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| Circulaire portant instructions en matière de légalisation | Omzendbrief houdende instructies inzake legalisatie |
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| 14 DECEMBRE 2006. - Circulaire portant instructions en matière de | 14 DECEMBER 2006. - Omzendbrief houdende instructies inzake |
| légalisation | legalisatie |
| 1. Concept, définition, compétence | 1. Begrip, definitie, bevoegdheid |
| 1.1. Bases légales | 1.1. Wettelijke basis |
| - Convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes | - Verdrag tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van |
| publics étrangers, faite à La Haye le 5 octobre 1961 et approuvée par | buitenlandse openbare akten, opgemaakt te Den Haag op 5 oktober 1961 |
| la loi du 5 juin 1975; | en goedgekeurd door de wet van 5 juni 1975; |
| - Convention relative à la suppression de la légalisation d'actes dans | - Verdrag betreffende de afschaffing van de legalisatie van akten in |
| les états membres des Communautés européennes, signée à Bruxelles le | de Lidstaten van de Europese Gemeenschappen, ondertekend te Brussel op |
| 25 mai 1987 et approuvée par la loi du 27 novembre 1996; | 25 mei 1987 en goedgekeurd door de wet van 27 november 1996; |
| - Loi du 31 décembre 1851 sur les consulats et la juridiction | - Wet van 31 december 1851 betreffende de consulaten en de consulaire |
| consulaire; | rechtsmacht; |
| - Loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé, | - Wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal |
| notamment l'article 30; | privaatrecht, inzonderheid artikel 30; |
| - Arrêté royal du 23 mars 1857 réglant les attributions des consuls en | - Koninklijk besluit van 23 maart 1857 betreffende de bevoegdheden van |
| matière de légalisations et de significations judiciaires, tel que | de consuls op het gebied van de legalisaties en de betekening van |
| modifié par l'arrêté royal du 5 décembre 2003; | gerechtelijke stukken, gewijzigd bij koninklijke besluit van 5 |
| december 2003; | |
| - Arrêté royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation de | - Koninklijk Besluit van 12 juli 2006 betreffende de legalisatie van |
| décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers. | buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten. |
| 1.2. Travaux parlementaires | 1.2. Parlementaire werkzaamheden |
| - Doc. parl., Sén., Développements, sess.ord. 2003-2004, n° 3-27/1. | Parlementaire Stukken, Senaat, Toelichting, zitting 2003-2004, nr. |
| 1.3. Définition de la légalisation | 3-27/1. 1.3. Definitie van legalisatie |
| L'article 30 du Code de droit international privé, entré en vigueur le | Het artikel 30 van het Wetboek van internationaal privaatrecht, in |
| 1er octobre 2004, contient une définition de la légalisation : | werking getreden op 1 oktober 2004, bevat een definitie van legalisatie : |
| « Art. 30.Légalisation |
« Art. 30.Legalisatie |
| § 1er. Une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique | § 1. Een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte moet |
| étranger doit être légalisé pour être produit en Belgique en | worden gelegaliseerd om in België geheel of bij uittreksel, in |
| intégralité ou en extrait, en original ou en copie. | origineel of bij afschrift, te worden voorgelegd. |
| La légalisation n'atteste que la véracité de la signature, la qualité | De legalisatie bevestigt slechts de echtheid van de handtekening, de |
| en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, | hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, |
| l'identité du sceau ou timbre dont l'acte est revêtu. | in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of de stempel op het stuk. |
| § 2. La légalisation est faite : | § 2. De legalisatie wordt gedaan : |
| 1° par un agent diplomatique ou consulaire belge accrédité dans l'Etat | 1° door een Belgische diplomatieke of consulaire ambtenaar die |
| où la décision ou l'acte a été rendu ou établi; | geaccrediteerd is in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte |
| 2° à défaut, par un agent diplomatique ou consulaire de l'Etat | is opgesteld; 2° bij gebreke hiervan, door een diplomatieke of consulaire ambtenaar |
| étranger qui représente les intérêts de la Belgique dans cet Etat; | van de buitenlandse Staat die de belangen van België in die Staat behartigt; |
| 3° à défaut, par le Ministre des Affaires étrangères. | 3° bij gebreke hiervan, door de Minister van Buitenlandse Zaken. |
| § 3. Le Roi détermine les modalités de la légalisation. » | § 3. De Koning bepaalt de nadere regels van de legalisatie. » |
| Pour une bonne compréhension de cette disposition légale, j'ajoute | Voor een goed begrip van deze wettelijke bepaling voeg ik eveneens het |
| également l'extrait de l'exposé des motifs du Code de droit international privé se rapportant à l'article 30 : | gedeelte toe betreffende artikel 30 uit de memorie van toelichting bij het Wetboek van internationaal privaatrecht : |
| « Selon la pratique actuelle, une légalisation a lieu en l'absence de | « Volgens de huidige praktijk worden de stukken gelegaliseerd wanneer |
| traité conclu avec l'Etat d'origine de la décision ou de l'acte. Cette | geen verdrag is gesloten met de Staat waar de beslissing is geveld of |
| pratique ne repose cependant pas sur une disposition légale de portée | de akte werd opgesteld. Deze handelswijze berust evenwel niet op een |
| wetsbepaling met algemene draagwijdte. Het Wetboek wil die leemte | |
| générale. | aanvullen. |
| Le code entend désormais combler cette lacune. L'exigence de | De vereiste te legaliseren wordt slechts gesteld bij gebreke aan enige |
| légalisation ne s'impose qu'à défaut de toute disposition contraire | andersluidende bepaling in een internationaal verdrag. |
| d'un traité international. | Met het oog op legalisatie moeten de identiteit en de bevoegdheid van |
| La légalisation nécessite un examen de l'identité et de la compétence | de buitenlandse autoriteit worden onderzocht, alsook de |
| de l'autorité étrangère, ainsi que du pouvoir de représentation et de | vertegenwoordigingsbevoegdheid en de rechtmatigheid van de opdracht |
| la régularité de la mission de la personne qui légalise. Les exigences | van de persoon die de legalisatie verricht. De vereisten inzake |
| de traduction applicables en matière administrative ou judiciaire | vertaling die gelden in administratieve en gerechtelijke materies, |
| régissent également la production des pièces visées. | worden ook gesteld met betrekking tot de overlegging van bedoelde |
| Le contrôle se limite à ce type de vérification formelle, dont le | stukken. De controle is beperkt tot een formele verificatie, waarvan de inhoud |
