Appel à projets dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration » 2014-2020 (FAMI) - FAMI-nr. 25 : appel à projets ouvert. - Accueil 1. INTRODUCTION Le FAMI est un Fonds que l'Union européenne a créé pour contribuer à la gestion efficace des flux migratoires ainsi qu'à la mise en oeuvre, au renforcement et au développement de la politique commune en matière d'asile, de protection subsidiaire et de protection temporaire et de la politique commune en matière d'immigration, dans le plein respect des droits et principes consacrés dans la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne (Règlement (CE) n° 516/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant création du Fonds « Asile, migration et intégration » modifiant la décision 2008/381/CE du Conseil et abrogeant les décisions n° 573/2007/CE et n° 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil et la décision 2007/435/CE du Conseil). Le FAMI a été mis en place pour la période de 2014 à 2020.

L'un des objectifs du Fonds est le suivant : renforcer et développer tous les aspects du régime d'asile européen commun, y compris sa dimension extérieure.

Le Fonds peut soutenir des actions qui concernent les régimes d'accueil et d'asile. 2. CADRE GENERAL 2.1. FAMI et le SPF Intérieur La décision portant création du FAMI (516/2014) fixe le cadre général de ce fonds et détermine le type d'actions qui entrent en considération en fonction du groupe cible visé.

Les dispositions générales (Règlement (UE) n° 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds « Asile, migration et intégration » et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises) déterminent les règles financières et les autres règles que les promoteurs de projet doivent respecter.

Les objectifs stratégiques du FAMI sont définis au niveau européen.

Chaque Etat membre a traduit ces objectifs dans des objectifs nationaux fixés dans un programme national pour l'ensemble de la période. Le programme national belge peut être consulté sur le site web de l'Autorité responsable (www.amif-isf.be).

Au niveau belge, le SPF Intérieur a été désigné comme Autorité responsable (AR) pour la gestion du FAMI. 2.2. Collaboration avec Fedasil Le SPF Intérieur collabore avec Fedasil pour cet appel à projets.

L'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile (Fedasil) est un organisme d'intérêt public. Fedasil est placé sous la tutelle du secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration.

Fedasil garantit l'octroi d'une aide matérielle aux demandeurs d'asile et à d'autres catégories d'étrangers ayant également droit à l'accueil. Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence veille aussi au suivi et à l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »).

Fedasil contribue à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale. Fedasil coordonne également les programmes de retour volontaire.

En vertu de l'art. 62 de la loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers, « l'Agence peut confier à des partenaires la mission d'octroyer aux bénéficiaires de l'accueil le bénéfice de l'aide matérielle telle que décrite dans la présente loi. [...] A cette fin, l'Agence conclut des conventions. » Fedasil est donc légalement responsable de l'accueil des demandeurs d'asile. Fedasil conclut lui-même des accords avec des tiers. Un accord de coopération a été signé. C'est pourquoi le volet « Accueil » du FAMI, qui fait l'objet du présent appel à projets, est géré en étroite collaboration entre le SPF Intérieur et Fedasil. 3. APPEL A PROJETS Cet appel à projets met à disposition les moyens prévus pour l'accueil. Le présent appel à projets s'inscrit dans le cadre des dispositions relatives à l'aide matérielle octroyée aux bénéficiaires de l'accueil prévues dans la loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer. 3.1. Budget Le budget maximal alloué à cet appel à projets s'élève à 3.533.172,09 euros.

Ces moyens peuvent être utilisés du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2019.

Le financement du FAMI ne peut pas dépasser 75 % du montant total des coûts éligibles du projet.

Le montant maximal de 3.533.172,09 euros est le montant des subsides FAMI pour 24 mois. 3.2. Groupe cible Le groupe cible comprend : A. les ressortissants de pays tiers qui bénéficient du statut de réfugié ou du statut conféré par la protection subsidiaire (au sens de la Directive 2011/95/UE);

B. les ressortissants de pays tiers qui ont demandé à bénéficier d'une des formes de protection internationale visées au point A et qui n'ont pas encore reçu de réponse définitive;

C. les ressortissants de pays tiers qui bénéficient d'une protection temporaire au sens de la Directive 2001/55/CE);

D. les ressortissants de pays tiers qui sont ou ont été réinstallés dans un Etat membre ou transférés d'un Etat membre.

La description du groupe cible est reprise à l'Article 5 du Règlement 516/2014.

