9 OCTOBRE 2018. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire

RAPPORT AU ROI Sire, Vu la base légale fondant les communications électroniques entre les acteurs de la justice, la nécessité d'une communication électronique garantissant l'identité et la qualité de l'expéditeur et du destinataire lorsqu'il est avocat et les spécificités de cette profession, il convient de prendre un arrêté royal définissant le système de communication informatique qui lui est nécessairement et exclusivement réservé.

L'article 3 de la loi du 19 octobre 2015Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/10/2015 pub. 22/10/2015 numac 2015009530 source service public federal justice Loi modifiant le droit de la procédure civile et portant des dispositions diverses en matière de justice fermer modifiant le droit de la procédure civile et portant des dispositions diverses en matière de justice insère un article 32ter dans le Code judiciaire.

L'article 32ter, alinéa 2 délègue au Roi la compétence d'imposer l'utilisation du système informatique désigné par Lui aux acteurs ou à certains d'entre eux tels que visés à l'alinéa 1er du même article.

Il convient dès lors de prévoir la possibilité d'imposer l'accès et l'utilisation d'un système informatique en particulier aux avocats, dans la mesure où ce sytème offre plus de garanties et de fonctions nécessaires à l'exercice de leur profession.

Le projet d'arrêté royal soumis pour approbation tend donc à modifier les modalités de l'utilisation des systèmes électroniques (visés à l'arrêté royal du 16 juin 2016) en obligeant les acteurs de la Justice, au moyen d'un arrêté ministériel, à s'y connecter uniquement via les systèmes informatiques désignés à cet effet, qui sont gérés par l'organisation professionnelle concernée.

En l'espèce, la gestion de l'accès pour le dépôt de documents dans e-Deposit par les avocats est confiée par arrêté ministériel au système DPA-deposit, conjointement géré par l'Orde van Vlaamse Balieverenigingen et l'Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones.

Le système DPA est une plateforme destinée à tous les avocats inscrits sur les différentes listes des barreaux belges. Commun à L'Orde van Vlaamse balies et à l'Ordre des barreaux francophones et germanophone, il regroupe et regroupera plusieurs applications sur une même plateforme, permettant aux avocats d'y accéder par une seule et même connexion. Les premières applications de la plateforme DPA sont le DPA-deposit et le DPA-box.

DPA-box permet de stocker des documents sur une base contractuelle avec l'avocat. DPA-deposit ne sauvegarde lui-même aucun document de façon permanente mais constitue une interface de communication avec e-Deposit, dans laquelle le traitement de documents reste limité à la mise en cache durant l'envoi et la vérification de réception. Comme indiqué par l'Autorité de protection des données dans le point 44 de son avis nr. 78/2018, DPA-Deposit ne conserve pas de pièces d'une manière centralisé.

Le présent projet d'arrêté vise à désigner DPA-deposit comme étant l'unique interface de communication pour les avocats avec e-Deposit.

Le Service Public Fédéral de la Justice a mis le système e-Deposit à la disposition des citoyens et des avocats. En utilisant cette application à l'aide de leur carte d'identité électronique (eID), ceux-ci peuvent actuellement déposer par voie électronique des conclusions et des documents aux greffes des cours d'appel, des tribunaux des entreprises, de justices de paix, des tribunaux de police et des tribunaux de première instance civile.

