Appel à projets dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration » 2014-2020 (FAMI) - FAMI-nr 42 : intégration 1. INTRODUCTION Le FAMI est un Fonds que l'Union européenne a créé pour contribuer à la gestion efficace des flux migratoires ainsi qu'à la mise en oeuvre, au renforcement et au développement de la politique commune en matière d'asile, de protection subsidiaire et de protection temporaire et de la politique commune en matière d'immigration, dans le plein respect des droits et principes consacrés dans la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne (Règlement (UE) n° 516/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant création du Fonds « Asile, migration et intégration » modifiant la décision 2008/381/CE du Conseil et abrogeant les décisions n ° 573/2007/CE et n° 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil et la décision 2007/435/CE du Conseil). Le FAMI a été mis en place pour la période de 2014 à 2020.

L'un des objectifs du Fonds est de promouvoir l'intégration effective des ressortissants de pays tiers. 2. CADRE GENERAL La décision portant création du FAMI (Règlement 516/2014) fixe le cadre général de ce fonds et détermine le type d'actions qui entrent en considération en fonction du groupe cible visé. Les dispositions générales (Règlement (UE) n° 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds « Asile, migration et intégration » et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises) déterminent les règles financières et les autres règles que les promoteurs de projet doivent respecter.

Les objectifs stratégiques du FAMI sont définis au niveau européen.

Chaque Etat membre a traduit ces objectifs dans des objectifs nationaux fixés dans un programme national pour l'ensemble de la période. Le programme national peut être consulté sur le site web de l'Autorité Responsable (www.amif-isf.be).

Au niveau belge, le SPF Intérieur a été désigné comme Autorité responsable (AR) pour la gestion du FAMI. Le SPF Intérieur collabore avec le SPP Intégration Sociale, qui est responsable du suivi du contenu et de l'encadrement des projets fédéraux sous le volet « Intégration », ainsi que de la diffusion des résultats des projets vers tous les CPAS. Depuis 1998, le gouvernement fédéral a élaboré une base légale pour une politique d'intégration horizontale et inclusive afin de se concentrer sur la simplification de l'accès à l'emploi des ressortissants de pays tiers, en mettant l'accent sur les entrées et sur la prévention des sorties sans qualification de l'enseignement ainsi que sur la prévention de la ségrégation dans certaines villes.

Le niveau fédéral est responsable de l'intégration des personnes qui sont trop éloignées des services existants d'activation fournis par les Régions : l'accent est mis sur des personnes vulnérables à travers une aide sociale intensive offerte par les CPAS. De cette manière, nous pouvons répondre à leurs besoins spécifiques tout en cherchant à valoriser leurs points forts et leurs compétences. 3. APPEL A PROJETS 3.1. Activités Cet appel à projets met à disposition des moyens qui sont prévus pour l'intégration. Les actions mises en place dans le cadre de cet appel doivent chercher à renforcer l'activation sociale.

Projet Activation Sociale des Primo-arrivants Le concept d'« activation » fait bien souvent référence à la politique sociale qui vise à intégrer les bénéficiaires d'une allocation sociale sur le marché du travail. Mais tous les bénéficiaires d'une allocation sociale du CPAS ne peuvent pas être intégrés (à court ou moyen terme) sur le marché du travail pour des raisons très diverses: maladie, problèmes de logement, garde d'enfants, manque de qualifications, méconnaissance d'une des langues nationales, ...

Le but de l'activation sociale est d'augmenter la participation sociale et de lutter contre l'isolement en participant à des activités socialement utiles, soit comme un but en soi, soit comme un premier pas dans un trajet d'insertion socioprofessionnelle, soit comme un premier pas vers une (re)mise au travail.

Il est prévu que le promoteur offre des trajectoires d'activation sociale intensive adaptées aux nouveaux arrivants de pays tiers qui sont encore trop éloignés du marché du travail et trop faibles pour participer à des programmes d'intégration existants organisés au niveau des Communautés. Cet accompagnement se focalise sur les différents domaines de la vie qui sont des obstacles dans le processus d'intégration dans notre société. Cela peut aller d'une aide dans la recherche d'une garderie d'enfants abordable à résorber des dettes financières, à rechercher un logement de qualité abordable, à résoudre des problèmes liés à la santé ou à la mobilité, à veiller à la scolarisation des enfants,... ainsi qu'à orienter vers l'offre existante de cours de langues et de formation.

Partenariat volontaire entre CPAS Les grands CPAS (communes comptant plus de 150.000 habitants) soumettant un projet peuvent également conclure un partenariat volontaire avec un ou plusieurs autres CPAS de communes comptant moins de 150.000 habitants. L'objectif du partenariat est de diffuser les connaissances et l'expertise acquises ces dernières années dans le cadre des projets AMIF sur l'activation sociale des primo-arrivants.

Le partenariat peut donc inclure un coaching entre un grand CPAS et un, deux ou plusieurs autres CPAS. Le coaching peut prendre différentes formes. Par exemple, les CPAS partenaires peuvent entamer un stage au sein d'un grand CPAS ou faire partie de l'équipe pour une période spécifique, mais les grands CPAS peuvent également organiser une formation ou un coaching d'équipe, établir un réseau d'apprentissage ou partager des méthodologies, etc.

