MINISTERE DE L'EMPLOI ET DU TRAVAIL ET MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

20 AVRIL 1999. - Circulaire relative à l'arrêté royal du 27 février 1990 portant des mesures en vue de la promotion de l'égalité des chances entre les hommes et les femmes dans les services publics. - Code de bonne pratique en matière d'actions positives (1)

1. Le fonctionnaire chargé des actions positives Mission Le fonctionnaire chargé des actions positives est responsable de la promotion de l'égalité des chances dans l'institution. Désignation Le fonctionnaire dirigeant lance un appel aux candidatures à tous les collaborateurs de niveau 1. Lors de la sélection des candidats, une préférence est accordée aux collaborateurs d'un service de coordination, de préférence le service du personnel. Cela doit permettre de favoriser l'intégration de la politique d'actions positives dans la politique globale du personnel. Par ailleurs, les collaborateurs de services qui ont des contacts fréquents avec d'autres services bénéficient également d'une préférence.

La sélection proprement dite se fait par la commission interne d'accompagnement et le candidat choisi est présenté à l'approbation du Ministre. Le Ministre notifie son approbation dans un délai d'un mois.

Si au terme de ce délai, aucune réponse n'a été communiquée, la proposition est considérée comme acceptée.

Une fois le candidat désigné, celui-ci en informe par écrit le coordinateur fédéral des actions positives dans un délai d'un mois.

Dispense : Comme il est déterminé dans l'article 5 bis de l'arrêté royal du 27 février 1990 (inséré par l'article 1er de l'AR du 24 août 1994), le fonctionnaire chargé des actions positives est déchargé de ses tâches proportionnellement à l'effectif du personnel de l'institution, afin de pouvoir mener une politique d'actions positives. Cette dispense doit être réelle. En outre, il est important que la mission soit reprise dans la description de fonction qui sert de base à l'évaluation.

Pour que la mission soit remplie correctement, il est opportun qu'une dispense de plus de 2/5 soit répartie entre plusieurs fonctionnaires.

Dans ce cas, une partie de la dispense est transférée à un deuxième fonctionnaire chargé des actions positives. Celui-ci se charge d'une partie de la mission à accomplir, par exemple du suivi du rapport analytique, de la mise en oeuvre des actions planifiées, de l'enregistrement des plaintes ou encore d'autres missions. Il importe toutefois que les deux fonctionnaires établissent le plan annuel en concertation mutuelle.

Tâches 1. Elaborer un plan d'égalité des chances. Cela inclut la réalisation d'un rapport analytique qui comporte une analyse quantitative et qualitative ainsi qu'un plan d'action où sont proposées des actions préventives ou curatives. 2. S'informer sur la politique d'égalité des chances (aux niveaux (inter)national, communautaire et interne à son organisation) et sur les aspects de la politique du personnel qui sont ou pourraient être discriminatoires aux niveaux interdépartemental et interne (à son organisation).3. Informer la hiérarchie administrative et politique et les agents des situations inégalitaires, des politiques d'égalité des chances comme des actions projetées, en cours ou réalisées.4. Préparer, participer à et/ou organiser des réunions (commission interne d'accompagnement, réseau et autres rencontres).5. Assurer la mise en oeuvre du plan d'action en planifiant les actions, en veillant à leur application, en y participant et en les évaluant.2. Actions positives : un processus permanent Périodicité Le premier rapport analytique et le premier plan d'égalité des chances ont été élaborés dans le courant de l'année 1991. Toutes les organisations tombant sous le champ d'application de l'arrêté royal du 27 février 1990 sont tenues d'établir tous les cinq ans un nouveau rapport analytique et un nouveau plan d'égalité des chances.

L'article 3 de l'arrêté royal du 27 février 1990 détermine la procédure à suivre pour l'établissement des plans d'égalité des chances. Cet article ne fixe aucune périodicité, un certain nombre d'institutions en ont conclu qu'il ne fallait établir un plan d'égalité des chances qu'une seule fois, à savoir après l'entrée en vigueur de cet arrêté royal. Mener une politique d'actions positives n'est toutefois pas un acte unique, mais un processus permanent et de longue durée. Concrètement, le modèle de travail suivant peut servir de base.

Tous les cinq ans 1. Etablissement du rapport analytique par le fonctionnaire chargé des actions positives (collaboration service du personnel/membres de la commission interne d'accompagnement).2. Rédaction d'un plan d'égalité des chances (plan quinquenal ou plan de politique générale) par le fonctionnaire chargé des actions positives en collaboration avec la commission interne d'accompagnement, où sont formulées un ensemble cohérent de mesures et où sont déterminés les objectifs finals à atteindre.3. Cinq ans après l'adoption du plan de politique générale, réalisation d'une évaluation de ce plan et actualisation du rapport analytique, après quoi élaboration d'un nouveau plan d'égalité des chances. Tous les ans 1. Etablissement d'un plan annuel, déterminant les actions qui seront menées au cours de l'année à venir.2. Mise en oeuvre des points du plan annuel par les instances responsables (le fontionnaire chargé des actions positives, la commission interne d'accompagnement, le fonctionnaire-formateur, le service social, le service du personnel ou autres personnes et autres services).3. Evaluation globale du plan au terme de l'année écoulée, après quoi le fonctionnaire et les membres de la commission interne d'accom-pagnement établissent un nouveau plan annuel. Tous les ans, au cours du mois de novembre, le fonctionnaire chargé des actions positives établit un rapport annuel et le transmet au coordinateur fédéral. Ce rapport annuel contient dans une première partie les résultats enregistrés au cours de l'année écoulée et propose dans une seconde partie un nouveau plan annuel pour l'année à venir.

Ce rapport annuel est établi sous forme de note. Le coordinateur fédéral des actions positives publie les résultats collectifs.

Les listes des membres de la commission interne d'accompagnement et les noms des antennes régionales sont également transmis tous les ans au coordinateur fédéral des actions positives.

Accompagnement Il est important que le fonctionnaire chargé des actions positives soit soutenu en permanence par la commission interne d'accompagnement.

L'élaboration et l'intégration de ces mesures nécessitent une bonne collaboration entre les différents services concernés, en fonction du terrain d'action.

Le fonctionnaire chargé des actions positives peut également s'inspirer des contacts qu'il entretient avec ses collègues lors des réunions de réseaux organisées tous les deux mois au niveau fédéral.

La finalité de ces rencontres est l'échange d'informations et d'expériences. Pour des informations plus complètes, des problèmes concrets et la mise en place d'actions diverses, le fonctionnaire chargé des actions positives peut également faire appel à l'aide du coordinateur fédéral des actions positives. 3. La commission interne d'accompagnement Mission La commission interne d'accompagnement dispose d'une compétence consultative et de surveillance concernant la réalisation de la politique d'égalité des chances dans l'institution dans laquelle elle est implantée. Composition La commission interne d'accompagnement se compose de : minimum quatre membres proposés par l'administration, minimum deux membres par syndicat et deux membres qui sont membres d'office. Ces derniers sont les directeurs de formation. Parmi les membres proposés par l'administration, avec l'approbation du Ministre, se trouvent le fonctionnaire chargé des actions positives et un président. Le président convoque l'assemblée, assure le soutien du secrétariat (pour les invitations, l'ordre du jour et les rapports) et est responsable du remplacement de membres.

Lorsqu'un membre est détaché ou quitte l'institution d'une manière ou d'une autre pour une période de plus de six mois, il doit être remplacé dans un délai de trois mois. Le fonctionnaire chargé des actions positives informe le coordinateur fédéral par écrit du remplacement du membre en question dans un délai d'un mois.

Tâches En vertu de l'article 6 de l'arrêté royal du 27 février 1990, la commission interne d'accompagnement est compétente pour : - émettre un avis sur le projet de plan d'égalité des chances; - évaluer les actions positives; - exercer un contrôle sur la mise en oeuvre des actions positives.

Par ailleurs, il est important que la commission interne d'accompagnement joue un rôle actif dans le développement de mesures d'actions positives en assistant le fonctionnaire chargé des actions positives dans la collecte des informations concernant l'évolution du statut des fonctionnaires et de la politique du personnel au sens large ainsi qu'en participant à la conception de nouvelles mesures.

Concertation La commission interne d'accompagnement se réunit au moins deux fois par an. Elle est convoquée à l'intiative du président ou du fonctionnaire chargé des actions positives. Ce dernier ou un membre du personnel du secrétariat, désigné par le président, assure la diffusion de l'ordre du jour et des convocations. Chaque réunion fait l'objet d'un rapport. Le fonctionnaire chargé des actions positives transmet au coordinateur fédéral des actions positives un double de ce rapport. 4. Les antennes Un certain nombre de ministères et de parastataux ont des bureaux régionaux.Il est apparu dans la pratique que la politique d'actions positives ne filtre pas toujours aisément jusqu'à ces bureaux. Pour remédier à cette situation, il convient de désigner des "antennes".

Pour finaliser le rapport analytique et le plan d'égalité des chances, ainsi que pour les enregistrements de plaintes, le fonctionnaire chargé des actions positives travaille en collaboration avec les intermédiaires désignés dans les bureaux régionaux comme antennes.

Le fonctionnaire chargé des actions positives assure un contact téléphonique avec ces antennes au moins deux fois par mois et en établit un bref rapport qui, si nécessaire, sera ajouté au rapport annuel destiné au coordinateur fédéral. L'initiative de ces contacts appartient au fonctionnaire chargé des actions positives.

Désignation Il est demandé aux ministères de désigner pour chacun de leurs bureaux régionaux une antenne actions positives et ce, au plus tard pour une date fixée au préalable. A cet effet, le fonctionnaire chargé des actions positives demande au fonctionnaire dirigeant du bureau régional de lancer un appel aux candidatures.

Trois mois après cet appel, la commission interne d'accompagnement doit avoir fait une sélection sur base de leur aptitude à accomplir les missions prévues.

Le nom de l'intermédiaire doit être transmis au coordinateur fédéral des actions positives dans ce même délai.

Lorsque l'intermédiaire est absent pour une période de plus de six mois, un nouvel intermédiaire doit être désigné. C'est le fonctionnaire chargé des actions positives qui veille à la continuité de cette fonction.

Tâches L'antenne est le visage de la politique d'actions positives. Elle diffuse des informations à l'aide d'affiches, diffuse son numéro de téléphone et fait connaître l'existence d'un fonctionnaire chargé des actions positives à l'administration centrale ainsi qu'au coordinateur fédéral. Elle enregistre les plaintes et communique ces plaintes au fonctionnaire chargé des actions positives.

L'antenne informe le fonctionnaire chargé des actions positives au sujet des problèmes rencontrés et des situations concrètes désavantageuses pour certaines catégories de travailleurs. Cette information permettra au fonctionnaire chargé des actions positives de rédiger un rapport analytique et un plan de politique générale plus détaillés.

La Ministre de l'Emploi et du Travail, chargée de la politique d'égalité des chances, Mme M. SMET Le Ministre de la Fonction publique, A. FLAHAUT _______ Note (1) Références au Moniteur belge : Arrêté royal du 27 février 1990, Moniteur belge du 8 mars 1990. Arrêté royal du 24 août 1994, Moniteur belge du 15 septembre 1994.