Pour les actes visés à l'article 1er, 2° de l'Arrêté Royal du 16 juin 2016, le système DPA-deposit utilise également le système e-deposit pour les envois électroniques. L'utilisation de DPA-Deposit, lié au système e-deposit, présente certains avantages pour les avocats et pour le bon fonctionnement de la Justice contrairement à un accès direct à e-Depostit par internet: Sécurité: - L'article 7 de l'Arrêté Royal du 16 juin 2016 définit les exigences auxquels doit répondre le système électronique de dépôt de documents visé à l'article 32ter du Code judiciaire dont notamment l'identification et la certification de l'expéditeur. - En outre le nouvel alinéa 3 de l'article 743 du Code judiciaire n'impose plus la signature des conclusions déposées au moyen du système informatique visé à l'article 32ter, par les parties ou leur conseil puisque l'identification et l'authentification de l'expéditeur se font par le système lui-même. - La qualité de l'avocat doit donc être certifiée, ce que ne permet pas le système e-deposit auquel tout citoyen peut avoir accès à l'aide de sa carte d'identité électronique. - Le système e-Deposit contrôle l'identité de l'expéditeur, et se base sur la déclaration de ce dernier pour la qualité d'avocat. En connectant e-Deposit ou e-box aux sources authentiques des organisations professionnelles respectives, à savoir les avocats, les notaires et les huissiers de justice, le contrôle est rendu efficace, lors duquel le contrôle de l'identité sur la base de la déclaration de l'expéditeur est remplacé par le contrôle des institutions chargées de la gestion de cette qualité. Ce contrôle fait exclusivement partie des missions légales des organisations professionnelles. En effet, les associations professionnelles sont la première identité qui peuvent avoir connaissance de la moindre modification dans le statut d'un de leurs membres, et la seule habilitée à modifier les statuts dans la source authentique des professionnels via l'inscription, la radiation, la suppression ou la suspension. - L'OVB et l'OBFG garantissent ainsi que la personne utilisant le système DPA-Deposit est bien un avocat en exercice et non un avocat omis, suspendu ou radié ou même une personne se faisant passer pour un avocat.

Sûreté: - L'article 7 de l'Arrêté Royal impose plusieurs exigences au système de communication électronique dont notamment l'enregistrement de la preuve de l'envoi et de la réception ainsi que l'enregistrement des données de l'envoi. - Avec l'ajout d'un alinéa 2 à l'article 9 de l'arrêté royal, le système e-Box peut être utilisé comme système fall-back au cas où e-Deposit envoie un message d'erreur. DPA-deposit a recours à cette technique, permettant d'écarter au maximum les cas de dysfonctionnement indésirables dus à la force majeure lors des dépôts des conclusions.

Contrôle de la procédure: - Grâce à la connection entre e-Deposit et DPA-Deposit, un contrôle automatique du numéro de rôle de l'affaire peut être effectué, ce qui garantit le dépôt des documents auprès du tribunal adéquat par la voie électronique.

Cela permet d'éviter un grand nombre d'erreurs.

Diminution de charge de travail pour la Justice : - Pour toutes questions ou problèmes concernant le dépôt des conclusions ou des pièces via le système DPA-deposit, les avocats peuvent s'adresser au service desk mis en place par les Ordres communautaires pour la DPA, ce qui peut alléger la charge de travail du helpdesk que la justice a mis en place pour e-Deposit Vu ce qui précède, l'Arrêté Royal soumis à approbation crée la possibilité de prévoir le dépôt électronique de documents visés à l'article 32ter du Code Judiciaire par les systèmes désignés par le ministre de la Justice.

En l'espèce, l'utilisation du système DPA ne constitue pas un frein à l'accès à la justice même s'il entraîne le paiement d'une redevance qui peut être répercutée par l'avocat sur le client. Il s'agit en effet d'un service de dépôt électronique dont l'utilisation n'est imposée que si l'avocat opte pour le dépôt électronique de documents.

Parallèlement, l'avocat conserve le choix de ne pas utiliser ce système et de déposer des documents conformément aux autres possibilités visées à l'article 742 C.jud. (dépôt à l'audience, au greffe ou par courrier postal).

Dans le présent arrêté, il a été tenu compte des remarques formulées par l'Autorité de protection des données dans son avis n° 78/2018 du 5 septembre 2018. En plus, le SPF Justice, en tant que responsable du traitement, a effectué l'évaluation des effets de la protection des données, et le contrat de sous-traitance réclamé par l'Autorité a été conclu entre le SPF Justice et les organisations professionnelles (OVB et OBFG).

