MINISTERE DE LA REGION WALLONNE

11 FEVRIER 1999. - Circulaire relative aux comptes annuels des centres publics d'aide sociale

A Mesdames et Messieurs les Président(e)s des Conseils de l'Aide sociale, A Messieurs les Gouverneurs des Provinces (pour information), Depuis le 1er janvier 1998, la Nouvelle Comptabilité Communale est applicable aux C.P.A.S. Les opérations de clôtures ont démarré depuis le premier décembre 1998 et sont en passe de se terminer.

Cette circulaire précise certaines règles de forme et de fond. Ainsi, le compte budgétaire, le bilan, le compte de résultats et l'annexe forment l'ensemble des comptes annuels.

L'arrêté du gouvernement wallon du 23 mai 1997 donne en son modèle 14 les informations minimales que doit reprendre l'annexe. De manière à apporter le maximum de clarté et de cohérence dans la confection de ces comptes, je vous communique le modèle de cette annexe que je vous propose d'utiliser pour l'exercice 1998 et qui sera le modèle obligatoire dès l'exercice 1999. Une notice d'utilisation et une disquette accompagnant ce document permettront de compléter au mieux les comptes annuels en les automatisant au maximum. J'invite donc les firmes informatiques à intégrer cette annexe ainsi que les contrôles en découlant dans leur programme « comptabilité » Ceci devra être opérationnel dans tous les C.P.A.S. pour l'élaboration du compte 1999.

Afin de permettre une vérification des opérations effectuées sur l'exercice 1998, des opérations de la clôture du compte 1998 et de la reprise de ce dernier dans l'exercice 1999, cette circulaire, au travers des différentes étapes comptables qui se sont succédé au cours de ce dernier exercice, rappelle certaines règles essentielles d'enregistrement dans les livres ainsi que celles relatives aux opérations de clôture et de reprise.

LE BILAN DE DEPART En vertu de l'article 92 de l'arrêté royal du 2 août 1990 rendu applicable aux C.P.A.S. par l'arrêté du gouvernement wallon du 22 mai 1997, les C.P.A.S. doivent dresser un bilan de départ à la date d'entrée en vigueur de la N.C.C. Celui-ci est constitué des éléments provenant de l'inventaire du patrimoine, de l'inventaire de la dette et de la reprise du compte 1997. Le bilan de départ ne peut donc être complété que lorsque ces trois opérations sont terminées.

La comptabilisation du bilan de départ constitue en fait une opération de l'exercice comptable 1998. S'il est vrai que cette écriture devrait constituer théoriquement la première écriture de l'exercice 1998, dans la pratique, il est clair que ce ne sera le cas que pour les C.P.A.S. qui ont réellement terminé leur bilan de départ au 31/12/1997. Elle sera donc, à ce titre, un des éléments constitutifs des comptes annuels arrêtés au 31/12/98. De ce fait, le conseil de l'aide sociale arrêtera de manière définitive son bilan de départ lorsqu'il approuvera les comptes annuels de 1998, au début de l'exercice 1999.

Toutefois, lorsqu'une présentation distincte du bilan de départ a été faite au conseil de l'aide sociale, il n'est plus nécessaire de représenter ce bilan à la séance du conseil qui arrête les comptes annuels de 1998. Il n'en reste pas moins que le bilan de départ fait partie des pièces justificatives des comptes annuels 1998.

Je profite également de l'occasion pour insister sur l'article 89 du décret wallon du 2 avril 1998 qui prévoit que les comptes annuels doivent être arrêtés par le conseil de l'aide sociale au cours d'une séance qui a lieu avant le 1er juin de l'exercice suivant. Les comptes arrêtés par le conseil de l'aide sociale sont soumis, au plus tard le 1er juin qui suit la clôture de l'exercice, à l'approbation du conseil communal.

Les documents à joindre au bilan de départ sont les suivants : - schéma du bilan de départ; - balance des comptes généraux correspondant au bilan de départ; - balance des comptes particuliers correspondant au bilan de départ; - compte budgétaire de l'exercice 1997; - balance budgétaire au 31/12/97 (si clôture au 31/3/1998); - copie des écritures de reprise au journal général; - relevé de la dette au 31/12/97; - copie des conventions de leasing; - copie des confirmations relatives aux participations; - copie des estimations de l'Administration des Eaux et Forêts; - relevé des règles d'évaluation utilisées par nature de biens; - relevé des dérogations avec estimation des écarts.

FORME DES COMPTES ANNUELS 1998 Les comptes annuels sont composés : 1) d'un compte budgétaire 2) d'un bilan et d'un compte de résultats 3) d'une annexe. Le compte budgétaire doit se présenter sous forme de deux livrets distincts par service.

Au sein de chaque service, il est fait une distinction entre l'exercice financier proprement dit et les exercices antérieurs.

La rigueur dans la forme impose notamment la stricte conformité aux classifications fonctionnelles et économiques normalisées et à la classification normalisée des comptes généraux et particuliers telles que définies par les arrêtés du gouvernement wallon des 23 mai 1997 et 12 janvier 1998. Les compléments apportés par les réponses aux questions posées à la Commission d'accompagnement à la nouvelle comptabilité des C.P.A.S. doivent être suivis le plus scrupuleusement possible.

Il convient également de se référer strictement aux modèles des documents comptables tels que définis par l'arrêté ministériel du 23 mai 1997.

RAPPEL DE QUELQUES REGLES COMPTABLES. L'article 39 du R.G.C. des C.P.A.S. § 1er. Tous les livres et documents requis par la loi ou par le présent règlement doivent être établis sur papier, dans la forme prescrite, chaque fois qu'ils donnent lieu à clôture, communication, contrôle, vérification ou archivage.