Les CPAS sont libres de déterminer la forme et le contenu du partenariat, pour autant que l'objectif du partenariat, c'est-à-dire le partage de connaissances sur l'activation sociale des primo-arrivants, est atteint.

Lorsque le CPAS s'engage dans un partenariat avec d'autres CPAS, il s'engage à leur faire connaître ses bonnes pratiques et à les aider à élaborer une politique d'activation sociale efficace pour les primo-arrivants.

Un partenariat volontaire est ouvert à tous les CPAS intéressés, mais ce type de partenariat peut être particulièrement intéressant pour les CPAS de taille moyenne : - qui ont vu augmenter le nombre de leurs bénéficiaires ressortissants de pays en dehors de l'UE de plus de 10% entre 2015 et 2018 ; - qui ont aidé plus de 1000 bénéficiaires ressortissants de pays en dehors de l'UE en 2018 ; - dont, en 2018, plus de 50% du nombre total de leurs bénéficiaires sont des ressortissants de pays en dehors de l'UE Les grands CPAS ont la possibilité de consulter le Baromètre (https://stat.mi-is.be) pour se renseigner sur quels CPAS à proximité se trouvent dans de telles situations ou de contacter le SPP pour une aide à la recherche s'ils n'y arrivent pas par le biais du Baromètre.

Si un partenariat est conclu, les promoteurs sont obligés de conclure un accord de partenariat avec chaque partenaire. Un template pour cet accord peut être consulté sur le site Web de l'Autorité Responsable (www.amif-isf.be). 3.2. Budget Le budget maximal alloué du FAMI à cet appel à projets s'élève à 1.320.069,53 €.

Le financement FAMI ne peut pas dépasser 75% du montant total des coûts éligibles.

Dans le cadre du présent appel à projets le SPP Intégration sociale prévoit un cofinancement de maximum 15% du montant total des coûts éligibles du projet. Le budget maximal du cofinancement alloué par le SPP s'élève à € 264.013,90, sous réserve que les crédits soient disponibles en 2020 et 2021.

Afin d'atteindre le cofinancement obligatoire de 25% du montant total des coûts éligibles, le cofinancement fédéral doit être complété par des fonds propres ou d'autres subventions régionales ou locales dans la mesure où ces moyens sont compatibles avec les règles d'éligibilité. Il s'agit donc de minimum 10% du montant total des coûts éligibles.

En demandant une subvention, le CPAS s'engage également à partager ses connaissances et son expertise avec le SPP IS en participant au réseau d'apprentissage sur l'activation sociale des primo-arrivants du SPP IS et à toutes les activités complémentaires.

Le budget pour l'établissement d'un partenariat entre CPAS doit être inclus dans le coût total du projet afin que le CPAS organisateur et les CPAS partenaires puissent couvrir une partie de leurs dépenses avec les fonds du FAMI. 3.3. Durée des projets Cet appel à projets financera des projets réalisés entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2021. 3.4. Groupe cible Les groupes cibles admissibles pour les projets sont des ressortissants de pays tiers qui résident légalement en Belgique ou, le cas échéant, qui sont en train d'acquérir le droit de résidence légale en Belgique. Si nécessaire, il sera tenu compte des besoins spécifiques des différentes catégories de ressortissants de pays tiers, y compris les bénéficiaires d'une protection internationale, les personnes faisant l'objet d'une réinstallation ou d'un transfert et, en particulier, les personnes vulnérables.

Un enregistrement objectif et vérifiable du groupe cible doit être effectué durant toute la réalisation du projet. Cet enregistrement doit permettre de faire une distinction claire entre le groupe cible du CPAS et celui du projet.

Chaque promoteur de projet doit fournir un rapport financier individuel, un rapport sur le contenu, une communication, un suivi et un contrôle du soutien. 3.5. Bénéficiaires Cet appel à projets est ouvert uniquement pour les grands CPAS des communes qui comptent plus de 150.000 habitants, compte tenu de la mission fédérale qu'ils réalisent. 4. DISPOSITIONS GENERALES Les subsides du FAMI ne constituent pas un financement complet mais partiel.Le financement apporté par le Fonds s'élève au maximum à 75 % des coûts effectivement réalisés, vérifiables et considérés comme éligibles. La décision d'accorder un financement européen maximal est prise par le Comité de Pilotage, composé des représentants des ministres/secrétaires d'états compétents et de l'Autorité Responsable.

Seuls les projets qui peuvent démontrer leur caractère non lucratif sont pris en considération pour une subvention. Si des recettes sont réalisées, celles-ci seront déduites de la subvention communautaire.

Les projets sélectionnés devront se conformer aux règles administratives et financières applicables à la programmation fédérale et découlant tant de la règlementation européenne que nationale.

L'Autorité Responsable assure le suivi de la réalisation des différents projets sur la base des dispositions fixées dans l'arrêté ministériel portant octroi d'une subvention pour couvrir une partie des frais relatifs à la réalisation de projets dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration.

Le SPP Intégration Sociale est coresponsable du suivi du contenu des activités et des résultats des projets. Le SPP Intégration Sociale peut développer ses propres formats et plateformes.

