vastleggingskredieten tegen dezelfde voorwaarden als de andere hiervoor vermelde opdrachten. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst. |
| 4. Traitement dans le système FEDCOM | 4. Behandeling in FEDCOM |
| 4.1. Cycle des dépenses | 4.1. Uitgavencyclus |
| Sont à distinguer : d'une part, les marchés pluriannuels à obligations | Wij onderscheiden enerzijds de meerjarige opdrachten met vaste |
| fermes (marchés à prix global, c'est-à-dire quantités x prix | verplichtingen (opdrachten tegen globale prijs, d.i. hoeveelheden x |
| unitaires) et d'autre part, les accords-cadres et les marchés à | eenheidsprijzen) en anderzijds de raamovereenkomsten en de opdrachten |
| bordereaux de prix. | met prijslijst. |
| 1. Marchés pluriannuels à obligations fermes à la fois en termes de | 1. Meerjarige opdrachten met vaste verplichtingen zowel in termen van |
| prix unitaires et de quantités à commander dont l'exécution du marché | eenheidsprijzen als van te bestellen hoeveelheden, waarvan de |
| est pluriannuelle. | uitvoering over verschillende jaren loopt. |
| Création d'un bon de commande au nom du fournisseur, exécuteur des | Er wordt een bestelbon opgemaakt op naam van de leverancier, |
| uitvoerder van de prestaties, die de hoeveelheden en de | |
| prestations, qui contient ces quantités et prix unitaires. Ce bon de | eenheidsprijzen vermeldt. Deze bestelbon zal de geëigende |
| commande consommera les crédits d'engagement appropriés, correspondant | vastleggingskredieten verbruiken die overeenkomen met de |
| à la nature comptable des prestations commandées. | boekhoudkundige aard van de bestelde prestaties. |
| 2. Accords-cadres et marché à bordereaux de prixcréation des articles | 2. Raamovereenkomsten en opdrachten met prijslijst De artikels van de |
| des fournitures ou prestations dans la base de données articles de | leveringen of prestaties worden aangemaakt in de gegevensbank van |
| FedCom (étape facultative).création de une ou plusieurs demandes | FEDCOM (facultatieve fase). Een of meer aankoopaanvragen worden |
| d'achats qui peuvent être regroupées dans une même commande (étape | aangemaakt; deze kunnen gegroepeerd worden in een enkele bestelbon |
| facultative). | (facultatieve fase). |
| Création d'un contrat au nom du fournisseur, exécuteur des | Er wordt een overeenkomst aangemaakt op naam van de leverancier, die |
| prestations, qui contient les quantités maximales à commander, le prix | de prestaties uitvoert; de overeenkomst bevat de maximaal te bestellen |
| unitaire ainsi que le délai de validité de ce prix et du contrat. Ce | hoeveelheden, de eenheidsprijs en de geldigheidsduur van deze prijs en |
| contrat contiendra déjà les données budgétaires et comptables. | van de overeenkomst. In deze overeenkomst zijn de gegevens voor de |
| Néanmoins, ce contrat en soi ne consommera pas les crédits | begroting en de boekhouding reeds opgenomen. Op zich zal deze |
| d'engagement.Ceci est aussi une étape facultative, mais permettant à | overeenkomst de vastleggingskredieten echter niet verbruiken. Ook dit |
| l'acheteur de créer facilement un bon de commande. | is een facultatieve fase, waarbij de aankoper gemakkelijk een |
| bestelbon kan aanmaken. | |
| A chaque commande individuelle, un bon de commande est créé sur base | Bij elke aparte bestelling wordt een bestelbon gemaakt op basis van de |
| du contrat, bon de commande qui contient les quantités commandées au | overeenkomst. Die bestelbon vermeldt de bestelde hoeveelheden tegen de |
| prix unitaire du contrat. Ce bon de commande consommera les crédits | eenheidsprijs van de overeenkomst. Deze bestelbon zal de geëigende |
| d'engagement appropriés, correspondant à la nature comptable des | vastleggingskredieten verbruiken die overeenkomen met de |
| prestations commandées. Ceci est une étape obligatoire. | boekhoudkundige aard van de bestellingen. Dit is een verplichte fase. |
| 3. Afin de s'assurer d'une réconciliation correcte entre les quantités | 3. Om zeker te zijn dat de bestelde hoeveelheden, de werkelijk |
| commandées, celles réellement acceptées/réceptionnées et celles | aanvaarde of ontvangen hoeveelheden en de werkelijk gefactureerde |
| réellement facturées (le « three-way matching ») et de rendre plus | hoeveelheden overeenstemmen ("three-way matching") en om het |
| efficace le processus d'enregistrement des factures ainsi que son | boekingsproces van de facturen en zijn interne controle doeltreffender |