Telle est, Sire, la portée de l'arrêté qui Vous est soumis, J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, K. GEENS Conseil d'Etat Section de Législation

Avis 64.124/2/V du 1er août 2018 sur un projet d'arrêté royal `modifiant l'arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire' Le 30 juillet 2018, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Ministre de la Justice à communiquer un avis, dans un délai de cinq jours ouvrables, sur un projet d'arrêté royal `modifiant l'arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre des vacations le 1er août 2018. La chambre était composée de Jacques JAUMOTTE, président du Conseil d'Etat, Martine BAGUET, président de chambre, Wanda VOGEL, conseiller d'Etat, Marianne DONY, assesseur, et Bernadette VIGNERON, greffier.

Le rapport a été présenté par Xavier DELGRANGE, premier auditeur chef de section.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Wanda VOGEL. L'avis, dont le texte suit, a été donné le 1er août 2018.

Suivant l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 3°, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la demande d'avis doit spécialement indiquer les motifs qui en justifient le caractère urgent.

La lettre s'exprime en ces termes : « De bijzondere redenen die mij nopen de termijn voor spoedeisende gevallen te vragen, zijn ingegeven vanuit het voorzichtigheidsprincipe; de algemene ingebruikname van het DPA-Deposit systeem door de leden van de advocatuur, opgelegd bij de voorgelegde besluiten, impliceert dat het systeem zonder problemen grote volumes aan neerleggingen zal moeten verwerken voor verschillende hoven en rechtbanken. Voorzichtigheidshalve werd er daarom gekozen [voor] een datum van inwerkingtreding tijdens het gerechtelijk reces. Gedurende de eerste twee weken vanaf de gekozen datum - 15 augustus 2018 - is het volume aan neergelegde conclusies nog lager dan gemiddeld, zodat onvoorziene problemen bij het verlaten van de testfase kunnen worden opgespoord en verholpen zonder nefaste impact voor het gros van de lopende procedures ».

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 3°, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

FORMALITES PREALABLES 1. Interrogé si le projet d'arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 juin 2016 `portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire', a été soumis pour avis à l'Autorité de protection des données, conformément à l'article 36, paragraphe 4, du Règlement (UE) n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 `relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)', (ci-après : « le RGPD »)1, le délégué du Ministre a répondu : « Het Koninklijk Besluit van 16 juni 2016 werd onderworpen aan advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, dat in bijlage wordt meegeleverd. Hoofdstuk 1 van het KB van 16 juni 2016 bevat de finaliteit van de erin opgesomde informaticasystemen. Hoofdstuk 2 omschrijft de nadere regels van de informaticasystemen, en legt de regels inzake vertrouwelijkheid en effectiviteit van de communicatie vast.

De ontworpen tekst, dat bovenstaand KB wijzigt, steunt op art. 32ter, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek: `De Koning bepaalt de nadere regels van dat informaticasysteem, waarbij de vertrouwelijkheid en effectiviteit van de communicatie worden verzekerd. Het gebruik van het voormelde informaticasysteem kan door de Koning aan de instanties, diensten of actoren vermeld in het eerste lid of sommigen onder hen worden opgelegd'.

Artikel 1 van de ontworpen tekst wijzigt hoofdstuk 1, en werkt de delegatie aan de Koning in art. 32ter, tweede lid, in fine Ger.Wb. verder uit middels een bijkomende delegatie naar de Minister van Justitie. De delegatie houdt de mogelijkheid in om de toegang tot de informaticasystemen van art. 1 verplicht via een door beroepsorganisaties beheerd systeem te laten verlopen.