Un enregistrement objectif et vérifiable du groupe cible doit être effectué durant toute la réalisation du projet. Cet enregistrement doit permettre de prouver l'appartenance au groupe cible et d'établir une distinction claire entre le groupe cible de l'organisation et celui du projet. 3.3. Actions Les projets qui entrent en ligne de compte dans le cadre de cet appel à projets pour un financement au cours des années civiles 2018 et 2019 contribuent à : (1) Renforcer la capacité du réseau au sein de l'accueil des personnes ayant des problèmes psychologiques/psychiatriques : 1a.Faciliter et organiser des soins ambulatoires et résidentiels pour les demandeurs d'asile ayant des problèmes psychiatriques et/ ou un fort besoin d'accompagnement individuel psychologique intensif (le projet devrait assurer une vaste couverture du réseau ou au moins d'une région d'accueil); 1b. Faciliter et organiser des soins ambulatoires et résidentiels pour les MENA ou mineurs accompagnés souffrant de troubles psychiatriques et/ou ayant un fort besoin d'accompagnement individuel psychologique intensif (le projet devrait assurer une vaste couverture du réseau ou au moins d'une région d'accueil); 1c. Offrir un encadrement et des formations aux structures d'accueil pour identifier et accompagner adéquatement les personnes qui ont subies des faits de torture ou qui ont été exposées à d'autres formes graves de violence psychologique, physique ou sexuelle (le projet devrait assurer une vaste couverture du réseau ou au moins d'une région d'accueil); (2) Adapter le réseau d'accueil aux besoins spécifiques et à la vulnérabilité des mineurs non accompagnés : 2a.Offrir des places de transition aux MENA reconnus ou bénéficiant de la protection subsidiaire, particulièrement vulnérables qui disposent d'une autonomie insuffisante pour faire par eux-mêmes la transition vers l'aide sociale; 2b. Faciliter et/ou organiser l'accueil en famille pour les MENA ayant besoin d'un séjour en famille. (3) Augmenter la qualité et la flexibilité du réseau d'accueil : 3a.Reconsidérer et harmoniser les trajets d'accompagnement des demandeurs d'asile et des mineurs non accompagnés. Et ce, en tenant en compte l'initiative actuelle visant à numériser le réseau; 3b. Analyser les possibilités et les points problématiques concernant l'orientation des demandeurs d'asile vers le système de soins de santé régulier. Viser une réalisation plus efficace et de qualité d'offre de services; 3c. Créer des réseaux autour d'initiatives locales d'accueil qui améliorent la participation mutuelle de la communauté locale et des résidents de ces initiatives d'accueil. (4) Renforcer les connaissances des demandeurs d'asile sur les valeurs et les normes de notre société. Soutenir les structures d'accueil pour renforcer et approfondir les connaissances des demandeurs d'asile sur les valeurs et les normes de notre société. Les initiatives doivent assurer une large couverture du réseau d'accueil et tenir compte des barrières linguistiques potentielles. 4. DISPOSITIONS GENERALES Les subsides du FAMI ne constituent pas un financement complet mais partiel (il s'agit d'un « cofinancement »).Chaque candidat promoteur de projet doit contribuer à une partie du financement de son projet.

Le financement apporté par le Fonds s'élève au maximum à 75 % des coûts effectivement réalisés, vérifiables et considérés comme éligibles. La décision d'accorder un financement européen maximal est prise par le Comité de pilotage, composé de représentants des ministres et secrétaires d'Etat compétents et de l'Autorité responsable. Seuls les projets qui peuvent démontrer leur caractère non lucratif sont pris en considération pour une subvention. Si des recettes sont réalisées, celles-ci seront déduites de la subvention européenne.

Les projets sélectionnés devront se conformer aux règles administratives et financières applicables à la programmation fédérale et découlant tant de la Règlementation européenne que nationale.

L'Autorité responsable assure le suivi de la réalisation des différents projets sur la base des dispositions fixées dans l'arrêté ministériel portant octroi d'une subvention pour couvrir une partie des frais relatifs à la réalisation de projets dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration ».

L'Autorité responsable organisera régulièrement des échanges de vues informels avec les promoteurs de projet.

Vu la loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer, outre l'Autorité responsable, Fedasil est également chargé du suivi du contenu des activités et des résultats des projets. A cet effet, Fedasil peut créer ses propres formulaires et plateformes.

Dans le cas d'un partenariat avec un(e) autre soumissionnaire/organisation, c'est l'organisation ayant introduit le projet qui reste l'unique interlocuteur de l'Autorité responsable. Le soumissionnaire de projet coordonne le projet et est responsable du respect des obligations de rapportage. Le(s) partenariat(s) doi(ven)t faire l'objet d'une convention de partenariat qui établit avec précision les modalités de collaboration.