| contrôle interne, lors de la création des contrats et/ou des bons de | te maken, moet bij de opmaak van de contracten en/of bestelbonnen |
| commande, le type d'imputation (« account assignment category ») « K » | steeds "K" als aanrekeningstype ("account assignment category ») |
| doit être utilisé pour toutes les dépenses devant être considérées | gebruikt worden voor alle uitgaven die als lasten beschouwd moeten |
| comme des charges, à l'exception (liste non exhaustive, indicative) | worden, met uitzondering van (niet-exhaustieve, indicatieve lijst) de |
| des dépenses diverses quantifiables, mais pour lesquelles aucune | diverse uitgaven die kwantificeerbaar zijn, maar waarvoor geen |
| réception de biens n'est nécessaire, des subsides et subventions quantifiables (si le suivi des parties non justifiées d'une tranche n'est pas nécessaire), des marchés publics de travaux, fournitures et services (dépenses de fonctionnement) si les prestations ne sont pas quantifiables (par ex. dépenses d'énergie, coûts de téléphone/internet...) et dépenses diverses si les prestations ne sont pas quantifiables; des engagements provisionnels (à n'utiliser qu'exceptionnellement) et des subsides et subventions non quantifiables (si le suivi des parties non justifiées d'une tranche n'est pas nécessaire) (à n'utiliser qu'exceptionnellement) Pour les investissements, le « three-way matching »est obligatoire dans tous les cas et par conséquent, le type d'imputation « A » doit être utilisé. Dans l'hypothèse où il y a un seul bon de commande annuel, la lettre de notification du marché au fournisseur inclura une clause reprenant le numéro de contrat (FedCom) et stipulant qu'un nouveau bon de commande sera transmis chaque année, qui sera utilisé comme référence | goederenontvangst noodzakelijk is, van de subsidies en toelagen die kwantificeerbaar zijn (indien de opvolging van de niet gerechtvaardigde delen van een schijf niet nodig is), van de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (werkingsuitgaven) indien de prestaties niet kwantificeerbaar zijn (vb energie uitgaven, telefoon/internetkosten...) en van de diverse uitgaven indien de prestaties niet kwantificeerbaar zijn; van de provisionele vastleggingen (slechts uitzonderlijk te gebruiken), van de subsidies, toelagen die niet kwantificeerbaar zijn (indien de opvolging van de niet gerechtvaardigde delen van een schijf niet nodig is) (slechts uitzonderlijk te gebruiken) Voor investeringen is deze "three-way matching"-test altijd verplicht. Bijgevolg moet daarvoor aanrekeningstype "A" van gebruikt worden. Wanneer er slechts één enkele bestelbon per jaar is, moet de brief tot kennisgeving van de opdracht aan de leverancier een clausule bevatten die het contractnummer vermeldt (FedCom) en die bepaalt dat elk jaar een nieuwe bestelbon overgemaakt zal worden waarnaar verwezen wordt in |
| dans les pièces justificatives (par exemple, les bordereaux de | de verantwoordingsstukken (bijvoorbeeld de leveringsborderellen, de |
| livraison, les factures,...). | facturen, ...). |
| 4.2. Clôture périodique | 4.2. Periodieke afsluiting |
| Le Plan Comptable Général (PCG) prévoit dans la sous-classe 08 « | Het Algemeen Rekeningstelsel (ARS) bepaalt dat in subklasse 08 |
| Encours des engagements budgétaires » l'enregistrement de ces derniers | "Uitstaande budgettaire vastleggingen" deze laatste worden geboekt per |
| par groupe principal du Système Européen des Comptes (SEC). Ce groupe | hoofdgroep van het Europees Rekeningstelsel (ESR). Deze hoofdgroep van |
| principal du Système Européen des Comptes peut être identifié à l'aide | het ESR kan worden geïdentificeerd aan de hand van de aanrekening van |
| de l'imputation budgétaire des crédits d'engagements. | de vastleggingskredieten in de begroting. |
| Table de correspondance entre groupe principal des dépenses du Système | Tabel van overeenkomsten tussen de hoofdgroepen van uitgaven in het |
| Européen des Comptes (SEC) et rubrique de la sous-classe 08 du Plan | Europees Rekeningstelsel (ESR) en de rubrieken van subklasse 08 van |
| Comptable Général (PCG). | het algemeen rekeningstelsel (ARS). |
| Hoofdgroepen uitgaven ESR | Hoofdgroepen uitgaven ESR |
| - Groupes principaux dépenses SEC | - Groupes principaux dépenses SEC |
| Rubrieken van de subklasse 08 ARS | Rubrieken van de subklasse 08 ARS |