Le SPP Intégration Sociale a ainsi affecté une personne de contact pour assurer le suivi des projets. Cela signifie un soutien méthodologique et administratif aux CPAS lors du lancement, pendant et à la clôture des projets ainsi qu'un rôle dans la coordination du contenu des projets.

Au sein d'un réseau de partage de connaissances sur "l'Activation Sociale des primo-arrivants", des expériences et des bonnes pratiques seront échangées et une communication top-down et bottom-up sera stimulée.

Cette personne de contact mettra également sur pied un groupe de travail qui développera un outil d'activation sociale pour les primo-arrivants.

La personne de contact du SPP Intégration Sociale sera l'interlocuteur privilégié des CPAS pour répondre à leurs questions méthodologiques et de fond. Elle sera aussi disponible pour trouver des solutions aux problèmes rencontrés par les CPAS. Elle effectuera des contrôles préventifs dans le cadre du suivi des projets. De cette façon, la continuité avec les appels à projets précédents AMIF 03 (2015-2016) et AMIF 24 (2017-2019) sera garantie.

Dans le cas d'un partenariat avec un(e) autre soumissionnaire/organisation, c'est l'organisation ayant introduit le projet qui reste l'unique interlocuteur de l'Autorité Responsable. Le soumissionnaire de projet coordonne le projet et est responsable du respect des obligations de rapportage. Le(s) partenariat(s) doi(ven)t faire l'objet d'une convention de partenariat qui établit avec précision les modalités de la collaboration.

Chaque promoteur doit conserver tous les enregistrements, factures ou documents équivalents et données pertinentes concernant les dépenses déclarées, les recettes générées par le projet et les activités réalisées dans le cadre du projet, conformément aux règles d'éligibilité et aux dispositions qui seront établies par l'Arrêté ministériel portant octroi d'une subvention pour couvrir une partie des frais relatifs à la réalisation de projets dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration ».

Chaque promoteur de projet rédige des rapports intermédiaires et un rapport final (financier et narratif) du projet suivant un document type. Ces rapports dressent un aperçu global des résultats du projet. 5. CONDITIONS D'ELIGIBILITE Les règles d'éligibilité des dépenses de projets financés sous la gestion fédérale des fonds AMIF et ISF sont d'application pour cet appel à projets.Ces règles d'éligibilité sont annexées au présent appel à projets. Pour le présent appel, l'Autorité Responsable impose les options suivantes : Frais de personnel : seuls les coûts réels du personnel affecté au projet sont éligibles.

Frais pour des conférences ou des séminaires : seuls les coûts réels sont éligibles.

Frais liés au groupe cible : seuls les coûts réels sont éligibles.

Coûts indirects : ces coûts ne peuvent dépasser 7 % des coûts directs éligibles ou 15 % des coûts salariaux directs éligibles. Dans sa proposition, le promoteur de projet doit choisir l'une de ces deux options. 6. INTRODUCTION DES PROPOSITIONS DE PROJET Les propositions de projets sont introduites à l'aide d'un formulaire de demande standard.Ce document doit être entièrement complété, signé et transmis par voie électronique à amif.isf@ibz.eu.

Les annexes suivantes doivent être jointes à la proposition de projet : - Un document attestant que le cofinancement nécessaire est prévu ou a été demandé (format obligatoire consultable sur le site Internet) ; - Un budget élaboré à partir des fiches budgétaires standard et signé ; - Les déclarations de partenariat signées par les deux parties (si le projet est réalisé en partenariat avec d'autres organisations) ; - Le rapport annuel le plus récent de l'organisation ; - Le formulaire d'identification financière ; - Un document prouvant que le soumissionnaire est autorisé par le représentant légal de l'organisation (au cas où le soumissionnaire/signataire ne serait pas le représentant légal) à prendre des engagements ; - L'attestation T.V.A. indiquant que votre organisation ne peut pas récupérer la T.V.A..

Tous les documents doivent être envoyés à l'Autorité Responsable par mail à amif.isf@ibz.eu.

La date limite d'introduction des projets est le 2 septembre 2019.

Les projets doivent donc être envoyés par voie électronique au plus tard à 23:59h conformément aux instructions de l'Autorité Responsable. 7. PROCEDURE DE SELECTION 7.1. Prise en considération Les propositions de projet sont prises en considération si elles respectent les conditions suivantes : - introduction du projet dans les délais, - respect du taux de financement maximal par le FAMI comme stipulé par cet appel, - absence d'autre financement européen pour le même projet, - respect du groupe cible stipulé par cet appel, - respect des objectifs de cet appel.

Le non-respect d'un de ces critères entraine la non-prise en considération du projet, sans aucune analyse ultérieure. 7.2. Recevabilité administrative Ensuite l'Autorité Responsable vérifie la recevabilité administrative des propositions de projets. Tous les documents cités au point 6 doivent être fournis lors du dépôt du projet.

