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| Circulaire n° 669 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2019 et 2020 et aux enveloppes de personnel 2019 et 2020 | Omzendbrief nr. 669 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2019 en 2020 en de personeelsenveloppes 2019 en 2020 |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI 20 FEVRIER 2019. - Circulaire n° 669 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2019 et 2020 et aux enveloppes de personnel 2019 et 2020 Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING 20 FEBRUARI 2019. - Omzendbrief nr. 669 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2019 en 2020 en de personeelsenveloppes 2019 en 2020 Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, 1. Context |
| Le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a chargé les SPF P&O et | De Ministerraad van 15 oktober 2014 heeft aan de FODs P&O en B&B, die |
| B&Cg, intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser | sedert 1 maart 2017 geïntegreerd zijn in de nieuwe FOD BOSA, de |
| un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y | opdracht gegeven een verplichte monitoring voor het gehele federaal |
| compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). | openbaar ambt (met inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de |
| La présente circulaire donne des informations relatives au monitoring | OISZ) te organiseren. Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het |
| du risque de dépassement des crédits de personnel en 2019 et 2020 et | risico op overschrijding van de kredieten in 2019 en 2020 en legt de |
| fixe les enveloppes budgétaires de personnel 2019 et leur | budgettaire personeelsenveloppes 2019 en hun prefiguratie voor 2020 |
| préfiguration pour 2020. | vast. |
| Les principes établis dans la circulaire n° 659 sont maintenus et | De principes vastgelegd in de omzendbrief nr. 659 worden gehandhaafd |
| repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures | en in deze omzendbrief hernomen. Zij worden aangevuld met volgende |
| spécifiques suivantes : | specifieke maatregelen : |
| - le monitoring du risque est organisé deux fois en 2019, à savoir une | - de monitoring van het risico wordt in 2019 tweemaal georganiseerd |
| première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur | nl. een eerste maal op basis van de gegevens van mei en een tweede |
| la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend | maal op basis van de gegevens van december. De monitoring van december |
| également un rapport sur les réalisations en 2019; | omvat tevens een rapportering over de realisaties van 2019; |
| - les entités soumises au monitoring sont regroupées dans des groupes | - de entiteiten onderworpen aan de monitoring worden in groepen |
| en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring; | ingedeeld in functie van de producent van het monitoringrapport; |
| - pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont | - voor de personeelsenveloppes van de FODs en PODs worden de KPI's, |
| calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la | zoals tot nu toe het geval was, geproduceerd op basis van het |
| plate-forme Sepp par la DG Recrutement & Développement du SPF BOSA. Il | Sepp-platform door het DG Rekrutering & Ontwikkeling van de FOD BOSA. |
| s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits sur les BA 11xx03 et | Het betreft de enveloppes primaire uitgaven (kredieten op de BA 11xx03 |
| 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp dispose des données de | en 11xx04) waarvoor het Sepp-platform over de volledige betaalgegevens |
| paie complètes via Fedcom et Persopoint; | beschikt via Persopoint en Fedcom; |
| - pour les organismes administratifs publics et services | - voor de administratieve openbare instellingen en de administratieve |
| administratifs à comptabilité autonome les KPI 1a et 1b sont calculés | diensten met boekhoudkundige autonomie worden de KPI's 1a en 1b |
| par la DG Budget et Evaluation de la Politique du SPF BOSA; | berekend door het DG Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA; |
| - les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale | - de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Federale politie |
| et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du | en Defensie staan zelf in voor de productie van het rapport van |
| rapport de monitoring du risque; | monitoring van het risico; |
| - la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de | - de Taskforce ontvangt en coördineert de verschillende |
| monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. | monitoringrapporten en verzekert hun toezending naar de betrokken actoren. |
| 2. Task Force Monitoring de personnel | 2. Taskforce Personeelsmonitoring |
| Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, | Bij de FOD BOSA wordt een Taskforce Personeelsmonitoring opgericht |
| dans laquelle siègent des représentants du Ministre du Budget, du | waarin vertegenwoordigers van de Minister van Begroting, de Minister |
| Ministre de la Fonction publique et du SPF BOSA. | van Ambtenarenzaken en de FOD BOSA zetelen. |
| Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des | Deze Taskforce is belast met de opvolging van de evolutie van de |
| crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la | personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de |
| matière. | methodologie dienaangaande. |
| Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du | Hij ontvangt en coördineert de verschillende rapporten van monitoring |
| risque et les communique pour information aux instances suivantes : | van het risico en maakt ze ter informatie over aan : |
| - le Conseil des Ministres; | - de Ministerraad; |
| - le Collège des présidents des services publics fédéraux et de | - het College van voorzitters van de federale en programmatorische |
| programmation; | overheidsdiensten; |
