14 OKTOBER 2011. - Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de boekhoudregels en de aanrekeningsregels die van toepassing zijn op de Vlaamse ministeries en betreffende de controle op de vastleggingskredieten

De Vlaamse Regering, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/08/1980 pub. 11/12/2007 numac 2007000980 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet tot hervorming der instellingen. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot hervorming der instellingen, artikel 20;

Gelet op het decreet van 8 juli 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 08/07/2011 pub. 05/08/2011 numac 2011035642 bron vlaamse overheid Decreet houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof sluiten houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, artikel 22, artikel 26, vierde lid, en artikel 35, § 1 tot en met § 3, § 4, tweede lid en § 5;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 14 juli 2011;

Gelet op advies 50.112/1/V van de Raad van State, gegeven op 18 augustus 2011, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Definities en algemene bepalingen

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° Rekendecreet : het decreet van 8 juli 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 08/07/2011 pub. 05/08/2011 numac 2011035642 bron vlaamse overheid Decreet houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof sluiten houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof;2° aanrekening : elke boeking op een vastleggings- of vereffeningskrediet, met inbegrip van elke verhoging, vermindering of annulering.

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de Vlaamse ministeries, vermeld in artikel 4, § 1, 1°, van het Rekendecreet.

De diensten met afzonderlijk beheer, met uitzondering van VIF en MINA, worden vrijgesteld van het voorafgaande visum van de controleur van de vastleggingen. HOOFDSTUK 2. - Handleiding over de boekhoudregels

Art. 3.De Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, stelt een handleiding op met een toelichting bij de boekhoudregels met het oog op de uniforme toepassing ervan. Die handleiding en de aanpassingen eraan worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering. HOOFDSTUK 3. - Aanrekeningsregels

Art. 4.§ 1. Elke aanrekening is budgettair geregistreerd nadat de goedkeurings- en controlestappen doorlopen zijn en nadat ze geboekt is in het financieel systeem. § 2. Alleen verrichtingen met derden of met diensten met afzonderlijk beheer die bij afloop resulteren in een kasbeweging, kunnen aanleiding geven tot een budgettaire aanrekening.

De volgende kosten en opbrengsten hebben geen budgettaire aanrekening : 1° voorzieningen voor uitgaven die nog niet vaststaan;2° afschrijvingen;3° opbrengsten of kosten als gevolg van herwaarderingen;4° interne verrekeningen;5° voorraadbewegingen. § 3. Onverminderd de toepassing van paragraaf 2, gaan de volgende boekingen toch gepaard met een budgettaire aanrekening : 1° het boeken van een voorziening voor dubieuze debiteuren als er bij een vordering aanwijzingen zijn dat het bedrag niet inbaar is ten opzichte van de debiteur;2° het afboeken van een oninbare vordering.De Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, bepaalt de voorwaarden waaraan een vordering moet beantwoorden om als oninbaar afgeboekt te kunnen worden; 3° het boeken van een toewijzing aan of een opname uit een reservefonds.

Art. 5.Facturen die nog niet ontvangen zijn op 31 december, worden geboekt in het af te sluiten begrotingsjaar en worden aangerekend op het vereffeningskrediet van het af te sluiten begrotingsjaar als de factuur uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar geboekt wordt.

Als dan nog geen factuur ontvangen is, wordt de uitgave geregistreerd ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar.

Voor interesten, huur en vergoedingen voor in de tijd gespreide prestaties die verschuldigd zijn of gevorderd worden, wordt budgettair een proratering toegepast als ze betrekking hebben op verschillende begrotingsjaren en als het te prorateren bedrag groter is dan 7.000 euro. HOOFDSTUK 4. - De controle op de vastleggingen

Art. 6.De controleur van de vastleggingen ziet erop toe dat de voorgestelde uitgave op het juiste begrotingsartikel wordt aangerekend en dat het desbetreffende krediet niet wordt overschreden. Hij gaat ook de wettelijkheid en regelmatigheid van de voorgestelde uitgave na voor hij zijn visum verleent.

Art. 7.De volgende overeenkomsten, besluiten en bedragen zijn vrijgesteld van voorafgaande vastlegging met visum van de controleur van de vastleggingen : 1° de overeenkomsten voor werken en leveringen van goederen en diensten, die gebaseerd zijn op een aanvaarde factuur volgens de wetgeving op de overheidsopdrachten; 2° de besluiten tot toekenning van facultatieve subsidies, prijzen en giften, waarvan het bedrag lager is dan 7.000 euro; 3° de vaste uitgaven, zoals bepaald in het begrotingsdecreet;4° de toelagen aan de diensten met afzonderlijk beheer;5° de verbintenissen en verplichtingen die vrijgesteld zijn op basis van een decretale toelating. In geval van vrijstelling van voorafgaande vastlegging met visum van de controleur van de vastleggingen kan de aanrekening op het vastleggingskrediet gelijktijdig gebeuren met de aanrekening op het vereffeningskrediet.

De budgettaire aanrekening op de vastleggingskredieten van budgetreserveringen waarvan de definitieve begunstigde of het bedrag per begunstigde nog niet bekend is op 31 december, moeten voorzien worden van het visum van de controleur van de vastleggingen om overgedragen te worden naar het volgende begrotingsjaar.

Art. 8.De entiteit die voor de uitgave verantwoordelijk is, legt aan de controleur van de vastleggingen een visumverleningsvraag voor die de volgende inlichtingen bevat : 1° de vermoedelijke uitgave volgens de overeenkomst of het toekenningsbesluit;2° het begrotingsjaar en het vastleggingskrediet waarop de uitgave aangerekend moet worden;3° in voorkomend geval, de leverancier, aannemer, schuldeiser of begunstigde;4° de naam van de dossierbehandelaar. De visumverleningsvraag gaat gepaard met de terbeschikkingstelling van alle bewijsstukken en van de nodige adviezen en akkoorden ter uitvoering van de richtlijnen voor de begrotingscontrole. HOOFDSTUK 5. - Slotbepalingen

Art. 9.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2012.

Art. 10.De Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 14 oktober 2011.

De minister-president van de Vlaamse Regering, K. PEETERS De Vlaamse minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport, Ph. MUYTERS