17 FEVRIER 2004. - Arrêté royal portant le règlement général de la comptabilité des établissements chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues et des services d'assistance morale reconnus

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Arrêté royal portant le règlement général de la comptabilité des établissements chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues et des services d'assistance morale reconnus Vu la loi du 21 juin 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/06/2002 pub. 22/10/2002 numac 2002009711 source service public federal justice Loi relative au Conseil central des Communautés philosophiques non confessionnelles de Belgique, aux délégués et aux établissements chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues fermer relative au Conseil central des Communautés philosophiques non confessionnelles de Belgique, aux délégués et aux établissements chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues, notamment les articles 30 et suivants;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3 § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence motivée par le fait qu'il s'impose d'arrêter sans retard les règles relatives à la présentation du budget et des comptes des établissements de droit public chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues et des services d'assistance morale reconnus;

Vu l'avis du Conseil Central Laïque donné le 26 juin 2003;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : TITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté il y a lieu d'entendre par : 1° Documents comptables : l'ensemble des documents et éditions relatifs à la comptabilité de l'établissement, comprenant : a) le budget tel que défini à l'article 5 du présent arrêté;b) les modifications budgétaires : toutes les décisions adoptées par le conseil d'administration après l'arrêt du budget et ayant pour objet de créer, supprimer ou modifier un ou plusieurs crédits budgétaires;c) le livre journal : le registre comptable mentionnant, par ordre chronologique, sans compensation toutes les opérations comptables et comprenant deux parties distinctes : - le livre journal des opérations budgétaires; - le livre journal des opérations générales; d) le journal centralisateur;e) les balances des comptes : le relevé par compte des totaux et soldes des opérations comptables portées au livre journal et comprenant trois parties distinctes : - la balance des comptes du volet général de la comptabilité; - la balance des comptes du volet budgétaire de la comptabilité; - la balance des comptes particuliers; f) le grand livre : le registre comptable mentionnant par compte l'historique des opérations portées au livre journal et comprenant trois parties distinctes : - le grand livre des opérations budgétaires; - le grand livre des opérations générales; - le grand livre des comptes particuliers; g) le mandat de paiement : l'ordre écrit donné au comptable par le conseil d'administration ou la personne mandatée par ce dernier de payer la somme y indiquée à l'ayant droit mentionné.L'ordre ne doit pas être établi par un écrit distinct si les mentions définies à l'article 59 § 1er figurent sur la pièce justificative elle-même; h) l'état de recouvrement : la pièce justificative des droits à recettes tels que définis à l'article 42, 2°;i) la situation de caisse : le document comptable établissant formellement la concordance des soldes des écritures comptables avec l'encaisse de l'établissement définie au point 12° du présent article;j) le tableau des transferts de crédits et des engagements comprenant : - la liste des crédits budgétaires et des engagements de recettes à reporter à l'exercice suivant; - la liste des crédits budgétaires et des engagements de dépenses à reporter à l'exercice suivant; k) le tableau des créances à percevoir tel que défini à l'article 69,4°, h;l) les comptes annuels comprenant : - le compte budgétaire tel que défini à l'article 66; - le compte de résultats qui résume la situation des comptes d'exploitation tel que décrit à l'article 17; - le bilan qui résume la situation active et passive de l'établissement tel que décrit à l'article 16; 2° Services budgétaires a) le service ordinaire : l'ensemble des recettes et des dépenses susceptibles de se produire une fois au moins au cours de chaque exercice financier et assurant à l'établissement des revenus et un fonctionnement réguliers, en ce compris le remboursement périodique de la dette;b) le service extraordinaire : l'ensemble des recettes et des dépenses affectant directement et durablement l'importance, la valeur ou la conservation du patrimoine, à l'exclusion de son entretien courant et comprenant également les subsides et prêts consentis à ces mêmes fins ainsi que les remboursements anticipés de la dette;3° Recettes : l'ensemble des opérations comptables relatives aux moyens allant du crédit budgétaire de recette au recouvrement effectif;4° Engagement de recettes : toute somme dont le paiement envers l'établissement au cours d'un exercice déterminé est prévisible et dont les autres conditions de droit à recette ne sont pas remplies;5° Droit à recette : toute somme due à l'établissement : a) de manière certaine;b) par un tiers précisément désigné;c) au cours d'un exercice déterminé;6° Droit constaté : l'enregistrement comptable d'un droit à recette;7° Perception : le recouvrement financier de toute somme due à l'établissement;8° Dépenses : l'ensemble des opérations comptables relatives aux moyens en allant du crédit budgétaire de dépenses au paiement effectif;9° Engagement de dépenses : l'opération comptable définie à l'article 53;10° Imputation comptable de dépenses : l'enregistrement comptable des pièces justificatives de dépenses ou des charges non décaissées;11° Paiement : la liquidation financière des dettes;12° Encaisse de l'établissement : l'ensemble des fonds et valeurs disponibles ou placés à un an au plus;13° Exercice financier : l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre);14° Crédit budgétaire : la prévision de recettes et la limite dans laquelle les dépenses peuvent être engagées;15° Chapitre du budget : la totalisation de une ou plusieurs sections;16° Section du budget : la totalisation de un ou plusieurs comptes;17° Patrimoine : l'ensemble des biens appartenant en propre à l'établissement ou sur lesquels il dispose d'un droit réel et comprenant : a) le patrimoine affecté directement ou indirectement à l'exercice public de l'assistance morale;b) le patrimoine privé recouvrant l'ensemble des autres biens;18° Pièces justificatives : pièces comptables justifiant les écritures du livre journal;19° Etablissement : établissement chargé de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues et des services d'assistance morale reconnus.

