Circulaire du 19 décembre 2023
publié le 22 décembre 2023

Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil

source: service public federal justice

numac: 2023048314

pub.: 22/12/2023

prom.: 19/12/2023


moniteur: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body(...)

SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

19 DECEMBRE 2023. - Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil

A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel;

A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume;

J'attire votre attention sur les dispositions des lois suivantes : ? la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges [ci-après : Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil] (MB du 2 juillet 2018) - entrée en vigueur le 31 mars 2019.

Cette loi a été modifiée par la loi du 21 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2018 pub. 31/12/2018 numac 2018015683 source service public federal justice Loi portant des dispositions diverses en matière de justice fermer portant des dispositions diverses en matière de justice (MB du 31 décembre 2018). ? la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer portant des dispositions urgentes diverses en matière de justice [ci-après : Loi réparatrice de 2020] (MB du 7 août 2020) - entrée en vigueur le 1er septembre 2020, à l'exception de quelques dispositions entrées en vigueur rétroactivement au 31 mars 2019. ? la loi du 13 septembre 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer3 portant dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil [ci-après : Loi réparatrice de 2023], (MB du 2 octobre 2023) - entrée en vigueur le 1er janvier 2024, à l'exception de ses articles 8, 24, 25, 28 et 29 qui entrent en vigueur à la date fixée par le Roi et au plus tard le 1er janvier 2025.

La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de ces lois aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent l'appliquer dans le cadre de leur fonction.

Les principales lignes de force de cette loi sont les suivantes : - la création d'une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) dans laquelle seront intégrés tous les registres communaux et les registres des postes consulaires belges ; - les actes de l'état civil ne sont plus établis, signés et conservés que de manière électronique ; - la source authentique papier des actes de l'état civil (en d'autres termes, les registres papier de l'état civil) devient une source authentique numérique ; - les "anciens actes" (antérieurs au 31 mars 2019) sont obligatoirement enregistrés dans la BAEC lors d'une modification de ou d'une mention sur un tel acte ou de la délivrance d'un extrait ou d'une copie de ceux-ci, pour autant qu'ils n'aient pas encore été chargés par la commune dans la BAEC avant le 31 mars 2019 ; - les processus existants de l'état civil sont simplifiés et modernisés ; - les missions de base et la répartition des responsabilités en matière d'état civil restent inchangées ; - le passage d'actes protocolaires à des actes documentaires uniformes dans l'ensemble des communes ; - la suppression du double archivage dans les greffes des juridictions ; - la garantie d'une introduction unique des données par les communes ; - le Registre national et la BAEC sont couplés, de sorte que toutes les données nécessaires circulent automatiquement vers le Registre national et la BAEC : cela signifie que les types d'informations du Registre national sur le statut de la personne (comme l'état civil, la filiation et la nationalité) sont automatiquement adaptés après l'établissement d'un acte de manière définitive, s'il n'y a pas un conflit entre les données. Ce mécanisme a été revu et amélioré par la Loi réparatrice de 2023 (voir points 4.2.14 et 4.2.15);

Exemple : Si un acte de mariage est établi de manière définitive dans la BAEC et qu'il porte sur des personnes figurant dans le Registre national, l'état civil de ces personnes sera automatiquement adapté dans le Registre national en "marié(e)" ; - la garantie d'une prestation de services sans être liée à un lieu précis pour le citoyen, quelle que soit la commune qui a établi l'acte ; - une simplification administrative tant pour le citoyen que pour les services publics ; - l'harmonisation de la modernisation avec les initiatives internationales en cours, notamment celles de la Commission internationale de l'état civil ; - une meilleure protection de la vie privée des citoyens en ce qui concerne les actes de l'état civil.

A cette fin, le livre Ier, titre II, de l'ancien Code civil a été réécrit et subdivisé de manière plus structurée. L'ensemble est désormais plus lisible et utilisable sur le plan pratique.

Les données contenues dans les actes de l'état civil ont été limitées à l'essentiel.

Toutes les procédures existantes en matière d'état civil ont été simplifiées autant que possible.

Le titre II contient également les principes de base concernant la création et la gestion de la BAEC, qui constitue la nouvelle source authentique numérique pour les actes de l'état civil, ainsi que l'accès à celle-ci.

En outre, toute la réglementation sur l'état civil en vigueur qui s'ajoute à celle de l'ancien Code civil a été examinée. L'ancienne réglementation a été soit abrogée, soit intégrée autant que possible dans le titre II, afin d'obtenir un ensemble cohérent en matière d'état civil. Un certain nombre de lois touchant à l'état civil subsistent toutefois séparément.

La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a adapté d'autres parties de l'ancien Code civil, le Code judiciaire et d'autres législations qui touchent à l'état civil aux nouvelles règles en matière d'état civil (notamment le principe "only once", la suppression des mentions marginales et des transcriptions, l'utilisation d'une banque de données électronique au lieu de registres papier, l'introduction de nouveaux actes de base et de e-mentions, la circulation des données vers le Registre national, la création d'une autorité centrale Etat civil, etc.).

Toutes les dispositions relatives au mariage ont été rassemblées. Les anciens articles 63 à 75 de l'ancien Code civil, qui portaient sur la déclaration et la célébration du mariage, ont été intégrés dans le titre V, au chapitre II adapté. - Formalités concernant le mariage.

C'est dans ce cadre que deux sections y ont été insérées, à savoir la « déclaration du mariage » et la « célébration du mariage ».

Les dispositions de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer relative aux noms et prénoms, et les dispositions encore utiles de la loi du 6 fructidor an II (23 août 1794) ont été intégrées dans l'ancien Code civil. La loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer a donc été abrogée.

Le principe de la fixité du nom est désormais aussi intégré dans l'ancien Code civil, en l'occurrence à l'article 370/1. Ce principe implique encore que nul ne peut porter publiquement de nom ou de prénoms ne correspondant pas à ceux mentionnés dans son acte de naissance. Dans un souci de clarté, il a été ajouté que les noms et prénoms repris dans l'acte de naissance ne peuvent être modifiés ou rectifiés que de la manière et dans les cas prévus par la loi. La fixité du nom n'implique donc pas qu'un nom ou un prénom ne peut jamais être changé. Ceci est possible lorsque la loi le prévoit.

Les anciens articles 62bis, 62bis/1 et 62ter de l'ancien Code civil concernant la modification de l'enregistrement du sexe ont été adaptés à la création de la BAEC et déplacés vers les nouveaux articles 135/1 et 135/2 de l'ancien Code civil. De plus, la loi du 20 juillet 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer2 modifiant des dispositions diverses concernant la modification de l'enregistrement du sexe modifie les articles 66 et 135/1 de l'ancien Code civil de manière à permettre de changer l'enregistrement du sexe via la procédure normale et de changer de prénoms plusieurs fois. La circulaire du 27 septembre 2023 concerne ce sujet. 2.2. Généralités relatives à la Loi réparatrice de 2020 La principale modification apportée par la Loi réparatrice de 2020 concernait la procédure de rectification d'actes de l'état civil par l'officier de l'état civil (« erreur matérielle ») et l'introduction de la possibilité pour l'officier de l'état civil d'annuler d'office un acte (« annulation d'office »). Cette modification a pour objectif de mieux harmoniser les procédures de rectification et d'annulation d'actes avec les actes établis sous forme électronique.

En outre d'autres modifications mineures étaient nécessaires afin de permettre un établissement plus correct et plus complet des actes. Par exemple, les mentions sur l'acte de mariage ont été adaptées, car elles ne tenaient pas suffisamment compte des données nécessaires à l'établissement d'actes belges sur la base d'un acte étranger de mariage. Il est notamment veillé à ce que davantage de changements de nom puissent transiter par le système des mentions (automatiques).

Les dispositions prévues dans la Loi réparatrice de 2020 sont entrées en vigueur le 1er septembre 2020, à l'exception de quelques dispositions qui ont eu une entrée en vigueur rétroactive (au 31 mars 2019), entre autres, la définition plus large de l'erreur matérielle (voir point 3.10.1) et la possibilité de modifier un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration (voir point 3.9.1.). 2.3. Généralités relatives à Loi réparatrice de 2023 Depuis 2020 et l'entrée en vigueur de la loi relative à la modernisation de l'état civil, la nouvelle législation relative à l'état civil et l'utilisation de la BAEC ont fait l'objet d'une évaluation continue au sein du Comité de gestion de la BAEC. Il s'est avéré qu'un certain nombre de dispositions devaient être revues et corrigées afin de permettre le meilleur fonctionnement de la BAEC. La Loi réparatrice de 2023 entre en vigueur le 1er janvier 2024, à l'exception des modifications faites aux articles 29, 68, 70, 73 et 74 de l'ancien Code civil.

Les modifications principales sont listées ci-dessous : - La « cascade » définissant l'OEC compétent de l'article 13 est revue afin d'introduire l'OEC « du dernier lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux » avant l'OEC de la résidence actuelle, de manière à rendre la tâche plus facile car la notion de résidence actuelle devait toujours être prouvée (point 3.2.5). - Lors de la délivrance d'une copie établie sur la base d'un acte étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère, le citoyen a maintenant la possibilité de demander également l'impression des annexes de l'acte belge, c'est-à-dire l'acte étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère sur la base duquel l'acte belge est établi, ainsi que les éventuelles traductions jurées (point 3.7.8). - La délivrance des extraits et copies des actes de l'état civil (art. 29 de l'ancien Code civil). L'entrée en vigueur de cette disposition est prévue à une date définie par arrêté royal et au plus tard le 1er janvier 2025 (point 3.7.2). - La possibilité pour le greffier ou le fonctionnaire du Service changement de nom auprès du SPF Justice de remplacer les données encodées erronément dans la BAEC en vue de faire les mentions visées à l'article 32, § 1er, de l'ancien Code civil (point 3.10.1.1). - La procédure concernant la rectification, l'annulation ou le remplacement d'un acte manquant par le tribunal de la famille prévue à l'article 35 de l'ancien Code civil, est revue. L'OEC peut maintenant également demander l'annulation d'un acte (point 3.10.2). - Des actes belges sur la base d'actes authentiques étrangers ou de décisions administratives ou judiciaires étrangères sont établis plus largement. Les Belges ont maintenant l'obligation de présenter l'acte authentique étranger ou la décision administrative ou judiciaire étrangère qui modifie l'état de sa personne à l'OEC afin qu'un acte belge soit établi. Cette adaptation a pour but d'obtenir une plus grande cohérence entre le Registre national et la BAEC (art. 68, § 1er et art 70 § 1er de l'ancien Code civil). L'entrée en vigueur de ces dispositions est prévue à une date définie par arrêté royal et au plus tard le 1er janvier 2025 (points 4.2.14 et 4.2.15). - Dans le même but d'obtenir une meilleure cohérence entre le Registre national et la BAEC, un acte belge est établi sur la base d'un acte authentique étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère lorsque cet acte ou cette décision est présenté à l'OEC lors de l'établissement ou de la modification d'un acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente (art. 68, § 2 et 70, § 2 de l'ancien Code civil). L'entrée en vigueur de ces dispositions est prévue à une date définie par arrêté royal et au plus tard le 1er janvier 2025 (points 4.2.14 et 4.2.15).

Par ailleurs, la législation a également été adaptée de manière à être plus conforme au RGPD. 3. Principes généraux de l'état civil 3.1. Objectifs de l'état civil Le titre II « De l'état civil » commence par fixer les principaux objectifs de l'état civil (art. 6 de l'ancien Code civil), à savoir : - établir des faits et des actes juridiques qui fixent ou modifient l'état d'une personne ; - assurer la sécurité juridique en matière d'état de la personne ; - assurer la preuve de l'état de la personne, au moyen des actes de l'état civil, et conserver soigneusement cette preuve.

L'état d'une personne est défini comme l'ensemble des qualités d'une personne qui définissent sa situation juridique par rapport à sa famille et à la société et qui la distinguent des autres personnes en ce qui concerne la possession et l'exercice de certains droits. 3.2. L'officier de l'état civil Les compétences et la désignation de l'officier de l'état civil (ci-après l'OEC) restent pratiquement inchangées, tout comme la possibilité de délégation, les personnes qui peuvent agir comme OEC et les incompatibilités. 3.2.1 Désignation et empêchement Le collège des bourgmestre et échevins est compétent pour la gestion de l'état civil (art. 7 de l'ancien Code civil).

Le bourgmestre, ou l'échevin désigné à cet effet par le collège, assume la fonction d'OEC. Si le bourgmestre n'exerce pas cette fonction, une décision distincte du collège est requise pour désigner un seul échevin en remplacement du bourgmestre. Il n'est pas possible de désigner, par exemple, un échevin pour célébrer les mariages et un autre pour assurer toutes les autres tâches de l'OEC. En cas d'empêchement de l'OEC, celui-ci est remplacé temporairement par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectif (art. 7, alinéa 3, de l'ancien Code civil).

Ce n'est que si des organes territoriaux intracommunaux ont été créés (sur la base de l'article 41 de la Constitution) qu'un ou plusieurs échevins, qui seront compétents pour un ou plusieurs organes territoriaux intracommunaux, peuvent être désignés pour exercer la tâche de l'OEC, lorsque le bourgmestre ne l'exerce pas (art. 8 de l'ancien Code civil).

Vu l'abrogation de l'article 127 de la nouvelle loi communale, il n'est plus possible de prévoir de nouveaux districts pour une commune. 3.2.2. Mission et délégation La mission de l'OEC est toujours de veiller au respect scrupuleux des dispositions relatives aux actes de l'état civil.

La délégation par l'OEC de tâches à un ou plusieurs agents de l'administration communale reste possible au moyen d'une autorisation spéciale écrite (art. 9 de l'ancien Code civil).

Il s'agit d'une autorisation personnelle. En cas de changement d'OEC, de nouvelles autorisations sont donc chaque fois nécessaires pour les agents.

Il n'est plus obligatoire de mentionner expressément l'autorisation reçue avant la signature des agents de l'administration communale. Par contre, il faut savoir qui a signé l'acte : il est donc indiqué si c'est l'agent habilité ou l'OEC même.

L'autorisation est possible pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance de copies et d'extraits de ceux-ci et l'introduction d'une requête en rectification d'un acte par le tribunal (voir 3.9.2).

Une autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage. Ceci concerne uniquement la signature des actes de mariage et non les décisions sur des mariages de complaisance ou des reconnaissances, par exemple. Une autorisation est également impossible pour l'établissement (d'office) d'un acte d'annulation (en vertu du nouvel article 34/1 de l'ancien Code civil, voir 3.9.1.).

L'annulation d'office d'un acte doit en effet rester exceptionnelle.

Tout d'abord, il est important de rédiger très soigneusement les actes de l'état civil et de les contrôler avant la signature de l'acte. Il faut éviter autant que possible les fautes dans les actes.

La création de la nouvelle banque de données électronique rend l'habilitation des agents (ou de plusieurs agents) d'autant plus justifiée et celle-ci doit être encouragée.

Tant que les actes de l'état civil ne sont pas signés par l'OEC ou l'agent habilité, ils ne sont pas définitifs.

Cela implique ce qui suit : - La date de signature tient lieu de date de l'acte. - Il n'est pas possible de délivrer des copies et des extraits d'actes de l'état civil non signés. Les extraits ou copies d'actes en projet non signés n'ont aucune valeur juridique. - La circulation automatique vers le Registre national n'a lieu qu'à partir du moment où l'acte est signé et s'il n'y a pas un conflit entre les données. - L'OEC ne peut pas signer les actes périodiquement. 3.2.3. Acteurs de l'état civil Tous les acteurs compétents en matière d'état civil ont été intégrés dans le premier chapitre, y compris donc les fonctionnaires consulaires déclarés compétents en matière d'état civil par le Code consulaire et les officiers désignés par le ministre de la Défense.

Concernant les officiers désignés par le ministre de la Défense, leur compétence est limitée à l'établissement des procès-verbaux d'actes de décès dans des cas exceptionnels, à savoir en cas d'opérations militaires en dehors du territoire belge, pour autant qu'il soit impossible de faire établir l'acte de décès par un fonctionnaire consulaire. Les officiers peuvent établir les procès-verbaux des actes de décès des personnes de nationalité belge au service des Forces armées belges, ainsi que du personnel de la Défense de nationalité belge dont la présence est requise auprès de ces Forces.

Les officiers appelés à établir un procès-verbal d'acte de décès procèdent conformément aux dispositions de l'ancien Code civil sur l'acte de décès. Le procès-verbal comprend les données visées à l'article 56 de l'ancien Code civil. Le procès-verbal d'acte de décès est transmis dans les meilleurs délais à l'OEC généralement compétent.

L'OEC établit immédiatement l'acte de décès sur la base du procès-verbal et place ce dernier en annexe dans la BAEC. L'OEC qui a établi l'acte de décès dans la BAEC sur la base du procès-verbal conserve ce dernier jusqu'à son transfert aux Archives générales du Royaume. 3.2.4. Incompatibilité L'article 12 de l'ancien Code civil intègre une incompatibilité de l'arrêté royal du 8 juin 1823 et en étend légèrement la portée.

Afin d'éviter tout conflit d'intérêts, l'OEC ou son agent habilité ne peut pas établir un acte de l'état civil qui se rapporte à : - lui-même ; - son époux ou épouse ; - son cohabitant légal ; - ses ascendants, ses descendants (parents, (arrière-)grands-parents, (petits-)enfants) ; - ses parents collatéraux jusqu'au deuxième degré (frères et soeurs).

En cas d'incompatibilité, l'OEC ou son agent habilité est remplacé, pour l'établissement de l'acte, par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectif (renvoi à l'art. 7, alinéa 3, de l'ancien Code civil).

Dorénavant, l'incompatibilité s'applique également expressément aux agents habilités. Il est tout à fait normal que cette limitation s'applique également aux agents habilités qui établissent effectivement les actes.

Dans la pratique, l'agent habilité sera remplacé par un collègue (agent habilité également). Il importe donc que l'OEC habilite plus d'un agent. 3.2.5. Officier de l'état civil généralement compétent L'OEC généralement compétent est défini à l'article 13 de l'ancien Code civil.

Hormis quelques exceptions, le même OEC est toujours compétent. Les intéressés ne devront donc pas se déplacer dans différentes communes pour régler certaines formalités en rapport avec l'état civil. Il s'ensuit que la compétence résiduelle de Bruxelles est en principe restreinte et que la charge de travail sera mieux répartie.

Si la loi fait référence à « l'OEC compétent », sans préciser expressément de quel officier il s'agit, il y a lieu d'appliquer l'article 13 de l'ancien Code civil.

En principe, l'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux ; ou à défaut, - du dernier lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux; ou à défaut, - de la résidence actuelle de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux ; ou à défaut, - de Bruxelles.

Ainsi, l'OEC le plus proche sera toujours l'OEC compétent.

L'OEC du dernier lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux est ajouté par la Loi réparatrice de 2023 afin de faciliter la détermination de l'OEC compétent pour les personnes radiées d'office. En effet, la notion de résidence actuelle nécessite d'être prouvée. Il est complexe d'appliquer ce critère dans les faits. C'est la raison pour laquelle le dernier lieu d'inscription est ajouté. Cela permet, entre autres, au greffier de déterminer plus facilement l'OEC compétent lorsqu'il doit transmettre les données nécessaires à l'établissement de l'acte.

Il y a lieu de souligner que l'ajout de l'OEC du dernier lieu d'inscription, a également pour conséquence que les demandes de changement d'enregistrement du sexe pour les Belges qui résident à l'étranger, ne relèvent plus de la compétence de Bruxelles mais bien du dernier lieu d'inscription dans les registres. Tant les demandes de changement d'enregistrement du sexe que les demandes de changement de prénom sont introduites auprès du même OEC. C'est donc également le cas pour toutes les autres matières ou l'OEC compétent est celui visé à l'article 13 de l'ancien Code civil. Les Belges qui résident à l'étranger ne relèvent donc plus automatiquement de la compétence de Bruxelles mais bien du dernier lieu d'inscription dans les registres. Il est souligné que Bruxelles conserve une compétence résiduaire.

La loi ne prévoit que quelques exceptions par rapport à l'officier généralement compétent, par exemple dans les cas où un fait est constaté dans l'acte. Dans ce cas, il est logique que l'OEC du lieu du fait soit l'OEC compétent.

Ainsi, pour l'acte de naissance, l'OEC du lieu de naissance est compétent, pour l'acte de mariage, celui du lieu de la déclaration de mariage, et pour l'acte de décès, celui du lieu du décès. D'autres exceptions sont également prévues. Pour l'établissement d'un acte d'enfant sans vie, l'OEC du lieu de l'accouchement est compétent. Pour l'établissement de l'acte de naissance d'un enfant trouvé, l'OEC du lieu où l'enfant a été trouvé est compétent.

Pour la rectification de l'acte, l'OEC qui a établi l'acte sera, outre l'OEC généralement compétent, également compétent pour la rectification d'une erreur matérielle. 3.3. Mise en place de la BAEC La BAEC est créée auprès du SPF Justice par la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.

La BAEC a pour tâche de se charger de l'enregistrement central, de la sauvegarde centrale et de la gestion des actes de l'état civil, et est la source authentique pour tous les actes de l'état civil rédigés après le 31 mars 2019 et les données qui y figurent.

A partir du 1er janvier 2025 au plus tard ou à la date déterminée par le Roi, le Service public fédéral Justice, les autorités communales et le SPF Affaires étrangères seront les responsables conjoints du traitement des données dans la BAEC au sens du règlement général sur la protection des données.

Le comité de gestion de la BAEC, composé des responsables de traitements conjoints, exerce la responsabilité conjointe du traitement.

Le comité de gestion a une fonction de coordination. Il détermine également quels nouveaux accès à la BAEC sont accordés (en exécution de l'article 78, § 3 de l'ancien Code civil).

Le comité de gestion est également chargé de l'établissement et de la gestion de la BAEC et définit les mesures nécessaires visant à garantir le caractère immuable, la confidentialité et la conservation des actes de l'état civil contenus dans la BAEC. 3.4. Les actes de l'état civil 3.4.1. Actes électroniques Depuis le 31 mars 2019 (entrée en vigueur de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil), les actes de l'état civil sont des actes électroniques, qui sont signés et conservés électroniquement dans une banque de données électronique (BAEC).

Ces actes de l'état civil établis électroniquement sont des actes authentiques, qui par conséquent font foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Il n'est plus établi d'actes sur papier (art. 14 de l'ancien Code civil). 3.4.2. Indisponibilité de la BAEC (art. 14 de l'ancien Code civil) Dans des cas très exceptionnels, il ne sera pas possible d'établir l'acte de l'état civil sous forme dématérialisée dans la BAEC, par exemple, dans le cas d'une indisponibilité prolongée de la BAEC. Dans ce cas, l'OEC établit l'acte sous forme d'un procès-verbal papier. Ce procès-verbal peut être une version imprimée du modèle de copie établi par l'Arrêté Royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (MB, 15 février 2019)que l'OEC remplit et signe à la main. Certains modèles ont été modifiés par l'arrêté ministériel du 23 novembre 2020 (MB, 17 décembre 2020) et ensuite l'arrêté ministériel du 17 octobre 2023 (MB 11/12/2023).Les modèles sont consultables sur le site JustFamNat pour les OEC. Dès que possible, l'OEC établit l'acte dans la BAEC en y annexant le procès-verbal. 3.4.3. Annexes dans la BAEC (art. 15 de l'ancien Code civil) Les annexes qui doivent être enregistrées dans la BAEC restent limitées à celles prévues expressément par la loi (procuration spéciale et authentique, pièces relatives à une erreur matérielle, jugements, certaines pièces du dossier de mariage p. ex.), pour autant qu'elles ne soient pas disponibles auprès d'une autre source authentique. Il est interdit d'enregistrer des annexes qui ne sont pas prévues par la loi.

Cela permet d'éviter une charge trop importante pour le système informatique et cela empêche que la limitation des mentions dans les actes n'entraîne l'inclusion d'annexes supplémentaires dans les actes à titre de contrôle de ces données.

Cela ne signifie pas que l'OEC ne doit pas procéder à tous les contrôles nécessaires. L'idée sous-jacente à la limitation des mentions dans les actes est en effet de ne pas devoir y mentionner tous les contrôles préalables que doit effectuer l'OEC. L'on part du principe que l'OEC a effectué tous les contrôles indispensables à l'établissement de l'acte, sans qu'il soit nécessaire de le préciser dans l'acte, et encore moins en tant qu'annexe à l'acte, à titre de preuve du contrôle préalable effectué (voir ci-dessous « Signature des actes »).

Si les parties ont remis des annexes à l'OEC, les originaux de ces annexes leur sont restitués. La restitution interviendra dès que le document aura été enregistré comme annexe d'un acte dans la BAEC. La valeur probante du document original reste supérieure à celle de la version numérisée de l'acte enregistré dans la BAEC. Le dépôt des pièces annexées auprès du greffe est supprimé. 3.4.4. Mentions dans les actes (art. 16 et 20 de l'ancien Code civil) L'OEC peut mentionner uniquement ce que les parties lui déclarent.

L'OEC est donc tenu d'inclure ce que les parties lui déclarent et ne peut ajouter à l'acte des mentions autres que ce que les parties lui déclarent.

L'OEC ne peut non plus inclure dans l'acte des mentions autres que celles qui sont imposées par la loi.

Il n'est pas possible d'inclure des données supplémentaires dans la BAEC, étant donné que le système limite les données des actes aux données prévues par la loi. Dans son avis 2020/003, la Commission permanente de l'état civil (CPEC) nuance toutefois cette disposition.

L'avis dispose : « L'officier de l'état civil ne doit pas exécuter les décisions judiciaires qui ordonnent la « transcription » ou la mention de la décision dans la BAEC, si l'enregistrement dans la BAEC n'est pas prévu légalement et, partant, est impossible à effectuer dans la BAEC. En cas de demande d'enregistrement dans la BAEC émanant du ministère public dans un cas non prévu par la loi, l'officier de l'état civil peut indiquer que ce n'est pas possible.

Les cas prévus par la loi dans lesquels les décisions judiciaires doivent être enregistrées dans la BAEC sont les suivants : - contestation de la filiation et/ou établissement d'un lien de filiation (art. 31, § 1er juncto 333, § 2, de l'ancien Code civil) ; - rectification d'un acte (art. 31, § 1er juncto 35, § 3, de l'ancien Code civil) ; - changement de nom ou de prénoms (après un recours contre un refus) (art. 31, § 1er juncto 370/9, § 4 et 5 de l'ancien Code civil) ; - décision déclarative d'absence (art. 121, § 1er, de l'ancien Code civil) ; - réapparition de l'absent (art. 122 juncto 35 de l'ancien Code civil) (mention) ; - jugement déclaratif de décès (art. 132 de l'ancien Code civil) ; - réapparition de la personne dont le décès a été judiciairement déclaré (art. 134 juncto 35 de l'ancien Code civil) (mention) ; - nouvelle modification de l'enregistrement du sexe (art. 135/1, § 9 de l'ancien Code civil) ;[cette décision judiciaire n'existe plus actuellement] - annulation d'un mariage (art. 193ter de l'ancien Code civil, (art. 79quater, § 4, de la loi sur les étrangers) (mention) ; - annulation d'une reconnaissance (art. 330/3 de l'ancien Code civil, art. 79quater, § 6, de la loi sur les étrangers) (mention) ; - décisions relatives à l'adoption (art. 367-3 de l'ancien Code civil, artt. 1231.19 et 1231.52, § 2, du Code judiciaire) ; - divorce (artt. 1275, § 2 et 1303 du Code judiciaire) (mention) ; - séparation de corps (art. 1305 du Code judiciaire) (mention) ; - modification d'enregistrement du sexe (après refus de l'OEC) (art. 1385quaterdecies, § 2, du Code judiciaire) ; - décisions relatives à la nationalité (art. 11bis, §§ 7 et 8, art. 15, art. 23, art. 23/1, 23/2 du CNB). » Pour consulter l'avis dans son entièreté, les OEC peuvent consulter la plateforme JustFamNat.

Il est spécifié que les décisions judiciaires reprises dans la liste de l'avis de la CPEC sont celles qui donnent lieu à l'établissement à un acte modifié ou un acte de base dans la BAEC, selon le cas.

Aucune mention ne peut être inscrite en abréviation dans les actes de l'état civil.

Les dates sont exprimées en chiffres. 3.4.5. Devoir d'information des intéressés (art. 17 de l'ancien Code civil) Les personnes concernées par l'acte ou participant à son élaboration doivent communiquer à l'OEC toutes les informations requises par la loi dont ce dernier a besoin pour établir l'acte.