Chaque promoteur doit conserver tous les enregistrements, factures ou documents équivalents et données pertinentes concernant les dépenses déclarées, les recettes générées par le projet et les activités réalisées dans le cadre du projet, conformément aux règles d'éligibilité et aux dispositions qui seront établies par l'Arrêté ministériel portant octroi d'une subvention pour couvrir une partie des frais relatifs à la réalisation de projets dans le cadre du Fonds « Asile, migration et intégration ».

Chaque promoteur de projet rédige des rapports intermédiaires et un rapport (financier et narratif) final du projet suivant un document type. Ces rapports dressent un aperçu global des résultats du projet. 5. CONDITIONS D'ELIGIBILITE 5.1. Eligibilité des dépenses Les règles belges d'éligibilité des dépenses pour les projets financés par le FAMI et le FSI sont d'application pour cet appel à projets. Ces règles d'éligibilité sont annexées à cet appel à projets.

Pour chaque appel à projets, l'Autorité responsable peut fixer des règles plus spécifiques. Pour cet appel, les conditions d'éligibilité suivantes sont d'application : Seuls les frais en personnel (coûts réels pour le personnel du projet, y compris les salaires réels, les cotisations sociales et les autres frais statutaires ou légaux et réglementaires, à condition que ces coûts reflètent la politique salariale habituelle du bénéficiaire final) et les coûts indirects (jusqu'à 15 % des coûts de personnel directement éligibles) sont éligibles dans le cadre du présent appel.

Les propositions de projet sont prises en considération pour subventionnement si au moins 100.000 euros de subvention FAMI sont demandés sur base annuelle.

Les dépenses sont éligibles si elles sont effectuées entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2019. 6. INTRODUCTION DES PROPOSITIONS DE PROJET Les propositions de projet sont introduites à l'aide d'un formulaire de demande standard.Ce document doit être entièrement complété, signé et transmis par voie électronique, conformément aux instructions disponibles sur le site Internet de l'Autorité responsable (www.amif-isf.be).

Les annexes suivantes doivent être jointes à la proposition de projet : - Un document attestant que le cofinancement nécessaire est prévu ou a été demandé (format obligatoire consultable sur le site Internet); - Un budget élaboré à partir des fiches budgétaires standard et signé; - Les déclarations de partenariat signées par les deux parties (si le projet est réalisé en partenariat avec d'autres organisations); - Le rapport annuel le plus récent de l'organisation; - Le formulaire d'identification financière; - Un document prouvant que le soumissionnaire est autorisé par le représentant légal de l'organisation (au cas où le soumissionnaire/signataire ne serait pas le représentant légal) à prendre des engagements; - L'attestation T.V.A. indiquant que votre organisation ne peut pas récupérer la T.V.A..

Tous les documents doivent être envoyés à l'Autorité responsable par voie électronique conformément aux instructions disponibles sur le site de l'Autorité Responsable (www.amif-isf.be).

La date limite d'introduction des projets est le mercredi 19 juillet 2017.

Les projets doivent donc être introduits par voie électronique au plus tard à 23h59 conformément aux instructions de l'Autorité responsable. 7. PROCEDURE DE SELECTION 7.1. Prise en considération Les propositions de projet sont prises en considération si elles respectent les conditions suivantes : - introduction du projet dans les délais, - respect du taux de financement maximal par le FAMI comme stipulé par cet appel, - absence d'autre financement européen pour le même projet, - respect du groupe cible stipulé par cet appel, - respect des objectifs de cet appel.

Le non-respect d'un de ces critères entraine la non-prise en considération du projet, sans aucune analyse ultérieure. 7.2. Recevabilité administrative Ensuite l'Autorité responsable vérifie la recevabilité administrative des propositions de projets. Tous les documents cités au point 6 doivent être fournis lors du dépôt du projet Si certains documents ou informations sont manquants, la Cellule Fonds européens contacte le soumissionnaire de projet pour lui donner la possibilité de compléter les documents manquants endéans 5 jours ouvrables. Il ne s'agit toutefois pas de réécrire le projet ni de modifier son contenu ou son budget. Si le soumissionnaire ne réagit pas ou n'envoie pas tous les documents demandés dans le délai requis, son projet est déclaré irrecevable. S'il met le dossier en ordre, le projet est examiné quant au fond. 7.3. Analyse financière et de contenu Les propositions de projets recevables seront ensuite analysées sur la base des critères suivants par le SPF Intérieur et Fedasil : - Qualité du projet - Qualité du budget - Expérience et expertise du bénéficiaire final - Mesure dans laquelle le projet contribue au renforcement de la politique fédérale d'accueil. - Mesure dans laquelle le projet reconnaît et renforce la cohérence de la politique fédérale d'accueil.