Art. 2.Toutes les décisions exécutoires en matière financière sont immédiatement notifiées au comptable par le conseil d'administration ou la personne mandatée.

Art. 3.Le conseil d'administration détermine le mode de conservation des titres établissant les droits de l'établissement.

Art. 4.Les comptes financiers sont ouverts au nom de l'établissement par le comptable après accord du conseil d'administration.

Ils sont gérés par le comptable et la correspondance lui est directement adressée.

TITRE II. - Du volet budgétaire de la comptabilité CHAPITRE Ier. - Du budget

Art. 5.Le budget, comprend l'estimation de toutes les recettes et de toutes les dépenses susceptibles d'être effectuées dans le courant de l'exercice financier, à l'exception des mouvements de fonds opérés pour le compte de tiers ou n'affectant que la trésorerie.

Le budget comprend également les estimations des opérations comptables visées à l'article 9 du présent règlement.

Il est établi au sein du budget une distinction entre le service ordinaire et le service extraordinaire et, au sein de chacun de ceux-ci, entre l'exercice proprement dit et les exercices antérieurs.

Art. 6.Le président établit le projet de budget à soumettre au conseil d'administration.

Art. 7.Les principes qui régissent le budget sont : 1° l'équilibre budgétaire : à l'intérieur de chacun des services visés à l'article 5 dernier alinéa, les estimations de dépenses doivent être équilibrées par des estimations de recettes;2° l'universalité du service ordinaire : au sein du service ordinaire, le principe d'universalité des recettes est la règle;3° la spécialisation du service extraordinaire : au sein du service extraordinaire, le principe d'affectation des recettes aux dépenses auxquelles elles sont destinées est la règle.

Art. 8.Les engagements de recettes et de dépenses, sont irrévocablement imputés à un exercice et à un service.

Art. 9.Affectations spéciales 1° Provision pour risques et charges : un crédit budgétaire peut être affecté à la constitution de provisions pour risques et charges destinées à couvrir des dépenses ordinaires ou extraordinaires ultérieures à l'exercice qui incombent à celui-ci et dont la nature est circonscrite et dont le coût final est indéterminé bien que la charge soit probable ou certaine;2° Provision pour dépenses accidentelles : un crédit budgétaire peut être affecté à une provision destinée exclusivement à faire face à des dépenses accidentelles ou fortuites. Le montant de ce crédit budgétaire sera transféré dans un compte de provision; celle-ci pourra être reconstituée au fur et à mesure de son utilisation. 3° Opérations de transferts entre les services : seuls peuvent être effectués, en vue d'équilibrer le service extraordinaire, des opérations comptables de transferts de dépenses du service ordinaire vers des recettes du service extraordinaire. Ces transferts ne peuvent en aucun cas influencer le montant de l'éventuelle intervention ordinaire des autorités publiques tenues de subsidier l'établissement en cas d'insuffisance de revenus. 4° Fonds de réserve pour fonds de roulement : Le fonds de réserve pour fonds de roulement peut être considéré comme le fonds de roulement de l'établissement. Il est constitué par utilisation des bonis budgétaires via l'imputation de dépense intitulée « prélèvement pour le fonds de réserve pour fonds de roulement » et dans le volet de la comptabilité générale par imputation au débit du compte intitulé « dotation du service ordinaire au fonds de réserve ordinaire pour fonds de roulement » et au crédit du compte intitulé « Fonds de réserve ordinaire pour fonds de roulement ».

Ce fonds de réserve pour fonds de roulement ne pourra pas excéder deux douzièmes de la somme du crédit budgétaire de l'exercice comptable échu.

Art. 10.Le résultat budgétaire estimé des exercices antérieurs qui est porté au budget résulte du budget de l'exercice précédent et de ses éventuelles modifications.

Le compte budgétaire de cet exercice précédent est arrêté par le conseil d'administration, le résultat budgétaire estimé visé à l'alinéa 1er et qui a été porté au budget, est remplacé par le résultat budgétaire du compte ainsi arrêté.

Ces opérations sont exécutées par voie de modifications budgétaires simultanément à l'arrêt des comptes annuels par le conseil d'administration.

Lorsque ces modifications sont de nature à provoquer un déficit, le conseil d'administration prend par voie de modification budgétaire, les mesures propres à rétablir l'équilibre du service du budget concerné.

Art. 11.Les crédits de dépenses ne peuvent être utilisés à d'autres fins que celles que leur assigne le budget.

Ils sont limitatifs.

Pour les dépenses du service ordinaire, cette limitation s'applique au total cumulé des crédits des comptes de chacune des sections du budget.

Pour les dépenses du service extraordinaire, la limitation s'applique à chaque compte.

Art. 12.Une fois qu'il est approuvé par le Ministre de la Justice, le budget est exécutoire. CHAPITRE II. - Des crédits provisoires de dépenses

Art. 13.§ 1er. Avant que le budget soit rendu exécutoire, il est pourvu par des crédits provisoires aux dépenses pour lesquelles un crédit est inscrit au budget de l'exercice. § 2. Les crédits provisoires ne peuvent excéder, par mois écoulé ou commencé, le douzième du crédit prévu à ce budget.

Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses relatives à la rémunération du personnel, au paiement des primes d'assurances, et des taxes. § 3. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses du service ordinaire. CHAPITRE III. - Des modifications budgétaires

Art. 14.Les modifications budgétaires impliquant la modification du total cumulé d'une section budgétaire sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget.

Elles sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire.

Outre la modification budgétaire prévue à l'article 10, le conseil d'administration peut arrêter des modifications budgétaires entre le 1er janvier et le 31 octobre d'un exercice.

TITRE III. - Du volet général de la comptabilité CHAPITRE Ier. - Du bilan

Art. 15.Préalablement à l'établissement du bilan, la dette à plus d'un an est réduite du montant des tranches de remboursement venant à échéance au cours de l'exercice suivant, lesquelles sont portées dans la dette à un an au plus.

Art. 16.§ 1er. La situation générale de l'établissement au 31 décembre de chaque exercice est déterminée par un bilan. § 2. L'actif du bilan, qui est constitué de l'ensemble des avoirs et droits issus de l'utilisation des valeurs du passif, comprend : 1° les actifs immobilisés qui sont les éléments d'actifs investis par l'établissement de façon durable, soit : a) les frais d'établissement et de restructuration;b) les immobilisations incorporelles;c) les immobilisations corporelles comprenant les actifs à caractère immobilier et mobilier en ce compris les biens en location-financement et pour autant que ces biens soient considérés comme propriété de l'établissement;d) les créances, crédits et prêts octroyés;e) les immobilisations financières;2° les actifs circulants qui sont des avoirs et droits de l'établissement, soit : a) les créances à un an au plus;b) les placements de trésorerie à un an au plus;c) les valeurs disponibles;d) les comptes de régularisation. § 3. Le passif du bilan, qui donne l'origine des ressources dont l'établissement dispose pour réaliser ses objectifs, comprend : 1° les fonds propres qui sont les moyens investis par l'établissement et dont il est propriétaire, soit : a) le capital initial;b) les résultats des comptes approuvés;c) les résultats des comptes non approuvés;d) les réserves;e) les subsides reçus pour faire face à des investissements pour lesquels l'amortissement comptable s'opère sur plus d'un exercice;f) les provisions pour risques et charges;2° les fonds externes ou la dette qui sont les moyens mis à la disposition de l'établissement par des tiers, soit : a) les dettes à plus d'un an;b) les dettes à un an au plus et les dettes à plus d'un an qui échoient dans l'année suivante;c) les comptes de régularisation. § 4. Au bilan de départ, le capital initial est constitué du résultat de la différence entre le total de l'actif propre à l'établissement et le total des autres éléments du passif propres à l'établissement.

La différence entre d'une part, l'actif distrait des frais d'établissement et de restructuration, des comptes de régularisation, des créances douteuses et d'autre part les dettes figurant au passif donne la situation nette de l'établissement.

Elle est corrigée chaque année par l'apport du solde du compte de résultats de l'exercice clôturé. § 5. Toutes les valeurs sont mentionnées en EURO. CHAPITRE II. - Du compte de résultats

Art. 17.§ 1er. Le compte de résultats présente les soldes des comptes de produits et de charges de l'établissement et constate la différence entre les sommes de ces produits et charges au cours de l'exercice.

Les produits et les charges sont de trois ordres : 1° les produits et charges courants : ceux-ci sont formés des droits constatés et des imputations comptables de dépenses aux comptes inscrits au compte budgétaire du service ordinaire;2° les produits et charges résultant des variations des valeurs de bilan ou des redressements des charges et des produits, soit : a) des opérations relatives aux amortissements et aux provisions pour risques et charges;b) des opérations comptables spécifiques relatives au remboursement périodique des emprunts;c) des opérations constatant les transferts d'un service budgétaire à l'autre;d) des apports que constituent les travaux effectués en compte propre aux biens de l'actif immobilisé;3° les produits et charges exceptionnels et réserves, soit : a) les produits qui résultent notamment : - de plus-values réalisées lors de la cession de biens de l'actif immobilisé; - de dédommagements exceptionnels reçus pour les biens du patrimoine et qui ne seraient pas affectés à la constitution de réserves pour la reconstitution d'immobilisations à l'actif; - de prélèvements sur les réserves; - de tout autre apport exceptionnel du service ordinaire ou du service extraordinaire et qui dans ce dernier cas ne seraient pas affectés à la constitution de réserves pour la reconstitution d'immobilisations à l'actif; b) les charges qui résultent notamment : - de la mise en non-valeurs de créances, crédits et prêts octroyés; - de moins-values réalisées lors de la cession ou à l'occasion de la perte de biens de l'actif immobilisé; - de dédommagements exceptionnels de tiers par l'établissement; - de toutes autres charges exceptionnelles. § 2. Le compte de résultats enregistre les résultats suivants : a) boni ou mali d'exploitation : le résultat dégagé par le volet général de la comptabilité et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au § 1er, 1° et 2°;b) boni ou mali exceptionnel : le résultat dégagé par le volet général de la comptabilité et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au § 1er, 3°;c) boni ou mali de l'exercice : le résultat d'exploitation augmenté du résultat exceptionnel.

Art. 18.Lorsque des charges et des produits concernent un exercice ultérieur, ils sont imputés à un compte de régularisation qui n'influence pas le résultat de l'exercice. CHAPITRE III. - Du patrimoine

Art. 19.L'établissement tient l'inventaire détaillé, complet et valorisé de tous ses biens, avoirs, droits et créances, ainsi que de ses subsides d'investissement et de sa dette L'inventaire mentionne en outre les obligations qui grèvent les valeurs susmentionnées ainsi que les avals et garanties accordés.