L'obligation d'informer ne se limite donc pas aux « parties » à l'acte. Il s'agit de toutes les personnes concernées par l'acte. Il pourrait donc s'agir par exemple du médecin qui établit un certificat médical.

L'OEC ne peut pas connaître toutes les informations. Il appartient donc aux parties de lui communiquer les informations requises par la loi, pour autant qu'elles ne soient pas disponibles pour l'OEC dans une autre source authentique. S'il apparaît ultérieurement que l'acte n'a pas été établi correctement parce que l'OEC n'était pas en possession d'une information, ce dernier ne peut en être tenu pour responsable.

Ainsi, il peut par exemple s'agir d'un demi-frère qui reconnaît devant l'OEC un enfant de sa demi-soeur étrangère. L'OEC ne peut en principe pas découvrir cela par lui-même. Les parties sont obligées d'en faire la déclaration à l'OEC afin qu'il puisse établir l'acte correctement. 3.4.6. Signature des actes (art. 18 et 19 de l'ancien Code civil) Les actes de l'état civil ne sont plus signés par les parties depuis le 31 mars 2019 (entrée en vigueur de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil). Seul l'OEC ou son agent habilité signe encore l'acte, par voie électronique. Les parties ne signent plus l'acte.

La loi donne toute confiance à la personne de l'OEC en ce qui concerne l'établissement correct des actes. Si les intéressés ne sont pas d'accord avec les données figurant dans l'acte, il leur appartient de prouver qu'il y a eu une erreur et de demander une rectification de l'acte.

Il est loisible à l'OEC d'imprimer l'acte électronique provisoire avant la signature de l'acte, par exemple, et de le présenter aux parties pour vérification.

Rien n'empêche l'OEC de conserver provisoirement à la commune le document qui a été vérifié par les parties. Cela relève de la compétence autonome de l'OEC. Il ne s'agit pas d'une obligation légale. De tels documents préparatoires ne peuvent pas non plus être enregistrés dans la banque de données en tant qu'annexe. Le but n'est pas, bien entendu, de créer des registres parallèles.

Si, après l'établissement d'un acte de naissance, par exemple, les parents estiment que le nom de leur enfant a été mal orthographié dans l'acte, il appartient avant tout à ces derniers d'en apporter la preuve. L'on part en effet du principe que l'OEC a établi l'acte correctement. Lorsqu'un acte de naissance provisoire ou un document similaire a été signé par les parents, l'orthographe du nom peut être vérifiée sur le document signé.

Les parties devront prouver qu'en sa qualité d'officier public chargé d'établir des actes authentiques, l'OEC a commis un faux en écriture en actant quelque chose qui n'a pas été déclaré ou communiqué par les parties.

L'OEC peut établir dans un premier temps un acte provisoire dans la BAEC et ne le signer que par la suite, après quoi l'acte est définitif et ne peut plus être modifié.

Aucun délai impératif n'est prévu pour signer l'acte. Cela ne signifie toutefois pas que l'OEC ou son agent habilité est autorisé à reporter la signature des actes à une date éloignée. Ainsi, la BAEC est dotée d'un dispositif de suivi qui permet de veiller à ce que les actes soient signés dans un délai raisonnable. L'acte n'est établi et définitif qu'après signature.

Par ailleurs, les copies et extraits ne peuvent être délivrés et les registres de la population, actualisés, que lorsque l'acte a été signé définitivement. Les copies et extraits peuvent être délivrés sans délai après la signature.

La déclaration de naissance doit être faite dans les quinze jours qui suivent celui de la naissance et l'acte de naissance doit être établi sans délai (art. 43 de l'ancien Code civil). L'OEC, ou son agent habilité, doit donc également signer l'acte de naissance dans ce délai, même si la déclaration est faite le dernier jour de déclaration.

Cela montre à nouveau l'intérêt de pouvoir désigner un(des) agent(s) habilité(s).

L'acte de mariage doit en principe être signé le jour de la célébration du mariage. La date de la signature de l'acte par l'OEC est la date de l'acte et, par conséquent, aussi la date du mariage. Si au moment de la célébration du mariage, des modifications doivent encore être apportées à l'acte établi provisoirement (par exemple, de nouveaux témoins), l'OEC devra d'abord effectuer ces adaptations avant de signer.

Si l'OEC n'est pas en mesure de signer l'acte le jour même, il doit le faire aussi vite que possible. On vise en particulier les cas où on célèbre le mariage dans des lieux où il n'y a pas d'assistance technique possible le week-end, où l'OEC n'a pas emmené sa carte d'identité le jour du mariage, ... Par conséquent, cela ne peut arriver que dans des circonstances très exceptionnelles et doit être évité autant que possible. Dans cette hypothèse, la date du mariage mentionnée dans l'acte de mariage ne correspond pas à la date de la signature par l'OEC. L'OEC signe les actes électroniques à l'aide d'une signature électronique qualifiée telle que visée à l'article 3, 12°, du règlement UE n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. La signature électronique qualifiée est requise pour les actes authentiques établis, reçus ou signifiés sous forme dématérialisée par un officier public ou ministériel. Il s'agit en effet d'actes authentiques qui doivent garantir la sécurité juridique nécessaire, la signature électronique qualifiée est donc toujours nécessaire.

La signature s'effectue avec la carte d'identité électronique. L'OEC déclare sur cette base que les données figurant dans l'acte sont correctes et que l'établissement de l'acte s'est produit régulièrement en présence des parties éventuellement concernées.

La signature manuscrite n'est envisagée qu'en raison de circonstances exceptionnelles, visées à l'article 14, alinéa 4, de l'ancien Code civil, c'est-à-dire, lorsqu'il est impossible d'établir un acte sous forme dématérialisée et que l'OEC établit un procès-verbal. L'OEC est donc également tenu de signer les procès-verbaux qu'il établit, comme le prévoit l'article 18, § 1er de l'ancien Code civil. 3.4.7. Suppression des mentions marginales : liens entre actes - modifications directes d'actes Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, il n'est plus apposé de mentions marginales sur les actes de l'état civil dans la BAEC. Les actes de l'état civil qui se rapportent également à d'autres actes sont liés à ceux-ci ou alors les actes sont directement modifiés (cf. point 3.9.1.).

L'OEC civil assure par sa signature des actes établis et modifiés: - l'association correcte de ces actes avec les actes auxquels ils se rapportent, de la personne concernée ou, le cas échéant, de ses descendants jusqu'au premier degré, et - la modification correcte de ces actes.

L'OEC associe les actes et modifie les actes dans la BAEC (ou s'assure de l'exhaustivité des associations et modifications proposées par la BAEC) au moment où il signe un acte qu'il a établi ou modifié.

En cas de modification d'un acte, l'OEC effectuera les modifications des actes dans la BAEC. Par exemple, lors de la rectification d'une erreur matérielle, l'OEC établira un acte modifié et apportera également les modifications dans les autres actes auxquels la rectification se rapporte (cf. art. 31, § 2, de l'ancien Code civil).

Avant de signer l'acte, l'OEC contrôle l'exhaustivité et l'exactitude des modifications. L'OEC est responsable en la matière vu que des actes de l'état civil sont modifiés.

Lors de la consultation d'un acte modifié dans la BAEC, il sera toujours possible de voir quels actes ont donné lieu à modification. 3.4.8. Procuration (art. 21 de l'ancien Code civil) Les parties intéressées peuvent se faire représenter pour tous les actes de l'état civil, à l'exception de l'acte de mariage.

Le fait de donner procuration implique que le mandataire représente le mandant. Cela signifie dès lors également que le mandataire doit comparaître à la place du mandant.

Il doit s'agir d'une procuration spéciale et authentique.

La procuration est enregistrée dans la BAEC en tant qu'annexe à l'acte.

Les parties peuvent également se faire représenter par procuration pour toutes les déclarations en vue d'établir un acte de l'état civil (naissance, mariage, reconnaissance). Dans ce cas, la procuration est enregistrée dans la BAEC en tant qu'annexe à l'acte de mariage ou de reconnaissance. La déclaration même n'est pas enregistrée en tant qu'annexe dans la BAEC. En ce qui concerne le mariage, cette procuration spéciale et authentique doit être distinguée de la preuve écrite légalisée émanant du futur époux, dont il ressort qu'il consent à la déclaration de mariage (art. 164/2, § 2, 3°, de l'ancien Code civil). 3.4.9. Lecture de l'acte à voix haute (art. 22 de l'ancien Code civil) L'OEC n'est tenu de donner lecture de l'acte à voix haute qu'à la demande de l'un des comparants. Dans les autres cas, l'OEC peut donner lecture de l'acte à voix haute lorsqu'il l'estime nécessaire. Tel peut, par exemple, être le cas lorsqu'une partie est aveugle ou analphabète.

L'OEC a l'obligation d'établir l'acte correctement et de s'assurer que les intéressés en ont bien compris tous les aspects. 3.4.10. Numéros continus d'actes La BAEC utilise des numéros d'acte continus et donc plus de numéro d'acte par commune.

Le numéro d'acte est généré par la BAEC, au niveau national et donc plus par chaque commune ou par sorte de registre.

Un numéro d'acte dans la BAEC est constitué des éléments suivants : « AAAA-XXXX.XXXX-CC ». « AAAA » = a) pour les actes établis à partir du 31 mars 2019 (actes purement électroniques), l'année au cours de laquelle le projet d'acte a été créé dans la BAEC (donc pas nécessairement l'année de la signature de l'acte) ; b) pour les actes papier migrés (établis avant le 31 mars 2019) : l'année provient de la date du fait de l'acte.) Le numéro de la BAEC ne permet donc jamais de déduire de manière fiable l'année de l'acte. « XXXX.XXXX » = numérotation continue dans la BAEC. « CC » = le chiffre de contrôle sur la base de l'ensemble des chiffres qui précèdent. 3.5. Valeur probante des actes de l'état civil (art. 23 à 25 de l'ancien Code civil) L'article 23 de l'ancien Code civil établit le principe selon lequel seuls les actes de l'état civil font preuve de l'état de la personne, à moins que la loi n'en dispose autrement.

Un certain nombre de dispositions de l'ancien Code civil (notamment l'article 25) prévoient en effet que certains éléments de l'état de la personne peuvent être établis par d'autres moyens. Le Code de la nationalité belge prévoit également parfois d'autres moyens de preuve.

De même, seuls les procès-verbaux dressés dans des circonstances exceptionnelles (qui ont pour effet que, durant une longue période, aucun acte dématérialisé ou papier de l'état civil ne sera disponible, mais qu'il existe un procès-verbal établi par l'officier de l'état civil) ou établis en cas de naissance ou de décès sur un navire ou dans un avion ou les procès-verbaux d'actes de décès établis par un officier de l'armée font preuve de l'état de la personne, aussi longtemps qu'aucun acte de l'état civil n'est établi sur base de ceux-ci.

En ce qui concerne la force probante, il convient d'opérer une distinction entre les actes électroniques de l'état civil et les (anciens) actes papier.

Les actes électroniques établis après le 31 mars 2019 font foi jusqu'à inscription de faux en écriture.

Ils ont dès lors une valeur probante pleine et entière (art. 24 de l'ancien Code civil).

Les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sous forme dématérialisée sur la base d'actes établis sur papier avant le 31 mars 2019 (actes papier migrés) font foi jusqu'à preuve du contraire (art. 25 de l'ancien Code civil).

Lorsque l'acte papier original ne correspond pas au scan ou aux métadonnées de l'acte enregistré dans la BAEC, l'acte papier est valable jusqu'à inscription de faux en écriture, pour ce qui concerne les données antérieures au 31 mars 2019. Les métadonnées ou le scan de l'acte dans la BAEC font foi jusqu'à preuve du contraire.

Les données enregistrées ou modifiées après l'enregistrement de l'acte dans la BAEC font bien entendu foi jusqu'à inscription de faux en écriture.

Ainsi, dans le cas d'un acte de mariage établi sur papier, par exemple, avec mention du divorce uniquement sous forme électronique (car postérieure au 31 mars 2019), le divorce fera foi jusqu'à inscription de faux en écriture.

Lorsque la date de naissance d'un des époux mentionnée sur l'acte papier ne concorde pas avec la date de naissance enregistrée dans la BAEC sous forme de métadonnées, la date de naissance de l'acte papier aura une valeur probante plus élevée (sauf si elle a été rectifiée sur l'acte de mariage après le 31 mars 2019).

En cas de discordance entre les données de l'acte original sur papier et celles de l'acte migré vers la BAEC, l'acte original sur papier a donc priorité sur l'acte migré pour les données qui datent d'avant l'entrée en vigueur de la BAEC. Les éventuelles métadonnées enregistrées erronément dans la BAEC peuvent alors être adaptées sur la base de l'acte papier.

Il en va de même pour les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sur la base de procès-verbaux établis sur papier (conformément aux articles 14, 47 et 57) : ces actes font foi jusqu'à preuve du contraire.

Les procès-verbaux originaux sur papier font foi jusqu'à inscription de faux en écriture (art. 25 de l'ancien Code civil).

Il importe dès lors de conserver soigneusement les registres papier de l'état civil ainsi que les procès-verbaux établis sur papier. Ces exemplaires papier ont une valeur probante supérieure à celle des actes migrés. Ils ont un statut de conservation permanent. Ils peuvent être conservés dans les archives, mais ne peuvent jamais être détruits.

Naturellement, ce n'est pas parce que ces actes sont conservés que des mentions marginales peuvent encore être apposées dans les livres papier. Toutes les modifications doivent désormais se faire par voie électronique, via la BAEC. Les copies et extraits des actes de l'état civil ne sont désormais plus délivrés que via la BAEC. Les copies des registres papier ne sont plus autorisées. 3.6. Actes perdus ou détruits (art. 26 et 27 de l'ancien Code civil) Ces articles reprennent les anciens articles 46 et 47 de l'ancien Code civil sous une forme adaptée.

Les actes de l'état civil perdus ou détruits (ou n'ayant jamais existé) peuvent être remplacés.

La preuve de la destruction ou de la perte et du contenu des actes peut être reçue par des écrits, d'autres sources authentiques ou par des témoins.

La procédure prévue pour la rectification d'un acte devant le tribunal de la famille s'applique en l'espèce (voir également les explications du point relatif à l'article 35 de l'ancien Code civil).

Cette possibilité s'applique également aux actes étrangers manquants, comme c'était déjà le cas dans la pratique.

L'acte supplétif de l'état civil établi à la suite d'un acte détruit ou perdu, sur la base de l'article 26 de l'ancien Code civil, peut être transmis à toute autorité requérante en remplacement de l'acte manquant, si l'intéressé prouve qu'il demeure impossible de se procurer l'acte de l'état civil et pour autant, bien entendu, que l'exactitude des données que cet acte supplétif contient ne soit pas réfutée (art. 27 de l'ancien Code civil).

Comme tout autre acte de l'état civil, l'acte supplétif sera établi (conformément aux dispositions du chapitre 2, section 2) en mentionnant le fait que l'acte a été établi sur la base d'une décision judiciaire, comme le prévoit l'article 41, § 1er, de l'ancien Code civil.

Par exemple, un acte supplétif d'acte de naissance sera donc établi de la même manière qu'un acte de naissance ordinaire, mais la base sur laquelle l'acte est établi mentionnera les données de la décision judiciaire. 3.7. Copies et extraits (art. 28 de l'ancien Code civil) L'article 28 de l'ancien Code civil définit les notions de « copies » et « extraits ».

Un extrait mentionne uniquement les données actuelles de l'acte sans l'historique de l'état de la personne que l'acte concerne.

Ceci implique par conséquent que, si des modifications ont été apportées depuis l'établissement de l'acte de l'état civil, celles-ci ne sont pas visibles, et seule la dernière situation est mentionnée.

Les modifications sont traitées et exécutées par la BAEC. Par exemple, un extrait de l'acte de naissance d'un enfant qui a été adopté de manière plénière ne mentionnera pas l'adoption. Les parents adoptifs seront mentionnés comme « parents ».

La distinction antérieure entre les extraits avec filiation et les extraits sans filiation disparaît.

Une copie, en revanche, mentionne toujours les données d'origine de l'acte et les modifications apportées à l'état de la personne que l'acte concerne après l'établissement de l'acte.

Dans l'exemple de l'acte de naissance de l'enfant adopté, l'adoption sera dès lors visible sur la copie.

Une copie mentionne également l'historique de l'acte. L'historique est mentionné brièvement sous les données d'origine, de manière similaire aux anciennes mentions marginales.

Le cas échéant, les copies mentionnent, également toujours la base sur laquelle l'acte est établi (comme le prévoit l'article 41, § 1er, 5° ). Les extraits ne mentionnent pas la base sur laquelle l'acte est établi en raison de la protection des données à caractère personnel de l'intéressé. 3.7.1. Durée de validité Les copies et les extraits mentionnent toujours le délai pendant lequel le contrôle de l'authenticité via un serveur peut être exercé ainsi que le lien internet ou autre moyen de vérification électronique permettant le contrôle. La durée de validité sera en principe de 3 mois à partir de leur délivrance. Il appartient à l'autorité réceptrice (généralement à l'étranger) de déterminer si elle souhaite encore accepter ce document au-delà de cette date même si le contrôle via ce lien n'est plus possible.

Le délai de contrôle est limité, car l'extrait ou la copie délivrée ne reste disponible sur le serveur d'extraits que pendant cette période de validité. 3.7.2. Publicité des actes de l'état civil (art. 29 de l'ancien Code civil) 3.7.2.1. Au plus tard jusqu'au 1er janvier 2025 L'article 29, § 1er de l'ancien Code civil reprenait et adaptait l'ancien article 45 de l'ancien Code civil. Il détermine les hypothèses dans lesquelles les actes sont publiés, et à qui des extraits ou des copies peuvent être délivrés.

La publicité implique que toute personne a droit à un extrait ou une copie.

Des délais de publicité différenciés ont été prévus : - les actes de décès de plus de cinquante ans ; - les actes de mariage de plus de septante-cinq ans ; - les autres actes de plus de cent ans. 3.7.2.1.1. A qui peut-on délivrer des copies et des extraits ? 3.7.2.1.1.1. Actes publics Toute personne a droit à des copies ou extraits d'actes publics de l'état civil. Il s'agit donc des actes de décès de plus de cinquante ans, des actes de mariage de plus de septante-cinq ans et des autres actes de l'état civil de plus de cent ans. 3.7.2.1.1.2. Actes non publics La délivrance de copies et d'extraits d'actes non publics est fortement limitée pour des raisons liées à la protection des données à caractère personnel.

Les personnes qui ont droit à des copies ou des extraits sont limitées à l'entourage proche de l'intéressé. Il s'agit notamment : - de la personne que l'acte concerne ; - de son époux ou épouse ; - de son cohabitant légal ; - de son représentant légal ; - de ses descendants ou ascendants ; - de ses héritiers ; - de leur notaire ; - de leur avocat.

Il y a ici lieu d'interpréter la notion de "représentant légal" au sens large. Il s'agit par exemple également de l'administrateur d'une personne.

Ce sont les personnes qui pouvaient auparavant obtenir une copie ou un extrait avec filiation.

Pour ce qui concerne les actes de personnes qui ont modifié l'enregistrement de leur sexe (application du Titre IV/1 ou de l'article 1385quaterdecies, § 3, du Code judiciaire), le droit à l'obtention d'une copie est encore plus limité. Le droit à l'obtention d'une copie de ces actes (autrement dit des actes sur lesquels la modification de l'enregistrement du sexe est visible) est limité à la personne que l'acte concerne, à son représentant légal, à ses héritiers, à leur notaire et à leur avocat.

Lorsque les connexions entre les différentes sources d'information se seront considérablement développées, la délivrance d'extraits se fera plus rare (cf. point 3.7.5.).

Pour des raisons de protection des données à caractère personnel, il est en outre souhaitable qu'en principe, on ne puisse délivrer que des extraits. Une copie ne sera dès lors plus délivrée que sur demande expresse.

L' OECne peut toutefois pas vérifier si la demande est justifiée par la finalité pour laquelle la copie est demandée puisque cela constitue une immixtion dans la vie privée du citoyen.

Il ne peut donc plus être question de délivrer des copies systématiquement. Cela arrivait certes fréquemment par le passé, car il s'avérait plus pratique de copier un acte papier que d'établir un extrait. Avec la BAEC, il n'y a plus aucune différence sur ce point et on ne pourra communiquer des données que dans la limite de ce qui est nécessaire. Des copies ne seront dès lors délivrées que si l'intéressé en fait la demande expresse. 3.7.2.2. A partir du 1er janvier 2025 L'article 29, § 1er, de l'ancien Code civil (qui reprenait et adaptait l'ancien article 45 de l'ancien Code civil) est également mis en conformité avec le RGPD par la Loi réparatrice du 13 septembre 2023.

L'entrée en vigueur de cette modification est fixée par le Roi et au plus tard le 1er janvier 2025.

L'article 29 de l'ancien Code civil détermine les hypothèses dans lesquelles les actes sont publics et à qui des extraits ou des copies peuvent être délivrés.

Les délais de publicité des actes de l'état civil sont adaptés et revus afin d'être mis plus en conformité avec le RGPD. Des délais de publicité différenciés ont été prévus. Une distinction est également faite entre les copies et les extraits d'actes.

Les actes suivants sont publics : - les extraits d'actes de décès ; - les extraits d'actes de mariage de plus de septante-cinq ans ; - les extraits d'autres actes de plus de 100 ans ; - les copies d'actes de décès établis après le 31 mars 2019 ; - les copies d'actes de décès établis avant le 31 mars 2019 et de plus de septante-cinq ans ; - les copies d'actes de mariage de plus de septante-cinq ans; - les copies d'autres actes de plus de cent ans.

Il est à noter que les extraits d'actes de décès sont directement disponibles publiquement. En effet, dès qu'une personne est décédée, il ne s'agit strictement parlant plus de données à caractère personnel dans le cadre du RGPD. Cela permet, par exemple, aux entrepreneurs de pompes funèbres d'en disposer directement, sans plus devoir passer par une procuration.

En ce qui concerne les copies d'actes de décès établis avant le 31 mars 2019, ceux-ci ne sont pas disponibles publiquement car ils contiennent des informations relatives aux données personnelles d'autres personnes qui sont potentiellement encore vivantes (conjoint survivant). 3.7.2.2.1. A qui peut-on délivrer des copies et des extraits ? 3.7.2.2.1.1. Actes publics Toute personne a droit à des copies ou extraits d'actes publics de l'état civil. Ils sont énumérés au point 3.7.2. 3.7.2.2.1.2. Actes non publics La délivrance de copies et d'extraits d'actes non publics est fortement limitée afin de se conformer au RGPD. Les personnes qui ont droit à des copies ou des extraits non publics sont limitées. La liste exhaustive est reprise à l'article 29, § 1er/2 de l'ancien Code civil. Il s'agit : - de chaque personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne; - du représentant légal de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne ; - de l'époux ou l'épouse, le cohabitant légal, les ascendants ou les descendants au premier degré et les héritiers de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne, à condition de prouver un intérêt légitime ; - les héritiers de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne pour des actes qui ont été modifiés en application du Titre IV/1 ou en application de l'article 1385quaterdecies, § 3, du Code judiciaire, à condition de prouver un intérêt légitime.

Il y a ici lieu d'interpréter la notion de "représentant légal" au sens large. Il s'agit par exemple également de l'administrateur d'une personne.

Pour les actes de personnes qui ont modifié l'enregistrement de leur sexe tels que visés à l'article 29, § 1er/2, 4° de l'ancien Code civil, le droit à l'obtention d'une copie est encore plus limité. Le droit à l'obtention d'une copie des actes sur lesquels la modification de l'enregistrement du sexe est visible, est limitée à la personne que l'acte concerne, à son représentant légal, à ses héritiers, à condition de prouver un intérêt légitime.

La liste des intérêts légitimes sera déterminée par arrêté royal. Le Roi mettra en balance la vie privée de la personne concernée et la nécessité de délivrer une copie ou un extrait aux destinataires ciblés.

Les demandes de copies ou d'extraits d'actes qui doivent être prouvées par un intérêt légitime doivent contenir : - l'identité du demandeur (eID) ; - si la qualité (relation avec l'intéressé) peut être établie et documentée et la manière dont cela peut se faire et ; - le motif de la délivrance de la copie (qui est le véritable destinataire/destinataire) ; - la preuve de l'intérêt légitime.

Ces informations sont conservées dans un fichier journal.

La personne concernée par l'acte peut consulter les fichiers journaux concernés pour savoir qui a demandé une copie et pour quelle raison.

Cela permettra également aux personnes concernées, au responsable du traitement et à l'autorité de protection des données d'exercer un contrôle a posteriori sur l'intérêt légitime invoqué.

L'objectif n'est nullement que l'OEC doive procéder à un contrôle de (la pièce justificative de) l'intérêt légitime au moment de la demande. En l'espèce, le SPF Justice, qui intervient en tant que responsable conjoint du traitement avec les communes, ne peut, dans la pratique, pas non plus exercer de contrôle a priori poussé.

La délivrance de l'acte demandé sous la forme d'extrait est la règle.

La délivrance d'une copie est exceptionnelle et ne devrait avoir lieu que sur demande expresse. En effet, la plupart du temps, il n'est pas nécessaire de disposer de l'historique des données reprises dans la copie de l'acte. Les données actuelles reprises dans l'extrait de l'acte suffisent généralement. 3.7.3. Copies et extraits via la BAEC - cachet électronique La délivrance de copies et extraits s'effectue toujours via la BAEC en ce sens que l'authentification lors de la délivrance est toujours effectuée par la BAEC sous la forme d'un cachet électronique et non par l'OEC. Il demeure toutefois toujours possible de demander la remise de copies et d'extraits délivrés via la BAEC à l'OEC, au guichet ou au guichet électronique. Dans ce cas aussi, la copie ou l'extrait porte seulement le cachet électronique de la BAEC. En outre, le citoyen, quel que soit l'endroit où il se trouve, peut également télécharger (à l'aide de son PC, smartphone ou autres) un extrait ou une copie portant le cachet électronique de la BAEC directement à partir du site internet Just-on-web : https://justonweb.be/extracts Les copies et extraits mentionnent également toujours la date de délivrance. 3.7.4. Copies et extraits d'actes papier établis avant le 31 mars 2019 La délivrance d'une copie sous la forme d'une copie des registres papier de l'état civil n'est pas autorisée.

Des copies et des extraits des « anciens » actes papier de l'état civil qui ont été introduits dans la BAEC sont délivrés uniquement via la BAEC. En effet, les registres papier n'ont plus été mis à jour après le 31 mars 2019.

Les copies d'actes de l'état civil établis avant le 31 mars 2019 prennent toujours la forme d'une impression de l'acte original enregistré sous forme dématérialisée dans la BAEC avec les mentions marginales y apportées et les métadonnées des modifications de cet acte après l'entrée en vigueur de la BAEC. La forme dématérialisée de l'acte peut consister en : - une version numérisée de l'acte ; - une collecte de métadonnées ; - une combinaison des deux.

Un extrait d'un « ancien » acte prend la même forme que celle d'un acte établi après l'entrée en vigueur de la BAEC. Pour pouvoir délivrer un extrait d'un acte papier via la BAEC, les métadonnées de l'acte ancien (qui sont mentionnées sur un extrait dans la nouvelle forme) doivent être enregistrées dans la BAEC. Sur cette base, des extraits peuvent être délivrés de la même manière que les `nouveaux' actes de l'état civil.

Une disposition transitoire (article 109 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) prévoit qu'un OEC, un greffier ou un fonctionnaire compétent du SPF Justice qui constate qu'un acte antérieur au 31 mars 2019 qui doit lui être présenté n'a pas été enregistré dans la BAEC, ou dont les métadonnées sont manquantes, peut demander à l'OEC titulaire du registre dans lequel l'acte se trouve d'enregistrer cet acte dans la BAEC. L'OEC peut le faire par voie de notification de la BAEC. Cet OEC est alors tenu d'enregistrer immédiatement dans la BAEC cet acte sous forme dématérialisée et accompagné des métadonnées correspondantes. Il peut également s'agir d'une demande visant à compléter les métadonnées lorsque, par exemple, la migration a eu lieu au niveau de la copie mais qu'un extrait de l'acte est demandé, ou à rectifier des fautes dans les métadonnées.