| - le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; | - het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid; |
| - le Collège étendu des organismes d'intérêt public; | - het uitgebreid College van de instellingen van openbaar nut; |
| - le Chef de Corps de l'Inspection des Finances; | - de Korpschef van de Inspectie van Financiën; |
| - le Commissaire général de la Police fédérale; | - de Commissaris-generaal van de Federale Politie; |
| - le Chef de la Défense. | - de Chef van Defensie. |
| 3. Principes de base d'une analyse du risque | 3. Basisprincipes van een analyse van het risico |
| - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est | - De monitoring van het risico op overschrijding van de |
| un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. | personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij |
| elke federale entiteit. | |
| - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut | - De Taskforce volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan elke |
| demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base | entiteit vragen hem de gegevens mee te delen waarop de analyse van het |
| desquelles le risque est calculé. | risico is berekend. |
| - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, | - Elke entiteit is verplicht, volgens een vastgelegd ritme, het risico |
| conformément à la méthodologie définie dans la circulaire 670 pour une | te evalueren conform de methodologie gedefinieerd in omzendbrief 670 |
| projection fiable des charges. L'évaluation est réalisée sur la base | voor een betrouwbare projectie van de lasten. De evaluatie gebeurt op |
| des mois de référence indiqués. | basis van de aangegeven referentiemaanden. |
| - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données | - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de |
| de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection | individuele betaalgegevens, eventueel geaggregeerd, en de detectie van |
| des événements connus ou prévus qui modifient la situation | de gekende of voorziene evenementen die de individuele situatie van |
| individuelle d'un paiement. | een betaling wijzigen. |
| - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est | - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt |
| strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de | toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te |
| chaque décision générant un impact structurel sur les frais de | evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de |
| personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. | personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te |
| - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis sur les mesures RH. - Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le dernier plan approuvé. 4. KPI pour l'analyse du risque | verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de dienst geëvalueerd risico alvorens een advies over de HR-maatregelen te geven. - Elke HR-maatregel moet kaderen binnen de limieten van het personeelsplan, dat steeds door de bevoegde overheid moet goedgekeurd zijn. Het is op het ogenblik van elke uitvoering van het personeelsplan dat nagegaan wordt of er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn. Een personeelsplan moet dus niet noodzakelijk jaarlijks opgemaakt worden, maar enkel wanneer maatregelen overwogen worden die niet opgenomen zijn in het laatst goedgekeurd personeelsplan. 4. KPI's voor analyse van het risico |
| Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base | Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van |
| et KPI suivants : | volgende basisindicatoren en KPI's : |
| Indicateurs de base : | Basisindicatoren : |
| - le nombre d'ETP par mois | - het aantal VTE's per maand; |
| - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois. | - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden. |
| Pour rappel, comme défini dans la circulaire 670, le nombre d'ETP est | Ter herinnering, zoals gedefinieerd in de omzendbrief 670, is het |
| aantal VTE's gelijk aan het betaald werkregime van een contract | |
| égal au régime de travail payé d'un contrat pour lequel du traitement | waarvoor tijdens de referentiemaand een recurrente wedde werd |
| récurent a été liquidé pendant le mois de référence. A cet égard, il y | vereffend. Hierbij moet er een onderscheid worden gemaakt tussen het |
| a lieu de distinguer entre les statuts (statutaire, contractuel et | statuut (statutair, contractueel en mandaathouder) en de niveaus |
| manager) et les niveaux (mandataires et niveaux A, B, C et D ou | (mandaathouders en niveau A, B, C en D of geassimileerd). Het |
| assimilés). Le personnel qui ne peut être catégorisé selon cette | personeel dat niet volgens deze indeling kan gecategoriseerd worden, |
| répartition, est mentionné dans une rubrique « Autres ». | wordt in de rubriek « Andere" vermeld. |
| KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 derniers mois et le budget. | KPI 1a : geeft de verhouding weer tussen de gerealiseerde totale lasten van de laatste 12 maanden en het budget. |
| KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de | KPI 1b : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten |
| l'année en cours et le budget. | van het lopende jaar en het budget. |
| KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. | KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget. |
| KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris | KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief |
| l'impact des événements irréversibles, et le budget. | de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. |
| Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. | Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. |
| L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. | De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. |
| Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge | De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor |
| pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. | de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke. |
| KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les | KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de |
| décisions opérationnelles. | operationele beslissingen. |
| KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises | KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene |
| dans la marge décisionnelle disponible. | beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. |
| De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de | |
| La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 670 qui définit | omzendbrief 670 die ook de basisconcepten definieert. |
| également les concepts de base. | |
| 2. Rythme et timing du monitoring du risque en 2019 | 5. Ritme en timing van de monitoring van het risico in 2019 |
| 5.1. Rythme du monitoring | 5.1. Ritme van de monitoring |
| Sur base des données de paiements de 2019, le risque de dépassement | Op basis van de betaalgegevens van 2019, wordt het risico op |
| des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : | overschrijding van de personeelskredieten tweemaal geëvalueerd nl. |
| - une première fois sur la base des données de mai 2019 évaluant le | - een eerste maal op basis van de gegevens van mei 2019 waarbij het |
| risque pour T et T + 1 | risico wordt geëvalueerd voor T en T+1 |
| - une seconde fois sur la base des données de décembre 2019 où le | - een tweede maal op basis van de gegevens van december 2019 waarbij |
| risque est évalué pour T + 1 et T+2 sur la base du budget initial | het risico wordt geëvalueerd voor T+1 en T+2 op basis van het initieel |
| 2020. L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en | budget 2020. Het jaar wordt afgesloten met een rapport over de |
| 2019. | realisaties van 2019. |
| 5.2. Timing du rapportage | 5.2. Timing van de rapportering |
| La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de | De Taskforce Personeelsmonitoring consolideert de rapporten van |
| monitoring du risque aux dates suivantes : | monitoring van het risico op volgende data : |
| - pour le rapport sur la base des données de mai 2019 : le 8 juillet | - voor het rapport op basis van de gegevens van mei 2019 : op 8 juli |
| 2019, | 2019, |
| - pour le rapport sur la base des données de décembre 2019, y compris | - voor het rapport op basis van de gegevens van december 2019, |
| le rapport sur les réalisations : le 13 mars 2020 . | inclusief het rapport over de realisaties : op 13 maart 2020. |
| En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque | Opdat de Task Force dit tijdschema zou kunnen respecteren, stuurt elke |
| groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de | groep gedefinieerd in het toepassingsgebied, zijn rapport van |
| monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : | monitoring van het risico aan de Task Force, ten laatste op : |
| - 5 juillet 2019 pour le monitoring de mai 2019, | - 5 juli 2019 voor de monitoring van mei 2019, |
| - 6 mars 2020 pour le monitoring de décembre 2019, y compris le | - 6 maart 2020 voor de monitoring van december 2019, inclusief het |
| rapport de réalisations. | rapport over de realisaties. |
| 6. Champ d'application et implémentation en 2019 | 6. Toepassingsgebied en implementatie in 2019 |
| 6.1. Champ d'application | 6.1. Toepassingsgebied |
| Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du | De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale |
| monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe | monitoring van het risico, evenals hun budgettaire |
| avec leur enveloppe budgétaire de personnel. | personeelsenveloppe, zijn opgenomen in de tabel in bijlage. |
| L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : | Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig : |
| - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits | - het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de |
| et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène | corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit |
| sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes | ondubbelzinnig gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. De enveloppes |
| renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce | vermeld in de tabel in bijlage zijn in deze zin te interpreteren; |
| sens; - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au | - het is ook een beheersmechanisme dat het management toelaat zijn |
| management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible | HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire |
| dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de | perimeter te benutten volgens de principes van autonomie, |
| transparence et de responsabilité. | transparantie en verantwoordelijkheid. |
| La répartition des entités en groupes est la suivante : | De entiteiten zijn ingedeeld in volgende groepen : |
| 1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP | - de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs |
| 2. les organismes administratifs publics et les services | - de administratieve openbare instellingen en de administratieve |
| administratifs à comptabilité autonome | diensten met boekhoudkundige autonomie |
| 3. les institutions publiques de sécurité sociale | - de openbare instellingen van sociale zekerheid |
| 4. la Police fédérale | - de Federale politie |
| 5. la Défense. | - de Defensie. |
| Le tableau donne par entité : | De tabel geeft per entiteit : |
| - le code de l'entité | - de code van de entiteit |
| - la dénomination de l'entité | - de benaming van de entiteit |
| - les crédits provisoires 2019 : il s'agit des crédits CB 2018 publiés | - de voorlopige kredieten 2019 : het betreft de kredieten BC 2018 |
| dans la circulaire 663bis pour les groupes 1, 4 et 5 (colonne1) | gepubliceerd in de omzendbrief 663bis voor de groepen 1, 4 et 5 (kolom 1) |