Le comptable enregistre aux comptes du bilan les valeurs portées à l'inventaire et leurs variations.

Il reçoit à cet effet du conseil d'administration une copie certifiée conforme de tous actes, documents et pièces concernant ces valeurs.

Art. 20.La comptabilité distingue la valeur du terrain de celle des biens immeubles qui s'y trouvent.

Art. 21.Le conseil d'administration peut procéder à une réévaluation exceptionnelle des biens du patrimoine immobilier en cas de fluctuation importante et durable du marché.

Art. 22.L'amortissement est annuel et linéaire.

Les subsides d'investissement doivent être réduits au rythme de l'amortissement du bien auquel ils ont été affectés. CHAPITRE IV. - Des emprunts

Art. 23.Sur décision du conseil d'administration, l'établissement peut contracter des emprunts pour couvrir le montant des dépenses extraordinaires.

Le délai de remboursement des emprunts ne peut excéder la durée d'amortissement des biens pour lesquels ces emprunts ont été contractés.

Outre les caractéristiques générales, le fichier de la dette mentionne par année et par emprunt les tranches de remboursement et les charges financières dues, sur la base du taux en vigueur.

Art. 24.Sur décision du conseil d'administration, l'établissement peut contracter des emprunts à un an au plus en escomptant des subsides ou d'autres recettes prévues au budget.

Art. 25.Les soldes non utilisés au terme des emprunts à plus d'un an sont affectés au paiement de dépenses extraordinaires de même nature comptable non couvertes par des recettes affectées conformément à l'article 7. CHAPITRE V. - De la trésorerie et des fonds placés

Art. 26.Le conseil d'administration veille à ce que l'encaisse de l'établissement dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux dépenses de l'établissement.

Art. 27.La gestion des placements doit être réalisée, en bon père de famille, auprès des institutions agréées par la Commission bancaire, financière et des assurances..

Les placements en titres acquis ou reçus par l'établissement doivent être nominatifs ou convertis en tant que tels au nom de l'établissement.

Les titres au porteur reçus et qui seraient non convertibles sont déposés à la Caisse des dépôts et consignations.

Art. 28.La valeur nette du patrimoine immobilier doit, en cas de réalisation, être reconstituée en actif immobilisé dans un délai raisonnable.

Art. 29.Le conseil d'administration règle, après consultation du comptable, la gestion de l'encaisse.

Le conseil d'administration est responsable de l'encaisse.

Art. 30.Le conseil d'administration ne conserve en caisse que les fonds nécessaires pour régler les proches échéances des paiements à effectuer en espèces.

Les autres fonds disponibles sont versés aux comptes courants ouverts auprès des organismes financiers ou font l'objet de placements à un an au plus auprès de ces organismes.

Art. 31.Le conseil d'administration est responsable des pertes d'intérêts qui pourraient résulter : 1° des retards qui lui sont imputables dans le recouvrement des revenus de l'établissement;2° du maintien d'un solde négatif aux comptes courants lorsque les fonds restés en caisse excèdent ceux nécessaires au règlement des proches échéances de paiement. TITRE IV. - De la tenue de la comptabilité CHAPITRE Ier. - Généralités

Art. 32.Tous les mouvements de la comptabilité sont enregistrés dans l'exercice où ils se produisent.

Art. 33.Le comptable est responsable de la tenue de la comptabilité de l'établissement.

Le conseil d'administration met à la disposition du comptable les moyens nécessaires à l'exercice de ses attributions.

Art. 34.Tous les livres et documents requis par la loi ou par le présent arrêté doivent être produits sur papier.

Le comptable est tenu de présenter les documents à toute requête de l'autorité compétente.

Art. 35.§ 1er. Toute écriture comptable est fondée sur une pièce justificative. § 2. Sur les pièces justificatives figurent obligatoirement : 1° le numéro d'ordre correspondant à leur comptabilisation;2° l'exercice;3° le numéro du compte. Les pièces délivrées par des tiers et se rapportant à des services ou fournitures destinés à l'établissement sont, en outre, visées pour réception. § 3. Les écritures comptables sont effectuées chronologiquement et sans retard.

Lors de chaque clôture : 1° les livres journaux sont cotés de façon continue et paraphés par le président;2° le comptable reporte dans le journal centralisateur correspondant les totaux de chaque livre journal clôturé. § 4. Dans le livre journal : 1° chaque inscription porte un numéro d'ordre;2° il n'est laissé ni blanc ni interligne et il n'est permis de faire ni ratures, ni surcharges, ni transports en marge;3° toute rectification est signalée par un signe distinctif placé en évidence en début de ligne;4° tout montant négatif est précédé d'un signe distinctif;5° les augmentations des postes d'actif et de charges sont portées à leur débit, et les diminutions à leur crédit;6° les augmentations des postes de passif et de produits sont portées à leur crédit, et les diminutions à leur débit;7° dans la colonne de gauche des livres figurent les comptes d'actif et de charges, et les valeurs débitrices;8° dans la colonne de droite des livres figurent les comptes de passif et de produits, et les valeurs créditrices;9° les mouvements des comptes généraux débitent les uns au crédit des autres. § 5. Tous les livres sont totalisés à la fin de chaque page et de chaque mois.