Si certains documents ou informations sont manquants, la Cellule Fonds européens contacte le soumissionnaire de projet pour lui donner la possibilité de compléter les documents manquants endéans 5 jours ouvrables. Il ne s'agit toutefois pas de réécrire le projet ni de modifier son contenu ou son budget. Si le soumissionnaire ne réagit pas ou n'envoie pas tous les documents demandés dans le délai requis, son projet est déclaré irrecevable. S'il met le dossier en ordre, le projet est examiné quant au fond. 7.3. Analyse financière et de contenu Les propositions de projets recevables seront ensuite analysées sur la base des critères suivants par le SPF Intérieur et le SPP Intégration sociale : - Qualité du projet - Qualité du budget - Expérience et expertise du bénéficiaire final - Mesure dans laquelle le projet contribue au renforcement de la politique fédérale d'activation sociale - Mesure dans laquelle le projet reconnaît et renforce la cohérence de la politique fédérale d'activation sociale.

Une pondération spécifique sera attribuée à chaque critère.

Les différentes propositions de projets accompagnées des résultats de l'analyse de contenu sont ensuite soumises au Comité de pilotage. Ce Comité peut décider de rejeter, retenir ou modifier un projet.

Dans ce dernier cas, l'Autorité responsable informera le promoteur du projet des remarques et propositions du Comité de pilotage. Les propositions de projets révisées sont envoyées à la Cellule Fonds européens dans le délai imparti, par voie électronique, ré-analysées et soumises à nouveau au Comité de pilotage pour décision.

Les décisions concernant toutes les propositions de projets seront soumises à l'Inspection des Finances. La sélection sera formalisée sous forme d'un arrêté ministériel, signé par le Ministre de l'Intérieur. 8. SEANCE D'INFORMATION Pendant la période entre le 4 et le 9 juillet 2019, l'Autorité Responsable organisera conjointement avec le SPP Intégration Sociale une séance d'information destinée à tous les candidats promoteurs soumissionnaires intéressés. L'inscription peut se faire en envoyant un e-mail à l'adresse amif-isf@ibz.eu Pour toute autre question sur les activités réalisées dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration », vous pouvez vous adresser au SPP Intégration Sociale en envoyant un e-mail à lisa.asselman@mi-is.be ou en téléphonant au 02/508.85.34.

Règles d'éligibilité des dépenses des projets financés sous la gestion fédérale des fonds FAMI et FSI Chapitre 1er. - Définitions

Article 1er.Autorité responsable : le SPF Intérieur, responsable de la bonne gestion et du contrôle des subsides FAMI-FSI avec comme organe de gestion journalière la Cellule Fonds européens, et avec comme organe décisionnel le Comité de pilotage, constitué des représentants des ministres/secrétaires d'Etat (Sécurité et Intérieur, Affaires étrangères, Asile et migration, Intégration sociale) présidé par un représentant de la cellule stratégique du Ministère de la Sécurité et de l'Intérieur.

Bénéficiaire final : l'organisation qui agit comme gestionnaire de projet ou promoteur de projet et qui reçoit des subsides FAMI-FSI. Budget : l'ensemble des dépenses et recettes estimées pour un projet déterminé.

Fonds : le FAMI (Fonds Asile, migration et intégration) ou le FSI (Fonds pour la sécurité intérieure) selon celui qui est d'application, sauf indication contraire.

Partenaire : une organisation avec laquelle le bénéficiaire final collabore sur base d'un accord de partenariat afin d' exécuter un projet spécifique.

Revenus : revenus obtenus par un projet pendant la durée de celui-ci, grâce à des ventes, locations, services, frais d'inscription et tous les autres revenus équivalents.

Durée du projet : la période du projet déterminée par les dates de début et de fin qui sont mentionnées à l'article 14 de l'Arrêté Ministériel de ce projet.

Chapitre 2. - Principes généraux

Art. 2.§ 1 Les projets auxquels le Fonds apporte son soutien ne sont pas financés par d'autres sources relevant du budget de l'Union européenne. § 2 Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées.

Art. 3.§ 1 Les règles d'éligibilité visées dans le présent document s'appliquent aussi bien au bénéficiaire final qu'à ses partenaires pour les projets qui sont financés par le Fonds. § 2 Le bénéficiaire final, ses partenaires et sous-traitants doivent fournir aux organes d'audit et de contrôle toute l'information exigée relative aux activités réalisées. § 3. Le bénéficiaire final est le responsable du projet et la seule personne de contact de l'Autorité responsable.

Art. 4.Pour être éligible une dépense doit être raisonnable et respecter les principes de bonne gestion financière, en particulier celui de l'optimisation des ressources et le rapport coût/efficacité.

Art. 5.§ 1 Sans préjudice des présentes règles d'éligibilité, l'ensemble des lois et règlementations en vigueur en Belgique est d'application, § 2 Chaque bénéficiaire final des fonds FAMI-FSI, y compris celui qui ne répond pas à la définition de l'art.2, 1° de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, est soumis à la législation nationale et à la règlementation européenne en matière de marchés publics.

Art. 6.Tous les montants mentionnés sont hors T.V.A., sauf indication contraire.

Chapitre 3. - Dispositions de l'Autorité responsable

Art. 7.§ 1 En principe, seuls les coûts qui sont décrits dans ces règles d'éligibilité peuvent être considérés comme éligibles.

Exceptionnellement, des coûts qui ne sont pas spécifiquement décrits dans ces règles d'éligibilité peuvent être considérés comme éligibles.