Il est également possible d'enregistrer dans la BAEC une nouvelle fois un acte ancien (le remigrer) si les métadonnées reprises dans la BAEC ne sont pas correctes. Cela est possible tant qu'aucune modification n'a été faite dans la BAEC sur l'acte migré. Il n'est pas correct d'établir un nouvel acte dans la BAEC lorsqu'un acte existe dans les anciens registres papiers. Si l'OEC a établi un nouvel acte plutôt que d'enregistrer l'acte papier dans la BAEC, il est possible de l'annuler d'office dans un délai d'un mois (art. 34/1, 3° de l'ancien Code civil). Si le délai d'un mois est passé ou qu'une modification de l'acte a eu lieu, alors c'est le tribunal de la famille qui est compétent pour faire cette rectification (art. 35 de l'ancien Code civil).

Il est indiqué de suivre le même mode opératoire que celui de l'OEC à qui il est demandé de délivrer une copie ou un extrait d'un tel acte.

On ne précise pas de délai d'enregistrement à compter de la notification à l'OEC détenteur de l'acte, mais il va de soi que cela doit se faire le plus vite possible et dans un délai raisonnable. A défaut, aucun extrait ou copie ne pourra en effet être délivré. Un délai maximal de 5 jours ouvrables devrait suffire. Dans des cas urgents, cela doit se faire immédiatement. Son collègue OEC, le greffier ou le fonctionnaire compétent du Service public fédéral Justice doit en effet pouvoir poursuivre sa procédure dans les délais légaux. 3.7.5. Principe « only once » En raison de l'application du principe « only-once » et de l'accès direct accordé à différentes autorités et institutions (cf. article 78 de l'ancien Code civil), le nombre d'extraits et de copies demandés et délivrés a sensiblement diminué.

Ce principe implique que les documents qui ont été présentés par un citoyen à une autorité ou qui sont accessibles à une autorité, notamment via la BAEC, ne peuvent plus être demandés une nouvelle fois à ce citoyen par une autre autorité. L'autorité doit consulter elle-même la BAEC lorsqu'elle y a accès. La plupart des institutions peuvent avoir accès à l'information via le Registre national lorsqu'elles n'ont pas accès à la BAEC. Dès lors, les copies et extraits seront surtout demandés pour être produits à des entreprises privées (banques ou organismes assureurs), ou à l'étranger. 3.7.6. Langue Conformément aux lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, l'OEC établit l'acte dans la langue de sa région.

En principe, les copies et extraits d'actes de l'état civil établis après l'entrée en vigueur de la BAEC peuvent être délivrés dans l'une des trois langues nationales. On n'intègre pas des images (numérisation) de ces nouveaux actes mais uniquement des métadonnées : les données qui doivent apparaître dans un acte sont complétées dans des champs (par exemple un champ pour le nom, le prénom, la date du fait...). Les nouveaux actes ne dépendent donc pas de la langue étant donné qu'ils sont basés sur les métadonnées. Lorsque l'extrait ou la copie d'un acte est délivré par l'OEC, il est délivré dans la langue de la commune dans laquelle l'acte est demandé. Lorsque l'intéressé demande lui-même une copie ou un extrait sur le portail Just-on-Web, il peut choisir la langue dans laquelle il souhaite recevoir son extrait ou sa copie.

Etant donné que les actes, les copies et les extraits sont uniformisés et standardisés dans la BAEC, les extraits et copies peuvent être consultés sur un modèle français, allemand, néerlandais ou multilingue, et délivrés dans ces mêmes langues.

Par exemple, si un extrait d'un acte de l'état civil établi en français est demandé en Flandre, il pourra dès lors être délivré en néerlandais. On évite ainsi qu'un citoyen doive encore faire traduire l'extrait.

Il en va de même pour les extraits des « anciens » actes papier, vu qu'ils sont enregistrés dans la BAEC avec les mêmes métadonnées que celles des « nouveaux » actes. Pour les copies des anciens actes, ce ne sera pas le cas. La copie d'un ancien acte est en effet basée sur une image de l'acte. La copie consistera donc en une impression de l'image de l'ancien acte, pour lequel aucune traduction ne peut bien entendu être fournie par la BAEC. 3.7.7. Force probante des copies et extraits d'actes papier dans la BAEC La force probante des copies et extraits d'actes établis avant le 31 mars 2019 (enregistrés sous forme dématérialisée dans la BAEC) n'est pas la même que celle d'actes établis après le 31 mars 2019, vu que la valeur probante des actes auxquels se rapportent les copies et extraits n'est pas identique. Les actes électroniques établis après le 31 mars 2019 ont effectivement une valeur probante complète (à savoir jusqu'à preuve de faux en écriture), contrairement aux anciens actes papier enregistrés par la suite dans la BAEC, qui ne sont valables que jusqu'à preuve du contraire.

Cependant, on ne peut pas renvoyer les personnes souhaitant obtenir des copies et extraits vers l'OEC qui dispose de l'acte papier, vu que les mises à jour de cet acte effectuées par la suite dans la BAEC ne seront jamais mentionnées sur les actes papier. Cette copie ou cet extrait sera alors incomplet. On ne peut pas non plus conférer une valeur probante complète (jusqu'à inscription de faux en écriture) aux actes enregistrés sous forme dématérialisée dans la BAEC et établis avant l'entrée en vigueur de celle-ci. L'acte papier sera effectivement toujours l'original. Des fautes peuvent effectivement résulter de l'enregistrement de celui-ci sous forme dématérialisée dans la BAEC (p. ex., un mot effacé est tout de même visible sous l'effet de la numérisation).

L'article 30, § 3, de l'ancien Code civil prévoit à cet égard que lorsque l'extrait ou la copie délivrés sur la base d'un acte établi sur papier avant l'entrée en vigueur de la nouvelle loi, n'est pas accepté ou lorsqu'il est contesté pour l'usage auquel il est destiné, un extrait ou une copie est délivré sur la base du registre papier accompagné des mises à jour de l'acte dans la BAEC. Cette possibilité doit rester limitée à des circonstances très exceptionnelles, puisque l'objectif est que les copies et extraits soient systématiquement délivrés par voie électronique par la BAEC. Ce n'est qu'en cas de contestation ou, par exemple, de non-acceptation par une autorité étrangère pour des raisons spécifiques qu'une copie ou un extrait de l'acte original papier (mentionnant les mises à jour de cet acte enregistré dans la BAEC) devra être délivré par l'OEC détenteur de l'acte dans ses registres papier. 3.7.8. Forme de la copie d'un acte établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère L'article 28, § 3, de l'ancien Code civil détermine la forme d'une copie d'un acte établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère (établi conformément au chapitre 2, section 15, cf. point 4.2.14. et 4.2.15).

Une telle copie comprend : 1. les données originales de l'acte belge sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère et, à la demande, la version imprimée de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative étrangère et le cas échéant sa traduction jurée, tels qu'enregistré en annexe de l'acte belge dans la BAEC;2. les données de référence de l'acte étranger ou d'une décision étrangère sur lequel elle se base;3. les métadonnées des modifications de cet acte (historique après établissement de l'acte belge). L'établissement des actes de l'état civil sur la base d'un acte étranger est possible par la présentation d'une copie ou d'un extrait de l'acte étranger selon les conditions prévues par les articles 68 et 69 de l'ancien Code civil (voir point 4.2.15).

L'établissement d'un acte belge sur la base d'un extrait de l'acte étranger n'empêche pas que des modifications ultérieures puissent y être intégrées.

Une copie mentionnera par conséquent également l'historique qui suit l'établissement de l'acte belge, sous la forme des métadonnées des modifications. C'est également le cas pour une copie d'un acte papier migré dans la BAEC sur laquelle des modifications ont été faites dans la BAEC après la migration.

Concrètement, cet historique pourrait être par exemple le suivant : une reconnaissance, une déclaration de choix de nom, un changement de prénoms, une rectification par le tribunal... Il peut s'agir tant des actes ou décisions belges que des actes ou décisions étrangers reconnus en Belgique.

Si l'intéressé doit, à l'avenir, présenter une copie ou un extrait de son acte étranger ou d'une décision étrangère en Belgique, il pourra se servir d'une copie ou d'un extrait de l'acte belge établi sur la base de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative étrangère. Il ne doit donc pas retourner devant l'autorité étrangère de délivrance.

Sur demande, la copie de l'acte belge établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère est accompagnée de la version imprimée de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative étrangère et le cas échéant, sa traduction jurée, tels qu'enregistré en annexe de l'acte belge dans la BAEC. La copie de l'acte est donc accompagnée des annexes qui lui sont attachées dans la BAEC. 3.7.9. Recherches généalogiques L'article 79 de l'ancien Code civil dispose que le Roi détermine, par qui, où et quels actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques et historiques.

L'arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat (M.B. du 21 mars 2021) détermine par qui, où et quels actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques. 3.7.10. Légalisation L'article 29, § 3, de l'ancien Code civil reprend l'ancien article 45 du même Code qui prévoit que les extraits et les copies destinés à être utilisés à l'étranger sont, pour autant que cela soit exigé, légalisés par le ministre des Affaires étrangères ou le fonctionnaire délégué par lui. C'est donc le cachet électronique qui est légalisé.

Il importe ici aussi de renvoyer au règlement relatif aux documents publics (règlement (UE) n° 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012).

Ce règlement s'applique en effet aux actes de l'état civil. Concernant les articles qui s'appliquent aux actes de l'état civil, ce règlement est entré en vigueur le 16 février 2019.

Ce règlement supprime notamment l'exigence en matière de légalisation et d'apostille pour certains documents publics et simplifie les formalités liées aux copies certifiées conformes et aux traductions entre les Etats membres de l'UE. Le champ d'application du règlement s'étend à : - la naissance; - le fait d'être en vie; - le décès; - le nom; - le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale ; - le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage; - le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré; - la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré; - la filiation; - l'adoption; - le domicile et/ou la résidence; - la nationalité; - l'absence de casier judiciaire; - les documents publics qui doivent être présentés en vue de l'exercice du droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales.

Il faut souligner que le règlement porte uniquement sur l'authenticité du document public et non sur la reconnaissance du contenu ou les effets de celui-ci.

Le règlement a pour effet que les autres Etats membres de l'UE ne peuvent plus demander la légalisation ou l'apostille des copies et des extraits d'actes de l'état civil qui relèvent de son champ d'application. Pour plus d'informations en ce qui concernant la légalisation et l'apostille, rendez-vous sur le site internet du SPF Affaires étrangères : https://diplomatie.belgium.be/fr/legalisation-de-documents/legalisation-informations-plus-approfondies/e-apostille-e-legalisation 3.7.11. Modèles des copies et des extraits L'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (M.B., 15 février 2019) établit les modèles des extraits et des copies des actes de l'état civil. Cet arrêté royal a été modifié par les arrêtés ministériels du 23 novembre 2020 et du 17 octobre 2023 afin d'adapter les modèles d'extraits et de copies des actes d'état civil à la nouvelle législation.

Les modèles à cet effet figurent en annexe de l'arrêté royal et ont été intégrés dans la BAEC. Des extraits sont prévus pour les actes suivants : - l'acte de naissance ; - l'acte de mariage ; - l'acte de décès ; - l'acte de reconnaissance ; - l'acte de reconnaissance prénatale ; - l'acte d'adoption ; - l'acte d'un enfant sans vie ; - l'acte d'absence ; - l'acte de nationalité belge ;

Des copies sont prévues pour les actes suivants : - l'acte de naissance ; - l'acte de mariage ; - l'acte de décès ; - l'acte de reconnaissance ; - l'acte de reconnaissance prénatale ; - l'acte d'adoption ; - l'acte d'un enfant sans vie ; - l'acte d'absence ; - l'acte de nationalité belge ; - l'acte de modification de l'enregistrement du sexe ; - l'acte de divorce ; - l'acte de changement de nom ; - l'acte de changement de prénom ; - l'acte de déclaration du choix de nom ; - l'acte d'annulation ;

La base de l'établissement de l'acte peut être : - une décision judiciaire ; - un procès-verbal ; - un arrêté royal ou ministériel ; - un acte étranger ; - une décision administrative ou judiciaire étrangère.

L'historique de l'état de la personne, se compose d'un aperçu chronologique, selon la date d'enregistrement dans la BAEC, des données modifiées de l'acte original, avec mention de la décision ou de l'acte qui est à la base de la modification.

L'arrêté royal précise en plus que, dans les copies, les données originales de l'acte sont complétées par la base sur laquelle l'acte est établi et l'historique de l'état de la personne. En outre, il classifie les mentions qui correspondent à chaque base légale ou à chaque modification des données de l'acte original.

La donnée « date de prise d'effet » est prévue dans les modèles.

Par ailleurs, pour chaque acte, il est prévu que la date du fait et la date de la rédaction de l'acte apparaissent.

La date du fait est en principe uniquement indiquée dans les actes de naissance, les actes de décès, les actes de mariage et les actes d'enfant sans vie (date d'accouchement). Dans ces cas, la date de prise d'effet sera la date d'établissement de l'acte.

Dans les autres cas, la date de prise d'effet est la même date que celle de l'établissement de l'acte, à moins que, lors de l'établissement de l'acte, l'OEC ait, sur la base d'une annexe (une décision judiciaire ou administrative étrangère, un jugement ou un arrêt, un procès-verbal, ...), indiqué une autre date qui peut être retrouvée dans les annexes. La « date de prise d'effet » se rapportera, dans ces cas, à la date de prise d'effet de l'adoption (adoption interne : date de la requête ; adoption internationale : date de prise d'effet déterminée par l'ACF), du jugement de divorce(divorce belge : date du jugement ayant force de chose jugée), du changement de nom (par exemple sur la base d'un jugement étranger), ...

Les modèles des extraits et des copies sont établis de manière dynamique. Toutes ces mentions ne doivent pas en effet figurer dans chaque extrait ou copie.

Les données qui sont reprises après le symbole « _ » sont facultatives. Ces données ne sont mentionnées sur l'extrait ou la copie que si elles sont d'application.

Pour les données qui figurent après le symbole "o", il faut indiquer au moins une des options. Seule l'option sélectionnée doit apparaître sur la copie ou l'extrait. 3.8. Accès à la BAEC La BAEC n'est pas un registre public.

Les données de la BAEC peuvent être communiquées par voie électronique aux personnes, autorités ou institutions suivantes, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales : 1° les OEC et les fonctionnaires habilités par ces derniers ;2° les fonctionnaires consulaires belges, les agents habilités par ces derniers ainsi que les fonctionnaires qui relèvent des services compétents tels que désignés par le Roi, pour les fonctions consulaires, en particulier celles relevant de l'état civil.En principe, il s'agit des fonctionnaires de la Direction « Droit des personnes » au sein de la Direction générale « Affaires consulaires » du SPF Affaires étrangères; 3° les parquets ;4° les magistrats auprès des juridictions et leurs greffes ;5° les fonctionnaires qui relèvent des services désignés par le Roi, compétents pour le Droit des personnes et l'état civil.En principe, il s'agit des fonctionnaires de la Direction I " Droit des personnes et de l'état civil " de la Direction Générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux du Service Public Fédéral Justice.

Les données qui se trouvent dans la BAEC peuvent être communiquées à l'ensemble des services publics, institutions ou catégories professionnels dans le cadre de leur mission légale ou d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique dont ils sont investis.

Les notaires et les avocats, comme toutes les autres catégories professionnelles, ne sont plus visés dans l'article 29 de l'ancien Code civil car ils sont visés à l'article 78, § 3 de l'ancien Code civil.

Conformément à l'article 78, § 3 de l'ancien Code civil, ils obtiendront la transmission des données de la BAEC via un protocole, dans la mesure où la réglementation en vigueur applicable au destinataire ne serait pas suffisamment claire ni à même d'offrir aux personnes concernées la transparence prévue dans l'article 20 de la loi relative à la protection des données. Les notaires et les avocats ne sont plus mentionnés en tant que tels comme des personnes, autorités ou institutions qui peuvent consulter d'office les données de la BAEC, comme avant la loi de 13 septembre 2023.

Les responsables conjoints du traitement (sans préjudice de la compétence attribuée au comité de gestion) décident donc par exemple si une catégorie professionnelle a besoin des données de la BAEC et si elle doit conclure un protocole ou non. Ce n'est donc pas l'officier de l'état civil qui doit effectuer cette évaluation.

Lorsque des services publics étrangers ou des catégories professionnelles étrangères s'adressent à un OEC pour obtenir des données contenues dans la BAEC, la législation relative à la protection des données (RGPD) s'applique. Dans cette hypothèse, l'OEC contacte le responsable de traitement de la BAEC, par l'intermédiaire du Comité de gestion afin que la demande puisse être analysée à ce niveau.

L'article 83 de l'ancien Code civil garantit le caractère confidentiel des données : quiconque participe, en quelque qualité que ce soit, à la collecte, au traitement ou à la communication des données contenues dans la BAEC doit en respecter le caractère confidentiel. L'article 458 du Code pénal, qui régit le secret professionnel, leur est applicable.

Les services publics, institutions, et groupements professionnels ayant eu d'une quelconque manière accès aux données de la BAEC doivent pouvoir justifier des traitements effectués, que ceux-ci aient été effectués par un utilisateur individuel ou par un système informatique automatisé. Ils tiennent au moins un fichier journal à cette fin. 3.9. Modifications d'actes de l'état civil Les actes de l'état civil peuvent être modifiés uniquement selon les dispositions prévues par l'ancien Code civil. Les actes de l'état civil peuvent être modifiés de la manière suivante : 1° par la modification directe d'un acte (« deuxième version » de l'acte) (art.31 de l'ancien Code civil) ; 2° par une mention automatique (art.32 de l'ancien Code civil) ; 3° par l'établissement d'un acte de base. Ces manières de procéder remplacent donc les anciens `actes de transcription' de décisions judiciaires ou autres et la mention marginale y afférente sur d'autres actes de l'état civil. 3.9.1. Modifications directes d'actes (actes modifiés) Plutôt que de porter une mention en marge d'un acte à la suite d'une décision judiciaire belge ou étrangère, l'acte existant même sera, dans certains cas, modifié. En d'autres termes, l'OEC établira une « deuxième version » de l'acte.

Ainsi, la filiation pourra par exemple être modifiée dans l'acte de naissance après une décision judiciaire établissant la filiation.

Les modifications directes d'actes ne sont prévues que pour un nombre limité de cas, notamment en cas de : 1° Décision judiciaire (art.31, § 1er, de l'ancien Code civil) qui : - conteste ou établit la filiation ou annule une reconnaissance; - rectifie un acte ;

Il doit s'agir d'une décision passée en force de chose jugée qui a pour conséquence la modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil, et aucun acte de base ne doit pouvoir être établi.

On entend par actes de base, les actes de l'état civil visés au livre Ier, titre 2, chapitre 2, de l'ancien Code civil.

Une décision qui modifie la filiation requiert une adaptation de l'acte, étant donné qu'aucun acte de base « acte de modification de filiation » n'existe et qu'aucune mention automatique ne peut être effectuée par la BAEC. L'intervention de l'OEC est nécessaire, dès lors qu'une appréciation du contenu des données de la décision judiciaire qui modifie l'état civil est requise. Dans ce cas, il peut également s'agir de décisions judiciaires étrangères. Le changement de nom éventuel est également repris dans l'acte modifié.

En ce qui concerne les descendants de la personne dont la filiation est modifiée et qui changent de nom, un acte de changement de nom doit être établi.

Il en va de même pour la rectification des actes de l'état civil par le tribunal de la famille. Il en va de même également pour l'annulation de la reconnaissance. Dans ce cas, l'OEC établira les actes suivants ou apportera les modifications suivantes : 1) dans le cas où la reconnaissance a fait l'objet d'un acte distinct : - l'établissement de l'acte d'annulation d'une reconnaissance par l'officier de l'état civil et - la modification de l'acte (des actes) de l'état civil de l'enfant et de ses descendants (en vertu de l'article 31 de l'ancien Code civil) ; La filiation dans l'acte de naissance sera donc modifiée après l'annulation de la reconnaissance. 2) dans le cas où la reconnaissance a été intégrée dans l'acte de naissance lui-même : la modification de l'acte (des actes) de l'état civil de l'enfant et de ses descendants (en vertu de l'article 31 de l'ancien Code civil). Contrairement à ce qui était prévu avant le 1er janvier 2024 (entrée en vigueur de la Loi réparatrice de 2023), les décisions judiciaires qui autorisent un changement de nom ou de prénoms (cas visés à l'article 370/9 de l'ancien Code civil), il convient d'établir l'acte de base concerné dans ce cas, c'est-à-dire, un acte de changement de nom ou un acte de changement de prénoms.

En ce qui concerne le changement de nom ou de prénoms, il s'agit des cas visés à l'article 370/9 de l'ancien Code civil et, partant, des recours introduits devant le tribunal de la famille respectivement contre les refus du ministre de la Justice et de l'OEC d'autoriser un changement de nom ou de prénoms. Une décision judiciaire étrangère de changement de nom ou de prénoms qui peut être reconnue sur base de l'article 39 du Code de droit international privé sera traitée comme un acte de changement de (pré)nom.

Si le tribunal de la famille autorise le changement, l'OEC modifie l'acte de naissance et l'associe aux autres actes du bénéficiaire et, en cas de changement de prénoms, aux actes de naissance de ses descendants jusqu'au premier degré.

S'il s'agit d'une décision judiciaire belge, le greffier transmettra immédiatement à l'OEC compétent les données nécessaires à cette modification via la BAEC. L'acte modifié mentionne les données (instance judiciaire, date du prononcé) ainsi que le contenu de la décision judiciaire (contestation/établissement d'un lien de filiation, rectification d'un acte, changement de nom ou de prénoms).

L'acte modifié mentionne les données (instance judiciaire, date du prononcé) ainsi que le contenu de la décision judiciaire (contestation/établissement d'un lien de filiation, annulation d'une reconnaissance, rectification d'un acte, changement de nom ou de prénoms).

Toutes ces données sont enregistrées dans le système sous forme de métadonnées et associées à l'acte.

Dès lors, les mentions de l'« acte modifié » sont les données qui sont mentionnées dans l'« historique » de cet acte et qui sont visibles lorsque l'acte est consulté ainsi que lorsqu'une copie est délivrée. 2° Rectification d'une erreur matérielle par l'OEC (art.31, § 2, de l'ancien Code civil) (cf. point 3.10.1.) Dans ce cas, l'OEC compétent établit le ou les actes modifiés à la suite de la rectification d'une erreur matérielle qui entraîne une modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil.

L'acte modifié mentionne la rectification de l'acte. La rectification sera donc toujours visible lors de la consultation dans la BAEC ou lors de la délivrance d'une copie.

L'OEC compétent est l'officier généralement compétent ou l'officier du lieu de l'établissement de l'acte.

Lors de la consultation des actes dans la BAEC, les modifications par rapport à l'acte d'origine seront toujours clairement indiquées. De même, il sera toujours possible de consulter l'historique, avec la date et le motif de la modification. 3° Un autre acte ou une déclaration (p.ex. au moyen d'une attestation médicale ou d'une déclaration) (art. 31, § 2 de l'ancien Code civil).

L'ajout de cette nouvelle base légale pour les modifications directes d'actes par l'OEC évite que de telles modifications apportées soient résolues techniquement par une « erreur matérielle ».

L'établissement d'un acte modifié sur la base d'un autre acte permet désormais de remplacer des données erronées ou incomplètes dans un acte existant par les données correctes ou complètes lorsque l'acte qui corrobore cette modification est présenté.

En règle générale, il s'agit la plupart du temps de l'acte de naissance qui n'était pas disponible au moment de l'établissement de l'acte à modifier (autrement, l'acte modifié sur la base d'une erreur matérielle pourrait être utilisé, solution toujours préférable lorsque cela est possible).

Il peut également s'agir d'une donnée qui ne répond pas à la définition de l'erreur matérielle. Par exemple : le lieu ou le pays de naissance d'un parent sur l'acte de naissance ou d'un conjoint sur un acte de mariage.

Il peut encore s'agir de la mention de données à caractère personnel sur des actes d'étrangers pour les actes issus de pays dans lesquels une distinction est faite entre les données figurant sur un passeport (servant de base pour l'inscription au registre des étrangers) et les actes de l'état civil, qui établissent l'état de la personne. En effet, tous les passeports ne mentionnent pas tous les prénoms d'une personne. Il est également possible que le passeport ne mentionne pas le patronyme ou qu'il mentionne le prénom, le nom de famille ou d'autres mentions relatives au nom dans un autre ordre.

Enfin, l'acte modificatif sur la base d'un autre acte peut également être utilisé lorsque l'état de la personne a été modifié dans un acte existant, mais qu'il n'existe aucune autre base légale pour établir un acte de base ou un acte modifié .

Il importe de souligner que l'acte modifié sur la base d'un autre acte ne peut être utilisé pour rectifier une fraude à l'identité ou pour éviter de passer par une rectification de l'acte devant le tribunal de la famille. Il ne peut donc s'agir de modifier complètement les données à caractère personnel, la filiation ou différentes données dans le même acte (voir point 3.10.2.) sur la seule présentation de l'acte de naissance. Il s'agit uniquement d'établir un acte modifié sur la base d'un autre acte lorsque l'acte originel comporte des erreurs ou des lacunes en raison d'un manque d'informations. Il ne doit exister aucun doute sur l'identité de la personne ou sur l'état de la personne stipulé dans cet acte.

Il n'est pas non plus possible d'utiliser l'acte modifié sur la base d'un autre acte pour procéder à la modification de l'état de la personne lorsqu'il est nécessaire d'établir un acte de base adéquat.

Par exemple, un acte étranger/une décision étrangère de changement de nom constitue en règle générale, la base de l'établissement d'un acte de changement de nom, mais pas d'un acte modifié.

Par exemple, c'est aussi le cas quand la mère d'un enfant né dans une commune belge change de nom en se mariant ultérieurement à l'étranger.

Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'établir un acte modifié à partir de l'acte de naissance de l'enfant. L'acte de mariage belge (sur la base de l'acte de mariage étranger) avec le nom de mariage peut être immédiatement repris dans la BAEC, ou un acte de changement de nom (basé sur l'acte de mariage étranger) si l'acte de mariage est déjà enregistré dans la BAEC. De cette manière, les actes de naissance des enfants seront également modifiés automatiquement.

Quelques exemples concrets permettent de rendre cela plus clair.

L'acte modifié sur la base d'un autre acte peut être établi pour : - ajouter ou écrire en toutes lettres des prénoms et des noms en présence de prénoms abrégés ou non mentionnés ou de parties de noms : ex. un étranger inscrit au registre national sur la base de son passeport, dans lequel certains prénoms ont été abrégés, produit à présent son acte de naissance ; ex. en raison d'une erreur de l'OEC, une personne figure sous un nom simple au lieu d'un nom double sur son acte de mariage datant d'avant le 31 mars 2019 alors que le double nom était mentionné sur l'acte de naissance : il y a certitude quant à l'identité ; - ajouter un patronyme ou un « middle name » : ex. une personne russe est inscrite au registre national sans patronyme parce que celui-ci ne figure pas en caractères latins sur le passeport russe, mais il figure bel et bien sur l'acte russe de naissance et d'autres actes russes de l'état civil ; - corriger une erreur dans le pays de naissance : ex. Congo au lieu de Zaïre.

Il est souligné que le nom des pays ou des villes est indiqué dans l'acte de naissance conformément au nom que le pays ou que la ville portait au moment de la naissance ; - corriger une erreur dans le lieu de naissance d'une personne figurant dans l'acte : p. ex.toponyme mal orthographié ou problème de subdivision administrative.

Ainsi, beaucoup de passeports (et donc le registre national) mentionnent l'Etat, la province ou même le pays, mais pas la commune de naissance proprement dite, laquelle figure généralement sur un acte de naissance. En principe, seul le nom de la commune doit être mentionné ; - ajouter des prénoms ou un nom de famille lorsque ceux-ci n'ont pas été enregistrés auparavant, mais figurent bel et bien sur des actes de l'état civil : ex. 1 : de nombreux Irakiens sont inscrits uniquement sous leur propre prénom et celui de leur père et leur grand-père, sur la base d'un passeport produit antérieurement, mais il s'avère par la suite qu'ils ont bel et bien un nom de famille, lorsque leurs autorités leur délivrent un nouveau passeport et un acte de naissance à ce nom ; ex. 2 : sur d'anciens actes, les Congolais figurent souvent uniquement sous un nom de famille, comme cela se pratiquait à l'époque du Zaïre, mais ils produisent à présent des actes de naissance mentionnant des prénoms ; - distinguer les éléments constituant des prénoms ou des noms de famille lorsque cela n'apparaissait pas clairement auparavant (p. ex. « middle name », postnom, chaînes de noms...). A ce propos, il est conseillé d'avoir une interprétation aussi proche que possible du droit national de la personne concernée; - des actes de naissance établis dans la BAEC avec un lieu de naissance inconnu ou sans date de naissance parce qu'ils n'apparaissaient pas sur la copie ou l'extrait d'un acte étranger ; les actes de naissance comportant les données manquantes de ces parents sont à présent produits.