| - le budget 2019 sans nouvelles initiatives pour les groupes 2 et 3 | - het budget 2019 zonder nieuwe initiatieven voor de groepen 2 en 3 |
| (colonne1) | (kolom 1) |
| - les dérogations aux crédits provisoires pour 2019, couvertes par les | - de afwijkingen op de voorlopige kredieten voor 2019 die gedekt zijn |
| dispositions réglementaires requises ou par des décisions notifiées | door de vereiste regelgevende bepalingen of door beslissingen die de |
| par le conseil des ministres avant le 21 décembre 2018 (colonne 2) | Ministerraad vóór 21 december 2018 heeft genotificeerd (kolom 2) |
| - provision lutte contre le terrorisme 2019 (colonne 3) | - provisie strijd tegen het terrorisme 2019 (kolom 3) |
| - provision actions stratégiques 2019 (colonne 4) | - provisie strategische acties 2019 (kolom 4) |
| - la limite d'engagement 2019 (colonne 5 = colonne 1+ colonne 2+ | - de vastleggingslimiet 2019 (kolom 5= kolom 1 + kolom 2 + kolom 3 + |
| colonne 3+ colonne 4). | kolom 4) |
| - autres décisions 2020 (colonne 6) | - andere beslissingen 2020 (kolom 6) |
| - provision lutte contre le terrorisme 2020 (colonne 7); | - provisie strijd tegen het terrorisme 2020 (kolom 7) |
| - provision actions stratégiques 2020 (colonne 8) | - provisie strategische acties 2020 (kolom 8) |
| - la limite d'engagement 2020 (colonne 9 = colonne 5 + colonne 6 + | - de vastleggingslimiet 2020 (kolom 9 = kolom 5 + kolom 6 + kolom 7 + |
| colonne 7 + colonne 8). Il s'agit d'une préfiguration des crédits | kolom 8). Dit is een prefiguratie van de kredieten 2020. |
| 2020. Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au | De vastleggingslimieten kunnen, waar nodig, geactualiseerd worden op |
| même rythme que le monitoring de risque dans le KPI 4. | hetzelfde ritme als de monitoring van het risico in de KPI 4. |
| 6.2. Implémentation | 6.2. Implementatie |
| 6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP | 6.2.1. Groep 1 : de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs |
| Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, | Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, worden de basisindicatoren |
| 1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des | en de KPI's 1a, 1b, 2 en 3 berekend via het Sepp-platform op basis van |
| données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de | de gegevens meegedeeld door de FODs/PODs die verantwoordelijk zijn |
| personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au | voor de personeelsenveloppes opgenomen in groep 1 en door de providers |
| point 6.3 | vermeld in punt 6.3. |
| Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : | De personeelsenveloppes leveren volgende gegevens : |
| - les OUT définitifs actualisés, | - de geactualiseerde definitieve OUT, |
| - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE, | - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE, |
| - la mise à jour des dates de validité des primes de développement des | - de actualisatie van de geldigheidsdata van de premies voor |
| compétences. | competentieontwikkeling. |
| Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité | De FOD Buitenlandse Zaken levert bovendien voor de entiteit |
| 14.02_Personnelexpatrié, les données suivantes dans un format défini | 14.02_Uitgezonden personeel, volgende gegevens in het formaat |
| par l'équipe Sepp : | vastgelegd door het Sepp-team : |
| - les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par | - de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald |
| Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes | zijn door Persopoint en identificeert hierin het deel dat betrekking |
| diplomatiques; | heeft op het personeel van de diplomatieke posten; |
| - la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois; | - de lijst van het personeel Expert van crisisbeheer per RRN en per maand; |
| - les futurs mouvements de postes diplomatiques. | - de toekomstige diplomatieke postbewegingen. |
| L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services | Het Sepp-team Informeert bij elke monitoring de diensten |
| du planning de la collecte et du traitement des données et du | voorafgaandelijk over de planning van de inzameling en verwerking van |
| processus de consolidation des résultats du monitoring. | de gegevens en over het proces van consolidatie van de |
| Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les | monitoringresultaten. |
| rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de | Het produceert op basis van het Sepp-platform opeenvolgend volgende |
| consolidation : | rapporten in functie van de voortgang van het consolidatieproces : |
| - un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour | - een monitoringrapport voor elke enveloppe dat ter validatie aan de |
| validation au service; | dienst wordt voorgelegd; |
| - par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au | - per dienst, een syntheserapport van de gevalideerde resultaten dat |
| aan de voorzitter van de FOD/POD en aan de bij de dienst | |
| président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès | geaccrediteerde inspecteur van Financiën wordt verstuurd; |
| du service; - un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du | - een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van |
| risque, y compris l'évolution des ETP, transmis à la Task Force selon | het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, dat overgemaakt wordt |
| le calendrier fixé au point 5.2. | aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. |
| 6.2.2. Groupe 2 : les organismes administratifs publics et les | 6.2.1. Groep 2 : de administratieve openbare instellingen en de |
| services administratifs à comptabilité autonome | administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie |
| Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la | Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, berekent het DG Begroting en |
| Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données | Beleidsevaluatie van de FOD BOSA de KPI's 1a en 1b op basis van de |