| paragraphe premier, alinéa 2, fixe les termes, selon une formulation | in § 1, tweede lid, wordt geformuleerd naar het voorbeeld van artikel |
| inspirée de l'article 2 de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 | 2 van het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van |
| supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, | het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten. België |
| Convention que la Belgique a ratifiée. Ce contrôle est distinct d'une | heeft dit verdrag geratificeerd. Een dergelijke controle verschilt van |
| vérification de la reconnaissance de la décision ou de la validité de | een verificatie inzake de erkenning van de beslissing of betreffende |
| l'acte au regard du droit normalement applicable, vérification qui | de geldigheid van de akte ten opzichte van het normaal toepasselijk |
| relève des autres dispositions pertinentes du code. | recht, wat wordt beheerst door de andere relevante bepalingen in het |
| L'article complète la loi du 31 décembre 1851 sur les consulats et la | Wetboek. Het artikel vult de Wet van 31 december 1851 betreffende de consulaten |
| juridiction consulaire. Alors que l'article 16 de cette loi vise | en de rechtsmacht aan. Waar artikel 16 van voormelde wet betrekking |
| l'acte d'un consul belge, le présent article concerne une décision ou | heeft op de akten afkomstig van een Belgische consul, slaat het |
| un acte d'une autorité étrangère, qu'il s'agit uniquement de faire | voorliggende artikel op de beslissing of de akte van een buitenlandse |
| overheid, die enkel nog moet worden gelegaliseerd door een Belgische | |
| légaliser par un consul belge. Quant à l'article 14 de cette loi, il | consul. Artikel 14 van de wet machtigt de consul te legaliseren, op de |
| habilite le consul à légaliser, selon les modalités établies par | |
| l'arrêté royal du 23 mars 1857 réglant les attributions des consuls en | wijze zoals omschreven in het Koninklijk Besluit van 23 maart 1857 tot |
| matière de légalisations et de significations judiciaires. Le code | regeling van de bevoegdheden van de consuls inzake legalisatie en |
| gerechtelijke betekening. Het Wetboek vult deze bepaling aan. | |
| complète cette disposition. En effet, il tend uniquement à établir un | Inderdaad wil het Wetboek enkel een regel van prioriteit tussen de |
| ordre de priorités parmi des habilitations conférées à des autorités | bevoegdheden van de verschillende overheden opstellen. Van zijn kant |
| distinctes. De son côté, l'article 14 de la loi de 1851 organise une | regelt artikel 14 van de Wet van 1851 een bijzondere bevoegdheid van |
| habilitation spéciale du consul belge, c'est-à-dire des autorités | de consul, d.w.z. een overheid zoals bedoeld in § 2, 1° van |
| visées au point 1 du paragraphe 2 du présent article. Cette | voorliggend artikel. De bevoegdheid omschreven in de Wet van 1851 |
| habilitation désigne spécialement le consul en fonction du territoire | duidt een specifieke consul aan op basis van zijn werkgebied, terwijl |
| de sa juridiction, alors que le présent article se contente, pour | artikel 30 van het Wetboek zich beperkt, om de voorrang te regelen, te |
| établir l'ordre des priorités, de se référer à un type d'autorités. | verwijzen naar een type van overheid. In de praktijk past men in |
| Pratiquement, il y aura lieu, en matière civile, d'appliquer d'abord | burgerlijke zaken eerst het voorliggende artikel van het Wetboek toe. |
| le présent article et, lorsque l'on se trouve dans le cas du point 1, | Vervolgens past men binnen het toepassingveld van zijn onderdeel 1 het |
| d'appliquer ensuite l'article 14 de la loi de 1851 pour déterminer le | artikel 14 van de Wet van 1851 toe, om de consul te kennen die |
| consul spécialement compétent. | specifiek voor het geval bevoegd is. » |
| 1.4. But de la procédure de légalisation | 1.4. Doel van de legalisatieprocedure |
| La légalisation est un contrôle portant sur l'origine d'un document. | De legalisatie is een controle aangaande de oorsprong van een document. |
| C'est un bon instrument de lutte contre la fraude, en ce qu'il | Het is een goed instrument om fraude te bestrijden, door na te gaan of |
| implique de vérifier qu'un document a effectivement été délivré par | een document wel degelijk door de bevoegde overheid met de vereiste |
| hoedanigheid is afgegeven. | |
| l'autorité compétente et ayant la qualité requise. | Legalisatie is echter ook en wellicht in de eerste plaats een dienst |
| Cependant, la légalisation est aussi, et sans doute en premier lieu, | die door de diplomatieke en consulaire ambtenaren en de Minister van |
| un service qui est rendu par les agents diplomatiques et consulaires | Buitenlandse Zaken wordt verleend. Door deze dienst wordt aan vreemde |
| et le Ministre des Affaires étrangères, service qui participe à la | documenten bewijskracht verleend in België of in het buitenland en dit |
| force probante de l'acte en Belgique ou à l'étranger par | door de authenticiteit vast te stellen van de handtekening en de |
| l'authentification de la signature et du sceau/timbre. Cette action fait partie du service consulaire fourni aux citoyens belges et aux autres personnes ou sociétés. 1.5 Compétence des agents diplomatiques ou consulaires Les agents diplomatiques ou consulaires sont compétents pour légaliser des documents étrangers, dans le cadre des dispositions mentionnées ci-dessus. La loi attribue cette compétence aux diplomates et aux consuls, donc pas uniquement aux chefs de poste. Cette compétence n'est pas seulement attribuée aux fonctionnaires de carrière, mais également aux consuls honoraires. 1.6 Compétence du Ministre des Affaires étrangères 1.6.1. Le Ministre des Affaires étrangères est compétent pour la légalisation des documents belges qui seront utilisés à l'étranger. Un service Légalisation a été créé pour ce faire au sein de la Direction Générale Affaires consulaires du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. 1.6.2. Par ailleurs, le Ministre peut également légaliser des | stempel/zegel. Dit optreden vormt een onderdeel van de consulaire dienstverlening ten voordele van Belgische burgers en van andere personen en vennootschappen. 1.5. Bevoegdheid van de diplomatieke of consulaire ambtenaren De diplomatieke of consulaire ambtenaren zijn bevoegd om buitenlandse documenten te legaliseren, binnen het kader van bovenstaande bepalingen. De wet kent die bevoegdheid toe aan de diplomaten en aan de consuls, dus niet alleen aan de posthoofden. Deze bevoegdheid wordt niet alleen toegekend aan beroepsambtenaren, maar eveneens aan ere-consuls. 1.6. Bevoegdheid van de Minister van Buitenlandse Zaken 1.6.1. De Minister van Buitenlandse Zaken is bevoegd voor de legalisatie van Belgische documenten die in het buitenland gebruikt zullen worden. Een dienst Legalisatie is daarvoor opgericht op de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. 1.6.2. Bovendien kan de Minister ook buitenlandse documenten |
