MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE

28 NOVEMBRE 2018. - Arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Conseil de la promotion de la Citoyenneté et de l'Interculturalité visé à l'article 2 du décret du décret du 8 mars 2018 relatif à la promotion de la citoyenneté et de l'interculturalité

Le Gouvernement de la Communauté française, Vu le décret du 8 mars 2018 relatif à la promotion de la citoyenneté et de l'interculturalité, l'article 6 ;

Vu la proposition du 19 octobre 2018 de règlement d'ordre intérieur du Conseil de la promotion de la citoyenneté et de l'interculturalité ;

Sur proposition de la Ministre de l'Egalité des chances ;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Conseil de la promotion de la citoyenneté et de l'interculturalité, ci annexé, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 28 novembre 2018.

Le Ministre-Président, R. DEMOTTE La Ministre de l'Enseignement de Promotion sociale, de la Jeunesse, des Droits des femmes et de l'Egalité des chances, I. SIMONIS

Annexe à l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Conseil de la Promotion de la Citoyenneté et de l'Interculturalité visé à l'article 2 du décret du décret du 8 mars 2018 relatif à la promotion de la citoyenneté et de l'interculturalité REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR

Article 1er.Définitions Au sens du présent règlement, on entend par : 1. Décret : le décret du 8 mars 2018 relatif à la promotion de la Citoyenneté et de l'Interculturalité ;2. Gouvernement: le Gouvernement de la Communauté française;3. Ministre : Le ou la Ministre de l'Egalité des chances ;4. Conseil: le Conseil de la Promotion de la Citoyenneté et de l'Interculturalité visé à l'article 2 du décret.

Art. 2.Siège du Conseil Le siège du Conseil est établi à Bruxelles (Molenbeek), Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Bd Léopold II, 44 - 1080 Bruxelles.

Art. 3.Missions et périodicité des réunions Le Conseil exerce les missions qui lui sont dévolues à l'article 3 du décret et se réunit au minimum quatre fois par an.

Art. 4.Présidence du Conseil A chaque renouvellement des membres visés à l'article 4, § 1er, 2°, le Conseil désigne en sa première séance, parmi ses membres avec voix délibérative, pour un terme de cinq ans, le membre qui sera proposé comme président au Gouvernement.

La désignation de la présidente ou du président se fait par consensus ou, à défaut, par un vote à majorité simple entre les membres présents. Le vote est secret.

En cas de démission de sa fonction de président du Conseil ou s'il est réputé démissionnaire en vertu de l'article 4, § 3 du décret, le président est remplacé à compter de la prochaine réunion du Conseil.

Ce remplaçant est désigné selon la même procédure.

Art. 5.Prérogatives de la Présidente ou du Président Le président dirige les travaux, fixe en concertation avec le secrétariat du Conseil, l'ordre du jour, la date et l'heure des réunions.

Il ouvre et lève la séance, et maintient le bon ordre des délibérations, accorde la parole, formule les points sur lesquels le Conseil doit se prononcer et proclame le résultat des votes.

Il peut, d'initiative ou sur proposition d'un membre, inviter à une ou plusieurs réunions toute personne extérieure au Conseil susceptible d'apporter un éclairage permettant l'avancement des travaux.

En cas d'absence, ces missions sont assurées par le ou la plus âgé(e) des membres présents.

Art. 6.Rôle du secrétariat Le secrétariat du Conseil est assuré par un agent de la Cellule PCI du Service général de Pilotage et de Coordination des Politique Transversale du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Le secrétaire assiste le président (ou son remplaçant ou sa remplaçante).

Il assure la rédaction et la diffusion des comptes rendus des réunions, ainsi que la transmission des procès-verbaux, des avis, des propositions et des rapports au Gouvernement.

Il est chargé de la correspondance ainsi que de la tenue des registres et documents. Il assure la conservation des archives du Conseil.

La correspondance destinée au Conseil est adressée à la présidence du Conseil, Cellule PCI, MFWB, Bd Léopold II, 44 - 1080 Bruxelles.

Art. 7.Convocation La convocation est envoyée par courriel, sur demande du Président, par le secrétariat aux membres et mentionne les date, jour, heure et lieu de la réunion. Sont joints à la convocation l'ordre du jour et les documents préparatoires.

Sauf urgence motivée, elle doit parvenir aux membres 10 jours calendriers avant la date de la réunion.

Art. 8.Ordre du jour A l'ouverture de la réunion, le Conseil examine le projet d'ordre du jour prévu. Il y intègre, supprime ou substitue éventuellement d'autres points relevant de la compétence du Conseil, proposés par son (sa) président(e) ou par un membre.

