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| Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques | Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën |
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| AUTORITE FLAMANDE 21 MAI 2021. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques Fondement juridique Le présent arrêté est fondé sur : | VLAAMSE OVERHEID 21 MEI 2021. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën Rechtsgrond Dit besluit is gebaseerd op: |
| - le Décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'article II.25. | - het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel II.25; |
| Formalités | Vormvereiste |
| Les formalités suivantes sont remplies : | De volgende vormvereisten zijn vervuld: |
| - l'Inspection des Finances a donné un avis le 25 janvier 2021. | - De Inspectie van Financiën heeft advies gegeven op 25 januari 2021. |
| - la Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens | - De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens |
| (Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère | |
| personnel) a donné l'avis n° 2021/12 le 2 mars 2021. | heeft advies nr. 2021/12 gegeven op 2 maart 2021. |
| - Le Conseil d'Etat a donné l'avis n° 69.196/3 le 3 mai 2021, en | - De Raad van State heeft advies 69.196/3 gegeven op 3 mei 2021, met |
| application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le | toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de |
| Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973. | Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973. |
| Motivation | Motivering |
| Le présent arrêté est fondé sur le motif suivant : | Dit besluit is gebaseerd op het volgende motief: |
| - Par l'arrêt n° 249.405 du Conseil d'Etat, section du Contentieux | - Bij arrest nr. 249.405 van de Raad van State, afdeling |
| Administratif, IXe Chambre, du 6 janvier 2021, l'arrêté du | Bestuursrechtspraak, IXe Kamer, van 6 januari 2021, werd het besluit |
| Gouvernement flamand du 18 janvier 2019 réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques a été annulé. Initiateur Le présent arrêté est proposé par le Ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire. Après délibération, LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE : Article 1er.Après l'avis du fonctionnaire en charge de la protection des données, l'instance publique visée à l'article II.18 du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la méthode de remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques, visée à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie |
van de Vlaamse Regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën vernietigd. Initiatiefnemer Dit besluit wordt voorgesteld door de Vlaamse minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management. Na beraadslaging, DE VLAAMSE REGERING BESLUIT: Artikel 1.De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, legt de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk vast |
| de documents administratifs. | per categorie van bestuursdocumenten, na advies van de functionaris |
| voor gegevensbescherming. | |
| Il est possible d'établir une procédure unique telle que visée à | Het is mogelijk om één werkwijze als vermeld in het eerste lid vast te |
| l'alinéa 1er pour différentes catégories de documents administratifs. | stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten. |
| Il résulte de la méthode visée à l'alinéa 1er que la copie | De werkwijze, vermeld in het eerste lid, leidt ertoe dat de |
| électronique est une représentation complète et véridique du document | elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van |
| administratif analogique et que les droits de la personne concernée | het analoge bestuursdocument en dat de rechten van de betrokkene |
| restent garantis conformément au règlement général sur la protection | overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming, vermeld in |
| des données, visé à l'article I.4, 1°, du Décret de gouvernance du 7 | artikel I.4, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, |
| décembre 2018. | gegarandeerd blijven. |
| La méthode visée à l'alinéa 1er est conforme à la maîtrise de la | De werkwijze, vermeld in het eerste lid, voldoet aan de eigen |
| propre organisation. | organisatiebeheersing. |
Art. 2.La méthode visée à l'article 1er comprend tous les éléments |
Art. 2.De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat al de volgende |
| suivants : | elementen: |
| 1° une définition des spécifications techniques de la copie | 1° een vastlegging van de technische specificaties van de |
| électronique ; | elektronische kopie; |
| 2° un plan d'étapes pour l'exécution du remplacement ; | 2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging; |
| 3° une indication de la période de validité pendant laquelle la | 3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van |
| méthode est en vigueur. | kracht is. |
| Le plan d'étapes visé à l'alinéa 1er, 2°, comprend les étapes | Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende |
| suivantes : | stappen: |
| 1° l'enregistrement de toutes les métadonnées suivantes : | 1° de registratie van al de volgende metagegevens: |
| a) le nom de la catégorie de documents administratifs et, le cas | a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van |
| échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel | toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele |
| se rapporte ; | bestuursdocument behoort; |
| b) le nom du document administratif individuel ; | b) de naam van het individuele bestuursdocument; |
| c) la date à laquelle le document administratif analogique a été | c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of |
| établi ou reçu ; | ontvangen; |
| d) la date à laquelle la copie électronique a été établie ; | d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt; |
| 2° un contrôle de l'exactitude des métadonnées, de la lisibilité de la | 2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van |
| copie électronique et de la mesure dans laquelle la copie électronique | de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie |
| est complète et véridique par rapport au document administratif | volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge |
| analogique ; | bestuursdocument; |
| 3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été | 3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen |
| remplacés par une copie électronique. Cette destruction n'est possible | zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging is pas mogelijk |
| que si les conditions visées au point 2° sont remplies. | als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°. |
Art. 3.Les copies électroniques sont conservées afin de garantir : |
Art. 3.De elektronische kopieën worden bewaard zodat: |
| 1° qu'il n'y a aucune perte d'information ; | 1° er geen informatieverlies optreedt; |
| 2° une lisibilité à long terme ; | 2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft; |
| 3° qu'aucune modification ne peut être apportée ; | 3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden; |
| 4° la confidentialité des données personnelles ; | 4° de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft; |
| 5° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur | 5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de |
| l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique. | authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd. |
| La méthode visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la | De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode |
| même période et de la même manière que les copies électroniques. | en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën. |
Art. 4.Les documents administratifs n'entrent pas en ligne de compte |
Art. 4.Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging, |
| pour le remplacement visé à l'article 1er, si le support : | als vermeld in artikel 1, als de drager: |
| 1° fournit des informations contextuelles essentielles sur le document | 1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft; |
| administratif ; 2° a une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, | 2° een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke |
| politique ou sociale spécifique ; | of maatschappelijke betekenis heeft; |
| 3° a une valeur muséale. | 3° museale waarde heeft. |
Art. 5.Le ministre flamand compétent pour la numérisation est chargé |
Art. 5.De Vlaamse minister, bevoegd voor de digitalisering, is belast |
| de l'exécution du présent arrêté. | met de uitvoering van dit besluit. |
| Bruxelles, le 21 mai 2021. | Brussel, 21 mei 2021. |
| Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, Ministre flamand des | De minister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van |
| Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire, | Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management, |
| J. JAMBON | J. JAMBON |