Ils sont clôturés par période mensuelle.

Le cas échéant, les totaux sont reportés à la page ou au livre suivant.

Lors de chaque clôture, le comptable établit une situation de caisse. § 6. Une copie de tous les livres après leur clôture de fin d'exercice est remise au conseil d'administration dans le délai adéquat pour la remise des comptes.

Les livres et pièces justificatives sont conservés par le comptable jusqu'à l'arrêt définitif des comptes.

Ils sont conservés au siège de l'établissement pendant une période de cinq années à dater de l'approbation des comptes annuels y relatifs par le Ministre de la Justice.

Le compte budgétaire, le bilan et le compte de résultats sont conservés indéfiniment. CHAPITRE II. - Des opérations budgétaires de la comptabilité

Art. 36.§ 1er. Le volet budgétaire de la comptabilité enregistre et justifie : 1° en recettes : a) les engagements de recettes;b) les droits constatés;c) les non-valeurs;2° en dépenses : a) les engagements de dépenses;b) les imputations comptables. § 2. Ce volet est tenu en partie simple au moyen du livre journal et du grand livre des opérations budgétaires.

Il produit, à l'échéance de chaque exercice, le compte budgétaire.

Art. 37.Les opérations budgétaires imputables à un autre exercice sont spécifiées par l'indication de leur exercice d'origine. CHAPITRE III. - Des opérations générales de la comptabilité

Art. 38.Le volet général de la comptabilité enregistre les mouvements des valeurs de bilan, les charges et les produits.

Ce volet général est tenu en partie double, au moyen du livre journal et du grand-livre des opérations générales.

Il produit, à l'échéance de chaque exercice, le bilan et le compte de résultats.

Art. 39.Aux comptes de bilan sont adjoints les comptes particuliers des biens de l'établissement, de ses dettes et de ses créances.

Ils sont tenus en même temps que les comptes de bilan. CHAPITRE IV. - Des recettes et des produits Section première. - Des droits à recettes et des produits

Art. 40.§ 1er. Seul le conseil d'administration ou la personne mandatée par ce dernier engage les recettes et fixe les droits à recettes. § 2. Lorsque le droit n'est pas établi par la loi ou par un document faisant foi, le conseil d'administration ou la personne mandatée par ce dernier établit un état de recouvrement et le transmet au comptable avec toutes les pièces justificatives du droit et de sa constatation.

L'état de recouvrement mentionne : 1° le nom et l'adresse du redevable;2° la nature de la créance;3° le montant de la créance;4° l'exercice d'imputation;5° le compte d'imputation;6° le compte particulier du redevable. Un état de recouvrement collectif peut être établi lorsque la justification et l'imputation comptable sont communes à plusieurs créances. § 3. Les autres pièces justificatives de droits à recettes sont complétées des mêmes mentions que celles prévues au § 2.

Art. 41.§ 1er. Le comptable comptabilise : 1° les engagement de recettes;2° les droits constatés;3° les non-valeurs;4° les recouvrements. § 2. Lorsque la recette est perçue sans droit ni justificatif préalables, le comptable soumet en double exemplaire au président l'état de recouvrement visé à l'article 40, § 2.

Le président lui restitue un de ceux-ci signé pour accord par lui-même et par le secrétaire.

Art. 42.Le comptable enregistre dans la comptabilité : 1° les engagements de recettes dans le volet budgétaire de la comptabilité;2° le droit constaté qui implique simultanément : a) l'ajustement de l'engagement de recettes prévu au 1°;b) la mise à jour des écritures aussi bien dans le volet budgétaire que dans le volet général de la comptabilité.

Art. 43.Les fournitures, travaux ou services effectués par l'établissement au bénéfice de tiers donnent lieu à l'établissement de factures, déclarations de créance ou d'états de recouvrement en double exemplaire.

Ces documents mentionnent tous les renseignements visés à l'article 40, § 2.

Art. 44.Le grand livre des opérations budgétaires de recettes mentionne : 1° en regard de chaque compte : a) le libellé du compte;b) le montant : - du crédit budgétaire initial; - des modifications budgétaires; - du crédit budgétaire définitif; c) le montant total : - des engagements à recettes; - des droits constatés - des non-valeurs; d) la différence entre le crédit budgétaire total et le total des engagements de recettes sous déduction des non-valeurs;2° en regard de chaque écriture : a) la date;b) le numéro de la pièce justificative : - de l'engagement de recettes; - du droit constaté; - de la non-valeur; c) le numéro du compte particulier;d) la numérotation au jour le jour du montant : - de l'engagement à recettes; - du droit constaté, - des non-valeurs.

Art. 45.Le comptable tient à l'égard de chaque redevable un compte particulier qui mentionne : 1° son identité;2° la date du droit constaté;3° le numéro du droit constaté;4° le montant du droit constaté;5° les dates de recouvrements;6° les montants recouvrés;7° les non-valeurs. Section 2. - Des recouvrements

Art. 46.Dès qu'il est en possession des documents constatant les droits de l'établissement, le comptable en contrôle la régularité et celle de leurs pièces justificatives, ainsi que leur imputation en comptabilité.

Art. 47.Si un débiteur ne s'exécute pas dans les délais impartis, le comptable en informe immédiatement et par écrit le président en vue d'entamer les poursuites légales pour le recouvrement de la créance.