Dans ce cas, une décision doit être prise par l'Autorité responsable qui précisera sur quelle réglementation ou législation elle elle se basera. § 2 En cas de doute sur l'éligibilité de certains coûts ou sur la section sous laquelle certains coûts doivent être inscrits, le bénéficiaire final peut prendre contact avec l'Autorité responsable via amif-isf@ibz.eu avant ou pendant l'exécution d'un projet.

L'Autorité responsable fournit une réponse claire et écrite à cet effet.

Chapitre 4. - Recettes et principe de non-profit

Art. 8.Les recettes du projet peuvent consister en : a) contributions financières accordées par le Fonds, b) contributions propres du bénéficiaire final et de ses partenaires, c) contributions des tiers provenant de sources publiques ou privées, et d) revenus générés par le projet pendant la durée du projet et jusqu'à 3 mois après la durée de ce projet telle que reprise dans l'Arrêté Ministériel concerné.

Art. 9.Toutes les sources de recettes doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire final et être identifiables et contrôlables.

Art. 10.Par l'application du principe de non-profit, les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. La contribution du Fonds ne peut pas être plus élevée que le total des coûts subsidiables autorisés dont auront été déduits la contribution des tiers et les revenus générés par le projet (c et d de l'art. 8).

Art. 11.La contribution maximale du Fonds sera équivalente au montant le plus bas de l'un des trois montants suivants : a) le montant de la contribution européenne repris dans l'Arrêté ministériel, b) le coût total éligible multiplié par le pourcentage maximum de subvention repris dans l'Arrêté ministériel (75%, 90% of 100%), c) le montant obtenu par l'application du principe de non-profit décrit à l'art.10.

Art. 12.Les recettes qui sont générées directement par ce projet pendant la durée du projet et jusqu'à 3 mois après la durée de ce projet et dont il n'est pas tenu compte lors de l'approbation du projet seront déduites des dépenses éligibles du projet au plus tard dans la demande de paiement final introduite par le bénéficiaire final.

Chapitre 5. - Dépenses

Art. 13.§ 1 Par « dépenses », on entend : les paiements et/ou amortissements effectués par le bénéficiaire final. § 2 Les paiements prendront la forme de mouvements financiers. § 3 Les amortissements ne doivent pas prendre la forme de mouvements financiers. § 4 Peut également être accepté comme dépense des coûts encourus pendant la durée du projet et qui, pour une raison quelconque, ne peuvent être payés pendant la durée du projet. Le paiement de ces dépenses doit être effectué dans les trois mois suivant la fin de la durée du projet, excepté pour le pécule de vacances.

Art. 14.Les dépenses sont éligibles si : a) elles ont été effectuées par le bénéficiaire final pendant la durée du projet, et b) elles ont effectivement été acceptées comme éligibles par les autorités compétentes, et c) elles ont été décrites dans les documents appropriés au moment de la sélection ou ont été approuvées à travers une fiche de modification transmise via l'adresse électronique amif.isf@ibz.eu ou un accord écrit par l'Autorité responsable ou relèvent de l'application de l'article 23.

Si la fiche de modification est introduite après le dépôt du rapport final, elle ne sera pas acceptée.

Art. 15.Les dépenses figurant dans les demandes de paiement présentées par le bénéficiaire final à l'Autorité responsable doivent être justifiées par des factures ou pièces justificatives ayant une valeur probante équivalente.

Art. 16.§ 1 Des formules de coûts simplifiées conformément à l'article 18, paragraphe 1er, points b), c) et d) du Règlement (UE) n° 514/2014 sont permises à condition que l'option ait été mentionnée dans l'appel à projet ou si l'Autorité responsable prend une décision avant la fin de la durée du projet. Si cette option est autorisée, celle-ci est valable pour tous les projets au sein du même appel. § 2 Par dérogation aux articles 13 et 15, les coûts déterminés conformément à l'article 18, paragraphe 1er, points b), c) et d) du Règlement (UE) n° 514/2014 (formules de coûts simplifiés), qui seront repris dans la demande de paiement, ne doivent pas être justifiés par des factures ou pièces justificatives ayant une valeur probante équivalente.

Art. 17.Les dépenses doivent être identifiables et contrôlables. En particulier : - elles doivent être inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire final; - elles doivent être déterminées conformément aux normes comptables applicables dans le pays d'établissement du bénéficiaire final et aux pratiques habituelles de ce bénéficiaire final en matière comptable; - elles doivent faire l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales en vigueur. - elles doivent se rapporter à un projet.

Art. 18.Le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses du bénéficiaire final, de ses partenaires et sous-traitants relatives au projet concerné.

Art. 19.Le stockage et le traitement des données doivent être conformes à la législation nationale et/ou régionale sur la protection des données, selon celle qui s'applique en la matière au bénéficaire final.

Chapitre 6. - Champ d'application territorial

Art. 20.Pour chaque appel à projets, l'Autorité responsable peut déterminer le champ d'application territorial.

