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Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation. - Traduction allemande | Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en bewaartermijnen. - Duitse vertaling |
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SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN |
9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux | 9 FEBRUARI 2006. - Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de |
archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de | archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en |
conservation. - Traduction allemande | bewaartermijnen. - Duitse vertaling |
Le texte qui suit constitue la traduction en langue allemande de la | De hierna volgende tekst is de Duitse vertaling van de omzendbrief PLP |
circulaire PLP 40 du Ministre de l'Intérieur et de la Ministre de la | 40 van de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justitie |
Justice du 9 février 2006 relative aux archives de la Police locale : | van 9 februari 2006 betreffende de archieven van de Lokale Politie : |
tableaux de tri et délais de conservation (Moniteur belge du 7 avril | archiefselectielijst en bewaartermijnen (Belgisch Staatsblad van 7 |
2006), établie par le Service central de traduction allemande auprès | april 2006), opgemaakt door de Centrale dienst voor Duitse vertaling |
du Commissariat d'arrondissement adjoint à Malmedy. | bij het Adjunct-arrondissementscommissariaat in Malmedy. |
FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST INNERES UND FÖDERALER ÖFFENTLICHER | FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST INNERES UND FÖDERALER ÖFFENTLICHER |
DIENST JUSTIZ | DIENST JUSTIZ |
9. FEBRUAR 2006 - Ministerielles Rundschreiben PLP 40 über das Archiv | 9. FEBRUAR 2006 - Ministerielles Rundschreiben PLP 40 über das Archiv |
der Lokalen Polizei: Aussonderungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen | der Lokalen Polizei: Aussonderungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen |
An die Herren Provinzgouverneure | An die Herren Provinzgouverneure |
An die Frau Gouverneurin des Verwaltungsbezirks Brüssel-Hauptstadt | An die Frau Gouverneurin des Verwaltungsbezirks Brüssel-Hauptstadt |
An die Frauen und Herren Bürgermeister | An die Frauen und Herren Bürgermeister |
Zur Information: | Zur Information: |
An den Herrn Generalkommissar der föderalen Polizei | An den Herrn Generalkommissar der föderalen Polizei |
An den Herrn Vorsitzenden des Ständigen Ausschusses für die Lokale | An den Herrn Vorsitzenden des Ständigen Ausschusses für die Lokale |
Polizei | Polizei |
An den Herrn Generaldirektor der Generaldirektion Sicherheits- und | An den Herrn Generaldirektor der Generaldirektion Sicherheits- und |
Vorbeugungspolitik | Vorbeugungspolitik |
An die Frauen und Herren Bezirkskommissare | An die Frauen und Herren Bezirkskommissare |
1. Einleitung | 1. Einleitung |
Die Veröffentlichung von Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van | Die Veröffentlichung von Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van |
Gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea | Gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea |
Archivistica Studia 7), Brüssel, Allgemeines Staatsarchiv, 1990, und | Archivistica Studia 7), Brüssel, Allgemeines Staatsarchiv, 1990, und |
insbesondere Kapitel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige | insbesondere Kapitel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige |
Ordehandhaving' [Öffentliche Sicherheit und innere Ordnung] (S. | Ordehandhaving' [Öffentliche Sicherheit und innere Ordnung] (S. |
20-32), wie sie vom damaligen Generalarchivar E. Persoons genehmigt | 20-32), wie sie vom damaligen Generalarchivar E. Persoons genehmigt |
und dann an die Gemeindeverwaltungen verteilt wurde, muss dringend | und dann an die Gemeindeverwaltungen verteilt wurde, muss dringend |
überarbeitet werden. | überarbeitet werden. |
Erstens sind die damals festgelegten Aufbewahrungsfristen nicht mehr | Erstens sind die damals festgelegten Aufbewahrungsfristen nicht mehr |