Les modifications de l'ordre du jour sont décidées au consensus des membres présent et, s'il n'est pas atteint, avec l'accord des 2/3 des membres présents.

Art. 9.Délibérations Conformément à l'article 5 du décret, le Conseil délibère valablement si au moins la moitié de ses membres ayant voix délibérative sont présents. Dans le cas contraire, une nouvelle réunion est convoquée dans les trente jours calendriers qui suivent avec le même ordre du jour. Dans ce cas, le Conseil siège valablement quel que soit le nombre de membres ayant voix délibérative présents.

En principe, les points inscrits à l'ordre du jour sont délibérés par consensus de l'ensemble des membres. Si un consensus n'est pas atteint, le point sera porté au vote. Les décisions seront prises à la majorité des deux tiers des membres présents disposant d'une voix délibérative.

Les votes se font à main levée. A la demande d'un membre ayant voix délibérative, il sera procédé au scrutin secret.

Le membre empêché de participer à une réunion du Conseil en informe le secrétariat, par courriel adressé au plus tard la veille de la réunion et peut donner procuration à un autre membre du Conseil, étant entendu que chaque membre ne peut être porteur de plus d'une procuration.

En cas d'urgence, les avis non rédigés en séance sont transmis, pour approbation, aux membres par courriel. Toute remarque relative à l'avis doit alors être adressée au secrétariat du Conseil par courriel dans les cinq jours ouvrables. A défaut d'observations parvenant endéans ce délai au secrétariat du Conseil, le procès-verbal de la réunion et les avis seront considérés comme approuvés.

Art. 10.Rapport d'activités Le Conseil établit chaque année un rapport d'activités comprenant notamment la liste des projets qui lui ont été soumis, les avis rendus et les critères dont il a été tenu compte dans leur élaboration et la liste de présence des membres lors des réunions. Celui-ci est communiqué au Gouvernement par le secrétariat.

Art. 11.Impartialité et confidentialité des débats § 1er. La conduite des membres est objective, modérée et digne. Les membres apportent leur contribution aux débats et travaux en toute impartialité. Ils évitent, en tout temps, de se laisser influencer par les pressions extérieures éventuelles, quelle qu'en soit la forme.

Les membres développent de manière permanente leurs compétences et se tiennent informés des évolutions des matières et, avec l'assistance du secrétaire, des réglementations relevant de la compétence du Conseil.

Les membres formulent leurs avis et rapports de façon précise, complète et pratique. Ils contribuent aux débats en donnant des informations liées à leur expertise. § 2. Les membres du Conseil ainsi que toute personne participant aux travaux du Conseil ont un devoir de réserve sur les renseignements dont ils ont eu connaissance à l'occasion de l'accomplissement de leur mandat et sont tenus de respecter le caractère confidentiel de l'information reçue. Ils respectent les dispositions légales et réglementaires, notamment le Règlement général sur la Protection des Données.

Le compte rendu des réunions ainsi que toute communication écrite distribuée en séance peuvent être consultés ou délivrés en copie conformément au décret du 22 décembre 1994 relatif à la publicité de l'administration, à partir du moment où l'avis a été communiqué au demandeur de subvention. § 3. Les membres sont tenus d'éviter tout conflit entre leurs intérêts personnels directs ou indirects et ceux de la Communauté française ou des demandeurs de subvention dont le dossier est examiné.

A cette fin, ils informent complètement et préalablement le Conseil de tout intérêt direct ou indirect qu'ils auraient dans un dossier ou envers un demandeur de subvention susceptible de les placer dans une situation de conflit d'intérêts. Cette déclaration et les raisons justifiant l'intérêt opposé qui existe dans le chef du membre concerné, figurent dans le procès-verbal de la réunion.

De plus, ils quittent la séance lors des débats et des délibérations qui concernent un dossier qu'ils ont remis et plus généralement, des dossiers dans lesquels ils ont des intérêts privés ou professionnels, directs ou indirects. A défaut, l'avis rendu est irrecevable. § 4. Les avis ne peuvent être remis en cause par un membre qui était absent lors du consensus ou du vote, ni par les membres avec voix consultative. § 5. Chaque membre conserve son droit d'expression individuel pour autant qu'il précise sans équivoque que son opinion lui est personnelle et n'engage pas le Conseil. Les membres s'abstiennent toutefois de toute déclaration et de tout acte incompatible avec l'exercice de leur fonction pouvant mettre en doute l'objectivité de l'Instance. § 8. Lorsque le Conseil estime qu'un membre ne respecte pas l'un des principes énoncés dans les règles de déontologie reprises dans le présent règlement, elle entend le membre concerné avant, le cas échéant, de proposer son exclusion à l'unanimité (excepté le membre incriminé) au Ministre. § 9. Tout membre nouvellement nommé prend connaissance du règlement d'ordre intérieur et y adhère d'office.