Chapitre 7. - Budget prévisionnel d'un projet

Art. 21.Le budget prévisionnel d'un projet est élaboré suivant le formulaire établi par l'Autorité responsable, dont les catégories de coûts sont les suivantes: Dépenses 1. Coûts directs (CD) A.Frais de personnel B. Frais de voyage et de séjour C. Coûts des consommables, fournitures et services généraux (cf. art. 27), biens immobiliers, equipement, sous-traitance avec une valeur d'attribution de moins de 30.000 EUR par coût, et autre frais D. Sous-traitance avec une valeur d'attribution égale à ou de plus de 30.000 EUR par coût E. Conférences et séminaires F. Frais spécifiques liés au groupe cible 2. Coûts indirects (pourcentage fixe des CD, défini dans l'AM) = Coût total éligible (CTE) Recettes 1.Contribution de l'UE 2. Contribution du bénéficiaire final et des partenaires au projet 3.Contribution de tiers 4. Revenus générés par le projet = Recettes totales (RT) Coût total éligible (CTE) = Recettes totales (RT) Art.22. Le budget prévisionnel doit être en équilibre : le coût total éligible (CTE) prévisionnel doit être égal aux recettes totales (RT) prévisionnelles.

Art. 23.§ 1 Le bénéficiaire final peut procéder à des augmentations des catégories de coûts directs éligibles dans le cadre du budget prévisionnel, sans devoir demander l'autorisation préalable de l'Autorité responsable, à condition que: 1. cette adaptation n'entrave pas la réalisation du projet et la subvention totale demandée n'est pas augmentée, et 2.l'augmentation ne dépasse pas le budget prévisionnel de la catégorie augmentée de plus de 5% ou cette augmentation ne dépasse pas 5.000 EUR (T.V.A. incluse), et 3. le coût total du projet n'est pas augmenté de plus de 5%. § 2. Les dispositions du § 1 s'appliquent également pour un coût effectué sous une catégorie sans dépenses estimées.

Si l'une des conditions mentionnées ci-dessus n'est pas remplie, l'autorisation préalable de l'Autorité responsable doit être demandée au moyen d'une fiche de modification transmise via l'adresse électronique amif.isf@ibz.eu et le transfert doit être approuvé par l'Autorité responsable.

Chapitre 8. - Coûts directs éligibles

Art. 24.Dans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d'éligibilité décrites au chapitre 2, peuvent être identifiés comme des coûts directement liés à l'exécution du projet.

Art. 25.§ 1 Les coûts réels de personnel affecté à la mise en oeuvre du projet, sont éligibles au prorata pour autant qu'ils correspondent à la politique habituelle du bénéficiaire final en matière de rémunération. § 2 Les frais de personnel peuvent également être éligibles s'ils sont calculés au moyen de l'application de barèmes standard de coût unitaire ou de forfaits par unité déterminés au préalable § 3 Pour chaque appel à projets, l'Autorité responsable détermine quelle(s) option(s), parmi celles indiquées ci-dessus, peut (peuvent) être appliquée(s) et selon quelles modalités. Cette détermination peut encore intervenir pendant l'exécution du projet, par une décision de l'Autorité responsable qui s'appliquera à l'ensemble de l'appel à projets. § 4 Lors de la sélection des projets, des frais de personnel maximum peuvent être déterminés ; au-delà de cette limite, aucun frais de personnel ne sera accepté.

Art. 26.§ 1 Les frais de voyage et de séjour sont éligibles comme coûts directs pour le personnel affecté à la mise en oeuvre du projet et pour les autres personnes qui participent aux activités du projet et qui doivent voyager pour la mise en oeuvre du projet. § 2 Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels.

Les taux de remboursement sont fondés sur le moyen de transport en commun le moins cher (2e classe pour les transports en commun et classe économique pour les voyages en avion), sauf si une motivation suffisante est présentée et acceptée en raison des conditions spécifiques de voyage. En principe, les voyages en avion ne sont autorisés que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour), sauf lorsqu'ils peuvent être justifiés et motivés par la destination géographique. Lorsqu'un autre moyen de transport est utilisé (comme la voiture ou le vélo), soit les frais sont calculés sur la base de la réglementation en vigueur applicable à l'organisation et/ou des règles internes, et, en l'absence de règles sur la base de la pratique habituelle de l'organisation, soit le remboursement est effectué sur la base du coût des transports en commun. § 3 a) Les frais de séjour peuvent être éligibles sur la base des coûts réels. Si la réglementation en vigueur applicable à l'organisation ou les règles internes, et, en l'absence de règles, la pratique habituelle de l'organisation qui exécute le projet prévoient l'utilisation d'une indemnité journalière ou de logement, celles-ci peuvent être appliquées également. b) Les frais de séjour doivent être justifiés sur la base de la réglementation en vigueur applicable à l'organisation ou des règles internes, et, en l'absence de règles, la pratique habituelle de l'organisation qui met en oeuvre le projet.Toutefois, si l'on opte pour une indemnité journalière, la personne qui perçoit l'indemnité doit pouvoir prouver sa présence sur place. Si l'on opte pour une indemnité de logement, la personne qui perçoit l'indemnité doit pouvoir prouver qu'elle a logé sur place. c) L'Autorité responsable peut lors de chaque appel à projets déterminer laquelle des dispositions ci-dessus peut être appliquée et/ou selon quelles modalités.Les dispositions arrêtées lors d'un appel à projets ou modifiées par une décision écrite de l'Autorité responsable pendant la durée du projet priment toujours. d) Le montant maximal des indemnités sera déterminé par l'une des options suivantes, selon le cas : 1.le montant maximal des indemnités est fixé par l'Arrêté ministériel portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, publié chaque année. Les personnes qui participent aux activités du projet sont assimilées à la catégorie 1 de l'Arrêté ministériel susmentionné, à l' exception des personnes installées dans le pays où l'activité a lieu qui sont assimilées à la catégorie 2 de l'Arrêté ministériel susmentionné. Le montant maximal de l'indemnité de séjour applicable à un séjour en Belgique correspond au montant maximum prévu selon les règles fixées par la Commission européenne, DG International Cooperation and Development. 2. Le montant maximal des indemnités correspond aux montants fixés par la Commission européenne, DG International Cooperation and Development.3. La première option sera appliquée comme option standard. L'application de la deuxième option sera déterminée par l'Autorité responsable dans l'appel à projets correspondant, ou par une décision écrite avant la fin de la durée du projet.