Une pondération spécifique sera attribuée à chaque critère.

Les différentes propositions de projets accompagnées des résultats de l'analyse de contenu sont ensuite soumises au Comité de pilotage. Ce Comité peut décider de rejeter, retenir ou modifier un projet.

Dans ce dernier cas, l'Autorité responsable informera le promoteur du projet des remarques et propositions du Comité de pilotage. Les propositions de projets révisées sont envoyées à la Cellule Fonds européens dans le délai imparti, par voie électronique, ré-analysées et soumises à nouveau au Comité de pilotage pour décision.

Les décisions concernant toutes les propositions de projets seront soumises à l'Inspection des Finances. La sélection sera formalisée sous forme d'un arrêté ministériel signé par le Ministre de l'Intérieur. 8. SEANCE D'INFORMATION Le lundi 19 juin 2017, l'Autorité responsable organisera conjointement avec Fedasil une séance d'information destinée à tous les candidats promoteurs soumissionnaires intéressés.Cette séance d'information se tiendra dans les locaux de Fedasil dans la grande salle de réunion au 3ième étage.

L'inscription à la séance d'informations peut se faire en envoyant un e-mail à l'adresse amif-isf@ibz.eu Les données précises seront communiquées aux personnes inscrites.

Pour toute autre question qui porte sur le contenu des activités réalisées dans le cadre de cet appel à projets, vous pouvez vous adresser à Fedasil en envoyant un e-mail à toon.delodder@fedasil.be ou en téléphonant au 02-213 44 47.

Règles d'éligibilité des dépenses de projets financés sous la gestion fédérale des fonds AMIF et ISF CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Autorité Responsable : le SPF Intérieur, responsable de la bonne gestion et du contrôle des subsides AMIF-ISF. Bénéficiaire final : l'organisation qui agit comme gestionnaire de projet ou promoteur de projet et qui reçoit des subsides AMIF-ISF. Budget : l'ensemble des dépenses et recettes prévues pour un projet.

Arrêté ministériel (AM) : une norme de droit belge adoptée par un ministre du gouvernement fédéral. Dans le cadre d'AMIF-ISF, l'AM fixera toutes les modalités, droits et obligations concernant l'attribution de subsides.

Fonds : l'AMIF (Fonds Asile, migration et intégration) ou l' ISF (Fonds pour la sécurité intérieure) selon celui qui est d'application, sauf indication contraire.

Partenaire : une organisation avec laquelle le bénéficiaire collabore sur base d'un accord de partenariat afin de pouvoir exécuter un projet spécifique. CHAPITRE 2. - Principes généraux

Art. 2.§ 1 Les projets auxquels le Fonds apporte son soutien ne sont pas financés par d'autres sources relevant du budget de l'Union européenne. § 2. Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées. § 3. Le Fonds finance en principe uniquement des projets et n'a pas vocation à financer les tâches régulières d'une organisation.

Art. 3.§ 1er. Les règles d'éligibilité visées dans le présent document sont applicables aussi bien aux bénéficiaires finaux qu'à leurs partenaires pour les projets qui sont financés par le Fonds.

Art. 4.Sans préjudice des présentes règles d'éligibilité, l'ensemble des lois et réglementations en vigueur en Belgique sont d'application.

Art. 5.§ 1er. Les règles nationales applicables au bénéficiaire final et/ou la Règlementation européenne en matière de marchés publics doivent être respectées pour chaque activité sous-traitée par le bénéficiaire final. Un contrat dûment signé par le bénéficiaire final et le sous-traitant doit être établi. § 2. Si le bénéficiaire final n'est pas soumis à ses propres règles nationales et/ou européennes en matière de marchés publics les montants limites fixés dans la loi belge sont néanmoins d'application.

Une exception à ce principe peut être autorisée par l'autorité responsable si une demande dûment motivée lui est adressée au préalable par le bénéficiaire. Pour ce faire, le bénéficiaire final est tenu de demander des instructions écrites à l'autorité responsable et de s'y conformer.

Art. 6.L'autorité responsable peut établir des règles plus spécifiques pour chaque appel à propositions.