| documents étrangers mais il s'agit là d'une compétence subsidiaire : | legaliseren, maar het is een subsidiaire bevoegdheid : de Minister kan |
| le Ministre ne peut légaliser un document que si les agents précités | legaliseren indien de eerstgenoemde ambtenaren niet kunnen optreden |
| ne peuvent pas intervenir (article 30, § 2 du Code de droit | (Wetboek Internationaal Privaat Recht, artikel 30, § 2). |
| international privé). | |
| 1.6.3. Les fonctionnaires du service Légalisation n'interviennent | 1.6.3. De ambtenaren van de dienst Legalisatie treden enkel op als |
| qu'en tant que délégués du Ministre et ne sont donc pas directement | door de Minister gedelegeerde ambtenaren en zij zijn dus niet |
| compétents comme le sont les agents diplomatiques ou consulaires. | rechtstreeks bevoegd zoals de diplomatieke of consulaire ambtenaren. |
| 1.7. La légalisation est, selon la législation internationale et belge | 1.7. Legalisatie is, volgens de internationale en Belgische wetgeving |
| en vigueur, un concept stricto sensu | die van kracht is, een begrip sensu stricto |
| La légalisation est, selon la législation internationale et belge en | De legalisatie bevestigt, volgens de internationale en Belgische |
| vigueur, la vérification de la véracité de la signature et de la | wetgeving die van kracht is, de echtheid van de handtekening en de |
| qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, de | hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend |
| l'identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. | geval, de identiteit van de stempel of het zegel waarmee het document |
| Par extension, l'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des | is bekleed. Bij uitbreiding wordt door de diplomatieke of consulaire ambtenaar of |
| Affaires étrangères légalise également la signature du fonctionnaire | de Minister van Buitenlandse Zaken ook de handtekening van een |
| qui a légalisé un document, et non pas uniquement la signature de | legaliserend ambtenaar gelegaliseerd, dus niet enkel de handtekening |
| celui qui a délivré le document. Cette pratique, connue et acceptée | van degene die het document afgaf. Deze praktijk, die internationaal |
| internationalement, est décrite sous l'appellation de « légalisation | gekend en aanvaard is, wordt ook omschreven met de term « legalisatie |
| en cascade ». | in cascade ». |
| Chaque signature est légalisée par celui qui est compétent pour le | Elke handtekening wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd |
| faire et qui connaît la signature, le plus souvent parce qu'il dispose | is en die de handtekening kent, meestal omdat hij over een specimen |
| d'un spécimen. | beschikt. |
| Cependant, il est préférable, pour autant que cela soit possible, de | Het verdient evenwel, in de mate van het mogelijke, de voorkeur om de |
| légaliser directement la signature du fonctionnaire qui a délivré le | handtekening van de ambtenaar die het document heeft afgeleverd direct |
| document, de façon à limiter les étapes et les coûts pour le | te legaliseren om op die manier de inspanningen en kosten voor de |
| demandeur. Ceci n'est évidemment possible que si la signature du | aanvrager te beperken. Dit is uiteraard enkel mogelijk als de |
| fonctionnaire qui a délivré le document est connue de l'agent | handtekening van de ambtenaar die het document heeft afgeleverd gekend |
| diplomatique ou consulaire ou du Ministre des Affaires étrangères | is bij de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van |
| (sous forme d'un spécimen), ou si le contrôle peut s'effectuer | Buitenlandse Zaken (onder de vorm van een specimen) of wanneer de |
| directement. | controle direct kan gebeuren. |
| Il est important de s'assurer que la signature et le sceau/timbre sont | Het is van belang om met zekerheid vast te stellen dat de handtekening |
| authentiques. L'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des | en de stempel/zegel authentiek zijn. Hiervoor wendt de diplomatieke of |
| Affaires étrangères utilise, à cette fin, les moyens de contrôle | consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken de |
| habituels : le spécimen dont il dispose déjà ou qu'il demande de | gebruikelijke controlemiddelen aan : het specimen waarover hij al |
| manière ad hoc. Aucun doute ne peut subsister quant à l'authenticité | beschikt of dat hij ad hoc opvraagt. Er mag geen twijfel blijven |
| de la signature ou du sceau/timbre. | bestaan aangaande de authenticiteit van de handtekening of van de |
| stempel/zegel. | |
| 1.8. Quels documents peuvent être légalisés? | 1.8. Welke documenten mogen gelegaliseerd worden? |
| 1.8.1. Documents étrangers qui peuvent être légalisés | 1.8.1. Buitenlandse documenten die gelegaliseerd mogen worden |
| 1.8.1.1. Documents délivrés par l'autorité étrangère. L'agent | 1.8.1.1. Documenten afgegeven door de buitenlandse overheid. De |
| diplomatique ou consulaire peut légaliser tous les documents délivrés | diplomatieke of consulaire ambtenaar mag alle documenten legaliseren |
| par les autorités publiques de sa juridiction : expéditions ou | die zijn afgegeven door de overheden van zijn rechtsgebied : uitgiften |
| extraits d'actes de l'état civil, actes notariés, attestations de | of uittreksels van akten van de burgerlijke stand, notariële akten, |
| nationalité, attestations d'état civil, attestations de résidence, attestations de composition de famille, jugements,... etc. Parfois, la légalisation d'autres déclarations de l'autorité locale, telles que papiers de douane ou attestations d'exportation ou d'importation, est également demandée. A ce sujet, les mêmes règles sont toujours d'application : légalisation du document par l'agent diplomatique ou consulaire si le document satisfait aux conditions à cet égard. Le Ministre des Affaires étrangères est compétent à titre subsidiaire pour légaliser des documents délivrés par des autorités étrangères. | nationaliteitsattesten, attesten aangaande de burgerlijke stand, verblijfsattesten, verklaringen van gezinssamenstelling, vonnissen, ... etc. Af en toe wordt ook verzocht om andere verklaringen van de lokale overheid te legaliseren zoals douanepapieren of attesten van uitvoer of van invoer. Hiervoor gelden steeds dezelfde regels : legalisatie door de diplomatieke of consulaire ambtenaar indien het document aan de wettelijke voorwaarden hiervoor voldoet. De Minister van Buitenlandse Zaken is subsidiair bevoegd om documenten afgegeven door buitenlandse autoriteiten te legaliseren. |