On peut également donner des exemples négatifs d'actes modifiés ne pouvant être établis sur la base d'un autre acte : - une personne est inscrite avec des données à caractère personnel sur déclaration, ces données à caractère personnel se retrouvent également sur les actes belges. Après régularisation, un passeport et un acte de naissance comportant d'autres données à caractère personnel sont produits et l'Office des étrangers a autorisé la modification des données à caractère personnel dans le registre national. Comme il peut s'agir d'une fraude à l'identité, la modification doit être demandée au tribunal de la famille ; - une personne déclare que les documents qu'elle a présentés antérieurement ou ses déclarations antérieures n'étaient pas corrects et présente de nouveaux documents : comme il existe un doute sur l'identité et, la plupart du temps, plusieurs autres éléments doivent également être modifiés conjointement, l'intervention du tribunal de la famille doit être demandée pour la modification des actes existants ; - un acte de naissance est établi avec une filiation maternelle ou une reconnaissance maternelle et l'acte de mariage est présenté ultérieurement : comme une modification de la filiation aurait lieu du fait de l'établissement d'un acte sur la base d'un autre acte, seul le tribunal de la famille est compétent.

La modification directe d'un acte sur la base d'une déclaration est une possibilité générale et n'est plus limitée à un cas spécifique (auparavant, la déclaration pour l'ajout d'un nom de famille dans un acte d'enfant sans vie conformément au droit transitoire de la loi du 19 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/12/2018 pub. 01/02/2019 numac 2019010139 source service public federal justice Loi modifiant diverses dispositions relatives à la réglementation concernant l'enfant sans vie fermer). La déclaration du sexe (avec attestation médicale) peut être traitée au moyen d'un acte modifié (art. 48 de l'ancien Code civil).

L'OEC compétent établit immédiatement le ou les actes modifiés à la suite de l'autre acte ou de la déclaration qui est à l'origine de la modification et qui entraîne une modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil.

L'acte modifié mentionne la modification de l'acte. La modification sera donc toujours visible lors de la consultation dans la BAEC ou lors de la délivrance d'une copie.

L'OEC compétent est l'OEC généralement compétent ou l'OEC du lieu de l'établissement de l'acte.

La modification d'un acte induira, dans certains cas également, la modification automatique par la BAEC des autres actes de la personne concernée et, éventuellement, de ses descendants. La BAEC associe en effet ces actes les uns aux autres. - Lors de la consultation des actes dans la BAEC, les modifications par rapport à l'acte d'origine seront toujours clairement indiquées.

De même, il sera toujours possible de consulter l'historique avec la date et le motif de la modification. - La BAEC envoie une notification au procureur du Roi compétent à chaque recours à une rectification conformément à l'article 33 de l'ancien Code civil (erreur matérielle) ou modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration. Le parquet a en effet une fonction générale de surveillance en matière d'état civil.

Celui-ci peut alors, à des moments spécifiques, dresser par exemple une liste de toutes les rectifications dans le cadre de cette procédure et vérifier s'il n'y a pas eu d'abus. 4° Schéma Cela peut être représenté schématiquement comme suit : 1.Décision judiciaire étrangère en matière de filiation => OEC => établissement de l'acte modifié 2. Décision judiciaire belge (filiation, annulation reconnaissance, rectification,) => greffier => OEC => établissement de l'acte modifié 3.Rectification d'une erreur matérielle => OEC => établissement de l'acte modifié 4. Modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration => OEC => établissement de l'acte modifié. 3.9.2. Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 de l'ancien Code civil) Pour un nombre limité de décisions judiciaires ou administratives rendues en Belgique, qui modifient l'état d'une personne, la loi de modernisation de l'état civil a instauré un nouveau mode de publicité des actes de l'état civil de l'intéressé, sans intervention de l'OEC. C'est le cas dans les matières suivantes : 1° le divorce (art.1275, § 2, et 1303 du Code judiciaire); 2° le changement de nom (art.370/7 de l'ancien Code civil); 3° l'annulation d'un mariage, lorsque l'acte de mariage est disponible dans la BAEC (art.193ter de l'ancien Code civil, art. 391octies du Code pénal et art. 79quater, § 4, de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers) ; 4° l'annulation ou le retrait de l'autorisation de changement de nom (art.370/8 de l'ancien Code civil); 5° d'une séparation de corps et de biens ou la réconciliation des époux suite à une séparation de corps et de biens (art 1306, alinéa 2, et 1307, alinéa 2, du Code judiciaire);6° la réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence (art.122, alinéa 3, de l'ancien Code civil) ou d'une déclaration judiciaire de décès (art. 134, alinéa 3, de l'ancien Code civil).

Une mention est générée automatiquement pour les divorces (1° ) pour les changements de nom (2° ) et pour les séparations de corps et de biens ou la réconciliation des époux suite à une séparation de corps et de biens (5° ).

Il s'agit de décisions judiciaires ou d'autres décisions d'autorités belges qui ne nécessitent pas une appréciation du contenu des données d'actes ou de décisions à portée individuelle de la part des OEC. En effet, ces décisions ont déjà été signées valablement par l'autorité compétente pour ce faire (le Roi, le juge ou le fonctionnaire compétent).

Les données de ces décisions sont transmises à la BAEC par les greffiers et les fonctionnaires qui relèvent du service désigné par le Roi (le service Changement de nom).

Sur la base des données transmises, la BAEC effectue ensuite une mention générée automatiquement. Cette e-mention est reliée dans la BAEC aux actes de l'état civil auxquels elle se rapporte.

L'OEC n'intervient donc pas sur ce plan. Les décisions et arrêtés précités modifient de manière totalement autonome l'état d'une personne. L'enregistrement de la mention dans la BAEC a pour unique but d'en assurer la publicité.

L'inaltérabilité de ce lien est garantie par l'apposition d'un cachet électronique dans la BAEC. Ces mentions sont effectuées sous la responsabilité du comité de gestion de la BAEC (créée par l'article 73, § 1er, de l'ancien Code civil) et sont reliées aux actes auxquels elles se rapportent.

Ces liens électroniques sont, comme dans le cas des autres modifications, visibles lors de la consultation des actes dans la BAEC. La mention n'est donc pas une modification de l'acte au sens strict, mais l'état de la personne change par le lien avec l'acte.

Dans l'exemple d'un jugement de divorce belge, les données du divorce sont visibles lors de la consultation de l'acte de mariage dans la BAEC ou sur un extrait de l'acte de mariage [comme c'était le cas avec une mention marginale avant le 31 mars 2019 (entrée en vigueur de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) ].

Les mentions contiennent toujours les données de la décision judiciaire ou de l'arrêté royal qui est à la base de la mention et le numéro d'acte de l'acte auquel la mention se rapporte.

Par exemple, dans les cas de divorce, d'autorisation de changement de nom et d'annulation, il est mentionné un certain nombre de données prévues dans l'acte de divorce (art. 64, 1° et 3°, de l'ancien Code civil), dans l'acte de changement de nom (art. 63, 1°, 2° et 4°, de l'ancien Code civil) et dans l'acte d'annulation (art. 66, de l'ancien Code civil).

Il est souligné qu'en application de l'article 193ter de l'ancien Code civil, si l'acte de mariage n'est pas encore disponible dans la BAEC, le greffier demande à l'OEC d'enregistrer l'acte dans la BAEC. Si l'acte de mariage a été établi à l'étranger, il demande à la partie demanderesse de faire établir un acte de mariage sur la base de l'acte étranger par l'OEC compétent. Si malgré cela, l'acte de mariage du mariage annulé par le juge ne se trouve pas dans la BAEC, l'OEC établit malgré tout un acte d'annulation et l'associe à l'acte de mariage dès qu'il est disponible dans la BAEC. Il n'y a pas de mention automatique dans ce cas.

Le retrait d'un arrêté royal autorisant un changement de nom est possible en cas d'erreur dans l'arrêté et en cas de renonciation tardive.

Pour schématiser : 1) Décision judiciaire belge : 1° de divorce, 2° de changement de nom suite à un recours contre une décision du Service changement de nom, 3° d'annulation d'un mariage, 4° de réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence ou d'une déclaration judiciaire de décès, 5° de séparation de corps et de biens ou la réconciliation des époux suite à une séparation de corps et de biens 6° d'annulation ou de retrait d'une autorisation de changement de nom. Le greffier envoie les données de la décision via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire. 2) Changement de nom belge Le SPF Justice (service Changement de nom) envoie les données via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire. Une e-mention est générée uniquement s'il s'agit de décisions belges.

Les jugements, arrêts et décisions étrangers sont toujours appréciés par l'OEC. Lorsqu'ils sont reconnus, ils donnent lieu à l'établissement d'un acte belge sur la base de la décision étrangère (par exemple, un acte de divorce) ou à l'établissement d'un acte modifié dans les cas examinés ci-dessus (par exemple, la filiation). 3.9.2.1. Erreur dans l'envoi des données de la mention automatique Lorsqu'une erreur s'est glissée dans les données introduites pour la mention automatique d'un acte, le greffier ou le fonctionnaire du Service changement de nom du SPF Justice peut remplacer ces données afin d'introduire les données correctes.

Par exemple : la mention du divorce peut avoir été faite sur le mauvais acte de mariage.

Ce mécanisme n'a pas vocation à s'appliquer comme le mécanisme de rectification de l'erreur matérielle. En effet, les greffiers et les fonctionnaires du Service changement de nom n'ont pas de marge d'appréciation quant aux données à introduire dans la BAEC. Le mécanisme prévu à l'article 32, § 3, de l'ancien Code civil permet qu'une erreur d'encodage puisse être le plus rapidement possible remplacée par les données correctes. 3.9.3. Etablissement d'un acte de base Enfin, l'établissement d'actes de base, fondés le cas échéant sur des actes étrangers ou des décisions étrangères, peut également avoir un impact sur d'autres actes de l'état civil. Dans ce cas, la « modification » des autres actes se fait par le lien entre l'acte de base et ces actes.

Exemple : un acte de reconnaissance modifie l'acte de naissance.

L'acte de reconnaissance est relié à l'acte de naissance, dans lequel la filiation paternelle sera ajoutée.

Exemple : Un acte de reconnaissance français d'un enfant né en Belgique qui ne mentionne que la filiation maternelle. Un acte de reconnaissance belge est établi sur la base de l'acte de reconnaissance français (cf. point 4.2.15). Cet acte de reconnaissance belge est relié à l'acte de naissance, dans lequel la filiation paternelle sera ajoutée. L'acte de reconnaissance étranger sera joint en annexe à l'acte de reconnaissance belge dans la BAEC. Tout comme pour les mentions, il ne s'agit pas ici de modification de l'acte au sens strict, mais l'état de la personne change par le lien entre l'acte de base et l'autre acte.

Pour un certain nombre de situations, la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a créé de nouveaux actes de base de l'état civil : - l'acte d'adoption (cf. point 4.2.11.) ; - l'acte de divorce (cf. point 4.2.10.) ; - l'acte de changement de nom (cf. point 4.2.9.) ; - l'acte de changement de prénom ; - l'acte de modification d'enregistre du sexe ; - 'acte de révocation ou de révision de l'adoption ou d'annulation (cf. point 4.2.12.) ;

L'acte de nouvelle modification de l'enregistrement du sexe, introduit par la loi Modernisation, n'existe plus depuis le 1er octobre 2023 [entrée en vigueur de la loi du 20 juillet 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer2 modifiant des dispositions diverses concernant la modification de l'enregistrement du sexe (M.B. 21.09.2023)].

Il s'agit principalement des situations suivantes : - des décisions judiciaires et d'une autre nature, rendues par des autorités belges, qui nécessitent une appréciation du contenu des données d'actes individuels ou de décisions qui modifient l'état civil (contrairement aux cas pour lesquels des mentions sont effectuées, cf. 3.8.2.) et dans le cadre desquelles l'acte ne peut pas être modifié directement (cf. point 3.9.1.): Exemples : o un jugement de divorce lorsqu'il n'y a pas d'acte de mariage ; o un arrêté royal de changement de nom lorsqu'il n'y a pas d'acte d'état civil ; o un jugement d'adoption en cas d'adoption plénière ; - l'impossibilité de modifier directement un acte existant conformément à l'article 31 de l'ancien Code civil parce qu'il s'agit d'un ajout dans un acte : Exemple : adoption simple -> ajout des adoptants par adoption simple sur l'acte de naissance comme donnée complémentaire ; - décisions qui « annulent » des actes dans les faits : révocation/révision d'une adoption, annulation ; - pour un certain nombre de décisions judiciaires et administratives étrangères ;

Exemples : o jugement de divorce étranger ; o décision de changement de nom étrangère ; o décision ou jugement d'adoption étranger, après reconnaissance par l'autorité centrale fédérale.

Lorsque l'OEC établit un acte d'adoption, l'acte de naissance y est automatiquement relié par la BAEC. Les données de l'adoption sont visibles lors de la consultation de l'acte de naissance dans la BAEC ou sur une copie de l'acte de naissance (comme c'était précédemment le cas avec une mention marginale). Dans l'extrait de l'acte de naissance, les adoptants (par adoption plénière) seront mentionnés en tant que parents.

Pour les divorces belges, la BAEC effectue en principe une mention (cf. point 3.9.2.).

Toutefois, si l'OEC se voit contraint d'établir un acte de divorce, sur la base d'un jugement de divorce étranger ou d'une décision de divorce étrangère, l'acte de divorce sera relié à l'acte de mariage belge. En cas de délivrance d'une copie ou d'un extrait de l'acte de mariage, le divorce y figurera (cf. point 4.2.10.).

Lorsque l'OEC établit un acte de divorce, parce que l'acte de mariage n'est pas disponible dans la BAEC, l'acte de divorce est isolé et n'a pas de lien.

Pour les changements de nom, la BAEC effectue en principe une mention (cf. point 3.9.2.).

Toutefois, si l'OEC se voit contraint d'établir un acte de changement de nom, sur la base d'un jugement étranger ou d'une décision étrangère, l'acte de changement de nom est relié à l'acte de naissance concerné.

Lorsque l'OEC établit un acte de changement de nom, parce que l'acte de naissance n'est pas disponible dans la BAEC, l'acte de changement de nom est isolé et n'a pas de lien.

Il va de soi que l'OEC qui établit un acte signe toujours celui-ci.

Comme déjà expliqué ci-dessus, il garantit par sa signature (voir le point 3.4.6): - l'association correcte de l'acte avec l'acte auquel il se rapporte, de la personne concernée et éventuellement de ses descendants ; - les modifications d'autres actes de la personne concernée et éventuellement de ses descendants. 3.9.4. Mention marginale électronique La Loi réparatrice de 2020 a introduit une disposition transitoire dans la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil (art. 116/3).

Dans certains cas, un ancien acte de l'état civil papier ne comporte aucune mention marginale alors qu'une telle mention aurait dû y être apposée. C'est le cas par exemple lorsqu'aucun changement de nom n'a été mentionné en marge sur l'acte de mariage (mais bien sur l'acte de naissance, sur la base d'un arrêté royal de changement de nom).

Dès lors qu'il est en tout cas inenvisageable d'émarger encore les anciens actes papiers mêmes pour les migrer par la suite, on prévoit dorénavant la possibilité d'ajouter une mention marginale électronique sur un acte papier migré dans la BAEC, de manière à ce que cet acte soit correct.

Un OEC, quel qu'il soit, qui constate l'absence d'une mention marginale, peut l'ajouter sur l'acte migré, via le helpdesk BAEC pour autant que ce ne soit pas possible via le software de la commune, et qu'il dispose de ce qui est à la base de cet ajout (p. ex. une décision de divorce, un arrêté royal de changement de nom, ...).

La mention marginale électronique est signée par l'OEC qui l'a ajoutée de la même façon qu'il signerait un acte (modifié) de l'état civil.

Cette mention marginale figure alors dans l'historique de l'acte migré de la même manière que ce qui est prévu à l'annexe 4 de l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil, pris en exécution de l'article 29, § 4, de l'ancien Code civil.

La base de l'ajout de cette mention marginale doit figurer en annexe dans la BAEC. 3.10. Rectification et annulation d'actes de l'état civil La procédure de rectification d'une erreur matérielle par l'OEC a été simplifiée et précisée par la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.

En outre, le tribunal de la famille reste compétent pour statuer sur des rectifications d'actes de l'état civil, par le biais d'un jugement rectificatif.

Des rectifications d'actes de l'état civil entraînent l'établissement d'un acte modifié (nouvelle version de l'acte) (cf. point 3.9.1.). 3.10.1. Rectification et annulation d'office par l'OEC (art. 33 à 34/1 de l'ancien Code civil) 3.10.1.1. Rectification d'une erreur matérielle Dans un nombre limité de cas, l'OEC peut rectifier lui-même les actes, sans demander un avis au parquet.

Dans l'ancienne procédure de rectification d'une erreur matérielle (anciens art. 99-101 de l'ancien Code civil), une intervention du ministère public était nécessaire.

De plus, la procédure était interprétée différemment en fonction du parquet appelé à se prononcer et souvent de manière très large. Même des erreurs plus conséquentes qu'une simple erreur matérielle (par exemple, une filiation erronée) étaient parfois rectifiées de cette manière, ce qui n'a jamais été l'intention du législateur. C'est au tribunal qu'il appartient de rectifier les grosses erreurs dans les actes de l'état civil.

Aujourd'hui, l'article 33 de l'ancien Code civil prévoit que l'OEC compétent qui constate une erreur matérielle dans un acte de l'état civil, sur la base d'un acte authentique ou d'une attestation officielle, peut rectifier lui-même cet acte de l'état civil.

L'OEC compétent pour rectifier un acte au moyen de la procédure de l'erreur matérielle est soit l'OEC généralement compétent, soit l'OEC du lieu d'établissement de l'acte.

L'OEC qui constate une erreur matérielle dans un acte qu'il a lui-même établi doit pouvoir la rectifier lui-même. Il n'est pas logique qu'il doive demander la rectification de sa propre erreur matérielle à un autre OEC (à savoir l'OEC généralement compétent).

De plus, il est également nécessaire que l'OEC généralement compétent puisse rectifier l'acte, par exemple si l'erreur matérielle est constatée seulement des années après l'établissement de l'acte.

Une erreur matérielle implique que lors de l'établissement ou la modification d'un acte de l'état civil, un OEC a enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il avait possession à ce moment-là (art. 34 de l'ancien Code civil).

A cet égard, différents éléments sont importants, notamment : - l'erreur a eu lieu au moment de l'établissement de l'acte ; - la donnée figurait correctement dans les actes authentiques ou les attestations officielles dont disposait l'OEC au moment de l'établissement de l'acte ; - le fait que la donnée n'ait pas été correctement enregistrée est prouvé au moyen d'un acte authentique ou d'une attestation officielle.

Il s'agit notamment des éléments suivants : a) Une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms et prénoms : Exemple : mention de Jozeph au lieu de Joseph sur un acte de naissance. Sont non seulement considérés comme une erreur matérielle une faute d'orthographe ou de frappe dans les noms et prénoms mais également une confusion entre eux, à savoir le fait que le prénom a été enregistré en tant que nom et inversement.

Il convient également de préciser encore ici jusqu'à quel ancêtre il peut être remonté dans les actes pour rectifier l'orthographe du nom.

Il y a quelques limites en la matière : 1. En vertu de l'article 34 de l'ancien Code civil, lors de l'établissement d'un acte de l'état civil, l'OEC doit avoir enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il était en possession à ce moment-là. Pour savoir si l'OEC « était en possession » de l'acte ou de l'attestation, il faut poser la question de savoir si l'OEC aurait dû contrôler l'acte au moment de l'établissement de l'acte qui contenait l'erreur.

Lors de l'établissement de l'acte de naissance, il s'agira donc de l'acte de naissance du père (ou de la mère en cas de filiation maternelle).

L'OEC généralement compétent peut également en déduire que l'OEC qui a établi l'acte était en possession de ces actes. Si ces actes ne contiennent pas l'erreur, la rectification peut se faire via l'erreur matérielle. 2. La Cour de cassation a limité la portée de la rectification de l'orthographe du nom aux descendants de la première génération (Cass. 30 janvier 1987, R.W., 1986-1987, col. 2357 ; Cass., 29 octobre 1976, Pas., 1977, I, p. 250), et donc pas aux descendants de la deuxième génération, par exemple. Cela s'applique à la fois aux rectifications judiciaires et aux rectifications d'erreurs matérielles. (Cette jurisprudence de la Cour de cassation est cependant contestée par les cours et tribunaux et la doctrine.) Selon cette jurisprudence, la rectification ne peut donc concerner que la première génération de descendants : seul le nom des enfants de (l'arrière) grand-père (Van der Schueren) devrait être rectifié par le biais de l'erreur matérielle (disposition transitoire).

Dans le cas où l'intéressé veut voir rectifier son acte sur la base de l'orthographe du nom dans l'acte de naissance d'un autre ascendant que celui de son père, il pourra uniquement essayer de l'obtenir en passant par le tribunal. C'est alors au juge d'en décider. Si le tribunal suit la jurisprudence de la Cour de Cassation, la rectification de l'acte sera refusée. b) Une erreur relative à la date, au lieu ou à l'heure du fait juridique ou de l'acte juridique établi par l'acte. Exemple : une erreur dans la date du mariage, ou dans le lieu/la date/l'heure de la naissance ou du décès.

Il peut s'agir d'erreurs au niveau de la notification de naissance ou de l'attestation médicale de décès.

Il peut également s'agir d'une mention erronée du sexe dans l'acte de naissance, si celui-ci ne correspond pas à ce qui est indiqué dans la notification de la naissance.

En outre, d'autres erreurs sont encore possibles dans les nouveaux actes de base de l'état civil, notamment une erreur dans la date d'un changement de nom.

L'OEC n'est autorisé à rectifier l'acte de l'état civil que dans la mesure où ces conditions sont remplies.

Il n'est ni requis, ni interdit, de rectifier des actes de personnes déjà décédées.

Cette procédure d' » erreur matérielle » ne peut pas être utilisée pour rectifier le sexe dans l'acte de naissance (sauf si la mention du sexe dans l'acte de naissance ne concorde pas avec celle de la notification de la naissance). Cela doit être fait via la procédure de modification de l'enregistrement du sexe visée à l'article 135/1 de l'ancien Code civil.

Il peut arriver que les données reprises dans les mentions automatiques visées à l'articles 32 de l'ancien Code civil ne soient pas correctes. Dans ce cas, le greffier ou le fonctionnaire en charge du service changement de nom auprès du SPF Justice peut remplacer les données encodées erronément (art. 32, § 2, de l'ancien Code civil).

Cela ne peut donc être considéré comme une erreur matérielle.

La définition prévue à l'article 34 de l'ancien Code civil ne s'applique qu'aux actes de l'état civil établis après le 31 mars 2019.

Le principe « only once » s'applique également dans la procédure de rectification par l'OEC. Concrètement, l'OEC procède comme suit pour rectifier une erreur matérielle sur un acte : La rectification de l'erreur n'est possible que sur la base de l'acte authentique original ou de l'attestation officielle.

L'OEC recherche dans la BAEC l'acte authentique ou l'attestation officielle qui prouve l'erreur matérielle.

Si l'acte ou l'attestation ne sont pas encore disponibles dans la BAEC, il invite l'OEC qui a établi ou transcrit l'acte à les y enregistrer.

Lorsqu'il s'agit d'une attestation officielle qui prouve l'erreur matérielle et qu'il n'en dispose pas, l'OEC réclame ladite attestation auprès des instances ou institutions belges compétentes (par exemple, Office des Etrangers, dossier « étrangers » à la commune, etc.).

L'intéressé ne doit présenter lui-même le document que lorsque l'OEC ne peut obtenir l'acte authentique ou l'attestation officielle de cette manière.

Les justificatifs (l'acte authentique ou l'attestation officielle) sur la base desquels l'acte est rectifié, sont enregistrés en tant qu'annexe dans la BAEC. L'OEC établit l'acte modifié. Voir point 3.9.1. c) Confusion des personnes mentionnées dans l'acte Il s'agit des cas dans lesquels un « rôle » erroné est mentionné lors de l'établissement de l'acte.Cela signifie que les données du père, par exemple, se retrouvent chez la mère et inversement, ou qu'il y a eu échange entre un conjoint et un témoin (acte de mariage). C'est le résultat de l'indication de la mauvaise option dans une liste de sélection. d) Absence de prénoms ou de parties d'un nom dans un autre acte que le propre acte de naissance La pratique montre également qu'il arrive parfois que des prénoms ou parties du nom d'une personne manquent dans un autre acte de l'état civil que l' acte de naissance propre de l'intéressé, alors qu'ils figurent bel et bien dans son acte de naissance. Il est désormais possible d'ajouter les prénoms ou parties du nom de famille par le biais de l'erreur matérielle dans l'autre acte, car l'acte de naissance de l'intéressé est en tous les cas prioritaire. e) Signes diacritiques Cette hypothèse s'applique également aux signes diacritiques erronés. L'OEC peut donc ajouter ou effacer des signes diacritiques dans les actes par ce biais. Il s'agit notamment de l'absence d'accents, de certains caractères (p. ex., le « ç »), qui figuraient bel et bien sur un autre acte authentique ou une autre attestation officielle, mais qui n'ont pas été repris tels quels dans l'acte de l'état civil. Sur ce plan notamment, il existe parfois des différences entre la mention des prénoms ou des noms de famille dans les actes de l'état civil et ceux repris dans le Registre national.

On ne doit pas rectifier tout signe diacritique dans un acte qui présente une disparité par rapport au Registre national. En effet, il se peut que ce soit la mention dans le Registre national qui soit incorrecte. L'OEC peut agir de façon pragmatique et n'adapter le signe diacritique que si la disparité engendre des problèmes (ex : acte destiné à l'étranger) ou si le citoyen le demande expressément. Dans ce cas, il se base sur l'acte authentique étranger.

Il est important de souligner la distinction entre le signe diacritique et la translittération erronée. Dans ce dernier cas, il s'agit d'une erreur dans la traduction d'un mot rédigé dans un autre alphabet (ex : arabe, cyrillique...) en un mot écrit selon l'alphabet latin. Cette erreur pourrait en effet revêtir un caractère frauduleux.

Ainsi, une personne pourrait être inscrite dans une déclaration sous un nom donné (Sem, par exemple) et ensuite présenter un document (passeport...) en vertu duquel elle porte un autre nom (par exemple Sam). En raison du risque de fraude à l'identité, les translittérations sont rectifiées via la procédure devant le tribunal. f) Données des témoins sur l'acte de mariage Relèvent également de l'erreur matérielle, (certaines) données relatives aux témoins figurant sur l'acte de mariage que l'OEC a oublié de reprendre, ou les erreurs dans ces données.Etant donné que les témoins ont une valeur purement cérémonielle (car ils ne sont pas indispensables pour pouvoir se marier), ces données ne sont pas essentielles. Le législateur a dès lors considéré que la rectification par la voie du tribunal ne se justifiait pas. Par ailleurs et dans la même optique, les témoins ne sont également plus considérés comme des personnes concernées par l'acte de mariage. Leur numéro de registre national n'y est plus repris. g) Reproduction erronée ou non-reproduction de données mentionnées dans des actes authentiques ou attestations officielles L'OEC enregistre parfois des données de manière erronée ou ne les enregistre pas dans un acte de l'état civil alors qu'elles sont effectivement mentionnées dans les actes authentiques ou attestations officielles ayant été produits lors de l'établissement de l'acte. Il peut s'agir, par exemple, de la date de force de chose jugée qui figure correctement dans le document judiciaire mais qui n'a pas été enregistrée correctement dans l'acte. Il pourrait par exemple également s'agir du lieu de naissance enregistré erronément dans l'acte belge sur la base de l'acte étranger alors que celui-ci est mentionné correctement dans l'acte étranger de naissance.

Lorsqu'il s'agit d'un acte belge établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère, il peut également s'agir de la base sur laquelle l'acte est établi. Si l'OEC a oublié d'indiquer l'acte étranger ou la décision étrangère comme base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5°, d. ou e. de l'ancien Code civil), il peut ajouter cette donnée par le biais de l'erreur matérielle.