realistisch. Zweitens sind die Richtlinien von 1990 in einigen Punkten | realistisch. Zweitens sind die Richtlinien von 1990 in einigen Punkten |
unvollständig und ist die benutzte Terminologie nicht deutlich genug | unvollständig und ist die benutzte Terminologie nicht deutlich genug |
und folglich schwer anzuwenden. Korpschefs, Polizeikommissare und | und folglich schwer anzuwenden. Korpschefs, Polizeikommissare und |
Archivverantwortliche haben sich wiederholt darüber beklagt, dass | Archivverantwortliche haben sich wiederholt darüber beklagt, dass |
verschiedene Archivgutkategorien nicht in den Richtlinien | verschiedene Archivgutkategorien nicht in den Richtlinien |
berücksichtigt sind, dass die Richtlinien nicht mehr der Form und | berücksichtigt sind, dass die Richtlinien nicht mehr der Form und |
Struktur des heutigen Archivguts entsprechen (s. Kopplung früherer | Struktur des heutigen Archivguts entsprechen (s. Kopplung früherer |
Papierakten mit den verschiedenen Datenbanken), dass die anzuwendenden | Papierakten mit den verschiedenen Datenbanken), dass die anzuwendenden |
Aussonderungskriterien (insbesondere für Dokumente, die nach | Aussonderungskriterien (insbesondere für Dokumente, die nach |
Verstreichen der administrativen Aufbewahrungsfrist einer zusätzlichen | Verstreichen der administrativen Aufbewahrungsfrist einer zusätzlichen |
Aussonderung unterzogen werden müssen) gar nicht oder ungenügend in | Aussonderung unterzogen werden müssen) gar nicht oder ungenügend in |
der Liste enthalten sind, dass der Beginn der Aufbewahrungs- und | der Liste enthalten sind, dass der Beginn der Aufbewahrungs- und |
Vernichtungsfristen nicht immer deutlich in diesen Richtlinien | Vernichtungsfristen nicht immer deutlich in diesen Richtlinien |
bestimmt ist usw. Die Polizeireform (2001) hat nicht nur auf | bestimmt ist usw. Die Polizeireform (2001) hat nicht nur auf |
administrativ-organisatorischer Ebene zu Veränderungen geführt. | administrativ-organisatorischer Ebene zu Veränderungen geführt. |
Seither sind viele Arbeitsabläufe automatisiert worden (s. die | Seither sind viele Arbeitsabläufe automatisiert worden (s. die |
Einführung des ISLP, die digitale Aufbewahrung von Daten im IKB usw.) | Einführung des ISLP, die digitale Aufbewahrung von Daten im IKB usw.) |
oder sie erfordern schnellere Bearbeitungsverfahren, wie zum Beispiel | oder sie erfordern schnellere Bearbeitungsverfahren, wie zum Beispiel |
die autonome polizeiliche Bearbeitung oder die kommunalen | die autonome polizeiliche Bearbeitung oder die kommunalen |
Verwaltungssanktionen. Dies alles hat eine Überarbeitung dieser | Verwaltungssanktionen. Dies alles hat eine Überarbeitung dieser |
Richtlinien im Jahre 2005 erforderlich gemacht. | Richtlinien im Jahre 2005 erforderlich gemacht. |
Diese neuen Richtlinien werden allen Polizeizonen zur Verfügung | Diese neuen Richtlinien werden allen Polizeizonen zur Verfügung |
gestellt, nicht nur in gedruckter Form, sondern auch auf der Webseite | gestellt, nicht nur in gedruckter Form, sondern auch auf der Webseite |
der Direktion der Beziehungen mit der Lokalen Polizei (CGL). | der Direktion der Beziehungen mit der Lokalen Polizei (CGL). |
Damit auch der Bürger von den Regeln für die langfristige Aufbewahrung | Damit auch der Bürger von den Regeln für die langfristige Aufbewahrung |
und Zurverfügungstellung der Informationen Kenntnis nehmen kann, | und Zurverfügungstellung der Informationen Kenntnis nehmen kann, |
werden diese Richtlinien nach ausländischem Vorbild auf der Webseite | werden diese Richtlinien nach ausländischem Vorbild auf der Webseite |
der CGL und der Webseite des Allgemeinen Staatsarchivs abrufbar sein. | der CGL und der Webseite des Allgemeinen Staatsarchivs abrufbar sein. |
II. Ziele | II. Ziele |
Mit diesen neuen Richtlinien wird den Korpschefs und/oder ihren | Mit diesen neuen Richtlinien wird den Korpschefs und/oder ihren |
Archivverantwortlichen ein Instrument gegeben, das es ihnen | Archivverantwortlichen ein Instrument gegeben, das es ihnen |
ermöglichen soll, Dokumente, die für den Arbeitsablauf oder für die | ermöglichen soll, Dokumente, die für den Arbeitsablauf oder für die |