| 1.8.1.2. Documents signés par une personne privée. Pareils documents | 1.8.1.2. Documenten ondertekend door een privé-persoon. Deze |
| peuvent être légalisés, pour autant que la personne qui a signé le | documenten kunnen gelegaliseerd worden, op voorwaarde dat de persoon |
| document se présente personnellement. | die het document heeft ondertekend zich persoonlijk aanbiedt. |
| L'agent diplomatique ou consulaire vérifie l'identité du signataire | De diplomatieke of consulaire ambtenaar controleert de identiteit van |
| ainsi que la signature. | de ondertekenaar en de handtekening. |
| 1.8.1.3. Traductions. Lorsqu'un document délivré par une autorité | 1.8.1.3. Vertalingen. Wanneer een document afgeleverd door een |
| étrangère est présenté accompagné d'une traduction dans une de nos langues nationales, l'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères doit légaliser le document original et la traduction. Il légalise la signature du fonctionnaire compétent sur le document original et la signature du traducteur sur la traduction et joint les deux documents en apposant le sceau du poste diplomatique ou consulaire ou le sceau du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement sur le coin supérieur replié de manière à ce que les deux documents ne puissent être séparés sans que cela soit visible. En ce qui concerne la traduction des documents de répudiation, les postes diplomatiques et consulaires concernés ont reçu des instructions ad hoc de la part de la Direction Générale Affaires consulaires du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement concernant la remarque à apposer lorsqu'il s'agit d'une procédure de dissolution du mariage basée sur la volonté unilatérale d'un époux. | buitenlandse autoriteit aangeboden wordt samen met een vertaling in één van onze landstalen dient de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken zowel het origineel als de vertaling te legaliseren. Hij legaliseert de handtekening van de bevoegde ambtenaar op het origineel en de handtekening van de vertaler op de vertaling en hecht beide documenten samen met een omgeslagen bovenhoek waarop de zegel van de diplomatieke of consulaire post of de zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking wordt aangebracht, zodanig dat het onmogelijk is beide documenten te scheiden zonder dat dit zichtbaar is. Voor de vertaling van verstotingakten hebben de diplomatieke en consulaire posten die hiermee te maken hebben ad hoc instructies gekregen vanwege de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking betreffende de opmerking die aangebracht moet worden wanneer het gaat om een procedure van ontbinding van het huwelijk gebaseerd op eenzijdige wil van één van de echtgenoten. |
| 1.8.1.4. Copies conformes/Légalisations. Pour rappel : des extraits/copies conformes ne peuvent être délivrés que par les autorités étrangères ayant délivré le document original. Lorsque les documents sont nécessaires pour le traitement d'un dossier par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ou les postes diplomatiques et consulaires et que les documents originaux doivent être rendus au demandeur, des copies simples, et non des copies conformes, des documents originaux légalisés sont conservées dans le dossier ou envoyées à l'Office des étrangers pour les demandes de visa. 1.8.1.5. Diplômes. L'agent diplomatique ou consulaire ne peut faire de copies conformes de diplômes que lui présenteraient des étudiants étrangers pour usage en Belgique. Une copie conforme du diplôme ne peut être délivrée que par l'autorité ayant délivré le diplôme original. Cette copie conforme peut ensuite être légalisée selon la procédure en vigueur dans ce pays. 1.8.2. Documents belges ou délivrés en Belgique qui peuvent être légalisés 1.8.2.1. Actes publics. Expéditions ou extraits d'actes d'état civil, jugements rendus en Belgique, actes notariés, etc. 1.8.2.2. Documents administratifs. Attestations délivrées par les autorités fédérales, régionales, communautaires, provinciales et communales belges, certificats sanitaires ou d'origine pour des marchandises, attestations de douane, diplômes, etc. 1.8.2.3. Copies conformes des documents belges délivrées par l'autorité belge compétente. 1.8.2.4. Traductions jurées rédigées par un traducteur juré en Belgique. | 1.8.1.4. Eenvormige afschriften/legalisaties. Ter herinnering : uittreksels/eenvormige afschriften mogen slechts afgeleverd worden door de vreemde autoriteiten die het origineel afgeleverd hebben. Wanneer de documenten voor de behandeling van een dossier door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of de diplomatieke en consulaire posten moeten dienen en de originele documenten aan de aanvrager teruggeven moeten worden, worden gewone fotokopieën, en geen voor eensluidend verklaarde kopieën, van de gelegaliseerde originele documenten in het dossier bewaard of naar de Dienst Vreemdelingenzaken gestuurd voor de visumaanvragen. 1.8.1.5. Diploma's. De diplomatieke of consulaire ambtenaar mag geen éénvormige afschriften maken van diploma's die hem soms voorgelegd worden door buitenlandse studenten voor gebruik in België. Een éénvormig afschrift mag slechts afgeleverd worden door de autoriteit die het origineel afleverde. Dit éénvormig afschrift mag dan gelegaliseerd worden volgens de procedure die in dat land gebruikelijk is. 1.8.2. Belgische documenten of documenten afgegeven in België die gelegaliseerd mogen worden 1.8.2.1. Publieke akten. Afschriften of uittreksels van akten van burgerlijke stand, vonnissen die geveld werden in België, notariële akten, enzovoort. 1.8.2.2. Administratieve documenten. Getuigschriften afgeleverd door de federale, regionale, communautaire, provinciale en gemeentelijke autoriteiten, sanitaire getuigschriften of getuigschriften van herkomst voor goederen, douaneattesten, diploma's, enzovoort. 1.8.2.3. Eensluidende kopieën van Belgische documenten die door de bevoegde Belgische autoriteit afgeleverd werden. 1.8.2.4. Beëdigde vertalingen opgesteld door een beëdigd vertaler in België. |
| 1.8.2.5. Documents sous seing privé munis de la signature d'une | 1.8.2.5. Onderhandse documenten voorzien van de handtekening van een |
| autorité belge (notaire ou commune), documents sous seing privé signés | Belgische autoriteit (notaris of gemeente), onderhandse documenten |
| par un Belge n'ayant plus de résidence en Belgique, etc. | getekend door een Belg die geen verblijfplaats meer heeft in België, |
| 1.8.2.6. Certificats médicaux légalisés par le Service public fédéral | enzovoort. 1.8.2.6. Medische certificaten gelegaliseerd door de Federale |