Dans ce genre de cas, il est possible de rectifier l'acte de l'état civil sans devoir passer par le tribunal. h) Erreurs dans les attestations médicales et les procès-verbaux Les cas d'erreurs matérielles précités peuvent également se produire dans les attestations médicales sur lesquelles se base l'OEC pour établir un acte (notamment les actes de naissance ou de décès). Dans ce cas également, l'OEC peut rectifier l'acte de l'état civil selon la procédure de l'erreur matérielle, sur la base de l'attestation médicale rectifiée par le médecin ou l'accoucheuse.

Il en va de même pour les erreurs dans les procès-verbaux établis par l'OEC, notamment en cas de non-fonctionnement de la BAEC ou en cas de naissance ou de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef.

L'attestation médicale rectifiée ou le procès-verbal rectifié constituent à des fins de contrôle une annexe dans la BAEC prévue par la loi.

Le recours par l'OEC à la possibilité de rectifier par le biais de l'erreur matérielle ne peut conduire l'OEC à se montrer négligent dans l'établissement des actes de l'état civil. Il importe toujours de vérifier minutieusement les actes avant leur signature. Les erreurs doivent être évitées dans la mesure du possible. L'extension des cas d'erreur matérielle a pour seul objectif de permettre la rectification de l'acte dans les plus brefs délais en cas d'erreur.

Depuis la Loi réparatrice de 2020, toute rectification d'erreur matérielle est notifiée via la BAEC au procureur du Roi compétent. Le parquet a en effet une fonction générale de surveillance en matière d'état civil. Celui-ci peut alors, à des moments spécifiques, dresser par exemple une liste de toutes les rectifications dans le cadre de cette procédure et vérifier s'il n'y a pas eu d'abus.

Rectification d'erreurs matérielles sur des actes établis avant le 31 mars 2019 L'article 116 de la loi relative à la modernisation de l'état civil contient une disposition transitoire pour la rectification d'erreurs matérielles d'actes établis avant le 31 mars 2019.

Pour ces cas, il y a lieu d'entendre par erreur matérielle : - une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms, les prénoms et les adresses; - une erreur relative à la date de la naissance ou du décès si une attestation de naissance ou de décès mentionne une autre date; - une erreur relative à la date de mariage; - une erreur relative à l'OEC mentionné dans l'acte; - une erreur relative à la date à laquelle l'acte a été dressé. 3.10.1.2. Annulation d'office par l'officier de l'état civil Dans certains cas, depuis la Loi réparatrice de 2020, l'OEC peut également annuler lui-même des actes de l'état civil (art. 34/1 de l'ancien Code civil).

A l'instar de la possibilité de rectifier soi-même certaines erreurs (erreur matérielle), il est également possible d'annuler des actes dans leur ensemble lorsque l'erreur concerne l'établissement même de l'acte. Les actes manifestement erronés doivent pouvoir être retirés le plus rapidement possible de la BAEC. Dans la pratique, il n'est pas réalisable de demander via le tribunal une rectification ou une annulation pour toutes ces « erreurs ». L'attente d'une décision du tribunal peut entraîner de nombreux blocages comme notamment la `collecte' dans le registre national.

L'annulation d'office est possible dans les cas suivants : a) L'acte concerne un fait juridique ou un acte juridique qui n'a jamais eu lieu : Exemple : un OEC souhaitant établir une version provisoire d'un acte de mariage en préparation du mariage la signe par erreur avant la célébration du mariage. Il pourrait également s'agir d'un acte de changement de nom, un acte de décès, un acte de reconnaissance, etc. établis pour une personne erronée en raison d'un numéro de registre national complété incorrectement (p. ex. 1 chiffre de différence) ou d'une forte ressemblance avec le nom et le prénom d'une autre personne sans que l'OEC ne s'aperçoive de la différence. b) L'acte concerne une décision judiciaire ou administrative qui n'a jamais été prononcée : Exemple : établissement d'un acte de divorce avant qu'une décision judiciaire ne soit prononcée.c) L'acte a été établi sans satisfaire aux conditions légales requises : Exemples : l'acte de naissance a été établi sans attestation médicale, l'acte a été signé sans attendre le délai requis (par exemple, acte de modification d'enregistrement de sexe, acte de nationalité), un acte modifié a été établi sur la base d'une décision judiciaire qui n'était pas passée en force de chose jugée.d) L'OEC n'était pas compétent pour établir l'acte : Exemple : l'acte de décès a été établi par l'OEC du domicile de l'intéressé au lieu de l'OEC du lieu du décès. En ce qui concerne les cas a) et b) : en principe, ce type de cas ne se présente pratiquement jamais. Ces cas se sont surtout présentés au cours de la période de lancement de la BAEC, en raison de la grande réforme de l'état civil et du fait que les officiers et agents de l'état civil n'étaient pas familiarisés avec le système informatique de la BAEC. Il s'agissait de `validations trop rapides' ou d'un chiffre mal encodé (p. ex. le numéro de registre national) dans la BAEC sans que l'on s'en aperçoive.

Si cela se produit quand même, l'OEC doit pouvoir rectifier son erreur et annuler l'acte dans les plus brefs délais afin d'éviter les problèmes pour l'intéressé et de pouvoir établir l'acte correct. Une rectification judiciaire prendra beaucoup de temps et empêchera l'établissement de l'acte correct, ce qui est préjudiciable pour le citoyen. Comme pour la rectification via l'erreur matérielle, il est également prévu ici que les procès-verbaux établis dans ces circonstances peuvent être annulés d'office. L'annulation d'office peut être mentionnée directement sur le procès-verbal papier, pourvue d'une signature de l'OEC. En cas d'annulation d'office, l'OEC qui a dressé l'acte établit immédiatement l'acte d'annulation et l'associe ensuite à l'acte de l'état civil auquel l'annulation se rapporte. Le cas échéant, l'OEC établit également l'acte ou les actes de l'état civil modifiés. Il est en effet possible qu'à la suite de l'annulation d'un acte, d'autres actes de l'état civil changent.

Dans le cas, par exemple, d'une annulation d'un acte de reconnaissance, l'OEC établit l'acte d'annulation, associe cet acte à l'acte de reconnaissance et établit en outre également un acte de naissance modifié.

Les actes annulés restent toujours visibles dans la BAEC. La possibilité d'annulation d'office d'un acte est toutefois limitée de deux manières : - dans le temps, à savoir à un mois après l'établissement de l'acte (et donc pas des années après la date d'établissement) et uniquement pour autant qu'elle ne compromette pas le statut juridique des personnes concernées par l'acte. Lorsque l'acte a été établi à tort, mais que les faits et actes juridiques qu'il établit sont en soi corrects et sont déjà l'objet de constitution de droits, il ne peut plus être annulé d'office et, le cas échéant, le tribunal de la famille doit se prononcer sur la rectification ou l'annulation de l'acte; - seul l'OEC a cette compétence, comme pour les actes de mariage (article 9 de l'ancien Code civil) (voir 3.2.2). Un agent de l'état civil n'est donc pas habilité à le faire.

Comme pour la rectification d'une erreur matérielle, depuis la Loi réparatrice de 2020, toute annulation d'office est notifiée via la BAEC au procureur du Roi compétent.

Cela permet au parquet d'exercer un contrôle centralisé. Sur la base de ces notifications, le parquet peut vérifier s'il est recouru à cette possibilité de manière excessive ou abusive dans certaines communes. Si le parquet remarque des anomalies, il peut toujours exercer son droit de contrôle général de l'état civil et prendre des mesures à cet égard (art. 40 de l'ancien Code civil).

La possibilité d'annulation d'office d'un acte ne peut être source de négligence dans l'établissement des actes. L'application de l'annulation d'office doit rester limitée à des cas exceptionnels. Les irrégularités en la matière peuvent ainsi être sanctionnées.

L'OEC demeure responsable de l'établissement ou des modifications (corrects) des actes de l'état civil (voir art. 36 de l'ancien Code civil).

Il est en outre prévu que le comité de gestion de la BAEC dresse annuellement une liste du nombre d'actes annulés d'office. Il transmet cette liste au ministre de la Justice, qui la dépose à la Chambre des représentants.

La Chambre des représentants peut ainsi participer au suivi des annulations d'office d'actes de l'état civil par les OEC et des éventuelles objections formulées par le ministère public.

Conséquemment à la possibilité d'annulation d'office des actes de l'état civil, la responsabilité de l'OEC est logiquement étendue aux actes de l'état civil annulés d'office (voir 3.10.1.). 3.10.2. Rectification et annulation par le tribunal de la famille La procédure de rectification devant le tribunal de la famille subsiste (jugement rectificatif).

Quand? Cette procédure est possible dans tous les cas où une personne souhaite faire rectifier ou annuler un acte de l'état civil, même si cet acte peut être rectifié sur la base d'une erreur matérielle ou annuler d'office par l'OEC. La procédure de rectification devant le tribunal de la famille est également applicable dans le cas où une personne souhaite faire remplacer un acte manquant conformément à l'article 27 de l'ancien Code civil.

Cette procédure de rectification s'applique également en cas de retour ou de preuve de l'existence d'une personne déclarée absente ou d'une personne dont le décès a été judiciairement déclaré.

Outre la demande de rectification des erreurs matérielles, il peut donc, par exemple, s'agir d'erreurs qui entraînent une modification de la filiation, d'erreurs consécutives à une application erronée du droit étranger, à des disparités dans la translittération ou à des rectifications de différents éléments du même acte, etc.

Le fait qu'une personne présente, après l'établissement de l'acte, d'autres documents différents de ceux présentés au moment de l'établissement de l'acte et qui font état d'une toute autre identité et d'un tout autre état civil pourrait indiquer une fraude à l'identité.

Une modification de la filiation constitue également une modification fondamentale de l'état civil d'une personne.

Il en va de même pour les translittérations, qui doivent être distinguées des signes diacritiques erronés (cf. point 3.10.1.).

En définitive, il appartient au juge d'apprécier la rectification des fautes dans les actes (autres que les erreurs matérielles, qui peuvent être rectifiées par l'OEC lui-même comme décrit ci-dessus).

Qui peut demander la rectification? 1) Toute personne voulant faire rectifier ou annuler un acte ou faire suppléer un acte manquant 2) L'OEC du lieu d'établissement de l'acte qui souhaite faire rectifier ou annuler un acte, 3) Le procureur du Roi qui constate l'erreur poursuit la rectification ou l'annulation d'un acte ou le remplacement d'un acte manquant. L'OEC qui a établi un acte et constate par la suite qu'il a fait une faute lors de son établissement (ex. une mauvaise application du droit international privé) peut donc demander lui-même au tribunal de rectifier ou d'annuler cet acte. La possibilité de demander l'annulation pour la personne concernée et pour l'OEC a été clarifiée par la Loi réparatrice de 2023.

Le procureur du Roi doit introduire une demande en rectification ou en annulation de l'acte lorsqu'il constate une faute dans un acte de l'état civil, ou poursuivre le remplacement de l'acte manquant. Il a, selon l'article 40 de l'ancien Code civil, notamment une fonction de surveillance en ce qui concerne l'application des dispositions de l'état civil. Il est essentiel et de l'intérêt général que les actes de l'état civil, qui concernent l'état des personnes, soient rectifiés ou annulés s'ils contiennent des fautes, comme le prévoit l'article 6 de l'ancien Code civil.

Comment? Le citoyen ou l'OEC intente la procédure par requête. L'OEC ou son agent habilité (voir 3.2.2.) peut signer lui-même la requête et comparaître lui-même devant le tribunal. Il ne doit donc pas s'adresser à un avocat pour ce faire.

Quel tribunal? Le tribunal de la famille du lieu où l'acte a été dressé (compétent sur la base de l'article 627, 7°, du Code judiciaire).

Méthode de travail? Les données des décisions judiciaires coulées en force de chose jugée qui modifient des actes de l'état civil seront transmises directement via la BAEC (et donc plus par courrier ordinaire).

Le greffier transfère immédiatement via la BAEC à l'OEC compétent les données de la décision judiciaire dont celui-ci a besoin pour modifier l'acte (les actes) de l'état civil à la suite de la rectification, de l'annulation ou pour établir l'acte supplétif.

Concrètement, le greffier transmettra donc, via la BAEC, le jugement dans les plus brefs délais à l'OEC compétent, qui en reçoit une notification.

Sur la base de la décision, l'OEC établit immédiatement l'acte ou les actes modifiés de l'état civil, l'acte d'annulation ou l'acte supplétif (s'il s'agit d'un cas visé à l'article 26 de l'ancien Code civil). La décision judiciaire est jointe en annexe à l'acte modifié ou l'acte supplétif dans la BAEC. Comme expliqué plus haut, l'OEC garantit, par la signature de l'acte, les associations correctes dans la BAEC (voir point 3.4.7.).

Ces données ne sont transférées que s'il a été décidé de rectifier l'acte. En cas de décision négative, l'OEC ne recevra aucune notification.

OEC compétent? L'OEC généralement compétent tel que défini à l'article 13 de l'ancien Code civil est compétent après une rectification par le tribunal.

Schématiquement 1. Rectification Erreur matérielle : OEC N'importe quelle erreur: tribunal de la famille 2.Annulation Annulation d'office : OEC dans les conditions visées au point 3.9.1.1.

Annulation judiciaire : tribunal de la famille 3. Remplacement d'un acte manquant : tribunal de la famille 3.11. Responsabilité et contrôle de l'officier de l'état civil 3.11.1. Responsabilité de l'officier de l'état civil (art. 36, 38 et 39 de l'ancien Code civil et art. 110 et 111 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) L'OEC est responsable : - des actes de l'état civil qu'il a établis, rectifiés, modifiés ou annulés lui-même (art. 36 de l'ancien Code civil) ; - des actes perdus en raison de leur mauvaise conservation dans la BAEC (p. ex. acte mal enregistré) (relève de l'art. 36 de l'ancien Code civil) ; - de la conservation des actes de l'état civil sous format papier qui ont été établis avant le 31 mars 2019 (ou des procès-verbaux établis sur papier), enregistrés ou non sous forme dématérialisée dans la BAEC, jusqu'au moment de leur transfert aux Archives générales du Royaume (art. 110, § 1er, alinéa 1er, et § 2, de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) ; - de la disparition de documents du dépôt des registres de l'état civil (art. 110, § 1er, alinéa 2, de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, comme cela était prévu antérieurement par l'article 132 de la nouvelle loi communale).

Cela a son importance notamment dans le cas où une commune autoriserait des personnes qui en font la demande à effectuer elles-mêmes des recherches généalogiques ou historiques dans le dépôt.

La disparition de documents relève de la responsabilité de l'OEC Cela ne signifie pas que les registres de l'état civil sous format papier ne peuvent pas être déplacés au sein de la commune. Cela peut en effet s'avérer utile ou nécessaire dans le cadre des fusions de communes (art. 110, § 1er, alinéa 3, de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil).

Le déplacement nécessite : o une décision du collège des bourgmestre et échevins ; et o l'autorisation du procureur du Roi. - de l'exactitude de l'acte dématérialisé et des métadonnées correspondantes reprises dans la BAEC lors de la migration d'un acte papier vers la BAEC au moment de l'enregistrement de l'acte dans la BAEC (art. 111 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil).

Selon l'article 38 de l'ancien Code civil, l'OEC est civilement responsable du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction. La responsabilité de l'OEC s'applique uniquement dans le chef de sa fonction et s'étend donc uniquement jusqu'à la gestion des actes de l'état civil, et non jusqu'à la gestion de la BAEC. A cet égard, une éventuelle responsabilité est constatée par le juge en fonction des missions attribuées par la loi au Comité de gestion (responsable pour la gestion de la BAEC) et à l'OEC. - du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction (art. 38 de l'ancien Code civil);

L'OEC est civilement responsable du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction, sauf si quelqu'un l'a empêché de respecter ces prescriptions (dans ce dernier cas, l'OEC peut exercer un recours contre ce dernier). - de toute altération illicite et de tout faux dans les actes de l'état civil (art. 39 de l'ancien Code civil) ;

Toute altération illicite et tout faux dans les actes de l'état civil donnent lieu : ? à des dommages-intérêts aux parties ; ? aux peines prévues dans le Code pénal. 3.11.2. Contrôle par le procureur du Roi (art. 37 et 40 de l'ancien Code civil) La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil adapte le rôle du procureur du Roi en matière d'état civil en raison de l'instauration d'une banque de données centrale et des besoins dans la pratique. Le principe du contrôle général de l'état civil par le procureur du Roi permet de donner une base légale explicite à la fonction d'avis du procureur du Roi. De plus, il est également permis au Collège des procureurs généraux d'arrêter des directives. Le rôle du procureur du Roi est également clarifié en matière de rectification et d'annulation des actes d'état civil. 3.11.2.1. Contrôle général de l'état civil Le procureur du Roi doit veiller au respect des dispositions en matière d'état civil, notamment par le biais de contrôles ciblés via la BAEC. De tels contrôles ciblés n'étaient pas possibles avec les registres communaux sur papier.

L'article 40 de l'ancien Code civil confère clairement au procureur du Roi la compétence générale d'agir en matière d'état civil.

L'OEC est tenu d'informer sans délai le procureur du Roi de toute erreur ou irrégularité qu'il constate.

Le procureur du Roi recherche et poursuit les infractions commises par -l' OEC dans l'exercice de sa fonction.

Quel procureur du Roi? Le procureur du Roi compétent est celui du tribunal de première instance de l'arrondissement judiciaire auquel appartient la commune de l'OEC qui a établi l'acte (art. 40, § 1, alinéa 1er, de l'ancien Code civil). 3.11.2.2. Fonction d'avis du parquet (art. 37 de l'ancien Code civil) Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'OEC peut demander l'avis du procureur du Roi en cas de doute sérieux quant à l'établissement d'un acte. Le procureur du Roi donne un avis à l'OEC dans des cas individuels.

Le rôle du procureur du Roi avant l'établissement d'un acte est en effet très important.

En outre, l'établissement correct des actes par l'OEC évite que le procureur du Roi ait à intervenir ultérieurement. Une éventuelle rectification des actes de l'état civil via le tribunal doit être évitée dans la mesure du possible eu égard à l'importance de l'état de la personne, au principe de l'immutabilité de l'état de la personne et aux conséquences pour le citoyen.

Il s'agit, pour l'OEC, d'une possibilité de demander un avis en cas de doute sérieux et non d'une obligation. « L'établissement » de l'acte visé à l'article 37 de l'ancien Code civil doit être interprété largement en ce sens que l'avis ne peut pas seulement être demandé dans le cadre de son établissement, mais également dans le cadre des modifications, de l'annulation,... des actes de l'état civil après l'établissement des actes. 3.11.2.3. Rectification des actes de l'état civil Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'intervention du procureur du Roi dans la procédure de rectification d'erreurs matérielles commises par l'OEC a été supprimée. L'OEC peut les rectifier sans demander l'avis du procureur du Roi. Le procureur du Roi joue un rôle en cas de rectification ou d'annulation d'actes de l'état civil par le tribunal de la famille.

Eu égard à sa fonction de surveillance visée à l'article 35, § 1er, alinéa 3, de l'ancien Code civil, le procureur du Roi doit demander la rectification ou l'annulation de l'acte lorsqu'il constate une erreur dans l'acte. Il poursuit également le remplacement de l'acte manquant visé à l'article 26 de l'ancien Code civil.

En outre, il y a toujours une communication obligatoire au ministère public (art. 764, alinéa 1er, 3°, du Code judiciaire), l'avis écrit du ministère public sera toujours communiqué à la partie (art. 766, § 1er, alinéa 3, du Code judiciaire) et la partie pourra toujours y répliquer par écrit (art. 767, § 1er, alinéa 3, du Code judiciaire). 3.11.2.4 Directives du Collège des procureurs généraux (uniformité) Le collège des procureurs généraux peut arrêter, à l'intention des procureurs du Roi, des directives précisant les modalités du contrôle.

Ce sont des directives contraignantes pour tous les membres du ministère public. Les procureurs généraux près les cours d'appel veillent à l'exécution de ces directives au sein de leur ressort.

Ces directives peuvent également porter sur l'utilisation de la BAEC en matière de contrôle. 4. Les différents actes de l'état civil 4.1 Données standard des actes de l'état civil L'article 41 de l'ancien Code civil précise les données qui doivent figurer dans tout acte de l'état civil.

Sont concernés : 1° les données officielles de l'acte : le nom, les prénoms et la signature de l'OEC ou de son agent habilité ;2° la date d'établissement de l'acte ;3° le lieu de l'établissement de l'acte : tant la commune que, le cas échéant, le district ;4° le numéro de l'acte (cf.point 3.4.10.); 5° la mention de la base sur laquelle l'acte est établi (pour autant que d'application). L'OEC doit toujours mentionner la base ou l'origine de cet acte lors de l'établissement de l'acte.

Il peut s'agir : a) d'une décision judiciaire : Dans ce cas, les informations suivantes sont reprises : 1.l'instance judiciaire ; 2. la date du prononcé ;3. la date à laquelle la décision est coulée en force de chose jugée ;4. le numéro d'identification de la décision judiciaire (numéro de rôle). L'image de la décision judiciaire est jointe à l'acte dans la BAEC. En l'occurrence, il peut, par exemple, s'agir d'un acte supplétif à l'acte de naissance, lequel indique que l'acte de naissance a été établi sur la base d'un jugement supplétif.

Il pourrait également s'agir d'un acte établi sur la base de l'article 463 du Code d'instruction criminelle.

Un autre exemple est l'établissement d'un acte de décès sur la base de la décision judiciaire déclarative de décès. b) un procès-verbal (visé aux articles 14, alinéa 4, 47, 55, § 2, ou 57 de l'ancien Code civil). Il s'agit ici des procès-verbaux sur la base desquels un acte de l'état civil est établi (ultérieurement) : - les procès-verbaux établis dans des circonstances exceptionnelles (défaillance du système BAEC) ; - le procès-verbal relatif à un enfant abandonné ; - le procès-verbal relatif au décès d'un inconnu ; - le procès-verbal relatif à une naissance ou un décès à bord d'un navire ou dans un aéronef. c) un arrêté royal d'autorisation de changement de nom (visée à l'article 370/4, § 1er, ou 370/8, alinéa 1er, de l'ancien Code civil) : - la date de l'arrêté royal ; - la date de publication au Moniteur belge (pour autant que d'application), ou de la date de l'arrêt d'annulation visé à l'article 370/8, alinéa 1er, de l'ancien Code civil.

On suit la même logique qu'en ce qui concerne les décisions judiciaires. Un acte de changement de nom (p. ex., dans le cas d'un réfugié reconnu) est établi sur la base de l'arrêté royal d'autorisation de changement de nom.

Dans des cas très exceptionnels, les arrêtés royaux sont dispensés de publication (de là : pour autant que d'application) (art. 370/6, alinéa 3, de l'ancien Code civil). d) un acte étranger : - l'autorité qui a établi l'acte ; - la date d'établissement de l'acte.

C'est, par exemple, le cas de l'acte de mariage étranger reconnu en Belgique. L'OEC établit un acte de mariage belge. L'OEC y mentionne la base dudit acte : l'acte étranger, l'autorité qui a établi l'acte (y compris le lieu de cette autorité) et la date d'établissement. e) la décision étrangère judiciaire ou administrative ; - l'autorité étrangère qui a pris la décision ; - la date de la décision ; - la date à laquelle la décision sort ses effets.

Il peut, par exemple, s'agir ici d'une décision étrangère de divorce, reconnue en Belgique. Un acte de divorce est établi sur la base de cette décision étrangère de divorce. Cet acte mentionne qu'il est établi sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère. Il mentionne également l'autorité étrangère (y compris le lieu de cette autorité), la date de la décision et la date à laquelle celle-ci sort ses effets.

L'acte ou la décision tenant lieu de base à l'établissement de l'acte est joint(e) en annexe dans la BAEC, sauf si cet acte ou cette décision est disponible dans une autre source authentique (comme prévu à l'article 15 de l'ancien Code civil).

Identification des personnes dans l'acte Les personnes auxquelles l'acte se rapporte, sont identifiées à l'aide du numéro de registre national..

En effet, la loi du 25 novembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/11/2018 pub. 13/12/2018 numac 2018032324 source service public federal interieur Loi portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population fermer portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population permet également de mentionner dans le Registre national, les personnes physiques mentionnées dans un acte d'état civil, mais qui ne font pas l'objet d'une inscription ou d'une mention dans le Registre national des personnes physiques à un autre titre.

Les personnes mentionnées en tant que telles dans le Registre national se voient elles aussi attribuer un numéro de registre national.

Il importe de souligner que le numéro de registre national ne fait pas partie de l'acte à proprement parler (art. 41, § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil). Il s'agit uniquement d'informations sous-jacentes permettant d'identifier les personnes et de relier entre elles les données de la BAEC et celles du Registre national.

L'adaptation de ce numéro d'identification ne doit pas être effectuée par le biais des procédures en rectification prévues pour la rectification d'actes de l'état civil (cf. point 3.9.). Le numéro d'identification est en effet une donnée dynamique susceptible d'être modifiée conformément aux dispositions de la législation relative au Registre national.

Il est important de souligner que les témoins visés à l'article 54, 4°, de l'ancien Code civil (témoins de mariage) ne sont pas des personnes auxquelles l'acte se rapporte. Par conséquent, ils ne doivent pas être identifiés au moyen d'un numéro de registre national.

L'indication de leur nom et prénom suffit.

Outre les données précitées, les actes de l'état civil mentionnent les données qui sont propres aux actes.

L'article 16 de l'ancien Code civil dispose en outre à ce sujet que l'OEC ne peut mentionner dans les actes d'autres données que celles prévues par la loi. 4.2 Les différents types d'actes de l'état civil L'ancien Code civil prévoit une section distincte pour chaque type d'acte de l'état civil.

Chaque section mentionne d'abord (si possible) la façon dont l'acte est établi et ensuite les données que cet acte doit mentionner. 4.2.1 Actes de naissance 4.2.1.1 Acte de naissance Notification de la naissance (article 42 de l'ancien Code civil) Par qui? La notification est faite par : - dans le cas d'une naissance à l'hôpital : le responsable de l'établissement ou son délégué ; - dans le cas d'une naissance en dehors de l'hôpital : le médecin, l'accoucheuse ou les autres personnes qui ont assisté à l'accouchement ou chez qui l'accouchement a eu lieu.

Comment? La notification s'effectue au moyen d'une attestation médicale.

Notification électronique? La notification électronique est déjà appliquée dans différentes communes, principalement en Flandre, via l'application eBirth. Elle n'est pas obligatoire. Les possibilités existantes de notification électronique des naissances ne font pas l'objet de restrictions. Les notifications par voie papier ou par fax peuvent toujours être utilisées.

Modèle de notification? Aucun modèle propre à la notification d'une naissance ou d'un décès n'a été créé, car cela engendrerait des obligations administratives supplémentaires et inutiles pour ce groupe-cible.

Déclaration (article 43 de l'ancien Code civil) Par qui? Le père ou la coparente, et la mère, ou l'un d'eux.

Où? L'OEC du lieu de naissance (lieu du fait).

La commune peut toutefois choisir la manière dont la déclaration de naissance doit être faite dans la pratique. Une de ces possibilités consisterait à procéder à la déclaration de naissance à la maternité, après décision du collège des bourgmestre et échevins.

Délai? Dans les quinze jours suivant la naissance. Lorsque le dernier jour de ce délai est un samedi, un dimanche, ou un jour férié légal, le délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable qui suit.

Pas de déclaration de naissance (dans les délais) par les parents? Lorsqu'aucune déclaration n'a été faite, l'OEC établit l'acte de naissance définitif purement et simplement sur la base de la notification. Le responsable de l'hôpital ne doit plus faire de déclaration, étant donné que cette dernière n'ajoute rien à ce qui était déjà précisé dans la notification.

Le but est de fournir un maximum d'informations via la notification, y compris sur les données incertaines telles que le nom de famille et le prénom.

Pas de déclaration de naissance et données insuffisantes dans la notification? Si les parents ne font pas de déclaration de naissance et si la notification ne contient pas de données sur le prénom ou le nom de famille, l'OEC agira comme suit.

Ainsi, en l'absence de prénom, l'OEC tentera dans un premier temps de contacter quelqu'un qui connaît le prénom de l'enfant concerné. S'il n'y parvient pas, l'OEC peut déterminer lui-même le prénom de l'enfant ou établir l'acte sans mentionner de prénom. L'acte pourra alors être adapté ultérieurement via une procédure en rectification par le tribunal. La responsabilité incombe ici aux parents, qui se sont abstenus de faire une déclaration de naissance.