Art. 27.§ 1 Les coûts des consommables, fournitures et services généraux sont éligibles s'ils sont identifiables en tant que dépenses et directement liés à l'exécution du projet.

Art. 28.Tant à l'achat que lors de la construction ou de la rénovation et de la location, les biens immobiliers doivent répondre aux caractéristiques techniques requises pour le projet et être conformes aux normes et standards applicables.

Art. 29.§ 1 Lorsque l'acquisition de biens immobiliers est nécessaire à la réalisation du projet et est manifestement liée à ses objectifs, l'achat de tels biens, c'est-à-dire d'immeubles construits ou la construction de biens immobiliers, est éligible aux conditions indiquées ci-dessous: a) Formalités Une attestation doit être obtenue auprès d'un expert immobilier indépendant ou d'un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande.En outre, cette attestation doit soit certifier que le bien immobilier est conforme à la législation nationale, soit préciser les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet ; b) Financement Les biens immobiliers ne peuvent pas être déjà achetés avec une autre subvention de l'Union européenne ;c) Affectation Les biens immobiliers affectés au projet doivent être utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet ;seule est éligible la part de l'achat du bien immobilier correspondant à une utilisation effective au bénéfice du projet; d) Montant à prendre en considération Seule la part d'amortissement correspondant à la durée d'utilisation pendant la durée du projet au taux réel d'utilisation pour le projet et qui n'a pas déjà été actée est éligible.L'amortissement est calculé linéairement dans les règles comptables nationales applicables au bénéficiaire final ; e) Exception Par dérogation au point d), le coût d'achat total ou partiel peut être accepté après approbation pendant le processus de sélection et aux conditions établies par l'Autorité responsable si une demande dûment motivée lui est adressée. § 2 Si la condition du § 1 c) est remplie, le coût total de travaux de réhabilitation, de rénovation ou de modernisation de bâtiments est éligible jusqu'à concurrence de 100.000 EUR par bâtiment, à moins que l'Autorité responsable n'ait déterminé des dispositions différentes dans l'appel à projets. Au-delà de ce seuil, le § 1 d) s'applique.

Art. 30.La location de biens immobiliers est éligible pour des subsides européens si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous : a) les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention de l'Union européenne ;b) ils ne sont utilisés que pour la réalisation du projet ;dans le cas d'une utilisation partielle du bien immobilier, seuls les coûts correspondant à la partie utilisée pour le projet sont éligibles.

Art. 31.§ 1 Les coûts liés à l'acquisition d'équipements ne sont éligibles que s'ils sont identifiables en tant que dépenses et directement liés à l'exécution du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires pour la réalisation du projet et être conformes aux normes et standards applicables. § 2 Le choix entre crédit-bail, location ou achat doit en principe toujours reposer sur la solution la moins chère. Toutefois, si le bénéficiaire final peut justifier la raison pour laquelle le choix de l'option la moins chère n'est pas opportun, une exception peut être autorisée par l'Autorité responsable. Si le crédit-bail ou la location n'est pas possible en raison de la durée du projet, de la rapide dépréciation de la valeur de l'équipement ou d'autres motifs, les coûts liés à l'achat peuvent être éligibles. Il appartient à l'Autorité responsable de prendre une décision sur ce point.

Art. 32.Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles suivant les règles et pratiques en vigueur dans l'Etat où le contrat a été conclu et en fonction de la durée de location ou de crédit-bail nécessaire au projet.

Art. 33.§ 1 Les coûts pour les équipements achetés pendant le projet ne sont éligibles que sur la base d'amortissements. § 2 Par dérogation au § 1, le prix d'achat total ou partiel est éligible : - s'il est d'une valeur inférieure à 5.000 EUR (par unité d'équipement achetée) et que l'équipement a été acheté au plus tard trois mois avant la fin du projet, ou - si la justification fournie pour l'acceptation du prix d'achat total ou partiel a été préalablement approuvée par l'Autorité responsable. § 3 Si les équipements sont achetés pendant la durée du projet, il doit être précisé dans le budget prévisionnel si le total des coûts est comptabilisé ou si seule la part d'amortissement des équipements correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour les besoins du projet est utilisée. Le calcul de l'amortissement doit se faire conformément aux règles nationales en vigueur. § 4 Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés pour celui-ci sont éligibles sur la base d'un amortissement non déjà acté pour la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour celui-ci. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention de l'Union européenne.