| Santé Publique. | Overheidsdienst Volksgezondheid. |
| 1.8.2.7. Actes et attestations délivrés par les représentations | 1.8.2.7. Akten en getuigschriften afgeleverd door de buitenlandse |
| diplomatiques et consulaires étrangères en Belgique. | diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen in België. |
| 1.8.2.8. Documents de voyage/d'identité belges. L'agent diplomatique | 1.8.2.8. Belgische reis-/identiteitsdocumenten. De diplomatieke of |
| ou consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères n'est pas | consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken is niet |
| bevoegd om éénvormige afschriften/gelegaliseerde kopieën te maken van | |
| compétent pour faire des copies conformes/ légalisées de documents de | Belgische reis- of identiteitsdocumenten. Hij mag, indien nodig, een |
| voyage ou d'identité belges. Il peut, si nécessaire, délivrer une | consulair attest afleveren waarin wordt verklaard dat aan betreffende |
| attestation consulaire indiquant que le document de voyage ou | persoon het reis- of identiteitsdocument, waarvan de belangrijkste |
| d'identité, dont sont reprises les données principales (numéro, lieu | gegevens worden overgenomen (nummer, plaats van afgifte, datum van |
| et date de délivrance...), a été délivré à telle personne. | afgifte...), afgeleverd werd. |
| 1.9. Formule de légalisation apposée sur tous les documents | 1.9. Legalisatieformule aangebracht op alle documenten |
| La formule de légalisation comprend le texte suivant : « Cette | De volgende tekst wordt opgenomen in de legalisatieformule : « Deze |
| legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het | |
| légalisation ne garantit pas l'authenticité du contenu du document ». | document ». Hiermee wordt vermeden dat de autoriteit die een |
| On évite ainsi que l'autorité qui reçoit un document légalisé ne croie | gelegaliseerd document ontvangt er verkeerdelijk zou van uitgaan dat |
| erronément que son contenu a également été vérifié et ne lui donne foi | ook de inhoud werd nagekeken, en dat het document voor waar en echt |
| et authenticité que sur base du seul fait de la légalisation. | wordt aangenomen louter op basis van het feit dat het gelegaliseerd |
| 1.10. Qu'en est-il du contenu des décisions judiciaires étrangères et | is. 1.10. Wat met de inhoud van buitenlandse rechterlijke beslissingen en |
| actes authentiques étrangers? | buitenlandse authentieke akten? |
| La loi établit que l'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre | De wet bepaalt dat de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de |
| des Affaires étrangères n'effectue un contrôle « que »(sic) de la | Minister van Buitenlandse Zaken slechts' (sic) de controle uitvoert |
| signature et/ou du timbre ou sceau. | van de handtekening en/of van het zegel of de stempel. |
| Cependant, il peut apparaître prima facie, au moment de la | Toch kan op het moment van de legalisatie prima facie, blijken dat een |
| légalisation, qu'une décision judiciaire étrangère ou un acte | |
| authentique étranger présente certaines anomalies. Dans ce cas, | buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte |
| l'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des Affaires | tekortkomingen vertoont. De diplomatieke of consulaire ambtenaar of de |
| étrangères peut mentionner ses remarques sur une feuille annexée. Le | Minister van Buitenlandse Zaken kan in dergelijk geval zijn |
| point 3 de cette circulaire décrit l'intervention en pareilles | opmerkingen toevoegen op een vastgehecht blad. Punt 3 in deze |
| situations. | omzendbrief omschrijft het optreden in dergelijke gevallen. |
| 2. Refus de légalisation | 2. Weigering legalisatie |
| 2.1. Motifs de refus | 2.1. Weigeringsgronden |
| La légalisation d'un document peut être refusée dans les cas suivants | Een legalisatie kan geweigerd worden in volgende gevallen : |
| : - la signature n'est pas celle du fonctionnaire compétent (p.ex. après | - de handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar (bv na nazicht |
| vérification du spécimen); | van het specimen); |
| - le signataire n'est pas compétent (p.ex. un fonctionnaire d'une | - de ondertekenende ambtenaar is niet bevoegd (bv een ambtenaar van |
| autre commune ou province que celle dans laquelle le document a été | een andere gemeente of provincie dan die waar het document werd |
| établi); | opgesteld); |
| - le timbre ou le sceau est faux ou falsifié ou inusité. | - het zegel of de stempel is vals of vervalst, of ongewoon. |
| Si le demandeur présente un document établi dans une langue étrangère | Indien de aanvrager een document voorlegt in een vreemde taal die voor |
| qui est incompréhensible pour l'agent diplomatique ou consulaire ou le | de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van |
| Ministre des Affaires étrangères, il peut également refuser la | Buitenlandse Zaken onverstaanbaar is, kan hij eveneens de legalisatie |
| légalisation. | weigeren. |
| Dans les autres cas, l'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre | In andere gevallen legaliseert de diplomatieke of consulaire ambtenaar |
| des Affaires étrangères légalise le document présenté. | of de Minister van Buitenlandse Zaken het voorgelegde document. |
| Le but dans lequel la légalisation est demandée ne peut pas et ne doit | Het doel van het document waarvan de legalisatie aangevraagd wordt, |
| pas être pris en considération. | mag en moet niet in overweging worden genomen. |
| La légalisation ne doit pas être demandée par l'intéressé en personne, | De legalisatie moet niet door de betrokkene persoonlijk aangevraagd |
| sauf pour les documents signés par une personne privée (voir supra | worden, behalve voor documenten ondertekend door een privé-persoon |
| 1.8.1.2. et 1.8.2.5. Documents sous seing privé). | (zie supra 1.8.1.2. en 1.8.2.5. Onderhandse documenten). |
| 2.2. Notification du refus | 2.2. Betekening van weigering |
| Si l'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des Affaires | Indien de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van |
| étrangères constate qu'il n'est pas satisfait aux conditions pour | Buitenlandse Zaken vaststelt dat niet aan de voorwaarden is voldaan om |
| légaliser un document, il en informe le demandeur par écrit. | een document te legaliseren, deelt hij dat schriftelijk mee aan de |
| Les éléments suivants doivent obligatoirement figurer dans la décision | aanvrager. De volgende elementen dienen verplicht vermeld te worden in de |
| de refus : | weigeringsbeslissing : |
| - la motivation formelle et adéquate du refus, c'est-à-dire | - de formele en juiste motivering van de weigering, dat wil zeggen de |
| l'indication des considérations de droit et de fait servant de | vermelding van de juridische en feitelijke overwegingen die aan de |
| fondement au refus; | weigering ten grondslag liggen; |
| - l'indication des voies de recours. | - de vermelding van de beroepsmogelijkheden. |
| En annexe 2, figure un exemple d'une notification d'une décision de | In bijlage 2 bevindt zich een voorbeeld van betekening van een |
| refus. | weigeringsbeslissing. |
| Afin de garder un aperçu des problèmes que rencontrent les agents | Teneinde een goed overzicht te behouden van de problemen waarmee de |
| diplomatiques ou consulaires au niveau de la légalisation, il leur est | diplomatieke of consulaire ambtenaren geconfronteerd worden bij het |
| demandé, dans chaque cas de refus, d'envoyer une copie de leur | legaliseren wordt hen verzocht om in elk geval van weigering een kopie |
| décision par mail au service Légalisation du Service public fédéral | van de beslissing ter informatie per mail over te maken aan de dienst |
| Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au | Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, |
| Développement, pour information. | Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. |
| 3. Problèmes prima facie concernant une décision judiciaire étrangère | 3. Prima facie problemen met een buitenlandse rechterlijke beslissing |
| ou un acte authentique étranger : apposition d'une remarque après | of een buitenlandse authentieke akte : opmerking aanbrengen na |
| légalisation | legalisatie |
| Dans certains cas, il se peut que l'agent diplomatique ou consulaire | In een aantal gevallen kan de diplomatieke of consulaire ambtenaar of |
| ou le Ministre des Affaires étrangères constate qu'un problème se pose | de Minister van Buitenlandse Zaken vaststellen dat er een probleem is |
| au niveau d'une décision judiciaire étrangère ou d'un acte authentique | met een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse |
| étranger, et ce bien qu'il ait été délivré par un fonctionnaire | authentieke akte, ook al is deze afgegeven door een bevoegde |
| compétent. La forme peut, par exemple, être correcte mais il peut y | ambtenaar. Zo kan de vorm correct zijn, maar er kan in de buitenlandse |
| avoir une faute dans la décision judiciaire étrangère ou l'acte | rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte een fout |
| authentique étranger. | staan. |
| Exemples de fautes possibles : | Voorbeelden van mogelijke fouten : |
| - la date de naissance d'un adulte est identique à la date de | - de geboortedatum van een volwassene is gelijk aan de datum van |
| délivrance du document; | afgifte; |
| - l'acte établit qu'une personne est célibataire, alors | - de akte stelt dat een persoon ongehuwd is, terwijl hij/zij zelf |
| qu'il/elle-même déclare être marié(e); | verklaart te zijn gehuwd; |
| - l'acte établit qu'une personne est née à X, alors qu'il apparaît | - de akte stelt dat een persoon is geboren in X, terwijl duidelijk |
| clairement (par exemple du dossier du poste diplomatique ou | blijkt (bv uit het dossier op de diplomatieke of consulaire post) dat |
| consulaire) qu'il/elle est né(e) ailleurs; | hij/zij elders geboren is; |
| - la loi locale requiert la mention du domicile des parents alors que | - de lokale wet vereist vermelding van de woonplaats van de ouders, |
| cette information manque dans un acte de naissance qui est soumis à | terwijl die informatie ontbreekt in een geboorteakte die aan de |
| l'agent diplomatique ou consulaire ou au Ministre des Affaires | diplomatieke of consulaire ambtenaar of aan de Minister van |
| étrangères. Si la faute peut être imputable à une erreur matérielle, elle peut | Buitenlandse Zaken voorgelegd wordt. |
| également masquer des intentions frauduleuses. | In sommige gevallen is de fout te wijten aan een materiële vergissing; |
| La question est de savoir de quelle manière l'agent diplomatique ou | de fout kan ook frauduleuze bedoelingen verbergen. |
| consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères peut et doit | De vraag is op welke wijze de diplomatieke of consulaire ambtenaar of |
| intervenir dans de telles situations, tant en cas d'erreur matérielle | de Minister van Buitenlandse Zaken kan en mag optreden in dergelijke |
| qu'en cas de tentative supposée de fraude. | gevallen, zowel bij materiële vergissing als bij vermoedelijke poging tot fraude. |
| Lorsqu'un agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères constate prima facie qu'une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger à légaliser présente une ou plusieurs anomalies, quand bien même toutes les conditions seraient satisfaites pour la légalisation, il mentionne, après la légalisation, sa remarque sur une feuille annexée. Le problème apparaîtra dès lors clairement pour chaque personne qui recevra la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger et qui pourra, si elle le souhaite, demander une enquête. Une acceptation aveugle de décisions judiciaires étrangères et actes authentiques étrangers, sur base d'un contrôle ne portant que sur la compétence du signataire, ne sert pas les intérêts de notre pays en matière de lutte contre la fraude et de lutte contre l'immigration illégale, au regard de la législation belge et des obligations internationales de la Belgique. Le fait qu'une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger soit légalisé ne signifie pas qu'il doit être accepté dans notre pays. C'est une condition nécessaire mais non suffisante. | Wanneer een diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken prima facie vaststelt dat er een probleem is met een te legaliseren buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte, terwijl toch aan alle legalisatievoorwaarden is voldaan, zal hij na het legaliseren zijn opmerking toevoegen op een vastgehecht blad. Op die wijze zal voor elke toekomstige ontvanger van de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte duidelijk blijken welk het probleem is en zal die ontvanger desgewenst om een onderzoek kunnen verzoeken. Het blindelings aanvaarden van buitenlandse rechterlijke beslissingen en buitenlandse authentieke akten, op basis van een controle van enkel de hoedanigheid van de ondertekenaar, dient niet het belang van ons land op het vlak van fraudebestrijding en strijd tegen illegale immigratie in het kader van de Belgische wetgeving en de internationale verplichtingen van België. Het feit dat een buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte is gelegaliseerd, betekent niet dat het aanvaard moet worden in ons land. Het is wel een noodzakelijke voorwaarde, maar geen voldoende voorwaarde. |