polizeiliche Untersuchung keinen Nutzen mehr haben, schneller und | polizeiliche Untersuchung keinen Nutzen mehr haben, schneller und |
innerhalb vernünftiger Fristen zu vernichten. | innerhalb vernünftiger Fristen zu vernichten. |
Wir hoffen, mit der Einführung der neuen Aussonderungsrichtlinien und | Wir hoffen, mit der Einführung der neuen Aussonderungsrichtlinien und |
mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen vor allem die Archivmengen | mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen vor allem die Archivmengen |
in den lokalen Polizeizonen zu verringern und ganz allgemein zur | in den lokalen Polizeizonen zu verringern und ganz allgemein zur |
Verbesserung der Verwaltung des Archivs in den lokalen Polizeidiensten | Verbesserung der Verwaltung des Archivs in den lokalen Polizeidiensten |
beizutragen. | beizutragen. |
III. Aussonderungsrichtlinien | III. Aussonderungsrichtlinien |
Aussonderungsrichtlinien sind systematische Auflistungen aller | Aussonderungsrichtlinien sind systematische Auflistungen aller |
Archivgutkategorien, unabhängig von Form, Inhalt oder Struktur des | Archivgutkategorien, unabhängig von Form, Inhalt oder Struktur des |
Archivguts, das eine Einrichtung oder Organisation gebildet oder | Archivguts, das eine Einrichtung oder Organisation gebildet oder |
erhalten hat. Darin sind erstens seine endgültige Bestimmung (« | erhalten hat. Darin sind erstens seine endgültige Bestimmung (« |
aufzubewahren » (eventuell nach einer zusätzlichen Aussonderung) oder | aufzubewahren » (eventuell nach einer zusätzlichen Aussonderung) oder |
« zu vernichten ») und zweitens die administrative | « zu vernichten ») und zweitens die administrative |
Mindestaufbewahrungsfrist vermerkt. In diesen Richtlinien steht vor | Mindestaufbewahrungsfrist vermerkt. In diesen Richtlinien steht vor |
jeder Kategorie ein Kode, der zusammengesetzt ist aus der Abkürzung | jeder Kategorie ein Kode, der zusammengesetzt ist aus der Abkürzung |
der Einrichtung, die das Archivgut gebildet hat, und einer laufenden | der Einrichtung, die das Archivgut gebildet hat, und einer laufenden |
Nummer, die aus drei Zahlen besteht, z.B. LP068, LP103, ..., wobei LP | Nummer, die aus drei Zahlen besteht, z.B. LP068, LP103, ..., wobei LP |
für 'Lokale Polizei' steht. | für 'Lokale Polizei' steht. |
Die in den Richtlinien erwähnten Aufbewahrungsfristen sind | Die in den Richtlinien erwähnten Aufbewahrungsfristen sind |
Mindestaufbewahrungsfristen. Dies ermöglicht dem Korpschef oder dem | Mindestaufbewahrungsfristen. Dies ermöglicht dem Korpschef oder dem |
Archivverantwortlichen, das Archivgut nach Ablauf der anwendbaren | Archivverantwortlichen, das Archivgut nach Ablauf der anwendbaren |
Fristen der in den Richtlinien vorgesehenen Endbestimmung zuzuführen. | Fristen der in den Richtlinien vorgesehenen Endbestimmung zuzuführen. |
Sollte er, aus welchem Grund auch immer, längere Aufbewahrungsfristen | Sollte er, aus welchem Grund auch immer, längere Aufbewahrungsfristen |
anwenden möchten, muss er berücksichtigen, dass erhöhte Kosten für die | anwenden möchten, muss er berücksichtigen, dass erhöhte Kosten für die |
Aufbewahrung des Archivguts (Kosten für die Einrichtung von | Aufbewahrung des Archivguts (Kosten für die Einrichtung von |
Archivräumen, Kosten für den Standortwechsel grosser Archivbestände | Archivräumen, Kosten für den Standortwechsel grosser Archivbestände |
usw.) gut zu begründen sind. Wichtige Investitionen in Gebäuden und | usw.) gut zu begründen sind. Wichtige Investitionen in Gebäuden und |
materieller Ausrüstung werden erst dann stattfinden, wenn der | materieller Ausrüstung werden erst dann stattfinden, wenn der |
Korpschef beziehungsweise Archivverantwortliche aufzeigen kann, dass | Korpschef beziehungsweise Archivverantwortliche aufzeigen kann, dass |
er alle erforderlichen Massnahmen getroffen hat, um das Volumen des | er alle erforderlichen Massnahmen getroffen hat, um das Volumen des |
Archivguts unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen | Archivguts unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen |
Vorschriften und Richtlinien möglichst gering zu halten. | Vorschriften und Richtlinien möglichst gering zu halten. |