Art. 34.§ 1 Le sous-traitant est un tiers contractant qui exécute une partie spécifique du projet pour un prix déterminé. § 2 Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance sont éligibles à l'exception des contrats de sous-traitance, conclus avec des intermédiaires ou des consultants, où le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu'un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par la valeur ajoutée réelle des travaux ou des services fournis pour le projet. § 3 Le bénéficiaire final demeure responsable de l'exécution de l'ensemble du projet et reste l'unique point de contact pour l'Autorité responsable.

Art. 35.Les dépenses réalisées par le bénéficiaire final ou des partenaires dans le cadre de l'organisation de conférences et séminaires (y compris les dépenses pour les participants) sont des coûts éligibles. Les règles décrites à l'art. 26 « frais de voyage et de séjour » sont également applicables à cette catégorie.

Art. 36.§ 1 Les frais liés au groupe cible sont éligibles à l'exception des frais de personnel de ce groupe. Selon le cas, l'une de deux options suivantes sera appliquée : a) Option coûts réels : s'applique uniquement pour le fonds FAMI.Les dépenses réalisées par le bénéficiaire final pour le groupe cible ainsi que les remboursements par le bénéficiaire final des dépenses effectuées par le groupe cible sont éligibles si les deux conditions suivantes sont réunies : - le bénéficiaire final conserve les informations et justificatifs nécessaires attestant que les personnes qui reçoivent cette aide relèvent du groupe cible visé par le Règlement (UE) n° 516/2014, et - le bénéficiaire final conserve les justificatifs de l'aide apportée (tels que les factures et reçus) afin d'attester que les personnes ont bien reçu cette aide. b) Option coûts standard : s'applique aux fonds FAMI et FSI.Sont éligibles les montants forfaitaires établis au préalable, § 2 Il appartient à l'Autorité responsable de déterminer lors de l'appel à projets si l'option coûts réels ou l'option coûts standard s'applique et selon quelles modalités. Pendant l'exécution du projet, l'Autorité responsable peut autoriser de modifier cette option et ses modalités à condition que le bénéficiaire final en fasse la demande au préalable via une fiche de modification transmise via l'adresse électronique amif.isf@ibz.eu. § 3 Les coûts qui consistent en petites récompenses incitatives et qui sont réalisés pour encourager la participation du groupe cible à certaines activités (telles que formations, enquêtes, études, ...) sont éligibles à condition que la justification fournie au préalable ait été acceptée par l'Autorité responsable. Le montant maximum autorisé est limité à un total de 10.000 EUR et à un montant de 10 EUR par personne et par activité au sein d'un projet. Le bénéficiaire final conserve une liste des personnes (qui apposent leur signature pour réception), ainsi que la date et le lieu de réception, et assure un suivi adéquat afin d'éviter tout double financement ou détournement de fonds.

Art. 37.§ 1 Les coûts nécessaires au respect des obligations liées au financement de l'UE, telles que la publicité, la transparence, l'évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles. § 2 Les honoraires de conseil juridique, les frais de notaire et le coût des experts techniques ou financiers sont éligibles pour autant qu'ils soient identifiables et directement imputables au projet. § 3 Les dépenses relatives aux cadeaux d'affaires liés à une activité du projet sont subsidiables comme coûts directs jusqu'à un montant de maximum 50 EUR par cadeau et par personne dans le cadre d'une pratique habituelle.

Chapitre 9. - Coûts indirects éligibles

Art. 38.Les coûts indirects éligibles du projet sont les coûts qui, tenant compte des conditions d'éligibilité énoncées au chapitre 8, ne peuvent pas être qualifiés de coûts directement liés à la réalisation du projet.

Art. 39.§ 1 Par dérogation aux chapitre 8 et aux articles 14 et 15, les coûts indirects exposés dans le cadre de la réalisation du projet peuvent être éligibles à concurrence du pourcentage fixe inclus dans le budget prévisionnel. § 2 Les coûts indirects maximaux autorisés dans un budget prévisionnel du projet représentent, soit 7% du total des coûts directs éligibles, soit 15% du total des coûts directs éligibles des frais de personnel d'un projet. L'Autorité responsable peut imposer une des deux options dans un appel.

Chapitre 10. -Dépenses inéligibles

Art. 40.Les coûts suivants ne sont pas éligibles : a) la taxe sur la valeur ajoutée (T.V.A.), sauf lorsqu'elle n'est pas récupérable au titre du droit national relatif à la T.V.A. ; b) les dettes et les charges liées aux dettes, les intérêts à payer sur les dettes;c) l'achat de terrains non bâtis ;d) l'achat de terrains bâtis, même lorsque le terrain est nécessaire à la mise en oeuvre du projet, si le montant est supérieur à 10 % des dépenses totales éligibles du projet concerné ;e) les amendes et les pénalités financières, les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d'un autre projet ou programme de travail bénéficiant d'une subvention de l'Union européenne ; f) l'échange de services.