MINISTERE DE LA REGION WALLONNE

27 AVRIL 2006. - Circulaire sur les étapes de rapprochement et modalités d'organisation des secteurs d'activités

Mesdames et Messieurs les Présidents d'intercommunales, Pour information : Madame et Messieurs les Présidents des Conseils provinciaux, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, Mesdames et Messieurs les Présidents des Conseils de l'action sociale, Mesdames, Messieurs, En date du 26 janvier 2006, le Gouvernement wallon a confirmé sa décision du 28 avril 2005 portant sur la diminution du nombre d'intercommunales dans le respect du principe d'autonomie communale et a fixé l'échéance de réalisation au renouvellement des organes suivant les élections communales d'octobre 2006.

Pour mener à bien ces opérations, les assemblées générales de juin 2006 devront adopter les principes de ces rapprochements pour que les assemblées suivantes puissent entériner les décisions prises et adopter le plan stratégique de la nouvelle structure sur base de l'ancienne législation (décret du 5 décembre 1996).

A titre exceptionnel, durant cette année électorale, il serait souhaitable que l'assemblée générale ordinaire du second semestre 2006 soit fixée en novembre 2006 et en tout cas avant le 4 décembre 2006, ceci afin de permettre aux conseils communaux toujours en place de procéder, dans les faits, aux rapprochements décidés à l'assemblée générale de juin.

Si pour quelque raison que ce soit, l'assemblée ne pouvait se tenir avant cette date, lors de leur constitution, les conseils communaux devront désigner les cinq délégués communaux à l'assemblée générale conformément à l'article L 1522-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Il en sera de même pour les Conseil provinciaux si l'assemblée générale se tient après le 20 octobre.

Dans un souci de simplification, je vous invite à tenir l'assemblée ordinaire de fin d'année et l'extraordinaire concomitamment Sur base des principes arrêtés à l'assemblée générale de juin 2006, l'assemblée générale de novembre 2006 procédera aux fusions ou scissions par absorption sans liquidation ou à la création de nouvelles entités par fusion.

La plus grande partie des rapprochements envisagés par les intercommunales seront effectués par fusions par absorption, la présente circulaire décrit cette procédure qui est également applicable quand deux intercommunales décident de créer une nouvelle structure.

La procédure à suivre nécessite un calcul à rebours en fonction de la date exacte de l'assemblée générale de novembre 2006.

En voici les grandes lignes : L'initiative d'une volonté de fusion relève de la compétence de gestion du Conseil d'administration statuant à la majorité simple.

En cas d'accord des conseils d'administration des deux intercommunales intéressées, ceux-ci devront présenter un dossier complet à leur assemblée générale respective de novembre 2006. 1) Pour ce faire, chaque conseil d'administration devra réaliser un projet de fusion par acte authentique ou sous seing privé qui devra contenir certaines mentions obligatoires (article 693 du Code des sociétés). Ces projets de fusion sont déposés au greffe des tribunaux de commerce concernés au moins six semaines avant la date prévue pour la tenue des assemblées générales. 2) Les associés de l'intercommunale sont convoqués et appelés à délibérer au moins un mois avant la date prévue pour la tenue des assemblées générales. En effet, pour une opération d'une telle envergure, un débat en conseil communal et/ou provincial avec éventuellement des représentants des intercommunales en cause paraît indispensable, même si les grandes principes auront déjà fait l'objet d'un débat à l'assemblée générale de juin.

Les convocations sont accompagnées de tous les documents relatifs aux opérations projetées et notamment : - du rapport écrit du conseil d'administration qui expose la situation patrimoniale des sociétés appelées à fusionner et qui explique et justifie, du point de vue juridique et économique, l'opportunité, les conditions, les modalités et les conséquences de la fusion, les méthodes suivies pour la détermination du rapport d'échange des actions ou des parts, l'importance relative qui est donnée à ces méthodes, les valeurs auxquelles chaque méthode parvient, les difficultés éventuellement rencontrées et le rapport d'échange proposé (article 694 du Code des sociétés); - du rapport écrit sur le projet de fusion établi par le commissaire désigné à cet effet qui doit notamment déclarer si, à son avis, le rapport d'échange des parts est ou non pertinent et raisonnable (article 695 du Code des sociétés); - si le projet de fusion est postérieur de 6 mois au moins à la fin de l'exercice auquel se rapportent les derniers comptes annuels (ce qui sera normalement le cas), d'un état comptable arrêté par le commissaire-réviseur dans les 3 mois précédant la date du projet de fusion. - des documents comptables des 3 derniers exercices des sociétés qui fusionnent. 3) Chaque intercommunale concernée se réunit alors en assemblée générale extraordinaire en présence d'un notaire.L'opération de fusion est réalisée lorsque chaque assemblée générale extraordinaire a marqué son approbation explicite à l'opération projetée. Le projet doit recueillir l'assentiment des trois quarts des votants, en ce compris au moins deux tiers des voix exprimées par les représentants de communes associées. 4) Dans la même assemblée générale, la société absorbante arrête les modifications de ses statuts comprenant le cas échéant la création de secteurs conformément aux règles définies ci-après, à la majorité des deux tiers des voix exprimées par les délégués présents, en ce compris la majorité des deux tiers des voix exprimées par les délégués des associés communaux. Cette modification statutaire devra également porter sur la mise en conformité des statuts avec le décret organique. Parallèlement, la société absorbée procède à la fusion par absorption ce qui équivaut à une dissolution de plein droit (mais sans liquidation). 5) Le Code des sociétés impose de déposer au greffe du tribunal de commerce et de publier par extraits aux annexes du Moniteur belge les actes constatant les opérations de fusion et ce sous condition suspensive de l'approbation de la tutelle (article 702 du Code des sociétés).6) L'approbation de la tutelle sur les modifications statutaires de la société absorbante doit intervenir dans les 30 jours (délai prorogeable de 15 jours) de la réception des actes des assemblées générales avec leurs pièces justificatives.L'arrêté ministériel lève ainsi la condition suspensive. Il n'y a pas de tutelle spéciale sur la décision de dissolution de la société absorbée. 7) La réalisation de la condition suspensive doit aussi être constatée par acte authentique;dans cette optique, l'assemblée générale peut avoir donné mandat à une personne pour comparaître seule devant notaire pour faire acter de l'approbation ministérielle. Ainsi, les créanciers qui veulent invoquer la protection particulière dont ils bénéficient suite à une fusion, peuvent le faire dans les deux mois de la publication aux annexes du Moniteur belge de l'acte constatant la réalisation de la condition suspensive qu'est l'approbation ministérielle.

En marge de la tenue de ces assemblées générales extraordinaires de novembre 2006, les conseils d'administration des intercommunales réceptacles des activités d'autres entités devront avoir réglé, dans le respect du statut syndical, les problèmes liés à la reprise du personnel des intercommunales absorbées (incorporation dans le cadre et dans l'organigramme, cadre d'extinction, personnel contractuel ou statutaire ...).

En ce qui concerne l'organisation des secteurs d'activités, le processus de rationalisation des intercommunales conduit, dans la plupart des cas, à créer, dans les intercommunales absorbantes, plusieurs secteurs d'activités auxquels des communes différentes seront associées. Il apparaît nécessaire de conserver une certaine décentralisation par secteurs au sein de ces intercommunales, sans toutefois créer de nouveaux organes de gestion.

L'existence de ces secteurs permet d'assurer la transparence au sein de l'intercommunale et vis-à-vis de l'extérieur car la comptabilité est réalisée par secteur avant d'être consolidée au niveau de l'intercommunale.

Il est ainsi facile de voir les secteurs qui rapportent et ceux qui coûtent donnant ainsi une image fidèle de la situation financière des secteurs et partant de l'intercommunale.

La création de secteurs est déjà prévue par le Code de la démocratie locale et de la décentralisation en son article L 1512-5 et l'article L 1526-2 permet également la création d'organes restreints de gestion auxquels le Conseil d'administration délègue des tâches de gestion.

Lesdits organes restreints peuvent donc décider de manière autonome dans le cadre de la gestion qui leur est déléguée par le conseil d'administration et c'est la raison pour laquelle ils doivent être composés d'administrateurs. A toutes fins utiles, il convient de préciser que cette délégation est décidée par le conseil d'administration sous sa responsabilité. Il reste donc toujours responsable et doit être en mesure de surveiller la manière dont cette délégation est exercée.

Comme en attestent les statuts approuvés de certaines intercommunales, les dispositions décrétales actuelles permettent donc déjà de créer des secteurs d'activités et de les assortir d'organes d'avis ou de décision, la composition de ceux-ci étant différente selon qu'un pouvoir de décision leur est octroyé ou non. Les organes d'avis ne doivent donc pas être composés uniquement d'administrateurs.

Dans un souci de clarification et de transparence, je vous recommande d'adopter une dénomination spécifique selon que l'organe est d'avis (comité de secteur) ou de gestion (comité de gestion de secteur).

Par ailleurs, je vous invite à supprimer ou à ne pas installer d'assemblée générale de secteur afin de ne pas alourdir le fonctionnement de l'intercommunale dans la mesure où une affectation du résultat par secteur peut être obtenue au niveau de l'assemblée générale de la société par un vote global sur les affectations proposées par le Conseil d'administration sur base de l'avis du comité de secteur ou de la décision du comité de gestion de secteur pour autant que les statuts aient prévus des dispositions visant à répartir les résultats en fonction des secteurs d'activités avant de les consolider.

La possibilité pour les intercommunales de prendre des dispositions statutaires visant à répartir les résultats en fonction des secteurs d'activité avant de les consolider est offerte par le décret en dérogation aux règles établies pour les sociétés commerciales et ce en fonction de la nature spéciale de l'association.

L'article 1512-3, alinéa 2 du Code de la démocratie locale prévoit en effet que les lois relatives aux sociétés commerciales et aux associations sans but lucratif sont selon le cas applicable aux intercommunales pour autant que les statuts n'y dérogent pas en raison de la nature spéciale de l'association.

Par ailleurs, les décisions que seront amenée à prendre les communes et les intercommunales dans le cadre de la rationalisation des intercommunales, tant pour les assemblées générales de juin (pour les principes que pour les assemblées générales de novembre (pour leur exécution) ne sont pas visées par la période suspecte.

En effet, il s'agit d'un long processus mis en place par le Gouvernement wallon qui doit conduire à une transmission harmonieuse entre les deux législatures pour permettre l'installation des nouveaux organes dans les intercommunales subsistantes sur base d'un décret organique modifié.

Complémentairement à cette circulaire, je vous transmettrai prochainement la marche à suivre concernant l'installation des nouveaux organes dans vos intercommunales suite aux élections communales et provinciales.

Mon administration se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous souhaiteriez obtenir.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'assurance de ma considération très distinguée.

Namur, le 27 avril 2006.

Le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique, Ph. COURARD