Die Festlegung der Fristen erfolgte unter Berücksichtigung der | Die Festlegung der Fristen erfolgte unter Berücksichtigung der |
Erfahrungen verschiedener lokaler Polizeizonen, der Stellungnahme des | Erfahrungen verschiedener lokaler Polizeizonen, der Stellungnahme des |
Ständigen Ausschusses für die Lokale Polizei und der Stellungnahme des | Ständigen Ausschusses für die Lokale Polizei und der Stellungnahme des |
Kollegiums der Generalprokuratoren. Beide Instanzen haben die | Kollegiums der Generalprokuratoren. Beide Instanzen haben die |
Bestimmungen der Aussonderungsrichtlinien gebilligt. | Bestimmungen der Aussonderungsrichtlinien gebilligt. |
Diese Richtlinien sind in enger Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen | Diese Richtlinien sind in enger Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen |
Staatsarchiv und dem Staatsarchiv in den Provinzen sowie mit einigen | Staatsarchiv und dem Staatsarchiv in den Provinzen sowie mit einigen |
Gemeindearchiven und Vertretern verschiedener Polizeizonen erstellt | Gemeindearchiven und Vertretern verschiedener Polizeizonen erstellt |
worden. Im Rahmen der Ausführung des Archivgesetzes überwacht das | worden. Im Rahmen der Ausführung des Archivgesetzes überwacht das |
Staatsarchiv die Vernichtung der Dokumente, die von der lokalen | Staatsarchiv die Vernichtung der Dokumente, die von der lokalen |
Polizei aufbewahrt werden. | Polizei aufbewahrt werden. |
Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « aufzubewahren » | Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « aufzubewahren » |
erwähnt ist, sollte hinsichtlich der materiellen Pflege, der Anordnung | erwähnt ist, sollte hinsichtlich der materiellen Pflege, der Anordnung |
und der Zugänglichkeit bevorzugt behandelt werden. Wenn es für den | und der Zugänglichkeit bevorzugt behandelt werden. Wenn es für den |
betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach Ablauf | betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach Ablauf |
der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), kann es | der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), kann es |
beim Staatsarchiv hinterlegt werden (Archivgesetz vom 24. Juni 1955 | beim Staatsarchiv hinterlegt werden (Archivgesetz vom 24. Juni 1955 |
(Belgisches Staatsblatt vom 12. August 1955), Art. 1 Absatz 4). Alle | (Belgisches Staatsblatt vom 12. August 1955), Art. 1 Absatz 4). Alle |
von der Polizeizone erzeugten Dokumente, die älter als 100 Jahre sind, | von der Polizeizone erzeugten Dokumente, die älter als 100 Jahre sind, |
müssen dem Staatsarchiv übergeben werden (Archivgesetz, Art. 1 Absatz | müssen dem Staatsarchiv übergeben werden (Archivgesetz, Art. 1 Absatz |
1), insofern sie zu den permanenten Dokumenten gehören, die für eine | 1), insofern sie zu den permanenten Dokumenten gehören, die für eine |
Aufbewahrung in Frage kommen (s. die Aussonderungsrichtlinien in den | Aufbewahrung in Frage kommen (s. die Aussonderungsrichtlinien in den |
Anlagen). | Anlagen). |
Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « zu vernichten » | Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « zu vernichten » |
erwähnt ist, erfordert keine Vorzugsbehandlung hinsichtlich der | erwähnt ist, erfordert keine Vorzugsbehandlung hinsichtlich der |
materiellen Pflege, der Anordnung und der Zugänglichkeit. Wenn es für | materiellen Pflege, der Anordnung und der Zugänglichkeit. Wenn es für |
den betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach | den betroffenen Dienst keinen administrativen Nutzen mehr hat (nach |
Ablauf der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), | Ablauf der in den Richtlinien vermerkten Mindestaufbewahrungsfrist), |
sollte es so bald wie möglich vernichtet werden. Die Vernichtung des | sollte es so bald wie möglich vernichtet werden. Die Vernichtung des |
Archivguts erfolgt durch oder mit Hilfe der Domänenverwaltung des | Archivguts erfolgt durch oder mit Hilfe der Domänenverwaltung des |
Finanzministeriums. | Finanzministeriums. |
Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « auszusondern » | Archivgut, das in den Richtlinien unter dem Vermerk « auszusondern » |
erwähnt ist, kann erst nach Ablauf der in den Richtlinien vermerkten | erwähnt ist, kann erst nach Ablauf der in den Richtlinien vermerkten |
Mindestaufbewahrungsfrist einer weiteren Aussonderung unterworfen | Mindestaufbewahrungsfrist einer weiteren Aussonderung unterworfen |
werden. | werden. |
Muss das Archivgut einer weiteren Aussonderung unterworfen werden, | Muss das Archivgut einer weiteren Aussonderung unterworfen werden, |
dann sind in den Aussonderungsrichtlinien auch die anzuwendenden | dann sind in den Aussonderungsrichtlinien auch die anzuwendenden |
Aussonderungskriterien erwähnt. Unter bestimmten Umständen ist und | Aussonderungskriterien erwähnt. Unter bestimmten Umständen ist und |
bleibt die Stellungnahme des lokalen Staatsarchivars erforderlich. | bleibt die Stellungnahme des lokalen Staatsarchivars erforderlich. |
Dies ist zum Beispiel der Fall für Serien von Dokumenten, deren | Dies ist zum Beispiel der Fall für Serien von Dokumenten, deren |
Archivierung je nach Polizeizone stark verschieden sein kann, oder für | Archivierung je nach Polizeizone stark verschieden sein kann, oder für |
Dokumente, die von anderen Polizeidiensten stammen. In diesem Fall ist | Dokumente, die von anderen Polizeidiensten stammen. In diesem Fall ist |
mit dem zuständigen Archivar Kontakt aufzunehmen. Die Adressen der | mit dem zuständigen Archivar Kontakt aufzunehmen. Die Adressen der |
verschiedenen Hinterlegungsstellen des Staatsarchivs sind unter der | verschiedenen Hinterlegungsstellen des Staatsarchivs sind unter der |
Internetadresse www.arch.be einsehbar: | Internetadresse www.arch.be einsehbar: |
- für die lokale Polizei der Region Brüssel-Hauptstadt: Staatsarchiv | - für die lokale Polizei der Region Brüssel-Hauptstadt: Staatsarchiv |
in Brüssel, | in Brüssel, |
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Nivelles: vorläufig | - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Nivelles: vorläufig |
Allgemeines Staatsarchiv in Brüssel, | Allgemeines Staatsarchiv in Brüssel, |
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Hasselt und Tongern: | - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Hasselt und Tongern: |
Staatsarchiv in Hasselt, | Staatsarchiv in Hasselt, |
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke der flämischen Provinzen, | - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke der flämischen Provinzen, |
mit Ausnahme der Bezirke Hasselt und Tongern: Staatsarchiv in Beveren, | mit Ausnahme der Bezirke Hasselt und Tongern: Staatsarchiv in Beveren, |
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Namur und Dinant: | - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Namur und Dinant: |
Staatsarchiv in Namur, | Staatsarchiv in Namur, |
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Mons und Charleroi: | - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Mons und Charleroi: |
Staatsarchiv in Mons, | Staatsarchiv in Mons, |
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Tournai: Staatsarchiv in | - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Tournai: Staatsarchiv in |
Tournai, | Tournai, |
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Lüttich, Huy und | - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Lüttich, Huy und |
Verviers: Staatsarchiv in Lüttich, | Verviers: Staatsarchiv in Lüttich, |
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Eupen: Staatsarchiv in | - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Eupen: Staatsarchiv in |
Eupen, | Eupen, |
- für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Arlon und Neufchâteau: | - für die lokale Polizei der Gerichtsbezirke Arlon und Neufchâteau: |
Staatsarchiv in Arlon, | Staatsarchiv in Arlon, |
- für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Marche-en-Famenne: | - für die lokale Polizei des Gerichtsbezirks Marche-en-Famenne: |
Staatsarchiv in Saint-Hubert. | Staatsarchiv in Saint-Hubert. |
Die Lebensdauer des Archivguts ist abhängig von den mit seiner | Die Lebensdauer des Archivguts ist abhängig von den mit seiner |
Entstehung, Bearbeitung, Lagerung und Aufbewahrung verbundenen | Entstehung, Bearbeitung, Lagerung und Aufbewahrung verbundenen |
Interessen. Bestimmte Informationen sind nur vorübergehend von | Interessen. Bestimmte Informationen sind nur vorübergehend von |
Interesse, andere Informationen sind für das Überdauern und die | Interesse, andere Informationen sind für das Überdauern und die |
Organisation der Verfahrensweisen von grundlegender Bedeutung oder | Organisation der Verfahrensweisen von grundlegender Bedeutung oder |
haben neben ihrer Beweiskraft einen historischen Wert. Bei der | haben neben ihrer Beweiskraft einen historischen Wert. Bei der |
Bestimmung der Mindestaufbewahrungsfristen wurde Rechnung getragen mit | Bestimmung der Mindestaufbewahrungsfristen wurde Rechnung getragen mit |
der Bedeutung, die Dokumente für die Verfahrensweisen bei der lokalen | der Bedeutung, die Dokumente für die Verfahrensweisen bei der lokalen |
Polizei (u.a. Bereiche 'Personal' und 'Finanzielle und materielle | Polizei (u.a. Bereiche 'Personal' und 'Finanzielle und materielle |
Verwaltung') haben, mit dem rechtlichen Wert der Dokumente im Rahmen | Verwaltung') haben, mit dem rechtlichen Wert der Dokumente im Rahmen |
der polizeilichen Untersuchung, den Richtlinien des zuständigen | der polizeilichen Untersuchung, den Richtlinien des zuständigen |
Prokurators sowie mit den Rechten des recht- und beweissuchenden | Prokurators sowie mit den Rechten des recht- und beweissuchenden |
Bürgers. | Bürgers. |
Die Aufbewahrungsfristen in Bezug auf verwandte Dokumente (z.B. | Die Aufbewahrungsfristen in Bezug auf verwandte Dokumente (z.B. |
Personalakten oder Akten über verwaltungspolizeiliche Aufträge) wurden | Personalakten oder Akten über verwaltungspolizeiliche Aufträge) wurden |
so weit wie möglich vereinheitlicht. Die Unterschiede in den Fristen, | so weit wie möglich vereinheitlicht. Die Unterschiede in den Fristen, |
die manchmal in den Listen der « verwandten Einrichtungen » | die manchmal in den Listen der « verwandten Einrichtungen » |
festgestellt werden können, lassen sich durch bestimmte abweichende | festgestellt werden können, lassen sich durch bestimmte abweichende |
Verwaltungstraditionen und durch das Volumen der Archivbildung in den | Verwaltungstraditionen und durch das Volumen der Archivbildung in den |
jeweiligen Diensten erklären. | jeweiligen Diensten erklären. |
Die in den Richtlinien erwähnten Aussonderungskriterien und | Die in den Richtlinien erwähnten Aussonderungskriterien und |
Aufbewahrungsfristen beziehen sich auf jedes Archivgut, unabhängig von | Aufbewahrungsfristen beziehen sich auf jedes Archivgut, unabhängig von |
Form, Inhalt oder Struktur. Einige Register sind im Laufe der | Form, Inhalt oder Struktur. Einige Register sind im Laufe der |
vergangenen Jahrzehnte nicht mehr benutzt worden. Sie wurden durch | vergangenen Jahrzehnte nicht mehr benutzt worden. Sie wurden durch |
manuelle Karteisysteme oder später durch elektronische Dateisysteme | manuelle Karteisysteme oder später durch elektronische Dateisysteme |
(automatisierte Datenbanken) ersetzt. Zudem wurden die Informationen | (automatisierte Datenbanken) ersetzt. Zudem wurden die Informationen |
manchmal auf anderen Trägern als Papier gespeichert. Dieser Tatsache | manchmal auf anderen Trägern als Papier gespeichert. Dieser Tatsache |
wurde bei der Erstellung dieser Richtlinien im Rahmen des Möglichen | wurde bei der Erstellung dieser Richtlinien im Rahmen des Möglichen |
Rechnung getragen. | Rechnung getragen. |
IV. Fortschreibung der Aussonderungsrichtlinien | IV. Fortschreibung der Aussonderungsrichtlinien |
Reformen auf verfahrensrechtlicher, organisatorischer oder technischer | Reformen auf verfahrensrechtlicher, organisatorischer oder technischer |
Ebene liessen bei den Polizeidiensten neue Informationsflüsse | Ebene liessen bei den Polizeidiensten neue Informationsflüsse |
entstehen und haben sich stark auf die Informationsverwaltung und die | entstehen und haben sich stark auf die Informationsverwaltung und die |
Archivbildung ausgewirkt. Bei jeder organisatorischen Reform oder | Archivbildung ausgewirkt. Bei jeder organisatorischen Reform oder |
jeder Änderung administrativer und gerichtlicher Verfahren sollten die | jeder Änderung administrativer und gerichtlicher Verfahren sollten die |
Folgen für die Informationsverwaltung (Entstehung, Verarbeitung und | Folgen für die Informationsverwaltung (Entstehung, Verarbeitung und |
Lagerung) berücksichtigt werden. | Lagerung) berücksichtigt werden. |
Die Aussonderungsrichtlinien werden daher alle fünf Jahre | Die Aussonderungsrichtlinien werden daher alle fünf Jahre |
überarbeitet. | überarbeitet. |
Die konkrete Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien wird von einer | Die konkrete Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien wird von einer |
Arbeitsgruppe Polizeiarchiv vorbereitet, deren Zusammensetzung und | Arbeitsgruppe Polizeiarchiv vorbereitet, deren Zusammensetzung und |
Aufgaben im Laufe des Jahres 2006 bestimmt werden. | Aufgaben im Laufe des Jahres 2006 bestimmt werden. |
Auf der Grundlage der dem Staatsarchiv oder der CGL zugestellten | Auf der Grundlage der dem Staatsarchiv oder der CGL zugestellten |
Vorschläge der Zonen wird geprüft, für welche Aspekte der | Vorschläge der Zonen wird geprüft, für welche Aspekte der |
Informations- und Archivverwaltung dringende Massnahmen wünschenswert | Informations- und Archivverwaltung dringende Massnahmen wünschenswert |
sind (beispielsweise dringende Anpassung der Aussonderungsrichtlinien) | sind (beispielsweise dringende Anpassung der Aussonderungsrichtlinien) |
und für welche Angelegenheiten nicht so dringend eingeschritten werden | und für welche Angelegenheiten nicht so dringend eingeschritten werden |
muss. Letztere Angelegenheiten werden auf die Tagesordnung der | muss. Letztere Angelegenheiten werden auf die Tagesordnung der |
Versammlung gesetzt, bei der man sich mit der fünfjährlichen | Versammlung gesetzt, bei der man sich mit der fünfjährlichen |
Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien befassen wird. | Überarbeitung der Aussonderungsrichtlinien befassen wird. |
In Bezug auf die Aussonderung des elektronischen Archivguts stellt | In Bezug auf die Aussonderung des elektronischen Archivguts stellt |
sich eine besondere Schwierigkeit. Elektronisches Archivgut unterliegt | sich eine besondere Schwierigkeit. Elektronisches Archivgut unterliegt |
wie Archivgut aus Papier dem Archivgesetz. Wie für Papierdokumente ist | wie Archivgut aus Papier dem Archivgesetz. Wie für Papierdokumente ist |
es wichtig, dass man festlegen kann, welche digitalen Dokumente zu | es wichtig, dass man festlegen kann, welche digitalen Dokumente zu |
einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden können (und welche | einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden können (und welche |
(Aufbewahrungs-)Fristen verantwortbar sind) und welche Dokumente zu | (Aufbewahrungs-)Fristen verantwortbar sind) und welche Dokumente zu |
einem bestimmten Zeitpunkt dem Staatsarchiv übergeben werden müssen. | einem bestimmten Zeitpunkt dem Staatsarchiv übergeben werden müssen. |
Wenn digitales Archivgut übergeben werden muss oder erst nach zehn | Wenn digitales Archivgut übergeben werden muss oder erst nach zehn |
Jahren vernichtet werden darf (zum Beispiel bei Buchführungsdaten), | Jahren vernichtet werden darf (zum Beispiel bei Buchführungsdaten), |
dann sind die Anforderungen an ihre Lebensdauer viel höher, als wenn | dann sind die Anforderungen an ihre Lebensdauer viel höher, als wenn |
es bereits nach einem oder zwei Monaten entfernt werden kann. In den | es bereits nach einem oder zwei Monaten entfernt werden kann. In den |
künftigen Aussonderungsrichtlinien muss die Verwaltung des digitalen | künftigen Aussonderungsrichtlinien muss die Verwaltung des digitalen |
Archivguts mehr berücksichtigt werden. | Archivguts mehr berücksichtigt werden. |
V. Anwendung der Richtlinien | V. Anwendung der Richtlinien |
Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen sind mit der | Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen sind mit der |
Anwendung dieser Richtlinien beauftragt. | Anwendung dieser Richtlinien beauftragt. |
Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen, die aufgrund der | Die Korpschefs und/oder die Archivverantwortlichen, die aufgrund der |
geltenden Richtlinien Archivgut vernichten möchten, müssen vorher eine | geltenden Richtlinien Archivgut vernichten möchten, müssen vorher eine |
schriftliche Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters | schriftliche Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters |
erhalten. | erhalten. |
Falls in den Aussonderungsrichtlinien bei einer Archivgutkategorie der | Falls in den Aussonderungsrichtlinien bei einer Archivgutkategorie der |
Vermerk « zu vernichten » steht und falls die administrative | Vermerk « zu vernichten » steht und falls die administrative |
Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann die betreffende lokale | Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann die betreffende lokale |
Polizeizone erst nach vorheriger schriftlicher Benachrichtigung des | Polizeizone erst nach vorheriger schriftlicher Benachrichtigung des |
Staatsarchivs und der zuständigen Staatsanwaltschaft (mit Angabe der | Staatsarchivs und der zuständigen Staatsanwaltschaft (mit Angabe der |
Art der Dokumente und der äussersten Aufbewahrungstermine, die für | Art der Dokumente und der äussersten Aufbewahrungstermine, die für |
jede Zone anders sein können) die tatsächliche Vernichtung vornehmen. | jede Zone anders sein können) die tatsächliche Vernichtung vornehmen. |
Dieser Bericht muss den vorerwähnten Instanzen mindestens dreissig | Dieser Bericht muss den vorerwähnten Instanzen mindestens dreissig |
Werktage vor der tatsächlichen Vernichtung der Dokumente übermittelt | Werktage vor der tatsächlichen Vernichtung der Dokumente übermittelt |
werden. Wenn das Staatsarchiv und die zuständige Staatsanwaltschaft | werden. Wenn das Staatsarchiv und die zuständige Staatsanwaltschaft |
nicht binnen zehn Werktagen auf die Notifizierung eingehen, wird von | nicht binnen zehn Werktagen auf die Notifizierung eingehen, wird von |
einer stillschweigenden Zustimmung zu der Vernichtung ausgegangen. Für | einer stillschweigenden Zustimmung zu der Vernichtung ausgegangen. Für |
die Vernichtung von Dokumenten, die nicht in den | die Vernichtung von Dokumenten, die nicht in den |
Aussonderungsrichtlinien erwähnt sind, ist immer eine schriftliche | Aussonderungsrichtlinien erwähnt sind, ist immer eine schriftliche |
Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters erforderlich. | Erlaubnis des Generalarchivars oder seines Vertreters erforderlich. |
Die Anwendung dieser Aussonderungsrichtlinien beginnt am 1. Februar | Die Anwendung dieser Aussonderungsrichtlinien beginnt am 1. Februar |
2006. | 2006. |
Schliesslich möchten wir durch die Unterzeichnung des vorliegenden | Schliesslich möchten wir durch die Unterzeichnung des vorliegenden |
Rundschreibens unterstreichen, wie wichtig ein gut verwaltetes | Rundschreibens unterstreichen, wie wichtig ein gut verwaltetes |
historisches Erbe der lokalen Polizei ist. Mit diesem Rundschreiben | historisches Erbe der lokalen Polizei ist. Mit diesem Rundschreiben |
werden ebenfalls die Modalitäten der Archivierung der Polizeidokumente | werden ebenfalls die Modalitäten der Archivierung der Polizeidokumente |
aus Papier geregelt. (Richtlinien in Bezug auf andere Träger werden | aus Papier geregelt. (Richtlinien in Bezug auf andere Träger werden |
später folgen.) Deshalb drängen wir auch darauf, dass die lokale | später folgen.) Deshalb drängen wir auch darauf, dass die lokale |
Polizei gemeinsam mit dem für diese Materie zuständigen Staatsarchiv | Polizei gemeinsam mit dem für diese Materie zuständigen Staatsarchiv |
die diesbezüglich erforderlichen Initiativen ergreift. Das Allgemeine | die diesbezüglich erforderlichen Initiativen ergreift. Das Allgemeine |
Staatsarchiv, unter der Leitung des Generalarchivars, Herrn Karel | Staatsarchiv, unter der Leitung des Generalarchivars, Herrn Karel |
VELLE, steht Ihnen hierfür zur Verfügung. | VELLE, steht Ihnen hierfür zur Verfügung. |
Brüssel, den 9. Februar 2006 | Brüssel, den 9. Februar 2006 |
Der Vizepremierminister und Minister des Innern | Der Vizepremierminister und Minister des Innern |
P. DEWAEL | P. DEWAEL |
Die Vizepremierministerin und Ministerin der Justiz | Die Vizepremierministerin und Ministerin der Justiz |
Frau L. ONKELINX | Frau L. ONKELINX |