Art. 12.Compte rendu Un projet de compte rendu est établi à chaque réunion du Conseil et comporte : 1° la date de la réunion ;2° les noms des membres présents, excusés ou représentés par procuration ;3° la constatation par le (la) Président(e) que les conditions pour délibérer valablement sont réunies;4° la liste des points portés à l'ordre du jour et pour chacun d'entre eux, une note de synthèse des débats ;6° la teneur de toute intervention dont l'auteur a demandé, en la faisant, qu'elle soit actée. Les documents distribués en séance ayant fait l'objet d'une discussion, les propositions, avis et rapports émis sont repris en annexe au procès-verbal.

Sans préjudice de l'article 8, alinéa 6, le Conseil approuve le contenu du projet de compte rendu à la réunion suivante. Le projet de compte rendu n'est soumis à l'adoption du Conseil que si un projet a été envoyé aux membres au moins dix jours calendrier avant la réunion suivante.

Art. 13.Comité d'accompagnement Un comité d'accompagnement des projets est mis en place : - à la demande de l'opérateur qui souhaite en bénéficier, - lorsqu'il y a un doute sur la bonne réalisation ou la bonne gestion d'un projet, - lorsqu'un projet développe une approche ou une action innovante, susceptible d'être transposée ou dont l'évaluation présente un intérêt pour d'autres opérateurs labellisés ou soutenus par le PCI. Ce Comité sera composé au minimum d'un membre du Secrétariat, et le cas échéant, d'un membre avec voix consultative et d'un membre avec voix délibérative relevant du secteur dans lequel opère l'opérateur ou le projet concerné. En cas de multiplicité de secteurs, le Comité d'accompagnement sera composé des membres proposés par le secrétariat, sur décision du Président.

Le Secrétariat du Conseil fixe le nombre annuel de réunions et le calendrier, propose l'ordre du jour et assure le suivi des réunions du Comité d'accompagnement. Il en présente les conclusions au Conseil.

Un Comité d'accompagnement peut être établit pour plusieurs projets qui se développent sur une même zone géographique ou qui poursuivent les mêmes finalités.

Art. 14.Avis sur les demandes de subvention et les demandes de labellisation Une grille d'évaluation constituant le fondement de l'avis du Conseil est établi par celui-ci. Elle s'appuie sur : - les critères fixés par le décret et son arrêté d'exécution et, le cas échéant, par le Gouvernement; - les critères complémentaires lui permettant d'affiner son avis sur la qualité des projets et l'opportunité d'un soutien.

Le secrétariat du Conseil instruit les dossiers de demande de subvention et de demande de labellisation. Il vérifie son caractère complet et sa conformité avec les conditions générales fixées par l'article 9 du décret et dans son arrêté d'exécution. Il déclare le dossier recevable ou non.

Pour chaque dossier de demande de labellisation et de demande de subvention, deux rapporteurs désignés par le Secrétariat proposent aux autres membres du Conseil un avis, qui peut servir de base à la délibération.

Art. 15.Paiement des jetons de présence et frais de parcours Le paiement des jetons de présence et frais de parcours visés à l'article 4, § 6 du décret est effectué annuellement en une seule opération sur production d'une déclaration de créance à envoyer par courriel au secrétariat à l'issue de l'année civile.

Art. 16.Divers Toute question d'ordre intérieur non prévue au règlement est tranchée aux deux tiers des voix. Ce vote n'a d'effet que pour le cas considéré.

Toute modification du Règlement d'ordre intérieur doit être adoptée selon les modalités prévues à l'article 8, et après inscription de ce point à l'ordre du jour dans la convocation.

Le Règlement d'ordre intérieur modifié est soumis à l'approbation du Gouvernement conformément à l'article 6 du décret.

Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Conseil de la Promotion de la Citoyenneté et de l'Interculturalité visé à l'article 2 du décret du décret du 8 mars 2018 relatif à la promotion de la citoyenneté et de l'interculturalité Bruxelles, le 28 novembre 2018.

Le Ministre-Président, R. DEMOTTE La Ministre de l'Enseignement de Promotion sociale, de la Jeunesse, des Droits des femmes et de l'Egalité des chances, I. SIMONIS