Les créances de l'établissement dont la perception est devenue incertaine sont transférées dans un compte "débiteurs douteux" du volet général de la comptabilité sur la base de la décision du conseil d'administration prise sur rapport du comptable.

Art. 48.Lorsque les montants sont versés en espèces, la personne mandatée délivre quittance ou toute autre preuve de paiement dont le double vaut preuve.

Art. 49.§ 1er. Sur décision du conseil d'administration ou de justice, le comptable porte en non-valeur les créances irrécouvrables et les exonérations et remises accordées.

Le conseil d'administration prend les mesures budgétaires nécessaires au maintien de l'équilibre du budget. § 2. Le comptable porte en non-valeur les droits constatés tombant en annulation du chef d'erreurs matérielles et rectifie l'engagement de recettes concerné. CHAPITRE V. - Des dépenses et des charges Section 1er. - Dispositions générales

Art. 50.Sauf exception établie par la loi ou le présent arrêté, toute dépense ne peut être payée qu'après : 1° son engagement;2° son imputation comptable dans le volet budgétaire et le volet général de la comptabilité;3° son imputation simultanée dans les comptes particuliers;4° son ordonnancement, constaté par un mandat de paiement, délivré par le conseil d'administration ou la personne mandatée.

Art. 51.§ 1er. Le numéro du compte financier des créanciers de l'établissement doit être indiqué sur toutes les pièces de dépenses relatives à la liquidation des sommes dues par l'établissement. § 2. Tout créancier peut demander que le montant de sa créance soit versé sur un compte financier dont il n'est pas le titulaire.

Cette demande doit être faite par écrit sur un document séparé reprenant les mentions relatives à la facture ou la déclaration de créance, le numéro du compte à créditer, suivi du nom du titulaire de ce compte.

Ces indications sont reproduites sur le mandat de paiement ou sur la pièce justificative elle-même lorsque le mandat y figure tel que prévu à l'article 1er, 1°, g).

En cas de doute sur l'authenticité de la signature des pièces par lesquelles le créancier demande de verser le montant de sa créance sur un compte dont il n'est pas le titulaire, la légalisation de cette signature doit être exigée. Section 2. - Du grand livre des opérations budgétaires

Art. 52.Le grand-livre des opérations budgétaires de dépenses mentionne : 1° en regard de chaque compte de dépenses : a) le libellé du compte;b) le montant : - du crédit budgétaire initial; - des modifications budgétaires; - du crédit budgétaire définitif; c) le montant total des engagements portés sur le compte;d) le solde disponible du crédit budgétaire (crédit total diminué des engagements);e) le montant total des imputations comptables sur le compte;f) la différence entre le montant total des engagements et des imputations comptables.2° en regard de chaque écriture comptable : a) la date de l'opération;b) le numéro de la pièce comptable;c) le numéro du compte particulier;d) le montant des engagements de dépenses;e) le montant des imputations en regard de chaque engagement de dépenses. Section 3. - De l'engagement et de l'imputation comptable des dépenses

et des charges.

Art. 53.§ 1er. Le conseil d'administration ou la personne mandatée est seul habilité à procéder aux engagements de dépenses.

L'engagement procède d'une obligation résultant de la loi, d'une convention ou d'une décision unilatérale du conseil d'administration.

L'engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. § 2. L'engagement mentionne : 1° le nom du créancier ou de l'ayant droit;2° le montant présumé de la dépense;3° l'exercice d'imputation;4° le compte d'imputation comptable.

Art. 54.Les engagements de dépenses sont immédiatement inscrits par le comptable dans le volet budgétaire de la comptabilité.

Art. 55.Le créancier de l'établissement doit produire une facture ou une déclaration de créance établie aux nom et adresse de l'établissement.

Art. 56.Le conseil d'administration ou la personne mandatée s'assure que les factures et déclarations de créances sont conformes aux fournitures effectuées ou aux services prestés.

Art. 57.Les factures et autres pièces de dépenses sont transmises au comptable avec tous les documents justificatifs de la régularité des dépenses qu'elles entraînent.

Le comptable, après avoir contrôlé ces documents, procède à l'imputation comptable.

En cas de désaccord, il les transmet au conseil d'administration accompagné de ses remarques et objections.

Cette imputation comptable consiste en l'enregistrement de la charge et ou des mouvements de bilan liés à la dépense, et à porter dans le volet budgétaire de la comptabilité la somme réellement due à la suite de l'engagement et, s'il y a lieu, à corriger celui-ci. Section 4. - De l'ordonnancement et des mandats de paiement

Art. 58.Sur la base des pièces comptables et des relevés des imputations de celles-ci, le conseil d'administration ou la personne mandatée décide de l'ordonnancement des dépenses.

La décision d'ordonnancement des dépenses prise par le conseil d'administration ou la personne mandatée consiste en l'ordre donné au comptable de payer une dépense régulière et légale au moyen des fonds dont l'établissement est titulaire.

L'ordonnancement est constaté par le mandat de paiement.

Art. 59.§ 1er. Sur les mandats de paiement doivent figurer outre l'identification de l'établissement : 1° la date de l'ordonnancement;2° l'exercice en cours;3° le compte d'imputation;4° l'exercice d'origine;5° la nature de la dépense;6° le numéro de l'engagement;7° les ayants droit;8° la somme à payer;9° la signature de la personne mandatée par le conseil d'administration ou, en son absence, du président ou du secrétaire. Le mandat peut également indiquer le mode de paiement.