Si le nom de famille de l'enfant est manquant dans la notification, l'OEC applique les règles générales de détermination du nom de famille, selon le droit applicable de l'enfant. Si le droit belge relatif au nom est appliqué, il est renvoyé à la circulaire du 22 décembre 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer9 relative à la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 18 décembre 2014 modifiant le Code civil, le Code de droit international privé, le Code consulaire, la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté (M.B., du 29 décembre 2014). Pour le surplus, il convient de se référer également à la circulaire relative à la loi du 25 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/12/2016 pub. 30/12/2016 numac 2016009653 source service public federal justice Loi modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant type loi prom. 25/12/2016 pub. 05/05/2017 numac 2017040278 source service public federal interieur Loi modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant. - Traduction allemande fermer modifiant les articles 335 et 335ter de l'ancien Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant (M.B. 30 décembre 2016).

Etablissement d'un acte de naissance définitif.

Après la déclaration de naissance ou si la naissance n'a pas été déclarée dans les 15 jours, l'OEC établit immédiatement l'acte de naissance définitif.

Déclaration de naissance électronique? L'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil, permet aux communes de développer une solution informatique sécurisée afin de permettre les déclarations électroniques de naissance.

L'arrêté royal détermine les conditions selon lesquelles les déclarations de naissance peuvent être faites de manière électronique.

Il appartient à chaque commune de déterminer si elle souhaite développer la plateforme informatique conformément aux prescrits de l'arrêté royal et permettre à ses citoyens de faire des déclarations électroniques.

Cet arrêté royal concerne également les déclarations électroniques de mariage et de reconnaissance.

Sexe ambigu? Si le sexe de l'enfant est ambigu, les parents ou l'un d'eux peuvent déclarer le sexe de l'enfant dans un délai de trois mois, moyennant une attestation médicale (art. 48 de l'ancien Code civil).

Un acte modifié est établi sur la base de la déclaration du sexe (avec attestation médicale) (art. 31, § 2, de l'ancien Code civil). C'est l'OEC du lieu de naissance de l'enfant qui est compétent pour établir cet acte modifié (art. 48, al. 2, de l'ancien Code civil).

Données de l'acte de naissance (article 44 de l'ancien Code civil) L'article 44 de l'ancien Code civil détermine les données reprises dans l'acte de naissance. Il ne mentionne que les données essentielles. L'acte de naissance contient : - les données relatives à la naissance de l'enfant : la date de naissance, le lieu de la naissance, l'heure de la naissance, le sexe, le nom et les prénoms de l'enfant ; - les données de la mère et du père ou de la coparente (pour autant que la filiation paternelle ou comaternelle soit établie) : nom, prénoms, date de naissance et lieu de naissance ; - pour autant que d'application, les données relatives à la reconnaissance prénatale ou à la reconnaissance, par le père ou la coparente, dans l'acte de naissance proprement dit, avec mention des autorisations requises, à savoir des personnes visées à l'article 329bis de l'ancien Code civil, du représentant légal de l'enfant et/ou les données de l'autorisation obtenues par le biais d'une décision judiciaire ; - pour autant que d'application, la base sur laquelle l'acte est établi (voir article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil).

En cas de notification incomplète ou lors de la naissance d'un enfant abandonné, les données relatives à la naissance de l'enfant ne peuvent bien entendu être complétées que pour autant qu'elles soient disponibles.

La mention de la base sur laquelle l'acte est établi sera par exemple nécessaire : - lors de l'établissement d'un acte supplétif à l'acte de naissance sur la base d'un jugement supplétif, l'acte devant alors contenir les données de la décision judiciaire, - en cas de naissance à bord d'un navire/aéronef, les données du procès-verbal sur la base duquel l'acte a été établi figurant dans l'acte de naissance.

Si une déclaration conjointe est faite comme prévu à l'article 316bis de l'ancien Code civil en vue d'activer la présomption de paternité ou de comaternité, elle est enregistrée en tant qu'annexe dans la BAEC. L'ordonnance du juge de paix en vertu de laquelle une personne déclarée incapable a été autorisée à reconnaître un enfant ou à consentir à une reconnaissance est, en cas de reconnaissance dans l'acte de naissance, enregistrée en tant qu'annexe à l'acte de naissance dans la BAEC (art. 328, § 2, et 329bis, § 1er/1 et § 2, de l'ancien Code civil).

Choix de nom L'acte doit préciser clairement si le nom choisi par les parents est un double nom (sécable), ou d'un nom composé (insécable). Lorsqu'il s'agit d'un double nom, l'acte doit mentionner clairement les deux parties du nom. Les parents doivent toujours faire un choix de nom. En cas de désaccord ou de refus concernant le choix, l'enfant se verra attribuer le double nom de famille dans l'ordre alphabétique. Il ne sert donc à rien de mentionner explicitement le `choix du nom'.

La mention des données des déclarants a peu d'utilité. Il s'agit en principe des parents. Vu la complexité de la matière (choix de la loi applicable, etc.), les communes peuvent décider de faire inscrire le nom dans un document papier signé par les déclarants, afin d'éviter toute contestation ultérieure. 4.2.1.2. Acte de naissance d'un enfant trouvé La procédure relative à la déclaration d'un enfant trouvé est définie à l'article 45 de l'ancien Code civil.

Notification de la naissance Par qui? Toute personne qui a trouvé un enfant nouveau-né. Dans la pratique, la notification sera souvent effectuée par les services de secours.

Où? Devant l'OEC du lieu où l'enfant a été trouvé.

Comment ? La personne communique à l'OEC toutes les informations sur le moment et le lieu où il a trouvé l'enfant.

Tâche de l'OEC? L'OEC dresse un procès-verbal, qui mentionne également l'âge apparent de l'enfant et son sexe, sur la base d'une attestation médicale, le nom et les prénoms qui lui sont donnés et l'autorité publique à laquelle il est confié.

L'OEC établit un acte de naissance et joint le procès-verbal en tant qu'annexe (contenant les données disponibles à ce moment-là, voir supra). Ce n'est plus le procès-verbal qui est enregistré dans les registres.

Le but de la nouvelle procédure est de donner un acte de naissance ordinaire aux enfants abandonnés. De cette manière, ils ne sont pas confrontés à leur situation d'enfant abandonné chaque fois qu'ils demandent une copie de leur acte de naissance.

Données de l'acte de naissance d'un enfant trouvé L'acte de naissance d'un enfant trouvé ne peut pas mentionner toutes les données contenues dans un acte de naissance ordinaire, étant donné que la mère ou les parents sont inconnus.

L'acte de naissance d'un enfant trouvé mentionne: - la date de naissance (présumée), - le lieu de naissance, - l'heure de naissance (présumée), - le sexe, - le nom et les prénoms de l'enfant.

L'acte de naissance ne mentionne ces données que pour autant qu'elles soient disponibles au moment de son établissement.

L'attestation médicale ne mentionne pas la date à laquelle l'enfant a été trouvé, mais bien la date et l'heure de naissance présumées. L'OEC peut retrouver les informations relatives à la date de naissance dans l'attestation médicale.

Données incomplètes lors de l'établissement de l'acte? L'acte de naissance peut être complété ultérieurement, par le biais d'un jugement rectificatif. Aussi, l'extrait de l'acte de naissance est, (après avoir été complété), désormais le même pour tous les enfants. Dans l'extrait, il n'est pas visible qu'il s'agit d'un enfant trouvé. 4.2.1.3. Acte de naissance en cas de naissance à bord d'un navire ou d'un aéronef La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a uniformisé et simplifié, dans l'article 47 de l'ancien Code civil, la procédure en cas de naissance à bord d'un navire (anciens art. 59 et 60 de l'ancien Code civil) et pendant un vol (anciens art. 7 et 7ter de la loi du 27 juin 1937Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer0 portant révision de la loi du 16 novembre 1919 relative à la réglementation de la navigation aérienne, M.B., 26 juillet 1937).

Procédure En cas de naissance à bord d'un navire ou d'un aéronef en vol, le commandant établit un procès-verbal qui mentionne les mêmes données que l'acte de naissance.

Tâche de l'OEC? - Premier accostage ou atterrissage en Belgique Dès qu'il accoste ou atterrit, le commandant remet le procès-verbal le plus rapidement possible à l'OEC le plus proche qui établit immédiatement un acte de naissance sur la base du procès-verbal.

Le procès-verbal est joint en annexe de l'acte de naissance.

L'OEC qui a établi l'acte conserve le procès-verbal établi sur papier jusqu'au moment du transfert du procès-verbal aux Archives générales du Royaume.

L'acte de naissance mentionne également le procès-verbal comme base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil). - Premier accostage ou atterrissage à l'étranger Le commandant transmet le plus rapidement possible le procès-verbal au poste consulaire de carrière de la circonscription consulaire dans laquelle se trouve le port ou le lieu d'atterrissage. Le poste consulaire agit ensuite conformément aux dispositions du Code consulaire. 4.2.2. Les actes de reconnaissance 4.2.2.1. Acte de reconnaissance prénatale Données de l'acte de reconnaissance prénatale (art. 50 de l'ancien Code civil) L'acte de reconnaissance prénatale mentionne : 1° les données de la mère : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ;2° les données de l'auteur de la reconnaissance : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité, c'est-à-dire le père ou la coparente ;3° les données du consentement de la mère à la reconnaissance : la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée dans laquelle le consentement a été constaté, et l'enregistrement de la décision judiciaire en annexe dans la BAEC. 4.2.2.2 Acte de reconnaissance Données de l'acte (art. 51 de l'ancien Code civil) L'acte de reconnaissance mentionne : 1° les données de l'enfant : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant ;2° les données de la personne à l'égard de qui la filiation est établie : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et, le cas échéant, la date de décès et le lieu de décès ;3° les données de l'auteur de la reconnaissance : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité de l'auteur de la reconnaissance ;4° le cas échéant, les données des personnes qui ont consenti à la reconnaissance ou dont le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance a été constaté par un tribunal, en mentionnant la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée par laquelle le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance ont été constatés. Si la mère refuse de donner son consentement, aucun consentement n'est constaté, mais une autorisation de reconnaissance peut être accordée.

En cas de conciliation, le tribunal établit toutefois une autorisation supplétive de reconnaissance.

La décision judiciaire est jointe en annexe dans la BAEC (tant qu'elle n'est pas disponible dans une autre source authentique, conformément à l'article 15 de l'ancien Code civil) ; 5° le nouveau nom éventuel et la déclaration de choix de nom par le père ou la coparente et la mère sur la base des articles 335, § 3, 335ter, § 2, et 335quater de l'ancien Code civil ou de l'article 12 de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté (M.B., 26 mai 2014) ; 6° le cas échéant, le nouveau prénom de l'enfant.Ceci n'est possible qu'en application du droit étranger.

Il n'y a pas de changement de prénom directement possible lors de la reconnaissance sur base du droit belge. Toutefois, une demande en changement de prénom peut être introduite auprès de l'OEC compétent; 7° le cas échéant, le fait que les personnes visées à l'article 329bis, § 3, de l'ancien Code civil n'ont pas consenti à la reconnaissance. L'ordonnance du juge de paix selon laquelle une personne déclarée incapable est autorisée à reconnaître un enfant ou à consentir à une reconnaissance est jointe en annexe à l'acte de reconnaissance dans la BAEC (art. 328, § 2, et 329bis, §§ 1er/1 et 2, de l'ancien Code civil).

Associer l'acte.

L'acte de reconnaissance doit toujours être associé à l'acte de naissance. Si le prénom et/ou le nom a/ont été modifié(s), celui-ci/ceux-ci doi(ven)t également être associé(s) à tous les autres actes de l'enfant et de ses descendants éventuels dans la BAEC, de sorte que les modifications y soient visibles.

Procédure.

Un modèle de déclaration est établi dans l'arrêté royal du 30 janvier 2019 fixant le modèle de déclaration du mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions (M.B., 15 février 2019). La déclaration n'est pas un acte de l'état civil, contrairement à ce qui était prévu avant la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.

En outre, la déclaration et les modalités de production des documents exigés sont analogues à ce qui est prévu pour la déclaration de mariage (art. 327/1 et 327/2 juncto 164/1 et 164/2 de l'ancien Code civil). Le principe « only once » y est intégré et il y a une possibilité d'obtenir un acte de notoriété analogue à l'article 5 du Code de la nationalité belge (cf. point 4.2.5.) A dater du 31 mars 2019, l'acte de naissance de la personne qui veut reconnaître l'enfant et, le cas échéant, de la personne à l'égard de qui la filiation est établie ne doit plus être produit. Exiger l'acte de naissance peut entraver l'établissement rapide de la filiation, même lorsque les parents sont de bonne foi.

Toutefois, si l'OEC estime que l'acte de naissance de l'auteur de la reconnaissance et, le cas échéant, de la personne à l'égard de qui la filiation est établie est indispensable pour vérifier si les conditions requises par la loi pour reconnaître un enfant sont remplies, il peut demander la production de ces actes sur la base de l'article 327/2, § 2, 5°, de l'ancien Code civil (« toute autre pièce authentique »).

Le délai de trois jours dans lequel la reconnaissance doit être portée à la connaissance de l'époux ou de l'épouse est prévu aux articles 313, § 3, alinéa 2, 319bis, alinéa 2, et 325/6, alinéa 2, de l'ancien Code civil).

La preuve de la notification (une lettre recommandée à la poste) de la reconnaissance à l'époux ou à l'épouse en vertu des articles 313, § 3, 319bis ou 325/6 de l'ancien Code civil est conservée par l'OEC. La mention de la date de la notification ou de la signification à l'encre noire en marge de l'acte de reconnaissance comme cela est prévu par la circulaire du 7 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer5 relative à la loi du 1er juillet 2006 modifiant les dispositions du Code civil relatives à l'établissement de la filiation et aux effets de celle-ci, n'est en tout cas plus possible. 4.2.3. Acte de déclaration de choix de nom Données de l'acte.

L'article 52 de l'ancien Code civil définit les mentions de l'acte de déclaration de choix de nom, à savoir : - les données de l'enfant ou des enfants auxquels la déclaration se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - les données de la mère et du père ou de la coparente : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - la déclaration de choix de nom par les parents ; - le nouveau nom qui est donné à l'enfant ou aux enfants ; - la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi.

Quand? La déclaration de choix de nom peut être faite sur la base de : - l'article 335, § 3, alinéa 2, de l'ancien Code civil : après établissement du second lien de filiation ; - l'article 335ter, § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil : après établissement du second lien de filiation (coparente) ; - l'article 335quater, alinéa 1er, de l'ancien Code civil : après une déclaration de choix de la loi applicable visée à l'article 39, § 1er, alinéa 2, du Code de droit international privé ; - l'article 12, § 1er, de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté.

Associer l'acte? L'acte de déclaration de choix de nom doit être associé à l'acte de naissance de l'enfant et aux actes de l'état civil auxquels il se rapporte. 4.2.4 Acte de modification de l'enregistrement du sexe Données de l'acte.

L'article 53 de l'ancien Code civil définit les mentions de l'acte de modification de l'enregistrement du sexe, à savoir : - les données de l'intéressé : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - le nouveau sexe.

Associer l'acte? L'acte de modification de l'enregistrement du sexe doit être associé aux autres actes de l'état civil de l'intéressé qui mentionnent son sexe. En principe, cela se limite à l'acte de naissance.

Selon la loi du 20 juillet 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer2 modifiant des dispositions diverses concernant la modification de l'enregistrement du sexe, la 2ème modification ou les modifications suivantes de l'enregistrement du sexe se déroulent selon la procédure habituelle devant l'OEC. L'acte de nouvelle modification de l'enregistrement du sexe n'existe donc plus. 4.2.5. Acte de mariage Données de l'acte L'acte de mariage mentionne (article 54 de l'ancien Code civil.) : - les données des époux : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la date du mariage et le lieu du mariage ; - éventuellement le nom et/ou le prénom choisi par l'époux après le mariage (sur la base de son droit national); - pour autant que d'application, les données des témoins : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance.

Procédure Déclaration Un modèle de déclaration est établi dans l'arrêté royal du 30 janvier 2019 fixant le modèle de déclaration du mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions (M.B., 15 février 2019). Il ne s'agit pas d'un acte de l'état civil étant donné qu'il ne s'agit que de l'intention de se marier.

La déclaration n'est pas signée par les déclarants mais uniquement par l'OEC. En ce qui concerne la production des documents, l'article 164/2 de l'ancien Code civil se base sur le principe « only once ». L'OEC doit d'abord vérifier lui-même dans la BAEC si l'acte de naissance des intéressés sont disponibles. Si ce n'est pas le cas, il doit vérifier s'ils sont disponibles auprès de l'OEC qui a rédigé ou transcrit l'acte sur papier (pour autant qu'il connaisse le lieu de transcription), et doit demander à cet OEC d'enregistrer l'acte dans la BAEC. L'OEC vérifie, comme il doit le faire dans tous les cas, l'identité des époux sur la base de la preuve d'identité visée par la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour, et il vérifie si les époux sont inscrits dans le registre de population, des étrangers ou d'attente.

Les époux doivent produire eux-mêmes plusieurs documents, tels qu'une preuve d'identité, s'ils ne disposent pas d'une preuve d'identité comme décrit ci-dessus, l'éventuelle preuve de la résidence actuelle (pour autant que celle-ci soit différente de l'inscription au Registre national), la preuve éventuelle du consentement à la déclaration et tout autre document ou preuve dont il ressort que les conditions pour contracter un mariage sont respectées.

Si l'époux n'est pas inscrit au registre de la population ou des étrangers, il doit également présenter d'autres documents, à savoir la preuve de nationalité et la preuve de célibat. S'il s'agit de personnes inscrites, l'OEC peut rechercher lui-même ces informations.

La preuve d'identité et la preuve de nationalité sont jointes en annexe à l'acte de mariage dans la BAEC. Il suffit de présenter un extrait (et non une copie) de l'acte de naissance (ou de l'avoir à disposition dans la BAEC). En effet, il n'est pas toujours nécessaire pour l'OEC de disposer de toutes les données mentionnées sur une copie pour pouvoir procéder aux contrôles utiles.

Dès lors que seul un extrait d'acte de naissance doit être produit (et non plus une copie comme avant la loi modernisation de l'état civil), il a été expressément ajouté à l'article 164/2, § 6, de l'ancien Code civil, que s'il s'estime insuffisamment informé, l'OEC peut demander à l'intéressé de lui remettre toute autre preuve étayant ces données.

L'OEC peut également réclamer une copie des actes de l'état civil en question (ou, le cas échéant, consulter lui-même la copie dans la BAEC).

Les articles 164/3 à 164/6 de l'ancien Code civil concernent l'acte de notoriété et le dépôt de la déclaration sous serment en remplacement de l'acte de naissance.

La déclaration sous serment elle-même n'est pas reprise en annexe dans la BAEC, dès lors qu'elle découle de l'acte de mariage même.

La possibilité de remplacer l'acte de naissance par un document équivalent ou un acte de notoriété est alignée sur l'article 5 du Code de la nationalité belge. Cela signifie que la liste des pays pour lesquels l'impossibilité ou les difficultés sérieuses de se procurer un acte de naissance sont admises, fixée par arrêté royal, s'applique également à l'acte de mariage.

Déclaration électronique L'arrêté royal du 21 décembre 2022 détermine les conditions dans lesquelles les déclarations électroniques en matière d'état civil peuvent être faites. Concrètement, le Roi permet aux communes de développer une solution informatique sécurisée pour recevoir les déclarations de manière électronique. L'arrêté royal détermine les conditions selon lesquelles les déclarations de mariage peuvent être faites de manière électronique. Il appartient à chaque commune de déterminer si elle souhaite développer la plateforme informatique conformément aux prescrits de l'arrêté royal et permettre à ses citoyens de faire des déclarations électroniques. Cet arrêté royal concerne également les déclarations électroniques de naissance et de reconnaissance.

De la célébration du mariage L'article 165/1 de l'ancien Code civil détermine les formalités relatives à la célébration du mariage. Il n'est pas nécessaire de prévoir une lecture littérale ni des pièces, des formalités du mariage des parties ni du chapitre VI tout entier (des droits et devoirs respectifs des époux). L'OEC doit bien entendu informer les parties du contenu de ce chapitre. Les parties déclarent à tour de rôle qu'elles veulent se prendre pour époux.

L'acte de mariage sera, comme tous les actes de l'état civil, uniquement signé par l'OEC et non plus par les parties.

Les autres éléments de la cérémonie sont maintenus, comme l'information des droits et obligations et la réception d'une déclaration selon laquelle elles souhaitent se prendre pour époux.

L'OEC déclare ensuite, au nom de la loi, qu'elles sont unies par le mariage. Il en établit l'acte sans délai dans la BAEC. Si en raison de circonstances - un problème technique ou l'oubli de la carte d'identité électronique par exemple -, l'OEC ne peut signer immédiatement l'acte de mariage, le jour où le mariage est conclu, l'acte peut être établi ultérieurement. Il est toutefois recommandé d'établir l'acte le jour-même. Les conditions dans une salle de mariage sont souvent différentes des locaux propres à l'administration sur le plan technique. La mention « sans délai » apporte dès lors une solution pratique.

L'OEC qui a célébré le mariage doit en tout cas signer l'acte de mariage. Chaque jour de report supplémentaire présente un risque et doit être évité autant que possible.

La date de mariage en tant que donnée de l'acte de mariage (art. 54, 2° de l'ancien Code civil) doit toujours correspondre à la date des déclarations des époux et de l'OEC. Techniquement, la signature électronique de l'OEC (art. 18 de l'ancien Code civil) est toujours assortie d'une datation électronique (dont la date). Cette dernière date ne remplace toutefois pas la date de mariage en tant que donnée de l'acte de mariage.

Par ailleurs, l'article 14, alinéa 3, de l'ancien Code civil prévoit la possibilité d'établir un procès-verbal si en raison de circonstances exceptionnelles, il est impossible d'établir un acte électronique. Lorsque l'OEC établit ultérieurement l'acte électronique, le procès-verbal doit être joint en annexe dans la BAEC. Chaque commune peut définir elle-même le déroulement pratique de la cérémonie de mariage. Ainsi, les communes ont le choix, par exemple, de délivrer des carnets de mariage. La commune peut également choisir de rédiger un document papier signé par chacune des parties et conservé à la commune.

La circulaire du 6 mai 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer4 relative à la délivrance du carnet de mariage donne des explications à ce propos. La délivrance et les mentions dans le carnet de mariage ne sont pas prévues par la loi.

Pour plus d'informations, consultez cette circulaire (M.B. du 1er juin 2022 - https ://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl? language=fr&caller=summary&pub_date=22-0601&numac=2022032082 ) Les mariages sont en principe célébrés à la maison communale. Le conseil communal peut toutefois désigner, sur le territoire de la commune, d'autres lieux publics à caractère neutre pour célébrer les mariages. Depuis le 31 décembre 2022, il est donc possible de se marier en dehors de la maison communale, dans un lieu qui n'est pas réservé à l'usage exclusif de la commune. Les principes de publicité et de neutralité doivent être respectés ( Loi du 6 décembre 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer1 visant à rendre la justice plus humaine, plus rapide et plus ferme IIbis, MB 21/12/2022 ).

Les parties choisissent le jour de célébration du mariage. Toutefois, aucun mariage ne peut être célébré les dimanches et jours fériés, à moins que le conseil communal ne l'autorise. 4.2.6 Des actes de décès Autorisation d'inhumer La délivrance de l'autorisation est régie par les Régions.

Notification au juge de paix Quand? Etablissement de l'acte de décès : - du seul parent ou d'un parent adoptif d'un mineur ou d'une personne qui agissait comme tuteur sur un mineur ; - d'une personne protégée ou de son administrateur (sur la base de l'article 492/1 de l'ancien Code civil).

Quel juge de paix? Le juge de paix compétent en matière de tutelle.

Le juge de paix visé à l'article 628, 3°, du Code judiciaire.

Délai? Dans les trois jours suivant l'établissement de l'acte.

Le jour de l'échéance est compris dans le délai. Toutefois, lorsque ce jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le jour de l'échéance est reporté au plus prochain jour ouvrable. 4.2.6.1. Acte de décès Notification (art. 55, alinéa 1er, de l'ancien Code civil) La notification du décès s'effectue par la présentation d'un certificat de décès rédigé par le médecin qui a constaté le décès.

Décès à l'hôpital/en prison? La notification est effectuée par une personne qui est en mesure de communiquer les informations. Ainsi, en cas de décès en prison, par exemple, il appartient au directeur de la prison ou à son délégué de le faire. L'ancien Code civil ne le prévoit plus expressément, dès lors que l'ancien article 80 du même Code a été supprimé.

Notification électronique? La possibilité d'une notification électronique d'un décès dans le futur n'est pas limitée.

Il est nécessaire d'établir la distinction entre la notification du décès et les autres tâches exercées par l'entrepreneur de pompes funèbres lors d'un décès.

En cas de notification électronique du décès, les certificats médicaux pourront être envoyés électroniquement à l'OEC, après quoi celui-ci rédigera l'acte de décès et le Registre national sera adapté. Ensuite, tous les services concernés pourront être informés du décès (automatiquement ou non) (p. ex., les services de pension, les mutualités).

L'entrepreneur de pompes funèbres exerce bien entendu d'autres tâches, outre la notification, telles que l'organisation de la crémation, l'enterrement et le transport. A cet effet, une visite à la maison communale est peut-être encore nécessaire, eu égard à la réglementation des Régions en matière de sépulture.

Déclaration Dès lors qu'une déclaration ne peut apporter aucun ajout aux informations communiquées dans la notification, il n'y a plus de déclaration de décès depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.

Etablissement de l'acte L'OEC du lieu du décès établit sans délai un acte de décès lorsqu'une attestation de décès lui est soumise.

Procédure en cas de décès d'une personne inconnue En cas de décès d'une personne inconnue, l'OEC établit un procès-verbal qui mentionne toutes les informations qu'il a pu recueillir au sujet de la personne décédée (notamment ses prénoms, le nom, l'âge, la profession, le lieu de naissance et le domicile de la personne décédée), entre autres, sur la base du procès-verbal rédigé par un officier de police.

L'OEC établit ensuite l'acte de décès en reprenant les données dont il dispose à ce moment-là.

Les données manquantes dans l'acte de décès peuvent être complétées par la suite sur la base d'un jugement rectificatif.

Le procès-verbal rédigé par l'OEC est joint en annexe à l'acte de décès.

Données de l'acte de décès (article 56 de l'ancien Code civil) L'acte de décès mentionne : - les données du défunt : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la personne décédée ; - les données relatives au décès ou du constat du décès : le lieu, la date et l'heure ; - le cas échéant, la base sur laquelle l'acte est établi, par exemple : o une décision judiciaire déclarative de décès ; o un procès-verbal en cas de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef (voir point suivant).

Si la base sur laquelle l'acte a été établi doit être mentionnée, l'acte mentionne également les données de la décision judiciaire ou du procès-verbal, comme le prévoit l'article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil.

Si le défunt est une personne inconnue, l'acte mentionne les données du défunt dont l'OEC dispose.

Le lieu, la date que l'heure du décès figurent dans l'acte de décès depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.

Si la personne décède seule et que son corps est ensuite découvert, et l'heure exacte du décès n'est donc pas connue, c'est le lieu, la date et l'heure du constat du décès qui figurent sur l'acte de décès. 4.2.6.2 Acte de décès d'une personne dont le décès a été judiciairement déclaré Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, un acte de décès peut être établi sur la base d'une décision judiciaire déclarative de décès= . Les données nécessaires à l'établissement de l'acte de décès sont envoyées par le greffier via la BAEC à l'OEC compétent (articles 131 à 134 de l'ancien Code civil).

L'OEC compétent est celui du dernier lieu d'inscription du défunt dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente en Belgique ou, à défaut, celui de Bruxelles. Il établit immédiatement l'acte de décès suite à la décision judiciaire. En cas de jugement collectif, un acte de décès est établi pour chaque personne concernée.