| 3.1 Quel type de remarque ? | 3.1 Welk type van opmerking? |
| La remarque doit concerner un élément objectif (voir les exemples | De opmerking moet gaan over een objectief element (zie de voorbeelden |
| d'erreur mentionnés au point 3 ci-dessus) relatif soit à un fait | van fouten die hierboven in punt 3 worden vermeld) dat te maken heeft |
| rapporté de manière erronée dans la décision judiciaire étrangère ou | ofwel met een feit dat op verkeerde wijze vermeld is in de |
| buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte | |
| l'acte authentique étranger (selon les éléments par ailleurs en | (volgens de elementen voorts in bezit van de diplomatieke of |
| possession de l'agent diplomatique ou consulaire ou du Ministre des | consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken) ofwel met |
| Affaires étrangères), soit au non-respect de la législation locale sur | de niet-naleving van de plaatselijke wetgeving op een of meerdere |
| un ou plusieurs points précis que l'agent diplomatique ou consulaire | bepaalde punten die de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de |
| Minister van Buitenlandse Zaken in de opmerking uitvoerig beschrijft. | |
| ou le Ministre des Affaires étrangères détaille dans la remarque. | De opmerking mag niet gewoon gewag maken van onduidelijke twijfels |
| La remarque ne peut pas simplement faire état de vagues doutes (« | ("twijfel over de burgerlijke stand van de belanghebbende") of van |
| doute sur l'état civil de l'intéressé ») ou de généralités relatives | algemeenheden betreffende bijvoorbeeld de kwaliteit van de akten van |
| par exemple à la qualité des actes d'état civil émis dans le pays | de burgerlijke stand die in het betrokken land worden afgegeven. Er is |
| concerné. Il n'est donc pas question non plus de recourir à une | dus evenmin sprake van een beroep op een algemene en systematische |
| remarque générale et systématique sur tous les actes authentiques | opmerking op alle buitenlandse authentieke akten of buitenlandse |
| étrangers ou décisions judiciaires étrangères soumis pour légalisation | rechterlijke beslissingen die voor legalisatie worden voorgelegd of op |
| ou sur tous les actes authentiques étrangers ou décisions judiciaires | alle buitenlandse authentieke akten of buitenlandse rechterlijke |
| étrangères d'un certain type dans un certain pays. | beslissingen van een zeker type in een bepaald land. |
| La qualité de la formulation de la remarque sera souvent déterminante | De kwaliteit van de formulering van de opmerking zal vaak ook bepalend |
| puisque l'autorité en Belgique en tiendra compte pour décider de faire | zijn aangezien de overheid in België daarmee rekening zal houden om al |
| procéder ou non à une enquête. 3.2. Où et comment est apposée la remarque ? La remarque est mentionnée sur une feuille annexée et reprend le texte complet des observations sur cette page séparée qui est attachée à la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger légalisé, et ce en apposant le sceau du poste diplomatique ou consulaire ou le sceau du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, en partie sur la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger lui-même et en partie sur la feuille y annexée. L'agent diplomatique ou consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères mentionne succinctement mais clairement le problème rencontré avec la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger présenté afin que celui qui le reçoit puisse comprendre rapidement le problème et juger si celui-ci est de nature à entraîner un refus de la décision judiciaire étrangère ou de l'acte authentique étranger. 4. Enquête concernant une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger | dan niet een onderzoek te laten uitvoeren. 3.2.Waar en hoe wordt de opmerking aangebracht ? De opmerking wordt toegevoegd op een vastgehecht blad en vermeldt de volledige tekst van de aanmerkingen op dat afzonderlijk blad dat vastgehecht wordt aan de gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte, met aanbrenging van het zegel van de diplomatieke of consulaire post of van het zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, half op de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte en half op het aangehechte blad. De diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken vermeldt bondig maar duidelijk wat het probleem is met de voorgelegde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte zodat de ontvanger ervan snel het probleem kan inschatten en beoordelen of dit de verwerping van de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte tot gevolg kan hebben. 4. Onderzoek naar een buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte |
| 4.1. Qui peut demander une enquête ? | 4.1. Wie kan een onderzoek vragen? |
| Toute autorité qui reçoit, en Belgique, une décision judiciaire | Elke overheid die een gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke |
| étrangère ou un acte authentique étranger légalisé, peut demander | beslissing of buitenlandse authentieke akte in België ontvangt, kan |
| qu'il soit procédé à une enquête concernant cette décision ou cet | een onderzoek vragen betreffende die beslissing of akte. De overheid |
| acte. Cette autorité peut être le fonctionnaire communal de l'état | kan de gemeentelijke ambtenaar van de burgerlijke stand zijn, de |
| civil, l'Office des étrangers, le Service des Naturalisations de la | Dienst Vreemdelingenzaken, de dienst Naturalisaties van de Kamer, ... |
| Chambre, ... etc. | etc. |
| L'agent diplomatique ou consulaire lui-même peut également procéder | De diplomatieke of consulaire ambtenaar zelf kan ook op eigen |
| d'initiative à une enquête, lorsqu'il reçoit une décision judiciaire | initiatief tot een onderzoek overgaan, wanneer deze een gelegaliseerde |
| buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte | |
| étrangère ou un acte authentique étranger légalisé dans le cadre d'une | ontvangt in het kader van een aanvraag waarvoor hij krachtens een wet |
| demande pour laquelle il est compétent en vertu de la loi, par exemple | gemachtigd is, bij voorbeeld met het oog op het verlijden van een akte |
| en vue de la passation d'un acte de l'état civil. | van de burgerlijke stand. |
| 4.2. Qui effectue l'enquête ? | 4.2. Wie verricht het onderzoek? |
| L'enquête est effectuée par le poste diplomatique ou consulaire | Het onderzoek wordt verricht door de diplomatieke of consulaire post |
| compétent pour le lieu de délivrance de la décision judiciaire | die bevoegd is voor de plaats van afgifte van de buitenlandse |
| étrangère ou de l'acte authentique étranger. | rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte. |