Les mandats à payer en espèces ou par assignation postale à des organismes non dotés de la personnalité juridique font mention du nom, du prénom et de la qualité de deux personnes chargées de l'encaissement des fonds. § 2. Les modifications apportées aux écritures figurant sur un mandat de paiement doivent être visées par la personne qui a signé le mandat.

Art. 60.Il n'y a pas lieu d'établir un mandat de paiement : 1° lors du remboursement d'une recette effectuée pour le compte d'un tiers;2° lors du remboursement à un tiers d'une somme qu'il a payée erronément. Ces opérations comptables, qui relèvent du volet général de la comptabilité, sont justifiées par des pièces comptables établies et signées par le comptable.

Art. 61.Le comptable renvoie immédiatement au conseil d'administration tout mandat non régulier en faisant connaître par écrit les motifs pour lesquels il le refuse. Section 5. - Du paiement des dépenses

Art. 62.§ 1er. Sur la base des mandats de paiement réguliers, le comptable procède aux paiements des dépenses au moyen des fonds dont l'établissement est titulaire. § 2. Si l'établissement ne dispose pas des fonds nécessaires à l'exécution des mandats de paiement qui lui sont transmis, le comptable les renvoie immédiatement au conseil d'administration accompagné d'un rapport explicitant le motif du retour des pièces. § 3. Les frais, les charges financières et les dépenses prélevées automatiquement sur les comptes financiers de l'établissement font l'objet d'un mandat de paiement pro forma établi par le comptable et transmis pour information au conseil d'administration ou à la personne mandatée par celui-ci.

Art. 63.Dès réception des extraits de comptes relatifs à la liquidation des dettes de l'établissement, le comptable porte ces opérations dans le volet général de la comptabilité en soldant la dette à court terme et en créditant le compte financier concerné.

TITRE V. - Des comptes annuels CHAPITRE Ier. - De la clôture des comptes

Art. 64.Entre le 15 décembre de l'exercice et la fin du mois de février de l'exercice suivant, le comptable, après consultation du conseil d'administration et de toute personne intéressée, établit la liste provisoire des crédits budgétaires et des engagements de recettes et de dépenses qui devront faire l'objet d'un transfert à l'exercice suivant.

Il soumet cette liste, le 1er mars au plus tard, au conseil d'administration.

Le conseil d'administration renvoie cette liste au comptable en y indiquant les engagements de recettes et de dépenses à modifier ou à annuler ainsi que les droits à recettes à constater et les imputations de dépenses à enregistrer.

A la réception de la liste ainsi adaptée, le comptable inscrit immédiatement en comptabilité les modifications apportées par le conseil d'administration.

Le comptable dresse la liste définitive des crédits budgétaires et des engagements de recettes et de dépenses à transférer à l'exercice suivant, et la soumet à l'approbation du conseil d'administration pour le 15 mars de l'exercice suivant. Celui-ci l'arrête définitivement et le comptable procède aux transferts visés dans la comptabilité de l'exercice suivant.

Dès ce moment les crédits transférés sont exécutoires. CHAPITRE II. - De l'établissement des comptes annuels

Art. 65.Après la clôture par le comptable des grands-livres et l'arrêt par le conseil d'administration des listes des crédits budgétaires et des engagements de recettes et de dépenses reportés à l'exercice suivant, le comptable dresse le compte budgétaire. Section 1re. - Du compte budgétaire

Art. 66.§ 1er. Le compte budgétaire récapitule, par service, chaque compte du grand-livre des opérations budgétaires et les totalise. § 2. Le compte budgétaire mentionne : 1° le résultat budgétaire, soit la différence entre les engagements à recettes diminués des non-valeurs et les engagements de dépenses; Le résultat budgétaire constitue le crédit budgétaire à reporter au budget de l'exercice suivant conformément à l'article 10; 2° le résultat comptable, soit la différence entre, les droits constatés diminués des non-valeurs et les imputations comptables de dépenses; Le résultat comptable constitue le solde à reporter dans la comptabilité de l'exercice suivant. § 3. Les résultats budgétaire et comptable incluent les résultats cumulés des exercices antérieurs. Section 2. - Du compte de résultats et du bilan

Art. 67.Avant l'établissement du bilan, le comptable procède : 1° à la réévaluation exceptionnelle visée à l'article 21;2° aux opérations d'amortissements visés à l'article 22;3° au transfert de la dette visé à l'article 15;4° à l'établissement de l'inventaire visé à l'article 19, alinéa 1er, et arrêté au 31 décembre de l'exercice en cours de clôture.

Art. 68.Le bilan et le compte de résultats sont établis sur la base des soldes de la balance définitive des comptes. Section 3. - Du contenu des comptes annuels et de leurs annexes

Art. 69.Les comptes annuels comprennent : 1° le compte budgétaire;2° le bilan;3° le compte de résultats;4° les annexes qui comprennent : a) la balance des comptes du volet général;b) la balance des comptes du volet budgétaire;c) la balance des comptes particuliers;d) le grand-livre des opérations générales, celui des opérations budgétaires et celui des comptes particuliers;e) le tableau détaillé des opérations prévues à l'article 67, 1° à 3°;f) l'inventaire prévu à l'article 67, 4°;g) les listes par compte des crédits budgétaires et des engagements de recettes et de dépenses arrêtées par le conseil d'administration et reportés à l'exercice suivant;h) la liste par compte particulier et par exercice des droits constatés à recouvrer et dans laquelle les débiteurs douteux sont mentionnés séparément;i) la situation de caisse au 31 décembre de l'exercice.