| - Rubriques de la sous-classe 08 PCG | - Rubriques de la sous-classe 08 PCG |
| 0 Niet-verdeelde uitgaven | 0 Niet-verdeelde uitgaven |
| 080 Uitstaande budgettaire vastleggingen op niet-verdeelde uitgaven | 080 Uitstaande budgettaire vastleggingen op niet-verdeelde uitgaven |
| 0 Dépenses non ventilées | 0 Dépenses non ventilées |
| 080 Encours des engagements budgétaires sur dépenses non ventilées | 080 Encours des engagements budgétaires sur dépenses non ventilées |
| 1 Lopende uitgaven voor goederen en diensten | 1 Lopende uitgaven voor goederen en diensten |
| 081 Uitstaande budgettaire vastleggingen op consumptieve bestedingen | 081 Uitstaande budgettaire vastleggingen op consumptieve bestedingen |
| 1 Dépenses courantes pour biens et services | 1 Dépenses courantes pour biens et services |
| 081 Encours des engagements budgétaires sur dépenses de consommation | 081 Encours des engagements budgétaires sur dépenses de consommation |
| finale | finale |
| 2 Renten en inkomsten uit eigendom | 2 Renten en inkomsten uit eigendom |
| 082 Uitstaande budgettaire vastleggingen op interesten en aanverwanten | 082 Uitstaande budgettaire vastleggingen op interesten en aanverwanten |
| 2 Intérêts et revenus de la propriété | 2 Intérêts et revenus de la propriété |
| 082 Encours des engagements budgétaires sur intérêts et éléments | 082 Encours des engagements budgétaires sur intérêts et éléments |
| semblables | semblables |
| 3 Inkomensoverdrachten aan andere sectoren | 3 Inkomensoverdrachten aan andere sectoren |
| 083 Uitstaande budgettaire vastleggingen op exploitatietoelagen en | 083 Uitstaande budgettaire vastleggingen op exploitatietoelagen en |
| inkomensoverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld | inkomensoverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld |
| 3 Transferts de revenus à destination d'autres secteurs | 3 Transferts de revenus à destination d'autres secteurs |
| 083 Encours des engagements budgétaires sur subventions d'exploitation | 083 Encours des engagements budgétaires sur subventions d'exploitation |
| et sur transferts de revenus aux entreprises, aux ménages et au reste | et sur transferts de revenus aux entreprises, aux ménages et au reste |
| du monde | du monde |
| 4 Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector | 4 Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector |
| 084 Uitstaande budgettaire vastleggingen op inkomensoverdrachten | 084 Uitstaande budgettaire vastleggingen op inkomensoverdrachten |
| binnen de Sector Overheid | binnen de Sector Overheid |
| 4 Transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations | 4 Transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations |
| publiques | publiques |
| 084 Encours des engagements budgétaires sur transferts de revenus à | 084 Encours des engagements budgétaires sur transferts de revenus à |
| l'intérieur du secteur administrations publiques | l'intérieur du secteur administrations publiques |
| 5 Kapitaaloverdrachten aan andere sectoren | 5 Kapitaaloverdrachten aan andere sectoren |
| 085 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten aan | 085 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten aan |
| bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld | bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld |
| 5 Transferts en capital à destination d'autres secteurs | 5 Transferts en capital à destination d'autres secteurs |
| 085 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital aux | 085 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital aux |
| entreprises, aux ménages et au reste du monde | entreprises, aux ménages et au reste du monde |
| 6 Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector | 6 Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector |
| 086 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten | 086 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten |
| binnen de Sector Overheid | binnen de Sector Overheid |
| 6 Transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations | 6 Transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations |
| publiques | publiques |
| 086 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital à | 086 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital à |
| l'intérieur du secteur administrations publiques | l'intérieur du secteur administrations publiques |