Art. 7.Tous les montants mentionnés sont hors T.V.A., sauf indication contraire. CHAPITRE 3. - Mesures d'urgence

Art. 8.Pour des raisons dûment justifiées, des dérogations aux règles d'éligibilité définies dans la présente décision peuvent être accordées pour les dépenses liées à des mesures d'urgence, comme le prévoient les Règlements (UE 513/2014, UE 514/2014, UE 515/2014 et UE 516/2014), à condition qu'elles soient reprises dans la décision de la Commission qui autorise lesdites mesures. CHAPITRE 4. - Recettes et principe de non-profit

Art. 9.§ 1 Les recettes du projet peuvent consister en : a) contributions financières accordées par le Fonds, b) contributions propres des bénéficiaires finaux et de leurs partenaires, c) contributions de tiers provenant de sources publiques ou privées, ainsi que d) revenus générés par le projet. § 2 Par « revenus » on entend les revenus obtenus par un projet pendant la durée de celui-ci, grâce à des ventes, locations, services, frais d'inscription ou autres revenus équivalents. Toutes les sources de recettes doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire final ou figurer sur ses documents fiscaux et être identifiables et contrôlables.

Art. 10.De par l'application du principe de non-profit, les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. La contribution maximum du Fonds s'élèvera au total des coûts subsidiables autorisés dont auront été déduits la contribution de tiers et les revenus générés par le projet (c et d de l'art. 9).

Art. 11.La contribution maximale du Fonds sera équivalente au montant le plus bas de l'un des trois montants suivants : A) Le montant de la contribution européenne repris dans l'Arrêté Ministériel.

B) Le coût total éligible multiplié par le pourcentage maximum de subvention repris dans l'Arrêté Ministériel.

C) Le montant obtenu par l'application du principe de non-profit décrit à l'art. 10.

Art. 12.Les recettes qui sont générées directement par ce projet lors de sa réalisation et dont il n'est pas tenu compte lors de l'approbation du projet, seront déduites des dépenses éligibles du projet au plus tard dans la demande de paiement finale introduite par le bénéficiaire final. CHAPITRE 5. - Dépenses

Art. 13.Pour être éligibles, les dépenses : a) doivent être engagées par un bénéficiaire final entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2022.b) ont été déboursées effectivement par l' autorité responsable entre le 01 janvier 2014 et le 30 juin 2023.

Art. 14.§ 1 Par « dépenses », on entend : les paiements et amortissements effectués par le bénéficiaire final. § 2 Les paiements prendront la forme de mouvements financiers. § 3 Les amortissements ne doivent pas prendre la forme de mouvements financiers.

Art. 15.Les dépenses figurant dans les demandes de paiement présentées par le bénéficiaire final à l'autorité responsable doivent être justifiées par des factures ou des documents comptables ayant une valeur probante équivalente.

Art. 16.Par dérogation aux articles 14 et 15, les coûts déterminés conformément à l'article 18, paragraphe 1er, points b), c) et d) du Règlement (UE) n° 514/2014 (formules de coûts simplifiés), qui seront repris dans la demande de paiement, ne doivent pas être justifiés par des factures ou des documents comptables ayant une valeur probante équivalente.

Art. 17.Les dépenses doivent être identifiables et contrôlables. En particulier : - elles doivent être inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire final; - elles doivent être déterminées conformément aux normes comptables applicables dans le pays d'établissement du bénéficiaire final et aux pratiques habituelles de ce bénéficiaire final en matière de comptabilité analytique; - elles doivent faire l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales en vigueur.

Art. 18.Si nécessaire, le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.

Art. 19.Le stockage et le traitement de ces données doivent être conformes à la législation nationale et/ou régionale sur la protection des données. CHAPITRE 6. - Champ d'application territorial

Art. 20.Pour chaque appel à propositions, l'autorité responsable peut déterminer le champ d'application territorial. CHAPITRE 7. - Budget d'un projet

Art. 21.Le budget d'un projet est élaboré suivant le template établi par l'autorité responsable, dont les catégories de coûts sont les suivantes : Dépenses 1. Coûts directs (CD) A.Frais de personnel B. Frais de voyage et de séjour C. Coûts des consommables, fournitures et services généraux D. Biens immobiliers E. Equipement F. Sous-traitance G. Conférences et séminaires H. Frais spécifiques liés au groupe cible I. Autres frais 2. Coûts indirects (pourcentage fixe des CD, défini dans l'AM) = Coût total éligible (CTE) Recettes 1.Contribution de l'UE 2. Contribution du bénéficiaire final et des partenaires au projet 3.Contribution de tiers 4. Revenus générés par le projet = Recettes totales (RT) = Coût total éligible (CTE) = Recettes totales (RT) Art.22. Le budget doit être en équilibre : le coût total éligible (CTE) estimé doit être égal aux recettes totales (RT) estimées.