En cas de retour ou de preuve de l'existence de la personne dont le décès a été judiciairement déclaré, l'acte de décès peut être rectifié conformément à l'article 35 de l'ancien Code civil (voir le point 3.9.2.). En cas de rectification, la BAEC établit une mention et l'associe à l'acte de décès (voir le point 3.9.2.). Le développement technique n'est pas encore disponible. L'acte de décès est en effet « annulé » par la rectification (retour de la personne concernée). La mention sera visible dans la BAEC auprès de l'acte concerné. 4.2.6.3 Acte de décès en cas de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, le décès à bord d'un navire est régi par la même procédure que pour la naissance à bord d'un navire ou pendant un vol (voir point 4.2.1.3) Procédure (article 57 de l'ancien Code civil) En cas de décès à bord d'un navire ou pendant un vol, le commandant établit un procès-verbal qui contient les mêmes données que celles de l'acte de décès. - Premier lieu d'accostage ou d'atterrissage en Belgique Dès qu'il accoste ou atterrit, le commandant remet le procès-verbal le plus rapidement possible à l'OEC le plus proche, qui établit immédiatement un acte de décès sur la base du procès-verbal.

Le procès-verbal est joint en annexe à l'acte de décès.

L'OEC qui a établi l'acte conserve le procès-verbal établi sur papier jusqu'au moment du transfert de ce dernier aux Archives générales du Royaume (comme pour les actes établis avant l'entrée en vigueur de la BAEC).

Sur la base de l'article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil, l'acte de décès mentionnera également que cet acte a été établi sur la base d'un procès-verbal. - Premier lieu d'accostage ou d'atterrissage à l'étranger: Le commandant transmet le plus rapidement possible le procès-verbal au poste consulaire de carrière de la circonscription consulaire dans laquelle se trouve le port ou le lieu d'atterrissage. Le poste consulaire agira alors conformément aux dispositions du Code consulaire. 4.2.6.4. Acte d'enfant sans vie L'article 58 de l'ancien Code civil détermine la procédure pour établir un acte d'enfant sans vie.

Procédure relative à la déclaration d'un enfant sans vie Quand? Lorsque l'enfant est décédé au moment de la constatation de l'accouchement par le médecin ou l'accoucheuse.

Déclaration obligatoire ou facultative ? Grossesse de 140 à 179 jours : facultative.

Grossesse de 180 jours à dater de la conception : obligatoire.

Par qui? Grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception : la mère, le père ou la coparente.

Grossesse de 180 jours à dater de la conception : par une personne qui soit en mesure de communiquer les informations nécessaires à l'établissement de l'acte.

Comment? Sur la base de l'attestation médicale.

Quel OEC? L'OEC du lieu de l'accouchement de l'enfant sans vie .

Tâche de l'OEC? Etablissement d'un acte d'enfant sans vie (pour toute déclaration remplissant les conditions).

Données de l'acte d'enfant sans vie (article 59 de l'ancien Code civil) L'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours mentionne : 1° les données relatives à l'enfant : la date, le lieu, l'heure de l'accouchement ainsi que le sexe de l'enfant ;2° la durée de la grossesse ;3° les données de la mère : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la mère ;4° les données du père ou de la coparente : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance du père ou de la coparente, qui est marié(e) avec la mère ou qui a fait une reconnaissance prénatale, ou, à sa demande, et avec l'autorisation de la mère, le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance du père ou de la coparente non marié(e) avec la mère et qui n'a pas reconnu l'enfant conçu ;5° si leur mention est demandée : les prénoms de l'enfant ;6° si sa mention est demandée : le nom de famille de l'enfant, dans le cas d'une grossesse de 180 jours à dater de la conception. L'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception ne mentionne pas le nom de famille de l'enfant. Pour le reste, l'acte comporte les mêmes données que l'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours.

Mention facultative du nom de famille.

Désormais, s'ils le souhaitent, les parents d'un enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours à dater de la conception, peuvent donc faire mentionner non seulement un prénom, mais également un nom de famille dans l'acte d'enfant sans vie. La mention du nom de famille de l'enfant mort-né n'est pas obligatoire.

Mode de détermination du nom de famille ? La mention du nom se fonde sur une application par analogie des règles prévues aux articles 335 et 335ter de l'ancien Code civil.

Même si l'enfant est né après le 1er juin 2014, l'article 335bis n'est pas applicable. Le choix du nom et le nom qui est mentionné sur l'acte d'enfant sans vie n'ont aucune incidence sur le nom des enfants dont la filiation est établie par la suite à l'égard des mêmes père et mère puisqu'il ne peut exister aucun lien de filiation à l'égard de l'enfant mort-né. Inversement, les parents peuvent également choisir pour leur enfant mort-né un nom différent de celui qu'ils avaient choisi pour leurs enfants communs antérieurs avec lesquels ils ont bel et bien un lien de filiation.

L'article 12 de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté n'est pas d'application.

Attribution du nom: par qui? Etant donné que le nom de famille est mentionné sans l'octroi d'une quelconque personnalité juridique à l'enfant sans vie et sans aucun effet juridique, l'OEC peut agir ici de manière souple.

Pour l'octroi de ce nom, la mère, le père ou la coparente entre dès lors en ligne de compte, en ce compris le père ou la coparente qui n'est pas mariée avec la mère et qui n'a pas reconnu l'enfant né, moyennant également le consentement de la mère.

Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'acte de l'enfant sans vie ne comprend plus les données relatives aux déclarants : ce ne sont pas des données essentielles de l'acte. 4.2.7 Acte d'absence (art. 61 de l'ancien Code civil) Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, un acte de l'état civil est établi sur la base de la décision judiciaire de déclaration d'absence, après avoir transféré à l'OEC compétent, via la BAEC, les données nécessaires à l'établissement de l'acte d'absence par le greffier.

Données reprises sur l'acte d'absence (art. 61 de l'ancien Code civil) L'acte d'absence mentionne : - les données de l'absent : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'absent ; - la base sur laquelle l'acte est établi : la décision judiciaire de déclaration d'absence, incluant les données telles que prévues à l'article 41, § 1er de l'ancien Code civil.

Quel officier de l'état civil? L'OEC compétent est celui qui est employé dans le dernier lieu d'inscription de l'absent dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente en Belgique, ou à défaut, celui de Bruxelles.

Tâche de l'officier de l'état civil ? L'OEC établit immédiatement l'acte d'absence faisant suite à la décision judiciaire.

Retour de l'absent.

En cas de réapparition ou de preuve de l'existence de l'absent, l'acte peut être rectifié, conformément à l'article 35 de l'ancien Code civil (voir point 3.9.2.). En cas de rectification, la BAEC insère une mention et l'associe à l'acte d'absence (voir point 3.9.2.). Le développement technique n'est pas encore disponible. La rectification « annule » dans les faits l'acte (réapparition de la personne concernée). La mention sera visible dans la BAEC sur l'acte en question. 4.2.8 Acte de changement de prénom La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a introduit l'acte de changement de prénom.

Données reprises sur l'acte de changement de prénom (art. 62 de l'ancien Code civil) L'acte de changement de prénom mentionne : - les données de la personne concernée : le nom, le ou les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance ; - le ou les nouveaux prénoms de la personne concernée.

L'OEC qui établit un acte de changement de prénom, l'associe aux actes de l'état civil portant sur le bénéficiaire et les actes de naissance de ses descendants jusqu'au premier degré. Le changement de prénom prend effet à compter de la date de l'établissement de l'acte.

L'OEC peut établir un acte de changement de prénom pour les arrêtés ministériels datant d'avant le 1er août 2018, si ceux-ci n'ont pas été transcrits avant le 31 mars 2019 dans les registres de l'état civil ou mentionnés en marge d'un acte de l'état civil, dans lequel il peut être fait mention que l'arrêté ministériel constitue la base pour l'établissement de l'acte (art. 116/1 de la Loi relative à la modernisation de l'état civil). 4.2.9 Acte de changement de nom (art. 63 de l'ancien Code civil) La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a introduit l'acte de changement de nom. L'OEC établit l'acte de changement de nom uniquement dans un nombre limité de cas. Le système de mentions est d'application pour la majorité des changements de nom (voir point 3.8.2.).

L'acte de changement de nom sera donc en principe nécessaire : - pour les reconnaissances de changements de nom étrangers (acte belge de changement de nom sur la base d'un acte étranger/une décision étrangère) ;

Par exemple, un acte de changement de nom (sur la base d'un acte étranger/une décision étrangère) est également établi pour inscrire un nom matrimonial dans la BAEC lorsque la personne le portait déjà au moment de l'établissement de l'acte initial, mais qu'elle y figurait encore sous son nom de jeune fille, parce que le nom matrimonial n'avait pas encore été enregistré au registre national (ce qui suppose la présentation d'un nouveau passeport). - pour les cas où aucun acte de l'état civil de l'intéressé n'a été enregistré dans la BAEC ou ne peut y être migré, et où le changement de nom a été accordé par arrêté royal : il s'agit en principe du cas d'un réfugié ou d'un apatride reconnu qui ne dispose d'aucun acte de l'état civil dans la BAEC. Dans ce cas, un arrêté royal de changement de nom donnera lieu à l'établissement d'un acte de changement de nom ; - lorsqu'un changement de nom est accordé suite à un recours auprès du tribunal de la famille.

Données reprises sur l'acte de changement de nom Cet acte de changement de nom mentionne : - dans le cas d'une décision belge de changement de nom : la date de la demande ; - le nom et prénoms de la personne concernée ; - la date de naissance et le lieu de naissance de la personne concernée ; - le nouveau nom de la personne concernée ; - la base sur laquelle l'acte est établi, telle que prévue à l'article 41 de l'ancien Code civil : o les données de l'arrêté royal : la date de l'arrêté royal et le cas échéant, la date de la publication au Moniteur belge (art. 41, 5°, c), ancien Code civil) ou de l'arrêt d'annulation visé à l'article 370/8, alinéa 1er, de l'ancien Code civil; o les données de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative (art. 41, 5°, d) et e) ancien Code civil).

La date de la requête est uniquement mentionnée (obligatoirement) lors de l'établissement d'un acte de changement de nom sur la base d'une décision belge de changement de nom puisque cette date produit des effets. Lors de l'établissement d'un acte de changement de nom sur la base d'une décision ou d'un acte étranger, cette donnée n'est pas mentionnée dès lors que cela n'a aucune utilité.

Association? L'acte de changement de nom doit toujours être associé aux actes de l'état civil qui portent sur : - les bénéficiaires ; - leurs descendants au premier degré nés après la date de la demande (cf. article 370/7, alinéa 3 de l'ancien Code civil).

Annexe? L'arrêté royal relatif à l'autorisation de changement de nom doit toujours est joint en annexe de l'acte. En effet, l'arrêté royal n'est pas entièrement mentionné dans le Moniteur belge.

Actes distincts.

L'OEC établit un acte distinct de changement de nom par personne concernée qui a obtenu l'autorisation de changer de nom, même si l'autorisation est octroyée simultanément à différentes personnes dans un seul arrêté royal.

Changement de nom antérieur effectué à l'étranger.

Lorsqu'un changement de nom a été effectué à l'étranger antérieurement, les fonctionnaires du service changement de nom auprès du SPF Justice peuvent demander que l'OEC enregistre l'acte étranger ou la décision étrangère qui a fondé le changement de nom antérieur dans la BAEC (art. 370/3 de l'ancien Code civil).

Retrait ou annulation d'une autorisation de changement de nom.

Le SPF Justice envoie les données de la décision de retrait ou l'arrêt d'annulation du Conseil d'Etat à la BAEC qui crée une mention et la joint aux actes portant sur les bénéficiaires. De cette manière, l'acte de changement de nom « s'annule » dans les faits dans la BAEC 4.2.10 Acte de divorce Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, il existe également un acte de divorce.

L'acte de divorce ne sera utilisé que dans certains cas, à savoir en cas de : - reconnaissance d'un acte étranger ou une décision étrangère de divorce ; - décision belge de divorce, pour autant que l'acte de mariage ne figure pas dans la BAEC, c'est-à-dire si le mariage a eu lieu à l'étranger et si l'acte de mariage ne figure pas dans la BAEC sur la base de l'article 68 de l'ancien Code civil.

Les divorces prononcés en Belgique donneront en principe lieu à une mention et figurent dès lors dans la BAEC (voir point 3.9.2.).

Données reprises sur l'acte de divorce (art. 64 de l'ancien Code civil) L'acte de divorce mentionne : - le numéro de l'acte belge de mariage ou, dans le cas d'un mariage étranger, la date et le lieu du mariage ; - l'autorité qui a établi l'acte de mariage ainsi que la date et le lieu de l'établissement ; - le nom et les prénoms des personnes qui divorcent ; - le cas échéant, le nom et le prénom après le divorce; [Pour autant que cela soit possible selon le droit international privé]. - la date de naissance et le lieu de naissance des personnes qui divorcent ; - la base sur laquelle l'acte est établi : les données de la décision étrangère (telles que prévues à l'article 41, § 1er, de l'ancien Code civil).

S'il n'y a pas d'acte de mariage enregistré dans la BAEC (et s'il n'y a dès lors pas de numéro d'acte « BAEC »), la date et le lieu du mariage sont mentionnés dans l'acte de divorce afin d'indiquer clairement le mariage auquel le divorce se rapporte.

La date et le lieu du mariage peuvent en effet différer des données de l'acte de mariage (à l'étranger).

Associer? L'acte de divorce doit être associé à un acte belge de mariage (sur la base ou non d'un acte étranger), si ce dernier se trouve dans la BAEC (ou peut y être migré).

Par le biais du numéro de l'acte belge de mariage, l'acte de divorce et l'acte de mariage peuvent être associés l'un à l'autre.

Lorsque l'acte de divorce a été établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère, sans que l'acte de mariage ne soit disponible dans la BAEC, il importe d'avoir également les données de l'acte étranger de mariage et les données d'identification des personnes qui ont divorcé.

Il n'est pas nécessaire de demander et d'enregistrer l'acte étranger de mariage dans la BAEC. L'acte de divorce établi sur la base d'une décision ou d'un acte étranger peut être enregistré de manière isolée dans la BAEC, sans lien avec l'acte de mariage. 4.2.11 Acte d'adoption Note préliminaire : en ce qui concerne l'établissement de l'acte d'adoption, des directives pratiques à ce sujet sont disponibles sur la plateforme JustFamNat pour les OEC. N'hésitez pas à les consulter.

Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, un acte d'adoption est établi pour les décisions tant nationales qu'étrangères rendues en matière d'adoption.

L'OEC dresse l'acte d'adoption, dans le cadre d'une adoption internationale, sur la base des informations délivrées par l'Autorité Centrale Fédérale conformément à l'article 367-2 de l'ancien Code civil.

Lorsque la décision étrangère d'adoption a été reconnue par l'Autorité Centrale Fédérale avant le 31 mars 2019 et que cette dernière et/ ou l'acte de naissance de l'adopté n'ont pas fait l'objet à cette date d'une transcription dans les registres de l'état civil, l'OEC pourra dresser un acte d'adoption conformément à l'article 367-2 de l'ancien Code civil, sur la base des informations dont il dispose à partir de l'attestation d'enregistrement de l'adoption délivrée par l'ACF au moment de la reconnaissance de l'adoption. Si les informations ne sont pas complètes, les adoptants peuvent adresser une demande auprès de l'Autorité Centrale Fédérale afin que cette dernière délivre les informations (sous la forme d'une nouvelle attestation reprenant toutes les informations utiles) sur la base desquelles l'OEC pourra rédiger l'acte d'adoption.

Outre l'acte d'adoption, l'OEC enregistrera toujours l'acte étranger de naissance dans la BAEC (quelle que soit la nationalité de la personne adoptée), en établissant un acte de naissance sur la base de l'acte étranger de naissance. Ainsi, la personne adoptée pourra toujours utiliser cet acte de naissance ultérieurement en cas de besoin. L'OEC associe l'acte d'adoption et l'acte de naissance puisque ceux-ci ne sont pas associés automatiquement par la BAEC. Conversion d'adoption.

En cas de décision portant conversion d'une adoption simple en adoption plénière, l'OEC établit un nouvel acte d'adoption, qui est associé au premier acte d'adoption (adoption simple) ainsi qu'aux actes de l'état civil de l'adopté et de ses descendants.

Données reprises sur l'acte d'adoption (art. 65 de l'ancien Code civil) L'acte d'adoption mentionne : - les données des adoptants : le nom, les prénoms, le lieu et la date de naissance des adoptants ; - les données de la personne adoptée : le nouveau nom et le cas échéant, le nouveau prénom de la personne adoptée après l'adoption ; - la forme d'adoption : adoption simple ou plénière ; - pour autant que d'application : la date de reconnaissance de l'adoption étrangère par l'Autorité centrale fédérale ; - dans le cas d'une adoption prononcée en Belgique (telle que réglée par le Titre VIII, chapitre 1er, Livre I, de l'ancien Code civil), la date de la requête ; - la base sur laquelle l'acte est établi (tel que prévu à l'article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil), à savoir les données de la décision judiciaire belge ou de la décision administrative ou judiciaire étrangère : l'instance judiciaire ou l'autorité étrangère qui a prononcé l'adoption, la date du jugement et la date d'exécution de l'adoption.

L'acte d'adoption ne doit mentionner la date de la requête que lorsqu'il s'agit d'une adoption prononcée en Belgique, telle que réglée par le Titre VIII, chapitre 1er, Livre Ier, de l'ancien Code civil (« adoption interne »). En effet, cette date détermine le moment auquel l'adoption interne prend effet.

Lorsqu'il s'agit d'une adoption reconnue par l'Autorité Centrale fédérale, conformément au Titre VIII, chapitre II, du Livre Ier du même Code (« adoption internationale »), la date de la requête n'est pas pertinente. La date de prise d'effet de l'adoption est alors en effet la date attribuée par l'Autorité Centrale fédérale. La date de la requête ne doit alors pas être mentionnée dans l'acte d'adoption.

L'acte étranger et la décision étrangère sont joints en annexe dans la BAEC. Quel OEC? L'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente de l'adopté, ou à défaut, de l'adoptant, des adoptants ou l'un d'entre eux ; - ou à défaut, du lieu de résidence actuel en Belgique de la personne adoptée ou à défaut, de l'adoptant, des adoptants ou de l'un d'entre eux ; - ou à défaut, de Bruxelles.

Il s'agit ici d'un système en cascade.

Notifications.

Le greffier, par le biais de la BAEC, (pour les adoptions internes et pour les décisions judiciaires sur recours contre des décisions prises par l'Autorité centrale fédérale, art. 367-3, § 2, ancien Code civil), ou l'Autorité centrale fédérale (pour les adoptions internationales) envoient à l'OEC, les données nécessaires à l'établissement de l'acte d'adoption et de l'acte de naissance (sur la base de l'acte étranger).

Les données en vue de l'établissement de l'acte de naissance sur la base de l'acte étranger sont transmises uniquement dans la mesure du possible et l'acte de naissance est établi uniquement dans la mesure du possible. L'absence de ces données ne peut pas entraver l'établissement de l'acte d'adoption.

Les données nécessaires à l'établissement de l'acte de naissance et de l'acte d'adoption sont transmises à l'OEC via la BAEC par l'Autorité centrale fédérale. Cette notification électronique reprend un brouillon des actes de naissance et d'adoption. Cela permet de simplifier le travail de l'OEC et d'éviter les erreurs d'encodage.

Toutefois, l'OEC reste responsable de l'établissement de ces deux actes.

L'OEC informe immédiatement l'Autorité centrale fédérale, les parties et le procureur du Roi du tribunal de première instance de Bruxelles de l'établissement de l'acte d'adoption et le cas échéant, de l'acte de naissance.

Etablissement des actes.

L'OEC établit l'acte d'adoption, de révocation et de révision selon le cas et l'associe aux actes des éventuels descendants de l'adopté.

L'OEC modifie les actes de l'état civil des descendants de l'adopté si le nom ou les prénoms de l'adopté changent. L'OEC établit un acte de changement de nom pour les descendants qui changent de nom.

Preuve de la reconnaissance de l'adoption étrangère.

A partir du 31 mars 2019, l'acte d'adoption constitue la preuve de la reconnaissance de l'adoption étrangère (voir art. 367-2 de l'ancien Code civil). 4.2.12 Acte de révocation ou de révision d'adoption, nouvelle modification de l'enregistrement du sexe ou de l'annulation (art. 66 de l'ancien Code civil) Cet acte de base est prévu pour les décisions judiciaires qui donnent lieu dans les faits à « l'annulation » d'un autre acte, depuis la Loi Modernisation de l'état Civil.

Les actes « annulés » de cette manière sont respectivement l'acte d'adoption et tous les autres actes qui sont annulés.

Ce n'est pas le cas pour l'annulation du mariage. Dans ce cas, une mention est effectuée (voir point 3.9.2.).

Pour la révocation ou la révision d'une adoption, il convient d'établir un acte de révocation ou de révision, selon le cas, et non pas un acte d'adoption. Dans le même sens, s'il s'agit d'une décision de révocation ou de révision prononcée à l'étranger, l'acte de révocation ou de révision constitue la preuve de la reconnaissance de cette décision par l'ACF. Données reprises sur l'acte d'annulation (art. 66 de l'ancien Code civil) Cet acte mentionne : - le numéro de l'acte concerné par la révocation, la révision ou l'annulation ; - s'il s'agit une décision judiciaire : - la nature du dispositif de la décision judiciaire : o la révocation d'une adoption ; o la révision d'une adoption ; o l'annulation d'une modification de l'enregistrement du sexe ; o l'annulation d'un acte complet (sur la base ou non de l'article 463 du Code d'instruction criminelle) ; - la base sur laquelle l'acte est établi (article 41, § 1er, 5°, ancien Code civil) : les données de la décision judiciaire, à savoir l'instance judiciaire, la date du prononcé, la date à laquelle le jugement a force de la chose jugée, le numéro d'identification. - dans le cas d'une annulation d'office par l'OEC (article 34/1 de l'ancien Code civil, voir 3.9.1.2.) : le motif de l'annulation de l'acte.

Associer? Les actes visés dans cet article doivent toujours être associés à l'acte qu'ils « annulent ».

En outre, l'OEC doit également vérifier lui-même quels actes de l'état civil doivent être modifiés à la suite de l'annulation. 4.2.13 Actes de nationalité belge (art. 67 de l'ancien Code civil) Les actes de nationalité belge sont établis dans le cadre des procédures prévues par le Code de la Nationalité belge. Ils sont, depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, repris expressément comme des actes de l'état civil dans l'ancien Code civil.

Mentions contenues dans les actes de nationalité (art. 67 de l'ancien Code civil) 1° Les actes de nationalité visés aux articles 15 et 22, § 4, du Code de la Nationalité belge, mentionnent : - les données de la personne à laquelle l'acte se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi; - en cas d'attribution de nationalité sur la base des articles 8, § 1er, 2°, b), 9, 2°, b), et 11bis du Code de la Nationalité belge, les données du ou des déclarant : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance. 2° L'acte de déchéance de la nationalité belge mentionne : - les données de la personne à laquelle l'acte se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5° de l'ancien Code civil) : les données de la décision judiciaire de déchéance; - la base légale de la déchéance.

Remarques particulières concernant la prise d'effet des attributions et déchéance de la nationalité belge 1° En ce qui concerne les attributions de nationalité sur la base des articles 8, § 1er, 2°, b), 9, alinéa 1er, 2°, b) et 11bis du Code de la Nationalité belge : En principe, la nationalité belge prend effet à compter de l'établissement de l'acte de nationalité. L'article 9, alinéa 1er, 2°, b) du Code de la Nationalité belge déroge cependant à la règle précitée. C'est en effet au moment où l'adoption produit ses effets que l'enfant se voit attribuer la nationalité belge de son ou ses parents adoptifs pour autant que la déclaration attributive de nationalité belge ait été préalablement effectuée et que l'acte ait été établi. 2° En ce qui concerne les déchéances de nationalité belge sur la base des articles 23, 23/1 et 23/2 du Code de la Nationalité belge : La déchéance prend effet à compter de l'établissement de l'acte de déchéance de la nationalité belge. A partir du 1er janvier 2024, les déclarations de nationalité ne sont plus placées en annexe dans la BAEC. 4.2.14. Acte établi sur la base d'un acte étranger (art. 68 et 69 de l'ancien Code civil) 4.2.14.1. Au plus tard jusqu'au 1er janvier 2025 L'OEC peut établir des actes « belges » de l'état civil sur la base d'actes étrangers de l'état civil. 4.2.14.1.1 Sur demande L'article 68, § 1er, de l'ancien Code civil reprend la ratio legis de l'ancien article 48 de l'ancien Code civil, à savoir la demande de transcription d'un acte étranger d'un Belge.

De quoi s'agit-il ? Le citoyen peut demander à l'OEC d'établir un acte « belge » de l'état civil sur la base d'un acte étranger de l'état civil auquel il se rapporte.

Qui peut en faire la demande? - tout belge, ou son représentant légal ; - le procureur du Roi.

Officier de l'état civil compétent ? (art. 68, § 1er, 2° de l'ancien Code civil) L'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription dans le registre de la population, le registre des étrangers ou les registres d'attente ou à défaut ; - du lieu de la dernière inscription, ou à défaut ; - de Bruxelles. 4.2.14.1.2 En cas de présentation d'un acte étranger à l'officier de l'état civil lors de l'établissement ou de la modification d'un acte d'état civil belge Etablissement obligatoire d'un acte belge.

L'OEC est désormais tenu d'établir un acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger, lorsqu'un acte étranger de l'état civil lui est présenté lors de l'établissement ou la modification d'un autre d'acte de l'état civil.

Cet enregistrement dans la BAEC des actes étrangers qui sont présentés en Belgique (via l'établissement des actes belges) offre l'avantage aux personnes concernées de ne pas toujours devoir demander une copie de leur acte à l'étranger lorsque ce dernier leur est réclamé.

Quand établir un acte belge ? L'OEC est tenu d'établir un acte belge sur la base d'un acte étranger, si un citoyen lui présente un acte étranger : - Lors de l'établissement d'un autre acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de naissance qui est présenté lors de la déclaration d'un mariage ou dans le cadre d'un dossier de nationalité. - Lors de la modification d'un acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de reconnaissance qui est présenté en vue de faire modifier un acte belge de naissance : l'OEC est dès lors tenu de faire de cet acte étranger un acte belge de reconnaissance.

Officier de l'état civil compétent ? L'OEC à qui l'acte est présenté, en d'autres termes, l'OEC qui établit le nouvel acte de l'état civil ou qui modifie l'acte de l'état civil.

Il ne s'agit donc pas de l'OEC généralement compétent sur la base de l'article 13 de l'ancien Code civil.

Quand établir un acte belge : au moment de la déclaration ou au moment de l'établissement de l'acte en lui-même ? La loi ne prévoit aucun délai dans lequel il convient d'établir l'acte sur la base de l'acte étranger.

Exemple : un acte étranger de naissance est présenté lors de la déclaration de mariage. L'OEC peut établir immédiatement l'acte belge ou le faire lorsqu'il établit l'acte de mariage.

L'OEC est-il tenu d'établir un acte belge pour tout acte étranger qui lui est présenté ? Si une personne présente plusieurs actes étrangers, l'article 68, § 2 de l'ancien Code civil prévoit en principe qu'un acte belge est établi de l'ensemble de ces actes.

Exemple : une personne présente un acte de naissance ainsi qu'un acte étranger de changement de nom. L'OEC établit un acte belge pour chacun de ces actes et les associe.

Pour les dispositions communes (forme de l'acte, copie ou extrait langue et reconnaissance, ...), il est renvoyé au point 4.2.14.2.3. étant donné que peu de modifications ont été apportées à ces dispositions. 4.2.14.2. A partir du 1er janvier 2025 L'OEC établit des actes « belges » de l'état civil sur la base d'actes authentiques étrangers de l'état civil depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil. 4.2.14.2.1 Obligation de présenter tout acte authentique étranger pour autant que celui-ci entraîne une modification de l'état de la personne Afin d'obtenir une plus grande cohérence entre la BAEC et le Registre national, chaque belge ou son représentant légal a l'obligation de présenter tout acte authentique étranger qui modifie l'état de sa personne.

Qui est obligé ? Tous les Belges ou leur représentant légal pour qui un acte authentique étranger a apporté une modification de l'état de leur personne.

Le procureur du Roi peut également demander qu'un acte soit établi sur la base d'un acte étranger.

Quels actes ? Tout acte authentique étranger et non plus uniquement les actes d'état civil étrangers. Cette adaptation permet de viser également les actes authentiques de changement de nom visés à l'article 39 de Code de droit international privé.

Comment ? En s'adressant à l'OEC compétent.

Qui est l'OEC compétent ? Il convient de se référer à l'OEC généralement compétent tel que défini par l'article 13 de l'ancien Code civil (voir 3.2.5).

Il s'agit de l'OEC compétent de la personne qui présente l'acte. Par conséquent, lorsque c'est le représentant légal d'une personne qui présente un acte, il s'agira de l'OEC compétent pour le représentant légal et non pas l'OEC de la personne concernée par l'acte.

Par exemple, lorsqu'un parent qui réside à l'étranger présente un acte étranger qui concerne son enfant, c'est l'OEC de ce parent qui sera compétent. Si le parent était inscrit en Belgique avant son départ à l'étranger, l'OEC de son dernier lieu d'inscription qui sera compétent, conformément à l'article 13, deuxième tiret de l'ancien Code civil. Il ne faut plus s'adresser à Bruxelles dans ce cas.

Tâches de l'OEC ? 1. Reconnaissance : Avant d'établir un acte d'état civil belge sur la base de l'acte authentique étranger, il convient de s'assurer que l'acte authentique étranger peut être reconnu en droit belge.Pour cela, les conditions définies par le Code de droit international privé doivent être remplies.

L'article 31 du Code de droit international privé prévoit qu'un acte authentique de l'état civil étranger ne peut servir de base à l'établissement, ou à la modification d'un acte de l'état civil ou à l'inscription dans le Registre de la population, des étrangers ou d'attente uniquement après un examen des conditions prévues à l'article 27, § 1er, du Code de droit international privé (voir également le point 4.2.14.3). 2. Etablissement de l'acte d'état civil belge : Lorsque les conditions relatives à la reconnaissance de l'acte authentique étranger sont remplies, l'OEC doit établir un acte d'état civil belge (voir également les points 4.2.14.3 et 3.7.9).

Aucune sanction n'est prévue en cas de non présentation des actes authentiques étrangers. Toutefois, l'établissement d'un acte dans la BAEC permet d'éviter les incohérences entre différents actes d'une même personne et entre la BAEC et le Registre National.

Les non-Belges ne peuvent pas demander eux-mêmes l'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger. Dans certains cas, les actes étrangers des non-Belges peuvent malgré tout figurer dans la BAEC. 4.2.14.2.2. En cas de présentation d'un acte authentique étranger à l'officier de l'état civil lors de l'établissement ou de la modification d'un acte d'état civil belge ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente La portée de l'article 68, § 2, de l'ancien Code civil est étendue par la Loi réparatrice de 2023.

Etablissement obligatoire d'un acte belge.

L'OEC est tenu d'établir un acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger, lorsqu'un acte étranger de l'état civil lui est présenté lors de l'établissement ou la modification d'un autre d'acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente.

Cette disposition s'applique aussi aux personnes de nationalité étrangère.

L'élargissement de l'obligation d'établir un acte lors de la modification du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente va mener à une meilleure cohérence entre les données du Registre national et les données de la BAEC. Quand établir un acte belge ? L'OEC est tenu d'établir un acte belge sur la base d'un acte étranger, si un citoyen lui présente un acte étranger : - lors de l'établissement d'un autre acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de naissance qui est présenté lors de la déclaration d'un mariage ou dans le cadre d'un dossier de nationalité. - lors de la modification d'un acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de reconnaissance qui est présenté en vue de faire modifier un acte belge de naissance : l'OEC est dès lors tenu de faire de cet acte étranger un acte belge de reconnaissance. - lors de chaque adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente : la présentation d'un acte étranger entraîne toujours l'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger. Il n'est plus possible de se contenter de modifier le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente lorsqu'un acte est présenté. Aucune adaptation au registre de la population, registre des étrangers ou registre d'attente ne peut donc être faite avant l'établissement de l'acte belge.

Par exemple, lorsqu'un couple de nationalité étrangère présente un acte de mariage étranger afin qu'il soit reconnu et produise ses effets en Belgique et soit repris dans le Registre national. Dès à présent, si l'acte remplit les conditions pour être reconnu en Belgique, l'OEC établira un acte de mariage belge dans la BAEC, même si les époux sont de nationalité étrangère. De cette manière, les données reprises dans le Registre national et la BAEC sont identiques.

Il n'est donc plus possible, par exemple, d'enregistrer un mariage étranger uniquement dans le Registre national sans que l'acte de mariage soit établi dans la BAEC. De cette manière, les données du Registre national et les données de la BAEC correspondent.

En principe, l'acte dans la BAEC est d'abord établi et ensuite les adaptations nécessaires sont faites dans le Registre national.

OEC compétent ? L'OEC à qui l'acte est présenté, en d'autres termes, l'OEC qui établit le nouvel acte de l'état civil ou qui modifie l'acte de l'état civil est compétent. Il ne s'agit donc pas de l'OEC généralement compétent sur la base de l'article 13 de l'ancien Code civil.

Exemple : un acte étranger de naissance est présenté lors de la déclaration de mariage. L'OEC établir immédiatement l'acte belge ou le faire lorsqu'il établit l'acte de mariage.

L'officier de l'état civil est tenu d'établir un acte belge pour tout acte authentique étranger lors de l'établissement ou de la modification d'un acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente.

Si une personne présente plusieurs actes étrangers, l'article 68, § 2 de l'ancien Code civil prévoit qu'un acte belge est établi de l'ensemble de ces actes.

Exemple : une personne présente un acte de naissance ainsi qu'un acte étranger de changement de nom. L'OEC établit un acte belge pour chacun de ces actes et les associe.

Exemple : Une personne présente l'acte de naissance étranger de son enfant dans lequel les filiations paternelle et maternelle sont inscrites. L'acte de mariage étranger des parents est également présenté afin de confirmer la présomption légale de paternité dans le chef du mari de la mère de l'enfant. L'OEC établit un acte belge pour chacun de ces actes et les associe. 4.2.14.2.3. Dispositions communes Forme de l'acte belge Il s'agit donc de l'inscription d'un acte authentique étranger dans la BAEC sous la forme d'un acte belge de l'état civil.

Les actes de l'état civil sur la base d'un acte étranger sont établis de la même manière que les actes « belges » de l'état civil.

Les actes étrangers sont repris sous forme de métadonnées, jointes à un scan de l'acte.

Afin de clarifier la différence avec un acte belge « ordinaire », l'OEC joindra toujours à l'acte la base de l'établissement de l'acte, à savoir que les données de l'acte étranger (autorité étrangère, lieu et date de l'établissement), telles que prévues à l'article 41, § 1er, 5°, d, de l'ancien Code civil sont mentionnées comme base pour l'établissement de l'acte.

Base sur laquelle l'acte est établi Comme prévu par l'article 41, § 1er, 5°, d. de l'ancien Code civil, l'OEC indique l'acte étranger comme base sur laquelle l'acte belge est établi. Les données suivantes sont également indiquées : l'autorité qui a établi l'acte et sa date et son lieu d'établissement.

Sur la base d'une copie ou d'un extrait de l'acte étranger ? L'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger est possible tant sur la base d'une copie que d'un extrait de l'acte étranger. Cela découle de l'article 69, § 2 de l'ancien Code civil qui prévoit qu'une copie ou qu'un extrait de l'acte étranger doit être repris en annexe dans la BAEC. Dans de nombreux cas, la personne ne doit effectivement encore présenter que l'extrait d'un acte et pas une copie pour l'établissement d'un acte de l'état civil (ex : lors de la déclaration d'un mariage) ou en cas de procédure judiciaire (ex : divorce).

Toutefois, lorsque les informations qui se trouvent sur l'extrait ne sont pas suffisantes, l'OEC peut demander une copie de l'acte étranger. C'est par exemple le cas, pour des actes de mariage dans le lequel apparait un changement de nom, ou bien lorsque des modifications relatives à la filiation ont eu lieu dans un acte de naissance.

Date de la copie ou de l'extrait La loi ne détermine pas la durée autorisée d'une copie ou d'un extrait d'un acte, et s'il peut éventuellement être issu d'un autre dossier (ex : dossier d'étrangers) ou de pièces déposées au tribunal. Il doit néanmoins s'agir des copies ou des extraits d'actes authentiques et pas d'une pièce d'identité ou de voyage.

L'OEC procèdera ici de manière pragmatique, mais également de manière critique. Il doit veiller à faire preuve de la souplesse nécessaire, compte tenu du degré de difficulté d'obtenir certains documents.

Si l'OEC a déjà contrôlé et reconnu préalablement la copie ou l'extrait présenté, il peut en principe être réutilisé, pour autant que l'OEC n'ait aucun doute sur le document et sur le fait qu'il n'existe pas des indices graves indiquant que les données reprises dans le document ne sont plus actuelles.

Si l'OEC suspecte que des modifications ont entre-temps été apportées à l'acte, il peut réclamer la présentation d'un document plus récent.

Langue? L'acte sur la base d'un acte étranger est établi dans la langue de la région dans laquelle l'acte étranger est présenté. Dès lors, la copie ou l'extrait qui est à la base de l'acte belge devra être traduit dans la langue de la région, par un traducteur juré lorsque l'acte étranger a été dressé en-dehors de l'UE. Il existe en effet une exception prévue par le Règlement « Documents publics », pour les formalités de traduction.

En effet, le règlement supprime l'obligation, pour les citoyens, de produire une traduction certifiée conforme de leur document public. Si le document public n'est pas rédigé dans l'une des langues officielles du pays de l'UE qui exige le document, les citoyens peuvent demander aux autorités de fournir un formulaire type multilingue, disponible dans toutes les langues de l'UE. Celui-ci peut être joint à leur document public pour éviter la nécessité d'une traduction. Lorsqu'un citoyen présente un document public accompagné d'un formulaire type multilingue, l'autorité destinataire ne peut exiger une traduction du document public que dans des circonstances exceptionnelles. Les formulaires types multilingues n'étant pas tous délivrés dans tous les pays de l'UE, les citoyens peuvent vérifier sur le portail européen e-Justice quels formulaires sont délivrés dans leur pays : https://e-justice.europa.eu/35981/FR/public_documents_forms?clang=fr Données incomplètes ? Lorsque l'OEC ne dispose pas de toutes les informations qui doivent se trouver dans l'acte belge selon le droit belge, l'OEC dresse un acte belge avec les données dont il dispose. Les codes informatiques sont utilisés pour les données manquantes, par exemple en l'absence de prénom, le code #NOFIRSTNAME# peut être utilisé.

Par ailleurs, si des données se trouvent déjà dans le registre national, elles ne peuvent être reprises directement dans la BAEC. Il est nécessaire qu'elles soient corroborées par un acte étranger ou une décision étrangère.

Quid des mentions qui se trouvent dans les actes étrangers ? Lorsque l'acte étranger comprend des mentions, ces données doivent être également reprises dans la BAEC. Toutefois, l'OEC doit s'assurer qu'il dispose des informations nécessaires pour reconnaitre la mention. Si ce n'est pas le cas, il doit demander l'acte ou la décision à la base de la mention. Il convient de reconstruire l'historique complet de la personne lorsque l'OEC dispose des données.

Reconnaissance de l'acte étranger : contrôle de l'OEC L'OEC ne peut pas établir l'acte sur la base d'un acte étranger sans effectuer les contrôles qu'il menait avant la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil pour la transcription d'un acte étranger de l'état civil.

En premier lieu, l'acte étranger doit être dûment légalisé conformément à l'article 30 CDIP. Il existe une exception pour les actes d'état civil tombant dans le champ d'application du règlement `Documents Publics' pour lesquels l'exigence en matière de légalisation et d'apostille est supprimée (voir point 3.7.10)..

L'établissement de l'acte belge sur la base d'un acte étranger est uniquement possible pour autant que l'acte étranger réponde aux conditions de l'article 31 du Code de droit international privé (CDIP) et donc après enquête du respect des conditions reprises à l'article 27, § 1er, du CDIP. Dès lors, l'OEC contrôle notamment si : - l'acte a été établi par les autorités étrangères compétentes ; - les conditions de fond et de forme ont été respectées ; - il n'est pas question de fraude à la loi ou d'une violation de l'ordre public. l'OEC ou le détenteur du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente peut, en cas de doute sérieux lors de l'appréciation des conditions reprises à l'article 27, § 1er, du CDIP, transmettre l'acte étranger ou la décision étrangère pour avis à l'Autorité Centrale de l'état civil (art. 31, § 3, CDIP).

L'autorité centrale fourni des avis à propos de la conformité des décisions judiciaires et des actes étrangers qui concernent l'état civil en ce qui concerne les règles de droit applicable (droit belge ou étranger).

Il n'est pas nécessaire de demander un avis à l'Autorité Centrale pour chaque acte étranger et cette dernière n'est pas compétente pour mener une enquête en cas de doute sur l'intention des personnes concernées par l'acte. L'enquête sur l'intention des parties est toujours une affaire d'ordre public qui, comme auparavant, est effectuée par le parquet. En ce même sens, l'enquête sur l'authenticité du document relève donc de la compétence des services de police.

Les OEC doivent donc recourir aux procédures existantes prévues aux articles 167, 330/2 et 1476quater de l'ancien Code civil en matière de mariage, de reconnaissance ou de cohabitation légale lorsqu'il existe une présomption sérieuse que de telles situations sont contraires à l'ordre public (simulation ou fraude). Dans ces cas-ci, il est aussi possible de recueillir l'avis du procureur du Roi (A ce sujet, voir les circulaires du Collège des Procureurs généraux près les Cours d'appel COL 10/2009 sur les mariages simulés et COL 13/2015 fixant des directives relatives à l'avis du Ministère public en matière civile en application de la loi du 19 octobre 2015Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/10/2015 pub. 22/10/2015 numac 2015009530 source service public federal justice Loi modifiant le droit de la procédure civile et portant des dispositions diverses en matière de justice fermer modifiant le droit de la procédure civile et portant des dispositions diverses en matière de justice).

En effet, le ministère public garde la compétence de contrôler la tenue des registres de l'état civil (articles 37 et 40 de l'ancien Code civil, art. 138bis du Code judiciaire).

Afin d'obtenir une réponse dans les meilleurs délais, les demandes d'avis émanant des communes doivent impérativement être transmises par courrier postal au SPF Justice, Autorité Centrale de l'état civil, Boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles ou par e-mail à l'adresse suivante etatcivil.burgstand@just.fgov.be Les dossiers doivent être les plus complets possibles (copies de l'acte, des recto-versos de documents, des légalisations et des traductions). En cas de mauvaise lisibilité ou de doute sur la nature du document, l'Autorité Centrale de l'état civil peut demander qu'on lui transmette les pièces originales.

Si le numéro de Registre national des personnes concernées est connu, l'OEC le communiquera également.

Le contexte dans lequel la demande d'avis est faite doit être expliqué. A titre d'exemple : regroupement familial, reconnaissance d'enfants, projet de mariage en Belgique, demande de nationalité, ...

L'Autorité Centrale de l'état civil peut, si nécessaire, demander l'original de l'acte étranger ou de la décision judiciaire à l'OEC ou au détenteur du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente qui a demandé l'avis. Celui-ci le transmet sur-le-champ à l'Autorité Centrale de l'état civil.

L'Autorité Centrale rend un avis dans un délai de trois mois à partir de la réception de la demande d'avis, prolongeable de trois mois par l'Autorité Centrale.

Reconnaissance partielle d'un acte étranger.

Seules les données de l'acte étranger qui peuvent être reconnues conformément à l'article 27 du CDIP figurent dans l'acte belge. Une reconnaissance partielle des actes étrangers est donc possible.

De cette manière, l'OEC peut rectifier des erreurs dans l'application du droit applicable (ex : un constat erroné de filiation ou de nom) lors de l'établissement de l'acte sur la base d'un acte étranger, en complétant les données de l'acte sur la base du résultat de l'enquête sur l'acte étranger, visée à l'article 31 du CDIP. Exemple 1er : l'OEC peut malgré tout reconnaitre un acte étranger de naissance et l'enregistrer dans la BAEC, sans devoir reprendre la filiation paternelle, constatée éventuellement erronée.

L'OEC doit se prononcer sur la reconnaissance de la filiation paternelle d'un père belge.

Une reconnaissance postnatale a eu lieu en France, or le consentement préalable de la mère n'est pas requis en droit français et n'a donc pas été émis. Monsieur étant belge, le droit belge s'applique via l'article 62 CDIP et le consentement préalable de la mère est donc nécessaire pour que la reconnaissance postnatale soit reconnue dans l'ordre juridique belge.

L'acte de naissance étranger peut donc être enregistré dans la BAEC sans que la filiation paternelle ne soit indiquée. Le père devra refaire une reconnaissance postnatale en Belgique, moyennant le consentement préalable de la mère.

Exemple 2 : D'une déclaration attributive de la nationalité belge (art. 8 § 1er, 2°, b, CNB) L'enfant est né en France et a fait l'objet d'une reconnaissance par le père belge devant les autorités françaises. L'acte de naissance étranger contient déjà les données, mais la reconnaissance s'est faite sans le consentement de la mère.

Un acte de naissance peut être établi sur la base d'un acte étranger de naissance, qui ne mentionne pas les données du père. Dès lors, le nouvel acte de reconnaissance en Belgique est associé à l'acte de naissance. Le père peut ensuite effectuer la déclaration attributive de nationalité devant l'OEC de sa résidence principale.

Un recours peut être introduit contre une reconnaissance partielle (et donc contre le refus partiel de reconnaissance) (art.31, § 4, alinéa 2 CDIP).

Rectification de l'erreur matérielle sur l'acte étranger.

Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'OEC peut rectifier les erreurs matérielles (visées à l'article 34 de l'ancien Code civil) contenues dans des actes étrangers qui lui sont présentés lors de l'établissement de l'acte sur la base d'un acte étranger.

Conditions ? 1. Constat d'une erreur matérielle contenue dans l'acte étranger ;2. L'erreur matérielle est constatée sur la base d'un acte figurant dans la BAEC ; 3. Il s'agit d'une erreur purement matérielle : une faute de frappe dans le nom ou les prénoms (ex : signes diacritiques) ou dans la date ou le lieu de naissance ou encore l'absence de mention de tous les prénoms (voir point 3.9.1.).

Conséquence de la rectification ? L'OEC établit l'acte belge sur la base de l'acte étranger, en mentionnant les données complétées ou rectifiées de l'acte étranger par l'OEC .

Les avantages de la reconnaissance partielle d'actes étrangers et les possibilités de rectification des actes étrangers sont les suivants : - l'OEC peut travailler de manière pragmatique ; - les délais de reconnaissance d'un acte étranger restent raisonnables et n'empêchent pas inutilement l'établissement de nouveaux actes (ex : une reconnaissance, un mariage ou une déclaration d'octroi) ; - les actes contenant des erreurs ne se retrouvent pas dans la BAEC ; - la transparence, étant donné l'enregistrement du scan du document original dans la BAEC qui permet contrôle et rectification ; - on évite que l'OEC n'établisse pas du tout l'acte belge sur la base d'un acte étranger (et l'acte étranger ne figure donc pas dans la BAEC), car celui-ci ne répond pas partiellement aux conditions de l'article 31 du CDIP et par conséquent ne peut pas être reconnu dans sa totalité.

Annexe dans la BAEC ? L'OEC enregistre toujours la copie ou l'extrait de l'acte étranger en annexe dans la BAEC (et éventuellement la traduction jurée de celui-ci et la légalisation).

Les données, qui figurent sur l'acte étranger mais qui ne sont pas reprises dans l'acte belge sur la base de cet acte étranger car elles ne sont pas prévues dans l'acte belge ou ont été rectifiées par l'OEC, sont dès lors toujours consultables dans la BAEC. Associer ? L'acte belge sur la base d'un acte étranger doit être associé aux actes auxquels il se rapporte, de manière à les adapter en conséquence.

Exemple : un acte belge de changement de nom sur la base d'un acte étranger de changement de nom doit être associé aux actes de l'état civil qui se rapportent au bénéficiaire.

Mentions sur l'acte ? L'article 69 de l'ancien Code civil stipule que l'acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger mentionne exclusivement les données telles que prévues pour le type d'acte belge qui est établi (ex : acte de mariage : les données mentionnées à l'article 54 de l'ancien Code civil).

Seules les données prévues dans les actes belges de l'état civil sont mentionnées. Par conséquent, les données contenues dans un acte étranger, que ne mentionne pas un acte belge, ne sont pas reprises. 4.2.15 Acte belge établi sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère (art. 70 de l'ancien Code civil) 4.2.15.1. Au plus tard jusqu'au 1er janvier 2025 L'établissement d'un acte belge est également possible sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère (art. 70 de l'ancien Code civil).

Etablissement obligatoire de l'acte belge.

L'OEC est tenu d'établir des actes belges de décisions judiciaires ou administratives étrangères qui donnent lieu à une modification de l'état d'une personne (et pour autant que ceux-ci peuvent être reconnus selon le CDIP).

Objectif ? L'objectif est de toujours garder à jour l'état de la personne, et ainsi les actes de l'état civil dans la BAEC. C'est la raison pour laquelle la compétence de l'OEC visant à enregistrer les décisions judiciaires et administratives dans la BAEC figure explicitement dans l'ancien Code civil.

Conditions ? 1° L'acte étranger ou la décision judiciaire ou administrative étrangère modifie l'état d'une personne ;2° L'acte étranger ou la décision judiciaire étrangère est coulée en force de chose jugée ou la décision administrative étrangère est définitive ; 3° Il est impossible de modifier un acte existant directement dans la BAEC, tel que prévu dans le point 3.9.1.

Forme de l'acte belge.

A l'instar des actes belges établis sur la base d'actes étrangers, ces actes belges prennent la même forme que les actes « belges » internes.

Les données contenues dans l'acte sont également identiques à celles prévues pour les actes « belges » (modifiés).

L'acte mentionne toujours aussi la base de l'établissement de l'acte (avec les mentions prévues à l'article 41, § 1er, 5°, e), de l'ancien Code civil).

Associer? L'acte belge sera associé aux actes auxquels il se rapporte, et de la même manière que pour les autres « actes » belges de l'état civil.

Annexe? L'OEC joint toujours une copie de la décision judiciaire et administrative étrangère (et éventuellement la traduction jurée de celle-ci et la légalisation) en annexe dans la BAEC. Modification de l'acte belge existant.

S'il s'agit d'une décision judiciaire ou administrative prévue au Livre Ier, Titre 2, Chapitre 1er, Section 6, de l'ancien Code civil qui modifie un acte belge existant dans la BAEC, l'OEC peut en établir un acte modifié de l'état civil (voir point 3.9.1.).

Exemples : une décision judiciaire étrangère qui modifie la filiation, une décision étrangère de changement de nom, une annulation ou un divorce étrangers d'un mariage belge, etc. La nationalité des personnes auxquelles se rapportent les actes existants dans la BAEC n'y joue aucun rôle. 4.2.15.2. A partir du 1er janvier 2025 De manière analogue à l'article 68 de l'ancien Code civil, l'OEC établit depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil des actes d'état civil sur la base de décisions judiciaires ou administratives étrangères (art. 70 de l'ancien Code civil). Voir également par analogie, le point 4.2.14.2.

Les articles 68 et 70 de l'ancien Code civil sont rédigés selon la même structure. Ainsi, la même procédure s'applique pour l'établissement d'acte belge sur la base d'un acte authentique étranger ou sur la base d'une décision judiciaire étrangère ou d'une décision administrative étrangère. 4.2.15.2.1. Obligation de présenter toute décision judiciaire ou administrative étrangère pour autant que celle-ci entraîne une modification de l'état de la personne Afin d'obtenir une plus grande cohérence entre la BAEC et le Registre national, chaque belge ou son représentant légal a l'obligation de présenter toute décision judiciaire étrangère coulée en force de chose jugée ou toute décision administrative étrangère définitive qui modifie l'état de sa personne. L'OEC établit ou modifie alors un acte de l'état civil sur la base de la décision judiciaire ou administrative étrangère présentée, dans la mesure où celle-ci peut être reconnue.

Qui peut en faire la demande ? Tous les Belges ou leur représentant légal pour qui une décision judiciaire ou administrative étrangère a apporté une modification de l'état de leur personne.

Le procureur du Roi peut également demander qu'un acte soit établi sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère.

Quelles décisions ? Toute décision judiciaire étrangère coulée en force de chose jugée ou toute décision administrative étrangère définitive.

Comment ? En s'adressant à l'OEC compétent.

Qui est l'OEC compétent ? Il convient de se référer à l'OEC généralement compétent tel que défini par l'article 13 de l'ancien Code civil (voir 3.2.5).

Il s'agit de l'OEC compétent de la personne qui présente la décision.

Par conséquent, lorsque c'est le représentant légal d'une personne qui présente une décision, il s'agit de l'OEC compétent pour le représentant légal et non pas l'OEC de la personne concernée par la décision.

Tâches de l'OEC ? 1. Reconnaissance : Avant d'établir un acte d'état civil belge sur la base de la décision étrangère, il convient de s'assurer que la décision étrangère peut être reconnue en droit belge.Pour cela, les conditions définies par le Code de droit international privé doivent être remplies.

L'article 31 du Code de droit international privé prévoit qu'une décision judiciaire étrangère ne peut servir de base à l'établissement, ou à la modification d'un acte de l'état civil ou à l'inscription dans le Registre de la population, des étrangers ou d'attente uniquement après un examen des conditions visées aux articles 24 et 25, et selon les cas, aux articles 39, 57 et 72 du Code de droit international privé (voir également le point 4.2.14.2.3). 2. Etablissement de l'acte d'état civil belge : Lorsque les conditions relatives à la reconnaissance de l'acte authentique étranger sont remplies, l'OEC peut établir un acte d'état civil belge (voir également les points 4.2.14.2.3 et 3.7.9).

Aucune sanction n'est prévue en cas de non présentation des décisions judiciaires ou administratives étrangères. 4.2.15.2.2. En cas de présentation d'une décision judiciaire ou administrative étrangère à l'officier de l'état civil lors de l'établissement ou de la modification d'un acte d'état civil belge ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente.

Comme l'article 68, § 2 de l'ancien Code civil, l'article 70, § 2 de l'ancien Code civil prévoit également une disposition obligatoire ayant pour finalité d'améliorer la cohérence entre la BAEC et le Registre national. Voir également le point 4.2.14.2. par analogie.

Etablissement obligatoire d'un acte belge.

L'OEC est tenu d'établir un acte de l'état civil sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère, lorsqu'une décision judiciaire ou administrative étrangère lui est présentée lors de l'établissement ou la modification d'un acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente.

Cet enregistrement dans la BAEC des décisions judiciaires et administratives étrangères qui sont présentées en Belgique (via l'établissement des actes belges) offre l'avantage aux personnes concernées de ne pas toujours devoir demander une copie de leur acte à l'étranger lorsque ce dernier leur est réclamé.

Cette disposition s'applique aux personnes de nationalité étrangère.

Cela permet également d'avoir une meilleure cohérence entre les données du Registre national et les données de la BAEC. Quand établir un acte belge ? L'OEC est tenu d'établir un acte belge sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère, si un citoyen lui présente une décision étrangère : - lors de l'établissement d'un autre acte de l'état civil belge : Par exemple, la présentation d'un jugement de divorce étranger pour prouver son état civil et le fait que l'on peut se marier, dans le cadre d'une déclaration de mariage en Belgique. - lors de la modification d'un acte de l'état civil belge : Par exemple, la présentation d'un jugement étranger établissant la filiation paternelle qui vient modifier l'acte de naissance belge de l'enfant. - lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente : Par exemple, la présentation d'une décision judiciaire étrangère de divorce en vue de modifier son état civil.

OEC compétent ? L'OEC à qui la décision étrangère est présentée, en d'autres termes, l'officier de l'état civil qui établit le nouvel acte de l'état civil ou qui modifie l'acte de l'état civil, est compétent.

Il ne s'agit donc pas de l'OEC généralement compétent sur la base de l'article 13 de l'ancien Code civil.

L'OEC est tenu d'établir un acte belge pour toute décision étrangère qui lui est présentée lors de l'établissement ou de la modification d'un acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente.

Si une personne présente plusieurs décisions étrangères, l'article 70, § 2, de l'ancien Code civil prévoit en principe qu'un acte belge est établi de l'ensemble de ces décisions. 4.2.15.2.3. Dispositions communes Les dispositions communes visées au point 4.2.14.2.3 s'appliquent également aux décisions judiciaires ou administratives étrangères qui doivent être enregistrées dans la BAEC conformément à l'article 70 de l'ancien Code civil. 5. Abrogation des circulaires Les circulaires suivantes sont abrogés: - la Circulaire relative à la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, en ce qu'elle transfère la compétence en matière de changement de prénoms aux officiers de l'état civil et en règle les conditions et la procédure ; - la Circulaire du 24 août 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer3 modifiant la circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil.

Le Ministre de la Justice, P. VAN TIGCHELT

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