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| Circulaire de clôture des comptes de l'exercice 2011 | Omzendbrief houdende het afsluiten van de rekeningen van het dienstjaar 2011 |
|---|---|
| MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE | MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST |
| 15 DECEMBRE 2011. - Circulaire de clôture des comptes de l'exercice | 15 DECEMBER 2011. - Omzendbrief houdende het afsluiten van de |
| 2011 | rekeningen van het dienstjaar 2011 |
| A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de | Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor |
| l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale, | maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, |
| A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et | Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en |
| Echevins, | Schepenen, |
| A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, | Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, |
| A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs régionaux, | Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, |
| La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak |
| comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2011. | van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2011. |
| L'article 89, § 1er, de la loi organique prescrit que le conseil | Artikel 89, § 1, van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk |
| arrête chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice | jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande |
| précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci | dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89, § 2, vóór |
| doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice | 15 mei volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden |
| au conseil communal à fin d'être arrêtés définitivement. Ces documents | overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve |
| sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront | vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd |
| à respecter ces délais fixés par la loi. | College overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen |
| te respecteren. | |
| Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de | Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het |
| Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission | Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College |
| Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en | van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie d.d. 26 oktober 1995, |
| date du 11 décembre 2003, détermine les règles de la clôture et de | het laatst gewijzigd op 11 december 2003, bepaalt de regels voor de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). | afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m |
| Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir | 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen |
| aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme | betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder |
| décrit ci-dessous. | hernomen. |
| 1. Approbation et transmission des documents et des annexes | 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen |
| Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents | Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken |
| suivants: | te bevatten: |
| ? Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. | ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. |
| ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2011 complet, c'est-à-dire le | ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2011, |
| compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il | zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. |
| n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de | Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en |
| résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le | resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. artikel 74 van |
| cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. | het algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren |
| opgevraagd worden. | |
| ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. | ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. |
| ? Les non valeurs et mises aux cotes irrécouvrables arrêtés par le | ? De onverhaalbare posten en de oninvorderbaarstellingen zoals |
| conseil en vertu de l'article 54 du règlement général. | vastgesteld door de raad luidens artikel 54 van het algemeen |
| ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement | reglement. ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van |
| général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui | het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies |
| le composent. En outre, toute discordance (par ex.: dépassements de | getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere |
| crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les | afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de |
| engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être | vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en |
| het equivalent leefloon, de voorschotten,...) op afdoende wijze worden | |
| dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. | verantwoord in het advies van de technische groep. |
| ? Le cas échéant, le compte 2011 des éventuels services et | ? Indien van toepassing, de rekening 2011 van de instellingen met |
| établissements à gestion distincte. | afzonderlijk beheer; |
| ? un tableau récapitulatif des investissements engagés et de leur mode | ? Een overzichtstabel van de vastgelegde investeringen en de |
| de financement par fonction et par article quant à l'exercice propre | financieringswijze per functie en per artikel met betrekking tot het |
| (voir art. 26 et art. 45, § 2, point d du règlement général) | eigen dienstjaar (zie art. 26 en art. 45, § 2, punt d van het algemeen reglement) |
| 2. Directives d'élaboration des comptes | 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen |
| A. Compte budgétaire | A. Budgettaire rekening |
| Droits constatés et engagements de dépenses. | Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven: |
| ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer | ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het |
| algemeen reglement de lijsten vast te stellen enerzijds van de | |
| au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées | vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen dienstjaar |
| nog te innen bleven en anderzijds van de vastgelegde uitgaven die op | |
| non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et | 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over |
| qu'il convient de reporter à l'exercice suivant, conformément à | |
| l'article 70 du règlement. Celles-ci doivent être arrêtées par | |
| l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; | te dragen naar het volgend dienstjaar. Deze dienen ten laatste op 15 |
| februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te worden | |
| ? Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives | vastgesteld; ? De O.C.M.W's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe |
| à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la | boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit |
| comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par | en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op |
| le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les | 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De |
| plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège | boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het |
| réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle | Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met |
| législation en matière d'intégration sociale; | de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; |
| ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront | ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de |
| effectuer des ajustements internes de crédits au service | O.C.M.W's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de |
| d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2012 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat | exploitatiedienst tot 31 januari 2012 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte |
| escompté (art. 100bis, § 2, de la loi organique). Il est recommandé de | resultaat (art. 100bis, § 2, van de organieke wet). Het is aanbevolen |
| procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce | om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, |
| dans le cadre d'une saine gestion. | regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. |
| ? Je vous rappelle également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. B. Bilan et compte de résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées | ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. B. Balans- en resultatenrekening: Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat |
| suivant l'indice ABEX 694 du mois de mai 2011 (www.abex.be). | voor de bouwwerken de ABEX-index 694 van de maand mei 2011 van |
| toepassing is (www.abex.be). | |
| La réévaluation des terrains au compte 2011 devrait se baser sur le | De herwaardering van de terreinen in de rekening 2011 dient gebaseerd |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, |
| soit 2,18 % obtenue par le rapport du coefficient 2011 (1,5790) sur le | hetzij 2,18 % dat wordt berekend door het indexcijfer 2011 (1,5790) te |
| coefficient 2010 (1,5453) tels que publié au Moniteur belge du 20 | delen door het indexcijfer 2010 (1,5453), zoals gepubliceerd in het |
| janvier 2010 et 17 janvier 2011 respectivement. | Belgisch Staatsblad van respectievelijk 20 januari 2010 en 17 januari |
| C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte | 2011. C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de |
| budgétaire | budgettaire rekening |
| A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation | De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve |
| et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent | afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er |
| thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen | |
| leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose | is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, |
| avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié. | waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord. |
| D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2011 | D. Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2011 |
| La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan | De toestand van de schuld van het O.C.M.W zoals deze voorkomt in de |
| doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences | balans dient er een exacte weergave van te zijn. Indien men mag |
| peuvent exister avec la situation présentée par les organismes | aannemen dat er verschillen kunnen bestaan met de toestand die door de |
| bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la | financiële instellingen wordt voorgelegd, dient het O.C.M.W. de |
| situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen | overeenstemming tussen de situatie in de balans en de banksituatie te |
| d'un tableau, les différences. | verantwoorden evenals deze verschillen door middel van een tabel. |
| E. Approbation du compte 2011 et le correctif budgétaire | E. Goedkeuring van de rekening 2011 en het begrotingscorrectief |
| L'article 106, § 3, de la loi organique confirme les dispositions qui | Het artikel 106, § 3, van de organieke wet bevestigt de bepalingen die |
| étaient déjà prévues à l'article 9 du règlement général, à savoir que | reeds werden voorzien bij artikel 9 van het algemeen reglement, |
| « l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire | wetende dat de « definitieve goedkeuring, stilzwijgend of |
| uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar | |
| de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la | brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de |
| dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en | gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van |
| het lopende dienstjaar in functie van bet eindresultaat van de | |
| cours en fonction du résultat final du compte budgétaires ». Le | begrotingsrekening ». Het begrotingscorrectief van de rekening 2011 |
| tableau correctif du compte 2010 corrigera donc automatiquement la | zal automatisch de in de begroting 2012 initieel voorziene |
| dotation communale initialement prévue au budget 2011, dans les 40 | gemeentetoelage verbeteren, binnen de 40 dagen volgend op de ontvangst |
| jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, | van de jaarlijkse rekeningen door de gemeenteraad, uitgezonderd in |
| sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2, j, de la | geval van niet-goedkeuring door deze raad (cfr. artikel 89, § 2, van |
| loi organique). | de organieke wet. |
| 3. Contrôle sur place | 3. Controle ter plaatse |
| Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les | Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikelen |
| articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En | 89, 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van |
| vertu de ces dispositions et de manière ponctuelle un ou plusieurs | deze bepalingen en op punctuele wijze zullen één of meerdere agenten |
| agents de notre direction se déplaceront en votre administration pour | van onze directie zich naar uw administratie verplaatsen om kennis te |
| prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au | nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de |
| compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir | dienstjaarrekening. Er zal van tevoren contact worden opgenomen om de |
| des modalités pratiques de ce contrôle. | praktische modaliteiten van deze controle te bespreken. |
| 4. Commission des normes comptables | 4. Boekhoudkundige commissie |
| Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos | Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw |
| questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la | technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de |
| commission. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du | boekhouding. Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het |
| Collège réuni du 4 décembre 2008 (MB du 16 décembre 2008, 2e édition). | besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 (BS van 16 december 2008, 2de editie). |
| A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail: | U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : |
| tutelleocmw@mrbc.irisnet.be | tutelleocmw@mbhg.irisnet.be |
| Bruxelles, le 15 décembre 2011. | Brussel, 15 december 2011. |
| Les Membres du Collège réuni, | De leden van het Verenigd College, |
| compétents pour la Politique d'Aide aux Personnes, | bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan Personen, |
| B. GROUWELS | B. GROUWELS |
| E. HUYTEBROECK | E. HUYTEBROECK |