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Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën
AUTORITE FLAMANDE 18 JANVIER 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques LE GOUVERNEMENT FLAMAND, VLAAMSE OVERHEID 18 JANUARI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën DE VLAAMSE REGERING,
Vu le décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'article II.25 ; Gelet op het bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel II.25;
Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 20 novembre 2018 ; Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 20 november 2018;
Vu la demande d'avis dans un délai de trente jours adressée le 11 Gelet op de adviesaanvraag binnen dertig dagen, die op 11 december
décembre 2018 au Conseil d'Etat en application de l'article 84, § 1er, 2018 bij de Raad van State is ingediend, met toepassing van artikel
alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ; 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Considérant que l'avis n'a pas été communiqué endéans ce délai et que Overwegende dat het advies niet is meegedeeld binnen die termijn en de
la demande d'avis a été rayée du rôle le 10 janvier 2019 ; adviesaanvraag op 10 januari 2019 van de rol werd afgevoerd;
Vu l'article 84, § 4, alinéa 2, des lois sur le Conseil d'Etat, Gelet op artikel 84, § 4, tweede lid, van de wetten op de Raad van
coordonnées le 12 janvier 1973 ; State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Administration Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur,
intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding;
Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ;
Après délibération, Na beraadslaging,
Arrête : Besluit :

Article 1er.L'instance publique visée à l'article II.18 du décret de

Artikel 1.De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het
gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la procédure de remplacement des bestuursdecreet van 7 december 2018, legt de werkwijze voor de
documents administratifs analogiques par des copies électroniques visé vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën
à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie de als vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk
documents administratifs. vast per categorie van bestuursdocumenten.
Il est possible d'établir une procédure unique pour différentes Het is mogelijk om één werkwijze vast te stellen voor verschillende
catégories de documents administratifs. categorieën van bestuursdocumenten.
La procédure du remplacement susmentionné garantit que la copie De werkwijze voor de voormelde vervanging leidt ertoe dat de
électronique est une représentation complète et fidèle du document elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van
administratif analogique. het analoge bestuursdocument.
La procédure est conforme à la maîtrise de la propre organisation. De werkwijze voldoet aan de eigen organisatiebeheersing.

Art. 2.La procédure visée à l'article 1er comprend :

Art. 2.De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat:
1° une définition des spécifications techniques de la copie 1° een vastlegging van de technische specificaties van de
électronique ; elektronische kopie;
2° une feuille de route concernant l'exécution du remplacement ; 2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° une indication de la période de validité pendant laquelle la 3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van
procédure est en vigueur. kracht is.
La feuille de route, visée à l'alinéa premier, 2°, comprend les Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende
éléments suivants : stappen:
1° l'enregistrement des méta-données suivantes : 1° de registratie van de volgende metagegevens:
a) le nom de la catégorie des documents administratifs et, le cas a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van
échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele
se rapporte ; bestuursdocument behoort;
b) le nom du document administratif individuel ; b) de naam van het individuele bestuursdocument;
c) la date à laquelle le document administratif analogique a été c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of
établi ou reçu ; ontvangen;
d) la date à laquelle la copie électronique a été réalisée ; d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt;
2° un contrôle de l'exactitude des méta-données, de la lisibilité de 2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van
la copie électronique et de l'exactitude et de l'exhaustivité de la de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie
copie électronique par rapport au document administratif analogique ; volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument;
3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été 3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen
remplacés par une copie électronique. Cette destruction ne peut avoir zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging kan pas
lieu que si les conditions mentionnées au point 2° sont remplies. plaatsvinden als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°.

Art. 3.Les copies électroniques sont conservées pour garantir :

Art. 3.De elektronische kopieën worden bewaard zodat:
1° l'absence de perte d'information; 1° er geen informatieverlies optreedt;
2° la lisibilité à long terme ; 2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
3° l'impossibilité de réaliser des modifications ; 3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
4° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur 4° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de
l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique. authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
La procédure visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode
même période et de la même manière que les copies électroniques. en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën.

Art. 4.Les documents administratifs ne seront pas remplacés, si le

Art. 4.Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging
support : als de drager:
1° fournit des renseignements contextuels essentiels sur le document 1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
administratif ; 2° possède une signification actuelle, sociale, historique, 2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of
religieuse, politique ou sociale particulière ; maatschappelijke betekenis heeft;
3° a une valeur muséale. 3° museale waarde heeft.

Art. 5.Le Ministre flamand ayant la société de l'information, la

Art. 5.De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij,
structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de
l'information ainsi que la Infolijn dans ses attributions, est chargé het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en
de l'exécution du présent arrêté. de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit.
Bruxelles, 18 janvier 2019. Brussel, 18 januari 2019.
Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, De minister-president van de Vlaamse Regering,
G. BOURGEOIS G. BOURGEOIS
La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen,
civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding,
L. HOMANS L. HOMANS
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