REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

27 MARS 2014. - Circulaire relative à la communication par voie électronique dans le cadre des relations avec les autorites publiques de la Region de Bruxelles-Capitale

1. Objectif de cette circulaire La présente circulaire fait office de complément à l' ordonnance du 13 février 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 13/02/2014 pub. 05/03/2014 numac 2014031165 source region de bruxelles-capitale Ordonnance relative à la communication par voie électronique dans le cadre des relations avec les autorités publiques de la Région de Bruxelles-Capitale fermer (portant le même titre) permettant aux autorités bruxelloises d'envoyer et de recevoir des messages par voie électronique - dans le sens le plus large - sans pour autant devoir adapter immédiatement la réglementation existante.Par ailleurs, l'ordonnance permet au Gouvernement de moderniser, à moyen terme, la réglementation existante, domaine par domaine. Dans cette deuxième étape, le pouvoir exécutif recevra une délégation afin d'apporter des modifications aux ordonnances existantes pour cet aspect spécifique.

Pour les deux étapes réunies, il est important de veiller à suivre une vision commune au travers des différents domaines administratifs dans ce contexte, afin d'éviter une approche fragmentée et non coordonnée.

L'objectif de cette circulaire consiste à contribuer à cette vision commune 2. Comment l'ordonnance est-elle mise en pratique ? L'application de l'ordonnance peut être réalisée de différentes manières.A un certain niveau d'une administration, un agent peut prendre l'initiative de rendre (également) électronique un processus administratif existant. La question est alors de savoir si l'innovation prévue est conforme à la réglementation existante relative à ce processus administratif.

L'exemple hypothétique suivant illustre l'approche à suivre dans la pratique par l'administration. Nous partons de divers processus administratifs. Nous commençons cependant par la situation de base.

Hypothèse 1 : Une administration est chargée d'octroyer certaines licences. Les demandes de licence peuvent être introduites par formulaire papier, complété et signé par les demandeurs, à envoyer par courrier recommandé à l'administration ou à déposer au guichet contre remise de l'accusé de réception. Nous partons du principe que la réglementation en vigueur décrit uniquement la procédure sur papier.

Si l'on veut rendre électronique le processus administratif décrit ci-dessus, on se heurtera souvent à la réglementation existante qui ne prend pas en considération la possibilité de la communication électronique. L'ordonnance permet désormais de poursuivre l'introduction de la communication électronique pour le processus administratif, malgré la réglementation existante.

L'article 3 offre une solution permettant aux demandeurs de remplir le formulaire de demande via un site web de l'administration, même si la réglementation en vigueur dispose que le formulaire doit être envoyé à l'administration par courrier recommandé ou déposé au guichet contre remise d'un accusé de réception. Une administration peut donc décider de proposer ses formulaires de demande par le guichet électronique https://irisbox.irisnet.be, sans toucher à la réglementation relative à la procédure de demande concernée.

Une administration peut décider librement d'utiliser la communication électronique pour envoyer des messages au demandeur. L'administration devra à cet égard tenir compte de l'article 4 de l'ordonnance. Avant d'avoir accès au site web ou de pouvoir remplir le formulaire, le demandeur devra recevoir des informations nécessaires sur le déroulement de la procédure électronique et les effets juridiques y afférents. En règle générale, l'administration lui demandera une adresse e-mail afin de pouvoir le contacter, ainsi que son accord explicite, via le formulaire web, d'utiliser cette adresse e-mail pour le processus en question. Le Conseil d'Etat conseille explicitement de procéder de manière méticuleuse afin de limiter au maximum le risque que les messages électroniques soient envoyés à une adresse e-mail qui n'est pas/plus utilisée de façon régulière par le destinataire.

Evidemment, une administration peut également fournir des informations directement. Dans ce cas, l'avis du Conseil d'Etat est également de vigueur et la même méticulosité doit être employée pour informer clairement le demandeur du déroulement de la procédure et des éventuels effets juridiques. Le demandeur devra en outre donner son accord explicite pour recevoir des messages électroniques.

L'article 3 dispose également que l'administration doit prévoir des garanties adaptées équivalentes à celles énoncées dans la réglementation existante concernant les formulaires sur papier.

L'application électronique proposée par l'autorité pourrait par exemple envoyer un e-mail à titre d'accusé de réception au demandeur qui a rempli et envoyé le formulaire électronique via le site web.

Dans l'hypothèse 1, la réglementation existante prévoit un accusé d'envoi (en cas de courrier électronique) ou de réception (en cas de dépôt du formulaire au guichet). Il est donc important que le demandeur puisse également disposer d'une preuve dans le cas de la communication électronique.