Art. 23.Au cours de la mise en oeuvre du projet le bénéficiaire final peut procéder à des transferts entre les catégories de coûts éligibles dans le cadre du budget estimé, sans devoir demander l'autorisation préalable de l'autorité responsable, à condition que : 1. cette adaptation n'entrave pas la réalisation du projet et le budget total n'est pas augmenté, et 2.l'augmentation dépasse le budget estimé de la catégorie qui est augmentée de 10% maximum ou est inférieure à 5.000 EUR (T.V.A. incluse) Si l'une des conditions mentionnées ci-dessus n'est pas remplie, l'autorisation préalable de l'autorité responsable doit être demandée via une fiche de modification. CHAPITRE 8. - Coûts directs éligibles

Art. 24.Dans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d'éligibilité décrites au chapitre 2, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet. Une exception à ce principe peut être autorisée par l'autorité responsable si une demande dûment motivée lui est adressée par le bénéficiaire final. Les coûts directs doivent être inclus dans le budget global estimatif du projet.

Art. 25.§ 1er. Les coûts réels du personnel affecté au projet, c'est-à-dire les salaires réels, les cotisations de sécurité sociale et autres frais statutaires ou légaux et réglementaires, sont éligibles pour autant qu'ils correspondent à la politique habituelle du bénéficiaire final en matière de rémunération. § 2. Les frais de personnel peuvent également être éligibles s'ils sont calculés au moyen de l'application de barèmes standard de coût unitaire ou de forfaits par unité déterminés au préalable. § 3. Pour chaque appel à propositions, l'autorité responsable détermine quelle(s) option(s), parmi celles indiquées ci-dessus, peut (peuvent) être appliquée(s) et selon quelles modalités. § 4. Les frais de personnel doivent être détaillés dans le budget, en indiquant les fonctions et le nombre d'effectifs, de préférence nominativement.

Art. 26.§ 1er. Les frais de voyage et de séjour sont éligibles en tant que coûts directs pour le personnel affecté au projet et pour les autres personnes qui participent aux activités du projet et qui doivent voyager pour la mise en oeuvre du projet. § 2. Les frais de voyage et de séjour dans le cadre de séminaires et conférences organisés par le bénéficiaire final ou par l'un de ses partenaires doivent être catalogués sous la rubrique `conférences et séminaires'. § 3. Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés. Les taux de remboursement sont fondés sur le moyen de transport en commun le moins cher (2e classe pour les transports en commun et classe économique pour les voyages en avion), sauf autorisation accordée par l'autorité responsable. En principe, les voyages en avion ne sont autorisés que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour), sauf lorsqu'ils peuvent être justifiés et motivés par la destination géographique. Lorsqu'un autre moyen de transport est utilisé (comme la voiture ou le vélo), soit les frais sont calculés sur la base de la réglementation en vigueur (au niveau national ou au sein de l'organisation), soit le remboursement est effectué sur la base du coût des transports en commun. § 4. 1. Les frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels. Si les règles internes applicables à l'organisation qui exécute le projet prévoient l'utilisation d'une indemnité journalière ou de séjour, celles-ci peuvent être appliquées. 2. Les frais doivent être justifiés sur base des règles en vigueur dans l'organisation qui met en oeuvre le projet.Toutefois, si l'on opte pour une indemnité journalière, la personne qui perçoit l'indemnité doit pouvoir prouver sa présence sur place. Si l'on opte pour une indemnité de séjour, la personne qui perçoit l'indemnité doit pouvoir prouver qu'elle a logé sur place. 3. Lors d'un appel à propositions, l'autorité responsable peut également arrêter une disposition différente concernant la manière de justifier les frais de séjour, auquel cas celle-ci prime.4. Le montant maximal de l'indemnité est fixé par l'Arrêté Ministériel portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, publié chaque année.Le montant maximal de l'indemnité de séjour applicable à un séjour en Belgique correspond au tarif maximum prévu selon les règles fixées par la Commission européenne. Les personnes qui participent aux activités du projet sont assimilées à la catégorie 1 de cet Arrêté Ministériel, à l' exception des personnes installées dans le pays où l'activité a lieu qui sont assimilées à la catégorie 2 de cet Arrêté Ministériel.