De nadere regels van de informaticasystemen blijven daarbij ongewijzigd, op de uitbreiding van het materiële toepassingsgebied van e-Deposit in art. 6 na. Waar de informaticasystemen beheerd door de beroepsorganisaties contact maken met de systemen vermeld in art. 1 van het KB, blijven dezelfde regels en voorwaarden gelden voor de verwerkte gegevens. In casu zijn de conclusies, memories en stukken, alsmede de begeleidende brieven bij de conclusies, memories en stukken die via DPA-Deposit worden verwerkt en doorgestuurd naar e-Deposit, onderworpen aan de nadere regels van hoofdstuk 2 zoals ze indertijd zijn voorgelegd aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Omdat deze beperkte wijziging van het KB geen enkele impact heeft op de voorwaarden waaraan de systemen moeten voldoen en ook geen impact op het verwerken van de gegevens uit het privéleven, waren/zijn wij van oordeel dat geen advies noodzakelijk is. Er worden geen nieuwe systemen toegevoegd of voorwaarden gewijzigd.

De beroepsorganisaties die de systemen beheren middels waarmee toegang wordt verstrekt tot de informaticasystemen vermeld in art. 1 van het KB, zijn van hun kant gehouden er voor te zorgen te voldoen aan de GDPR regelgeving ». 2. Le projet examiné tend à exécuter l'article 32ter du Code judiciaire, qui dispose comme suit : « Toute notification ou toute communication à ou tout dépôt auprès des cours ou tribunaux, du ministère public ou des services qui dépendent du pouvoir judiciaire en ce compris les greffes et les secrétariats de parquet, ou toute notification ou toute communication à un avocat, un huissier de justice ou un notaire par les cours ou tribunaux, le ministère public ou des services qui dépendent du pouvoir judiciaire en ce compris les greffes et les secrétariats de parquet, ou par un avocat, un huissier de justice ou un notaire, peut se faire au moyen du système informatique de la Justice désigné par le Roi. Le Roi fixe les modalités de ce système informatique, la confidentialité et l'effectivité de la communication étant garanties.

Le Roi fixe les modalités de ce système informatique, la confidentialité et l'effectivité de la communication étant garanties.

Le projet examiné met en oeuvre l'habilitation mentionnée à l'article 32ter, alinéa 3, du Code judiciaire.

A cet égard, l'article 36, paragraphe 4, du RGPD dispose ce qui suit : « 4. Les Etats membres consultent l'autorité de contrôle dans le cadre de l'élaboration d'une proposition de mesure législative devant être adoptée par un parlement national, ou d'une mesure réglementaire fondée sur une telle mesure législative, qui se rapporte au traitement ».

Il n'apparaît pas que la rédaction de l'article 36, paragraphe 4, confère la moindre latitude au Gouvernement quant à l'opportunité de soumettre ou non une mesure législative ou réglementaire à l'autorité de contrôle. Il suffit que cette mesure porte sur un traitement de données tel que défini à l'article 2, paragraphe 1er, du RGPD. L'article 32ter du Code judiciaire vise toute notification ou communication faite par un avocat, sans que cela soit limité au droit pénal, si bien que l'exception visée à l'article 2, paragraphe 2, d), du RGPD ne pourrait être invoquée.

Il faut dès lors en conclure que le projet d'arrêté entre dans le champ d'application de l'article 36, paragraphe 4, du RGPD. En conséquence, l'avis de l'Autorité de protection des données qui a succédé à la Commission de la protection de la vie privée2 doit être demandé.

L'auteur du projet veillera à l'accomplissement de cette formalité obligatoire3 et la mentionnera au préambule.