| L'agent diplomatique ou consulaire peut pour cette enquête faire appel | De diplomatieke of consulaire ambtenaar kan voor dat onderzoek een |
| aux autorités locales, en fonction de la nature du problème. | beroep doen op de lokale overheid, volgens de aard van het probleem. |
| Aucun frais ne peut être engagé pour cette enquête, à moins que | Er kunnen geen onkosten gedaan worden voor dat onderzoek tenzij de |
| l'autorité qui demande l'enquête ne s'engage à prendre elle-même ces | autoriteit die het onderzoek vraagt zich ertoe verbindt om deze kosten |
| frais en charge. | zelf te dragen. |
| 4.3. Quelle est la procédure à suivre pour une demande d'enquête? | 4.3. Welke procedure dient gevolgd te worden om een onderzoek te vragen? |
| En résumé, la procédure est la suivante : | Kort samengevat is de werkwijze als volgt : |
| - Une autorité belge qui reçoit une décision judiciaire étrangère ou | - Een Belgische overheid die een gelegaliseerde buitenlandse |
| un acte authentique étranger légalisé peut toujours demander une | rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte ontvangt, |
| enquête concernant cette décision ou cet acte, par écrit, en | kan steeds een onderzoek naar die beslissing of akte vragen, in een |
| s'adressant au service Légalisation du Service public fédéral Affaires | schrijven naar de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst |
| étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et en | Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, |
| mentionnant les raisons de sa requête. L'autorité mentionne les | met vermelding van de redenen van het verzoek. De autoriteit meldt om |
| raisons pour lesquelles l'enquête est demandée et indique clairement | welke redenen het onderzoek gevraagd wordt en geeft duidelijk de |
| les éléments concernant lesquels l'enquête est demandée (par exemple : | elementen weer waarom het onderzoek gevraagd wordt (bij voorbeeld : « |
| « prière d'effectuer une enquête pour déterminer si la date de | gelieve een onderzoek in te stellen om te bepalen of de geboortedatum |
| naissance de la personne concernée est xx/xx/xxxx ou yy/yy/yyyy » ou « compte tenu du document X indiquant que la personne concernée n'est pas mariée et du document Y indiquant que cette personne est mariée, prière d'effectuer une enquête pour déterminer quel est l'état civil de la personne concernée »). - Le service Légalisation transmet la requête au poste diplomatique ou consulaire compétent pour le lieu de délivrance de la décision judiciaire étrangère ou de l'acte authentique étranger. - Si des frais sont à payer pour l'enquête, le poste diplomatique ou consulaire établit une estimation des frais et l'envoie directement à l'autorité requérante. Si celle-ci décide de prendre ces frais en charge, elle les paie directement au poste diplomatique ou consulaire - Le poste diplomatique ou consulaire communique directement le résultat de l'enquête à l'autorité requérante. Annexe 1re. - Schémas récapitulatifs Pour la consultation du tableau, voir image ANNEXE 2. - Modèle de refus de légalisation Recommandé + Accusé de réception Madame, Monsieur, Je me réfère à votre demande de légalisation du/des document(s) suivant(s) : Je regrette de devoir vous informer que je ne peux satisfaire à votre demande. J'ai en effet constaté que : Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision prise, vous pouvez introduire une procédure judiciaire par voie d'huissier auprès du Tribunal de première instance de Bruxelles. Vous pouvez également introduire un recours en annulation, éventuellement assorti d'un recours en suspension, auprès du Conseil d'Etat de Belgique dans les 60 jours de la présente notification. Les formes en sont définies par l'arrêté du Régent du 23 août 1948 déterminant la procédure devant la section d'administration du Conseil d'Etat. Date Signature ANNEXE 3. - Exemples de remarques concises « le contenu de l'acte n'est pas conforme à l'art. .... (législation) du (pays xyz) » « la forme de l'acte, n'est pas conforme à l'art. .... (législation) du (pays xyz) » « la date de (p.ex. le mariage) mentionnée dans l'acte est différente de la date mentionnée sur d'autres documents vus par ce poste » « faute (d'orthographe) dans le nom de l'intéressé(e) » « le contenu de l'acte est contraire à l'ordre public belge car .... » Bruxelles, le Le Ministre des Affaires étrangères | van de betrokken persoon xx/xx/xxxx of yy/yy/yyyy is » of « rekening houdend met document X dat meldt dat de betrokken persoon ongehuwd is en met document Y dat meldt dat betrokken persoon gehuwd is, gelieve een onderzoek in te stellen om de burgerlijke staat van de betrokken persoon te bepalen »). - De dienst Legalisatie maakt het verzoek over aan de diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats van afgifte van de buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte. - Indien er kosten verbonden zijn aan het onderzoek, maakt de diplomatieke of consulaire post een kostenraming op en stuurt die rechtstreeks naar de verzoekende overheid. Indien deze laatste beslist om deze kosten te dragen, betaalt ze deze rechtstreeks aan de diplomatieke of consulaire post. - De diplomatieke of consulaire post deelt het resultaat van het onderzoek rechtstreeks mee aan de verzoekende overheid. BIJLAGE 1. - Samenvattende schema's Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld BIJLAGE 2. - Model van weigering van legalisatie Aangetekend + Ontvangstbewijs Geachte, Ik verwijs naar uw aanvraag tot legalisatie van volgend(e) document(en) : Het spijt me U te moeten meedelen dat ik niet op Uw vraag kan ingaan. Ik heb immers vastgesteld dat : Indien u niet akkoord gaat met de genomen beslissing kan u een gerechtelijke procedure via een gerechtsdeurwaarder inleiden bij de Rechtbank van eerste aanleg van Brussel. U kan eveneens een verzoekschrift tot vernietiging, eventueel vergezeld van een verzoekschrift tot schorsing, indienen bij de Raad van State van België binnen de 60 dagen na deze betekening. De regeling van deze procedure is vastgelegd in het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling administratie van de Raad van State. Datum Handtekening BIJLAGE 3. - Voorbeelden van beknopte opmerkingen « inhoud van de akte niet conform art. .... (wetgeving) van (land xyz) » « vorm van de akte niet conform art. .... (wetgeving) van (land xyz) » « datum van (bv het huwelijk) vermeld op de akte verschilt van datum gemeld op andere documenten gezien door deze post » « (spel)fout in de naam van betrokkene » « inhoud van de akte in strijd met Belgische openbare orde want.... » Brussel, De Minister van Buitenlandse Zaken |
| K. DE GUCHT | K. DE GUCHT |