Art. 27.§ 1er. Les coûts des consommables, fournitures et services généraux sont éligibles s'ils sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet. § 2. Ces coûts doivent être budgétisés, la décision finale quant à leur éligibilité appartient à l'autorité responsable.

Art. 28.Tant à l'achat que lors de la construction ou de la rénovation et de la location, les biens immobiliers doivent répondre aux caractéristiques techniques requises pour le projet et être conformes aux normes et standards applicables.

Art. 29.§ 1er. Lorsque l'acquisition de biens immobiliers est nécessaire à la réalisation du projet et est manifestement liée à ses objectifs, l'achat de tels biens, c'est-à-dire d'immeubles construits ou la construction de biens immobiliers, est éligible au cofinancement aux conditions indiquées ci-dessous : a) une attestation est obtenue auprès d'un expert immobilier indépendant ou d'un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande.En outre, cette attestation soit certifie que le bien immobilier est conforme à la législation nationale, soit précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet; b) les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention de l'Union européenne avant le démarrage du projet;c) les biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet;seule est éligible la part de l'achat du bien immobilier correspondant à une utilisation réelle/effective au bénéfice du projet; d) seule la part d'amortissement correspondant à la durée et au taux réel d'utilisation pour le projet est éligible.L'amortissement est calculé linéairement conformément aux règles comptables nationales; e) Le coût d'achat total ou partiel peut être autorisé aux conditions établies par l'autorité responsable si une demande dûment motivée lui est adressée au préalable par le bénéficiaire final. § 2. Sous réserve de la condition c) du § 1 le coût total de travaux de réhabilitation, de rénovation ou de modernisation de bâtiments est éligible jusqu'à concurrence de 100.000 EUR par bâtiment, à moins que l'autorité responsable n'ait déterminé un autre montant dans l'appel à projet. Au-delà de ce seuil, le § 1er, d) s'applique.

Art. 30.La location de biens immobiliers est éligible pour des subsides européens si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous : a) les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention de l'Union européenne;b) ils ne sont utilisés que pour la réalisation du projet;dans le cas contraire, seuls les coûts correspondant à la partie utilisée du bien immobilier pour le projet sont éligibles.

Art. 31.§ 1er. Les coûts liés à l'acquisition d'équipements ne sont éligibles que s'ils sont clairement identifiables et essentiels à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes et standards applicables. § 2. Le choix entre crédit-bail, location ou achat doit en principe toujours reposer sur la solution la moins chère. Toutefois, si le bénéficiaire final peut justifier la raison pour laquelle le choix de l'option la moins chère n'est pas opportun, une exception peut être autorisée par l'autorité responsable. Si le crédit-bail ou la location n'est pas possible en raison de la durée du projet, de la rapide dépréciation de la valeur de l'équipement ou d'autres motifs, les coûts liés à l'achat peuvent être éligibles. Il appartient à l'autorité responsable de prendre une décision sur ce point.

Art. 32.Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles au cofinancement sous réserve des règles et pratiques en vigueur dans l'Etat où le contrat a été conclu, et de la durée de location ou de crédit-bail nécessaire au projet.

Art. 33.§ 1er. Les coûts pour les équipements achetés pendant la durée de vie du projet ne sont éligibles que sur la base d'amortissements, sauf exception visée au § 2. § 2. Par dérogation au § 1, le prix d'achat total ou partiel est éligible : - s'il est d'une valeur inférieure à 20 000 EUR (par unité d'équipement acheté) et que l'équipement a été acheté au plus tard trois mois avant la fin du projet, ou - si la justification fournie pour l'acceptation du prix d'achat total ou partiel a été préalablement approuvée par l'autorité responsable. § 3. Si les équipements sont achetés pendant la durée du projet, il doit être précisé dans le budget si le total des coûts est compris ou si seule la part d'amortissement des équipements correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour les besoins du projet est comprise. Le calcul de l'amortissement doit se faire conformément aux règles nationales en vigueur. § 4. Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés pour celui-ci sont éligibles sur la base d'un amortissement pour la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour celui-ci. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention de l'Union européenne.

Art. 34.§ 1er. Le sous-traitant est un tiers contractant qui exécute pour le compte du bénéficiaire final une partie spécifique du projet pour un prix déterminé. § 2. Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance sont éligibles au cofinancement par le Fonds, à l'exception : a) des contrats de sous-traitance qui ajoutent au coût du projet sans apporter une valeur ajoutée significative;b) des contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants, en vertu desquels le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu'un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par référence à la valeur ajoutée réelle des travaux ou des services fournis pour le projet. § 3. Les sous-traitants s'engagent à fournir à tous les organismes d'audit et de contrôle concernés toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées. § 4. Le bénéficiaire final demeure responsable de l'exécution de l'ensemble du projet et reste l'unique point de contact pour l'autorité responsable.

Art. 35.Les dépenses réalisées par le bénéficiaire final ou des partenaires y compris les dépenses pour les participants dans le cadre de l'organisation de conférences et séminaires sont des coûts éligibles. Les règles décrites à l'art. 26 « frais de voyage et de séjour » sont également applicables à cette catégorie.

Art. 36.§ 1er. Les frais liés au groupe cible pourront être éligibles de deux manières : a) Option coûts réels : dans le Règlement AMIF (Règlement (UE) n° 516/2014 ), les achats réalisés par le bénéficiaire final en vue de venir en aide aux groupes cibles ainsi que les remboursements par le bénéficiaire final des dépenses effectuées par les groupes cibles sont éligibles aux conditions suivantes : - le bénéficiaire final conserve les informations et justificatifs nécessaires attestant que les personnes qui reçoivent cette aide relèvent du groupe cible visé par le Règlement (UE) n° 516/2014; - le bénéficiaire final conserve les justificatifs de l'aide apportée (tels que les factures et reçus) afin d'attester que les personnes ont bien reçu cette aide. b) Option coûts standard : sont éligibles les dépenses effectuées pour le groupe cible sur la base de coûts standard fixés préalablement, comme le prévoit l'art.18.1.b du Règlement UE n° 514/2014. § 2. Il appartient à l'autorité responsable de déterminer lors de l'appel à projets la(les) méthode(s) à appliquer et selon quelles modalités. § 3. Les coûts (petites primes incitatives en espèces accordées par personne au titre d'aide complémentaire) réalisés pour assurer la participation du groupe cible à certaines activités (telles que, par exemple, des formations ou la participation de mineurs non accompagnés à une étude), sont éligibles à condition que la justification fournie au préalable ait été acceptée par l'autorité responsable. Le montant maximum autorisé est limité à un total de 25.000 euros par projet. Le bénéficiaire final conserve une liste des personnes (qui apposent leur signature pour paiement), ainsi que des heures et dates de paiement, et assure un suivi adéquat afin d'éviter tout double financement ou détournement de fonds.

Art. 37.§ 1er. Les coûts nécessaires au respect des obligations liées au cofinancement de l'UE, telles que la publicité, la transparence, l'évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles. § 2. Les honoraires de conseil juridique, les frais de notaire et le coût des experts techniques ou financiers sont éligibles pour autant qu'ils soient clairement identifiables et directement imputables au projet. CHAPITRE 9. - Coûts indirects éligibles

Art. 38.Les coûts indirects éligibles du projet sont les coûts qui, dans le respect des conditions d'éligibilité énoncées au chapitre 8, ne peuvent pas être qualifiés de coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet.

Art. 39.§ 1er. Par dérogation aux chapitre 8 et aux articles 13 et 15, les coûts indirects exposés dans le cadre de la réalisation du projet peuvent être éligibles à concurrence d'un montant forfaitaire calculé sur base d'un pourcentage du montant total des coûts directs éligibles. § 2. Les règles concernant les coûts indirects maximum autorisés seront établies par l'autorité responsable pour chaque appel à propositions. Ces coûts pourront s'élever à un taux forfaitaire maximal de 7% des coûts directs éligibles ou 15% des frais de personnel directs éligibles. CHAPITRE 1 0. - Dépenses inéligibles

Art. 40.Les coûts suivants ne sont pas éligibles : a) la taxe sur la valeur ajoutée (T.V.A.), sauf lorsqu'elle n'est pas récupérable au titre du droit national relatif à la T.V.A.; b) les intérêts débiteurs;c) l'achat de terrains non bâtis;d) l'achat de terrains bâtis, même lorsque le terrain est nécessaire à la mise en oeuvre du projet, si le montant est supérieur à 10 % des dépenses totales éligibles du projet concerné;e) la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes, les pénalités financières, les frais de procédure, et les dépenses somptuaires ou inconsidérées;f) les frais de représentation encourus au seul profit du personnel affecté au projet;les frais liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet sont autorisés dans des limites raisonnables; g) les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d'un autre projet ou programme de travail bénéficiant d'une subvention de l'Union européenne; h) les contributions en nature.