Art. 70.Le comptable de l'établissement est tenu de présenter ses comptes annuels au conseil d'administration lors de la séance obligatoire qui se tient durant le mois de mars qui suit l'année comptable considérée.

Après vérification, le conseil d'administration certifie que tous les actes relevant de sa compétence ont été correctement portés aux comptes.

Art. 71.Les comptes définitivement approuvés sont notifiés au conseil d'administration par le Ministre de la Justice.

Les écritures comptables sont, s'il y a lieu, adaptées aux comptes approuvés de l'exercice au cours duquel la notification est effectuée.

TITRE VI. - Du comptable et de son remplacement CHAPITRE Ier. - Du comptable

Art. 72.Le comptable a les droits et obligations prévus par la loi et le présent arrêté. Dans ce cadre, il transmet au conseil d'administration, à la fin de chaque mois, une situation de caisse signée par lui.

A la fin de chaque trimestre civil, il présente au conseil d'administration un rapport budgétaire et financier analysant la situation de l'établissement.

Art. 73.Au moins une fois par an, à la clôture des comptes de l'exercice, le président accompagné d'un membre du conseil d'administration désigné par ce dernier procède à la vérification de la comptabilité de l'établissement.

Art. 74.Le président peut se faire accompagner, sans dégager aucunement sa responsabilité, d'une personne désignée par le Conseil Central Laïque.

Un procès-verbal de vérification est, après contrôle, dressé et signé par les vérificateurs et par le comptable qui y mentionnent les remarques qu'ils estiment nécessaires.

Art. 75.Le comptable est responsable des actes, livres et documents qui lui sont confiés.

Il est tenu : 1° d'avertir le conseil d'administration de l'expiration des contrats au moins six mois à l'avance;2° d'avertir de la prescription des droits de l'établissement;3° d'avertir immédiatement le conseil d'administration du vol ou de la perte des actes, livres et documents qui lui sont confiés. Le comptable ne peut se dessaisir des actes, livres et documents qui lui sont confiés, ni en délivrer de copies ou extraits sans y être autorisé par le conseil d'administration. CHAPITRE II. - Du remplacement du comptable

Art. 76.En cas de cessation temporaire ou définitive de ses fonctions, le comptable sortant ou son représentant se conformera aux obligations résultant de l'article 29 de la loi du 21 juin 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/06/2002 pub. 22/10/2002 numac 2002009711 source service public federal justice Loi relative au Conseil central des Communautés philosophiques non confessionnelles de Belgique, aux délégués et aux établissements chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non confessionnelles reconnues fermer relative au Conseil central des Communautés philosophiques non-confessionnelles de Belgique, aux délégués et aux établissements chargés de la gestion des intérêts matériels et financiers des communautés philosophiques non-confessionnelles reconnues.

Il sera également procédé aux opérations de vérification prévues aux articles 73 et 74 du présent arrêté.

Art. 77.En cas de décès, de licenciement du comptable sortant ou en cas de force majeure, si le comptable sortant se trouve dans l'impossibilité de remplir ses obligations prévues à l'article 76, le conseil d'administration ou la personne mandatée spécialement à cet effet remplit ces obligations en lieu et place du comptable sortant.

Un exemplaire des documents est remis au comptable sortant ou à son représentant, avec invitation à formuler ses observations dans les trente jours.

Art. 78.En cas de retard ou de refus du comptable sortant ou de son représentant de remplir ses obligations prévues à l'article 76, le conseil d'administration le met en demeure de satisfaire à ses obligations Cette mise en demeure fixe un délai d'exécution de trente jours et est faite par exploit d'huissier de justice.

Si à l'expiration de ce délai, la sommation est restée sans suite, le conseil d'administration ou la personne mandatée spécialement à cet effet, remplit les démarches prévues à l'article 73 d'après les éléments en sa possession.

Le conseil d'administration peut se faire assister d'une personne désignée par le Conseil Central Laïque.

TITRE VII. - Dispositions diverses et finales

Art. 79.Pour les cas spécifiques au volet général de la comptabilité qui ne sont pas prévus par le présent arrêté, il y a lieu de se reporter aux principes prévus par la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises et à ses mises à jour ultérieures à l'exception des dispositions fiscales et à celles relatives aux dépôts et à la publicité des dits comptes annuels.

Art. 80.Les comptes annuels ne peuvent plus être modifiés lorsqu'ils ont été arrêtés définitivement.

Toutefois, en cas d'erreur, d'omission ou de double emploi, le conseil d'administration peut, pendant la période de cinq années à dater de l'approbation des comptes annuels y relatifs par le Ministre de la Justice, qui suit l'arrêt définitif de ces comptes, demander leur révision au Ministre de la Justice.

La demande précise les faits qui justifient la révision.

Les corrections requises par cette révision sont réalisées dans l'exercice courant en veillant à distinguer ces opérations dans la comptabilité.

Art. 81.A la date de la prise d'effets du présent règlement, le conseil d'administration assisté de son comptable dresse un inventaire initial tel que visé à l'article 19 et le bilan de départ tel que visé à l'article 16, en les soumettant aux mêmes formalités que les comptes annuels.

Art. 82.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2004.

Art. 83.Notre Ministre de la Justice est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 17 février 2004.

ALBERT Par le Roi : La Ministre de la Justice, Mme L. ONKELINX