| 7 Investeringen | 7 Investeringen |
| 087 Uitstaande budgettaire vastleggingen op investeringen | 087 Uitstaande budgettaire vastleggingen op investeringen |
| 7 Investissements | 7 Investissements |
| 087 Encours des engagements budgétaires sur investissements | 087 Encours des engagements budgétaires sur investissements |
| 8 Kredietverleningen en deelnemingen; andere | 8 Kredietverleningen en deelnemingen; andere |
| Financiële producten | Financiële producten |
| 088 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kredietverleningen en | 088 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kredietverleningen en |
| participaties | participaties |
| 8 Octrois de crédits et prises de participations, autres produits | 8 Octrois de crédits et prises de participations, autres produits |
| financiers | financiers |
| 088 Encours des engagements budgétaires sur octrois de crédits et | 088 Encours des engagements budgétaires sur octrois de crédits et |
| participations | participations |
| 9 Overheidsschuld | 9 Overheidsschuld |
| 089 Uitstaande budgettaire vastleggingen inzake aflossingen van de | 089 Uitstaande budgettaire vastleggingen inzake aflossingen van de |
| schulden | schulden |
| 9 Dette publique | 9 Dette publique |
| 089 Encours des engagements budgétaires en matière d'amortissements de | 089 Encours des engagements budgétaires en matière d'amortissements de |
| dettes | dettes |
| Lors des clôtures périodiques, les services publics fédéraux | Bij de periodieke afsluitingen boeken de federale overheidsdiensten de |
| enregistrent les montants appropriés d'encours des engagements | gepaste bedragen van de uitstaande budgettaire vastleggingen in de |
| budgétaires dans les rubriques distinctes de la sous-classe 08. A la | verschillende rubrieken van subklasse 08. Bij de jaarafsluiting voegen |
| clôture annuelle s'y ajoutent les obligations contractées à partir du | ze daar de verbintenissen aan toe die gesloten werden vanaf 1 november |
| 1er novembre en application de l'article 25 de la loi du 22 mai 2003. | bij toepassing van artikel 25 van de wet van 22 mei 2003. De |
| Les pièces justificatives, qui sont à la base des enregistrements, | bewijsstukken die aan de basis liggen van de boekingen moeten op |
| doivent détailler les montants individuels composant les totaux | gedetailleerde wijze de individuele bedragen weergeven die de geboekte |
| comptabilisés dans les différentes rubriques de la classe 08. | totalen vormen in de verschillende rubrieken van klasse 08. |
| En plus, lors des clôtures périodiques, les services publics fédéraux | Bovendien boeken de federale overheidsdiensten bij de periodieke |
| enregistrent les montants d'encours des marchés publics (c'est-à-dire | afsluitingen de uitstaande bedragen van de overheidsopdrachten (d.w.z. |
| marchés à bordereau de prix, accords-cadres) qui excèdent les montants | opdrachten met prijslijst, raamovereenkomsten) die de uitstaande |
| d'encours des engagements budgétaires y relatifs dans les rubriques | bedragen van de desbetreffende begrotingsvastleggingen overschrijden, |
| appropriées de la sous-classe 09. Les pièces justificatives, qui sont | in de toepasselijke rubrieken van subklasse 09. De bewijsstukken die |
| à la base de ces enregistrements, doivent détailler les montants | aan de basis liggen van deze boekingen moeten op gedetailleerde wijze |
| individuels composant les totaux comptabilisés dans les rubriques de | de individuele bedragen weergeven die de geboekte totalen vormen in de |
| la sous-classe 09. Afin de simplifier le suivi dans le système FEDCOM, il est conseillé d'utiliser la séquence « contrat - bon de commande - réception de la marchandise - facture ». 5. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2015 et est applicable aux nouveaux contrats et marchés à partir de l'année budgétaire 2015. Le Premier Ministre, E. DI RUPO Le Ministre du Budget, | verschillende rubrieken van subklasse 09. Om de opvolging in het FEDCOM systeem te vereenvoudigen wordt hierbij aangeraden met de sequentie "contract - bestelbon - goederenontvangst - factuur" te werken. 5. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking op 1 januari 2015 en geldt voor de nieuwe contracten en opdrachten vanaf het begrotingsjaar 2015. De Eerste Minister, E. DI RUPO De Minister van Begroting, |
| O. CHASTEL | O. CHASTEL |