Dans l'hypothèse 1, la réglementation impose du reste que le formulaire de demande soit signé. L'article 7 de l'ordonnance offre plusieurs possibilités à l'administration pour garantir l'authenticité et l'intégrité de la demande de licence par une autre voie que par la signature manuscrite. L'authenticité de la demande sera simplement démontrée en joignant une procédure d'authentification à l'accès au site web, par exemple au moyen de la carte d'identité électronique.

Souvent, une identification de l'utilisateur en combinaison avec un mot de passe suffiront si cette méthode est appuyée par suffisamment de garanties pour garantir l'authenticité de la demande. D'autre part, l'intégrité de la demande est d'office suffisamment garantie puisque le formulaire électronique est directement rempli sur un serveur qui est géré par l'autorité.

Hypothèse 2 : L'administration qui doit décider de l'octroi de licences, a besoin de l'avis d'une autre administration. La méthode actuelle prévoit l'envoi d'une copie du formulaire de demande complété, accompagnée d'une lettre, à l'autre administration. Cette dernière communique son avis par courrier recommandé.

L'article 3 de l'ordonnance permet désormais de rendre électronique cette partie aussi du processus administratif, même si la réglementation en vigueur dispose par exemple que l'avis doit être envoyé dans un certain délai et que la date du cachet de la poste fait foi. En outre, le formulaire de demande complété ne doit plus être envoyé à l'administration de conseil. L'envoi prescrit peut par exemple être abandonné si l'administration de conseil reçoit l'accès au formulaire de demande électronique auquel il ajoutera son avis.

Il s'agit effectivement de porter une attention particulière à l'équivalence des garanties prévues dans la communication par voie électronique. Ainsi, il devra par exemple être possible de vérifier que l'avis est donné par l'agent compétent en la matière. Cette garantie pourrait être donnée par l'utilisation de la carte d'identité électronique. L'article 7 offre in fine la possibilité de rendre obligatoire l'utilisation de l'e-id.

Hypothèse 3 : En application de la réglementation existante, l'administration compétente dispose d'un délai déterminé pour décider de l'octroi de la licence et pour communiquer cette décision administrative au demandeur par courrier recommandé.

L'article 3 de l'ordonnance permet à l'administration de communiquer sa décision, ou le message informant que sa décision est disponible sur le site web, par e-mail au demandeur. Ceci n'est bien entendu possible que si l'administration est suffisamment certaine que le demandeur a bien reçu le message.

Pour en être suffisamment certaine, l'administration pourrait par exemple recevoir un accusé de réception automatique lorsque le message a été ouvert par le demandeur (dit « accusé de lecture »). Uniquement si l'administration ne recevait pas une telle confirmation, elle aurait éventuellement recours au courrier recommandé classique. Il est donc également possible d'appliquer une méthode de travail mixte au sein d'une réglementation existante qui ne mentionne que l'envoi d'une décision administrative par courrier recommandé.

L'article 7 de l'ordonnance permet que l'authenticité puisse être garantie par d'autres moyens que la signature classique. Cette garantie peut, mais ne doit pas nécessairement, être obtenue par l'utilisation de la carte d'identité électronique.

Hypothèse 4 : En application de la réglementation existante, le demandeur peut faire appel d'un refus d'une demande de licence. Ce recours doit être introduit dans un délai déterminé par courrier recommandé à envoyer à l'administration compétente.

Une administration peut décider de ne pas prévoir de communication électronique pour cette procédure de recours. L'ordonnance ne prévoit à ce niveau aucun droit pour le demandeur qui s'adresse à l'administration. L'article 6 de l'ordonnance montre que l'administration garde le dernier mot en cette matière. Si pour la procédure de recours, l'administration choisit un échange de documents sur papier, ce point doit être mentionné de manière très explicite sur le site web.

De toute évidence, une administration peut décider de rendre électronique la procédure de recours, en application de l'ordonnance.

Dans ce cas, elle risque de recevoir des contestations concernant le respect des délais de recours. L'article 8 déterminera la manière de constater les moments d'envoi ou de réception par l'administration en cas de communication électronique. 3. La voie à suivre Les hypothèses susmentionnées ne sont qu'une série d'exemples pratiques d'un éventail de processus administratifs.Il est impossible d'établir une méthode de travail pour chacun de ces processus.

De manière générale, l'ordonnance permet une approche en deux étapes.

Cette approche autorise les administrations bruxelloises à lancer des projets d'automatisation dans le cadre de la réglementation actuelle, même si cette réglementation ne prévoit encore rien sur le trafic des données électroniques et qu'elle tient uniquement compte du traitement d'informations sur papier.

Cette première étape n'est cependant pas automatique. Lorsque la décision est prise de rendre électroniques les procédures spécifiques d'un domaine particulier, l'administration compétente doit examiner si l'ordonnance remédie à tous les éventuels problèmes pouvant découler de la réglementation en vigueur. L'administration compétente doit donc contrôler minutieusement chacun des domaines de la réglementation.

S'il ressort du contrôle qu'aucune contradiction ou lacune n'apparaît, seulement alors la procédure électronique peut être introduite. C'est pourquoi l'ordonnance proposée précise que chaque autorité doit d'abord communiquer qu'elle peut désormais (également) être contactée de manière électronique. Chaque administration reste donc responsable de la transition vers le trafic de données électroniques.

Dans la deuxième étape, la réglementation actuelle peut être adaptée par l'utilisation de l'article 9. Ces adaptations se font à trois niveaux. Premièrement, la réglementation existante, souvent établie d'un point de vue qui ne tient compte que du traitement d'informations sur papier, contient des références explicites ou implicites vers des documents sur papier, rendant le traitement d'informations électroniques pour cette seule raison impossible. Ce ne sont pas les notions de « documents » ou d'« écrits » qui posent problème ici, car selon l'interprétation courante, ces termes peuvent déjà aujourd'hui référer à des données électroniques. Il faudra en revanche effectuer des adaptations pour les cas où les règles déterminent par exemple qu'un certain texte doit être mentionné « au verso de la mise en demeure ». Comme de telles références implicites ou explicites relatives à l'utilisation de papier peuvent être très disparates, seule une approche au cas par cas est possible à ce premier niveau.

Dans ce cadre, il est d'ailleurs nécessaire de tenir compte du fait que dans certains cas l'utilisation de documents sur papier restera souhaitable et que la réglementation ne devra donc pas être adaptée.

Ainsi, une règle prescrivant que la licence octroyée à une société de taxis devra être conservée à bord du véhicule, ne devra pas nécessairement être adaptée. En effet, le traitement de données électroniques n'est pas (encore) prévu actuellement dans ce domaine.

Lors de l'adaptation d'ordonnances existantes, le contexte déterminera si le traitement de données électroniques devra être imposé ou non ou bien s'il doit simplement être proposé comme alternative à la correspondance traditionnelle de documents sur papier. La règle générale est que dans un contexte privé, on ne peut imposer la communication électronique ou la réception de données électroniques au citoyen. Pour les personnes privées dans un contexte professionnel ou pour les entreprises, cette obligation semble par contre acceptable.

Dans ce cadre, la Région de Bruxelles-Capitale suit l'approche qu'adopte le gouvernement fédéral (voir par ex. la déclaration électronique obligatoire Dimona).

Dans le cas de la collecte électronique de données, les annexes constitueront un problème récurrent. Outre le fait de compléter certains champs sur le formulaire web, le citoyen ou l'entreprise devra transmettre à l'administration certains documents qui ne proviennent pas forcément de la Région de Bruxelles-Capitale et qui ne sont à l'heure actuelle pas encore accessibles d'une autre manière pour le gouvernement bruxellois. Dans la majorité des situations, il suffira de permettre aux citoyens et entreprises de charger des copies électroniques (« scans ») de ces documents via le site web, par exemple sous format PDF. Ceci est déjà possible dans le cadre des marchés publics : via le portail fédéral https://eten.publicprocurement.be/ pour les marchés publics, il est possible de soumettre des offres à la Région de Bruxelles-Capitale et de charger des annexes sous forme électronique.

Deuxièmement, le gouvernement bruxellois sera confronté, lors de l'adaptation de la réglementation existante, à des règles imposant l'apposition d'une signature. Bien que le terme « signature » fasse également référence à la « signature électronique » dans le droit commun depuis l'ajout de l'article 1322, alinéa 2, ces règles tiennent souvent uniquement compte de l'utilisation de signatures manuscrites.

Lors de l'adaptation de cette réglementation, il est conseillé d'adopter une approche purement fonctionnelle. Dans cette optique, la question n'est plus de savoir comment une signature valide peut être créée dans un contexte électronique, mais de savoir comment l'authenticité et l'intégrité dans un contexte électronique peuvent être garanties de façon équivalente à celles dans un contexte sur papier. Dans la majorité des cas, on pourra pallier ce problème sans utiliser la signature électronique au sens (technique) stricte, comme l'illustrent les exemples de l'application fédérale « tax-on-web » ou l'internet banking proposé par la plupart des banques. Dans le cas de ces applications, on part du principe que lorsque 1) l'accès à une application avec une authentification élevée est protégée (par ex. l'utilisation de la carte d'identité électronique), et 2) les transactions au sein de l'application sont enregistrées de manière sécurisée (« logging ») de manière à ce qu'elles puissent être reconstituées en cas de contestation, une signature peut être remplacée sans problème par une procédure de confirmation au sein de cette application (par ex. confirmation de l'utilisateur qu'il est d'accord avec le contenu d'une page web en réintroduisant son mot de passe).

Lors de l'adaptation d'ordonnances existantes, il est recommandé de procéder en deux phases. D'abord, il suffit d'ajouter dans l'ordonnance même que la signature peut être remplacée par une procédure électronique, fixée par le Gouvernement, qui garantit de manière démontrable l'authenticité et l'intégrité des données.

Ensuite, on peut décrire dans un arrêté séparé comment la procédure se déroule, compte tenu de l'application informatique développée ou utilisée pour le domaine concerné.

La méthode de travail comme proposée ci-dessus ne sera pas possible dans tous les cas, notamment aussi longtemps que les documents électroniques utilisés ne peuvent pas être intégrés dans les applications administratives appartenant à la Région de Bruxelles-Capitale ou auxquelles celle-ci participe. Cependant, ces documents ne font généralement pas l'objet de la réglementation visée par l'ordonnance proposée.

Troisièmement, les ordonnances devront subir des adaptations chaque fois qu'il est fait référence au courrier recommandé. L'objectif des règles qui imposent ce type d'envoi est de pouvoir démontrer l'envoi proprement dit et le moment de réception par le destinataire. Lors de l'adaptation de ces règles en vue d'introduire le traitement de données électroniques, il est recommandé, comme pour la signature, d'adopter une approche purement fonctionnelle.

Pour commencer, l' « envoi » de documents entre des autorités bruxelloises qui ne sont pas établies à la même adresse, est une méthode propre au travail sur papier. L'information électronique, en revanche, ne doit pas être envoyée physiquement d'un lieu à un autre pour être disponible. Il suffit de stocker l'information à un endroit et de le rendre accessible ensuite aux personnes concernées grâce à une gestion des utilisateurs et des accès. Lors de l'adaptation de la réglementation qui fait référence aux envois recommandés entre autorités bruxelloises, on peut dès lors suivre la méthode en deux phases, proposée ci-dessus pour la signature.

Ensuite, lorsque l'obligation d'envoyer un document par courrier recommandé a trait à une information que les citoyens ou entreprises doivent communiquer aux autorités bruxelloises, il est recommandé que les personnes concernées complètent et/ou chargent cette information directement via un site web. Dans ce cas aussi, il est donc possible de suivre la méthode en deux phases, proposée ci-dessus pour la signature : lors de l'adaptation de l'ordonnance, on se limite à renvoyer vers une procédure électronique fixée par le Gouvernement.

Dans l'arrêté décrivant cette procédure, on décrit ensuite le type de communication électronique comme elle est développée ou utilisée au sein de l'application concernée.

Enfin, les règles à adapter peuvent également avoir trait à l'information que les autorités bruxelloises doivent communiquer aux citoyens ou entreprises (courrier sortant). Ces adaptations donneront souvent lieu à des difficultés s'il s'agit de particuliers qui n'ont aucun intérêt à recevoir l'information en question (par ex. une sommation de payer une amende). Les particuliers n'ont pas d'adresse e-mail « officielle » et peuvent contester relativement facilement le fait qu'un certain message leur soit parvenu. C'est pourquoi il vaut mieux appliquer une gestion du risque réaliste. Si le risque de contestation est limité ou peut être réduit par le biais d'accords (par ex. conditions d'utilisation d'une application gouvernementale), l'envoi recommandé dans le contexte électronique peut sans aucun problème être remplacé par une communication dans le cadre de l'application même (par analogie au code postal concernant l'internet banking), accompagné d'un message automatique envoyé à l'adresse e-mail enregistré par l'utilisateur. Si le risque de contestation est réel, il est nécessaire de faire un choix entre le maintien de l'envoi recommandé classique et l'envoi recommandé électronique (ou hybride).

Bruxelles, le 27 mars 2014.

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures, G. VANHENGEL Le Secrétaire d'Etat à la Région de Bruxelles-Capitale chargé de la Mobilité, de la Fonction publique, de l'Egalité des Chances et de la Simplification administrative, B. DE LILLE