Toute écriture est fondée sur des pièces justificatives. § 2. Sur les pièces justificatives sont mentionnées : 1° un numéro d'ordre correspondant à leur comptabilisation;2° l'exercice;3° le numéro de l'article budgétaire;4° une mention de contrôle du droit constaté ou de l'engagement. Les pièces délivrées par des tiers et se rapportant à des services ou fournitures faites au CPAS sont, en outre, visées pour réception. § 3. Les écritures comptables sont effectuées jour par jour, du 1er janvier au 31 décembre.

Lors de chaque clôture, les livres-journaux sont cotés de façon continue et paraphés par le président du conseil de l'aide sociale ou, si le receveur est régional, par le gouverneur.

Chaque inscription porte un numéro d'ordre. Il n'est laissé ni blanc ni interligne et il n'est permis de faire ni ratures, ni surcharges, ni transports en marge. Toute rectification est signalée par un signe distinctif placé en évidence en début de ligne. Tout montant négatif est précédé d'un signe distinctif. § 4. Les augmentations des postes d'actif et de charges sont portées à leur débit, et les diminutions à leur crédit.

Les augmentations des postes de passif et de produits sont portées à leur crédit, et les diminutions à leur débit.

A la gauche des livres figurent les comptes d'actif et de charges, et les valeurs débitrices. A la droite des livres figurent les comptes de passif et de produits, et les valeurs créditrices.

Les mouvements des comptes généraux débitent les uns au crédit des autres. § 5. Il peut être ouvert des livres auxiliaires aux livres principaux lorsque le volume des opérations le requiert. Ces livres auxiliaires, qui ne doivent pas être cotés ni paraphés, sont tenus suivant les mêmes règles que les livres principaux. § 6. Tous les livres sont totalisés à la fin de chaque page et de chaque mois. Ils sont clôturés au moins une fois par mois. Le cas échéant les totaux sont reportés à la page ou au livre suivant.

Lors de chaque clôture, le receveur du CPAS dresse un document établissant la concordance des écritures avec l'encaisse. § 7. Tous les livres sont, sitôt clôturés à la fin de l'exercice, remis en copie au conseil de l'aide sociale ou, en cas de délégation accordée en vertu de la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'aide sociale, l'organe ou la personne qui a reçu la délégation.

Les livres et pièces justificatives sont conservés par le receveur du CPAS jusqu'à l'arrêt définitif des comptes.

Ils sont conservés pendant trente ans dans le CPAS. Les comptes annuels sont conservés indéfiniment.

Il ressort de cet article que : - à chaque clôture (au moins une fois par mois ) le journal et la balance budgétaire ainsi que le journal général et la balance des comptes généraux sont établis sur papier dans les formes prescrites par la loi et les règlements. A ce moment, les vérifications suivantes s'imposent : Vérification des balances : Pour la consultation du tableau, voir image Contrôle : Engagements : Total I = Total III = JOURNAL BUDGETAIRE Imputations : Total III = JOURNAL BUDGETAIRE Droits constatés : Total II = Total IV = JOURNAL BUDGETAIRE Non-valeurs : Total II = JOURNAL BUDGETAIRE OU Droits constatés + non-valeurs : Total II droits constatés + Total II non-valeurs = JOURNAL BUDGETAIRE droits constatés + non-valeurs Journal général = Balance générale b) Sur base du § 6 alinéa 2, le receveur établit la concordance entre l'encaisse et les comptes particuliers de trésorerie.Il utilisera à cette fin le modèle de la situation de caisse défini par l'arrêté ministériel du 23 mai 1997 qu'il transmettra à la fin de chaque mois (article 80 du R.G.C. des C.P.A.S.) au conseil de l'aide sociale ou, en cas de délégation accordée en vertu de la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'aide sociale, à l'organe ou la personne qui a reçu la délégation. - chaque écriture est fondée sur une pièce justificative sur laquelle sont inscrites les mentions prescrites au § 2.

Si cette précision semble claire pour la comptabilité budgétaire, il va de soi que toute écriture de la comptabilité générale qui n'est pas générée par une écriture en comptabilité budgétaire, est également justifiée par une pièce. A chaque clôture, le journal des opérations diverses doit pouvoir être imprimé et justifié. Le recours systématique aux comptes d'attente est donc interdit. Ceux-ci seront utilisés de manière exceptionnelle. La comptabilisation systématique vers des comptes d'attente des montants repris dans les financiers ne sera plus tolérée à partir de l'exercice 1999 sauf dans des situations précises où il est totalement impossible d'identifier immédiatement une recette ou une dépense. - Le § 3 précise clairement que les écritures comptables sont passées au jour le jour du 1er janvier au 31 décembre. Le journal général et le journal budgétaire sont donc établis dans la chronologie des dates et s'arrêtent au 31 décembre de chaque exercice. Il convient donc d'utiliser la date système, qui s'arrête au 31 décembre de chaque exercice, pour la comptabilisation des opérations successives. - Chaque écriture porte un numéro d'ordre propre au journal budgétaire et au journal général. Ni l'un ni l'autre ne peuvent en aucun cas être modifiés. Chaque fois qu'une pièce justifie une écriture, la mention du ou des n° d'ordre sera inscrite sur cette pièce (cfr § 2, 1°). - Toute correction d'écriture, tant en comptabilité générale qu'en budgétaire, se fera par une nouvelle écriture qui portera donc un numéro d'ordre distinct de l'écriture corrigée et qui s'enregistrera à la date de la correction. La modification de l'écriture à corriger est proscrite.

En comptabilité budgétaire, les corrections apportées par l'utilisation de montants négatifs sont correctes. Par contre, en comptabilité générale, l'utilisation de montants négatifs lors de l'enregistrement d'écritures est interdite. Les corrections en comptabilité générale font intervenir les débits et les crédits des comptes généraux et particuliers s'il échet ( cfr § 4). - Toute écriture passée en comptabilité générale doit équilibrer le total des débits avec celui des crédits. Le contraire est interdit et incohérent. Toute écriture comportera donc au moins un débit et un crédit et le total des débits d'une écriture se balancera avec le total de ses crédits. - Les firmes informatiques veilleront donc à ce que les programmes tiennent compte de ces dispositions et permettent aux centres publics d'aide sociale de fonctionner normalement dès le premier janvier 1999.

Cela veut dire que : a) l'injection de la trésorerie dans l'exercice nouveau se fera dès que la comptabilisation des financiers sera terminée dans l'exercice de clôture;b) la comptabilisation de la perception des recettes constatées dans les exercices antérieurs doit être possible dès le premier janvier sans que soit perturbée la situation au 31 décembre de l'exercice de clôture;c) L'ordonnancement et le mandatement de dépenses imputées en 1998 doivent pouvoir se continuer dès l'ouverture du nouvel exercice ainsi que la comptabilisation des paiements de ces mandats;d) l'injection de la liste des engagements reportés dans les articles millésimés du nouvel exercice doit se faire dès que le conseil de l'aide a arrêté cette liste. - L'utilisation de journaux auxiliaires pour l'enregistrement des factures entrantes est fortement conseillée. En effet, elle a pour avantage d'alléger l'impression du journal général. Il ne faut toutefois pas oublier à chaque clôture de reprendre ce journal auxiliaire dans le journal général.

Article 46 du R.G.C. des C.P.A.S. § 2. Dans les cas suivants, le droit à recette est constaté : 3° lorsqu'est prise la décision par laquelle le conseil de l'aide sociale accepte les conditions mises par l'organisme de crédit au contrat d'emprunt La loi du 24 décembre 1993, l'arrêté royal du 8 janvier 1996 et les différentes circulaires d'application ont modifié l'attribution des marchés financiers.Le conseil de l'aide sociale doit arrêter les conditions du marché financier dans un cahier des charges avant de l'attribuer à un organisme financier. Il est clair que la créance ne devient certaine pour le centre qu'à partir du moment de l'attribution du marché financier ou de la demande d'emprunt dans un marché par lot.

C'est donc à ce moment que le droit constaté sera établi. Il serait en effet anormal d'enregistrer une créance au moment de la fixation des conditions du marché, cette dernière n'étant pas encore née.

Article 49 du R.G.C. des C.P.A.S. « Les droits peuvent être provisoirement constatés en comptabilité budgétaire encore qu'ils ne constituent pas des droits à recette.

Ces droits sont remplacés par des droits à recette lors de leur constatation.

Les droits provisoirement constatés sont en tout cas annulés à la clôture de l'exercice. » Cet article permet la comptabilisation de droits constatés provisoires qui ne génèrent aucun droit de récupération à recette. Ces droits provisoires sont enregistrés pour information, la comptabilité générale n'intervenant pas. Il est donc inutile d'enregistrer un droit constaté provisoire lorsque l'on enregistre un droit constaté définitif.

Il en va de même pour les engagements provisoires définis par l'article Article 49 du R.G.C. des C.P.A.S..

L'enregistrement abusif de tels droits et engagements alourdit inutilement l'impression du journal budgétaire.

Article 61 alinéa 1 du R.G.C. des C.P.A.S. « Les engagements de dépenses sont portés au grand livre des opérations budgétaires dès qu'il y est procédé conformément à l'article 57 » La date de la décision de la dépense par le conseil de l'aide sociale ou, en cas de délégation accordée en vertu de la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'aide sociale, par l'organe ou la personne qui a reçu délégation, détermine l'exercice d'engagement.

OPERATIONS DE CLOTURE A. EN COMPTABILITE BUDGETAIRE. 1) Recettes. Les droits provisoirement constatés dans l'exercice qui n'ont pas été transformés en droits définitifs sont annulés. (art.49 alinéa 3 du R.C.C. des C.P.A.S.) Les droits définitivement constatés ne font l'objet d'aucun report en comptabilité budgétaire. Le suivi de la perception d'une créance se fait par le biais de la comptabilité générale.

L'article 75, § 2, 2 mentionne que « la liste par compte particulier et par exercice des droits constatés à recouvrer et dans laquelle les débiteurs douteux sont mentionnés séparément » est jointe au compte budgétaire.

L'article 79 précise toutefois que : « Les listes nominatives de bénéficiaires d'aide sociale et de minimex ne sont en aucun cas jointes à ces comptes » Liste des droits constatés à recouvrer : Pour la consultation du tableau, voir image Les non-valeurs et irrécouvrables : - sur des droits constatés non perçus de l'exercice.

La non-valeur et l'irrécouvrable s'enregistrent par une modification du droit auquel ils se rapportent, ce qui entraîne une écriture spécifique dans le journal budgétaire à la date de l'opération. - sur des droits constatés non perçus des exercices antérieurs.

Ils s'enregistrent par une dépense au code économique FFFff /301-01, le crédit budgétaire n'étant pas limitatif. - sur des droits constatés perçus.

Ils s'enregistrent par une dépense au code économique FFFff/301-02, le crédit budgétaire étant limitatif sauf dans le cadre de l'article 88, § 2, de la L.O. des C.P.A.S. du 8/7/1976 tel que modifié par le décret wallon du 2 avril 1998.

La liste par service et par article des non-valeurs et irrécouvrables reprenant le motif succinct de l'irrécouvrabilité sera jointe au compte budgétaire.

La liste des irrécouvrables sera signée, certifiée sincère et véritable par le receveur et arrêtée par le conseil de l'aide sociale lors de l'arrêt des comptes annuels.

Listes des non-valeurs et irrécouvrables : Non-valeurs relatives à des droits des exercices antérieurs (traitées en dépenses) Pour la consultation du tableau, voir image Certifiée sincère et véritable à la somme de|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO|PO Fait à . . . . . le . . . . .

Le receveur 2) Dépenses L'article 73 du R.G.C. des C.P.A.S. dresse l'organisation des opérations de clôture en comptabilité budgétaire pour aboutir sur la liste des engagements à reporter.

Il est clair que le bon fonctionnement du C.P.A.S. peut dépendre de l'injection des engagements reportés dans la comptabilité du nouvel exercice. Les services s'attacheront donc à dresser rapidement cette liste et à la faire arrêter par le conseil de l'aide sociale ou, en cas de délégation accordée en vertu de la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'aide sociale, par l'organe ou la personne qui a reçu la délégation.

Les §§ 7 et 8 de cet article lèvent toute ambiguïté sur la manière de reporter les engagements : - Les reports se font par engagement c-à-d de manière individuelle et par article budgétaire - Ils sont inscrits aux articles budgétaires millésimés de l'exercice suivant. En effet, il y a lieu de distinguer les exercices antérieurs de l'exercice financier proprement dit (article 5 alinéa 2 du R.G.C. des C.P.A.S).

Lorsque certains engagements nécessitent des crédits supplémentaires, le conseil de l'aide sociale adaptera ces crédits par voie d'ajustements internes qu'il arrêtera au cours de la même séance que celle où il arrête la liste des engagements à reporter. Ces ajustements feront partie intégrante de l'exercice qui se clôture et accompagnera le compte budgétaire clôturé.

Le formulaire T qui matérialise les différentes opérations de clôture en comptabilité budgétaire ne peut en aucun cas être assimilé à une modification budgétaire.

Lorsque la liste des engagements à reporter est arrêtée par le conseil de l'aide sociale, le receveur procédera à l'injection de ces engagements dans les articles budgétaires de l'exercice qui s'ouvre mais il veillera également à l'enregistrement dans le journal budgétaire et dans le grand livre budgétaire des dépenses, des modifications en plus et en moins de ces engagements apportées par le formulaire T et approuvées par la voie des ajustements internes par le conseil de l'aide sociale. Ceci afin que la balance de clôture reste correcte.

Liste des engagements à reporter à l'exercice suivant : SERVICE ORDINAIRE Pour la consultation du tableau, voir image Contrôle : Les totaux des colonnes (1) et (2) doivent être égaux au total de la colonne « Engagement à reporter à l'exercice suivant du tableau récapitulatif des dépenses extraordinaires » B. EN COMPTABILITE GENERALE. « Avant l'établissement du bilan, il est procédé à la réévaluation visée à l'article 21, § 1er, aux amortissements visés à l'article 22 et à l'établissement de l'inventaire arrêté au 31 décembre. » (Article 76 du R.G.C. des C.P.A.S.) « Les biens du patrimoine immobilier sont réévalués annuellement à l'exception des bois sur pied.

La réévaluation est opérée selon la nature du bien en fonction : - soit de l'indice des prix à la construction; - soit du rendement pour la commune du centime additionnel au précompte immobilier.

Le ministre de l'action sociale détermine lequel de ces deux critères doit être appliqué dans chaque cas.

En ce qui concerne la voirie, seul le terrain fait l'objet d'une réévaluation annuelle. » (Article 21 § 1er du R.G.C.des C.P.A.S.) « L'amortissement est annuel et linéaire.

Les biens sont soumis à l'amortissement conformément à l'annexe au présent arrêté.

Les subsides d'investissement doivent être réduits au rythme de l'amortissement du bien auquel le subside a été affecté. » (Article 22 du R.G.C.des C.P.A.S.) Sur base de ces articles, je rappelle que : - Chaque année, une remise à jour du patrimoine est établie sur base d'un inventaire au 31/12. Dans ce cadre, le conseil de l'aide sociale ou, en cas de délégation accordée en vertu de la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'aide sociale, l'organe ou la personne qui a reçu délégation prendra toutes les mesures nécessaires afin que toutes les opérations de mises au rebut, de transfert de nature et d'annulation de biens détruits ou disparus soient identifiées. La liste des modifications sera transmise au receveur qui l'enregistrera dans la comptabilité du centre.

Toutes les fiches du patrimoine prévues par l'arrêté du gouvernement wallon du 22 mai 1997 seront également mises à jour; cette mise à jour se faisant au plus tard pour toutes les opérations de la budgétaire générant une modification du patrimoine au moment de l'imputation ou du droit constaté. - seules les opérations de réévaluation s'appliquent aux terrains, celles-ci se faisant sur base du rendement pour la commune du centime additionnel au précompte immobilier.

Ce renseignement peut être obtenu à l'administration communale qui pourra vous faire parvenir une copie du document transmis par l' Administration centrale du Cadastre qui permet de calculer le rendement du centime additionnel au précompte immobilier de l'année en cours. Ce dernier sera calculé de la manière suivante : (Revenu cadastral total (Total de la ligne 7 du document)- RC de l'outillage)*1,25/100 = Rendement du centime additionnel au précompte immobilier de l'année en cours (Ca98) Le calcul de la réévaluation sur base du rendement du centime additionnel s'effectue de la façon suivante : Pour la consultation du tableau, voir image Où - Re = Réévaluation ?VC = Valeur comptable ?Can = Rendement centime additionnel année en cours ?Can-1 = Rendement centime additionnel exercice précédent - Les constructions sont réévaluées et amorties. L'indice ABEX sera utilisé dans le cadre de ces réévaluations. L'indice ABEX est publié au Moniteur deux fois par an, seul celui du 2ème semestre publié en mai sera retenu pour ces calculs. Le principe est le même que pour les terrains et la formule de calcul est la suivante : Pour la consultation du tableau, voir image Où - Re = Réévaluation ?VC = Valeur comptable ?ABEXn = Indice ABEX de l' année en cours ?ABEXn-1 = Indice ABEX de l'exercice précédent Les opérations de réévaluation précèdent les opérations d'amortissement qui s'établissent conformément à l'annexe de l'A.G.W. du 22 mai 1997.

Les réévaluations peuvent être positives ou négatives. Les réévaluations négatives se comptabilisent au débit du compte de charges 66120 « Réductions annuelles de valeur du patrimoine immobilier », les réévaluations positives se comptabilisent au crédit du compte de produits 77120 « Plus values annuelles sur biens immobiliers » Il est donc interdit de totaliser les réévaluations positives et négatives et d'enregistrer le solde soit au débit du compte de charges soit au crédit du compte de produits.

INJECTION DES RESULTATS A. LES RESULTATS BUDGETAIRES Il existe un résultat budgétaire par service, qui résulte de la différence entre les droits constatés et les engagements de chacun de ces services.

Le résultat budgétaire réel du compte 1998 de chaque service doit remplacer le résultat présumé de chaque service du budget au 1er janvier 1999. Cela ne peut se faire que par la voie d'une modification budgétaire qui sera présentée à la séance du conseil de l'aide sociale qui suit celle à laquelle ce dernier a arrêté le compte 1998. 1. LE RESULTAT BUDGETAIRE ORDINAIRE Lorsque le boni est injecté, plusieurs situations peuvent se présenter : Le CPAS n'affecte le boni à aucune réserve ni provision Le CPAS constitue un fonds de réserve indisponible Le CPAS constitue un fonds de réserve disponible Le CPAS constitue une provision de risques et charges pour créances douteuses Le CPAS constitue une combinaison de ces différentes réserves LE CPAS N'AFFECTE LE BONI A AUCUNE RESERVE NI PROVISION Dans ce cas une diminution du crédit des recettes de l'intervention communale sera opérée dans la modification budgétaire qui injecte le résultat du compte. Dans le cas où le solde des douzièmes à recevoir de l'intervention communale est inférieur à la diminution de crédit à opérer sur le crédit de recette de l'intervention communale, un crédit budgétaire de dépense sera prévu à l'article 000/301-02 « Remboursement de non-valeurs perçues au service ordinaire » égal à la somme nécessaire pour rétablir l'équilibre entre recettes et dépenses après avoir supprimé le solde du crédit de recette de l'intervention communale.

FONDS DE RESERVE INDISPONIBLE. Le fonds de réserve indisponible peut être assimilé au fonds de roulement de l'ancienne comptabilité budgétaire, c'est-à-dire qu'il permet au CPAS de faire face à des difficultés de trésorerie.

Ce fonds de réserve indisponible est, au maximum, égal à 5 % des dépenses engagées de l'exercice propre du compte budgétaire qui présente un boni permettant la constitution d'une telle réserve. Une prévision de crédit de dépense à l'article 060-954-02 « Prélèvement pour le fonds de réserve ordinaire indisponible » est indispensable pour alimenter cette réserve indisponible, en conformité avec l'article 9 du R.G.C.C. (art 4 - A.G.W. 22/5/97) et avec ma circulaire 98/05 du 24 avril 1998.

Dès réception de la modification budgétaire approuvée, le receveur engage et impute le montant du crédit budgétaire à l'article 060/954-02 « Prélèvement pour le fonds de réserve ordinaire indisponible » En comptabilité générale, l'écriture sera la suivante : 68504Dotation du service ordinaire au fonds de réserve ordinaire à 14104 Fonds de réserve ordinaire (CP 04632-XXXX fonds de réserve indisponible) Cette réserve, une fois constituée, ne pourra plus, dans le contexte législatif actuel, faire l'objet d'une réaffectation au service ordinaire et sera donc irrévocablement affectée au fonds de réserve ordinaire indisponible. Le solde du compte particulier 04632/xxxx donnera le montant de la réserve indisponible déjà constituée.

FONDS DE RESERVE DISPONIBLE. Comme le prévoit la circulaire budgétaire 1999, un fonds de réserve ordinaire disponible peut également être créé à l'article 060/954-01.

Celui-ci pourra, à tout moment, faire l'objet d'une réaffectation au service ordinaire. Ce fonds de réserve ordinaire disponible n'est limité dans ses montants que par l'article 8 du R.G.C.C. qui précise qu'il ne peut être alimenté qu'en fonction de disponibilités budgétaires suffisantes. Il sert à financer des dépenses ordinaires futures qui ne sont pas encore déterminées.

Exemple : Prenons l'exemple d'un C.P.A.S. qui termine le compte budgétaire 1998 avec un boni budgétaire de 10 000 000 de francs alors que son boni présumé au budget 1999 est égal à zéro. L'injection du résultat budgétaire du compte 1998 donne au C.P.A.S. des moyens de 10 000 000 de francs qui peuvent servir à la constitution d'un fonds de réserve ordinaire disponible. Le centre peut donc prévoir, dans l'amendement de 1999 qui injecte le résultat budgétaire du compte, un crédit budgétaire à l'article 060/954-01 « Prélèvements pour le fonds de réserve ordinaire disponible » En comptabilité budgétaire, le receveur engage et impute le crédit budgétaire correspondant à la constitution du fonds de réserve ordinaire disponible, dès réception de la modification budgétaire approuvée.

En comptabilité générale, l'écriture suivante est générée : 68504 Dotation du service ordinaire au fonds de réserve ordinaire à 14104 Fonds de réserve ordinaire (CP 04631-XXXX fonds de réserve disponible) Le solde du compte particulier 04631/XXXX donne le montant de la réserve ordinaire disponible.

Dans le même exercice 1999 ou dans un exercice futur, le centre pourra avoir recours à cette réserve disponible. Cela lui évitera de devoir faire appel à une intervention communale supplémentaire. En effet, si au cours de l'exercice 2000, par exemple, le centre doit faire face à des dépenses supplémentaires qui ne peuvent pas être supportées par les recettes budgétaires inscrites au budget 2000, il pourra utiliser le fonds de réserve ordinaire disponible pour financer ses besoins supplémentaires.

Il inscrira donc, en modification budgétaire, ses dépenses supplémentaires qu'il financera par un crédit de recette à l'article budgétaire 060/994-01 (CP 04631/xxxx) « prélèvement sur le fonds de réserve disponible » à concurrence maximum du montant de la réserve.

Le receveur constatera, en fin d'exercice 2000, dans la limite du crédit à l'article budgétaire 060/994-01 (CP 04631/xxxx) « prélèvement sur le fonds de réserve disponible », le montant nécessaire pour équilibrer le résultat budgétaire du compte 2000. De cette manière, seule la partie réellement nécessaire de la réserve ordinaire disponible sera utilisée, le solde non utilisé de cette réserve pouvant servir dans un exercice futur.

L'écriture d'utilisation du fonds de réserve ordinaire disponible, en comptabilité générale, sera la suivante : 14104 Fonds de réserve ordinaire (CP 04631-XXXX fonds de réserve ordinaire disponible) à 78504 Prélèvement sur fonds de réserve ordinaire en faveur du service ordinaire En résumé : Boni budgétaire du compte 1998 : 10 000 000 BEF Boni présumé du budget 1999 : 0 BEF Le centre injecte le boni budgétaire dans le budget 1999 par une recette de 10 000 000 à l'article 000-951-01 « Boni du service ordinaire » Il décide de créer un fonds de réserve ordinaire disponible au moyen de ce boni : Un crédit de dépense de 10 000 000 de francs est inscrit à l'article 060/954-01 « Prélèvements pour le fonds de réserve ordinaire disponible » Dès réception de la modification budgétaire approuvée : Le receveur engage et impute le montant de 10 000 000 BEF L'imputation générera en comptabilité générale : Pour la consultation du tableau, voir image Le montant de la réserve ordinaire disponible qui peut encore être affecté à des besoins futurs est de 6 000 000 BEF solde du compte particulier 04631/XXXX. FONDS DE RESERVE EXTRAORDINAIRE Il sert à financer des dépenses extraordinaires futures qui ne sont pas encore déterminées ou à financer des dépenses extraordinaires de l'exercice qui sont déterminées et dont les moyens proviennent du service ordinaire.

La constitution d'une réserve extraordinaire peut se faire : - soit par des moyens extraordinaires où le centre prévoit, au service extraordinaire, un crédit budgétaire à l'article budgétaire de dépense, 060/955-51 « prélèvement de l'extraordinaire pour le fonds de réserve extraordinaire » Le receveur engage et impute la dépense en comptabilité budgétaire dès qu'il est en possession de la modification budgétaire approuvée.

En comptabilité générale l'écriture suivante sera générée : 68605 Dotation du service extraordinaire au fonds de réserve extraordinaire à 14105 fonds de réserve extraordinaire (CP 04633/NNNN) - soit par des moyens ordinaires où le centre prévoit, au service ordinaire, un article budgétaire de dépense, 060/955-01 « prélèvement de l'ordinaire pour le fonds de réserve extraordinaire » En possession de la modification budgétaire approuvée, le receveur engage et impute la totalité du crédit de dépense en comptabilité budgétaire, les formalités d'ordonnancement et de mandatement n'étant ni obligatoire ni nécessaire.

En comptabilité générale l'écriture suivante sera générée : 68505 Dotation du service ordinaire au fonds de réserve extraordinaire à 14105 fonds de réserve extraordinaire (CP 04633/NNNN) Dans ce cas, l'utilisation du boni ordinaire peut servir à la constitution de cette réserve extraordinaire L'utilisation de comptes particuliers différents est obligatoire pour différencier les fonds de réserve ordinaire indisponible des autres réserves : 04631/XXXX Fonds de réserve ordinaire disponible 04632/XXXX Fonds de réserve ordinaire indisponible 04633/XXXX Fonds de réserve extraordinaire La constitution d'un fonds de réserve extraordinaire par des moyens du service ordinaire est recommandée plutôt que le transfert de service de l'ordinaire vers l'extraordinaire.

Le conseil pourra donc, après avoir constitué une réserve extraordinaire, décider de financer des dépenses extraordinaires au moyen de cette réserve; il inscrira à cet effet le crédit de recette extraordinaire à l'article 060/955-51 « Prélèvements sur le fonds de réserve extraordinaire » Au moment de l'engagement de la dépense, le receveur enregistre le droit constaté au montant de l'engagement.

En comptabilité générale, l'écriture suivante est générée : 14105 fonds de réserve extraordinaire (CP 04633/NNNN) 78605 Prélèvement sur le fonds de réserve extraordinaire en faveur du service extraordinaire PROVISION POUR RISQUES ET CHARGES Celle-ci est recommandée uniquement dans le cadre des créances douteuses (voir ma circulaire 97/12 du 12 novembre 1997). 2. LE RESULTAT BUDGETAIRE EXTRAORDINAIRE. Celui-ci remplacera le résultat présumé du budget extraordinaire 1999.

Une modification budgétaire de l'exercice 1999 sera présentée à la séance du conseil de l'aide sociale qui suit celle à laquelle ce dernier a arrêté les comptes annuels pour injecter ce résultat.

B. LES RESULTATS COMPTABLES DE LA COMPTABILITE BUDGETAIRE Comme pour les résultats budgétaires, le compte budgétaire présente un résultat comptable par service. Ceux-ci résultent de la différence entre les droits constatés et les imputations.

Un boni comptable sera injecté dans la comptabilité budgétaire par la constatation d'un droit dans le service auquel il se rapporte.

Un mali comptable sera injecté dans la comptabilité budgétaire par la comptabilisation d'un engagement et d'une imputation dans le service auquel il se rapporte.

C. LES RESULTATS DU COMPTE DE RESULTATS Le compte de résultats de la comptabilité générale dégage un résultat d'exploitation et un résultat exceptionnel. La somme de ces deux résultats donne le résultat de l'exercice.

Chaque résultat sera affecté séparément de manière à solder le compte de résultats mais leur affectation se fera soit au débit du compte 13031 « Mali de l'exercice en cours » soit au crédit du compte 13033 « Boni de l'exercice en cours » Exemple : le C.P.A.S. de Beauvillage présente un compte de résultats avec : ?un boni d'exploitation de 10 000 ?un mali exceptionnel de 3 000 L'écriture d'affectation des résultats sera la suivante : Pour la consultation du tableau, voir image REPRISE DES ECRITURES DANS LA COMPTABILITE DE L'EXERCICE 1999 A. EN COMPTABILITE BUDGETAIRE La vérification des crédits budgétaires reportés se fera avec la liste des engagements reportés arrêtés par le conseil de l'aide sociale.

B. EN COMPTABILITE GENERALE L'écriture de reprise doit correspondre à la reprise des soldes de la balance des comptes généraux de l' exercice de clôture. En d'autres termes, la balance des comptes généraux au 1/1 du nouvel exercice doit être égale à la balance des comptes généraux au 31/12 de l'exercice clôturé PLAN DES OPERATIONS DE CLOTURE Afin de faciliter la clôture et la vérification des opérations de clôture, voici un aide-mémoire de ces différentes opérations à effectuer pour établir les comptes annuels 1. Préparation de la clôture budgétaire - Etablir le relevé des soldes disponibles sur les crédits budgétaires et les communiquer aux services gestionnaires - Vérifier le relevé récapitulatif de chaque article budgétaire (page 1) ?Par rapport au détail des pages 2 et suivantes ?Par rapport à la bonne imputation.2. Enregistrement des dernières opérations. - Rappeler les factures aux fournisseurs - Récolter toutes les pièces en cours d'imputation et les enregistrer - Enregistrement des dernières imputations sur l'exercice : . Les factures datées avant le 31 décembre et reçues après le 1er janvier . Les charges patronales AMI et pensions relatives aux traitements de l'exercice . Les pensions à charge du cpas pour la période se terminant le 31 décembre . Les primes des contrats de pension et d'assurance relatives à la couverture jusqu'au 31 décembre . L'échéance du 31 décembre des charges financières des emprunts . L'échéance du 31 décembre des intérêts débiteurs sur comptes courants . Le précompte mobilier sur les intérêts créditeurs échéant le 31 décembre . Les loyers à charge du CPAS pour l'année - Enregistrement des derniers droits constatés sur l'exercice . Les récupérations des remboursements d'emprunt (elles sont en principe enregistrées automatiquement lors de l'imputation de la charge de la dette) . Les intérêts créditeurs des comptes courants et autres placements échus au 31 décembre . La quote-part de l'Etat dans l'intervention des minimex . Le solde du produit de la quote-part d'intervention de la commune si toute l'intervention n'a pas été enregistrée. . Les subventions à recevoir pour les ACS . Les loyers au profit du cpas jusqu'au 31 décembre 3. Clôture de la comptabilité budgétaire 3.1. Clôture des crédits budgétaires. - Relevé des engagements non clôturés et communication aux gestionnaires - Rectification des engagements à clôturer et globalisation des engagements clôturés - Etablissement de la situation des crédits budgétaires et communication aux gestionnaires (T1) - Remise au receveur du formulaire T1 complété de T2 et édition de T3 - Délibération du conseil de l'aide sociale qui arrête la liste des engagements à reporter Report des engagements sur le compte budgétaire de l'exercice suivant 3.2. Clôture du compte budgétaire Edition et vérification de la balance budgétaire Edition du journal budgétaire et du grand-livre des articles budgétaires 4. Clôture de la comptabilité générale 4.1. Opérations préalables - Ajuster les postes d'immobilisés . Transférer les travaux en cours terminés vers les natures définitives d'immobilisés . Vérifier les mouvements intervenus en cours d'année sur les comptes d'immobilisations et de subsides attribués et perçus . S'assurer de la sortie comptable de tous les immobilisés vendus ou désaffectés . Ajuster la valeur des participations - Si nécessaire, « vider » les comptes d'attente . Les comptes 43511 et 43512 (remboursement périodiques des emprunts contractés) doivent être soldés . Les comptes 44700 et 49200 (factures en attente d'imputation) doivent être soldés ou ne reprendre que des factures dont l'imputation n'est pas encore possible . Le compte 49501 (journaux auxiliaires) doit être soldé . Le compte 49700 (recouvrements à ventiler) doit être soldé . Le compte 49999 (compte d'attente) doit être soldé . Les comptes 49500 (recouvrements à identifier) et 49600 (paiements à identifier) doivent être « vidés » au maximum. Les soldes doivent être justifiés. - Vérifier si le remboursement et la récupération de la dette ont bien été comptabilisés . vérifier si les comptes 42516 (récupération des remboursements périodiques d'emprunts), 43513 et 43514 (remboursements périodiques des emprunts échéants dans l'année) sont soldés. Sinon, remettre en concordance avec les nouveaux tableaux de remboursements d'emprunts. . s'assurer que toutes les opérations de redressement de la dette et des remboursements d'emprunts aient bien été effectuées en vérifiant la concordance entre les comptes 64xxx et 765xx, 74xxx et 665xxx. 4.2. Opérations de clôture - Vérifier le solde des comptes financiers . Justifier les soldes des comptes bancaires avec les extraits de compte . Justifier les soldes des comptes de paiements en cours d'exécution (58xxx) avec les premiers extraits de compte de janvier - Procéder à la réévaluation annuelle des terrains et bâtiments . Introduire la valeur de l'indice Abex pour l'année 1998 soit 472 . Introduire la valeur du centime additionnel pour l'année 1998 (voir calcul supra) . Générer la procédure automatique de réévaluation . Vérifier par sondage les calculs effectués - Procéder à l'amortissement annuel des immobilisés (patrimoine immobilier et subsides accordés) . Générer la procédure automatique d'amortissement . Vérifier par sondage les calculs effectués . Vérifier que tous les biens devant l'être ont été amortis - Procéder à la réduction annuelle des subsides d'investissement reçus . énérer la procédure automatique de réduction des subsides . Vérifier par sondage les calculs effectués . S'assurer que tous les subsides ont bien fait l'objet d'une réduction - Procéder au reclassement de la dette . Transférer en classe 4 la partie à rembourser l'année suivante . Après l'opération, vérifier le solde des comptes d'emprunts avec les documents remis par les organismes financiers . Vérifier la concordance entre les compte 15421, 17141, 27051, 17143 et 27055 4.3 Contrôle des comptes - Au départ d'un bilan et d'un compte de résultats provisoires, effectuer les contrôles suivants : . Contrôle de l'équilibre débit crédit de la balance et du journal . Vérification du sens des soldes des comptes généraux (comptes débiteurs au débit, comptes créditeurs au crédit, l'utilisation du signe négatif est interdit) . Justification de chaque compte général par référence aux comptes particuliers . Justification des soldes de tous les comptes particuliers . Vérification du regroupement des comptes de la balance des comptes généraux vers le bilan et le compte de résultats - Vérifier la concordance entre la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire. 4.4 Edition des comptes annuels - Edition de la balance définitive des comptes généraux et des comptes particuliers - Edition du bilan et du compte de résultats - Etablissement de l'annexe - Présentation et approbation des comptes par le Conseil de l'aide sociale. - Transfert au compte budgétaire de l'exercice suivant du résultat comptable (Boni : droit constaté; mali : engagement et imputation) - Modification budgétaire 1999 qui injecte les résultats budgétaires dans le budget 1999.

Le Ministre de l'Action sociale, du Logement et de la Santé, W. Taminiaux.

Pour la consultation du tableau, voir image A. INTRODUCTION Le 1er janvier 1998 est entré en vigueur l'arrêté du Gouvernement wallon du 22 mai 1997 portant le règlement de la comptabilité des C.P.A.S. Dorénavant, la nouvelle comptabilité des C.P.A.S. se compose d'un volet budgétaire auquel est venu s'ajouter une comptabilité générale ou patrimoniale proche de la comptabilité des entreprises.

Les documents comptables à utiliser par les C.P.A.S. ont dès lors évolué.

L'arrêté ministériel du 23 mai 1997, modifié par l'arreté ministériel du 12 janvier 1998, précise que les documents comptables doivent reprendre : - le compte budgétaire; - le bilan; - le compte de résultats; - l'annexe.

L'ensemble de ces documents, en d'autres termes, les comptes annuels, ont pour objectif de donner une image complète mais également claire, compréhensible et transpartente du patrimoine et de la situation financière du C.P.A.S. L'annexe doit incontestablement contribuer à ce double objectif.

L'annexe ci-jointe a été conçue par la Région wallonne en vue de répondre au prescrit de l'arrêté ministériel du 23 mai 1997 : - « fournir un ensemble d'inforamtions détaillées et complémentaires qui n'apparaissent pas, ou pas distinctement au bilan et au compte de résultats »; - comprendre : 1° les règles d'évaluation;2° les états de certains postes du bilan et du compte de résultats;3° les droits et engagements hors bilan;4° les modifications apportées aux règles d'évulation et à la présentation;5° les autres informations utiles. La préparation de cette annexe a en outre été guidée par la volonté de fournir aux mandadaires un document didactique accessible à des profanes en comptabilité, qui leur permettra, en quelques pages, d'appréhender l'évolution de la situation financière du C.P.A.S. sous ses aspects budgétaires et patrimoniaux.

Le document aborde successivement : - une synthèse des résultats issus de la comptabilité budgétaire comparés aux prévisions du budget et aux résultats de l'exercice précédent; - une explication chiffrée du passage de la comptabilité budgétaire à la comptabilité générale; - un récapitulatif de l'évolution de la situation bilantaire et du compte de résultats ainsi qu'un commentaire des principales rubriques du compte de résultats et du bilan; - une information sur les droits et engagements hors bilan ainsi que sur les règles d'évaluation; - un glossaire explicatif des principales notions techniques utilisées dans le document.

Dans chacune de ces parties, les tableaux chiffrés sont agrémentés de commentaires en vue d'expliquer les variations importantes relevées dans les tableaux.

A toutes fins utiles, vous trouverez, ci-dessous, la liste des arrêtés et circulaires relatifs à la nouvelle comptbilité des C.P.A.S. : - Arrêté royal du 02/08/1990 portant Règlement général sur la comptabilité communale; - Arrêté du Gouvernement wallon du 22.05.1997 relatif à la mise en application de la comptabilité communale pour les Centres publics d'Aide sociale (MB du 13/08/1997); - Arreté du Gouvernement wallon du 22/05/1997 relatif à l'inventaire du patrimoine des Centres publics d'aide sociale (MB du 13/08/1997); - Arreté ministériel du 23/05/1997 fixant les plans comptables budgétaire et général; - Circulaire du 23/07/1997 relative à l'inventaire du patrimoine; - Circulaire du 12/11/1997 relative aux créances douteuses; - Circulaire du 19/11/1997 relative à la clôture de l'exercice 1997 et à l'ouverture des comptes 1998; - Circulaire du 20/11/1997 relative à l'utilisation des codes fonctionnels et économiques ainsi qu'à l'utilisation de la facturation interne; - Circulaire du 31.12.1997 relative aux dons et legs; - Arrêté ministériel du 12/01/1998 modifiant l'arreté ministériel du 23/05/1997; - Circulaire du 24/04/1998 relative à la gestion des stocks; - Circulaire du 24/04/1998 relative à l'adaptation et la prise en compte des résultats du compte de 1997; - Décret du 2/04/1998 modifiant la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'Aide sociale (MB du 28/04/1998); - Arrêté du Gouvernement wallon du 07/05/1998 modifiant l'arrêté du Gouvernement wallon du 22/05/1997 relatif à la nouvelle comptabilité pour les Centres publics d'Aide sociale; - Circulaire du 16/07/1998 portant des recommandations générales quant à l'élaboration du budget 1999; - Circulaire du 27/07/1998 relative aux dispositions contenues dans le décret du 2 avril 1998.

Pour la consultation du tableau, voir image