EXAMEN DU PROJET 1. Le préambule doit être complété par la mention de l'urgence telle que formulée dans la demande d'avis4.2. Compte tenu de la modification apportée à l'article 1er de l'arrêté royal du 16 juin 2016 par l'article 1er du projet, il convient d'adapter les renvois internes auxquels il est opéré à cet article 1er dans les autres dispositions de cet arrêté du 16 juin 2016.3. Cet arrêté du 16 juin 2016, que le présent projet modifie, sera par ailleurs. Le greffier, Le président, B. VIGNERON J. Jaumotte _______ Notes (1) Qui, en vertu de son article 99, paragraphe 2, est applicable depuis le 25 mai 2018.(2) Voir les articles 3, alinéa 2, et 110, de la loi du 3 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/12/2017 pub. 10/01/2018 numac 2017031916 source service public federal justice Loi portant création de l'Autorité de protection des données fermer `portant création de l'Autorité de protection des données'.(3) En vertu de l'article 114, § 1er, alinéas 1er et 2, de la loi du 3 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/12/2017 pub. 10/01/2018 numac 2017031916 source service public federal justice Loi portant création de l'Autorité de protection des données fermer, tel que remplacé par l'article 2 de la loi du 25 mai 2018 `modifiant la loi du 3 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/12/2017 pub. 10/01/2018 numac 2017031916 source service public federal justice Loi portant création de l'Autorité de protection des données fermer portant création de l'Autorité de protection des données', en attendant la date à laquelle les membres du Comité de direction de l'Autorité de protection des données auront prêté le serment visé à l'article 12, alinéa 3, de cette loi et signé la déclaration d'absence de conflits d'intérêts visée à l'article 44, § 2, alinéa 1er, de la même loi, « les membres de la Commission de la protection de la vie privée exercent les missions et les compétences de l'Autorité de protection des données ». (4) Principes de technique législative - Guide de rédaction des textes législatifs et réglementaires, www.raadvst-consetat.be, onglet « Technique législative », formule F 3 5 3.

9 OCTOBRE 2018. - Arrêté Royal modifiant l'arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 32ter du Code judiciaire;

Vu l'arrêté Royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire;

Vu l'urgence motivée par la circonstance que la mise en service générale du système DPA-Deposit par les membres des barreaux, imposée par l'arrêté soumis, implique que le système devra traiter, sans problèmes, des volumes importants de dépôts pour plusieurs cours et tribunaux;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 9 juillet 2018;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 27 juillet 2018;

Vu l'avis 64.124/2 du Conseil d'Etat, donné le 1er août 2018, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 3° des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Vu l'avis n° 78/2018 de l'Autorité de protection des données, donné le 5 septembre 2018;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Dispositions modificatives

Article 1er.A l'article 1er de l'arrêté Royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l'article 32ter du Code judiciaire, les mots « pour le dépôt de conclusions, mémoires et pièces » sont remplacés par les mots « pour le dépôt de conclusions, mémoires et pièces et les lettres d'accompagnement des conclusions, des mémoires et des pièces ».

Art. 2.A l'article 6 du même arrêté, les mots « et les lettres d'accompagnement des conclusions, des mémoires et des pièces » sont insérés entre les mots « Des conclusions, des mémoires et des pièces » et les mots « peuvent être versés à une affaire existante, ».

Art. 3.A l'article 9 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° Le seul alinéa actuel devient le paragraphe 1er;2° l'article est complété par un paragraphe 2, rédigé comme suit: « En cas d'absence ou de dysfonctionnement du système e-Deposit, le système e-Box peut être utilisé pour l'envoi de la communication visée à l'article 6.».

Art. 4.A l'article 10 du même arrêt, les modifications suivantes sont apportées: 1° l'alinéa 1er devient le paragraphe 1er;2° l'article est complété par un paragraphe 2, rédigé comme suit : " § 2.Afin de réaliser les objectifs visés aux articles 3, alinéa 3 et 7, alinéa 3, et en particulier le contrôle de la qualité, le Ministre de la Justice peut imposer que, pour toutes les communications de et à destination de personnes visées à l'article 32ter, alinéa 1er du Code judiciaire, l'accès aux systèmes informatiques visés à l'article 1er, ainsi que l'identification, l'authentification et le contrôle de cet accès, se fassent par le biais des systèmes informatiques gérés par leurs organisations professionnelles ou par les préposés désignés par eux. ». CHAPITRE 2. - Entrée en vigueur, application et exécution

Art. 5.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication dans le Moniteur Belge.

Art. 6.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 9 octobre 2018.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS