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| Arrêté royal portant approbation du Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) pour les notaires, établi par la Chambre nationale des notaires | Koninklijk besluit houdende goedkeuring van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming 2016/679 (AVG) voor de notarissen, vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen |
|---|---|
| SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE | FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE |
| 24 JUILLET 2021. - Arrêté royal portant approbation du Code de | 24 JULI 2021. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van de |
| conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 | Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 |
| précisant certaines modalités d'application du Règlement général sur | houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot |
| la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires, | de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) |
| établi par la Chambre nationale des notaires | 2016/679 (AVG) voor de notarissen, vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen |
| PHILIPPE, Roi des Belges, | FILIP, Koning der Belgen, |
| A tous, présents et à venir, Salut. | Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet. |
| Vu la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, | Gelet op de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt, artikel 91, |
| l'article 91, alinéa 1er, 1°, inséré par la loi du 4 mai 1999, et | eerste lid, 1°, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999, en artikel 91, |
| l'article 91, alinéa 4, inséré par la loi du 4 mai 1999 et renuméroté | vierde lid, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999 en vernummerd bij de |
| par la loi du 6 juillet 2017 ; | wet van 6 juli 2017; |
| Vu la décision n° 6/2021 de l`Autorité de protection des données, | Gelet op de beslissing nr. 04/2021 van de |
| donnée le 24 mai 2021 ; | Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 8 april 2021; |
| Sur la proposition du Ministre de la Justice, | Op de voordracht van de Minister van Justitie, |
| Nous avons arrêté et arrêtons : | Hebben Wij besloten en besluiten Wij : |
Article 1er.Le Code de conduite de la Chambre nationale des notaires |
Artikel 1.De Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 |
| du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du | januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met |
| betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening | |
| Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) | gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen, |
| pour les notaires, établi par la Chambre nationale des notaires et qui | vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen, die bij dit |
| est annexé au présent arrêté, est approuvé. | besluit als bijlage is gevoegd, wordt goedgekeurd. |
Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé |
Art. 2.De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering |
| de l'exécution du présent arrêté. | van dit besluit. |
| Donné à Bruxelles, le 24 juillet 2021. | Gegeven te Brussel, 24 juli 2021. |
| PHILIPPE | FILIP |
| Par le Roi : | Van Koningswege : |
| Le Ministre de la Justice, | De Minister van Justitie, |
| V. VAN QUICKENBORNE | V. VAN QUICKENBORNE |
| ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 24 JUILLET 2021 PORTANT APPROBATION DU CODE | BIJLAGE BIJ HET KONINLIJK BESLUIT VAN 24 JULI 2021 HOUDENDE |
| GOEDKEURING VAN DE GEDRAGSCODE VAN DE NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN | |
| DE CONDUITE DE LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES DU 28 JANVIER 2021 | VAN 28 JANUARI 2021 HOUDENDE VERDUIDELIJKING VAN BEPAALDE MODALITEITEN |
| PRECISANT CERTAINES MODALITES D'APPLICATION DU REGLEMENT GENERAL SUR | MET BETREKKING TOT DE TOEPASSING VAN DE ALGEMENE VERORDENING |
| LA PROTECTION DES DONNEES (UE) 2016/679 (RGPD) POUR LES NOTAIRES, | GEGEVENSBESCHERMING (EU) 2016/679 (AVG) VOOR DE NOTARISSEN, |
| ETABLI PAR LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES | VASTGESTELD DOOR DE NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN |
| CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES | NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN |
| Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier | Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 |
| 2021 précisant certaines modalités d'application du Règlement général | houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot |
| sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires | de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen |
| Abrogeant la directive adoptée par l'assemblée générale du 22 octobre | Houdende opheffing van de richtlijn aangenomen door de algemene |
| 2015 relative à certaines mesures à adopter par les notaires dans le | vergadering van 22 oktober 2015 met betrekking tot bepaalde |
| cadre des traitements de données à caractère personnel | maatregelen te treffen door de notarissen in het kader van de |
| verwerking van persoonsgegevens | |
| Adopté par l'assemblée générale du 28 janvier 2021 | Goedgekeurd door de algemene vergadering van 28 januari 2021 |
| Approuvé par l'Autorité de protection des données le 24 mai 2021 | Goedgekeurd door de Gegevensbeschermingsautoriteit op 24 mei 2021 |
| Etant un règlement de la Chambre nationale des notaires au sens de | Zijnde een Reglement van de Nationale Kamer van notarissen in de zin |
| l'article 91 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du | van artikel 91 van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt |
| notariat Adopté en considération : | Aangenomen rekening houdend met: |
| - du considérant 98 du RGPD qui encourage les organismes représentant | - considerans 98 van de AVG, die organen die categorieën van de |
| une catégorie de responsables du traitement à élaborer des codes de | verwerkingsverantwoordelijken vertegenwoordigen, aanmoedigt om binnen |
| conduite, dans les limites du règlement, en tenant compte du risque | de grenzen van deze verordening gedragscodes op te stellen, rekening |
| que le traitement peut engendrer pour les droits et libertés des | houdend met de aan de verwerking verbonden risico's voor de rechten en |
| personnes physiques ; | vrijheden van natuurlijke personen; |
| - des lignes directrices 1/2019 relatives aux codes de conduite et aux | - de richtlijnen 1/2019 voor gedragscodes en toezichthoudende organen |
| organismes de suivi au titre du règlement (UE) 2016/679 ; | in de zin van verordening (EU) 2016/679; |
| - des attributions de la Chambre nationale des notaires attribuées en | |
| vertu de l'article 91 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation | - de krachtens het artikel 91 van de wet van 16 maart 1803 op het |
| notarisambt verleende bevoegdheden van de Nationale Kamer van | |
| du notariat : | notarissen om: |
| de représenter, dans les limites de ses attributions, tous les membres des compagnies des notaires du Royaume à l'égard de tout pouvoir et institution ; d'établir les règles générales de la déontologie et de définir un cadre règlementaire général pour l'exercice des compétences des compagnies des notaires, de prendre toutes mesures propres à faire face, dans les limites et conditions qu'elle détermine, aux obligations résultant de la responsabilité professionnelle des notaires, et d'adresser aux chambres des notaires les recommandations nécessaires ou utiles au respect de la discipline ; | binnen de grenzen van haar bevoegdheid, alle leden van de genootschappen van notarissen van het Rijk te vertegenwoordigen ten aanzien van elke overheid of instelling; de algemene regels inzake deontologie vast te stellen en een algemeen reglementair kader vast te stellen waarbinnen de bevoegdheden van de genootschappen van notarissen uitgeoefend worden, alle geschikte maatregelen te nemen tot nakoming, binnen de grenzen en onder de voorwaarden die zij bepaalt, van de verplichtingen die uit de beroepsaansprakelijkheid van de notarissen voortvloeien, en aan de kamers van notarissen noodzakelijke of nuttige aanbevelingen te doen met het oog op de naleving van de tucht; |
| - du considérant 99 du RGPD et de la consultation préalable des | - considerans 99 van de AVG en de voorafgaande raadpleging van de |
| responsables du traitement, le 3 décembre 2020, lors du Comité de | verwerkingsverantwoordelijken, op 3 december 2020, op het |
| direction de la Chambre nationale des notaires, composé de notaires | Directiecomité van de Nationale Kamer van notarissen, samengesteld uit |
| représentant chaque Région du pays ; | notarissen die elk Gewest van het land vertegenwoordigen; |
| - du fait que le nombre de personnes potentiellement concernées - à | - het feit dat het aantal potentieel betrokken personen - namelijk de |
| savoir les citoyens impliqués par un dossier notarial - rend | burgers betrokken bij een notarisdossier - het niet wenselijk maakt, |
| inopportun, par manque de faisabilité, de procéder à la consultation | bij gebrek aan haalbaarheid, om over te gaan tot de voorafgaande |
| préalable des personnes concernées conformément au considérant 99 du | raadpleging van de betrokken personen overeenkomstig considerans 99 |
| RGPD. | van de AVG. |
| OBJECTIF | DOELSTELLING |
| Le présent code de conduite a pour objectif d'aider l'ensemble des | Deze gedragscode heeft tot doel alle notarissen van België te helpen |
| notaires de Belgique à effectuer les traitements de données à | met de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van hun |
| caractère personnel dans le cadre de leurs activités en conformité | activiteiten in overeenstemming met de vereisten van de AVG. De uit de |
| avec les exigences du RGPD. Les notions issues du RGPD qui y sont | AVG afkomstige begrippen die erin worden uitgewerkt, moeten |
| développées doivent s'interpréter conformément aux dispositions du | geïnterpreteerd worden volgens de bepalingen van de AVG, de |
| RGPD, aux lignes directrices adoptées par le Comité européen de | richtlijnen aangenomen door het Europees Comité voor |
| protection des données et, le cas échéant, aux recommandations et avis | gegevensbescherming en, in voorkomend geval, de aanbevelingen en |
| adoptés par l'Autorité de Protection des données compétente. Le code | adviezen aangenomen door de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit. |
| de conduite complète et précise les règles du RGPD en les adaptant aux | De gedragscode vult de regels van de AVG aan en verduidelijkt ze door |
| particularités du secteur notarial sans jamais qu'il ne remplace et ne | ze aan te passen aan de bijzondere kenmerken van de notariële sector, |
| déroge aux dispositions du RGPD. Les règles contenues dans le présent code de conduite sont | zonder dat hij de bepalingen van de AVG kan vervangen of daarvan kan afwijken. |
| contraignantes pour les notaires. Le respect de celles-ci constitue | De regels vervat in deze gedragscode zijn dwingend voor de notarissen. |
| pour eux une obligation et permet de fournir un indice de conformité | De naleving ervan is voor hen een verplichting en laat toe een |
| aux règles applicables en matière de protection des données à | indicatie te geven betreffende de overeenstemming met de regels die |
| caractère personnel. Cet indice est pris en compte dans le cadre du | van toepassing zijn inzake bescherming van persoonsgegevens. Met deze |
| mécanisme de contrôle spécifié à l'article 5 du code de conduite. Le | indicatie wordt rekening gehouden in het kader van het in artikel 5 |
| non-respect des règles du présent code de conduite est passible de | van de gedragscode gespecificeerde toezichtmechanisme. Het |
| niet-naleven van de regels van deze gedragscode kan leiden tot | |
| sanctions, notamment disciplinaires. | sancties, onder andere disciplinaire maatregelen. |
| A cette fin, la Chambre nationale des notaires adopte le présent code | Daartoe neemt de Nationale Kamer van notarissen deze gedragscode aan, |
| de conduite qui précise les modalités d'application relatives : | die de toepassingsmodaliteiten verduidelijkt met betrekking tot: |
| - à la désignation obligatoire d'un délégué à la protection des | - de verplichte aanwijzing van een functionaris voor |
| données (art. 1er) ; | gegevensbescherming (art. 1); |
| - aux mesures à adopter pour assurer la sécurité du traitement des | - de maatregelen die getroffen moeten worden om de veiligheid van de |
| données à caractère personnel (art. 2) ; | verwerking te verzekeren (art. 2); |
| - aux mesures à adopter par le notaire vis-à-vis de ses collaborateurs | - de door de notaris te treffen maatregelen ten opzichte van zijn |
| (art. 3) ; | medewerkers (art. 3); |
| - au droit à l'information des citoyens (art. 4). | - het recht op informatie van de burgers (art. 4). |
| CHAMP D'APPLICATION | TOEPASSINGSGEBIED |
| Tous les notaires de Belgique, responsables du traitement, sont soumis | Alle notarissen van België, verwerkingsverantwoordelijken, zijn |
| au présent code de conduite et ce, afin d'harmoniser les mesures de | onderworpen aan deze gedragscode, teneinde de |
| protection des données qu'ils prennent dans le cadre de l'accomplissement de leurs missions de notaire. Les personnes concernées par le présent code de conduite sont les citoyens dès lors que ceux-ci sont directement ou indirectement impliqués par un dossier notarial. Le code de conduite concerne principalement mais de manière non exhaustive les traitements de données à caractère personnel suivants : - récolte des données à caractère personnel auprès des personnes concernées, auprès des sources authentiques, telles que le registre national ou la banque-carrefour de la sécurité sociale et auprès des administrations ; - insertion des données à caractère personnel dans les actes authentiques et dans les autres documents préparés par les notaires ; | gegevensbeschermingsmaatregelen die ze bij de vervulling van hun notariële taken treffen, te harmoniseren. De betrokkenen bij deze gedragscode zijn de burgers aangezien deze rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn in een notarieel dossier. De gedragscode betreft voornamelijk maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen van persoonsgegevens: - verzameling van de persoonsgegevens bij de betrokken personen, bij de authentieke bronnen, zoals het rijksregister of de kruispuntbank van de sociale zekerheid en bij de administraties; - opnemen van de persoonsgegevens in de authentieke aktes en in de overige documenten voorbereid door de notarissen; |
| - conservation des données à caractère personnel dans les dossiers des | - bewaring van de persoonsgegevens in de dossiers van de notarissen; |
| notaires ; - transfert des données à caractère personnel vers les administrations | - overdracht van de persoonsgegevens naar de bevoegde administraties |
| autorisées dans le cadre de l'accomplissement des formalités | in het kader van de vervulling van de administratieve formaliteiten |
| administratives requises par la législation en vigueur. | die vereist zijn door de bestaande wetgeving. |
| Les données à caractère personnel traitées sont soumises au secret | De verwerkte persoonsgegevens zijn onderworpen aan het beroepsgeheim |
| professionnel ou au devoir de discrétion conformément aux règles | of aan de discretieplicht overeenkomstig de respectieve regels van het |
| respectives du Code pénal et du Code de déontologie de la Chambre | Strafwetboek en van de Deontologische Code van de Nationale Kamer van |
| nationale des notaires et ressortent généralement de l'une ou de | notarissen en vallen in het algemeen onder een of meer van de volgende |
| plusieurs des catégories suivantes : | categorieën: |
| - données d'identification ; | - identificatiegegevens; |
| - données relatives à la capacité des personnes physiques ; | - gegevens met betrekking tot de bekwaamheid van de natuurlijke persoon; |
| - données fiscales ; | - fiscale gegevens; |
| - données financières ; | - financiële gegevens; |
| - données familiales ; | - familiale gegevens; |
| - données sociales. | - sociale gegevens. |
Article 1er.Délégué à la protection des données |
Artikel 1.Functionaris voor gegevensbescherming |
| § 1er. Agissant en tant qu'autorité publique au sens du RGPD pour les | § 1. Als overheidsinstantie in de zin van de AVG voor de verwerkingen |
| traitements de données à caractère personnel qu'il effectue pour | van persoonsgegevens die hij verricht met het oog op de uitvoering van |
| l'accomplissement de ses activités et en tant que personne juridique | zijn activiteiten en als rechtspersoon die gemachtigd is om toegang te |
| autorisée à accéder aux sources authentiques, le notaire désigne un | hebben tot de authentieke bronnen, wijst de notaris een functionaris |
| délégué à la protection des données qui dispose, eu égard aux | voor gegevensbescherming aan die, gelet op de specificiteit van de |
| spécificités du secteur, des connaissances spécialisées du droit et | sector, over gespecialiseerde kennis beschikt van het recht en van de |
| des pratiques en matière de protection des données. | praktijken inzake gegevensbescherming. |
| § 2. Le notaire prend conseil auprès du délégué à la protection des | § 2. De notaris gaat bij de functionaris voor gegevensbescherming die |
| données qu'il a désigné afin de s'assurer que les modalités | hij aangewezen heeft te rade, om erop toe te zien dat de |
| d'application précisées dans le code de conduite sont respectées. | toepassingsmodaliteiten van de gedragscode nageleefd worden. |
| Commentaire | Toelichting |
| Le présent article est pris en application de la section 4 (Délégué à | Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van afdeling 4 |
| la protection des données) du chapitre IV (Responsable du traitement | (Functionaris voor gegevensbescherming) van hoofdstuk IV |
| et sous-traitant) du RGPD. | (Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker) van de AVG. |
Art. 2.Mesures à adopter par le notaire pour assurer la sécurité des |
Art. 2.Door de notaris te treffen maatregelen om de veiligheid van de |
| traitements de données à caractère personnel | verwerking van persoonsgegevens te verzekeren |
| § 1er. Le notaire prend les mesures de sécurité suivantes : | § 1. De notaris neemt de volgende veiligheidsmaatregelen: |
| - il identifie les supports contenant les données à caractère | - hij identificeert de dragers die de persoonsgegevens bevatten, zoals |
| personnel tels que les serveurs internes et externes et les systèmes | interne en externe servers en Cloud-systemen; |
| Cloud ; - il identifie les locaux où sont placés les supports de données à | - hij identificeert de lokalen waarin de dragers die persoonsgegevens |
| caractère personnel et il limite l'accès à ceux-ci aux seules | bevatten geplaatst zijn en beperkt de toegang ertoe enkel tot bevoegde |
| personnes autorisées ; | personen; |
| - il prévoit la mise en place d'un système de climatisation et de | - hij voorziet de plaatsing van een airconditioning- en |
| ventilation dans la salle des serveurs, une armoire sécurisée (rack) | ventilatiesysteem in het serverlokaal, een beveiligde kast (rack) en |
| et une alimentation électrique de secours ; | een noodstroomvoeding; |
| - il prévoit la destruction sécurisée des documents papiers contenant | - hij voorziet de beveiligde vernietiging van de papieren documenten |
| des données à caractère personnel en utilisant une déchiqueteuse ou en | die persoonsgegevens bevatten door een versnipperaar te gebruiken of |
| faisant appel à une société spécialisée dans la destruction de | door beroep te doen op een firma gespecialiseerd in de vernietiging |
| documents ; | van documenten; |
| - il prévoit la destruction sécurisée du matériel informatique en | - hij voorziet de beveiligde vernietiging van het computermateriaal |
| demandant un certificat de destruction à la société en charge de | door een certificaat van vernietiging te vragen aan de firma die |
| celle-ci ; | hiermee belast is; |
| - il définit la manière dont les collaborateurs internes de l'étude | - hij bepaalt de manier waarop de interne medewerkers van het kantoor |
| ont été informés de leurs obligations en matière de confidentialité - | werden ingelicht over hun verplichtingen inzake geheimhouding - zoals |
| telles que découlant des règles du secret professionnel et du devoir | die voortvloeien uit de regels van het beroepsgeheim en van de |
| de discrétion prévues respectivement par le Code pénal et par le Code | discretieplicht vastgesteld respectievelijk door het Strafwetboek en |
| de déontologie de la Chambre nationale des notaires - et de protection | door de Deontologische Code van de Nationale Kamer van notarissen - en |
| des données : par le biais du règlement de travail par exemple ; | gegevensbescherming: bijvoorbeeld door middel van het arbeidsreglement; |
| - il définit les mesures de sécurité physique et environnementale | - hij bepaalt de door het kantoor getroffen maatregelen inzake fysieke |
| adoptées par l'étude telles que, de manière non exhaustive, l'accès | en omgevingsbeveiliging, zoals, en niet gelimiteerd tot, de toegang |
| avec badge ou avec des clés sécurisées, l'installation de caméras, | met badge of met beveiligde sleutels, de plaatsing van camera's, het |
| l'existence d'une alarme intrusion et/ou incendie, la présence | bestaan van een inbraak- en/of brandalarm, de aanwezigheid van |
| d'extincteurs et de détecteurs de fumée, la séparation effective entre | brandblussers en rookmelders, de effectieve scheiding tussen de |
| les bureaux et les locaux destinés à recevoir les personnes concernées | kantoren en de lokalen die bestemd zijn om de betrokkenen te ontvangen; |
| ; - il prévoit la présence d'un pare-feu et d'anti-virus ainsi que la | - hij voorziet de aanwezigheid van een firewall en antivirusprogramma |
| gestion des mises à jour de sécurité sur les postes, serveurs et | alsook het beheer van de veiligheidsupdates op de desktops, servers en |
| équipements ; | apparatuur; |
| - il définit les règles logiques de ses accès et des accès de ses | - hij bepaalt de logische regels inzake zijn toegangen en de toegangen |
| collaborateurs aux données des sources authentiques via la carte eID | van zijn medewerkers tot de gegevens van de authentieke bronnen via de |
| ou via la carte eNot, et la manière dont ces accès sont tracés ; | eID-kaart of via de eNot-kaart, en de manier waarop deze toegangen |
| getraceerd worden; | |
| - il prévoit le contrôle régulier des backups par son fournisseur | - hij voorziet de regelmatige controle van de back-ups door zijn |
| informatique afin d'éviter la perte irréparable de données en cas de | informaticaleverancier teneinde het onherstelbaar verlies van gegevens |
| catastrophe totale ou partielle. | in geval van een totale of gedeeltelijke crash te vermijden. |
| § 2. Ces mesures doivent figurer dans une politique écrite de sécurité | § 2. Deze maatregelen moeten worden opgenomen in een schriftelijk |
| de l'information connue et accessible du/par le personnel de l'étude | beleid inzake de informatieveiligheid waarvan het personeel van het |
| notariale ainsi que des éventuels sous-traitants de cette étude. Le | notariskantoor alsook eventuele verwerkers van dat kantoor op de |
| notaire utilise, le cas échéant, le modèle de politique de sécurité de | hoogte zijn en waartoe ze toegang hebben. In voorkomend geval maakt de |
| notaris gebruik van het beleidsmodel inzake informatieveiligheid dat | |
| l'information disponible pour tous les notaires sur le portail | voor alle notarissen beschikbaar is op het beveiligde portaal van het |
| sécurisé de l'eNotariat. | eNotariaat. |
| § 3. Lorsqu'un notaire fait appel à un sous-traitant de données à | § 3. Wanneer een notaris beroep doet op een verwerker van |
| caractère personnel, il s'assure que celui-ci présente des garanties | persoonsgegevens, zorgt hij ervoor dat deze voldoende garanties biedt |
| suffisantes pour assurer une protection des données adéquate au | om een adequate gegevensbescherming voor de sector te waarborgen en |
| secteur et conclut avec celui-ci un contrat qui répond aux exigences | sluit met hem een contract dat aan de eisen van de AVG voldoet, met |
| du RGPD notamment en ce qu'il décrit les garanties de protection des | name wat betreft de waarborgen inzake gegevensbescherming. Teneinde |
| données. Afin de répondre à ces obligations, le notaire suit la | aan die verplichtingen te voldoen, volgt de notaris de in deze |
| procédure décrite dans le présent paragraphe et utilise, le cas | paragraaf beschreven procedure en maakt hij in voorkomend geval |
| échéant, le modèle de contrat de sous-traitance de données à caractère | gebruik van het modelcontract van verwerking van persoonsgegevens dat |
| personnel disponible pour tous les notaires sur le portail sécurisé de | beschikbaar is voor al de notarissen op het beveiligde portaal van het |
| l'eNotariat. | eNotariaat. |
| Le notaire est conscient que les fournisseurs listés ci-après sont des | De notaris is ervan bewust dat de onderstaande leveranciers verwerkers |
| sous-traitants au sens du RGPD : | zijn in de zin van de AVG: |
| - le fournisseur du logiciel de gestion des dossiers ; | - de leverancier van de software voor dossierbeheer; |
| - le fournisseur du logiciel de gestion de la comptabilité ; | - de leverancier van de software voor boekhoudkundig beheer; |
| - le fournisseur du logiciel de « business intelligence » destiné à | - de leverancier van de "business intelligence" software bestemd om de |
| améliorer l'organisation et la gestion de l'étude ; | organisatie en het beheer van het kantoor te verbeteren; |
| - le fournisseur du backup ; | - de leverancier van de back-up; |
| - le gestionnaire du parc informatique. | - de beheerder van het informaticapark. |
| Dès lors, le notaire s'assure qu'il soit précisé dans le contrat ou | Derhalve verzekert de notaris zich ervan dat in het contract of in een |
| dans un autre écrit en fonction du service fourni : | ander geschrift, afhankelijk van de geleverde dienst, het volgende |
| - que les données à caractère personnel backupées sont protégées par | gepreciseerd wordt: - dat de geback-upte persoonsgegevens met behulp van een |
| la technique du chiffrement ou de l'encryptage ; | versleutelings- of encryptietechniek beschermd worden; |
| - le ou les lieu(x) de conservation exacte(s) des données à caractère | - de juiste plaats(en) waar de persoonsgegevens en hun drager bewaard |
| personnel et leur support ; | worden; |
| - la manière dont les supports de données à caractère personnel sont | - de manier waarop de persoonsgegevensdragers beveiligd zijn: |
| sécurisés : salle des serveurs climatisée et ventilée, accès limité | serverlokaal met airconditioning en ventilatie, toegang beperkt tot |
| aux seules personnes autorisées, armoire sécurisée (rack) et | bevoegde personen, beveiligde kast (rack) en noodstroomvoeding; |
| alimentation électrique de secours ; | |
| - la présence d'un pare-feu et d'anti-virus ainsi que la gestion des | - de aanwezigheid van een firewall en een antivirusprogramma alsook |
| mises à jour de sécurité sur les serveurs, postes de travail et équipements ; - la destruction ou le transfert sécurisé des données à caractère personnel à la fin du contrat ; - que l'accès à distance au poste d'un utilisateur, dans le cadre de la fourniture d'un service de support, nécessite son accord préalable ; - que l'accès à distance au réseau de l'étude notariale peut être conditionné à l'accord préalable du responsable du traitement (le notaire) ou limité à la fourniture de certains services de support particuliers identifiés dans le contrat (p. ex. mise à jour d'un logiciel, maintenance) ; - que l'accès au réseau sur place, en l'étude notariale, ne peut être effectué qu'en présence d'un membre de l'étude (notaire ou | het beheer van de veiligheidsupdates op de desktops, servers en apparatuur; - de vernietiging of de beveiligde overdracht van de persoonsgegevens op het einde van het contract; - dat de toegang op afstand, in het kader van de verstrekking van een ondersteuningsdienst, tot de desktop van een gebruiker, de voorafgaande toestemming vergt van die gebruiker; - dat de toegang op afstand tot het netwerk van het notariskantoor afhankelijk kan zijn van de voorafgaandelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke (de notaris) of dat die toegang beperkt kan zijn tot de verstrekking van een aantal specifieke ondersteuningsdiensten vermeld in het contract (bijv. bijwerking van een software, onderhoud); - dat de toegang tot het netwerk ter plaatse op het notariskantoor enkel kan plaatsvinden in de aanwezigheid van een lid van het kantoor |
| collaborateur). | (notaris of medewerker). |
| Commentaire | Toelichting |
| Le présent article est pris en application de l'article 28 | Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van artikel 28 |
| (Sous-traitant) et de l'article 32 (Sécurité du traitement) du | (Verwerker) en van artikel 32 (Beveiliging van de verwerking) van |
| chapitre IV (Responsable du Traitement et sous-traitant) du RGPD. | hoofdstuk IV (Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker) van de AVG. |
Art. 3.Mesures à adopter par le notaire vis-à-vis de ses |
Art. 3.Door de notaris te treffen maatregelen ten opzichte van zijn |
| collaborateurs | medewerkers |
| § 1er. Conformément aux besoins du secteur, le notaire donne à ses | § 1. Overeenkomstig de behoeften van de sector, geeft de notaris aan |
| collaborateurs internes et externes des instructions relatives à la | zijn interne en externe medewerkers instructies met betrekking tot de |
| protection des données à caractère personnel et à l'usage du matériel | bescherming van de persoonsgegevens en het gebruik van het |
| informatique mis à leur disposition. Le notaire utilise, le cas | informaticamateriaal dat tot hun beschikking wordt gesteld. In |
| échéant, les instructions du modèle de règlement de travail disponible | voorkomend geval maakt de notaris gebruik van het model van |
| pour tous les notaires sur le portail sécurisé de l'eNotariat. | arbeidsreglement dat beschikbaar is voor al de notarissen op het |
| La forme dans laquelle les instructions sont imposées aux | beveiligde portaal van het eNotariaat. |
| collaborateurs est laissée au libre choix du notaire. Les instructions | De vorm waarin de instructies aan de medewerkers worden opgelegd, |
| peuvent être reprises dans le règlement de travail, dans ses annexes | wordt overgelaten aan de vrije keuze van de notaris. De instructies |
| ou dans un document distinct soumis à la signature des collaborateurs | kunnen opgenomen worden in het arbeidsreglement, in zijn bijlagen of |
| ou encore en annexe d'un contrat de sous-traitance avec les | in een afzonderlijk document dat door de medewerkers ondertekend moet |
| collaborateurs externes si les instructions leur sont applicables. | worden of nog als bijlage van een verwerkersovereenkomst met externe |
| medewerkers wanneer de instructies op hen van toepassing zijn. | |
| § 2. Les instructions visées au § 1er prévoient au moins : | § 2. De in § 1 bedoelde instructies voorzien minstens : |
| - que les accès aux données ne sont autorisés que dans les | - dat de toegang tot de gegevens enkel is toegelaten in omstandigheden |
| circonstances où cela s'avère indispensable à l'exercice des missions | waarin dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beroepstaken van |
| professionnelles du collaborateur ; | de medewerker; |
| - que les données ne peuvent être utilisées, copiées, reproduites sous | - dat de gegevens enkel gebruikt, gekopieerd of in enige vorm |
| aucune forme et ne peuvent être communiquées à autrui que lorsque cela | gereproduceerd mogen worden en enkel aan anderen medegedeeld mogen |
| s'avère strictement nécessaire à la réalisation des missions | worden wanneer dat strikt noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van |
| professionnelles du collaborateur ; | de beroepstaken van de medewerker; |
| - qu'en cas de doute, des précisions supplémentaires sont demandées | - dat er in geval van twijfel bijkomende bijzonderheden worden |
| auprès du notaire ; | gevraagd bij de notaris; |
| - la confidentialité des données à caractère personnel traitées et | - de vertrouwelijkheid van de verwerkte persoonsgegevens en met name |
| notamment du numéro de Registre national, des données du Registre | van het rijksregisternummer, de gegevens van het rijksregister, van de |
| national, de la banque-carrefour de la sécurité sociale, du cadastre, | kruispuntbank van de sociale zekerheid, van het kadaster, van de door |
| des registres gérés par les institutions notariales et de toutes | de notariële instellingen beheerde registers en van alle andere |
| autres sources officielles de données à caractère personnel régionales | regionale of federale officiële bronnen van persoonsgegevens; |
| ou fédérales ; - que tout accès vers les sources authentiques est tracé et doit | - dat elke toegang tot officiële bronnen getraceerd wordt en door de |
| pouvoir être justifié par le collaborateur, notamment auprès de la | medewerker gerechtvaardigd moet kunnen worden, meer bepaald tegenover |
| personne concernée, pour la bonne gestion d'un dossier de l'étude ; | de betrokken persoon, voor het goed beheer van een dossier van het |
| - qu'aucune donnée des sources officielles n'est conservée en local | notariskantoor; - dat geen enkel gegeven van de officiële bronnen ter plaatse (op de |
| (sur le disque dur de l'ordinateur) sauf si cela s'avère strictement | harde schijf van de computer) bewaard wordt, tenzij dit strikt |
| nécessaire à l'accomplissement de la mission professionnelle ; | noodzakelijk blijkt voor het vervullen van de beroepstaak; |
| - qu'aucune donnée des sources officielles n'est enregistrée sur un | - dat geen enkel gegeven van de officiële bronnen opgeslagen wordt op |
| support mobile (clé USB, PC portable, tablette, etc.), sauf si cela | een mobiele drager (USB-stick, laptop, tablet, enz.), tenzij dit |
| s'avère strictement nécessaire à l'accomplissement de la mission | strikt noodzakelijk blijkt voor het vervullen van de beroepstaak; |
| professionnelle ; | |
| - les modalités d'utilisation des cartes à puce personnelles (carte | - de gebruiksmodaliteiten inzake de persoonlijke chipkaarten |
| eID et carte eNot): | (eID-kaart en eNot-kaart): |
| o interdiction d'usage par un tiers ; | o verboden gebruik door derden; |
| o code personnel ; | o persoonlijke code; |
| o information obligatoire et immédiate du notaire en cas de perte ; | o verplichting om onmiddellijk de notaris op de hoogte te brengen in |
| o conservation dans un endroit sécurisé ; | geval van verlies; o bewaring op een beveiligde plaats; |
| - les règles d'utilisation de la messagerie électronique et de l'internet. | - de regels met betrekking tot het gebruik van e-mails en internet. |
| Commentaire | Toelichting |
| Le présent article est pris en application de l'article 29 (Traitement | Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van artikel 29 |
| effectué sous l'autorité du responsable du traitement ou du | (Verwerking onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de |
| sous-traitant) du chapitre IV (Responsable du Traitement et | verwerker) van hoofdstuk IV (Verwerkingsverantwoordelijke en |
| sous-traitant) du RGPD. | verwerker) van de AVG. |
Art. 4.Droit à l'information |
Art. 4.Recht op informatie |
| § 1er. Le notaire fournit aux personnes concernées par les traitements | § 1. De notaris verstrekt aan de personen op wie de verwerkingen van |
| de données à caractère personnel un accès facile à toutes les | persoonsgegevens betrekking hebben een gemakkelijke toegang tot alle |
| informations nécessaires pour garantir un traitement loyal et | informatie die nodig is om een behoorlijke en transparante verwerking |
| transparent et ce, au plus tard au moment où les données à caractère | te waarborgen, en dit uiterlijk op het tijdstip waarop de |
| personnel sont obtenues. | persoonsgegevens worden verkregen. |
| § 2. L'information est fournie de manière proactive, par la remise | § 2. De informatie wordt proactief verstrekt, door een beleid inzake |
| d'une politique de protection des données à caractère personnel en | de bescherming van persoonsgegevens persoonlijk over te maken, wanneer |
| mains propres à l'occasion de l'ouverture d'un dossier et/ou par voie | een dossier wordt opgestart en/of via elektronische weg, bijvoorbeeld |
| électronique, par exemple via un lien hypertexte, visible pour la | via een hyperlink, die zichtbaar is voor de betrokken persoon, |
| personne concernée, repris dans la signature de l'e-mail du notaire et | opgenomen in de e-mail-handtekening van de notaris en van zijn |
| de ses collaborateurs. Le notaire utilise, le cas échéant, le modèle | medewerkers. In voorkomend geval maakt de notaris gebruik van het |
| de politique de protection des données à caractère personnel | beleidsmodel inzake de bescherming van persoonsgegevens dat |
| disponible pour tous les notaires sur le portail sécurisé de | beschikbaar is voor alle notarissen op het beveiligde portaal van het |
| l'eNotariat. | eNotariaat. |
| En toute hypothèse, la personne concernée doit toujours pouvoir | In ieder geval moet de betrokkene altijd informatie kunnen vragen bij |
| demander les informations relatives aux traitements de ses données à | de notaris over de verwerkingen van zijn persoonsgegevens. |
| caractère personnel auprès du notaire. | |
| § 3. La publication d'une politique de protection des données à | § 3. Wegens het groot aantal betrokkenen, is de publicatie van een |
| caractère personnel sur le site internet du notaire, du fait du grand | beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens op de website van de |
| nombre de personnes concernées, est une mesure de protection des | notaris een aanvullende gegevensbeschermingsmaatregel die als passend |
| données complémentaire jugée appropriée, notamment à l'égard des | wordt geacht, met name ten opzichte van personen die betrokken zijn |
| personnes concernées par les dossiers clôturés de l'étude. Le recours | bij de afgesloten dossiers van het kantoor. Het gebruik van een |
| à une illustration ou à un support visuel complète également utilement | illustratie of van beeldmateriaal vormt ook een nuttige aanvulling op |
| le ou le(s) mode(s) de fourniture de l'information choisi par le notaire. | de gekozen methode door de notaris om de informatie te verstrekken. |
| Commentaire | Toelichting |
| Le présent article est pris en application des sections 1 | Dit artikel wordt uitgevaardigd ter uitvoering van de afdelingen 1 |
| (Transparence et modalités) et 2 (Information et accès aux données à | (Transparantie en regelingen) en 2 (Informatie en toegang tot |
| caractère personnel) du chapitre III (Droits de la personne concernée) | persoonsgegevens) van hoofdstuk III (Rechten van de betrokkene) van de |
| du RGPD. | AVG. |
Art. 5.Mécanisme de contrôle |
Art. 5.Controlemechanismen |
| § 1er. Le code de conduite est soumis au contrôle des chambres des | § 1. De gedragscode valt onder het toezicht van de kamers van |
| notaires dans le cadre du contrôle de qualité trisannuel effectué par | notarissen in het kader van de driejaarlijkse kwaliteitscontrole die |
| ces dernières dans les études. | zij in de notariskantoren verrichten. |
| Les chambres des notaires sont les organes disciplinaires de la profession notariale. | De kamers van notarissen zijn de tuchtorganen van het notarisberoep. |
| Le contrôle de qualité est organisé conformément au critère de qualité | De kwaliteitscontrole wordt georganiseerd overeenkomstig het totaal |
| total visé à l'article 6 du Code de déontologie de la Chambre | kwaliteitscriterium bedoeld in artikel 6 van de Deontologische Code |
| nationale des notaires. | van de Nationale Kamer van notarissen. |
| Le contrôle de qualité est organisé par un règlement de la Chambre | De kwaliteitscontrole wordt geregeld door een reglement van de |
| nationale des notaires et porte sur la bonne gestion des dossiers des | Nationale Kamer van notarissen en heeft betrekking op het goed beheer |
| études, le respect des règles relatives à la lutte contre le | van de dossiers van de notariskantoren, het naleven van de regels met |
| blanchiment de capitaux et le respect des mesures à prendre en matière | betrekking tot de bestrijding van het witwassen van geld en het |
| de protection des données à caractère personnel. Lorsque le contrôle | naleven van de te treffen maatregelen inzake bescherming van de |
| de qualité laisse apparaître que le notaire ne respecte pas les | persoonsgegevens. Wanneer uit de kwaliteitscontrole blijkt dat de |
| obligations du présent code de conduite, les chambres des notaires | notaris de verplichtingen van deze gedragscode niet naleeft kunnen de |
| peuvent prendre des mesures de support et d'encadrement et des | kamers van notarissen ondersteunings- en toezichtsmaatregelen en de |
| sanctions à l'égard du notaire. Une mesure de support et d'encadrement | notaris sancties opleggen. Een ondersteunings- en toezichtsmaatregel |
| consiste à laisser au notaire un temps de mise en conformité et à | bestaat erin tijd te geven aan de notaris om zich aan te passen en een |
| prévoir un contrôle supplémentaire, à ses frais. Les sanctions sont | aanvullende controle te voorzien op zijn kosten. De sancties worden |
| prises dans un second temps. Il s'agit des sanctions disciplinaires | genomen in een tweede fase. Het gaat om disciplinaire sancties |
| prévues par la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat. | voorzien door de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt. |
| Le contrôle prévu par le présent code de conduite ne remplace celui | De controle die voorzien is door deze gedragscode vervangt niet de |
| qui peut être réalisé par l'Autorité de protection des données. | controle die de Gegevensbeschermingsautoriteit kan uitvoeren. |
| § 2. Le notaire peut remettre au contrôleur de la chambre des notaires | § 2. De notaris mag aan de controleur van de kamer van notarissen de |
| les rapports réalisés par son délégué à la protection des données dans | verslagen overmaken die zijn functionaris voor gegevensbescherming |
| le cadre de sa mission légale de contrôle afin de démontrer le respect | opgemaakt heeft in het kader van zijn wettelijke controleopdracht, om |
| des règles spécifiées par le code de conduite. La chambre des notaires | aan te tonen dat de regels vervat in de gedragscode nageleefd werden. |
| en tient compte dans son évaluation. | De kamer van notarissen houdt hiermee rekening in haar evaluatie. |
Art. 6.Procédure de modification |
Art. 6.Wijzigingsprocedure |
| Toute modification du code de conduite est soumise à la consultation | Elke wijziging aan de gedragscode wordt ter raadpleging voorgelegd aan |
| des responsables du traitement lors du Comité de direction de la | de verwerkingsverantwoordelijken op het Directiecomité van de |
| Chambre nationale des notaires et ensuite à l'approbation de | Nationale Kamer van notarissen, en vervolgens aan de goedkeuring van |
| l'assemblée générale et de l'Autorité de protection des données. | de algemene vergadering en de Gegevensbeschermingsautoriteit. |
| Vu pour être annexé à Notre arrêté du 24 juillet 2021 portant | Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 24 juli 2021 houdende |
| approbation du Code de conduite de la Chambre nationale des notaires | goedkeuring van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen |
| du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du | van 28 januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten |
| met betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening | |
| Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) | gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen, |
| pour les notaires, établi par la Chambre nationale des notaires. | vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen. |
| PHILIPPE | FILIP |
| Par le Roi : | Van Koningswege : |
| Le Ministre de la Justice, | De Minister van Justitie |
| V. VAN QUICKENBORNE | V. VAN QUICKENBORNE |