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| Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2015 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale | Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2015 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest |
|---|---|
| REGION DE BRUXELLES-CAPITALE | BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST |
| 4 MARS 2016. - Circulaire relative à la clôture des comptes de | 4 MAART 2016. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de |
| l'exercice 2015 des centres publics d'action sociale de la Région de | rekeningen voor het dienstjaar 2015 van de openbare centra voor |
| Bruxelles-Capitale | maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest |
| Mesdames et Messieurs les Présidents, | Dames en Heren Voorzitters, |
| Mesdames et Messieurs les Membres, | Dames en Heren Leden, |
| La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak |
| comptes des CPAS pour l'exercice 2015. | van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2015. |
| L'article 89 § 1 de la loi organique prescrit que le conseil arrête | Artikel 89 § 1 van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk jaar |
| chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice | vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar. |
| précédent. En application de l'article 89 § 2 modifié par l'ordonnance | Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89 § 2, gewijzigd bij |
| du Collège Réuni de la Commission Communautaire Commune du 8 octobre | |
| 2015, ceux-ci doivent être soumis avant le 30 juin suivant la clôture | ordonnantie van 8 oktober 2015, vóór 30 juni volgend op het sluiten |
| de l'exercice au conseil communal afin d'être arrêtés définitivement. | van het dienstjaar te worden overgezonden aan de Gemeenteraad met het |
| Ces documents sont transmis en même temps au Collège réuni. Les CPAS | oog op het definitieve vaststellen. Tegelijkertijd worden deze |
| veilleront à respecter ces délais fixés par la loi. A ce sujet nous | documenten aan het Verenigd College overgemaakt. De OCMW's zullen |
| vous invitons à vous référer également à l'article 88 § 2 de la même | erover waken deze termijnen te respecteren. Hieromtrent verwijzen wij |
| loi qui, via l'ordonnance du 8 octobre 2015 susmentionnée a été | tevens naar artikel 88 § 2, van dezelfde wet dat via de gewijzigde |
| complété de la manière suivante : "Aucune modification budgétaire ne | ordonnantie als volgt werd aangevuld : " Geen enkele |
| peut être arrêtée par le conseil de l'action sociale si les comptes du | begrotingswijziging kan na 1 juli worden aangenomen door de raad voor |
| pénultième exercice n'ont pas été arrêtés définitivement par les | maatschappelijk welzijn indien de rekeningen van het vorige dienstjaar |
| autorités de tutelle." | nog niet aan de toezichthoudende overheden zijn overgemaakt". |
| Le règlement général sur la comptabilité des CPAS de la région de | Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het |
| Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission | Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College |
| Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en | van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, |
| date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de | het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). | afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m |
| Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir | 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen |
| aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme | betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder |
| décrit ci-dessous. | hernomen. |
| 1. Approbation et transmission des documents et des annexes | 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen |
| Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents | Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken |
| suivants : | te bevatten: |
| o Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. | o De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. |
| o Un exemplaire du compte de l'exercice 2015 complet, c'est-à-dire le | o Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2015, |
| compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il | zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. |
| n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de | Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en |
| résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le | resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art.74 van het |
| cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. | algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren |
| opgevraagd worden. | |
| o Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. | o Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. |
| o Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement | o Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van |
| général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui | het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies |
| getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere | |
| le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de | afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de |
| crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les | vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en |
| engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être | het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze |
| dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. | worden verantwoord in het advies van de technische groep. |
| o Le cas échéant, le compte 2015 des éventuels services et | o Indien van toepassing, de rekening 2015 van de instellingen met |
| établissements à gestion distincte. | afzonderlijk beheer; |
| o Les ratios, le tableau de financement (cf. annexe 1) et les | o De ratio's, de tabel van de financiering (zie bijlage 1) en de |
| graphiques, en vertu de l'arrêté du 3 juin 1999 pris en exécution de | grafieken overeenkomstig het besluit van 3 juni 1999 van het Verenigd |
| l'article 74 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la | College tot vaststelling, ter uitvoering van artikel 74 van het |
| Région de Bruxelles-Capitale, qui doivent être annexés au bilan | algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels |
| global. | Hoofdstedelijk Gewest en die bij de totaalbalans moeten worden gevoegd |
| o Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds | o Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende |
| d'exploitation et d'investissement et des comptes d'attente et de | exploitatie- en investeringsfondsen, en de wacht- en |
| régularisation (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin | regularisatierekeningen (rekening n-3, rekening n-2, rekening n-1, |
| 2015) (cf. annexe 2) | toestand eind 2015) (zie bijlage 2) |
| o Les tableaux ci-joints des fonds de pensions à compléter en fonction | o De hierbij gevoegde tabellen van de pensioenfondsen, te gebruiken in |
| du mode de gestion des pensions pour lequel votre CPAS a opté. (cf. | functie van de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw OCMW heeft |
| annexe 3 (a, b ou c)) | gekozen (zie bijlage 3 (tabel a, b of c)). |
| o un tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 | o De tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2015 (zie |
| décembre 2015 (cf.annexe 4) | bijlage 4) |
| 2. Directives d'élaboration des comptes | 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen |
| A. Compte budgétaire | A Budgettaire rekening |
| Droits constatés et engagements de dépenses. | Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven: |
| o L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer | o Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het |
| algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen | |
| au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées | van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen |
| non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et | dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 |
| qu'il convient de reporter à l'exercice suivant avec la liste par | december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te |
| article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le | dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de |
| secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en | voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend |
| concordance avec les données de l'inventaire., conformément à | dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn |
| l'article 70 du règlement. Ces listes doivent être arrêtées par | gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op |
| l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; | 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te |
| o Les CPAS appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la | worden vastgesteld; o De OCMW's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe |
| nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la | boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit |
| comptabilité des CPAS et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le | en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op |
| Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans | 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De |
| comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni | boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het |
| du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en | Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met |
| matière d'intégration sociale; | de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; |
| o En vertu de l'article 16 du règlement général, les CPAS pourront | o In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de |
| effectuer des ajustements internes de crédits au service | OCMW's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de |
| d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2016 afin de permettre la | exploitatiedienst tot 31 januari 2016 mogen doorvoeren, teneinde de |
| liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées | facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die |
| tardivement et arrivées tardivement et ce dans le souci afin d'éviter | laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; |
| des dépassements de crédit. | o Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud |
| o II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits | van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en |
| engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées | anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde |
| en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, | rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het |
| particulièrement lorsque la situation sociale et financière des | bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de |
| débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les | schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten |
| démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat | of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte |
| escompté (art.100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de | resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen |
| procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce | om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, |
| dans le cadre d'une saine gestion. | regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. |
| o Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des CPAS précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. B. Bilan et Compte de Résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées | o Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. B Balans- en resultatenrekening Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat voor de bouwwerken de ABEX-index 744 van de maand mei 2015 van |
| suivant l'indice ABEX 744 du mois de mai 2015. (www.abex.be). | toepassing is (www.abex.be). |
| La réévaluation des terrains au compte 2015 devrait se baser sur le | De herwaardering van de terreinen in de rekening 2015 dient gebaseerd |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, |
| soit 0,34% obtenue par le rapport du coefficient 2015 (1,7057) sur le | hetzij 0,34% dat wordt berekend door het indexcijfer 2015 (1,7057) te |
| coefficient 2014 (1,70) tels que publié au Moniteur belge de 21 | delen door het indexcijfer 2014 (1,7 ), zoals gepubliceerd in het |
| janvier 2015 et 20 janvier 2014 respectivement. | Belgisch Staatsblad van respectievelijk 21 januari 2015 en. 20 januari 2014. |
| C. Compte de régularisation | C De wacht- en de regularisatierekeningen |
| et d'attente du bilan et du compte budgétaire | van de balans en de budgettaire rekening |
| A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation | De wacht- en de regularisatierekeningen mogen, bij de definitieve |
| et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent | afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er |
| leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose | thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen |
| avant l'arrêt des comptes annuels. | is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen. |
| A cette fin, nous vous prions de compléter les soldes dans l'annexe 2 | Daartoe verzoeken wij u de saldo's te vervolledigen in bijlage 2 die |
| nouvellement enrichie des comptes d'attente et de régularisation. Il | nieuw werd aangevuld met de wacht- en de regularisatierekeningen. Het |
| est primordial de justifier les soldes de ces comptes dans l'avis du | is uiterst belangrijk de saldo's van deze rekeningen te verantwoorden |
| groupe technique sous forme de relevé associé à leur justificatif. | in het advies van de technische groep onder de vorm van een lijst |
| geassocieerd met hun rechtvaardiging. | |
| D. Situation de la dette du CPAS au 31.12.2015 | D Toestand van de schuld van het OCMW op 31.12.2015 |
| La situation de la dette du CPAS telle qu'elle apparaît au bilan doit | De toestand van de schuld van het OCMW zoals deze voorkomt in de |
| en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences | balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard |
| peuvent exister avec la situation présentée par les organismes | dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die |
| bancaires, le CPAS établira néanmoins la concordance entre la | de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand |
| situation au bilan et la situation bancaire, et justifiera au moyen | van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van |
| d'un tableau, les différences. | de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. |
| En outre, vous trouverez en annexe 4 un nouveau tableau à compléter | Daarnaast vindt u als bijlage 4 een nieuwe in te vullen tabel over de |
| concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2015. | stand van uw leningen op 31 december 2015. |
| Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires. | De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen. |
| E. Approbation du Compte 2015 et le correctif budgétaire | E Goedkeuring van de rekening 2015 en het begrotingscorrectief |
| L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient | Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds |
| déjà prévues à l'article 106 § 3 de la loi organique, à savoir que | werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat |
| "l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de | de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de |
| l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la | begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of |
| dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en | de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen |
| cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau | in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie |
| van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het | |
| correctif du compte 2015 corrigera donc automatiquement la dotation | begrotingscorrectief van de rekening 2015 zal automatisch de in de |
| begroting 2016 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen | |
| communale initialement prévue au budget 2016, dans les 40 jours de la | de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door |
| réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas | de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze |
| d'improbation par celui-ci (cf. article 89 § 2 de la loi organique). | raad (cfr. artikel 89 § 2 van de organieke wet). |
| 3. Contrôle sur place | 3. Controle ter plaatse |
| Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les | Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, |
| articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En | 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van |
| vertu de ces dispositions, un ou plusieurs agents de notre direction | deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich |
| se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de | naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde |
| certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un | verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er |
| contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques | zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten |
| de ce contrôle. | van deze controle te bespreken. |
| 4. Garanties octroyées | 4. Toegekende waarborgen |
| Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, en | In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese |
| vertu de l'ordonnance du 8 octobre 2015 insérant un article 89bis dans | instanties, overeenkomstig de nieuwe ordonnantie van 8 oktober 2015 |
| waarbij een artikel 89bis werd toegevoegd in de organieke wet van 8 | |
| la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action | juli 1976 betreffende de OCMW 's van het Brussels Hoofdstedelijk |
| sociale, le centre doit faire rapport au Collège réuni sur les | Gewest, dient het OCMW elk jaar te rapporteren aan het Verenigd |
| College over de waarborgen die het OCMW aan derden heeft verleend en | |
| garanties octroyées aux tiers et les reprises de dette. durant l'année | de overgenomen schulden in het voorafgaande jaar, en dit uiterlijk |
| précédente, et ce pour le 30 juin au plus tard. | tegen 30 juni. |
| Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande. | De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd. |
| 5. Transmission électronique | 5. Elektronische toezending |
| A ce sujet et comme il vous a été demandé pour les exercices | In dit verband en zoals u de voorgaande jaren werd gevraagd, nodig ik |
| précédents, nous vous invitons à continuer à utiliser les 2 adresses | u uit de 2 generieke emailadressen financeslocales@gob.brussels en |
| mails génériques financeslocales@sprb.brussels et | minerve@gob.brussels te gebruiken voor de elektronische toezending van |
| minerve@sprb.brussels pour la transmission électronique de vos comptes annuels. | de jaarrekeningen. |
| Les annexes 1 à 5 doivent uniquement être transmises à l'adresse mail | De toezending van de bijlagen 1 tot 5 dienen uitsluitend op het |
| generiek emailadres financeslocales@gob.brussels in Excel-vorm te | |
| financeslocales@sprb.brussels sous forme Excel et ce préalablement au | worden toegezonden en dit voorafgaand aan de indiening van de papieren |
| dépôt de la version papier. | versie van de jaarrekening en haar bijlagen. |
| Ces annexes vous seront envoyées par voie électronique en même temps | Deze bijlagen zullen u elektronisch worden overgemaakt tegelijkertijd |
| que la transmission papier de la présente circulaire. | met de papieren versie van de huidige omzendbrief. |
| En vous remerciant pour votre attention. | Met dank voor uw aandacht. |
| Les Membres du Collège réuni, | De Leden van het Verenigd College, |
| compétents pour la politique d'Aide aux personnes, | bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen, |
| Pascal SMET | Pascal SMET |
| Céline FREMAULT | Céline FREMAULT |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |