28 JANVIER 2017. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 4 avril 1996 relatif au prélèvement, à la préparation, à la conservation et à la délivrance du sang et des dérivés du sang d'origine humaine

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 5 juillet 1994Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/07/1994 pub. 10/08/2009 numac 2009000495 source service public federal interieur Loi relative au sang et aux dérivés du sang d'origine humaine. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative au sang et aux dérivés du sang d'origine humaine, les articles 4, alinéa 1er et 19;

Vu l'arrêté royal du 4 avril 1996 relatif au prélèvement, à la préparation, à la conservation et à la délivrance du sang et des dérivés du sang d'origine humaine;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 8 décembre 2016;

Vu l'avis du Conseil d'Etat n° 61.243/3, donné le 10 mai 2017, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Transposition de la directive 2016/1214/UE

Article 1er.Le présent chapitre transpose la directive 2016/1214/UE de la Commission du 25 juillet 2016 modifiant la directive 2005/62/CE en ce qui concerne les normes et spécifications applicables au système de qualité dans les établissements de transfusion sanguine.

Art. 2.A l'article 3ter, de l'arrêté royal du 4 avril 1996 relatif au prélèvement, à la préparation, à la conservation et à la délivrance du sang et des dérivés du sang d'origine humaine, inséré par l'arrêté royal du 17 octobre 2006, les modifications suivantes sont apportées : 1° les mots « et spécifications » sont insérés entre les mots « normes » et « définies »;2° l'article est complété par un alinéa, rédigé comme suit : « Nonobstant les dispositions reprises dans la loi et les arrêtés d'execution, en vue de la mise en oeuvre des normes et spécifications définies dans la présente section, les établissements utilisent dans leur système de qualité les lignes directrices de bonnes pratiques, publiées par le Conseil de l'Europe, incluses dans le guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins, annexe à la recommandation n° R (95) 15 du Comité des ministres sur la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins adoptée le 12 octobre 1995, telles qu'elles figurent dans la dernière version disponible.Le texte du guide figure à l'annexe 8 du présent arrêté. ».

Art. 3.Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 8 qui est jointe en annexe au présent arrêté. CHAPITRE 2. - La conservation des concentrés plaquettaires

Art. 4.A l'article 10, C, alinéa 2, du même arrêté, la phrase « Ils peuvent être conservés durant sept jours si la conservation est conjuguée à un système de détection ou de réduction de la contamination bactérienne », insérée par l'arrêté royal du 1er février 2005, est supprimée. CHAPITRE 3. - Suppression des centres

Art. 5.A l'article 1er du même arrêté royal les 2° et 3° sont abrogés.

Art. 6.Dans l'intitulé du chapitre II les mots « et des centres » sont abrogés.

Art. 7.A l'article 2 du même arrêté les modifications suivantes sont apportées : 1° le paraghrape 1er est remplacé comme suit : « § 1er. L'établissement doit être agréé pour les missions qu'il remplit. »; 2° au paraghraphe 2 les mots « soit pour lui-même, soit pour un centre qui dépend de lui, » sont abrogés;3° au paragraphe 7, alinéa 1er les mots « ou le Centre » sont abrogés.

Art. 8.A l'article 3 du même arrêté les modifications suivantes sont apportées : 1° au paraghraphe 1er, 2°, les mots « , soit dans un établissement, tel que visé à l'article 1er, 1°, du présent arrêté, soit dans un centre, tel que visé à l'article 1er, 2°, du présent arrêté » sont remplacés par les mots « dans un établissement »;2° le paragraphe 2 est abrogé.

Art. 9.Dans l'intitulé du chapitre III les mots « et des centres » sont abrogés.

Art. 10.Dans l'intitulé de la section 1er sous le chapitre III les mots « et de ses centres » sont abrogés.

Art. 11.A l'article 4, alinéa 1er, du même arrêté les mots « et ses centres doivent » sont remplacés par les mots « doit ».

Art. 12.Dans l'intitulé de la section 2 du même arrêté les mots "et les centres" sont abrogés.

Art. 13.A l'article 5 du même arrêté les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 1er les mots "et les centres doivent » sont remplacés par le mots « doit »;2° au paragraphe 2, alinéa 1er les mots « ou le centre » sont abrogés;3° au paragraphe 4 les mots « Le centre » sont remplacés par les mots « L'établissement ».

Art. 14.A l'article 7 du même arrêté les modifications suivantes sont apportées : 1° les mots "et ses centres ont" sont remplacés par le mot "a";2° au 3° les mots « ou des centres qui en dépendent » sont abrogés.

Art. 15.A l'article 12, I, 1°, du même arrêté les mots « celui du centre » sont abrogés.

Art. 16.A l'article 13septies du même arrêté les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 1er les mots « ou un centre » et « ou le centre » sont abrogés;2° in paragraaf 2 worden de woorden "ou le centre" sont abrogés.

Art. 17.A l'annexe 1er, avant-dernier et dernier tiret, du même arrêté les mots "ou du centre" sont abrogés.

Art. 18.A l'annexe 3, avant-dernier et dernier tiret, du même arrêté les mots "ou du centre" sont abrogés.

Art. 19.A l'annexe 5, avant-dernier et dernier tiret, du même arrêté les mots "ou du centre" sont abrogés.

Art. 20.A l'annexe 6, avant-dernier et dernier tiret, du même arrêté les mots "ou du centre" sont abrogés. CHAPITRE 4. - Dispositions finales

Art. 21.Dans le chapitre 1er du même arrêté, il est inséré un article 1ter rédigé comme suit : «

Art. 1ter.Les dispositions de cet arrêté transposent en droit interne la directive 2002/98/CE du Parlement européen et du Conseil du 27 janvier 2003 établissant des normes de qualité et de sécurité pour la collecte, le contrôle, la transformation, la conservation et la distribution du sang humain, et des composants sanguins, et modifiant la directive 2001/83/CE et la directive 2005/62/CE de la Commission du 30 septembre 2005 portant application de la directive 2002/98/CE du Parlement européen et du Conseil concernant les normes et spécifications communautaires relatives à un système de qualité dans les établissements de transfusion sanguine. »

Art. 22.Les dispositions du chapitre 1er entrent en vigueur le 15 février 2018.

Art. 23.Le ministre qui a la Santé publique dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 28 janvier 2017.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Santé publique, M. DE BLOCK

Annexe à l'arrêté royal du 28 janvier 2017 modifiant l'arrêté royal du 4 avril 1996 relatif au prélèvement, à la préparation, à la conservation et à la délivrance du sang et des dérivés du sang d'origine humaine Annexe 8 à l'arrêté royal du 4 avril 1996 relatif au prélèvement, à la préparation, à la conservation et à la délivrance du sang et des dérivés du sang d'origine humaine Lignes directrices de bonnes pratiques pour les normes et spécifications pour la mise en oeuvre d'un système de qualité dans les établissements de transfusion sanguine Note introductive Les lignes directrices de bonnes pratiques ont été établies par le biais d'une coopération ad hoc entre la Direction européenne de la qualité du médicament et des soins de santé du Conseil de l'Europe (DEQM/CdE) et la Commission de l'Union européenne (UE).

Ces lignes directrices de bonnes pratiques sont incluses dans la présente 19e édition du guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins, Annexe à la recommandation n° R(95) 15 du Comité des Ministres aux Etats membres sur la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins.

Les Etats membres de l'Union européenne veillent, conformément à la directive 2005/62/CE, à ce que le système de qualité mis en place dans tous les établissements de transfusion sanguine soit conforme aux normes et aux spécifications définies dans l'annexe de cette directive.

Afin de mettre en oeuvre les normes et spécifications définies dans l'annexe à la directive 2005/62/CE, son article 2, tel que modifié par la directive (UE)2016/1214, est remplacé par ce qui suit : Les Etats membres veillent à ce que, en vue de la mise en oeuvre des normes et spécifications définies dans l'annexe de la présente directive, tous les établissements de transfusion sanguine aient à disposition et utilisent, dans leur système de qualité, des lignes directrices de bonnes pratiques qui tiennent pleinement compte, lorsque cela est pertinent pour les établissements de transfusion sanguine, des principes et des lignes directrices détaillés de bonnes pratiques de fabrication visés à l'article 47, premier alinéa, de la directive 2001/83/CE. Ce faisant, les Etats membres tiennent compte des lignes directrices de bonnes pratiques élaborées conjointement par la Commission et par la direction européenne de la qualité du médicament et des soins de santé du Conseil de l'Europe et publiées par le Conseil de l'Europe.

Les Etats membres du Conseil de l'Europe doivent prendre les mesures et entreprendre les démarches nécessaires pour mettre en oeuvre les lignes directrices de bonnes pratiques publiées dans la présente 19e édition du guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins. Les présentes lignes directrices des bonnes pratiques fournissent des orientations sur les modalités de mise en oeuvre des normes et spécification des systèmes de qualité que les Etats membres doivent veiller à mettre en place dans les établissements de transfusion sanguine et les banques de sang hospitalières Lignes directrices de Bonnes Pratiques pour les établissements de transfusion sanguine et les banques de sang hospitalières 1. Principes généraux 1.1. Conditions générales 1.1.1. Chaque établissement de transfusion sanguine doitétablir et maintenir un système de qualité qui repose surla directive 2003/94/CE établissant les bonnes pratiques de fabrication et satisfaire aux obligations recensées dans la directive 2005/62/CE. 1.1.2. Pour le sang et les composants sanguins importés de pays tiers et destinés à être distribués dans l'Union européenne, les établissements de transfusion sanguine doivent avoir un système de qualité pour les étapes antérieures à l'importation équivalent au système de qualité prévu par l'article 2 de la directive 2005/62/CE. 1.1.3. Il doit être spécifié que la qualité est de la responsabilité de toutes les personnes intervenant dans les opérations de l'établissement de transfusion sanguine, la direction de l'établissement garantissant une approche systématique axée sur la qualité, ainsi que sur l'application et le maintien d'un système de qualité (directive 2005/62/CE/ annexe 1.1.1). 1.1.4. La réalisation de cet objectif de qualité relève de la responsabilité du management exécutive. Elle exige la participation et l'engagement à la fois du personnel au sein des différents services et à tous les niveaux de l'organisation ainsi que des fournisseurs et des distributeurs de l'organisation. Pour atteindre cet objectif de qualité de manièrefiable, il doit exister un système de qualité conçu de manière compréhensive et correctement mis en place intégrant de bonnes pratiques et la gestion des risques de qualité. 1.1.5. Chaque acteur de la chaîne d'approvisionnement ldoit établir, documenter et pleinement mettre en oeuvre un système de qualité conçu de manière compréhensible, afin de fournir une assurance de qualité fondée sur les principes de gestion des risques de qualité grâce à l'intégration de bonnes pratiques et d'un contrôle qualité. 1.1.6. Les concepts de base du management de la qualité, des bonnes pratiques et de la gestion des risques de qualité, sont étroitement liés. Ils sont décrits ici afin d'accentuer leurs relations et leur importance fondamentale pour la préparation du sang et des composants sanguins. 1.2. Système de qualité 1.2.1. Le management de la qualité est un vaste concept qui couvre tous les aspects qui exercent, individuellement ou collectivement, une influence sur la qualité du sang et des composants sanguins. C'est la somme des dispositions prises, dans le but de garantir que le sang et les composants sanguins sont de la qualité requise pour l'usage auquel ils sont destinés. Le management de la qualité comprend, par conséquent, les bonnes pratiques. 1.2.2. Le système de qualité englobe le management de la qualité, l'assurance de la qualité, l'amélioration continue de la qualité, le personnel, les locaux et l'équipement, la documentation,la collecte, le contrôle et la préparation, la conservation, la distribution, le contrôle de la qualité, le rappel des compo-sants sanguins, ainsi que les audits externes et internes, la gestion des contrats et des non-conformités et les auto-évaluations (directive 2005/62/CE/annexe 1.1.2). 1.2.3. Le système de qualité doit garantir que tous les processus critiques sont décrits dans des instructions appropriées et sont mis en oeuvre conformément aux normes et aux spécifications définies dans les bonnes pratiques et répondent aux réglementations appropriées exposées dans les chapitres consacrés aux Standards du présent Guide (qui inclut l'annexe à la directive 2005/62/CE). 1.2.4. Le système de qualité doit être conçu de façon à garantir la qualité et la sécurité du sang et des composants sanguins préparés, ainsi que la sécurité des donneurs, du personnel et du service client.

Cette stratégie exige l'élaboration de politiques, d'objectifs et de responsabilités clairs. Elle exige également une mise en oeuvre par le biais d'une planification de la qualité, d'un contrôle qualité, d'une assurance de qualité et d'une amélioration de la qualité afin de garantir la qualité et la sécurité du sang et des composants sanguins et d'assurer la satisfaction des clients. 1.2.5. La management exécutive a l'ultime responsabilité de veiller à ce qu'un système de qualité efficace soit mis en place et correctement pourvu en ressources et que les rôles et les responsabilités soient définis, communiqués et mis en oeuvre dans l'ensemble de l'organisation. Le leadership et la participation active du management exécutive de l'établissement au système de qualité sont essentiels. Ce leadership doit garantir le soutien et l'engagement du personnel à tous les niveaux et sur tous les sites de l'organisation en faveur du système de qualité. 1.2.6. La direction générale doit établir une politique qualité qui décrit les intentions générales et l'orientation de l'établissement de transfusion sanguine et/ou de la banque de sang hospitalière (ci-après désignés par « l'organisation ») en matière de qualité. Elle doit également garantir la gestion du système de qualité et la gouvernance des bonnes pratiques par le biais d'une revue de la gestion visant à garantir en continu son adéquation et son efficacité. 1.2.7. Le système de qualité doit être défini et documenté. Un manuel de la qualité ou un document équivalent doit être établi et contenir une description du système de qualité. 1.2.8. Tous les établissements de transfusion sanguine et les banques de sang hospitalières s'appuient sur une fonction d'assurance de la qualité (interne ou associée) pour s'acquitter de leurs obligations en la matière. Cette organisation intervient dans toutes les questions relatives à la qualité, examine et approuve l'ensemble des documents pertinents portant sur la qualité (directive 2005/62/CE/annexe 1.2.1). 1.2.9. Une fonction indépendante ayant la responsabilité de l'assurance qualité doit être créée. Cette fonction en charge de l'assurance qualité sera responsable de la surveillance de tous les processus liés à la qualité, mais ne sera pas nécessairement responsable de la réalisation des actions afférentes. 1.2.10. L'ensemble des procédures, tous les locaux et les équipements ayant une influence sur la qualité et la sécurité du sang et des composants sanguins doivent être validés avant leur première utilisation et revalidés à intervalles réguliers, déterminés à la suite de ces actions (directive 2005/62/CE/Annexe 1.2.2). 1.2.11. Une politique générale relative à la qualification des installations et des équipements ainsi qu'une validation des processus, des systèmes automatisés et des tests de laboratoire doivent être mis en place. L'objectif formel de la validation consiste à vérifier la conformité à l'utilisation prévue et aux exigences réglementaires. 1.2.12. Un système formel de contrôle des changements doit être instauré pour planifier, évaluer et documenter tous les changements pouvant affecter la qualité, la traçabilité, la disponibilité et l'effet des composants ou la sécurité des composants, des donneurs ou des patients. L'impact potentiel du changement proposé doit être évalué et le degré de revalidation ou de contrôles supplémentaires, de qualification et de validation doit être déterminé. 1.2.13. Un système formel de gestion des déviations et des non-conformités doit être mis en place. Un niveau approprié d'analyse des causes fondamentales doit être appliqué lors de l'enquête portant sur les déviations, les défauts suspectés des produits et sur les autres problèmes. Cette stratégie peut être déterminée au moyen des principes de gestion des risques de qualité. Si les véritables causes fondamentales du problème ne peuvent pas être déterminées, il conviendra de déterminer les causes fondamentales les plus probables et de les traiter. Lorsqu'une erreur humaine est suspectée ou identifiée comme étant la cause, ce fait doit être justifié après s'être assuré que les erreurs ou problèmes liés au processus, à la procédure ou au système n'ont pas été négligés, le cas échéant. Des mesures correctives appropriées et/ou préventives doivent être définies et adoptées en réponse aux enquêtes menées. L'efficacité de ces mesures doit être surveillée et évaluée conformément aux principes de gestion des risques de qualité. 1.2.14. Le management exécutive doit examiner le système à intervalles réguliers afin d'en contrôler l'efficacité et d'instaurer des mesures correctives, si elle le juge nécessaire (directive 2005/62/CE, annexe 1.1.3). 1.2.15. Une revue périodique et une surveillance de son efficacité par la direction doivent être mis en place, avec l'implication du management exécutive et de l'équipe en charge du fonctionnement du système de qualité, afin de recenser les opportunités d'amélioration continue des processus relatifs aux traitements du sang et des composants sanguins et du système à proprement parler. 1.2.16. Des revues qualité des produits doivent être effectués afin de vérifier la cohérence du processus existant et l'adéquation des spécifications actuelles en vue de mettre en lumière les évolutions et de définir les améliorations à apporter aux composants comme aux processus. 1.2.17. Une revue qualité des produits doit également être envisagé en tant qu'instrument destiné à surveiller l'état général de la qualité d'un composant sanguin et de ses processus de préparation, y compris de ses processus de prélèvement. Cette revue doit normalement être effectuée chaque année et doit être documentée. Il peut comprendre : 1.2.17.1. Une revue des matières premières; 1.2.17.2. Une revue des contrôles critiques en cours de préparation; 1.2.17.3. Une revue des résultats du contrôle qualité et de la surveillance de la qualité; 1.2.17.4. Une revue de tous les changements; 1.2.17.5. Une revue de l'état de la qualification des équipements; 1.2.17.6. Une revue des accords et des contrats techniques; 1.2.17.7. Une revue de tous les écarts significatifs, des non-conformités ainsi que des mesures correctives mises en oeuvre; 1.2.17.5. Une revue des conclusions des audits internes et externes et des inspections ainsi que des mesures correctives mises en oeuvre; 1.2.17.9. Une revue des plaintes et des rappels; 1.2.17.10. Une revue des critères d'acceptation des donneurs; 1.2.17.11. Une revue des suspensions et des exclusions des donneurs; 1.2.17.12. Une revue des cas rétrospectifs. 1.3. Bonnes pratiques 1.3.1. Les bonnes pratiques font partie du management de la qualité qui garantit que le sang et les composants sanguins sont fabriqués et contrôlés conformément aux normes appropriées de qualité pour l'usage auxquels ils sont destinés. Les bonnes pratiques couvrent la collecte, la préparation, le contrôle et la conservation (ci-après désignés collectivement par le terme générique de « préparation ») et le contrôle de la qualité. Les exigences de bases sont les suivantes : 1.3.1.1. Tous les processus sont clairement définis et systématiquement revus à la lumière de l'expérience acquise et démontrent leur capacité à fournir du sang et des composants sanguins de la qualité exigée et conformes à leurs spécifications. Cette stratégie implique de garantir que : 1.3.1.1.1. Toutes les étapes essentielles et les changements significatifs sont validés; 1.3.1.1.2. Toutes les exigences sont respectées, notamment : 1.3.1.1.2.1. Un personnel adéquatement qualifié et formé; 1.3.1.1.2.2. Des locaux et un espace adéquats; 1.3.1.1.2.3. Des équipements et des services adaptés; 1.3.1.1.2.4. Des matériels, des contenants et des étiquettes corrects; 1.3.1.1.2.5. Des procédures et instructions approuvées; 1.3.1.1.2.6. Une conservation et un transport adaptés; 1.3.1.1.3. Les instructions et procédures sont rédigées sous une forme d'instruction, dans une langue claire et sans ambiguïté, spécifiquement applicables aux installations fournies; 1.3.1.1.4. Les opérateurs sont formés pour effectuer les procédures correctement; 1.3.1.1.5. Les enregistrements sont effectués, manuellement et/ou au moyen d'appareils enregistreurs pendant la préparation, attestant que toutes les étapes requises par les procédures et instructions définies ont de fait été suivies et que la quantité et la qualité du sang ou des composants sanguins sont telles qu'attendues; 1.3.1.1.6. Tous les écarts significatifs sont pleinement enregistrés et examinés; 1.3.1.1.7. Les enregistrements des préparations (y compris de la distribution) qui permettent d'assurer un suivi de l'historique complet du sang ou du composant sanguin sont conservés sous une forme compréhensible et accessible; 1.3.1.1.8. La distribution du sang et des composants sanguins minimise tout risque à l'égard de leur qualité; 1.3.1.1.9. Un système est disponible pour rappeler tout sang ou composant sanguin (y compris ceux préparés au moyen d'un lot de matériels critiques qui ont été distribués ou délivrés); 1.3.1.1.10. Les plaintes concernant du sang et des composants sanguins sont examinées, les causes des défauts de la qualité font l'objet d'une enquête et des mesures appropriées sont prises à l'égard des composants sanguins défectueux en vue de prévenir toute récurrence de cette situation. 1.3.1.2. Le contrôle de la qualité constitue la partie des bonnes pratiques qui concerne l'échantillonnage, les spécifications et les contrôles, ainsi que l'organisation, la documentation et les procédures de libération qui garantissent que les matériels ne sont pas libérés pour être utilisés en préparation et que le sang et les composants sanguins ne sont pas libérés à des fins de distribution tant que leur qualité n'a pas été jugée satisfaisante et que les test nécessaires et pertinents n'ont pas été effectués. Les exigences de bases sont les suivantes : 1.3.1.2.1. Des installations adaptées, un personnel formé et des procédures approuvées disponibles pour l'échantillonnage,, l'inspection/ le contrôle des matières premières, pour le conditionnement des produits, des composants à l'état intermédiaire et du sang et des composants sanguins à l'état fini et, le cas échéant, pour la surveillance des conditions environnementales; 1.3.1.2.2. Les échantillons de matières premières, le conditionnement des produits, des composants à l'état intermédiaire et du sang et des composants sanguins à l'état fini doivent être manipulés par un personnel autorisés et des méthodes approuvées; 1.3.1.2.3. Les méthodes de contrôle sont validées; 1.3.1.2.4 Des enregistrements sont effectués, manuellement et/ou au moyen d'appareils enregistreurs, qui démontrent que toutes les procédures d'échantillonnage, d'inspection et de contrôle requises sont effectivement effectuées. Tout écart est consigné et fait l'objet d'une enquête complète; 1.3.1.2.5. Le sang et les composant sanguins à l'état fini sont conformes aux spécifications et sont correctement étiquetés; 1.3.1.2.6 Les enregistrements des résultats de l'inspection sont enregistrés et les contrôles des matériels, d du sang ainsi que les composants sanguins intermédiaires et finaux sont formellement évalués en fonction des spécifications; 1.3.1.2.7. Aucun sang ou composant sanguin n'est libéré à des fins de distribution s'il n'est pas conforme aux exigences des autorisations pertinentes. 1.3.1.3. Des revues continus de la qualité de tous les sangs et tous les composants sanguins (y compris des composants sanguins destinés exclusivement à l'exportation) doivent être effectués dans le but de constamment vérifier : la cohérence du processus mis en place; l'adéquation des spécifications actuelles à la fois pour les matières premières et pour les composants sanguins final afin de mettre en lumière les évolutions et de définir des améliorations des produits et des processus. 1.4. Gestion des risques de qualité 1.4.1. La gestion des risques de qualité fait partie du système de qualité qui garantit que la performance des processus, la surveillance de la qualité et les systèmes de revue sont fondés sur les risques.

Des outils statistiques appropriés doivent être utilisés (le cas échéant) lors de l'évaluation de la capacité des processus en cours. 1.4.2. Le système de qualité doit veiller à ce que des processus soient mis en place pour garantir le contrôle des activités externalisées et la qualité des matériels achetés. Ces processus doivent intégrés les principes de gestion des risques de qualité et systématiquement garantir que : 1.4.2.1. L'évaluation du risque de qualité repose sur des connaissances scientifiques, une expérience du processus et est, au final, liée à la protection du donneur et du patient; 1.4.2.2. Le niveau des efforts déployés, la formalité et la documentation du processus de gestion des risques de qualité est proportionnel au niveau des risques. 2. Personnel et organisation 2.1. Les membres du personnel doivent être en nombre suffisant pour effectuer les activités liées à la collecte, au contrôle, à la préparation, à la conservation et à la distribution du sang et des composants sanguins, et bénéficier de formations et d'évaluations garantissant leur aptitude à accomplir leurs tâches (directive 2005/62/CE/annexe 2.1). 2.2. L'organisation doit disposer d'un personnel suffisamment nombreux et ayant les qualifications et l'expérience nécessaires. Le management exécutif a l'ultime responsabilité de déterminer et de fournir les ressources adéquates et appropriées (humaines, financières, matérielles, installations et équipements) pour mettre en oeuvre et maintenir le système de management de la qualité et en vue de constamment améliorer son adéquation et son efficacité grâce à sa participation aux revues de management. Les responsabilités confiées à toute personne, à titre individuel, ne devraient pas être étendues au point de présenter un risque pour la qualité. 2.3. Il doit exister un organigramme de l'organisation indiquant clairement les rapports hiérarchiques entre les membres clés du personnel. Les membres clés du personnel comprennent les fonctions suivantes et leurs suppléants : 2.3.1. Une « personne responsable » conformément à l'article 9 de la directive 2002/98/CE; 2.3.2. Un responsable de la gestion de la préparation, responsable de toutes les activités de préparation; 2.3.3. Un responsable de la gestion des contrôles qualité, responsable de toutes les activités de contrôle de la qualité; 2.3.4. Un responsable de la gestion de l'assurance de qualité, chargé de veiller à ce que des systèmes de qualité et des processus appropriés sont mis en place pour la libération sûre et sécurisée de tous les matériels, les équipements, les réactifs, du sang et des composants sanguins; 2.3.5. Un médecin ayant pour responsabilité de garantir la sécurité des donneurs et un médecin ou un pharmacien ayant la responsabilité de la sécurité des composants sanguins distribués. 2.4. Tous les membres du personnel doivent disposer de descriptions actualisées de leur poste, qui décrivent clairement leurs tâches et leurs responsabilités. Les établissements de transfusion sanguine confient la responsabilité de la gestion de la préparation et de l'assurance de la qualité à des personnes différentes, qui assument leurs fonctions de manière indépendante (directive 2005/62/CE/ Annexe 2.2). 2.5. Les membres du personnel qui occupent des postes à responsabilités doivent avoir l'autorité nécessaire pour s'acquitter de leurs responsabilités. Leurs missions peuvent être déléguées à des adjoints désignés, présentant un niveau de qualification satisfaisant.

Il ne doit pas exister de lacunes ou de chevauchements inexpliqués dans les responsabilités des membres du personnel concernés par l'application des bonnes pratiques. 2.6. Les responsabilités individuelles doivent être clairement définies et leur compréhension correcte par chaque personne doit être évaluée et enregistrée. Il y a lieu d'établir des listes de signatures des membres du personnel. 2.7 Tous les membres du personnel doivent bénéficier d'une formation initiale et continue adaptée à leurs tâches spécifiques. Les enregistrements des formations doivent être conservés. Des programmes de formation doivent être mis en place et englober les bonnes pratiques (directive 2005/62/CE/Annexe 2.3). 2.8. Une formation doit être dispensée à tous les membres du personnel dont les attributions les amènent à pénétrer dans les zones de préparation ou les laboratoires (y compris aux membres du personnel technique, de maintenance et chargés du nettoyage). 2.9. Il y a lieu d'établir des politiques et des procédures écrites décrivant l'approche de la formation, y compris un registre des formations qui ont lieu, avec description de leur contenu et de leur efficacité. 2.10. Il y a lieu d'évaluer périodiquement le contenu des programmes de formation et d'évaluer régulièrement les compétences du personnel (directive 2005/62/CE/annexe 2.4). 2.11. Seules les personnes qui sont habilitées par des procédures définies et documentées à ce titre peuvent être impliquées dans les processus de prélèvement, de préparation, de contrôle et de distribution, y compris dans les processus de contrôle de la qualité et d'assurance de qualité. 2.12. Il doit exister des instructions écrites en matière de sécurité et d'hygiène, adaptées aux activités à effectuer et conformes à la directive 89/391/CEE du Conseil et à la directive 2000/54/CE du Parlement et du Conseil (directive 2005/62/CE/annexe 2.5). 2.13. Il est préférable que les visiteurs ou les membres du personnel qui n'ont pas bénéficié d'une formation ne pénètrent pas dans les zones de préparation et les laboratoires. Si cela est inévitable, ils doivent être en particulier préalablement informés des règles d'hygiène personnelle et porter les vêtements de protection prescrits.

Ils doivent être étroitement surveillés. 2.14. Il relève de la responsabilité de l'organisation de fournir des instructions sur les conditions sanitaires et d'hygiène pouvant avoir une incidence sur la qualité des composants sanguins (par exemple lors de la collecte) et de veiller à ce que le per-sonnel signale tous problèmes de santé pertinents. Ces procé-dures doivent être comprises et suivies de manière stricte par tous les membres du personnel dont les attributions les amènent à pénétrer dans les zones de préparation et les laboratoires. Les membres du personnel doivent respecter les procédures relatives au lavage des mains.. 2.15. Des mesures doivent être prises afin de garantir, autant que possible, qu'aucune personne atteinte d'une maladie contagieuse ou présentant des lésions ouvertes sur la surface du corps n'est impliquée dans la préparation de composants sanguins. Des examens médicaux doivent être effectués quand cela s'avère nécessaire afin de garantir l'aptitude au travail et la santé individuelle. Des instructions doivent être données afin de garantir que le personnel signale tout état de santé pouvant être important pour la qualité du sang et des composants sanguins. 2.16. Il convient de mettre en place une politique écrite décrivant les obligations relatives au port de vêtements de protection dans les différentes zones. Ces obligations doivent être appropriées aux opérations qui s'y déroulent. 2.17. Manger, boire, mâcher, fumer ou stocker des aliments, des boissons, du matériel pour fumer ou des médicaments personnels dans les zones de préparation, de contrôle et de conservation est interdit.

En règle générale, toute pratique non hygiénique dans les zones de préparation ou dans toute autre zone où le sang ou les composants sanguins peuvent être affectés est interdite. 3. Locaux 3.1. Généralités 3.1.1. Les locaux, y compris les sites mobiles, doivent être situés, construits et adaptés aux activités à effectuer et entretenus en conséquence. Ils doivent permettre un déroulement logique du travail, de façon à réduire le risque d'erreur et un nettoyage et un entretien efficaces, afin de limiter au minimum le risque de contamination (directive 2005/62/CE/ Annexe 3.3.1). 3.1.2. L'éclairage, la température, l'humidité et la ventilation doivent être appropriés et tels qu'ils n'affectent pas (directement ou indirectement) les composants sanguins pendant leur préparation et leur conservation ou durant le fonctionnement normal des équipements. 3.1.3. Les locaux doivent être conçus et équipés de façon à assurer une protection contre l'intrusion d'insectes ou d'autres animaux. 3.1.4. Des mesures doivent être prises pour prévenir l'entrée de personnes non autorisées. Les zones de préparation, de laboratoire, de conservation et de contrôle de la qualité ne doivent pas être utilisées au titre d'un droit de passage par les membres du personnel qui n'y travaillent pas. 3.1.5. Les installations doivent permettre une maintenance et un nettoyage facile. Les canalisations ou évacuations ouvertes doivent être à tout prix évitées. 3.1.6. Les zones de préparation doivent être ventilées de manière efficace, grâce à des installations de contrôle de l'air (notamment de la température et, le cas échéant, de l'humidité et de la filtration) adaptées aux opérations qui y sont entreprises et à l'environnement extérieur. 3.1.7. Les zones de préparation doivent être correctement éclairées, en particulier là où des vérifications visuelles sont effectuées. 3.1.6. L'échantillonnage de composants peut être effectué dans la zone de préparation, à condition qu'il ne comporte aucun risque pour les autres composants. 3.2. Zone réservée aux donneurs 3.2.1. Une zone doit être réservée aux entretiens individuels et confidentiels avec les candidats au don afin d'établir leur admissibilité. Cette zone doit être séparée de toutes les zones de préparation (directive 2005/62/CE/ annexe 3.3.2). 3.2.2. Les locaux doivent répondre à des exigences de bon sens pour la santé et la sécurité à la fois du personnel (y compris les équipes de collectes mobiles) et des donneurs concernés, conformément aux législations et règlements pertinents. 3.3. Zone de collecte du sang 3.3.1. La collecte de sang doit être effectuée dans une zone destinée au prélèvement du sang des donneurs dans des conditions de sécurité, correctement équipée pour donner les premiers soins aux donneurs ayant des réactions indésirables ou des lésions apparues lors du don de sang. Cette zone doit être organisée de manière à garantir la sécurité des donneurs et du personnel ainsi qu'à éviter des erreurs dans la procédure de collecte (directive 2005/62/CE/annexe 3.3.3). 3.3.2. Avant que des locaux ne soient acceptés à des fins de séances de collectes mobiles, leur adéquation doit être évaluée selon les critères suivants : 3.3.2.1. Etre d'une taille suffisante pour permettre un bon fonctionnement et garantir la confidentialité des donneurs; 3.3.2.2. Garantir la sécurité du personnel et des donneurs; 3.3.2.3. Etre équipés d'une ventilation, de branchements électriques, d'un éclairage, de toilettes et de dispositifs de lavage des mains; 3.3.2.4. Des communications, une conservation et un transport du sang fiables; 3.3.2.5. Offrir une garantie de conservation provisoire adéquate. 3.3.3. L'aménagement de la salle et les procédures de collecte doivent garantir que le sang est collecté dans un environnement sûr et propre afin de réduire les risques d'erreur et de contamination microbienne. 3.3.4. Une attention toute particulière doit être accordée à l'agencement des lits des donneurs et à la gestion des poches, des échantillons et des étiquettes. 3.4. Zones de contrôle et de préparation 3.4.1. Les établissements doivent disposer d'une zone de laboratoire dédiée au contrôle, séparée de la zone réservée aux donneurs de sang et de la zone de préparation des composants sanguins et uniquement accessible au personnel autorisé, et qui doit être utilisée uniquement à cette fin (directive 2005/62/CE/ annexe 3.3.4). 3.4.2. Les laboratoires doivent être conçus pour répondre aux opérations qui doivent y être effectuées. Ils doivent être suffisamment spacieux pour éviter les mélanges et les contaminations croisées. Il doit exister une zone de conservation adaptée adéquate pour les échantillons et les enregistrements. 3.4.3. Des provisions spéciales peuvent s'avérer nécessaires pour protéger les instruments sensibles contre les vibrations, les interférences électriques, l'humidité et les fortes variations de températures. 3.5. Zone de conservation 3.5.1. Les zones de conservation doivent permettre une conservation sécurisée et séparée de différentes catégories de sang et de composants sanguins et de matériels, y compris des matériels en quarantaine et des matériels libérés, ainsi que des unités de sang ou de composants sanguins prélevés selon des critères spécifiques (don autologue, par exemple). L'accès doit être restreint aux personnes autorisées (directive 2005/632/CE/annexe 3.3.5.1). 3.5.2. Il y a lieu de prendre des dispositions dans l'éventualité d'une défaillance de l'équipement ou d'une panne de courant dans les installations de conservation (directive 2005/632/CE/annexe 3.3.5.2). 3.5.3. Les installations de conservation doivent être propres et exemptes de détritus, de poussières et de nuisibles (tels qu'insectes, rongeurs). 3.5.4. Les zones de conservation doivent avoir des capacités suffisantes pour permettre la conservation méthodique des différentes catégories de matériels et de composants sanguins, y compris des matériels de conditionnement, des composants à l'état intermédiaire et fini ainsi que des matériels en quarantaine, des matériels libérés, refusés, restitués ou rappelés. 3.5.5. Les zones de conservation doivent être conçues ou adaptées pour garantir de bonnes conditions de conservation. Elles doivent être propres et sèches et maintenues dans des limites de températures prédéfinies. Lorsque des conditions de conservation spéciales sont requises (par exemple de température, d'humidité), celles-ci doivent être mises en place, vérifiées et surveillées. Un système d'alarme doit alerter les utilisateurs en temps opportun de toute sortie des limites prédéfinies. 3.5.6. Des quais de réception et d'expédition doivent protéger les matériels et les produits des conditions météorologiques. Les zones de réception doivent être conçues et équipées afin de permettre aux récipients de matériels entrants d'être nettoyés, si nécessaire, avant la conservation. La zone de réception doit être séparée de la zone de conservation. 3.5.7. Le statut de quarantaine est garanti grâce à une conservation dans des zones séparées; ces zones doivent être clairement signalées et leur accès restreint au personnel autorisé. Tout système remplaçant la quarantaine physique (tel qu'un système informatisé) doit fournir une sécurité équivalente. 3.5.8. Les zones séparées doivent être allouées et identifiées de manière appropriée pour la conservation des matériels ou du sang et des composants sanguins rejetés, jetés, rappelés ou restitués. 3.5.9. Une attention toute particulière doit être accordée à la conservation sûre et sécurisée des matériels de conditionnement imprimés (y compris des jeux d'étiquettes d'identification des dons). 3.6. Zones auxiliaires 3.6.1. Les zones destinées au repos du personnel et au rafraîchissement doivent être séparées des autres pièces. 3.6.2. Les installations sanitaires et les vestiaires doivent être facilement accessibles et adaptées au nombre d'utilisateurs. Les toilettes ne doivent pas donner directement dans les zones de préparation, de laboratoire ou de conservation. 3.6.3. Les ateliers de maintenance doivent, autant que possible, être séparés des zones de préparation. Si les pièces et les outils sont stockés dans des zones de préparation et de laboratoire, ils doivent être conservés dans un endroit réservé à cet effet. 3.7. Zone d'élimination des déchets 3.7.1. Une zone doit être affectée à l'élimination sécurisée des déchets, du matériel à usage unique utilisé pendant la collecte, le contrôle et la préparation, ainsi que du sang ou des composants sanguins rejetés (directive 2005/62/CE/ annexe 3.6). 4. Equipement et matériels 4.1. Exigences générales 4.1.1. L'ensemble de l'équipement doit être validé, calibré et entretenu de telle sorte qu'il convienne à l'usage auquel il est destiné. Les modes d'emploi doivent être disponibles et des enregistrements appropriés doivent être réalisés (directive 2005/62/CE/annexe 4.1). 4.1.2. Le choix de l'équipement doit être effectué en vue de réduire tout risque pour les donneurs, le personnel ou les composants sanguins (directive 2005/62/CE/annexe 4.2). 4.1.3. Tous les processus validés doivent utiliser des équipements qualifiés. Les résultats de la qualification doivent faire l'objet d'une documentation. Une maintenance et un calibrage régulier doivent être effectués et faire l'objet d'une documentation conforme aux procédures écrites. L'état de maintenance de chaque équipement doit être accessible. 4.1.4. L'ensemble des équipements critiques doit faire l'objet d'une maintenance régulière, planifiée, afin de déceler et prévenir les erreurs évitables et de conserver l'équipement dans un état de fonctionnement optimal. La fréquence de la maintenance et les actions doivent être déterminées pour chaque équipement. 4.1.5. Un équipement neuf et réparé doit satisfaire aux exigences de qualification lorsqu'il est installé et doit être autorisé avant utilisation. 4.1.6. Toutes les modifications, améliorations ou adjonctions aux systèmes et à l'équipement validés doivent être gérées par le biais d'une procédure de contrôle des changements de l'établissement de transfusion sanguine. L'effet de chaque modification apportée au système ou à l'équipement ainsi que son incidence sur la qualité et la sécurité doivent être déterminés afin d'identifier l'ampleur de la revalidation requise. 4.1.7. Les instructions pour l'utilisation, la maintenance, l'entretien, le nettoyage et la désinfection doivent être disponibles. 4.1.8. Des procédures doivent être disponibles pour chaque type d'équipement décrivant quoi faire en cas de dysfonctionnement ou de défaillance. 4.1.9. Seuls les réactifs et les matériels qui proviennent de fournisseurs approuvés et satisfont aux exigences et aux spécifications documentées peuvent être utilisés. La libération des matériels critiques ne peut être effectuée que par une personne habilitée pour accomplir cette tâche. Lorsque c'est applicable, les matériels, les réactifs et l'équipement doivent satisfaire aux exigences de la directive 93/42/CEE du Conseil, pour les dispositifs médicaux, et de la directive 98/79/CE du Parlement européen et du Conseil, pour les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro, ou répondre à des normes équivalentes en cas de collecte dans des pays tiers (directive 2005/62/CE/ annexe 4.3). 4.1.10. Les fabricants de matériels stériles (comme les systèmes de poches de sang, les solutions anticoagulantes) doivent fournir un certificat pour la libération de chaque lot. L'établissement de transfusion sanguine doit définir les critères d'acceptation de ces certificats par écrit et ceux-ci doivent comprendre, au minimum, le nom du matériel, du fabricant, la conformité aux exigences pertinentes (par exemple les pharmacopées ou les règlementations pour les appareils médicaux) et la confirmation que les matériels sont stériles et apyrogènes. 4.1.11. Le statut des matériels (mis en quarantaine, libérés, rejetés) doit être clairement indiqué. 4.1.12. Les matériels et les réactifs doivent être conservés dans les conditions établies par le fabricant et d'une manière méthodique permettant la séparation des lots ainsi que la rotation des stocks. 4.1.13. Le stockage et l'utilisation des matériels doivent respecter le principe du « premier entré, premier sorti » (c'est-à-dire que le matériel qui entre à des fins de stockage en premier doit être utilisé en premier), en tenant compte de la date de péremption des matériels. 4.1.14. Les inventaires des stocks doivent être conservés pendant une période jugée acceptable par l'autorité compétente et convenue avec cette dernière (directive 2005/62/CE/annexe 4.4). 4.1.15. Des registres d'inventaire des équipements et des matériels doivent être conservés à des fins d'historique pour tout composant transformé afin de faciliter les rappels. 4.1.16. Les opérations de réparation et de maintenance ne doivent pas présenter de risques pour les donneurs, le personnel ou la qualité du sang et des composants sanguins. 4.1.17. L'équipement doit être conçu ou choisi de façon à pouvoir être minutieusement nettoyé (et, le cas échéant, décontaminé). Cela doit être effectué conformément aux procédures détaillées et écrites. Il doit être stocké uniquement dans un endroit propre et sec. 4.1.18. Les solutions et équipement de lavage/nettoyage doivent être choisis et utilisés de façon à ne pas être source de contamination. 4.1.19. L'équipement doit être installé de façon à prévenir tout risque d'erreur ou de contamination. 4.1.20. Les pièces de l'équipement et les matériels qui entrent en contact avec le sang et les composants sanguins ne doivent pas présenter un pouvoir réactif, additif ou absorbant pouvant affecter la qualité du composant et présenter par conséquent un quelconque risque. 4.1.21. Des balances et des équipements de mesure ayant un intervalle et une précision appropriées doivent être disponibles. Les équipements de mesure, de pesage, d'enregistrement et de contrôle doivent être calibrés et vérifiés régulièrement au moyen de méthodes appropriées.

Les enregistrements adéquats de ces contrôles doivent être conservés, y compris des valeurs obtenues avant tout réglage. Les rapports de calibrage doivent comprendre la précision de tout équipement de contrôle et la traçabilité d'une norme nationale. Le rapport et/ou le certificat de calibrage doit être revu et signé pour indiquer l'acceptation du document. Tout calibrage ayant échoué doit faire l'objet d'une mention de non-conformité afin de permettre une enquête quant à l'impact potentiel. 4.1.22. Un équipement défectueux doit être clairement étiqueté comme tel et, si possible, retiré des zones de préparation. 4.2. Systèmes de traitement des données 4.2.1. En cas d'utilisation de systèmes informatisés, les logiciels, le matériel et les procédures de sauvegarde et de restauration doivent être régulièrement soumis à un contrôle de fiabilité, validés avant utilisation et entretenus pour demeurer dans un état validé. Il y a lieu de protéger les logiciels et le matériel contre un usage non autorisé ou des modifications non autorisées. La procédure de sauvegarde doit prévenir toute perte ou détérioration de données en cas de périodes d'indisponibilité ou de défaillances de fonctions, tant prévues qu'imprévues (directive 2005/62/CE/annexe 4.5). 4.2.2. Les systèmes doivent être correctement maintenus en permanence.

Des plans de maintenance documentés doivent être élaborés et mis en oeuvre. Cette stratégie doit inclure des audits du système d'assurance de qualité. 4.2.3. Les changements apportés aux systèmes informatisés doivent être validés; la documentation applicable doit être révisée et le personnel concerné formé de manière appropriée avant toute introduction d'une modification dans l'utilisation courante. Les systèmes informatisés doivent être maintenus dans un état validé. Cela doit comprendre des essais par les utilisateurs visant à démontrer que le système exécute correctement toutes les fonctions spécifiées au moment de l'installation initiale et après toute modification apportée au système. 4.2.4. Une hiérarchie des accès des utilisateurs autorisés doit être instituée pour entrer, modifier, lire ou imprimer des données. Des méthodes de prévention des entrées non autorisées doivent être mises en place, telles que des codes d'identité ou des mots de passe personnels qui sont changés régulièrement. 4.2.5. Toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour garantir la protection des données. Ces mesures doivent garantir que les sauvegardes contre les ajouts, les suppressions ou les modifications de données et le transfert d'informations non autorisés sont mis en place afin de résoudre les divergences de données et de prévenir la divulgation non autorisée de ces informations. 4.2.6. Des systèmes informatiques conçus pour contrôler les décisions relatives aux inventaires et à la libération des composants sanguins doivent empêcher la libération de tous les sangs ou composants sanguins jugés inacceptables pour une libération. La empêchement de la libération de tout composant provenant d'un futur don d'un donneur suspendu doit être possible. 4.3. Qualification et validation 4.3.1. Principes généraux 4.3.1.1. Les installations et équipements doivent être qualifiés avant leur mise en service. Les systèmes, processus et essais doivent être validés, ce qui implique une prise en compte plus large allant au-delà des installations et équipements utilisés. Cependant, dans le présent document, le terme validation est employé au sens général, englobant à la fois les activités de qualification et de validation. 4.3.1.2 Les principes de qualification et de validation sont applicables à la collecte, la préparation, le contrôle, la distribution et la délivrance des composants sanguins. C'est une exigence de bonnes pratiques que les établissements de transfusion sanguine et les banques de sang hospitalières contrôlent les aspects critiques de leurs opérations tout au long du cycle de vie des composants sanguins et des processus connexes. Tout changement planifié apporté aux installations, équipements et processus doit être officiellement documenté et l'incidence sur la qualité des composants sanguins doit être validée. 4.3.1.3 Une approche de la gestion des risques de qualité, consistant en un processus systématique d'évaluation, de contrôle, de communication et d'examen des risques pour la qualité tout au long du cycle de vie du composant sanguin doit être appliquée. Dans le cadre du système de gestion des risques de qualité, les décisions relatives à la portée et à l'étendue de la qualification et de la validation doivent se fonder sur une évaluation documentée et justifiée des risques concernant les installations, les services et les processus. 4.3.1.4 Les données qui viennent étayer les études de qualification et/ou de validation, obtenues à partir de sources externes aux propres systèmes de qualité des établissements de transfusion sanguine/ des banques de sang hospitalières, peuvent être utilisées, sous réserve que cette approche ait été justifiée et qu'il existe une assurance suffisante que des contrôles étaient mis en place tout au long du processus d'obtention de ces données. 4.3.2. Organisation et planification de la validation 4.3.2.1. Toutes les activités de qualification et de validation doivent être planifiées et tenir compte du cycle de vie des installations, des équipements, des services, des processus et des produits. 4.3.2.2. Les activités de qualification et de validation doivent être exercées uniquement par un personnel formé de manière appropriée, qui suit les procédures approuvées et rend compte de ses activités conformément au système de qualité de l'établissement de transfusion sanguine. Une supervision appropriée de la qualité doit être mis en place, portant sur l'ensemble du cycle de vie de la validation. 4.3.2.3. Les éléments clés du programme de qualification et de validation du site doivent être clairement définis et documentés dans un plan général de validation (PGV) ou un document équivalent. 4.3.2.4. Le PGV ou le document équivalent doit définir le système de qualification/validation et inclure ou renvoyer à des informations relatives aux points suivants : 4.3.2.4.1. La politique de qualification et de validation; 4.3.2.4.2. La structure organisationnelle, y compris les rôles et responsabilités pour les activités de qualification et de validation; 4.3.2.4.3. Un récapitulatif des installations, des équipements, des systèmes et des processus de l'établissement de transfusion sanguine et de leur état de qualification et de validation; 4.3.2.4.4. Un contrôle des changements et la gestion des écarts pour la qualification et la validation; 4.3.2.4.5. Des conseils pour l'élaboration des critères d'acceptation; 4.3.2.4.6. Des références aux documents existants; 4.3.2.4.7. Une stratégie de qualification et de validation, y compris de requalification, le cas échéant. 4.3.2.5. Pour les grands projets complexes, la planification revêt une importance accrue et des plans de validation distincts peuvent améliorer la clarté. De tels plans doivent être reliés et traçables. 4.3.2.6. Une approche de la gestion des risques de qualité doit être utilisée pour les activités de qualification et de validation. Compte tenu des connaissances et de la compréhension renforcées découlant de tout changement apporté durant la phase de qualification et de validation, les évaluations des risques doivent être réitérées, conformément aux exigences. La manière dont les évaluations des risques sont utilisées pour étayer les activités de qualification et de validation doit être clairement documentée. 4.3.2.7 Des vérifications appropriées doivent être intégrées aux travaux de qualification et de validation afin de garantir l'intégrité de toutes les données obtenues. 4.3.3. Documentation comprenant le PGV 4.3.3.1 Les bonnes pratiques en matière de documentation sont importantes pour renforcer la gestion des connaissancestout au long du cycle de vie du produit. Il y a lieu d'élaborer des protocoles de validation qui précisent comment la qualification et la validation doivent être effectuées et qui définissent les systèmes, les attributs et les paramètres critiques ainsi que les critères d'acceptations associés. 4.3.3.2. Tous les documents produits lors de la qualification et de la validation doivent être approuvés et autorisés par le personnel approprié, tel que défini dans le système de qualité. 4.3.3.3. Les documents de qualification peuvent être regroupés, le cas échéant, tels que la qualification des installations (IQ) et la qualification opérationnelle (OQ). 4.3.3.4. Tout changement significatif apporté au protocole approuvé pendant l'exécution, par exemple les critères d'acceptation, les paramètres de fonctionnement, etc., doit être documenté en tant que dérogation et doit être scientifiquement justifié. 4.3.3.5. La corrélation entre les documents dans des projets de validation complexes doit être clairement définie. 4.3.3.6. Lorsque des protocoles de validation et d'autres documentations sont fournis par un tiers, dispensant des services de validation, le personnel approprié de l'établissement de transfusion sanguine doit confirmer l'adéquation et la conformité aux procédures internes avant approbation. Les protocoles des fournisseurs peuvent être complétés par une documentation/des protocoles de contrôle avant utilisation. 4.3.3.7. Les résultats qui ne correspondent pas aux critères d'acceptation prédéfinis doivent être consignés en tant que dérogation et faire l'objet d'une enquête approfondie conformément aux procédures locales. Toute implication pour la validation doit être débattue dans le rapport. 4.3.3.8. La revue et les conclusions de la validation doivent faire l'objet d'un rapport et les résultats obtenus doivent être résumés au regard des critères d'acceptation. Tout changement subséquent des critères d'acceptation doit être scientifiquement justifié et une recommandation finale doit être effectuée quant au résultat de la validation. 4.3.3.9. Une décharge formelle pour la phase suivante du processus de qualification et de validation doit être autorisée par le personnel responsable pertinent, soit dans le cadre de l'approbation du rapport de validation, soit dans le cadre d'un document de synthèse distinct.

Une approbation conditionnelle de procéder à la phase suivante de qualification peut être accordée lorsque certains critères d'acceptation ou certaines dérogations n'ont pas été totalement traités et s'il existe une évaluation documentée attestant que cela n'a pas d'incidence significative sur l'activité suivante. 4.3.4. Phases de qualification pour les équipements, les installations et les systèmes 4.3.4.1. Les activités de qualification doivent prendre en compte toutes les phases depuis l'élaboration initiale des spécifications, des exigences des utilisateurs jusqu'à l'utilisation finale de l'équipement, des installations ou du système. Les principales phases et certaines suggestions de critères (bien que cela dépend de chaque projet individuel et peut varier) qui peuvent être inclus dans chaque phase, sont indiquées ci-après. 4.3.4.2. Spécifications des exigences des utilisateurs (URS) : les spécifications pour les équipements, les installations ou les systèmes doivent être définies dans un URS et/ou un cahier des charges fonctionnel. Les éléments essentiels de qualité doivent être intégrés à ce stade et les risques liés aux bonnes pratiques réduits à un niveau acceptable. L' URS doit constituer une référence tout au long du cycle de vie de la validation. 4.3.4.3. Qualification de la conception (design qualification, DQ).

L'élément suivant de la validation de nouvelles installations, de nouveaux systèmes ou équipements est la qualification de la conception. Elle implique la démonstration et la documentation de la conformité de la conception aux bonnes pratiques (c'est-à-dire que la conception est adaptée à l'usage envisagé). Les exigences de l'URS doivent être vérifiées pendant la qualification de la conception. 4.3.4.4. Tests d'acceptation en usine/Tests d'acceptation sur site (Factory Acceptance Testing (FAT)/Site Acceptance Testing (SAT)) : les équipements, en particulier s'ils intègrent des technologies nouvelles ou complexes, peuvent être évalués, le cas échéant, chez le vendeur, avant la livraison. Avant l'installation, il doit être confirmé que les équipements sont conformes à l' URS/au cahier des charges fonctionnel sur le site du vendeur, le cas échéant. Lorsque cela est approprié et justifié, un examen de la documentation et certains essais peuvent être effectués lors des tests d'acceptation en usine ou lors d'autres phases, sans qu'il soit besoin de refaire une IQ/ une OQ sur site, s'il peut être démontré que la fonctionnalité n'est pas affectée par le transport et l'installation. Les tests d'acceptation en usine peuvent être complétés par l'exécution de tests d'acceptation du site après réception de l'équipement sur le site de production. 4.3.4.5. Qualification d'installation (IQ). Elle doit être exécutée sur les installations, les systèmes et les équipements nouveaux ou modifiés. La qualification des installations doit inclure, sans pour autant s'y limiter, les éléments suivants : 4.3.4.5.1. Installations de composants, d'équipements, de tuyauteries, de services et d'appareillages, qui sont vérifiés en se référant à des schémas d'ingénierie et des spécifications actualisées; 4.3.4.5.2. Vérification de l'installation correcte par rapport à des critères prédéfinis; 4.3.4.5.3. Collecte et comparaison des instructions de fonctionnement, de mise en oeuvre, et des exigences de maintenance du fournisseur; 4.3.4.5.4. Exigences de calibrage; 4.3.4.5.5. Vérification des matériaux de construction. 4.3.4.6. Qualification opérationnelle (OQ). L'achèvement d'une qualification opérationnelle réussie doit permettre la finalisation du calibrage, des procédures de fonctionnement et de nettoyage, de la formation des opérateurs et des exigences de maintenance préventives.

La qualification opérationnelle suit généralement la qualification des installations, mais en fonction de la complexité de l'équipement, elle peut être réalisée comme une qualification combinée des installations et des opérations (IOQ). La qualification opérationnelle doit inclure, sans pour autant s'y limiter, les éléments suivants : 4.3.4.6.1. Des tests qui ont été élaborés à partir de la connaissance des processus, des systèmes et des équipements afin de garantir que le système fonctionne conformément à la conception; 4.3.4.6.2. Des tests destinés à confirmer les limites de fonctionnement supérieures et inférieures et/ou les conditions du « pire scénario ». 4.3.4.7. Qualification des performances (PQ). Bien que la qualification des performances soit décrite comme une activité distincte, dans certains cas, il peut être approprié de l'effectuer conjointement à la qualification opérationnelle ou à la validation des processus. La qualification des performances suit l'achèvement réussi de la qualification des installations et de la qualification opérationnelle. La qualification des performances doit inclure, sans pour autant s'y limiter, les éléments suivants : 4.3.4.7.1. Des contrôles, utilisant les matériels de production, des substituts qualifiés ou des composants sanguins artificiels dont il est prouvé qu'ils ont un comportement équivalent dans des conditions normales et dans des conditions de fonctionnement du « pire scénario ». La fréquence des prélèvements utilisés pour confirmer le contrôle des processus doit être justifiée; 4.3.4.7.2. Les contrôles doivent couvrir la plage de fonctionnement du processus envisagé, à moins qu'il existe une preuve documentée découlant des phases d'élaboration confirmant ces plages de fonctionnement. 4.3.5. Requalification 4.3.5.1 L'équipement, les installations et les systèmes doivent être évalués selon une fréquence appropriée afin de confirmer qu'ils restent en état de contrôle. 4.3.5.2 Lorsque la requalification est nécessaire et exécutée sur une période spécifique, cette période doit être justifiée et les critères d'évaluation définis. En outre, la possibilité d'apporter de petits changements au fil du temps doit être évaluée. 4.4. Validation des processus 4.4.1. Généralités 4.4.1.1. Les exigences et principes décrits dans cette section sont applicables à la préparation, la distribution et la délivrance des composants sanguins. Ils couvrent la validation initiale des nouveaux processus, la validation subséquente des processus modifiés ou les transferts de site pour le maintien de l'état validé (vérification continue des processus). Dans la présente section, il est implicite qu'un processus solide de développement de produit est mis en place pour permettre une validation réussie des processus. 4.4.1.2. On doit démontrer que les processus sont robustes et qu'ils garantissent une qualité uniforme des composants sanguins avant leur distribution et leur utilisation clinique de routine. Les processus doivent subir un programme de validation prospectif, dans la mesure du possible. Une validation rétrospective ne constitue plus une approche acceptable. 4.4.1.3. La validation des processus de nouveaux composants sanguins doit couvrir tous les processus et sites de fabrication prévus. Une approche de la validation scientifique et fondée sur le risque peut être justifiée pour de nouveaux composants sanguins sur la base de la connaissance approfondie des processus découlant de la phase de développement, conjointement à un contrôle statistique continu approprié des processus. La conception part du principe que la validation exécutée est représentative de tous les paramètres des processus et des produits. 4.4.1.4. Pour la validation des processus de préparation de composants sanguins qui sont transférés d'un site à un autre ou au sein d'un même site, le nombre de composants sanguins utilisés pour la validation du processus peut être réduit en fonction de la connaissance des processus existants, notamment du contenu de la validation précédente qui doit être disponible. La même approche peut être utilisée pour les différentes tailles de poches de sang, si cela est justifié. 4.4.1.5. La validation des processus doit établir si tous les attributs de qualité et les paramètres des processus, qui sont jugés importants pour garantir le statut validé et la qualité acceptable des composants sanguins, peuvent être rencontrés par le processus de façon consistante. Un attribut de qualité critique est une propriété ou une caractéristique physique, chimique, biologique ou microbiologique qui doit se trouver dans les limites, la plage ou la distribution approuvées afin de garantir la qualité souhaitée du composant. Un paramètre de processus critique est un paramètre d'un processus dont la variabilité a une incidence sur l'attribut de qualité critique et qui, par conséquent, doit être surveillé ou contrôlé afin de garantir que le processus produit la qualité souhaitée. La base en fonction de laquelle les paramètres des processus et les attributs de qualité ont été définis comme étant critiques ou non critiques doit être clairement documentée, en tenant compte des résultats de toutes les activités d'évaluation des risques. 4.4.1.6. Les installations, les systèmes et les équipements qui seront utilisés doivent être qualifiés avant utilisation et les méthodes analytiques d'essais doivent être validées. Les installations, les systèmes, les équipements, les outils et les processus doivent être périodiquement évalués afin de s'assurer qu'ils fonctionnent toujours correctement. 4.4.1.7. Pour tous les composants sanguins, les connaissances du processus provenant des études de développement ou d'autres sources doivent être accessibles à l'établissement, à moins qu'elles ne soient autrement justifiées, et doivent constituer la base des activités de validation. 4.4.1.8. Durant la validation du processus, divers membres du personnel peuvent être impliqués dans la préparation des composants sanguins. Les composants sanguins doivent être exclusivement préparés par un personnel formé, conformément aux bonnes pratiques au moyen d'une documentation approuvée. Il est attendu que le personnel en charge de la préparation soit impliqué dans la préparation des composants sanguins durant la validation afin de faciliter la compréhension du processus. 4.4.1.9. Les fournisseurs de matériels critiques doivent être qualifiés avant la préparation des composants sanguins pendant la validation du processus; si tel n'est pas le cas, une justification fondée sur l'application des principes de gestion des risques de qualité doit être documentée. 4.4.1.10. Si des composants sanguins préparés pendant la validation du processus sont libérés pour une utilisation clinique, cela doit être prédéfini. Les conditions dans lesquelles ils sont produits doivent pleinement satisfaire aux exigences des bonnes pratiques, ainsi qu'aux critères d'acceptation de la validation et à tout critère de vérification continue des processus (le cas échéant). 4.4.2. Validation concomitante 4.4.2.1. Dans des circonstances exceptionnelles et justifiées reposant sur un avantage considérable pour les patients, lorsqu'il existe un rapport risques-avantages élevé pour le patient et avec un contrôle systématique de chaque unité de composants sanguins en termes de leur conformité aux exigences règlementaires, il peut être acceptable d'exécuter un protocole de validation simultanément à la distribution des unités produites pendant les validations et de ne pas achever un programme de validation avant la production de routine. Cependant, la décision d'effectuer une validation concomitante doit être documentée dans le plan générale de validation à des fins de visibilité et doit être approuvée par le personnel habilité. 4.4.2.2. Lorsqu'une approche de validation concomitante a été adoptée, il doit exister suffisamment de données pour étayer la conclusion que tout composant sanguin donné répond aux critères d'acceptation définis. Les résultats et la conclusion doivent être formellement documentés et accessibles pour la personne responsable avant la libération pour une utilisation clinique. 4.4.3. Validation prospective 4.4.3.1. En utilisant cette approche, un certain nombre de composants sanguins peuvent être préparés en vertu des nouvelles conditions proposées. Le nombre de séries de processus, le nombre de prélèvements et le nombre d'observations effectués doivent se fonder sur les principes de gestion des risques de qualité et être suffisants pour permettre d'établir un éventail normal de variations et de tendances et fournir suffisamment de données pour une évaluation. Chaque établissement de transfusion sanguine doit déterminer et justifier le nombre d'unités de composants sanguins nécessaire pour démontrer l'assurance que le processus est capable de produire de manière consistante des composants sanguins de qualité. 4.4.3.2 La préparation des composants sanguins pendant la phase de validation doit refléter les quantités qu'il est prévu de produire dans des conditions normales de production. 4.4.3.3 Un protocole de validation des processus doit être élaboré, définissant les paramètres critiques des processus, les attributs critiques de qualité et les critères d'acceptation associés qui doivent reposer sur des données de développement ou des connaissances documentées du processus. 4.4.3.4 Les protocoles de validation des processus doivent inclure, sans pour autant s'y limiter, les éléments suivants : 4.4.3.4.1. Une brève description du processus; 4.4.3.4.2. Les fonctions et responsabilités; 4.4.3.4.3. Un récapitulatif des attributs critiques de qualité devant être examinés; 4.4.3.4.4. Un récapitulatif des paramètres critiques du processus et leurs limites associées; 4.4.3.4.5. Un récapitulatif des autres attributs (non critiques) et des autres paramètres devant être étudiés ou surveillés durant l'activité de validation et les raisons de leur inclusion; 4.4.3.4.6. La liste des équipements/installations /du personnel à utiliser (y compris des équipements de mesure/ surveillance/enregistrement) avec le statut de calibrage; 4.4.3.4.7. La liste des méthodes analytiques et la validation des méthodes, le cas échéant. 4.4.3.4.8. Les contrôles au cours du processus proposés avec les critères d'acceptation et les raisons pour lesquelles chaque contrôle au cours du processus est sélectionné; 4.4.3.4.9. Les contrôles supplémentaires à effectuer avec les critères d'acceptation; 4.4.3.4.10. Le plan d'échantillonnage et les raisons qui le justifient; 4.4.3.4.11. Les méthodes d'enregistrement et d'évaluation des résultats; 4.4.3.4.12. Le processus de libération et de certification des unités (le cas échéant); 4.4.3.4.13. La conclusion. 4.4.4. Processus, vérification et maintenance continus de l'état validé 4.4.4.1. Une vérification continue des processus doit fournir des preuves documentées, grâce à un contrôle statistique des processus, que le processus reste dans un état de contrôle pendant la fabrication routinière . 4.4.4.2. Tous les processus critiques doivent être constamment surveillés et périodiquement évalués en vue de confirmer qu'ils demeurent valides. Lorsqu'aucun changement significatif n'a été apporté au statut validé, un examen accompagné de preuves montrant que le processus répond aux exigences prescrites peut être jugé acceptable à la place d'une revalidation complète. 4.4.4.3. Les établissements de transfusion sanguine doivent surveiller la qualité des composants sanguins au moyen d'un contrôle statistique des processus qui garantit qu'un état de contrôle est maintenu tout au long du cycle de vie du composant sanguin et évalue les tendances pertinentes du processus. 4.4.4.4. L'étendue et la fréquence de la vérification continue des processus doivent être revues périodiquement. A tout moment du cycle de vie du produit, il peut être approprié de modifier les exigences en tenant compte du niveau actuel de compréhension des processus et de leurs performances. 4.4.4.5. La vérification continue des processus doit être menée dans le cadre d'un protocole approuvé ou de documents équivalents et un rapport correspondant doit être élaboré pour documenter les résultats obtenus. Des outils statistiques doivent être utilisés, le cas échéant, afin d'étayer toute conclusion concernant la variabilité et la capacité d'un processus donné et afin de garantir un état de contrôle. 4.4.4.6. Les éléments suivants sont essentiels pour maintenir un état validé : 4.4.4.6.1. Un calibrage et une surveillance; 4.4.4.6.2. Une maintenance préventive; 4.4.4.6.3. Une formation et des compétences; 4.4.4.6.4. La requalification des fournisseurs; 4.4.4.6.5. Un examen périodique; 4.4.4.6.6. Une surveillance des performances; 4.4.4.6.7. Un système de retrait. 4.4.4.7. Le maintien du statut validé des composants sanguins doit être documenté dans la revue de la qualité des produits. Des changements progressifs au fil du temps doivent être envisagés et la nécessité de mesures supplémentaires, comme par exemple l'amélioration des prélèvements, doit être évaluée. 4.4.4.8. Des procédures de contrôle des changements opérationnels, de contrôle des documents et de contrôle de la qualité contribuent au maintien de l'état validé. 4.5. Validation des méthodes de contrôle 4.5.1. Toutes les méthodes analytiques de contrôle utilisées lors des exercices de qualification ou de validation doivent être validées avec une limite de détection et de quantification appropriée, au besoin, telle que définie sous le point 11.2. 4.5.2. Lorsqu'un contrôle microbien des composants sanguins est effectué, la méthode doit être validée afin de confirmer que le produit ou les résidus, tels que les antibiotiques, n'interfèrent pas avec l'analyse et n'influencent pas la récupération des microorganismes. 4.5.3. Lorsqu'un contrôle microbien des surfaces est effectué, une validation de la méthode de contrôle doit être effectuée afin de confirmer que les agents d'assainissement n'influencent pas la récupération des microorganismes. 4.6. Contrôle des changements 4.6.1. Les procédures de contrôle des changements doivent garantir qu'il est produit suffisamment de données justificatives afin de démontrer que le processus révisé engendre la production d'un composant sanguin de la qualité souhaitée, conforme aux spécifications approuvées. Les données justificatives, comme les copies des documents, doivent être examinées afin de confirmer que l'incidence du changement a été démontrée avant l'approbation finale. 4.6.2. Des procédures écrites doivent être mis en place pour décrire les mesures à prendre si un changement planifié est proposé pour une matière première, des spécifications de composants sanguins, un processus, un équipement, l'environnement (ou le site), une gamme de produits, une méthode de préparation ou un contrôle ou pour tout autre changement pouvant affecter la sécurité des donneurs, la qualité du composant sanguin ou la reproductibilité du processus. 4.6.3. Les changements doivent être autorisés et approuvés par les personnes responsables ou les membres du personnel fonctionnel pertinents, conformément au système de qualité de l'établissement de transfusion sanguine. 4.6.4. La gestion des risques de qualité doit être utilisée pour évaluer les changements planifiés afin de déterminer l'incidence potentielle sur la qualité des composants sanguins, le système de qualité de l'établissement de transfusion sanguine, la documentation, la validation, le statut réglementaire, le calibrage, la maintenance ainsi que sur tout autre système afin d'éviter des conséquences indésirables et de prévoir toute validation de processus, vérification ou tout effort de requalification nécessaires. 4.6.5. Après la mise en oeuvre, si besoin, une évaluation de l'efficacité du changement doit être effectuée pour confirmer que le changement a été mené à bien. 4.6.6. Certains changements peuvent exiger une notification à l'autorité réglementaire nationale ou une modification de licence de sa part. 4.7. Contrôle des équipements et des matériels 4.7.1. Principes généraux 4.7.1.1. Des systèmes documentés pour l'achat des équipements et des matériels doivent être disponibles. Ils doivent déterminer les exigences spécifiques pour l'établissement et l'examen des contrats pour la fourniture des équipements et des matériels. 4.7.1.2. Le processus contractuel doit comprendre : 4.7.1.2.1. Des vérifications avant l'attribution des contrats afin de garantir que les fournisseurs répondent aux besoins de l'établissement; 4.7.1.2.2. Des vérifications appropriées des produits reçus afin de confirmer qu'ils répondent aux spécifications; 4.7.1.2.3. L'obligation pour les fabricants de fournir un certificat d'analyse pour les matériels critiques; 4.7.1.2.4. Des vérifications visant à garantir que les biens utilisés continuent à répondre aux spécifications; 4.7.1.2.5. Des contacts réguliers avec les fournisseurs afin d'aider à mieux comprendre et résoudre les problèmes; 4.7.1.2.6. La réalisation d'audits réguliers. 4.7.1.3. L'évaluation des performances des équipements doit intervenir dans les situations suivantes : 4.7.1.3.1. Lors de la mise en service d'un nouvel équipement, qui doit comprendre la qualification de la conception, de l'installation, la qualification opérationnelle et la qualification des performances ainsi que les données complètes de validation du fabricant; 4.7.1.3.2. Après tout déplacement, toute réparation ou tout ajustement pouvant potentiellement modifier le fonctionnement de l'équipement; 4.7.1.3.3. Dès qu'il existe le moindre doute quant au fait que l'équipement ne fonctionne pas correctement. 4.7.1.4. Il y a lieu d'accorder une attention particulière à la qualité, la sécurité, l'efficacité de tout composant sanguin préparé avant la découverte d'un dysfonctionnement. 4.7.2. Calibrage et surveillance des équipements 4.7.2.1. Il convient d'établir un mécanisme pour garantir l'adéquation des programmes de calibrage et de surveillance et de veiller à ce qu'un personnel qualifié soit disponible pour sa mise en oeuvre. Un plan de calibrage et de surveillance doit être utilisé pour définir les exigences de l'établissement et l'implémentation du programme de calibrage comprenant la fréquence de la surveillance. 4.7.2.2. La détermination des tendances et les analyses des résultats du calibrage et de la surveillance doivent constituer un processus continu. La fréquence du calibrage et de la surveillance doit être déterminée pour chaque équipement afin d'atteindre et de maintenir le niveau souhaité de précision et de qualité. La procédure de calibrage et de surveillance doit reposer sur une norme internationale reconnue.

L'état de calibrage de tout équipement exigeant un calibrage doit être facilement accessible. 4.7.2.3. Afin de garantir une performance appropriée du système ou de l'équipement, un plan de surveillance doit être élaboré et mis en oeuvre. Ce plan doit tenir compte de la criticité du système ou de l'équipement et doit décrire les mécanismes de surveillance, de notification des utilisateurs et de résolution des problèmes. En cas d'observation d'un événement inhabituel, le personnel doit suivre la réponse standard décrite dans le plan de surveillance. La réponse standard doit impliquer une notification du personnel concerné et, éventuellement, le déclenchement d'une réponse de résolution du problème et l'évaluation des risques pour les composants sanguins concernés. En fonction de la gravité du problème et de la criticité du système ou de l'équipement, un plan de sauvegarde doit être mis en oeuvre afin de maintenir le fonctionnement du processus ou du système. 4.7.2.4. Outre les contrôles visant à évaluer l'adéquation des changements mis en oeuvre, une validation suffisante de l'intégralité du système doit être effectuée afin de démontrer que les parties du système qui ne sont pas impliquées dans le changement ne subissent pas d'incidence négative. 4.7.2.5. Le programme de formation doit être réévalué pour tout changement critique intervenant dans l'environnement, l'équipement ou les processus. Des enregistrements des formations (y compris des plans et protocoles du statut des formations) doivent garantir que les besoins en formation sont identifiés, planifiés, satisfaits et documentés de manière appropriée pour la maintenance des systèmes et des équipements validés. 4.7.2.6. La capacité d'un fournisseur à maintenir ses activités relatives à un système ou à un équipement doit être régulièrement requalifiée, notamment afin d'anticiper toute faiblesse dans les services ou de gérer les changements intervenant dans le système, l'équipement ou les changements de fournisseur. La périodicité et le détail du processus de requalification dépendent du niveau de risque lié à l'utilisation du système ou de l'équipement et doivent être prévus pour chaque fournisseur. 4.7.2.7. Un processus d'examen périodique doit être institué afin de garantir que la documentation relative au système ou à l'équipement est complète, actuelle et précise. Un rapport du processus d'examen doit être produit. Lorsque des écarts ou des problèmes sont détectés, des mesures doivent être définies, hiérarchisées, planifiées et mises en oeuvre. 5. Documentation 5.1. Principes généraux 5.1.1. Une bonne documentation constitue une partie essentielle du système de qualité et un élément clé pour un fonctionnement conforme aux exigences des bonnes pratiques. Les différents types de documents et de supports utilisés doivent être pleinement définis dans le système de management de la qualité de l'organisation. 5.1.2. La documentation peut se présenter sous différentes formes : format papier, électronique ou photographique. Le principal objectif du système de documentation utilisé doit mettre en place, un contrôle, une surveillance et un enregistrement de toutes les activités qui ont une incidence directe ou indirecte sur tous les aspects de la qualité et de la sécurité du sang et des composants sanguins ainsi que sur les produits médicaux dérivés. Le système de management de la qualité doit inclure des instructions suffisamment détaillées pour faciliter la bonne compréhension des exigences, en plus d'assurer l'enregistrement appropriée des différents processus et l'évaluation de toute observation, de façon à ce qu'il soit possible de démontrer une application continue des exigences. 5.1.3. Il existe deux principaux types de documentation utilisés pour gérer et enregistrer la conformité aux bonnes pratiques : les instructions (directives, exigences) et les enregistrements/ rapports.

Des pratiques appropriées doivent être appliquées en ce qui concerne le type de document. Des contrôles adaptés doivent être effectués afin de garantir l'exactitude, l'intégrité, l'accessibilité et la lisibilité des documents. Les documents d'instructions doivent être exempts d'erreurs et disponibles sous forme écrite. Le terme « écrit » signifie enregistré ou documenté sur un support à partir duquel les données peuvent être présentées dans un format lisible pour les humains. 5.2. Bonne pratique de documentation nécessaire (par type) 5.2.1. Il y a lieu de mettre en place et de tenir à jour des documents définissant les spécifications, des procédures et des enregistrements relatifs à chaque activité effectuée par l'établissement de transfusion sanguine (directive 2005/62/CE/annexe 5.1). 5.2.2. Instruction (directives ou exigences) 5.2.2.1. Les spécifications décrivent dans le détail les exigences auxquelles le sang et les composants sanguins ou les matériels utilisés ou obtenus lors de la préparation et la distribution doivent se conformer. Elles servent de base pour l'évaluation de la qualité (les spécifications décrites dans la section « Normes » du Chapitre 5 - Monographies des composants, figurant dans le Guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins publié par le Conseil de l'Europe peuvent être utilisées). 5.2.2.2. Les instructions de contrôle doivent détailler toutes les matières premières, les équipements et les systèmes informatisés (le cas échéant) à utiliser et préciser toutes les instructions de prélèvement et de contrôle. S'ils sont appliqués, les contrôles intraprocessus doivent être spécifiés, de concert avec leurs critères d'acceptation. 5.2.2.3. Les procédures (également désignées par le terme de procédures opératoires standard/Standard Operating Procedures ou SOP) donnent des instructions pour l'exécution de certaines opérations. 5.2.2.4. Les protocoles donnent des instructions pour exécuter certaines opérations distinctes et peuvent inviter à consigner les résultats (par exemple : les protocoles de qualification et de validation). 5.2.2.5. Des accords techniques sont convenus entre les donneurs d'ordre et les parties qui acceptent les contrats pour les activités externalisées. 5.2.3. Enregistrements/rapports 5.2.3.1. Les enregistrements apportent la preuve des diverses mesures prises pour démontrer la conformité aux instructions, comme les activités, les événements, les enquêtes et, dans le cas du sang ou des composants sanguins transformés, un historique de chaque unité (notamment de sa distribution). Les enregistrements contiennent les données brutes utilisées pour générer d'autres enregistrements. Pour les enregistrements électroniques, les utilisateurs autorisés doivent définir quelles données doivent être utilisées en tant que données brutes. Toutes les données sur lesquelles des décisions relatives à la qualité sont fondées doivent être définies comme étant des « données brutes ». 5.2.3.2. Les certificats d'analyse fournissent une synthèse des résultats des contrôles effectués sur des échantillons de réactifs, de produits ou de matériels, de concert avec l'évaluation de la conformité aux spécifications énoncées. 5.2.3.3. Les rapports documentent la réalisation de certains exercices, projets ou enquêtes, de concert avec les résultats, les conclusions et les recommandations. 5.3. Production et contrôle de la documentation 5.3.1. Tous les types de documents doivent être définis et respectés.

Les exigences s'appliquent également à toutes les formes de supports de documents. Les systèmes complexes doivent être parfaitement compris, bien documentés et validés et des contrôles adéquats doivent être institués. De nombreux documents (instructions et/ou enregistrements) peuvent exister sous des formes hybrides (c'est-à-dire qu'ils comportent certains éléments sous forme électronique tandis que d'autres sont sous forme papier). Les relations et les mesures de contrôle pour les documents maîtres, les copies officiels, la manipulation des données et les enregistrements doivent être indiquées pour les systèmes hybrides comme pour les systèmes homogènes. 5.3.2. Un système de contrôle des documents, défini dans une procédure écrite, doit être établi pour l'examen, l'historique des révisions et l'archivage des documents, y compris les procédures opératoires standard. Des contrôles appropriés pour les documents électroniques, tels que les modèles, les formulaires et les documents maîtres doivent être mis en oeuvre. Il y a lieu d'instituer des contrôles afin de garantir l'intégrité de l'enregistrement durant toute la durée d'archivage. 5.3.3. Les documents doivent être soigneusement conçus, préparés, revus et distribués. La reproduction des documents de travail à partir des documents maîtres ne doit pas permettre l'introduction d'une quelconque erreur au cours du processus de reproduction. 5.3.4. Les documents contenant des instructions doivent être approuvés, signés et datés par les personnes appropriées et autorisées. Cela peut également se faire par voie électronique. Le contenu des documents ne doit pas être ambigu et les documents doivent être identifiable de manière unique. La date d'entrée en vigueur doit être définie. 5.3.5. Les documents contenant des instructions doivent être présentés de façon ordonnée et être faciles à vérifier. Le style et la langue des documents doivent être adaptés à l'usage prévu . Les procédures opératoires standard, les instructions de travail et les méthodes doivent être rédigés dans un style obligatoirement directif. 5.3.6. Les documents s'inscrivant dans le système de management de la qualité doivent être régulièrement révisés et tenus à jour. 5.3.7. Toute modification significative des documents doit être exécutée sans retard, contrôlée, datée et signée par une personne habilitée à accomplir cette tâche (directive 2005/62/CE/annexe 5.3). 5.3.8. Les documents d'instruction ne doivent pas être écrits à la main; toutefois, lorsque les documents exigent une saisie de données, un espace suffisant doit être prévu pour cette saisie. 5.4. Bonnes pratiques documentaires 5.4.1. Les enregistrements doivent être lisibles. Ils peuvent être écrits à la main, transférés sur un autre support (microfilm, par exemple) ou enregistrés dans un système informatisé (directive 2005/62/CE/annexe 5.2). 5.4.2. Les enregistrements doivent être effectués ou finalisés au moment où chaque action est réalisée, de façon à ce que toutes les activités significatives concernant le don, la collecte, la préparation, le contrôle et la distribution du sang et des composants sanguins soient traçables. 5.4.3. Le système des enregistrements doit garantir une documentation continue des procédures exécutées depuis le donneur de sang jusqu'au bénéficiaire. Cela signifie que toute étape significative doit être enregistrée d'une manière qui permet à un composant ou une procédure d'être tracée, dans n'importe quel sens, depuis la première étape jusqu'à l'utilisation finale/l'élimination. 5.4.4. Toute modification d'une saisie dans un document doit être signée et datée; la modification doit permettre la lecture de l'information originale. Le cas échéant, la raison de la modification doit être enregistrée. 5.5. Archivage des documents 5.5.1. Il y a lieu de clairement définir quel enregistrement se rapporte à chaque activité et où se trouve cet enregistrement. Il y a lieu d'instituer des contrôles afin de garantir l'intégrité de l'enregistrement durant toute la durée d'archivage. Ces contrôles doivent être validés, au besoin. 5.5.2. Des exigences spécifiques de conservation pour certaines documentations s'appliquent. 5.5.2.1. Les enregistrements doivent être conservés pour une période donnée, conformément aux exigences locales, nationales ou de l'Union européenne, selon le cas. 5.5.2.2. Les données de traçabilité (qui permettent le traçage depuis le donneur jusqu'au bénéficiaire et vice-versa) doivent être conservées pendant au moins trente ans (directive 2002/98, article 14.3). 5.5.2.3. La documentation relative aux enquêtes en cas d'incidents indésirables graves et d'effets indésirables graves doit être conservée pendant au moins 15 ans. 5.5.2.4. La documentation du système de qualité et les enregistrements associés doivent être conservés pendant au moins 10 ans. 5.5.2.5. Pour les autres types de documentation, la période de conservation doit être définie en fonction de l'activité de l'entreprise que la documentation justifie. Ces périodes de conservation doivent être spécifiées. 5.6. Spécifications 5.6.1. Des spécifications dûment approuvées et datées doivent être établies pour les matières premières et les matériaux de conditionnement, ainsi que pour le sang et les composants sanguins à l'état fini. 5.6.2. Les spécifications pour les matières premières et les matériaux de conditionnement primaires ou imprimés doivent comporter ou faire référence aux éléments suivants, en fonction des cas : 5.6.2.1. Une description des matériels, y compris : 5.6.2.1.1. Le nom utilisé dans l'établissement et le numéro de code interne; 5.6.2.1.2. Les fournisseurs approuvés et, si cela est raisonnable, le fabriquant original du matériel; 5.6.2.1.3 Un spécimen des matériels imprimés; 5.6.2.2. Les instructions pour les prélèvements et les contrôles; 5.6.2.3. Les caractéristiques qualitatives et quantitatives, avec leurs limites d'acceptation; 5.6.2.4 Les conditions et précautions de conservation; 5.6.2.5. La période maximale de conservation avant recontrôle. 5.6.3. Les spécifications pour les composants intermédiaire et pour les composants finis doivent être disponibles (les spécifications exposées dans la section « Normes » du chapitre 5, Monographies des composants, figurant dans le Guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins publié par le Conseil de l'Europe peuvent être utilisées). Les composants doivent être étiquetés conformément à la directive 2002/98/CE. 5.7. Instructions de préparation 5.7.1. Des instructions approuvées, écrites pour la préparation doivent exister pour chaque type de composant qui est produit. Elles doivent comprendre : 5.7.1.1. Un flux du processus pour chaque phase de préparation du composant, y compris le lieu de préparation et l'équipement critique utilisé; 5.7.1.2. Les méthodes (ou références aux méthodes) à utiliser pour la mise en marche et l'entretien de l'équipement critique (c'est-à-dire le nettoyage, le montage, le calibrage); 5.7.1.3. L'obligation de vérifier que l'équipement et le poste de travail sont libérés des précédents composants sanguins, des documents ou matériels non requis pour le processus prévu et que l'équipement est propre et adapté à l'utilisation; 5.7.1.4 Des instructions détaillées pour chaque étape de préparation (par exemple les vérifications des matériels, les prétraitements, la séquence d'addition de matériels et les paramètres critiques du processus, tels que les durées et la température); 5.7.1.5. Des instructions pour les contrôles en cours de préparation, avec les valeurs limites; 5.7.1.6. Les conditions de stockage des composants et de tout consommable et matière critique; 5.7.1.7. Toutes les précautions particulières à observer. 5.8. Etiquetage A chaque étape de la préparation, l'étiquetage doit clairement définir les composants individuels et leur nature. 5.8.1. Exigences pour l'étiquetage intermédiaire. L'étiquette apposée sur un composant intermédiaire doit toujours permettre de déterminer la phase de préparation et doit toujours comprendre : 5.8.1.1. Le nom du composant; 5.8.1.2. L'identification numérique ou alphanumérique unique du don; 5.8.1.3. Le nom de l'établissement produisant le sang. 5.8.2 L'enregistrement de la préparation : chaque unité est considérée comme étant un lot unique, mais les enregistrements des préparations doivent fournir des informations suffisantes pour établir l'historique et la traçabilité d'un composant préparé. Généralement, ces informations sont saisies dans les systèmes informatisés de l'établissement de transfusion sanguine. En règle générale, pour chaque unité, l'établissement de transfusion sanguine doit avoir accès aux enregistrements de préparation suivants : 5.8.2.1. Le nom et l'identifiant unique du composant; 5.8.2.2. Les dates et les heures de commencement des phases intermédiaires significatives et de l'achèvement de la préparation : 5.8.2.3. L'identification (les initiales) du ou des opérateurs qui ont exécuté chaque phase critique du processus (y compris les contrôles du processus) et, le cas échéant, le nom de toute personne ayant vérifié ces étapes; 5.8.2.4. Le numéro de lot de tout consommable qui entre dans la préparation et/ou le numéro d'analyse de chaque consommable; 5.8.2.5. Un enregistrement des contrôles en cours de préparation et de l'identité de la ou des personnes qui les ont effectués, ainsi que les résultats obtenus; 5.8.2.6. Les résultats des contrôles entrepris sur le don et/ou le composant (à l'exception de la surveillance de la qualité); 5.8.2.7. Les notes relatives à tout écart, y compris les détails de la procédure, avec une autorisation signée; 5.8.2.8. Les informations relatives à la préparation des composants non standard avec une autorisation signée. 5.9. Procédures et enregistrements 5.9.1. Réception 5.9.1.1. Il doit exister des procédures écrites et des enregistrements pour la réception de chaque livraison de matériels et de réactifs pouvant avoir une incidence sur la qualité et la sécurité du sang et des composants sanguins. Les enregistrements des réceptions doivent comprendre : 5.9.1.1.1. Le nom du matériel figurant sur le bon de livraison et les contenants; 5.9.1.1.2. Le code « interne » (le cas échéant) du matériel; 5.9.1.1.3. La date de réception; 5.9.1.1.4 Les noms du fournisseur et du fabricant; 5.9.1.1.5. Le numéro du lot ou de la référence du fabricant; 5.9.1.1.6 La quantité totale et le nombre de pièces reçues; 5.9.1.1.7. Le numéro de lot attribué après réception (le cas échéant); 5.9.1.1.8. Le nom /ID de la personne qui a reçu l'envoi; 5.9.1.1.9. Toute observation pertinente. 5.9.1.2. Il doit exister des procédures écrites pour l'étiquetage interne, la mise en quarantaine et la conservation des matières premières, des matériels de conditionnement et d'autres matériels, le cas échéant. 5.10. Echantillonnage 5.10.1. Des procédures écrites d'échantillonnage doivent être établies et elles doivent comporter les méthodes et le matériel à utiliser, les quantités à prélever et toute précaution éventuelles à observer pour éviter la contamination du matériel ou toute détérioration de sa qualité. 5.10.2. La surveillance de la qualité des composants sanguins doit être conforme aux spécifications actuelles pour les composants intermédiaires et finis. 5.10.3. Des procédures écrites doivent être établies pour le contrôle des matières et des composants sanguins lors des différentes phases de préparation, décrivant les méthodes et l'équipement à utiliser. Les contrôles exécutés doivent être enregistrés. 5.11. Autre 5.11.1. Des procédures écrites pour la libération et le rejet doivent être disponibles. 5.11.2. Des enregistrements de la distribution des composants sanguins doivent être maintenus afin de faciliter le rappel de toute unité, si nécessaire. 5.11.3. Des politiques, des procédures, des protocoles, des rapports écrits, ainsi que, le cas échéant, les enregistrements des actions décidées ou des conclusions doivent être établis pour : 5.11.3.1. Les validations et les qualifications des processus, des équipements et des systèmes; 5.11.3.2. Le montage et le calibrage des équipements; 5.11.3.3. La maintenance, le nettoyage et la désinfection'; 5.11.3.4. Les questions de personnel, y compris les listes de signatures, la formation aux bonnes pratiques et aux questions techniques, l'habillement et l'hygiène, et la vérification de l'efficacité de la formation; 5.11.3.5. La surveillance environnementale; 5.11.3.6. Le contrôle des nuisibles; 5.11.3.7. Les plaintes; 5.11.3.8. Les rappels; 5.11.3.9. Les retours; 5.11.3.10. Le contrôle des changements; 5.11.3.11. Les investigations sur les écarts et les non-conformités; 5.11.3.12. les audits qualité interne/conformité aux bonnes pratiques; 5.11.3.13. Les synthèses des enregistrements, le cas échéant (comme l'examen de la qualité des composants sanguins); 5.11.3.14. Les audits des fournisseurs. 5.11.4. Des registres doivent être tenus pour les contrôles analytiques principaux ou critiques, pour l'équipement de préparation et les zones où les composants sanguins ont été préparés. Ils doivent mentionner par ordre chronologique (et selon le cas) toute utilisation de la zone, de l'équipement/la méthode, les opérations de calibrage, de maintenance, de nettoyage ou de réparation (y compris les dates et l'identité des personnes ayant effectué ces opérations). 6. Collecte, contrôle et préparation du sang 6.1. Eligibilité des donneurs 6.1.1. Il y a lieu d'appliquer et de maintenir des procédures pour l'identification certaine et univoque des donneurs, et l'établissement de leur éligibilité. Elles doivent précéder chaque don et être conformes aux exigences définies à l'annexe II et à l'annexe III de la directive 2004/33/CE (directive 2005/62/CE/annexe 6.1.1.). 6.1.2. Une identification sécurisée et univoque ainsi qu'un enregistrement des données de contact des donneurs doivent être appliqués. De mécanismes robustes doivent relier les donneurs à chacun de leurs dons. 6.1.3. A l'arrivée dans l'établissement de transfusion sanguine, les donneurs doivent fournir la preuve de leur identité. Tous les donneurs doivent subir un processus de dépistage systématique pour évaluer leur admissibilité. 6.1.4. Seules les personnes en bonne santé, présentant de bons antécédents médicaux, peuvent être acceptées comme donneurs de sang ou de composants sanguins. 6.1.5. Le processus de sélection doit comprendre une évaluation de chaque donneur, effectuée par une personne adéquatement qualifiée qui a été formée à l'utilisation des directives en vigueur et qui travaille sous la direction d'un médecin. Cette évaluation implique un entretien, un questionnaire et des questions directes supplémentaires, si nécessaire. 6.1.6. Le questionnaire doit être conçu de façon à obtenir des informations relatives à la santé et au style de vie du donneur. Il doit être conçu d'une manière compréhensible par le donneur et distribué à tous les donneurs à chaque consultation. Une fois rempli, il doit être signé par le donneur. 6.1.7. Des critères d'acceptation/d'exclusion doivent être mis en place au sein de l'établissement de transfusion sanguine afin de contrôler l'acceptation ou l'exclusion des donneurs. 6.1.8. L'entretien avec le donneur doit être mené de façon à garantir la confidentialité (directive 2005/62/CE/ annexe 6.1.2). 6.1.9. L'entretien confidentiel doit être mené par un personnel spécifiquement formé pour poser des questions directes supplémentaires en vue de compléter les informations figurant dans le questionnaire.

La personne qui effectue l'évaluation doit certifier que les questions pertinentes ont bien été posées. 6.1.10. L'enregistrement relatif à l'admissibilité du donneur et l'évaluation finale doivent être signés par un professionnel de santé qualifié (directive 2005/62/CE, annexe 6.1.3). 6.1.11. Des enregistrements doivent être conservés pour chaque activité associée à la sélection du donneur. L'enregistrement doit refléter la décision d'accepter le donneur, compte tenu de ses antécédents médicaux, des antécédents d'exclusion, de l'entretien du donneur et des résultats de l'examen médical. L'exclusion d'un donneur et la raison doivent être consignés. Un système doit être mis en place afin de garantir que le donneur ne puisse pas faire de futurs dons pendant une période d'exclusion permanente ou temporaire (y compris pendant la durée de l'exclusion temporaire). 6.1.12. Les donneurs doivent recevoir l'instruction d'informer l'établissement de transfusion sanguine de tout signe ou symptôme se manifestant après un don. Un tel scénario indique que le don peut être infectieux ou que d'autres informations non divulguées durant l'examen de santé peuvent rendre le don antérieur impropre pour une transfusion. 6.1.13. Des procédures doivent être mises en place afin de garantir que toute conclusion anormale découlant d'un processus de sélection des donneurs est correctement examinée par un professionnel de santé qualifié et que les mesures appropriées sont prises. 6.2. Prélèvement de sang et de composants sanguins 6.2.1. La procédure de collecte de sang doit être conçue pour garantir que l'identité du donneur est vérifiée et enregistrée de manière sûre et que le lien entre, d'une part, le donneur et, d'autre part, le sang, les composants sanguins et les échantillons sanguins est clairement établi (directive 2005/62/CE/ annexe 6.2.1.). 6.2.2. L'identité du donneur doit être confirmée avant chaque étape critique du processus, et, au moins, avant la sélection du donneur et la ponction veineuse. 6.2.3. Un système de numéro de don unique doit être utilisé pour identifier chaque donneur et le don associé ainsi que tous ses composants, échantillons et enregistrements associés, et le lien de chacun de ceux-ci avec les autres. 6.2.4. Pendant ou après le don, tous les enregistrements, toutes les poches de sang et les échantillons de laboratoire doivent être contrôlés en termes de numéro de dons émis. Les étiquettes de numérotation des dons qui n'ont pas été utilisées doivent être jetées conformément à une procédure contrôlée. 6.2.5. Les systèmes de poches de sang stériles utilisés pour la collecte de sang et de composants sanguins et leur préparation doivent porter le marquage CE ou satisfaire à des normes équivalentes si le sang et les composants sanguins sont collectés dans des pays tiers. La traçabilité du numéro de lot figurant sur la poche de sang doit être assurée pour chaque composant sanguin (directive 2005/62/CE/annexe 6.2.2). 6.2.6. L'ensemble de la gestion des matériels et des réactifs, telle que la réception et la mise en quarantaine, les prélèvements, la conservation, l'étiquetage, la préparation, le conditionnement et la distribution, doit être effectuée conformément aux procédures ou aux instructions écrites et, le cas échéant, enregistrée. 6.2.7. Seuls les réactifs et les matériels qui proviennent de fournisseurs agréés et qui satisfont aux exigences et aux spécifications documentées peuvent être utilisés. 6.2.8. Les procédures de collecte de sang doivent réduire autant que possible le risque de contamination microbienne (directive 2005/62/CE/annexe 6.2.3). 6.2.8.1. Des systèmes stériles de collecte et de préparation du sang doivent être utilisés pour le sang et les composants sanguins. Les systèmes de prélèvement doivent être utilisés conformément aux instructions du fabricant. 6.2.8.2. Avant la ponction veineuse, un contrôle doit être effectué pour garantir que le système de collecte utilisé n'est pas endommagé ou contaminé et qu'il est approprié pour l'usage prévu. Toute humidité ou décoloration doit suggérer l'existence d'un défaut. 6.2.8.3. Des procédures appropriées de désinfection des mains et d'hygiène personnelle doivent être mis en place et doivent être exécutées par le personnel avant chaque don. 6.2.8.4. La peau au niveau de l'emplacement de la ponction veineuse doit être exempte de toute lésion, y compris d'eczéma. 6.2.8.5. L'emplacement de la ponction veineuse doit être préparé conformément à une procédure de désinfection définie et validée. La solution antiseptique doit avoir le temps de sécher complètement avant la ponction veineuse. La zone préparée ne doit pas être touchée avec les doigts avant l'insertion de l'aiguille. 6.2.8.6. L'efficacité de la procédure de désinfection doit être surveillée et des mesures correctives doivent être prises lorsqu'il y a des défaillances. 6.2.8.7. La date d'expiration du désinfectant doit être vérifiée. La date de fabrication et la date d'ouverture des désinfectants internes doivent être indiquées sur leurs étiquettes. 6.2.8.8. La poche de sang doit être vérifié après le don en quête de toute défectuosité. L'ensemble de la tubulure de la poche de collecte de sang doit être scellée à la fin, aussi près que possible de la poche de sang. 6.2.8.9. Des procédures opératoires standard doivent être établies décrivant les mesures à prendre après un don non réussi. Elles doivent préciser comment gérer le matériel déjà étiqueté et les circonstances dans lesquelles le renouvellement de la ponction veineuse est possible. 6.2.9. Les échantillons de laboratoire doivent être prélevés au moment du don et conservés de manière adéquate avant le contrôle (directive 2005/62/CE/annexe 6.2.4). 6.2.10. La procédure utilisée pour l'apposition des étiquettes portant les numéros de dons sur les enregistrements/dossiers, les poches de sang et les échantillons de laboratoire doit être conçue de manière à éviter tout risque d'erreur d'identification et de confusion (directive 2005/62/CE/annexe 6.2.5). 6.2.11. Après la collecte de sang, les poches de sang doivent être manipulées de manière à préserver la qualité du sang et à des températures de conservation et de transport adaptées aux exigences de préparation ultérieure (directive 2005/62/CE/annexe 6.2.6). 6.2.12. Le sang et les composants sanguins doivent être placés dans des conditions contrôlées et validées dès que possible après la ponction veineuse. Les dons et les échantillons doivent être transportés sur le site de préparation conformément aux procédures garantissant une température constante approuvée et un confinement sécurisé. Des données de validation doivent démontrer que la méthode de transport maintient le sang dans la fourchette de température spécifiée pendant toute la durée du transport. Autrement, des enregistreurs portables de températures peuvent être utilisés pour enregistrer la température pendant le transport du sang à destination du site de préparation. 6.2.13. Si un écart survient, il doit être approuvé par écrit par une personne compétente. 6.2.14. Lorsque le sang n'est pas transporté par l'établissement qui effectue le traitement lui-même, les responsabilités de la société de transport doivent être clairement définies et des audits périodiques doivent être menés afin de garantir la conformité. 6.2.15. Il y a lieu de mettre en place un système garantissant la possibilité d'établir un lien entre chaque don et les poches utilisées lors de la collecte et la préparation, grâce auxquelles le sang donné a été collecté et/ou transformé (directive 2005/62/CE/annexe 6.2.7). 6.3. Contrôles de laboratoire 6.3.1. Tous les dons de sang doivent être contrôlés afin de garantir qu'ils satisfont aux spécifications ainsi qu' à un haut niveau de sécurité pour le bénéficiaire. 6.3.2. Toutes les méthodes de contrôle réalisées au laboratoire doivent être validées avant utilisation (directive 2005/62/ CE/annexe 6.3.1). 6.3.3. Outre la validation du système de contrôle par le fabricant, une validation sur site du système de contrôle en laboratoire est requise avant son utilisation dans le cadre de contrôles de routine.

Cette validation doit démontrer que : 6.3.3.1. les spécifications de performances du système établies par le fabricant du kit sont respectées par le laboratoire; 6.3.3.2. le personnel du laboratoire est soigneusement informé, formé et compétent pour utiliser ce système de contrôle. 6.3.4. Toutes les activités de contrôles des dons, la manipulation des spécimens des donneurs, des prélèvements, l'échantillonnage; les analyses et le traitement des données doivent être entrepris indépendamment du contrôle du diagnostic des patients. 6.3.5. Chaque étape de la gestion et de la préparation des échantillons doit être décrite, tout comme les conditions de traitement pré-analytique des échantillons (comme la centrifugation), de conservation et de transport (durée, température, type de contenants, conservation après contrôle). 6.3.6. Lors de la réception des échantillons au laboratoire, une identification positive des échantillons reçus par rapport à ceux attendus doit être effectuée. 6.3.7. Des données doivent confirmer que tous les réactifs de laboratoire utilisés pour l'analyse des échantillons prélevés sur les donneurs et des échantillons de composants sanguins sont appropriés (directive 2005/62/CE/annexe 6.3.4). 6.3.8. Des contrôles des composants sanguins doivent être effectués conformément aux recommandations du fabricant de réactifs et aux kits de contrôle (à moins qu'une autre méthode n'ait été validée avant leur utilisation) avant la libération du composant sanguin. 6.3.9. Des contrôles de pré-acceptation doivent être effectués sur des échantillons avant l'achat de lots de réactifs commerciaux. Les éventuels acheteurs doivent exiger des fournisseurs potentiels qu'ils leur fournissent des données de validation complètes pour tous les lots de réactifs. Chaque lot de réactif doit être qualifié par l'acheteur afin de démontrer son adéquation à l'usage prévu dans le cadre du système utilisé pour les contrôles. 6.3.10. Un processus fiable doit être établi pour la transcription, le collationnement et l'interprétation des résultats. 6.3.11. La qualité des tests de laboratoire doit être régulièrement évaluée, par la participation à un système reconnu de contrôle de qualité externe (directive 2005/62/CE/annexe 6.3.5). 6.4. Contrôles de marqueurs infectieux 6.4.1. Le contrôle des dons pour le dépistage d'agents infectieux est un facteur clé pour garantir que le risque de transmission de maladies est réduit et que les composants sanguins sont adaptés à l'usage prévu. 6.4.2. Chaque don doit être contrôlé conformément aux exigences définies à l'annexe IV de la directive 2002/98/CE (directive 2005/62/CE/annexe 6.3.2). 6.4.3. Des contrôles supplémentaires pour déceler d'autres agents ou marqueurs peuvent être requis, compte tenu de la situation épidémiologique dans une région ou un pays donné. 6.4.4. Des contrôles sérologiques doivent être effectués sur des échantillons directement transférés du tube de prélèvement original dans l'analyseur. Une partie aliquote secondaire peut être utilisée pour des tests NAT de petits groupes d'échantillons individuels. 6.4.5. Si un test NAT est effectué en regroupant différents échantillons en petits groupes, un système soigneusement validé d'étiquetage/d'identification des échantillons, une stratégie validée, un processus de regroupement et un algorithme validés pour réattribuer les résultats du groupe aux dons individuels doivent être mis en place. 6.4.6. Des procédures clairement définies doivent déterminer la conduite à tenir en cas de discordances de résultats et garantir que le sang et les composants sanguins qui donnent à plusieurs reprises un résultat réactif à un test de dépistage sérologique des infections aux virus mentionnés à l'annexe IV de la directive 2002/98/CE sont exclus de l'usage thérapeutique et conservés séparément dans un environnement dédié. Des tests de confirmation appropriés doivent être effectués. En cas de résultats positifs confirmés, il y a lieu de mettre en place une gestion appropriée du donneur, comprenant la communication d'informations au donneur et des procédures de suivi. (directive 2005/62/CE/annexe 6.3.3). 6.4.7. Des algorithmes de dépistage doivent être précisément définis par écrit (c'est-à-dire des procédures opératoires standards) afin de traiter les échantillons initialement réactifs et de déterminer la conduite à tenir en cas de discordances de résultats. 6.5. Contrôles sérologiques des groupes sanguins des donneurs et des dons 6.5.1. Les procédures de contrôle sérologiques de détermination du groupe sanguin doivent inclure des procédures relatives aux contrôles à réaliser pour des groupes spécifiques de donneurs (par exemple, personnes effectuant leur premier don, donneurs ayant des antécédents de transfusion) (directive 2005/62/CE/annexe 6.3.6). 6.5.2. Chaque don doit être contrôlé afin de déterminer les groupes sanguins ABO et les rhésus et au moins tous les donneurs effectuant un premier don doivent être contrôlés pour le dépistage d'anticorps de globules rouges irréguliers cliniquement significatifs. 6.5.3. Les groupes sanguins ABO et le Rhésus D doivent être vérifiés lors de chaque don ultérieur. 6.5.4. Une comparaison doit être effectuée avec le groupe sanguin déterminé dans l'historique. Si une divergence est découverte, les composants sanguins concernés ne doivent pas être libérés tant que la divergence n'a pas été résolue de manière non équivoque. 6.5.5. Les donneurs qui ont déjà reçu des transfusions et les femmes qui ont été enceintes depuis leur dernier don doivent être contrôlés pour le dépistage d'anticorps de globules rouges irréguliers cliniquement significatifs. Si des anticorps de globules rouges cliniquement significatifs sont détectés, le sang ou le composant sanguin doit être étiqueté en conséquence. 6.5.6. Seuls des réactifs de contrôle qui ont été produits sous licence ou évalués et jugés adaptés par une autorité sanitaire nationale responsable/ l'autorité compétente doivent être utilisés. Au sein de l'Union européenne, ces réactifs sont considérés comme des dispositifs médicaux de diagnostic in vitro et doivent être marqués CE. 6.5.7. La directive 98/79/CE de l'Union européenne classe les réactifs pour la détermination des groupes sanguins système ABO, rhésus (C, c, D, E, e) anti-kell dans la liste A de l'annexe II. Le fabricant de ces réactifs doit être doté d'un système de qualité complet certifié par un organisme habilité et doit mettre à disposition tous les résultats des contrôles effectués sur chaque lot. 6.5.8. Des procédures de contrôle qualité doivent être mises en oeuvre pour l'équipement, les réactifs et les techniques utilisés pour la détermination des groupes sanguins ABO et des Rhésus D et pour l'identification d'allo-anticorps. La fréquence des contrôles dépend de la méthode utilisée. 6.6. Préparation et validation 6.6.1. L'ensemble de l'équipement et tous les dispositifs techniques doivent être utilisés selon des procédures validées (directive 2005/ 62/CE/annexe 6.4.1). 6.6.2. La préparation des composants sanguins doit être effectuée selon des procédures appropriées et validées, comprenant des mesures destinées à éviter le risque de contamination et de prolifération microbienne dans les composants sanguins préparés. (directive 2005/62/CE/Annexe 6.4.2). 6.6.3. L'utilisation de systèmes clos est fermement recommandée pour toutes les étapes de préparation des composants. Des systèmes ouverts peuvent être exceptionnellement nécessaires en raison de contraintes locales et doivent être utilisés dans un environnement spécifiquement conçu pour réduire le risque de contamination bactérienne. Lorsque des systèmes ouverts sont utilisés, une attention toute particulière doit être accordée à l'utilisation de procédures aseptiques. 6.6.4. La validation des processus de congélation doit envisager les pires scénarios, en tenant compte des charges minimales et maximales et de la place occupée dans le congélateur. 6.6.5. Des dispositifs de liaison stériles doivent être utilisés conformément à une procédure validée. Lorsqu'elles sont validées, les liaisons effectuées au moyen de dispositifs de liaison stériles sont considérées comme des systèmes fermés. La soudure qui en résulte doit être contrôlée afin de vérifier que l'alignement est satisfaisant et son intégrité doit être confirmée. 6.7. Etiquetage 6.7.1. Tous les contenants doivent, à tous les stades, être munis d'une étiquette comportant les informations nécessaires à leur identification. En l'absence d'un système informatisé validé pour gérer le contrôle du statut du sang et des composants sanguins, l'étiquetage doit permettre de distinguer clairement les unités de sang et composants sanguins placés en quarantaine de ceux qui sont libérés. (directive 2005/62/CE/annexe 6.5.1). 6.7.2 Le type d'étiquette à utiliser et la méthodologie d'étiquetage doivent être définis et établis dans des procédures opératoires standard écrites. 6.7.3. Les étiquettes apposées sur les contenants, sur les équipements ou dans les locaux doivent être claires, sans ambiguïté et au format décidé par l'établissement de transfusion sanguine. 6.7.4. Le système d'étiquetage des poches pour le sang collecté, les composants sanguins à l'état intermédiaire ou fini et les échantillons doit identifier sans erreur possible le type de contenu et satisfaire aux exigences en matière d'étiquetage et de traçabilité visées à l'article 14 de la directive 2002/98/CE et à la directive 2005/61/CE de la Commission ( 6 ). L'étiquette apposée sur un composant sanguin final doit être conforme aux exigences définies à l'annexe III de la directive 2002/98/CE. (directive 2005/62/CE/annexe 6.5.2). 6.7.5. Les établissements de transfusion sanguine responsables de la préparation des composants sanguins doivent fournir aux utilisateurs cliniques de composants sanguins des informations relatives à leur utilisation, leur composition et toute condition spéciale ne figurant pas sur l'étiquette du composant. 6.7.6. Pour le sang et les composants sanguins autologues, l'étiquette doit également être conforme aux dispositions de l'article 7 de la directive 2004/33/CE et aux exigences supplémentaires concernant les dons autologues mentionnées à l'annexe IV de ladite directive. (directive 2005/ 65/CE/annexe 6.5.3). 6.8. Libération du sang et des composants sanguins 6.8.1. Un système sécurisé doit être en place afin d'éviter une libération de toute unité de sang ou de tout composant sanguin avant que toutes les exigences obligatoires énoncées dans la présente directive soient remplies. Chaque établissement de transfusion sanguine doit être en mesure de démontrer que la libération de chaque unité de sang ou de composant sanguin a été formellement effectuée par une personne autorisée. Les enregistrements doivent indiquer que tous les éléments d'admissibilité administrative, médicale et de contrôles satisfont à l'ensemble des critères d'admission, avant qu'un composant sanguin cesse d'être placé en quarantaine. (directive 2005/62/CE/annexe 6.6.1). 6.8.2. Il doit exister des procédures opératoires standard décrivant les actions et les critères qui déterminent si le sang ou un composant sanguin peut être libéré. Les critères de libération et les spécifications des composants sanguins doivent être définis, validés, documentés et approuvés. 6.8.3. Une procédure doit être définie pour les libérations exceptionnelles de sang et de composants sanguins non standard dans le cadre d'un système de non-conformité établi. La décision autorisant cette libération doit être clairement documentée et la traçabilité doit être garantie. 6.8.4. Avant la libération, le sang et les composants sanguins doivent être bloqués administrativement et conservés physiquement de manière séparée du sang et des composants sanguins libérés. En l'absence d'un système informatisé validé pour gérer le contrôle du statut des composants sanguins, l'étiquette apposée sur une unité de sang ou un composant sanguin doit identifier le statut de quarantaine, conformément au point 6.5.1. (directive 2005/62/CE/ annexe 6.5.1 et 6.6.2). [Note du traducteur : le point 6.5.1. cité dans le texte concerne l'annexe 6.5.1. de la Directive 2005/62/CE.] 6.8.5. Il doit exister un système administratif et physique de mise en quarantaine pour le sang et les composants sanguins afin de garantir que les composants ne peuvent pas être libérés tant que toutes les exigences obligatoires ne sont pas satisfaites. 6.8.6. Au cas où le composant final ne ferait pas l'objet d'une libération, en raison d'un résultat positif confirmé à un test de détection d'une infection pour un agent visé à l'annexe IV de la directive 2002/98/CE, il y a lieu de procéder à une vérification pour garantir que d'autres composants provenant du même don et des composants préparés à partir de dons précédents du donneur sont identifiés. Le dossier du donneur doit être immédiatement mis à jour (directive 2005/62/CE/ annexe 6.3.2, 6.3.3 et 6.6.3). 6.8.7. Si un composant final ne fait pas l'objet d'une libération en raison d'une éventuelle incidence sur la sécurité du patient, le dossier du donneur doit être immédiatement mis à jour de façon à garantir, le cas échéant, que le ou les donneurs ne puissent plus effectuer d'autres dons. 7. Conservation et distribution 7.1. Le système de qualité de l'établissement de transfusion sanguine doit garantir que, pour le sang et les composants sanguins destinés à la fabrication de médicaments, les exigences en matière de conservation et de distribution sont conformes à la directive 2003/94/CE (directive 2005/62/CE/annexe 7.1). 7.2. Les procédures de conservation et de distribution doivent être validées pour garantir la qualité du sang et des composants sanguins pendant toute la période de conservation et pour exclure les risques d'erreurs dans le choix des composants sanguins. Tous les processus de transport et de conservation, y compris la réception et la distribution, doivent être définis dans des procédures écrites et des spécifications écrites. (directive 2005/62/CE/annexe 7.2). 7.3. Les conditions de conservation doivent être contrôlées, surveillées et vérifiées. Des alarmes appropriées doivent être présentes et régulièrement vérifiées; toutes les vérifications doivent être enregistrées. Des mesures appropriées relatives aux alarmes doivent être définies. 7.4. Il y a lieu de mettre en place un système visant à garantir la rotation des stocks impliquant des vérifications régulières et fréquentes afin d'établir que le système fonctionne correctement. Le sang et les composants sanguins dont la date d'expiration ou la durée de conservation est dépassée doivent être séparés du stock utilisable. 7.5. Avant la distribution, les composants sanguins doivent faire l'objet d'une inspection visuelle. 7.6. Le sang et les composants sanguins autologues ainsi que les composants sanguins collectés et préparés à des fins spécifiques doivent être conservés séparément (directive 2005/62/CE/annexe 7.3). 7.7. Il y a lieu de tenir des inventaires de stock et de distribution appropriés (directive 2005/62/CE/annexe 7.4). 7.8. Il y a lieu de tenir des enregistrements de la distribution des composants sanguins entre les établissements de transfusion sanguine, entre les établissements de transfusion sanguine et les banques de sang hospitalières, et entre lesbanques de sang hospitalières. Ces enregistrements doivent indiquer la date de fourniture, l'identifiant unique des composants et le nom du composant sanguin, la quantité reçue ou fournie, le nom et l'adresse du fournisseur ou du destinataire. 7.9. L'emballage doit préserver l'intégrité et la température de conservation du sang ou des composants sanguins pendant la distribution et le transport (directive 2005/62/CE/annexe 7.5). 7.10 Vérification du transport 7.10.1 Les composants sanguins doivent être transportés conformément aux conditions définies. 7.10.2 Il est reconnu que la vérification du transport peut poser des difficultés en raison des facteurs variables impliqués; cependant, les itinéraires de transport doivent être clairement définis. Les variations saisonnières et autres variations doivent également être prises en considération lors de la vérification du transport. 7.10.3 Une évaluation des risques doit être menée pour examiner l'incidence sur le processus de transport des variables autres que les conditions qui sont régulièrement contrôlées ou surveillées, comme les retards dans le transport, la défaillance du refroidissement et/ou des dispositifs de surveillance, la sensibilité des composants sanguins et de tout autre facteur pertinent. 7.10.4 En raison des conditions variables qui peuvent avoir lieu durant le transport, une surveillance continue et un enregistrement de toute condition environnementale critique à laquelle le composant sanguin peut être soumis doit être effectuée, sauf justification contraire. 7.11. La remise en stock de sang et de composants sanguins, en vue d'une nouvelle délivrance ultérieure, n'est admissible que moyennant le respect de l'ensemble des critères de qualité et des procédures établies par l'établissement de transfusion sanguine pour garantir l'intégrité des composants sanguins (directive 2005/562/CE/annexe 7.6). 7.12. Les composants sanguins ne doivent pas être retournés à l'établissement de transfusion sanguine en vue d'une distribution ultérieure, à moins qu'il n'existe une procédure pour le retour des composants sanguins réglementée par un contrat et, si tel est le cas, que l'on dispose de la preuve documentée pour chaque composant sanguin retourné que les conditions de conservation approuvées ont été respectées. Avant toute distribution ultérieure, des enregistrements doivent établir que le composant sanguin a été inspecté avant la nouvelle délivrance. 8. Gestion des activités sous-traitées 8.1. Principes généraux 8.1.1. Les activités sous-traitées doivent être définies dans un contrat écrit spécifique (directive 2005/62/CE/annexe 8). 8.1.2. Les activités sous-traitées qui peuvent avoir une incidence sur la qualité, la sécurité ou l'efficacité des composants sanguins doivent être correctement définies, approuvées et contrôlées afin d'éviter des malentendus qui pourraient donner lieu à un composant sanguin ou un travail de qualité insuffisante. Il doit exister un contrat écrit couvrant ces activités, les produits ou les opérations qui y sont liées et les accords techniques en rapport avec ces activités 8.1.3. Tous les activités de sous-traitance pour la collecte, la préparation et le contrôle du sang, y compris tout changement proposé, doivent être réalisé conformément à un contrat écrit, renvoyant aux spécifications pour le sang ou le/les composant(s) sanguin(s) concerné(s). 8.1.4. Les responsabilités de chaque partie doivent être documentées afin de garantir que les principes des bonnes pratiques sont maintenus. 8.1.5. Le donneur d'ordre est l'établissement ou l'institution qui sous-traite un travail ou des services particuliers à une autre institution et qui est responsable de la mise en place d'un contrat définissant les devoirs et les responsabilités de chaque partie. 8.1.6. Le prestataire est l'établissement ou l'institution qui exécute un travail ou des services particuliers en vertu d'un contrat pour une autre institution. 8.2. Le donneur d'ordre 8.2.1. Le donneur d'ordre est responsable de l'évaluation des compétences du prestataire qui effectue correctement le travail sous-traité et de garantir, via le contrat, que les principes et directives des bonnes pratiques sont respectés. 8.2.2. Le donneur d'ordre doit fournir au prestataire toutes les informations nécessaires pour effectuer les opérations contractées correctement et conformément aux spécifications ainsi qu'à toute autre obligation légale. Le donneur d'ordre doit veiller à ce que le prestataire soit pleinement informée de tout problème associé aux matériels, aux échantillons et aux opérations contractées pouvant présenter un risque pour les locaux, les équipements, le personnel et pour les autres matériels ou autres composants sanguins du prestataire. 8.2.3. Le donneur d'ordre doit s'assurer que tout le sang, les composants sanguins, les résultats analytiques et les matériels livrés par le prestataire sont conformes à leurs spécifications et qu'ils ont été libérés en vertu d'un système de qualité approuvé par une personne responsable ou autorisée. 8.3. Le prestataire 8.3.1. Le prestataire doit avoir des locaux, des équipements, des connaissances et une expérience adéquats ainsi qu'un personnel compétent pour effectuer un travail correct demandé par le donneur d'ordre. 8.3.2. Le prestataire doit s'assurer que tous les produits, matériels ou résultats de contrôles livrés par le donneur d'ordre sont adaptés à l'usage envisagé. 8.3.3. Le prestataire ne peut déléguer à un autre tiers une quelconque activité qui lui a été confié en vertu du contrat sans l'accord préalable de la part du donneur d'ordre. Les dispositions prises entre le prestataire et un tiers doivent garantir que la collecte de sang pertinente, la préparation et les informations de contrôle sont appliquées de la même manière qu'entre le donneur d'ordre initial et le prestataire. 8.3.4. Le prestataire doit s'abstenir d'exercer toute activité pouvant nuire à la qualité du sang et des composants sanguins préparés et/ou analysés pour le donneur d'ordre. 8.4. Le contrat 8.4.1. Un contrat doit être élaboré entre le donneur d'ordre et le prestataire précisant leurs responsabilités respectives relatives aux opérations contractées. Toutes les dispositions prises pour la collecte, la préparation et le contrôle du sang doivent être conformes aux exigences des bonnes pratiques ainsi qu'aux exigences réglementaires et acceptées par les deux parties. 8.4.2. Le contrat doit préciser les procédures, notamment, les obligations indispensables auxquelles le prestataire doit satisfaire, en vertu desquelles la personne responsable ou toute autre personne autorisée à libérer le sang et les composants sanguins pour la vente ou la distribution peut garantir que chaque composant a été préparé et/ou distribué conformément aux exigences des bonnes pratiques et aux exigences réglementaires. 8.4.3. Le contrat doit clairement décrire qui est responsable de l'achat des matériels, du contrôle et de la libération des matériels, qui entreprend la collecte du sang, la préparation et le contrôle (y compris les contrôles en cours de préparation). Si des analyses sont sous-traitées, le contrat doit indiquer les dispositions prises pour la collecte des échantillons et la partie qui accepte doit comprendre qu'elle peut faire l'objet d'inspections par les autorités compétentes. 8.4.4. Le donneur d'ordre doit tenir ou pouvoir accéder aux enregistrements relatifs à la préparation et la distribution, notamment aux échantillons de référence, le cas échéant. Tout enregistrement pertinent pour l'évaluation de la qualité du sang ou du composant sanguin en cas de plaintes ou de défaut suspecté doit être accessible et indiqué dans les procédures de défectuosité/ rappel du donneur d'ordre. 8.4.5. Le contrat doit permettre au donneur d'ordre de vérifier les installations du prestataire. 9. Non-conformité et rappel 9.1. Dérogations 9.1.1. L Les composants sanguins dérogeant aux normes obligatoires définies à l'annexe V de la directive 2004/33/CE ne peuvent faire l'objet d'une libération en vue d'une transfusion que dans des cas exceptionnels et avec l'accord, consigné par écrit, du médecin prescripteur et du médecin de l'établissement de transfusion sanguine (directive 2005/62/CE/annexe 9.1). 9.1.2. Pour les composants non cités dans l'annexe V de la directive 2004/33/CE, les normes de qualité et de sécurité énoncées dans les normes du chapitre 5 - Monographies des composants, figurant dans le Guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins publié par le Conseil de l'Europe, peuvent être utilisées pour répondre à l'intention visée au point 9.1.1 ci-dessus. 9.1.3. Une procédure doit être définie pour les libérations de sang et de composants sanguins non standard dans le cadre d'un système de non-conformité établi. La décision relative à cette libération doit être clairement documentée et autorisée par une personne désignée et la traçabilité doit être garantie. 9.1.4. Des systèmes doivent être mis en place afin de garantir que les écarts, les incidents indésirables, les effets indésirables et les non-conformités sont documentés, font l'objet d'enquêtes minutieuses visant à déterminer les causes de tout défaut et, le cas échéant, sont suivis d'une mise en oeuvre de mesures correctives afin de prévenir toute récurrence. 9.1.5. Le système de mesures correctives et préventives doit garantir que la non-conformité ou les problèmes de qualité existants du composant sanguin sont corrigés et que la récurrence du problème est empêchée. 9.1.6. Les écarts aux procédures établies doivent être évitées autant que possible et doivent être documentées et expliquées. Toute erreur, tout accident ou tout écart significative pouvant affecter la qualité ou la sécurité du sang et des composants sanguins doit être intégralement enregistré et faire l'objet d'une enquête afin d'identifier les problèmes systématiques qui nécessitent une mesure corrective. Des mesures correctives et préventives appropriées doivent être définies et mises en oeuvre. 9.1.7. Les enquêtes relatives à de graves défaillances, à d'importants écarts et à de graves défectuosités des composants doivent comprendre une évaluation de l'impact du composant, notamment un examen et une évaluation de la documentation opérationnelle pertinente et une évaluation des écarts aux procédures spécifiées. 9.1.8. Des procédures doivent être mises en place pour notifier la direction responsable en temps opportun des défaillances, des écarts ou des non-conformités aux engagements règlementaires (par exemple dans les soumissions et les réponses aux inspections réglementaires), des défauts des composants ou des produits, ou des erreurs de contrôle et des actions connexes (telles que plaintes relatives à la qualité, rappels, mesures réglementaires, etc.). 9.1.9. Le management exécutive et la personne responsable doivent être averties en temps opportun des graves défaillances, des écarts dérogations significatives et des graves défauts des composants ou des produits et des ressources adéquates doivent être mises à disposition pour la résolution rapide de ces problèmes. 9.1.10. Un examen régulier de tous les écarts significatifs ou des non-conformités doit être effectué, y compris des enquêtes afférentes, afin de vérifier l'efficacité des mesures correctives et préventives prises. 9.2. Réclamations 9.2.1. Toutes les réclamations et autres informations, notamment les réactions indésirables graves et les incidents indésirables graves semblant indiquer que des composants sanguins défectueux ont été délivrés, doivent être documentées, soigneusement examinées en vue de déterminer les causes du défaut et, si nécessaire, suivies d'un rappel et de l'application de mesures correctives visant à éviter que le problème ne se répète. Il y a lieu de mettre en place des procédures pour garantir que les autorités compétentes sont dûment avisées de réactions indésirables graves ou d'incidents indésirables graves, conformément aux exigences réglementaires (directive 2005/62/CE/annexe 9.2). 9.2.2. Une personne doit être désignée comme responsable de la gestion des réclamations et des mesures à prendre. Cette personne doit bénéficier d'un support suffisant de personnel. Si cette personne n'est pas la personne responsable de l'établissement, cette dernière doit être informée de toute réclamation, enquête ou rappel. 9.2.3. Si un défaut du sang ou d'un composant sanguin ou une erreur de contrôle est découvert ou suspecté, une attention particulière doit être accordée à la vérification du sang et des composants sanguins associés afin de déterminer s'ils sont également touchés. 9.2.4. Toutes les décisions et mesures prises suite à une réclamation doivent être enregistrées. Les enregistrements de réclamations doivent être régulièrement examinés en quête d'indication de problèmes récurrents spécifiques exigeant une attention particulière et un éventuel rappel du sang ou des composants sanguins distribués. 9.2.5. Les autorités compétentes doivent être informées en cas de réclamations résultant d'éventuelles préparations erronées, d'une détérioration des composants ou de tout autre grave problème de qualité, y compris la détection de contrefaçon. 9.3. Rappel 9.3.1. Au sein de l'établissement de transfusion sanguine, des personnes autorisées doivent être désignées pour juger de la nécessité d'un rappel de sang et de composants sanguins, ainsi qu'à entreprendre et à coordonner les actions nécessaires (directive 2005/62/CE/annexe 9.3.1). 9.3.2. Il y a lieu de prévoir une procédure de rappel efficace, comprenant une description des responsabilités et des mesures à prendre. Parmi ces mesures figure la notification à l'autorité compétente (directive 2005/62/CE/annexe 9.3.2). 9.3.3. Les mesures doivent être prises dans des délais donnés et consistent notamment à retracer le cheminement de tous les composants sanguins concernés. Le cas échéant, elles doivent comporter une enquête ascendante ou rétrospective. Ces démarches ont pour but d'identifier tout donneur qui aurait pu contribuer à provoquer la réaction à la transfusion et de retrouver les composants sanguins existants provenant de ce donneur, ainsi que d'avertir les destinataires et les receveurs de composants prélevés sur le même donneur d'un éventuel danger (directive 2005/62/CE/annexe 9.3.3). 9.3.4. Les opérations de rappel doivent pouvoir être initiées rapidement et à tout moment. Dans certains cas, les opérations de rappel sont initiées pour protéger la santé publique avant l'établissement de la ou des cause(s) fondamentale(s) et de la pleine mesure du défaut de la qualité. 9.3.5. Les personnes autorisées à initier et à coordonner des actions de rappel doivent normalement être indépendantes de la gestion commerciale au sein de l'organisation. Si elles ne font pas partie du management exécutive et ne sont pas la personne responsable de l'établissement de transfusion sanguine, ces dernières doivent être informées de toute opération de rappel. 9.3.6 Les composants sanguins ou produits rappelés doivent être identifiés et conservés séparément dans une zone sécurisée en attendant la décision relative à leur sort. 9.3.7. L'avancement du processus de rappel doit être enregistré et un rapport final doit être délivré, comprenant a réconciliation des quantités délivrées et récupérées de sang et de composants sanguins ou de produits. 9.3.8. L'efficacité des dispositions de rappels doit être régulièrement évaluée. 9.4. Gestion des dérogations et des mesures correctives et préventives 9.4.1. Il y a lieu de mettre en place un système visant à garantir des mesures correctives et préventives en cas de non-conformité de composants sanguins et de problèmes de qualité (directive 2005/62/CE/annexe 9.4.1). 9.4.2. Il y a lieu de procéder à une analyse systématique des données visant à détecter les problèmes de qualité susceptibles de nécessiter des mesures correctives ou à identifier les dérives susceptibles de nécessiter des mesures préventives (directive 2005/62/CE/annexe 9.4.2). 9.4.3. Toutes les erreurs et tous les accidents doivent être documentés et faire l'objet d'enquête (ou d'investigation) pour identifier les problèmes dans le système, en vue de les corriger (directive 2005/62/CE/annexe 9.4.3). 9.4.4. Les écarts qui peuvent affecter la qualité doivent faire l'objet d'une enquête et cette enquête et ses conclusions doivent être documentées, y compris tous les détails originaux. La validité et l'ampleur de tous les défauts de qualité signalés doivent être évalués conformément aux principes de gestion des risques de qualité afin d'appuyer les décisions concernant le degré d'enquête et les mesures prises. Le cas échéant, des mesures correctives doivent être prises avant la distribution du sang et des composants sanguins ou avant de rendre compte du résultat des contrôles. L'impact potentiel de la source de la déviation sur d'autres composants ou sur les résultats doit également être pris en considération et une mesure préventive doit être adoptée pour éliminer la cause fondamentale de la déviation et éviter ainsi toutes récurrences. 9.4.5. Les enquêtes doivent comprendre un examen des rapports précédents ou de toute autre information pertinente en quête de toute indication de problèmes spécifiques ou récurrents exigeant une attention particulière et éventuellement d'autres mesures réglementaires. Les processus et les données pertinentes doivent être surveillés en vue de prendre des mesures préventives afin d'éviter que d'éventuels écarts ne se produisent dans le futur. Le cas échéant, des outils statistiques ou autres doivent être utilisés pour évaluer et surveiller les capacités du processus. Etant donné que des informations exhaustives sur la nature et l'ampleur du défaut de qualité peuvent ne pas toujours être disponibles durant les premières phases d'une enquête, les processus de prise de décision doivent tout de même garantir que des mesures appropriées de réduction des risques sont prises à un moment approprié pendant lesdites enquêtes. 9.4.6. Un niveau approprié de travail d'analyse des causes fondamentales doit être appliqué pendant l'enquête relative à la déviation. Si les véritables causes principales du problème ne peuvent pas être déterminées, il conviendra de déterminer les causes fondamentales les plus probables et de les traiter. Lorsqu'une erreur humaine est suspectée ou identifiée comme étant la cause de la déviation, ce fait doit être formellement justifié après s'être assuré que les erreurs ou problèmes liés au processus, à la procédure ou au système, le cas échéant, n'ont pas été négligés. 9.4.7. Les décisions qui sont prises pendant et après les enquêtes doivent traduire le niveau de risque que représente la déviation ainsi que la gravité de toute non-conformité aux exigences des spécifications des composants sanguins ou des bonnes pratiques. Ces décisions doivent intervenir en temps opportun afin de garantir que la sécurité des patients est préservée et doivent être proportionnelles au niveau de risque que représentent ces problèmes. 9.4.8. Dans le cadre des examens périodiques du système de qualité, une évaluation doit être effectuée pour déterminer si des mesures correctives et préventives ou une revalidation doivent être entreprises. Les raisons motivant ces mesures correctives doivent être documentées. Le plan d'actions correctives et préventives accepté doit être accompli dans un délai correct et de manière efficace. Il y a lieu de mettre en place des procédures pour la gestion et l'examen continus de ces mesures et l'efficacité de ces procédures doit être vérifiée durant l'auto-évaluation. 10. Auto-évaluation, audits et améliorations 10.1. Des systèmes d'auto-évaluation ou d'audit doivent être mis en place pour tous les aspects des opérations, afin de s'assurer du respect des normes définies dans l'annexe à la directive 2005/62/CE. Ces contrôles doivent être réalisés de manière régulière et indépendante par des personnes formées et compétentes, selon des procédures approuvées (directive 2005/62/CE/annexe 10.1). 10.2. Il y a lieu de documenter l'ensemble des résultats et de prendre les mesures correctives et préventives qui s'imposent en temps utile et de manière efficace (directive 2005/62/CE/ annexe 10.2). 11. Surveillance et contrôle de la qualité 11.1. Surveillance de la qualité 11.1.1. Les critères d'acceptation doivent reposer sur des spécifica-tions définies pour chaque don de sang et chaque composant sanguin (les spécifications décrites dans la section « Normes » du Chapitre 5 - Monographies des composants, figurant dans le Guide pour la préparation, l'utilisation et l'assurance de qualité des composants sanguins publié par le Conseil de l'Europe peuvent être utilisées). 11.2. Contrôle qualité 11.2.1. Toutes les procédures de contrôle qualité doivent être validées avant utilisation. 11.2.2. Les résultats des tests de contrôle qualité doivent être évalués régulièrement et des mesures doivent être prises pour corriger les procédures ou les équipements défaillants. 11.2.3. Des procédures standard de contrôle qualité des composants sanguins doivent être mises en place. L'adéquation de chaque méthode analytique en termes de fourniture des informations souhaitées doit être validée. 11.2.4. Le contrôle qualité du sang et des composants sanguins doit être effectué conformément au plan d'échantillonnage conçu pour fournir les informations voulues. 11.2.5. Les contrôles doivent être effectués conformément aux instructions recommandées par le fabricant des réactifs et/ou des kits de contrôle. 11.2.6. L'exécution des procédures de contrôle doit être régulièrement évaluée par la participation à un système formelle de tests d'aptitude. 11.2.7. Les enregistrements des procédures de contrôle qualité doivent comprendre l'identification de la ou des personnes qui exécutent les contrôles ou les procédures. Toute mesure corrective prise doit également être enregistrée. Si des corrections doivent être apportées aux enregistrements, l'enregistrement original ne doit pas être effacé, mais doit rester lisible.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 28 janvier 2017.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Santé publique, M. DE BLOCK