| fournies par les services concernés. | gegevens meegedeeld door de betrokken diensten. |
| Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le | De entiteiten bezorgen daartoe maandelijks, ten laatste de 15e dag van |
| 15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, | de maand (M), aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie, via de |
| via l'application e-BMC : | applicatie e-BMC : |
| - les données d'exécution du budget, et notamment du budget de | - de gegevens inzake uitvoering van het budget en met name van het |
| personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1 (code 11 de la | personeelsbudget, van het lopende jaar tot de maand M-1 (code 11 van |
| classification économique), | de economische classificatie), |
| - leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il | - hun budget en met name hun personeelsbudget opdat het zou |
| corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le | corresponderen met het gestemd initieel budget, met de genomen |
| Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre | beslissingen van de Ministerraad na de begrotingscontrole of in het |
| d'ajustements spécifiques. | kader van specifieke aanpassingen. |
| Les entités qui ne sont pas payées par PersoPoint, transmettent aussi | |
| en parallèle à la DG Budget et Evaluation de la Politique l'évolution | Parallel hiermee delen de entiteiten die niet door PersoPoint betaald |
| du nombre d'ETP sur 12 mois en distinguant statuts et niveaux. | worden ook de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden, volgens |
| La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats | statuut en niveau, mee aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie. |
| des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au | Het DG Begroting en Beleidsevaluatie deelt de resultaten van de KPI 1a |
| commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du budget | en 1b mee aan elke dienst en aan de inspecteur van Financiën, de |
| regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting | |
| accrédité auprès du service concerné. | geaccrediteerd bij de betrokken dienst. |
| Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du | Het maakt een globaal syntheserapport van de resultaten van de |
| monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, à la Task Force | monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, over |
| selon le calendrier fixé au point 5.2. | aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. |
| 6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale | 6.2.3. Groep 3 : de Openbare instellingen van sociale zekerheid |
| Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 | De Openbare instellingen van sociale zekerheid hebben in 2016 een |
| une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie | eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de |
| Sepp. | Sepp-methodologie. |
| Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec | Voorafgaand aan de monitoring definiëren ze, in overleg met de |
| les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de | |
| rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et | betrokken regeringscommissarissen van begroting, een modelrapport van |
| les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces | monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 |
| rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes | en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als |
| reprises dans le groupe 3. | standaardrapport voor alle enveloppes opgenomen in de groep 3. |
| Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de | Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert elke instelling, |
| la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de | op basis van de methodologie van de OISZ, het risico op overschrijding |
| personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au | van de personeelskredieten voor haar enveloppe en legt haar rapport |
| commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de | ter validatie voor aan de regeringscommissaris van begroting |
| l'institution. | geaccrediteerd bij de instelling. |
| Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à | Het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid maakt |
| la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de | een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van |
| synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque, y | het risico van alle instellingen integreert, inclusief de evolutie van |
| compris l'évolution des ETP, de toutes les institutions. | de VTE's, over aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. |
| 6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale | 6.2.4. Groep 4 : de Federale politie |
| La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, | De Federale politie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, |
| inspirée des principes de la méthodologie Sepp. | geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie. |
| Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec | Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de |
| l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de | inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een |
| rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et | modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en |
| les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces | de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze |
| rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de | rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van de |
| la Police fédérale reprises dans le groupe 4. | Federale politie opgenomen in de groep 4. |
| Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de | Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert de Federale |
| sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel | politie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding |
| pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation | van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de |
| à l'inspecteur des Finances. | rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën. |
| Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, | Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de |
| un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring | monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief |
| du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. | de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het |
| tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | |
| 6.2.5. Groupe 5 : la Défense | 6.2.5. Groep 5 : Defensie |
| La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des | Defensie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd |
| principes de la méthodologie Sepp. | op de principes van de Sepp-methodologie. |
| Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec | Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de |
| l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de | inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een |
| rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et | modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en |
| les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces | de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze |
| rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de | rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van |
| la Défense reprises au groupe 5. | Defensie opgenomen in groep 5. |
| Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa | Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert Defensie, op basis |
| méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour | van haar methodologie, het risico op overschrijding van de |
| chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à | personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten |
| l'inspecteur des Finances. | ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën. |
| Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, | Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de |
| un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring | monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief |
| du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. | de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het |
| tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | |
| 6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé | 6.2.6. De beslissingsmarge binnen een personeelsenveloppe gebruikt als |
| comme mécanisme de gestion | beheersmechanisme |
| Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de | De diensten die behoren tot de groep 1 gebruiken hun |
| personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une | personeelsenveloppe als een beheersmechanisme. Zij kunnen op die |
| marge décisionnelle pour : - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont | manier beschikken over een beslissingsmarge voor : |
| l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la | - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 |
| maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele | |
| marge structurelle T+1; | marge T+1; |
| - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions | - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de |
| dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir | impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash |
| être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash | flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen |
| flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice | we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende |
| en cours et l'exercice suivant. | boekjaar en het volgende boekjaar. |
| Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les | Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende |
| étapes suivantes : | stappen : |
| - il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges | - hij berekent de KPI 4 zodat hij de beschikbare marges kan evalueren. |
| disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier | Daartoe neemt hij het KPI 3-resultaat van de laatste monitoring van |
| monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en | het risico als uitgangspunt, dat hij desgevallend corrigeert en |
| fonction des paramètres de gestion propres, | aanpast in functie van de eigen beheersparameters, |
| exemples : | voorbeelden : |
| o des crédits supplémentaires ou provisions qui ont été accordés, | o toegekende bijkomende kredieten of provisies, |
| o des dépenses nouvelles ou facteurs de risques à prendre en compte, | o nieuwe uitgaven of risicofactoren die in rekening moeten worden gebracht, |
| o des mouvements de personnel (IN et OUT) réalisés ou irréversibles | o gerealiseerde of onomkeerbare personeelsbewegingen (IN en OUT) die |
| qui n'étaient pas prévus dans le dernier monitoring de risque, | niet in de laatste monitoring van het risico voorzien waren, |
| o une estimation des départs futurs, pour autant que le service puisse | o een raming van de toekomstige vertrekken voor zover de dienst kan |
| prouver que ces estimations sont réalistes et qu'un suivi régulier | aantonen dat deze ramingen realistisch zijn en dat in een regelmatige |
| soit mis en place; | opvolging wordt voorzien; |
| - il ajoute l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur | - hij voegt de impact van de reeds door de inspecteur van Financiën |
| des Finances. Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives | goedgekeurde beslissingen toe. Is de KPI 4-marge positief dan is er |
| peuvent être prises; | ruimte voor nieuwe initiatieven; |
| - il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite | - hij identificeert de nieuwe structurele beslissingen die hij wenst |
| prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision | te voorzien en verifieert of ze verenigbaar zijn met de strategische |
| stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer | visie die in het goedgekeurde personeelsplan is weergegeven. Voor de |
| l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue | raming van de impact van deze beslissingen stelt het Sepp-team een |
| de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la | catalogus ter beschikking die de geïndexeerde standaardkosten voor de |
| carrière fédérale et quelques carrières spécifiques; | federale loopbaan en enkele specifieke loopbanen bevat; |
| - il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles | - hij berekent een KPI 5 zodat hij de haalbaarheid van de voorziene |
| décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions | nieuwe beslissingen kan evalueren. Daartoe verrekent hij de impact van |
| dans la marge KPI 4; | deze beslissingen in de KPI 4 marge; |
| - il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des | - hij legt het finale KPI 5 rapport voor advies voor aan de inspecteur |
| Finances; | van Financiën; |
| - pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire | - in het belang van een transparante opvolging deelt hij alle door de |
| inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen aangaande | |
| standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de | structurele wervingen, bevorderingen en overgangen mee via het |
| recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par | standaardformulier dat het Sepp-team ter beschikking stelt, aan de |
| l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse | Taskforce op volgend e-mailadres tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. Het |
| tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. L'équipe SEPP attribuera un ID unique | Sepp-team zal een unieke ID geven aan elke beslissing zodat haar |
| à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur exécution; | uitvoering gemakkelijk kan opgevolgd worden; |
| - il exécute les décisions approuvées; | - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit; |
| - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. | - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. |
| les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) | vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij |
| il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de | wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan |
| l'inspecteur des Finances; | de inspecteur van Financiën; |
| - une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en | - een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel |
| oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été | worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze |
| soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; | niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën |
| is voorgelegd; | |
| - à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un | - bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, |
| recours peut être introduit auprès du Ministre du Budget et du | kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van Begroting en de |
| Ministre de la Fonction publique. Ceux-ci se prononcent conjointement | Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich hierover gezamenlijk |
| sur le recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la | uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na ontvangst van het |
| réception du recours. | beroep. |
| 6.3. Obligations des providers de données | 6.3. Verplichtingen van de providers van gegevens |
| Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les | De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde |
| données demandées en respectant le timing précisé : | gegevens binnen de gestelde termijn aan het Sepp-team : |
| La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les | Het DG Begroting en Beleidsevaluatie levert en valideert de |
| moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après | budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar |
| chaque ajustement budgétaire. | en na elke begrotingsaanpassing. |
| La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au | Het DG Federale Accountant en Procurement levert tweemaal per maand, |
| plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le | ten laatste de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de |
| 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB 12.XX.48, AB 12.XX.99 : - La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL; - Le crédit de liquidation par AB, année; - Le crédit d'engagement par AB, année; - La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les données analytiques de paie permettant de nourrir le modèle salarial Sepp à partir du SLR4 ou du nouveau moteur de paie. 7. Mesure de gel Les Ministres du Budget et de la Fonction publique pourront, après avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du risque par le service. La Ministre du Budget et de la Fonction publique, S. WILMES | 15e werkdag van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA 12.XX.99 : - Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; - Het vereffeningskrediet per BA, jaar; - Het vastleggingskrediet per BA, jaar; - Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. Het DG Sociaal Secretariaat PersoPoint levert ten laatste de laatste dag van elke maand de analytische betaalgegevens zodat het loonmodel Sepp kan worden gevoed vanuit de SLR4 of de nieuwe loonmotor. 7. Maatregel van bevriezing De Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken kunnen, na advies van de betrokken inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting of afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit die de toegekende budgettaire perimeter zou overschreden hebben en/of in het geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. De Minister van Begroting en van Ambtenarenzaken, S. WILMES |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |